1 Introduktion side Om projekthåndbogen 1.2 Vedligeholdelse af håndbogen

Transkript

1 Indhold: 1 Introduktion side Om projekthåndbogen 1.2 Vedligeholdelse af håndbogen 2 Idéfase Overvågning af udbud og projektidéer side Overvågning af udbud 2.2 Opsamling og udvikling af projektidéer 2.3 Hjælp til fundraising 2.4 Oversigt over ressourcepersoner 3 Afklaringsfase side Godkendelse af ansøgningsforberedelse 3.2 Strategiske og ressourcemæssige overvejelser 3.3 Intern koordinering og prioritering af ansøgninger fra VIA 3.4 Tildeling og registrering af timer og udgifter i ansøgningsfasen 4 Ansøgningsfase side Hjælp til udarbejdelse af ansøgning 4.2 Deltagere i ansøgningsfasen 4.3 Godkendelse af budget (inklusive medfinansiering) 4.4 Godkendelse og underskrift af ansøgning 4.5 Registrering af ansøgning 4.6 Tjeklister til ansøgningsfasen 5 Ansvars- og kompetenceforhold side Det juridiske og økonomiske ansvar for bevillingen 5.2 Projektstyring 6 Igangsætning af projektet side Bevillingsskrivelse modtages 6.2 Godkendelse af det endelige budget 6.3 Godkendelse af evt. ændringer i medfinansiering 6.4 Journalisering og arkivering af bevillingsskrivelse 6.5 Kontaktpersoner i økonomifunktionen orienteres 6.6 Formidling af projektet August 2012 Side 1 af 18

2 6.7 Projektet på UC Viden 7 Daglig forvaltning af projektet side Timeregistrering 7.2 Postering/kontering af projektudgifter 7.3 Anmodning om udbetaling af bevillingsrater 7.4 Projektadministration 7.5 Midtvejsrapporteringer om projektets fremdrift 8 Afslutning af projektet side Projektregnskab 8.2 Afrapportering 8.3 Formidling af projektresultater 8.4 Evaluering af projektforløbet 9 Kontaktpersoner side Pædagogisk-Socialfaglig Højskole 9.2 Sundhedsfaglig Højskole 9.3 Teknisk-Merkantil Højskole 9.4 Design, Animation, Media and Business 9.5 Videreuddannelse og Kompetenceudvikling 9.6 International Relations 9.7 Økonomifunktionen 9.8 De gymnasiale uddannelser 10 Bilag og tjeklister side Muligheder for medfinansiering af projekter 10.2 Tjekliste til forberedelse af ansøgningen 10.3 Tjekliste til budgetposter August 2012 Side 2 af 18

3 1 Introduktion 1.1 Om projekthåndbogen VIAs Projekthåndbog er tænkt som et opslagsværk, der skal kunne bruges som vejledning og tjekliste igennem hele projektforløbet i idé- og afklaringsfasen, i ansøgningsfasen, under gennemførelsen af projektet, og i forbindelse med projektets afslutning og afrapportering. Ud over projekthåndbogen har økonomifunktionen udarbejdet forretningsgang vedrørende eksternt finansierede projekter. Ansvarlig for forretningsgangen er økonomichef Karin Reinholt krn@viuc.dk. Forretningsgangen ligger på intranet.viauc.dk/organisationen/koncernadministration/administrative forretningsgange/forretningsgange økonomi/i.15 Forretningsgang projekter med tilskud Projekthåndbogen er inddelt i kapitler, der tilsammen beskriver hele projektforløbet fra idéfase til afrapportering og projektevaluering. Hvert kapitel omhandler én fase i projektforløbet. Projekthåndbogen er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af: Eva Fast, Økonomifunktionen (formand for arbejdsgruppen) Anja Frydendahl Nørskov, Økonomifunktionen Karin Reinholt, Økonomifunktionen Lars Mønsted Nielsen, Teknisk-Merkantil Højskole Jannie Sloth Hesselbjerg, Pædagogisk-Socialfaglig Højskole René Schardelmann, Sundhedsfaglig Højskole Mette Villekær, Videreuddannelse og Kompetenceudvikling Kristian Hohwü Nielsen, Videreuddannelse og Kompetenceudvikling Eva Bjerrum Madsen, Rektorsekretariatet 1.2 Vedligeholdelse af håndbogen Projekthåndbogen vedligeholdes af Netværket for projektstøtte og fundraising. Hvis du har nogen rettelser eller forslag til forbedringer af håndbogen, er du velkommen til at sende dem til Stine Bjorholm, stbj@viauc.dk Denne version af Projekthåndbogen er revideret juni August 2012 Side 3 af 18

