U D B U D S B E T I N G E L S E R. Udbud af Tolkeydelser til Fredericia Kommune

Transkript

1 U D B U D S B E T I N G E L S E R Udbud af Tolkeydelser til Fredericia Kommune Januar

2 1. Indledning Fredericia Kommune udbyder leverancen af tolkeydelser til institutioner i Fredericia Kommune. Der er tale om et offentligt udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF ved bekendtgørelse nr. 937 af om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort i EU-tidende nr Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren hvad angår Tolkeydelser. Leverandør er den Tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. 3. Den ordregivende myndighed Er Fredericia Kommune. Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal i løbet af udbudsprocessen skriftligt rettes til: Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Att.: Steen Jensen, Indkøbschef bosj@fredericiakom.dk 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale er opbygget på følgende måde: Udbudsbetingelser Kravspecifikation Udkast til kontrakt Bilag 2

3 5. Udbudets genstand, omfang og tidsplan Fredericia Kommune ønsker at udbyde tolkeydelser. Aftalen er obligatorisk, hvilket betyder, at Fredericia Kommune er forpligtet til at anvende aftalen. Aftalen er en eneleverandøraftale. Leverandøren kan dog under ingen omstændigheder kræve erstatning eller lignende, eller opsige aftalen såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af kommunernes institutioner. Brugerne vil dog kunne vælge andre leverandører i det omfang, tilbudsgiver ikke kan levere det ønskede tolkesprog. Aftaleperioden vil være fra til og med De første 6 måneder betragtes som prøvetid. Fredericia Kommune har mulighed for med 3 måneders varsel til kontraktudløb at forlænge aftalen fra til og med Fredericia Kommune har i 2006 anvendt tolkeydelser for d kr. Ex moms. Udbudets art og omfang skal forstås som Fredericia Kommunes løbende forbrug af tolkeydelser. Tilbudsgiver må acceptere større eller mindre tolkeydelser i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov samt til - hhv. afgang af institutioner. Omsætningen med Fredericia Kommune vedr. de nævnte ydelser, må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Tidsplan: Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse den Sidste frist for modtagelse af spørgsmål den Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar den Sidste frist for modtagelse af tilbud kl den Mulighed for afgivelse af flere bud Der kan kun afgives 1 tilbud pr. tilbudsgiver 7. Del bud Der kan ikke afgives del bud. 8. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 3

4 9. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbudet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. 10. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke har mulighed for at forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiverne at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 11. Forbehold Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af udbudsmaterialet, herunder kontraktudkastet. Såfremt der er ét eller flere punkter i udbudsmaterialet, som Tilbudsgiver ikke kan acceptere, skal Tilbudsgiver tage et udtrykkeligt forbehold herfor, som skal begrundes. Såfremt der ikke er taget et udtrykkeligt forbehold anses tilbuddet for at være afgivet i 4

5 overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale, herunder navnlig udkastet til kontrakten. Forbehold til enkelte kontraktbestemmelser i kontraktudkastet skal bilægges forslag til alternativ formulering. For at sikre sammenlignelighed mellem de indkomne tilbud accepteres forbehold for følgende forhold ikke: Den tilbudte pris, De fastsatte tidsfrister, herunder vedståelsesfristen, At Tilbudsgivers almindelige kontraktvilkår skal gælde, Kontraktudkastets bestemmelser om erstatning, Kontraktudkastets bestemmelser om lovvalg og værneting. Såfremt der er taget et lovligt forbehold, vil Fredericia Kommune på en objektiv og gennemskuelig måde prissætte forbeholdet ved tilbudssammenligningen for at undgå, at Tilbudsgiveren som følge af sit forbehold opnår en fordel på de øvrige Tilbudsgiveres bekostning. Fredericia Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbud som værende ikkekonditionsmæssige, hvis det indeholder uacceptable forbehold eller forbehold, der ikke kan prissættes. I tilfælde af at Tilbudsgiver efter fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder i udbudsmaterialet, skal Tilbudsgiver i tilbuddet angive hvilke forudsætninger, der er lagt til grund. 12. Skriftlige spørgsmål Der vil være mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet inden Kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå fremsendes i anonym form til alle Tilbudsgivere inden godtages som skriftligt kommunikationsværktøj. 5

