Retningslinier for interne og eksterne bevillinger

Transkript

1 Retningslinier for interne og eksterne bevillinger 1/6

2 1. Retningslinjer for administration af projektbevillinger Midler til forskningsprojekter bliver administreret af Sygehus Lillebælt, Sygehusstaben. Retningslinierne gælder for de bevillingshavere, der modtager midler til forsknings- og udviklingsprojekter i forbindelse med deres virke ved Sygehus Lillebælt. Retningslinierne gælder for alle forskningsprojekter. Der sondres i retningslinjerne mellem hvorvidt der er tale om en intern bevilling eller en ekstern bevilling. Region Syddanmarks regler om Administration af formålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks sygehuse er ligeledes gældende ift. administrationen af projektmidler på Sygehus Lillebælt. 1.2 Interne bevillinger Forskningsrådet kan indenfor en fastsat ramme bevilge interne midler til forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt. Godkendelsen af projekterne sker i henhold til Politik for Forskning ved Sygehus Lillebælt. Interne bevillinger finansieres af midler fra Forskningsrådet eller fra Regionen. Indberetningen sker på "Oplysningsskema vedrørende projektbevillinger". Oplysningsskemaet skal fremsendes med påtegning fra afdelingsledelsen. Økonomi og planlægningsafdelingen registrerer projektet og tildeler det et internt projektnummer (rekvirentnummer). Økonomi- og Planlægningsafdelingen reducerer Forskningsrådet pulje med det bevilgede projektbeløb. Projektbeløbet overføres samtidigt til en separat projektkonto. Økonomi- og Planlægningsafdelingen orienterer ved behov Sygehusledelsen om bevillinger fra Forskningsrådet. 1.3 Eksterne bevillinger Ved bevillinger fra både private og offentlige fonde skal den respektive afdeling/ den kommende bevillingshavere straks indsende en indberetning samt en kopi af bevillingsskrivelsen til Økonomiog Planlægningsafdelingen. Indberetningen sker på "Oplysningsskema vedrørende projektbevillinger". Oplysningsskemaet skal fremsendes med påtegning fra afdelingsledelsen. Ved eksterne bevillinger forstås projekter som er finansieret af privatpersoner, private virksomheder, organisationer, private institutioner, selvejende institutioner, legater, forskningsråd, programbevillinger, EU-midler e.l. Ønsker en afdeling at indgå aftale med en medicinalvirksomhed med henblik på afprøvning af et medicinsk præparat eller lign. skal afdelingsledelsen indsende et oplysningsskema vedrørende projektbevillingen med godkendelse af en lægelig direktør. Endvidere skal der foreligge en projektbeskrivelse med en godkendt forsøgsprotokol, konsekvensskema samt en redegørelse for de økonomiske aspekter, herunder et budget for forskningsprojektet. Økonomi- og Planlægningsafdelingen har ansvaret for at vurdere om ansøgningen kan godkendes af Forskningsrådet. Ansøgningerne vurderes ud fra etik, relevans samt økonomi. I tilfælde hvor ansøgningen er af principiel betydning, skal ansøgningen forelægges Sygehusledelsen på et Direktionsmøde. Godkendte ansøgninger skal endvidere efterleve den til en hver tids gældende forskningspolitik samt Regions Syddanmarks regler om Administration af formålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks 2/6

