Udbudsbrev: Levering til kantine.

Transkript

1 Ægirsvej Hillerød / pd@hfors.dk hillerodforsyning.dk Udbudsbrev: Levering til kantine. Hillerød Service A/S anmoder hermed om tilbud på levering af mad m.m. til kantinen på forsyningens hovedsæde, alt som beskrevet i bilag 1. Udbudsform Leverancen udbydes efter Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015, gældende fra den 1. januar 2016) og reglerne heri vedr. tjenesteydelser omfattet af kapitel 12 light regimet. Udbuddet sker som offentligt udbud jf. Udbudslovens Udbudsmaterialet i sin helhed findes på hjemmesiden Evt. rettelsesblade vil ligeledes blive lagt ind her. Beskrivelse af ydelsen Opgaven består i levering af bake-off og frokost til Hillerød Service på adressen Lyngevej 2, 3400 Hillerød. På adressen er der et nyt anretter køkken uden mulighed for at tilberede mad. Hillerød Service ansætter det nødvendige personale til at opvarme/bage morgenbrødet og til at anrette, fylde fade op, afrydde og gøre rent efter kantinedriften. Medarbejderne har mulighed for at spise mellem kl og kl Der forventes indgået en aftale, der løber i op til 4 år (se kontraktudkast, bilag 5) Opgaven er beskrevet i detaljer i bilag 1. 1

2 Tidsplan for udbuddet Følgende hovedtidsplan forventes gældende for udbuddet: Rengøring Udbudsbekendtgørelse Spørgefrist 8 dage før tilbud 7. januar 2018 Besvarelse af spørgsmål (senest 6 dag før udbud 9. januar 2018 Tilbudsfrist 15. januar 2018 Gennemgang af tilbud Tildeling 26. januar 2018 Stand still (10 dage) til 6. februar 2018 Kontrakt underskrift 8. februar 2018 START 1. april 2018 Leverance og spørgsmål til udbuddet Ordregiver er Hillerød Service A/S Ægirsvej Hillerød EAN nr Cvr. Nr Eventuelle spørgsmål skal fremsættes pr. til: Dorte Eshøj Weber dewe@hfors.dk Tilbud fremsendes ligeledes til denne adresse. Alle henvendelser bedes mærket " Levering til kantine. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet til Ordregiver. 2

3 Rettelsesblade og spørgsmål/svar Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål samlet og senest den 7. januar Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Underretning om tildelingsbeslutning Ordregiver vil foretage en evaluering af de modtagne tilbud i forhold til tildelingskriteriet og de opstillede under- og delkriterier (se bilag 2). På baggrund af evalueringen vil Ordregiver derefter elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Kontraktindgåelse Kontrakten indgås efterfølgende mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver efter udløb af stand still perioden. Udkast til kontrakt vedlægges som bilag 5. Tilbuddet/tilbuddenes indhold Tilbuddet skal være udformet på dansk og skal som minimum indeholde følgende dokumenter/oplysninger, Firmanavn, cvr. nr. og kontaktperson Angivelse af referencer En kopi af seneste smiley-rapport En udfyldt kopi af tro- og love rapporten vedr. gæld til det offentlige (se bilag 4) Udfyldt tilbudsliste Beskrivelse af ydelsen med fokus på bl.a. fedtindhold jf. nedenstående Tilbudsliste Udfyldt tilbudsliste se bilag 3. Referencer Referencer skal være fra sammenlignelige leverancer og skal være indenfor de seneste 3 år. Beskrivelse af ydelsen Der skal medsendes tilstrækkelig dokumentation, der muliggør at ordregiver kan kontrollere at alle krav i kravspecifikationen (bilag 1) er overholdt. Specifikationen skal endvidere gøre det muligt for ordregiver at evaluere de forhold, der angives nedenfor under tildelingskriterier. 3

4 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Evaluering af tilbuddene vil blive foretaget ud fra følgende under- og delkriterier: 1. Pris 2. Kvalitet a. Kvalitet b. Variation c. Fleksibilitet d. Præsentation Pris Evalueringen vil blive foretaget på baggrund den tilbudte Totalsum ekskl. Moms, jf. tilbudslistens side 1. Den angivne totalsum gælder alene til brug ved evalueringen afregning vil ske efter løbende fakturering af faktisk levering. Kvalitet Der skal leveres en beskrivelse af leverancen. Beskrivelsen skal både omfatte bake-off og frokost. Kvalitet Der skal vedlægges en kort (maks. 3 sider) beskrivelse af hvordan leverandøren sikrer kvaliteten i sin leverance, hvad der lægges vægt på, hvordan kvaliteten måles og hvordan der følges op. Endvidere skal der vedlægges en kopi af firmaets egenkontrolskema/program. Variation Der skal vedlægges en beskrivelse af indholdet i madplanen, der viser hvordan der sikres variation i det leverede. Beskrivelsen kan f.eks. angive hvor store variationer der er i den lune ret (f.eks. hvor ofte hakket kød, hvor ofte stege, og hvor ofte kødløse dage). Der skal desuden vedlægges to ugeplaner, som eksempler på, hvad der vil blive leveret. Fleksibilitet Ordregiver har brug for at kunne justere på antallet af bestilte kuverter. Leverandøren skal beskrive med hvilken frist variationer på op til 10 % af det aftalte kan accepteres, og med hvilken frist op til 100 % dvs. en komplet aflysning af en dags leverance kan accepteres. Præsentation Der skal vedlægges 2 5 billeder, der illustrerer hvordan leverandøren præsenterer sin leverance. 4

5 Der skal vedlægges tilstrækkelig beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil sikre kvalitet, variation, fleksibilitet og præsentation. Disse beskrivelser skal være opdelt efter hvert af de fire delkriterier. Tilbuddet Tilbudsfristen er mandag 15. januar 2018 kl Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet sendes til: Hillerød Service A/S Ægirsvej Hillerød Att. Dorte Eshøj Weber Tilbuddet skal mærkes " Levering til kantine. Tilbudsgiverne skal aflevere tilbuddet i 1 fysisk eksemplar, samt i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Det fysiske eksemplar af tilbuddet bedes mærket "original". I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det fysiske eksemplar og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original" blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. . Såfremt tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiverne selv sikre sig, at Ordregiver modtager tilbuddet/tilbuddene inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivers åbning af de modtagne tilbud. Der kan ikke afleveres alternative tilbud. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. Leveringstidspunktet vil dog blive justeret efter kontraktdato. Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver, dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. 5

6 Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. Vederlag Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbudsrunden, hvis alle tilbud overstiger ordregivers budget for opgaven. Med venlig hilsen Dorte Eshøj Weber Bilag: 1. Krav til ydelsen 2. Tildelingsmodel 3. Tilbudsliste 4. Tro- og love erklæring vedr. gæld til det offentlige 5. Kontrakt (udkast) 6