6 13. Tilbudsfrist 14. Sprog Sidste frist for modtagelse af tilbud er: kl Tilbuddet skal afgives i underskrevet stand i 1 original, og 1 stk. i elektronisk form ( ). Tilbuddet skal sendes anbefalet eller afleveres personligt hos indkøbsafdelingen på Fredericia Kommunes Rådhus. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført "Tilbud på Tolkeydelser - må ikke åbnes af poståbningen". Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Att.: Steen Jensen, Indkøbschef Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal være affattet på dansk. 15. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om andre Tilbudsgiveres tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Fredericia Kommune, idet omfang gældende lovgivning giver mulighed herfor. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller forkastelse hurtigst muligt efter at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. 16. Minimumskriterier Ved Tilbud bedes følgende vedlagt: De seneste 2 års revisionspåtegnede regnskaber. En beskrivelse af organisationen, ejerskabsforhold. Kopi af evt. medlemskab af branche/interesseorganisation. Referenceliste. En beskrivelse af Tilbudsgivers erfaringer med lignende opgaver indenfor de seneste 3 år. 6

7 Kopi af ansvarsforsikring og forsikringssum for henholdsvis person- og tingskade. Udfyldt Tro - og Love erklæring. (se bilag 1) For de Tolke der vil blive tilknyttet denne specifikke opgaveløsning i Fredericia Kommune skal der vedlægges en beskrivelse af deres generelle uddannelses- og erfaringsniveau. Er der flere der byder i forening eller er der angivet underleverandører i tilbuddet skal disse ligeledes opfylde minimumskriterierne. Minimumskriterierne vil af Fredericia Kommune blive anvendt til at vurdere om Tilbudsgiver er i stand til at udføre den stillede opgave. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Told & Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. (Bilag 3) Bilag 3 skal underskrives og medsendes. Tilbudsgiver bedes angive i tilbuddet, at der ved udarbejdelsen af dette tilbud er taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. 17. Tildelingskriteriet Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Delkriterier Der vil blive lagt vægt på følgende delkriterier i prioriteret rækkefølge: 1. Pris 50 % 2. Erfaring & Uddannelse hos tolkene 30 % 3. Service og kvalitetssikring 20 % Ved Erfaring og Uddannelse hos tolkene forstår Fredericia Kommune bl.a., hvilken tolkeuddannelse/baggrund og hvilken erfaring de enkelte tolke har med de forskellige opgaver. Ved Service forstår Fredericia Kommune bl.a., hvilken daglig administrative service Tilbudsgiver kan tilbyde. Ved kvalitetssikring forstår Fredericia Kommune bl.a., hvorledes tilbudsgiver sikre at tolkenes viden og kendskab til lovgivning bliver løbende opdateret og om der sørges for eventuel efteruddannelse af tolkene. 7

8 18. Udformning af tilbud Tilbudsprisen skal angives i danske kroner og være eksklusive moms. Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal det fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbudet skal endvidere udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochure og lignende, vil således ikke indgå i tilbudsvurderingen. 19. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 90 dage fra tilbudsfristen. 20. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 21. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 22. Supplerende oplysninger Udbudsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Udbudsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, førend der er indgået endelig kontrakt med tilbudsgiver. 8

9 Kravspecifikation 1. Indledning I det følgende er der oplyst nogle informationer, der er opstillet nogle krav som tilbudsgiver skal overholde, og der er en række oplysninger som Fredericia Kommune ønsker at få oplyst i forbindelse med udbud på tolkeydelser. 2. Leverandør Alle Tolkeydelser der leveres skal være godkendt jf. den til enhver tid gældende lovgivning. Der skal kunne tolkes i de sprog som er vist i bilag 4. Fredericia Kommune kan ikke i aftaleperioden garantere et bestemt antal tolketimer. Fredericia Kommune skal på forlangende have fremsendt C.V. på de af Fredericia Kommunes udvalgte tolke som servicer Fredericia Kommune. Tilbudsgiver bedes beskrive hvilke krav om uddannelse og erfaring der stilles til tolkene ansat i virksomheden. 3. Bestilling Fredericia Kommune skal kunne bestille tolk og ellers komme i kontakt med Tilbudsgiver pr. telefon, telefax eller pr. . Der skal oplyses telefon- og faxnummer samt adresse, hvor tilbudsgiver kan kontaktes. Der skal ligeledes oplyses åbningstider og evt. telefonnummer uden for normal åbningstid. Fredericia Kommune bestræber sig på at bestille i god tid, typisk ca. 1 uge før behov. 4. Betalingsbetingelser 30 dage netto Faktura skal dateres den dato, hvor ydelsen udføres. Se også udkast til kontrakt pkt Priser. Bilag 5 skal udfyldes Priserne skal omfatte alle med leverancen forbundne udgifter. Priserne angives som priser pr. ydelse i danske kr. Afregningen af tolkene starter først på det tidspunkt tolkningen er bestilt til. Ved akut tolkning, skal prisen være uforandret - pkt. 9 i udkast til kontrakt - Ved sjældent anvendte sprog, skal prisen være uforandret Priserne er ekskl. moms Ved store tolke- og oversættelsesopgaver skal der kunne indhentes særskilt tilbud Tilbudsgiver bedes dog give forslag til prisvilkår for store tolke og oversættelsesopgaver. 9