4 2 Idéfase Overvågning af udbud og projektidéer 2.1 Overvågning af udbud Alle ledere og stabsmedarbejdere i VIAs Højskoler og Stabe forventes at holde et åbent øje med udbud af projektmidler indenfor relevante områder. Det er vigtigt, at aktuelle projektopslag distribueres til relevante medarbejdere hurtigt. Internationale projektudbud International Relations overvåger annonceringen af internationale projektudbud. De sikrer, at der udarbejdes oversigter over relevante udbudsmidler, samt at disse videreformidles til relevante ledelsessekretariater og projektafdelinger i Højskoler/Stabe. Nationale projektudbud De enkelte Højskoler/Stabe er ansvarlige for overvågning af nationale udbudsmidler. Højskolens/Stabens sekretariat sørger for videreformidling af relevante opslag om udbudsmidler til de faglige miljøer. 2.2 Opsamling og udvikling af projektidéer Alle ledere/chefer i VIA UC har et medansvar for at understøtte udvikling og opsamling af gode projektidéer der genereres internt i VIA. Ligeledes har Ledelsessekretariater i de enkelte Højskoler/Stabe medansvar for opsamling af projektidéer. Har du som medarbejder i VIA UC en idé til et projekt af national eller international karakter men er i tvivl om det videre forløb, bedes du kontakte relevante ressourcepersoner i egen Højskole/Stabe (se afsnit 2.4 nedenfor). De vil være behjælpelige med råd og vejledning og kan henvise til andre relevante ressourcer. 2.3 Hjælp til fundraising Staben i den enkelte Højskole/Stab kan rådgive om fundraising til et givent projekt, herunder være behjælpelig med at finde relevante fonde, hvor der kan søges midler. 2.4 Oversigt over ressourcepersoner I afsnit 9 findes en oversigt over kontakt- og ressourcepersoner i de enkelte højskoler og afdelinger. August 2012 Side 4 af 18

5 3 Afklaringsfase 3.1 Godkendelse af ansøgningsforberedelse Når en medarbejder får en idé til et projekt, drøftes den med nærmeste leder, før der udarbejdes en ansøgning. Den pågældende medarbejders nærmeste leder vurderer medarbejderens projektidé og behovet for yderligere godkendelse af projektansøgningen i organisationen. Hvis den nærmeste leder vurderer det nødvendigt, sikrer medarbejders ledelse godkendelse af udarbejdelse af projektansøgning fra sin egen leder. 3.2 Strategiske og ressourcemæssige overvejelser Det bør vurderes, om projektet er relevant for VIA og i overensstemmelse med VIAs og højskolens/stabens strategi. Krav til medfinansiering og overvejelser om organisatorisk indplacering: Den budgetansvarlige leder skal give grønt lys for dækning af en eventuel egenfinansiering, og projektets organisatoriske placering og forankring skal afklares. Der findes ingen midler i VIAs budgetter til medfinansiering, men et godt samarbejde på tværs af projekter og afdelinger bør kunne sikre medfinansiering af stort set alle projekter. Økonomiafdelingen har udarbejdet oversigt over mulige kilder til medfinansiering (se Bilag, afsnit 10.1). 3.3 Intern koordinering og prioritering af ansøgninger fra VIA Det er hensigten, at projektansøgers nærmeste leder sikrer spredning af information om planlagte projekter internt og samtidig undersøger, hvorvidt der arbejdes med lignende ansøgninger andre steder i VIA. Projektansøgers ledelse tager initiativ til en eventuel prioritering af parallelle ansøgninger fra VIA. Ledelsen orienterer sig i VIA, i forhold til om andre i organisationen søger den samme pulje. Ledelsen prioriterer ansøgningerne. 3.4 Tildeling og registrering af timer og udgifter i ansøgningsfasen Forud for udarbejdelse af projektansøgning tager projektansøger og dennes ledelse stilling til ressourcetildeling (timer og andre udgifter) i forbindelse med ansøgningsfasen. Allerede på dette tidspunkt bør projektet tildeles et projektnummer, hvor alle udgifter registreres. Ift. anvendelsen af ressourcepersoner i ansøgningsfasen skal det afklares, hvorvidt der skal afsættes lønmidler til timeforbrug til disse. Dette må aftales decentralt og fra projekt til projekt. Man bør være opmærksom på, at tid til udarbejdelse af ansøgning ikke kan finansieres af projektet. Projektansøgningsfasen starter, når der er grønt lys fra projektansøgers ledelse. August 2012 Side 5 af 18

