Når jeres INTERREG-projekt går ind i slutfasen, skal den afsluttende afrapportering forberedes. Denne guide skal være en hjælp til forberedelserne.

Transkript

1 VEJLEDNING VEDRØRENDE AFSLUTNING AF ET PROJEKT Når jeres INTERREG-projekt går ind i slutfasen, skal den afsluttende afrapportering forberedes. Denne guide skal være en hjælp til forberedelserne. Projektperiode og afslutning af aktiviteterne Datoerne for start og slut på den godkendte støtteberettigede projektperiode fremgår af tilsagnet. Hvis projektperioden er blevet forlænget, vil dette fremgå af det senest godkendte budget. Den angivne støtteberettigede projektperiode er altid inklusiv afrapportering. Der er ikke fra IN- TERREG-administrationens side fastsat en dato for, hvornår aktiviteterne skal være afsluttet. I stedet skal leadpartner afstemme tidspunktet med partnerne. Afholdte og betalte udgifter er principielt støtteberettigede indtil slutdatoen på projektperioden, men normalt skal der afsættes 2-3 måneder til den afsluttende afrapportering afhængigt af projekttype og antal partnere. Slutrapporten skal være noget mere omfattende end årsrapporterne og der skal indregnes tid til at samle dokumentationen vedrørende information af offentligheden. Derfor bør man ikke afsætte for kort en periode til afrapportering. Slutrapport og sidste årsrapport Ofte kan den sidste årsrapport lægges sammen med slutrapporten, hvis afleveringstidspunkterne ligger tæt på hinanden. I så fald indsendes der kun en slutrapport udarbejdet på den korrekte formular, dog skal aktiviteterne i det sidste projektår fremgå tydeligt. Formularen indeholder en særlig kolonne til indikatorerne for det sidste projektår. I andre tilfælde er det nødvendigt at indsende en årsrapport pr. 15. marts. INTERREGadministrationen har brug for denne som grundlag for sin årsrapport til Europa-Kommissionen, der udarbejdes i april/maj. Ofte kan væsentlige dele af sidste årsrapport anvendes til slutrapporten. Afhængigt af slutdatoen gælder følgende i forhold til kalenderåret: 1

2 Slutdato for projektperioden Der indsendes 1. januar 31. marts slutrapport med udbetalingsanmodning (aktiviteter og indikatorer angives særskilt for sidste kalenderår og de første måneder i afslutningsåret) 1. april december årsrapport pr. 15. marts og slutrapport pr. slutdatoen inklusive årsrapport for det løbende år. (evt. kan udbetalingsanmodningen udsættes til slutrapporten). Venligst kontakt INTERREG-administrationen, hvis der er tvivl om afleveringsdatoerne. Formål og udformning af slutrapporten EU, programadministrationen, programmets partnere og især offentligheden skal informeres om de udførte aktiviteter, effekter og virkninger. De skal vide, hvilke produkter der er udviklet for EUstøtten og den offentlige og private medfinansiering. Formularen til slutrapporten findes på hjemmesiden Det er vigtigt at udfylde samtlige felter og sikre enslydende formuleringer på dansk og tysk. Man skal også huske, at programadministrationen bruger den sammenfattende beskrivelse fra rapporten til forskellige eksterne informationsformål. Rapporten skal altså vise hvilke aktiviteter der er gennemført under projektets forløb hvilke effekter og virkninger der er opnået med aktiviteterne hvilke konkrete produkter, der står til rådighed for partnerne, målgrupperne, offentligheden og EU, når projektet er gennemført hvilke erfaringer man har gjort i samarbejdet mellem partnerne og udadtil hvordan gennemførelsen er lykkedes efter partnernes og evaluatorernes opfattelse hvordan projektets resultater er blevet udbredt i faglige kredse hvordan offentligheden er blevet informeret om projektet Det hører med til en fuldstændig afrapportering, at eventuelle vanskeligheder og hindringer nævnes samt hvordan de er løst. Formularen indeholder også spørgsmål om erfaringer, som kan komme andre projekter til gode, samt ønsker til prioriteringer i det kommende INTERREG 5A program fra Disse oplysninger er ikke obligatoriske, men INTERREG-administrationen vil sætte pris på en besvarelse. Indikatorer 2