10 6. Service og kvalitetssikring Tolkene skal være nøje instrueret om at fungere som neutrale og objektive sprogformidlere. Der skal oversættes alt der bliver sagt, herunder evt. bandeord eller lignende. Tolkene må ikke sortere ikke i sætningerne, og de må ikke blande sig ikke i, hvorvidt noget af det sagte er relevant eller ikke relevant. Tolkene skal være underlagt tavshedspligt. Tilbudsgiver skal sikre en tolkning af god kvalitet. Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes dette sikres, ligeledes skal Tilbudsgiver beskrive hvorledes tolkenes kvalifikationer vedligeholdes og udvikles. Tilbudsgiver skal sikre at tolken er bekendt med relevante tolke etiske regler og Tilbudsgiver skal ligeledes sikre at den enkelte tolk har fuldt tilstrækkeligt sprogligt niveau i såvel dansk som tolkesproget. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes ovennævnte krav efterleves. Tilbudsgiver skal ved akutbestilling kunne respondere senest 15 minutter efter om en tolkebestilling kan leveres. Fredericia Kommune lægger stor vægt på at tolkeydelsen starter til aftalt tid. Yderligere krav til selve tolkeydelsen, henvises til afsnit 7,9,10,12 i udkast til kontrakt. 10

11 Kontraktudkast Kontraktudkast på Tolkeydelser mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Kommune (herefter benævnt Fredericia Kommune) 11

12 1. Baggrund Nærværende kontrakt omhandler leverance af Tolkeydelser til Fredericia Kommune. Aftalen er indgået efter afholdelse af offentligt udbud i henhold til reglerne i Rådets direktiv nr. 2004/18/EF ved bekendtgørelse nr. 937 af om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2. Bilag Bilag til denne kontrakt udgør en integreret del af aftalen: 1) Udbudsmateriale (Udbudsbetingelser, kravspecifikation, bilag & udkast til kontrakt) 2) Leverandørens tilbud af xx.xx Fortolkningsprincipper Såfremt der er uoverensstemmelse mellem et bilag og selve kontrakten, har kontrakten forrang og herefter følger i prioriteret rækkefølge 1 og Aftalens formål Formålet med aftalen er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelsen af nærværende kontrakt med Fredericia Kommune, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og Fredericia Kommune. Leverandøren skal i samarbejde med Fredericia Kommune forestå udførelsen af opgaven i henhold til kravspecifikationen. Leverandøren er ansvarlig for at overholde alle på området gældende love og regler. Der er tale om en eneleverandøraftale på Tolkeydelser og skal anvendes af de institutioner i Fredericia Kommune som måtte have brug for det. Fredericia Kommune kan selv udføre tolkeopgaver og nærværende kontrakt vil blive anvendt i de tilfælde hvor Fredericia Kommune ikke selv kan udføre opgaven. Denne kontrakt medfører ingen begrænsninger i Fredericia Kommunes ret til at ansætte egne tolke. 12