6 4 Ansøgningsfase 4.1 Hjælp til udarbejdelse af ansøgning Ansøgningen udarbejdes af projektleder/eller andre - gerne i samarbejde med én eller flere af de fagpersoner, som skal deltage i projektet, hvis det bevilges. I ansøgningsfasen er det muligt at få råd og vejledning hos relevante ressourcepersoner. Der skal altid udarbejdes et budget. Budgettet skal omfatte hele projektperioden og en eventuel medfinansiering. Det er vigtigt at være opmærksom på særlige krav fra bevillingsgiver til budgettets udformning og indhold og særlige krav til afrapportering / revision. Ved projekter, der strækker sig over flere budgetår, skal der ske en periodisering af budgettet, og det er i øvrigt vigtigt at være opmærksom på løn og prisstigninger over perioden. Budgettet og den tilhørende ansøgningsvejledning skal tilgå økonomiafdelingen i god tid før ansøgningsfristen med henblik på kvalitetssikring. Ressourcepersoner vedr udarbejdelse af projektansøgninger: se Kontaktpersoner, afsnit 9. Nyttige tjeklister vedrørende udarbejdelse af budget: se Tjekliste til budget, afsnit 10.3, og Mulige kilder til medfinansiering, afsnit Deltagere i ansøgningsfasen Projektleder bør fra starten overveje, hvilke (stabs)funktioner det vil være relevant at inddrage i ansøgningsfasen for at sikre størst viden om, hvilke omkostninger og forpligtigelser projektet indebærer (f.eks. administration, økonomi, kommunikation). Det anbefales, at budget og ansøgningsvejledning/-bekendtgørelse sendes til gennemsyn i økonomiafdelingen i god tid inden ansøgningsfristen. 4.3 Godkendelse af budget (inklusive medfinansiering) Budgettet skal godkendes af den budgetansvarlige i den højskole, der ansøger om projektet. Økonomiafdelingen har udarbejdet en tjekliste over, hvilke poster der kan indgå i et projektbudget (se Tjekliste til budget, afsnit 10.3) samt en oversigt over mulige kilder til medfinansiering (afsnit 10.1). 4.4 Godkendelse og underskrift af ansøgning Hvem der skal godkende og underskrive ansøgningen vil være afhængigt af bevillingsgiverens krav. Jo højere oppe i hierarkiet, ansøgningen skal underskrives, jo tidligere skal ansøgningen være færdig i forhold til ansøgningsfristen. August 2012 Side 6 af 18

7 4.5 Registrering af ansøgning Den endelige ansøgning registreres i SB SYS under eget sagsnummer. Evt. afslag registreres ligeledes i SB SYS under samme sagsnummer. 4.6 Tjeklister til ansøgningsfasen I afsnit 10 findes en række tjeklister, som kan bruges i forbindelse med udarbejdelse af ansøgningen: Mulige kilder til medfinansiering (afsnit 10.1) Forberedelse af ansøgningsfasen (afsnit 10.2) Tjekliste til budget (afsnit 10.3) August 2012 Side 7 af 18