3 Hvis der er godkendt en revideret indikatorliste i projektets forløb, skal denne anvendes. Der må kun skrives hele tal ind i skemaet. Læs nærmere i programmets håndbog om hvordan indikatorerne fortolkes. Investeringer Hvis der er godkendt og foretaget investeringer/anskaffelser i projektet, skal scrap-værdien være fratrukket de støtteberettigede udgifter, når projektet afsluttes. Dokumentation af offentlighedsarbejde Det er særligt vigtigt at kunne dokumentere, hvordan offentligheden er blevet informeret om projektet. Selv om der har været indsendt informationsfiler enkeltvis sammen med årsrapporten, skal der indsendes en samlet dokumentation sammen med slutrapporten, enten på en stick eller en CD- ROM. Foldere, brochurer og lignende kan også indsendes i papirudgaven. Projekthjemmeside De fleste projekter har oprettet en hjemmeside og bruger denne til deres interne kommunikation mellem partnerne og til at udbrede kendskabet til projektets resultater udadtil. Hjemmesideadressen skal gerne være aktiv også efter projektets afslutning og præsentere projektets resultater for offentligheden. Desuden skal der også gerne stadig være en kort beskrivelse af projektet ligesom partnerne bør nævnes med kontaktadresser. Samlet projektregnskab og udbetalingsanmodning Man bør altid hente formularerne fra hjemmesiden, så man benytter de nyeste versioner. Desuden kan man finde yderligere oplysninger i programmets håndbog samt i vejledningen til formularerne til regnskab og udbetalingsanmodning. Revision og afsluttende revisorerklæring I forbindelse med revisionen anvendes samme fremgangsmåde som til årsrapport, dog skal revisor ved slutrapportering også bekræfte samtlige de forudgående afregninger. Som leadpartner bør man sikre sig, at de tyske partneres revisorer udfærdiger denne opsamlende erklæring. For danske partneres vedkommende har programadministrationen i forvejen aftalt udformningen af sluterklæringen med revisor. Det gælder generelt, at revisorerklæringer behæftet med forbehold hindrer udbetaling til de pågældende partnere. Det tilrådes derfor, at man så vidt muligt afklarer eventuelle problemer med revisor inden det reviderede partnerregnskab indsendes. Udgifter til afsluttende revision Udgifter, der først betales efter projektperiodens udløb, er ikke støtteberettigede. Som den eneste undtagelse kan medtages regninger for den afsluttende revision når disse først foreligger efter projektperiodens udløb. 3

4 Leadpartner kan indsamle disse regninger med betalingsdokumentation hos partnerne og herefter sende dem til INTERRREG-administrationen med en udbetalingsanmodning. Herefter vil der blive udbetalt tilskud for udgifterne, forudsat at der stadig er tilskudsmidler tilbage i projektet. Anmodning om tilskud til de afsluttende revisionsudgifter skal være indsendt senest 3 måneder efter aflevering af slutrapporten. Opbevaring af bilag Hver enkelt projektpartner skal selv opbevare sine udgifts- og indtægtsbilag mindst indtil udgangen af Indtil da kan der forekomme kontroller, og de relevante informationer om projektet skal være tilgængelige for revisorerne. Som leadpartner bør man sikre sig, at projektpartnerne efterkommer denne opbevaringspligt. Videreførelse af samarbejdet efter udløbet af støtten INTERREG-støtten gives som opstarthjælp. Derfor skal projektet og samarbejdet mellem partnerne videreføres på passende måde alt efter projektets type og mål. Også selv om aktiviteterne er afsluttet og afregnet, bør partnerne kunne informere om projektet og fremvise dokumentation. Tjekliste over dokumenter, der skal indsendes Elektronisk til adressen: Sekretariat@interreg4a.de Underskrevet af leadpartner og indscannet slutrapport samlet projektregnskab udbetalingsanmodning underskrevet af partnerne og indscannet partnernes regnskaber desuden samlet regnskab som excel-fil revisorerklæringer inkl. afsluttende erklæring samt evt. revisionsprotokoller danske partnere: ledelseserklæring publicitetsfiler, der kan afleveres elektronisk, herunder o brochurer, foldere, roll-ups o koncepter, analyser, rapporter o evalueringer o dokumentation fra workshops (ppt-præsentationer) 4

5 o o pressemeddelelser øvrige offentliggørelser og per post til adressen: INTERREG-Sekretariat, Entwicklungsagentur Nord GmbH, Lise-Meitner-Str. 2, D Flensburg slutrapport med leadpartners originale underskrift samlet projektregnskab med leadpartners originale underskrift partnerregnskaber med partnernes originale underskrifter revisorerklæringer inklusive opsamlende erklæring samt evt. revisionsprotokoller udbetalingsanmodning med leadpartners originale underskrift publicitetsdokumenter der ikke kan indsendes elektronisk (papirudgave eller stik eller CD- ROM). Programadministrationen bestræber sig på at behandle de indsendte dokumenter så hurtigt som muligt. Udbetalingen vil blive forsinket, hvis der afleveres ufuldstændige eller fejlbehæftede dokumenter, således at der skal stilles spørgsmål til dokumenterne, inden sagsbehandlingen kan fortsætte. Det anbefales leadpartnerne, at de i egen interesse bruger ovenstående tjekliste for at kunne forvisse sig om at alle nødvendige dokumenter og informationer indsendes ved første aflevering. INTERREG-forvaltningsmyndigheden (martin@sigerstroem@regionsyddanmark.dk, ingrid.clausen@regionsyddanmark.dk), og INTERREG-Sekretariatet (sylvia.feuerschütz@eanord.de) står gerne til rådighed med yderligere oplysninger. Marts