13 5. Organisering af samarbejdet Parterne skal loyalt deltage i en samarbejdsorganisation. Parterne skal i øvrigt medvirke i opfyldelsen af nærværende kontrakt på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. Leverandøren og Fredericia Kommune aftaler hvem der har initiativpligten til aktiviteter i samarbejdsorganisationen, herunder indkaldelse til møder og udarbejdelse af dagsorden og referat. Såfremt en medarbejder hos Leverandøren eller repræsentanterne fra Fredericia Kommune uanset årsag forlader sin stilling og derfor ikke er i stand til at fortsætte i samarbejdsorganisationen skal parterne erstatte den pågældende medarbejder med en medarbejder med minimum tilsvarende kvalifikationer. 6. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår overfor Fredericia Kommune for, at Leverandørens tilbud af xx.xx.2007 og opfyldelse af kontrakten, ikke på nogen måde krænker tredjemands rettigheder. Anlægges der sag mod Fredericia Kommune, er Leverandøren pligtigt i enhver henseende at holde Fredericia Kommune skadesløs for enhver omkostning i forbindelse med sagen, som måtte blive påført Fredericia Kommune. Foreligger der krænkelser af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig for egen regning at skaffe Fredericia Kommune retten til fortsat at gøre anvendelse af Leverandørens tilbud af xx.xx.2007 eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte tilbuddet, såfremt dette er muligt i henhold til nærværende kontrakt. Omsætningen med Fredericia Kommune i denne aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. I øvrigt finder dansk rets almindelige regler anvendelse. 7. Leverandørens indeståelser og forpligtelser Leverandøren indestår for, at aftalen opfyldes under anvendelse af landets gældende love og regler, herunder miljøregler, standarder og EU direktiver. Leverandøren forpligter sig til at rådgive Fredericia Kommune om alle Tolkemæssige forhold af relevans for de Fredericia Kommune i hele aftalens løbetid. Konstaterer eller forudser Leverandøren forhold, der kan føre til væsentlige problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske Fredericia Kommunes udbytte af aftalen, 13

14 er Leverandøren forpligtet til straks at oplyse Fredericia Kommune herom og fremkomme med forslag til ændring af aftalen. Leverandøren skal anvende et formaliseret system for kundereklamationer for at sikre, at disse behandles seriøst. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Tolkene skal nøje instrueres om at fungere som neutrale, objektive sprogformidlere og på en professionel måde. Der skal oversættes alt hvad der bliver sagt. Tolkene må ikke sortere i sætningerne, og de må ikke blande sig i, hvorvidt noget af det sagte er relevant eller ikke relevant. Tolkene er underlagt tavshedspligt. Tolkene skal have ren straffeattest. 8. Brugsret Fredericia Kommune har brugsretten til enhver form for materiale og oplysninger i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af kontrakten. Fredericia Kommune er dog ikke berettiget til at udnytte brugsretten på kommerciel vis. 9. Bestillings og Leveringsforhold Fredericia Kommune skal kunne bestille tolk og ellers komme i kontakt med leverandøren pr. telefon, fax eller pr. . Akut tolkning kan betyde bestilling på selve dagen eller dagen før tolkeopgaven. Kan Tilbudsgiver ved akutbestilling ikke levere tolk, indenfor den fastsatte tidsfrist er Fredericia Kommune frit stillet til, at anvende anden leverandør for at få afdækket det pågældende tolkebehov. Kan Leverandøren ikke levere den specifikke ønskede Tolkeydelse er Fredericia Kommune berettiget til at anvende en anden Leverandør, dog kun på den enkelte omfattede ydelse. Aflysning skal ske senest kl dagen før tolkeydelsen skal udføres. Tolkeydelser hos Familie & Sundhed skal følge Fredericia Kommunes officielle åbningstider som er: Mandag til onsdag 8-15 Torsdag 8-18 Fredag 8-14 Tolkning i ovennævnte tidsrum skal foregå til normaltakster. Der kan blive behov for at anvende sprog som ikke er nævnt i bilag 4. Tolke som behersker disse sprog forpligter leverandøren sig til at skaffe på samme aftalevilkår. 14