8 5 Ansvars- og kompetenceforhold 5.1 Det juridiske og økonomiske ansvar for bevillingen Det juridiske og økonomiske ansvar for bevillingen vil som regel være placeret hos den budgetansvarlige leder. Kompetenceforhold i forhold til eventuel styregruppe, eventuel bestyrelse, projektleder m.fl. bør afklares på forhånd. Dvs. hvem må hvad, og hvem gør hvad i projektet. 5.2 Projektstyring Projektstyring dækker flere funktioner og områder, men som oftest vil følgende nøglepersoner være inkluderet: Projektadministrator/ansøgende myndighed er den person (som oftest en chef), som officielt er ansvarlig overfor bevillingshaver. Denne person er som oftest også formand for projektets eventuelle styregruppe (projektets konsortium). Projektlederen er den operationelle leder på projektet. Vedkommende er ansvarlig overfor projektets eventuelle styregruppe og projektadministrator og skal sikre, at projektet lever op til de mål, der er fastsat. Projektsekretæren arbejder sammen med projektlederen om projektets administrative operationelle opgaver. Dette indbefatter bl.a. kommunikation med projektets interessenter og partnere. Økonomiafdelingen varetager de økonomiske aspekter i forbindelse med projektet, hvilket inkluderer kommunikation med revisor, regnskabsafholdelse og udarbejdelse af økonomirapporter til den bevilgende myndighed. August 2012 Side 8 af 18

9 6 Igangsætning af projektet 6.1 Bevillingsskrivelse modtages Bevillingsskrivelsen skal registreres i SB SYS under samme sagsnummer som ansøgningen, derudover oprettes projektnummer der anføres først på alle dokumenter, dette gælder også ansøgningen således at det er muligt at søge hele sagen på dette projektnummer. Der sendes også en kopi af bevillingsskrivelsen til den relevante kontaktperson i Økonomiafdelingen (se afsnit 9.8). 6.2 Godkendelse af det endelige (evt. reviderede) budget Det endelige budget skal godkendes af den budgetansvarlige. Evt. tilsagnsskrivelse returneres til bevillingsgiveren registreres ligeledes i SB SYS. 6.3 Godkendelse af evt. ændringer i medfinansiering Spørgsmålet om, hvem der skal levere medfinansiering til projektet, bør være afklaret allerede i ansøgningsfasen. Den, der leverer medfinansieringen, skal også godkende ændringer i medfinansieringen i forbindelse med en eventuel revision af budgettet. 6.4 Journalisering og arkivering af bevillingsskrivelse Samtlige dokumenter registreres i SB SYS: Ansøgning, bevillingsskrivelse, evt. midtvejsrapporter, afsluttende rapport til bevillingsgiveren. Registreringen i SB SYS foretages af den lokale ansvarlige medarbejder. Øvrige dokumenter vedrørende projektet arkiveres lokalt, indtil projektet er afsluttet og afrapporteringen godkendt. 6.5 Kontaktpersoner i økonomifunktionen orienteres Det er vigtigt, at de relevante kontaktpersoner i økonomifunktionen holdes orienteret. Se oversigt over kontaktpersoner i Økonomifunktionen (afsnit 9.8). 6.6 Formidling af projektet Større projekter bør som minimum omtales på VIAs nyhedssite, når bevillingen tildeles. Kommunikationskoordinatoren for bevillingshaverens afdeling kan sørge for en omtale. Det bør altid overvejes, hvorvidt der skal oprettes en særskilt hjemmeside til projektet, og hvilke kommunikationskanaler det i øvrigt vil være relevant at benytte sig af, når projektets indhold og resultater skal kommunikeres ud. August 2012 Side 9 af 18

10 6.7 Projektet på UC Viden Projektleder skal desuden inddatere projektet i PURE, så det registreres og vises i UC Viden. Er man i tvivl om proceduren herfor, kan det lokale bibliotek være behjælpeligt. 7 Daglig forvaltning af projektet 7.1 Timeregistrering Behovet for/kravene til timeregistrering kan variere meget fra projekttype til projekttype. I nogle tilfælde kræves en meget detaljeret timeregistrering, f.eks. med indlevering af underskrevne timesedler fra alle medarbejdere med angivelse af aktiviteter og tidsrum. Nogle projekttyper kræver dokumentation for faktiske lønudgifter både i forhold til medfinansiering/egenfinansiering og finansierede aktiviteter; i andre projekttyper opererer man med faste timelønssatser. Inden ansøgningen afsendes, bør projektansøger orientere sig om reglerne for timeregistrering m.m., og hvad der kræves rent administrativt. Denne granskning bør intensiveres, såfremt ansøgningen imødekommes. Her bør projektleder og administrator sætte sig grundigt ind i bevillingsgiverens krav og forventninger til timeregistrering, timesatser og afrapportering af timeforbrug. 7.2 Postering/kontering af projektudgifter I samråd med økonomiafdelingen oprettes ét eller flere projektnumre i tilknytning til projektet, således at det er nemt at følge med i forbruget på projektbevillingen herunder også medfinansiering. Samtidig tages der stilling til, om projektet skal konteres under formål 6xxx eller 7xxx. Det er projektlederen evt. med assistance fra økonomiafdelingen eller et lokalt projektsekretariat der er ansvarlig for, at alle regninger bliver konteret og attesteret korrekt, og sendt videre til rettidig betaling. 7.3 Anmodning om udbetaling af bevillingsrater Projektlederen træffer aftale med økonomiafdelingen om, hvem der sørger for at fremsende tilsagnsskrivelse, anmodninger til bevillingsgiveren om udbetaling af projektmidler/-rater undervejs og ved projektets afslutning. 7.4 Projektadministration Projektadministration dækker flere funktioner og områder, men som oftest vil følgende nøglepersoner være inkluderet: August 2012 Side 10 af 18