3 sygehuse. Såfremt projektet godkendes orienteres de øvrige funktionsområder i Sygehusstaben og bevillingshaveren modtager praktiske oplysninger om overførsel og brug af bevilling. Såfremt projektet godkendes opretter Økonomi- og Planlægningsafdelingen efterfølgende en projektkonto samt et projektnummer (rekvirentnummer) til brug for Sygehusstaben og Indkøbsafdelingen af midlerne. Rekvirentnummeret skal oplyses ved alle henvendelser til Sygehusstaben og Indkøbsafdelingen angående projektet. Endvidere orienteres de øvrige funktionsområder i Sygehusstaben, Indkøbsafdelingen og bevillingshaveren modtager praktiske oplysninger om overførsel og brug af bevilling. Projektbevillingen overføres i videst muligt omfang inden projektets opstart. Overførelsen kan ske ved indbetaling til sygehusets bankforbindelse efter nærmere aftale med Økonomi-. og Planlægningsafdelingen. Udgifter til Sygehusstaben af eksterne projektbevillinger dækkes af et administrationsgebyr på 2 pct. af den samlede projektbevilling. 2 Ansvar, betingelser og ejerskab Bevillingshaveren har ansvaret knyttet til de betingelser, der er bundet til bevillingen i forhold til formål, disposition, rapportering og regnskabsaflæggelse. Som udgangspunkt forudsættes det, at projektet som minimum er udgiftsneutralt for Sygehus Lillebælt. Sker der på trods heraf en overskridelse af budgettet forelægges sagen for Afdelingsledelsen og i sidste ende for Direktionen, og konsekvensen er, at afdelingsbudgettet bliver reduceret svarende til overskridelsen. Endelig forudsættes det, at der forinden opstarten af projektet foreligger en klar aftale om ejerskabet af forskningsresultatet mellem Sygehus Lillebælt og projektdeltagerne og med bevillingsgiveren. Hvorvidt projektet (og midlerne hertil) følger forskeren i tilfælde af, at denne rejser fra sygehuset i projektperioden, skal der ligeledes indgås aftale om. Originale data skal forblive på sygehuset. Det konkrete samarbejde om forskerservice er dog under afklaring, herunder ift. patentrettigheden. 2.1 Ansvar Afdelingsledelsens ansvar: Afdelingsledelsen er i sidste ende faglig og økonomisk ansvarlig for forskningsprojekter dvs. hæfter for dem. Ansvaret kan i midlertidigt uddelegeres Dette ansvar skal dog foregå under et såkaldt ledelsestilsyn, som omfatter følgende: Procedure: Afdelingsledelsen skal godkende en projektoprettelse via oplysningsskema og vedlagte budget og projektbeskrivelse Projekt-/ kontoejer godkender andre rekvirenter samt løbende fakturaer Økonomiopfølgning opfølgning på udgifter indenfor rammen. Udbetaling af løn og udbetaling af udlæg til egen konto skal altid godkendes af en overordnet chef. For projektejeren er det afdelingsledelsen. For afdelingsledelser skal der underskrives af Direktionen. Ved løn skal skema vedr.: Indberetning af timer til udbetaling vedr. projekt/ forskningstimer. 3/6

4 Ved udlæg skal faktura underskrives af afdelingsledelsen, evt. tro og love erklæringen. Stikprøvekontrol og revision sikring af sammenhæng til bevillingen Konto-/ projektejer er ansvarlig for: At udgifter kan afholdes indenfor bevillingsrammen budgetoverholdelse At aktiviteterne kan henføres til bevillingens formål Udbetaling af løn og udbetaling af udlæg til egen konto skal altid godkendes af en overordnet chef. For projektejeren er det afdelingsledelsen. For afdelingsledelser skal der underskrives af Direktionen. Herunder gælder det: En projektkonti må ikke være negativ - medmindre (1) at der tages skriftlig henvendelse til Økonomi- og planlægningsafdelingen ift. fremtidige tilførte midler (via mail), - eller (2) hvis den negative konto kan dækkes af andre konti ejet af samme kontoejer, hvis vilkårerne for denne bevilling tillader det, eller af afdelingsledelsen Midler anses altid at tilhøre RSD. Aftale om ejerskab af forskningsresultater skal etableres mellem SLB, projektejeren og bevillingshaveren som udgangspunkt har RSD/ SLB ejerskabet. Procedure: Oplysningsskema Ved projektoprettelse Skal underskrives af afdelingsledelsen og Projektejer Skal indsendes sammen med budget og projektbeskrivelse til Sygehusstaben, Sten Vikkelsøe Konto åbnes IKKE før end budget og projektbeskrivelse er fremsendt. Indstilling til nyansættelse eller ændring af ansættelsesforhold Vejledning medfølger Skal underskrives af den projektansvarlige Indberetning af timer til udbetaling vedr. projekt/forskningstimer: (for personale der er timeansat) Skal underskrives af overordnede chef. For projektejeren er det afdelingsledelsen - for afdelingsledelsen er det Direktionen Tro og love erklæring Ved køb af eksempelvis IT til eget brug i hjemmet. 2.2 Overdragelse af konti ved ansættelses ophør - Forskningsmidler optjent ved deltagelse i kliniske forsøg på SLB kan administrativt ikke flyttes til andre institutioner, men skal tilføres afdelingen eller SLBs forskningsfond. - Konti kan medtages til andet ansættelsessted efter ansøgning og godkendelse af Direktionen. Konti kan overdrages til anden forsker eller afdeling ved skriftlig henvendelse til Økonomi- og planlægningsafdelingen 4/6