15 10. Priser og Betalingsforpligtelser Priser og regulering: Fredericia Kommune skal betale de i bilag 5 (Tilbudsskema) nærmere angivne priser for leverandørens ydelser. Priserne er faste det første år. Første prisregulering kan derfor først ske med virkning fra efter følgende reguleringsprincipper: Prisregulering kan kun ske ved udefra kommende prisreguleringer, i såvel opadgående som nedadgående retning. En eventuel prisstigning skal dokumenteres fra Leverandørens og producentens side. Endvidere skal forhold omkring en prisstigning påtegnes af Leverandørens revisionsfirma vedrørende ægtheden heri. En prisstigning skal være generel og gældende for hele det danske marked for at være gældende. Prisreguleringer skal varsles med minimum 30 dage og skal altid accepteres af Fredericia Kommune for at kunne effektueres. Den samlede prisstigning kan dog ikke overstige Kommunernes Landsforenings reguleringstakst se Prisen kan i øvrigt ikke reguleres på anden vis end som beskrevet ovenfor. Ved akut tolkning er prisen uforandret. Ved sjældent anvendte sprog er prisen uforandret. Afregningstidspunktet starter på det tidspunkt tolkningen er bestilt til. Ved en eventuel forsinkelse skal der tages højde for dette ved udfyldelse af nøjagtige start & sluttidspunkter på rekvisitionen. Ved store tolke- og oversættelsesopgaver indhentes særskilt tilbud. Betaling: 30 dage netto. Faktura skal dateres den dato, hvor ydelsen udføres. Alle priser er angivet i danske kroner eksklusive moms. Alle betalinger skal ske i danske kroner. Fakturering foretages gebyrfrit jfr. L1203 elektronisk fakturering. E-faktura fremsendes til den afdeling der rekvirerer ydelsen. Ved for sen aflysning acceptere Fredericia Kommune at der bliver faktureret for den bestilte tid. Fredericia Kommune kan i aftaleperioden ikke garantere et bestemt antal tolketimer. 15

16 11. Statistikker og E-handel Leverandøren skal på forespørgsel fra Fredericia Kommune fremsende en forbrugsoversigt Der skal ligeledes hvert år udarbejdes en års statistik til Fredericia Kommune. 12. Kvalitetssikring Leverandøren garanterer, at de leverede tolkeydelser nøje er i overensstemmelse med de angivne kravspecifikationer. Leverandøren skal sikre at tolkene er bekendt med relevante tolke etiske regler. Leverandøren skal sørge for at alle tolkene har fuldt tilstrækkeligt sprogligt niveau i såvel dansk som tolkesproget. Alle tolke skal forstå og tale et forståeligt dansk. Er en opgave ikke udført på fyldestgørende vis forpligter leverandøren sig til vederlagsfrit at foretage fornyet tolkning. Er opgaven stadig ikke løst fyldestgørende, kan Fredericia Kommune for Leverandørens regning, anmode en anden leverandør om at løse opgaven. I det omfang Fredericia Kommune ser sig nødsaget til at gennemføre sådanne opgaver, vil udgiften herfor blive modregnet i fremtidige ydelser til Leverandøren. Fredericia Kommune afgør om opgaven er løst tilfredsstillende. Fredericia Kommune kan til enhver tid kræve, at leverandøren stiller en anden tolk til rådighed for tilfredsstillende løsning af opgaven. Der kan afholdes statusmøder mellem Leverandøren og Fredericia Kommune for at sikre en løbende og god udvikling i samarbejdet. Dette aftales efter behov. 13. Erstatningspligt Parterne er overfor hinanden erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler, dog således at en part ikke kan gøres ansvarlig for en anden parts eventuelle driftstab, tabt indtjening eller andre indirekte tab. 14. Misligholdelsesbeføjelser Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. 16

17 Misligholdelse: Som misligholdelse anses bl.a.: Forsinkelser fra Tolkenes side Klager fra Fredericia Kommune over Tolkeydelsens kvalitet Undladelse af information til Fredericia Kommune om uregelmæssigheder i den daglige tolkedrift og service hos Leverandøren. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for misligholdelse. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne kontrakt, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Fredericia Kommune dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Fredericia Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Fredericia Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Ved misligholdelse fra Leverandørens side, som denne ikke har afhjulpet indenfor 14 dage, kan Fredericia Kommune opsige nærværende aftale med 30 dages varsel. Særlige misligholdelsesbeføjelser i tilfælde af mangler ved ydelsen: Leverandøren skal straks ved konstateret mangler ved ydelsen sørge for afhjælpning. Sker dette ikke er Fredericia Kommune berettiget til så vidt muligt at anvende en anden kontraktpart. Såfremt manglen ikke kan afhjælpes af andre, kan Fredericia Kommune hæve aftalen. I så fald er Leverandøren kun berettiget til at modtage betaling for dokumenterede udgifter i forbindelse med allerede gennemførte dele af aftalen og kun efter eventuel modregning af erstatnings køb. 17