11 Projektadministrator/ansøgende myndighed er den person (som oftest en chef), som officielt er ansvarlig overfor bevillingshaver. Denne person er som oftest også formand for projektets styregruppe (projektets konsortium). Projektlederen er den operationelle leder på projektet. Vedkommende er ansvarlig overfor projektets styregruppe og projektadministrator og skal sikre, at projektet lever op til de mål, der er fastsat. Projektsekretæren arbejder sammen med projektlederen om projektets administrative operationelle opgaver. Dette indbefatter bl.a. kommunikation med projektets interessenter og partnere. Økonomiafdelingen varetager de økonomiske aspekter i forbindelse med projektet, hvilket inkluderer kommunikation med revisor, regnskabsafholdelse og udarbejdelse af økonomirapporter til den bevilgende myndighed. 7.5 Midtvejsrapporteringer om projektets fremdrift Kravene til midtvejsrapportering af eksternt finansierede projekter kan variere meget fra den ene bevillingsgiver til den anden. Som hovedregel må man regne med, at der skal aflægges rapport om projektets status og fremdrift til bevillingsgiveren mindst én gang om året. Projektets økonomistyring vil endvidere være underlagt VIAs generelle procedurer for regnskabsaflæggelse og budgetopfølgning. August 2012 Side 11 af 18

12 8 Afslutning af projektet 8.1 Projektregnskab Der udarbejdes endeligt projektregnskab i henhold til angivne retningslinjer fra bevillingen. Er der krav om ekstern revision, skal der afsættes tid til dette. En kopi af det underskrevne regnskab opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale i økonomiafdelingen i projektmappe. Regnskabet registreres samtidig i SB SYS Vær opmærksom på, at der for bl.a. EU projekter er andre regler for opbevaring af regnskabsmateriale, herunder altid originalbilag, inkl. lønbilag, og i flere år end de 5 godkendte år, der er normal praksis. Alt materiale, inklusive rapporter, afrapportering mv., skal opbevares i den centrale økonomifunktion. Det er den projektansvarliges ansvar, at alt materiale tilgår økonomifunktionen. 8.2 Afrapportering Der skal udarbejdes endelig projektrapportering i henhold til angivne retningslinjer fra bevillingen. Disse kan variere fra bevillingsgiver til bevillingsgiver. Vær endvidere opmærksom på, at dét, der under ansøgningen blev lovet i forhold til afleveringer eller aktiviteter, som regel også skal være en del af den samlede afrapportering. Afrapporteringen registreres i SB SYS 8.3 Formidling af projektresultater Projektgruppen og projektlederen bør overveje, hvorledes projektets resultater på bedst mulig måde kan formidles til den videste kreds af relevante interessenter. Udover det, som er lovet i forbindelse med bevillingen, bør projektlederen overveje at inddrage VIAs kommunikationsafdeling i mulige samarbejder om formidlingen. Man kan evt forestille sig udsendelse af pressemeddelelse, artikler, udvikling af en webside, wiki, video m.m., som formidler resultaterne på den bedste måde. Resultaterne vil også være søgbare gennem UC Viden. 8.4 Evaluering af projektforløbet Det henhører under projektlederens ansvar at evaluere projektforløbet også ud over det, som er aftalt med bevillingsgiver. Evaluering kan gennemføres som gruppeinterviews, individuelle interviews, telefonmøder, it-baserede evalueringsværktøjer (spørgeskema, groupware programmer e.g. googledocs) eller andre effektive måder at evaluere på. Ud over at evalueringen fremhæver både gode og mindre gode sider ved projektet og projektforløbet, kan en evaluering også tilrettelægges således, at den er fremadskuende i forhold til fremtidige projekter. Følgende emner kan evalueres: Projektets faglige kvaliteter (faglige resultater og videnetablering) August 2012 Side 12 af 18