5 - Proces: Kontoejer skal skrive indstilling herfor til Økonomi- og planlægningsafdelingen, som tager indstillingen til Direktionen til endelig afgørelse. Konti under kr afklares administrativt. - Hvis konti ikke overdrages eller medtages, overføres midlerne til Sygehus Lillebælts fælles forskningsfond. 2.3 Overdragelse af konti til forskningsfonden rekvirent nr En bevillingshaver kan altid overdrage eksterne forskningsmidler til den fælles forskningsfond - Ubrugte eksterne projektmidler inddrages til den fælles forskningsfond efter 3 år. Dette er ligeledes gældende for de afdelinger, som har forskningsmidler, der ikke benyttes - Ved et eventuelt overskud kan afdelingen tilføres 50 pct. af overskuddet til deres afdeligskonto, som kan anvendes til uddannelse af personalet, anskaffelse af udstyr, faglitteratur e.l. i den udstrækning bevillingen giver mulighed herfor. De resterende 50 pct. overføres til den fælles forskningsfond. - Hvis forskningsprojekter ikke afsluttes, tilfalder ubrugte eksterne midler den fælles forskningsfond - Ubrugte midler bevilget af Sygehus Lillebælts Forskningsråd, tilføres løbende Forskningsrådets budget 3. Generelle retningslinjer - Indkøb af apparatur, udstyr, skaffevarer o.l. Indkøb af apparatur, udstyr, skaffevarer o.l. skal foretages via Facility og IKT afdelingen i samråd med bevillingshaveren. Alle indkøbsordrer skal være påført projektnummer (rekvirentnummeret) og være underskrevet af den projektansvarlige. Hvis der indkøbes anskaffelser til den projektansvarlige, skal der altid underskrives af den respektive afdelingsledelse. EDB-udstyr indkøbes i samarbejde med IT-afdelingen og det forudsættes, at IT-afdelingens standarder på området følges. Med mindre andet er aftalt tilhører udstyret sygehuset efter projektets afslutning også ved projektleders eller deltagers stillingsskift. Udstyr kan således ikke medtages af bevillingshavers eller- givers, uden aftale med sygehuset. 4. Ansættelse af personale Ansættelse af personale sker gennem sygehusets HR-afdeling. På indstillingen til HR-afdelingen anføres, projektnummer (rekvirentnummer), ansættelsesperioden, hvorvidt aflønningen sker over forskningsmidler og om aflønningen sker fra flere forskellige projektbevillinger. Indstillingen skal fremsendes gennem afdelingsledelsen. Ansættelsen sker på gældende løn-, ansættelses-, og pensionsmæssige vilkår. Forskerne er ligeledes omfattet af sygehusets arbejdsskadeforsikring. Alle udgifter hertil afholdes af forskningsbevillingen herunder også feriepengeforpligtelser. Såvel overenskomstansatte som tjenestemænd kan deltage i forskningen. 5. Øvrige udgifter Udgiftsbilag, som ikke vedrører varekøb og løn fremsendes til økonomi- og Planlægningsafdelingen. Bilagene skal påføres projektnummer (rekvirentnummer) og attesteres af den projektansvarlige. Godkendelsesdato: 26/ Godkendt af: Direktionen Revideret d. 27. marts /6

6 6/6