18 Væsentlig misligholdelse: Som væsentlig misligholdelse anses bl.a., Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i kontraktperioden. Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til Fredericia Kommune. Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende kontrakt. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Leverandøren er i øvrigt ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse og væsentlig misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. I tilfælde af Fredericia Kommunes forsinkelse med betaling: Såfremt der ikke sker rettidig betaling, kan Leverandøren kræve forrentning af det skyldige beløb efter rentelovens bestemmelser. Fredericia Kommune er overfor Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 15. Leverandørens hæftelse for underleverandører Såfremt Leverandøren ønsker at gøre brug af underleverandører, der ikke fremgår af aftalen, kræver dette forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune. Leverandøren hæfter fuldt ud for sine underleverandører i forhold til Fredericia Kommune på ganske samme måde som for sine egne forhold. 16. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne og betale sædvanlig ansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, sædvanlig tingsforsikring, samt sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft, og overgive Fredericia Kommune kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 18

19 17. Force majeure Parterne kan kun påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på tredive (30) dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 18. Genforhandling Der kan ikke ske genforhandling af væsentlige dele af denne kontrakt. 19. Tavshedspligt Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som Leverandøren i forbindelse med aftalen måtte opnå kendskab til. Sådanne fortrolige oplysninger må alene anvendes og opbevares som led i opfyldelsen af aftalen. Leverandøren skal beskytte sådanne oplysninger med mindst samme omhu, som Leverandøren udviser i omgangen med egne fortrolige forhold og i øvrigt mindst i overensstemmelse med ufravigelige lovgivningskrav. Leverandøren er pligtig at pålægge medarbejdere, der på "need-to-know" basis får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt. Leverandøren er tillige forpligtet til at pålægge alle underleverandører og andre tredjemænd tilsvarende forpligtelse overfor såvel Leverandøren som Fredericia Kommune. Fredericia Kommune forpligter sig til inden for rammerne af forvaltnings- og offentlighedslovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om Leverandørens driftsog forretningshemmeligheder. Fredericia Kommune forbeholder sig dog ret til at bekendtgøre dele af aftalen for medarbejderne på Fredericia Kommunes intranet. Leverandøren er imidlertid berettiget til at anvende Fredericia Kommune som reference. Parternes tavshedspligt og forpligtelse til fuld diskretion gælder også efter aftalens ophør. 19

20 20. Overdragelighed Leverandøren kan ikke, uden forinden at have indhentet skriftlig tilladelse fra Fredericia Kommune, overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt til tredjemand. 21. Fortolkning af aftalen De til aftalen hørende bilag, som foreligger ved aftalens indgåelse og senere måtte blive ændret skriftligt samt nye bilag og underskrevne formularer, anses for en integreret del af aftalen. Henvisning til aftalen eller til en bestemmelse deri omfatter også de til aftalen hørende bilag. 22. Ikrafttræden og ophør Aftaleperioden vil være fra til og med Aftalen udløber uden yderligere varsel, hvilket også gælder efter en eventuel forlængelse. Fredericia Kommune kan med 3 måneders skriftlig varsel til kontraktudløb forlænge aftalen fra til og med De første 6 måneder anses som prøvetid, hvor Fredericia Kommune kan opsige aftalen med 1 måneds varsel. Aftalen træder i kraft, når den er forsynet med begge parters underskrift. 23. Forbehold Enhver tilretning af nærværende kontrakt begrundet i pålæg, vejledende udtalelser eller andet fra de Kommunale tilsynsmyndigheder kan ske, på den for Leverandørens mindst indgribende måde, uden at der herved er tale om misligholdelse fra Fredericia Kommunes side. Ovennævnte forbehold påvirker ikke betaling for allerede udførte ydelser, samt de af Leverandøren allerede afholdte omkostninger for planlagte ordre. 24. Lovvalg Nærværende aftale er undergivet dansk ret. 25. Værneting Er i alle tilfælde Fredericia Kommune 20

21 26. Soliditetsoplysninger, Insolvens og konkurs Fredericia Kommune forbeholder sig ret til at anmode om soliditetsoplysninger. Går Leverandøren konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af Fredericia Kommunes kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 27. Aftaleeksemplarer Dato: Dato: Underskrift: Underskrift: 21