13 Projektets planlægning, styring, gennemførelse og ledelse (projektledelsen, administration m.m.) Projektets sammensætning (partnere og deltagere) Projektets kommunikation og formidling Følgende interessenter kan inddrages i evalueringen: Projektadministrator, styregruppe og evt. referencegruppe Projektets deltagere (konsortium, virksomheder og offentlige partnere) Projektledelsen (projektleder, økonomi/key account og sekretær) Eksterne interessenter i forhold til projektet (brugere, underleverandører, virksomheder og offentlige organisationer, andre videnorganisationer) Bevillingsgiver (kan i nogle tilfælde også være relevant) August 2012 Side 13 af 18

14 9 Kontaktpersoner Dette afsnit indeholder en oversigt over kontaktpersoner i de enkelte højskoler og afdelinger: 9.1 Pædagogisk-Socialfaglig Højskole 9.2 Sundhedsfaglig Højskole 9.3 Teknisk-Merkantil Højskole 9.4 Design, Animation, Media and Business 9.5 Videreuddannelse og Kompetenceudvikling 9.6 International Relations 9.7 Økonomifunktionen 9.8 De gymnasiale uddannelser 9.1 Kontaktpersoner i Pædagogisk-Socialfaglig Højskole For information om udbudsmidler kan ansatte i Pædagogisk-Socialfaglig Højskole tage kontakt til nedenstående personer i Projektkontoret, som kan rådgive, vejlede og eventuelt yde assistance til udformning af ansøgning: Jannie Sloth Hesselberg Tlf: Mail: jsh@viauc.dk Helle Villekold Tlf: Mail: hvj@viauc.dk 9.2 Kontaktpersoner i Sundhedsfaglig Højskole For information om nationale udbudsmidler kan ansøgere ansat i SFH tage kontakt til: Kirsten Maibom Tlf: Mail: kmai@viauc.dk For information om internationale udbudsmidler kan ansøgere ansat i SFH tage kontakt til: David Mayntz Tlf: Mail: davm@viauc.dk 9.3 Kontaktperson i Teknisk-Merkantil Højskole For information om nationale og internationale udbudsmidler samt support og vejledning i hele ansøgningsprocessen kan ansatte i Teknisk-Merkantil Højskole kontakte Projektkontoret på TMH: Stine Wendelboe Bjorholm Tlf: Mail: stbj@viauc.dk 9.4 Design, Animation, Media and Business For henvendelser fra ansatte i D:A:M:B vedrørende ansøgninger og projekter, kontakt da Martin Hansen Tlf: Mail: mh@viauc.dk August 2012 Side 14 af 18

15 9.5 Kontaktperson Videreuddannelse og Kompetenceudvikling For informationer om udbudsmidler, samt udarbejdelse af ansøgninger kan ansøgere ansat i VOK tage kontakt til: Mette Villekær Tlf: Mail: meos@viauc.dk 9.6 Kontaktpersoner i International Relations International chef Peter Aalykke Tlf: Mail: paa@viauc.dk 9.7 Kontaktpersoner i økonomifunktionen PSH: Controlleren for den pågældende uddannelse SFH: Controlleren for den pågældende uddannelse DAMB: Controlleren for den pågældende uddannelse TMH: Karin Reinholt (KRN) Tlf: Mail: krn@viauc.dk VOK: Eva Fast (EF) Tlf: Mail: ef@viauc.dk Stabe: Inger Lise Øster (ILO) Tlf: Mail: ilo@viauc.dk 9.8 Kontaktpersoner ved de gymnasiale uddannelser Kontaktpersoner ved HF i Nørre Nissum: Lektor Peer Daugbjerg Tlf: Mail: pd@viauc.dk Ledende HF inspektor Frede Krøjgaard Tlf: / Mail: fk@viauc.dk August 2012 Side 15 af 18

16 10 Bilag og tjeklister 10.1 Eksempler på muligheder for medfinansiering af projekter Det er vigtigt at understrege, at bevillingsgiver skal kunne godkende typen af medfinansiering, se evt. bekendtgørelser og lignende for de enkelte projektansøgninger, herunder hvilken dokumentation der kræves. Medfinansiering kan f.eks. omfatte: SU til de studerende Afholdelse af konferencer - stormøder Foredrag Virksomheders anskaffelse af udstyr/software Læs Bogen materiale til gennemlæsning, tiden det tager at læse WEB brugerundersøgelser dokumenteres ved log Moms Undervisningsministeriets andel af momsudgifter Brug af lokaler bygningstaxameter Idéværkstedet på baggrund af prisfastsættelsen til ekstern salg Skurvogn Et eksempel på en skurvogn indrettet med PC udstyr, anvendt i flere projekter. Administrationstimer studieadministration, sekretær og økonomi Ledelsestimer Virksomhedstimer Dagpengesats VEU godtgørelsen Taxametre Undervisning, fælles og bygningstakst Forberedelsestimer Transporttimer Mødetimer Rapportskrivning Indhentning af dokumentation til projekter timer % overhead af totalomkostninger til administration (skal ikke dokumenteres) Materialer og udstyr Markedsføringsomkostninger Rejse og opholdsudgifter, repræsentation Faktisk løn eller UVM s udviklingssats August 2012 Side 16 af 18

17 10.2 Tjekliste til forberedelse af ansøgningsfasen Plan og tidsplan for udarbejdelse af ansøgning, herunder: Roller og ansvar for alle, der deltager i projektansøgningen Hvorledes skal ansøgningsprocessen understøttes (møder, telefonkonferencer, LMS/gruppe system, versionering) Konsortium: Hvem er med i konsortiet og hvorfor er de med (hvad bidrager de med) Roller og ansvar i ansøgningsprocessen Roller og ansvar efter bevilling Budget (til input): Er det klart, hvorledes budgettet ser ud i forhold til konsortiepartnere, - (hvis ikke, hvordan fordeles ressourcerne efter bevilling) I hvilket omfang kan der flyttes om på diverse poster undervejs i projektafviklingen Hvilke regler er gældende i forhold til medfinansiering (i forhold til Økonomiafdelingens liste over medfinansieringsmuligheder) Begrundelse og potentiale: Er emnet, som projektet vedrører, strategisk vigtigt for VIA og for den afdeling, som projektet er funderet i (er der evt. en projektstrategi) Hvad forventes man at få ud af projektet (strategisk output) Udbud- / fondsmaterialet: Gennemgå projektopslag og forstå, hvad der gives støtte til og til hvem og under hvilke betingelser Tag evt telefonisk kontakt til bevillingsgiver med evt. spørgsmål Undersøg tidligere bevillinger (hvem, beløb, emner) 10.3 Tjekliste til budgetposter OBS! Det er vigtigt, at der ikke kun budgetteres med de direkte omkostninger, men at der også tages stilling til andre omkostninger, herunder revision. Timer undervisere foredragsholdere projekttimer transporttid forberedelse August 2012 Side 17 af 18

18 projektledelse ekstern købte timer (konsulenter) formidling og videnspredning evaluering administration og regnskab Andre omkostninger rejse og opholdsudgifter kilometerpenge (tjek om der evt. er krav om, at man kun må bruge statens laveste takster) konferencer repræsentation og mødeudgifter kopi- og materialeudgifter lokaleleje konsulenter, f.eks. udvikling af software m.m. markedsføringsomkostninger administrationsomkostninger/fællesomkostninger, f.eks. brug af telefon, it, lokaler mv. (Kan evt. fastsættes til 10-20% uden dokumentation) Revisionsomkostninger husk at afsætte en budgetpost til revision, hvis dette kræves. Der kræves typisk revision af regnskabet, hvis bevillinger er eller derover. Anskaffelser anskaffelser + evt. afskrivninger Moms undersøg reglerne for moms i projektet, kontakt evt. økonomiafdelingen for hjælp HUSK, hvis der er medfinansiering/egenfinansiering SKAL den fordeles på enkelte budgetposter. De faglige, menneskelige og økonomiske ressourcer til formidling og information skal på linje med økonomi-, budget- og bogholderifunktionen tænkes ind i budgettet allerede i projektets idé- og ansøgningsfase. August 2012 Side 18 af 18