22 Bilagsoversigt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Tro - og Love erklæring Forbeholdsliste Oversigt over statslige institutioner Oversigt over de ønskede sprog Tilbudsskema 22

23 Bilag 1 Tro og Love I henhold til lov nr af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v. skal tilbudsgiver underskrive nedenstående erklæring. Tilbud kan ikke antages, dersom dette ikke sker. I henhold til ovennævnte lov har Økonomiudvalget i Fredericia Kommune besluttet, at en tilbudsgiver ikke kan deltage i offentlige udbudsforretninger, dersom virksomheden eller indehaveren (ved enkeltmandsvirksomheder) har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. eller tilsvarende beløb i anden valuta. Undtagelsesvis kan tilbud dog antages, dersom: tilbudsgiveren stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr., eller tilsvarende beløb i anden valuta. tilbudsgiver i rimelig tid inden tilbudstidspunktet har indgået aftale om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt. Virksomhedens navn: Adresse: SE-nr/Registreringsnr.: Undertegnede erklærer herved: at ovenstående virksomhed har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på kr.: Dato: Underskrift: 23

24 Bilag 2 Forbeholdsliste Ref.nr. Forbehold: 24

25 Bilag 3 Oversigt over statslige tjenester, hvor oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø kan indhentes. Navn: Told- og skattestyrelsen Adresse: Østbanegade 123 By: 2100 København Ø, Danmark Telefon: Fax: Internetadresse: toldskat@toldskat.dk Navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: 1401 København K, Danmark Telefon: Fax: Internetadresse: mst@mst.dk Navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33 By: 2100 København Ø, Danmark Telefon: Fax: Internetadresse: at@at.dk Det tilkendegives hermed, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dato: Virksomhedens/Lederens underskrift: 25

26 Bilag 4 Liste over sprog ved tolkning! Achenisk (Indonesien ) Malay Afghansk Madi Albansk Amharisk (Ethiopien ) Norsk Arabisk Nuer (Sudan ) Armensk Aserbajdjansk Pakistansk Assyrisk ( Irak ) Pashto ( Afghanistan ) Azeri ( Aserbajdjan ) Persisk Philipinsk Bosnisk Polsk Burmesisk Portugisisk Bulgarsk Punjabi ( Pakistan / Indien ) Roma Chanti (Ghana ) Rumænsk Russisk Dari Serbisk Engelsk Singalesisk ( Sri Lanka ) Estisk Slovensk Somalisk Fante ( Ghana ) Spansk Farsi Svensk Finsk Swahili Fransk Tamilsk ( Sri Lanka ) Græsk Thailandsk Grønlandsk Tjekkisk Tunesisk Hindu Turkmensk ( Irak, Tyrkiet ) Hollandsk Tyrkisk Ibor ( Nigeria ) Ungarsk 26

27 Indisk Urdu (Pakistan ) Indonesisk Italiensk Vietnamesisk Irakisk Islandsk Jorbo ( Nigeria ) Kinesisk ( Mandarin, kantonesisk ) Kroatisk Kurdisk ( Irak,Tyrkiet, Iran ) Lettisk Lituaisk Luganda ( Uganda ) 27

28 Bilag 5 Tilbudsskema Priserne skal være inkl. Km og transport. Vilkår Pris pr. 1 påbegyndt ½ tolketime (inkl. Km og transport) Pris pr. 2 påbegyndt ½ tolketime (inkl. Km og transport) Pris pr. efterfølgende ½ tolketimer (inkl. Km og transport) op til 3 timer Telefontolkning pris pr. påbegyndt ½ time (inkl. Beskeder) Skriftlig oversættelse pris pr. linie (ingen antal minimums linier) Tillæg efter kl pr. påbegyndt ½ time (F&S undtaget af torsdage) Priserne skal være ekskl. moms. Priser Vilkår for tolkeopgaver udover 3 timer bedes oplyst. Der må ikke tilbydes priser som er omsætningsafhængige Tolkeydelser hos Familie & Sundhed skal følge Fredericia Kommunes officielle åbningstider som er: Mandag til onsdag 8-15 Torsdag 8-18 Fredag 8-14 Tolkning i ovennævnte tidsrum skal foregå til normaltakster. 28