Notat vedr. implementering af idræts-, fritids- og folkeoplysningspolitikken

Transkript

1 Notat vedr. implementering af idræts-, fritids- og folkeoplysningspolitikken Lettelse af bureaukratiske krav Baggrund I Silkeborg Kommunes idræts-, fritids- og folkeoplysningspolitik er et af otte indsatsområder området Frivillige ledere. En indsats indenfor dette indsatsområde er, at Silkeborg Kommune letter de bureaukratiske krav til idræts- og fritidslivet Denne indsats er i handlekataloget til politikken konkretiseret i to handlinger, hhv.: - Silkeborg Kommune analyserer barrierer og muligheder i foreningernes kommunikation med kommunen på det administrative område - Silkeborg Kommune bidrager til samarbejde mellem landsorganisationer på idræts- og fritidsområdet og KL om fælles indberetningssystemer Fritidsrådet i Silkeborg Kommune valgte i 2013 at prioritere nævnte indsatsområde som et af tre områder, som kommunen første skulle handle i forhold til. Det skete ud fra et stort ønske fra foreningsside ift. handling på dette område, samtidig med at det virkede uklart, hvad de konkrete handlinger på området kunne bestå i. I den forbindelse indgik Silkeborg Kommune aftale med DGI Midtjylland omkring bistand til løsningen af denne opgave, og en styregruppe med deltagelse af to repræsentanter fra Fritidsrådet, tre repræsentanter fra Kultur- og Fritidsafdelingen og to repræsentanter for DGI Midtjylland blev nedsat. Dette notat samler op på arbejdet med lettelse af de bureaukratiske krav til idræts- og fritidslivet. Metode og deltagelse Resultatet af arbejdet samlet i dette notat er indsamlet via to metoder med involvering af foreningslivet: Første metode var tre online spørgeskemaundersøgelser blandt alle relevante foreninger med følgende emner: o Booking af lokaler med undtagelse af lokaler til svømmeaktiviteter o Booking af lokaler til svømmeaktiviteter o Aktivitets- og lokaletilskud Der var kvantitativt set - en meget tilfredsstillende deltagelse i undersøgelserne på mellem 50 og 60 %. Det er meget tilfredsstillende særligt set ud fra, at vi har at gøre med frivillige respondenter og ud fra, at en større del af de mailadresser, som undersøgelserne blev sendt

2 til, ikke var valide eller tilhørte personer, som ikke mere havde en frivilligfunktion i fritidslivet mere. Samtidig var der kvalitativt set også en meget tilfredsstillende deltagelse i undersøgelserne, som særligt gav sig til udtryk i mange konstruktive kommentarer i de dele af undersøgelserne, hvor der var mulighed for at give sig frit til kende. På den baggrund er vurderingen, at besvarelserne af spørgeskemaundersøgelserne er et rigtigt godt grundlag for vurdering af fritidslivets generelle opfattelse. Anden metode var tre fokusgruppeinterviews/stormøder med følgende emner: o Booking af lokaler o Aktivitetstilskud o Lokaletilskud Deltagelse fra foreningernes side lå på disse interviews/møder på mellem 6 og ca. 20 deltagere, hvilket også var tilfredsstillende. Der var her god dialog i en meget konstruktiv tone, både internt mellem de deltagende foreninger og mellem foreningerne og de medarbejdere fra Kultur- og Fritidsafdelingen, som deltog aktivt. Der var stor grad af sammenhæng mellem besvarelserne af spørgeskemaundersøgelserne og indholdet i interviews/møder, hvilket tjener som endnu en god indikation af, at de følgende resultater og konklusioner i dette notat hviler på et fast fundament. Før, sideløbende med og efter denne dialog med foreningslivets frivillige har DGI Midtjylland været i tæt dialog med såvel styregruppen som Kultur- og Fritidsafdelingens medarbejdere. Resultater og handlinger Resultaterne fra processen beskrevet herover kan sammenfattes på følgende måde: - Der er behov for, at Silkeborg Kommune informerer foreningslivet endnu bedre og endnu mere, således at der kan opnås en større forståelse for rammerne for den administration, som foreningslivet skal udføre i forhold til kommunen - Der er behov for, at Silkeborg Kommune i højere grad faciliteter netværk mellem foreninger på fritidsområdet med det formål, at foreningerne i højere grad kan inspirere hinanden på tværs frivillig-til-frivillig - Der er behov for bureaukratiske forenklinger på enkeltområder i samarbejdet mellem foreningslivet og Silkeborg Kommune på det administrative område Det er væsentligt at pointere, at resultaterne skal ses med afsæt i, at processen meget tydeligt har vist en meget høj grad af tilfredshed fra foreningslivets side med kommunens medarbejdere på området. Dette trådte tydeligt frem i både spørgeskemaundersøgelser (både i besvarelser på konkrete spørgsmål og uopfordret i kommentarer) og på interviews/møder. Dette danner et godt grundlag for videre handling ift. resultaterne. Side 2

3 Forståelse Der ligger en række rammevilkår til grund for den administration, som foreningslivet på fritidsområdet skal udføre i relation til Silkeborg Kommune. Det er vilkår, som det i udgangspunktet ikke er muligt at ændre på for medarbejdere i Silkeborg Kommune. Rammevilkårene har særligt to ophav. Det første ophav er lovgivningsmæssige forhold, som er gældende på fritidsområdet, f.eks. i form af Folkeoplysningsloven. Her er altså tale om vilkår, som i det tilfælde, at kommunens medarbejdere ikke tog højde for dem, kan betyde lovbrud. Konkret gør det sig f.eks. gældende ift., hvilken type underskrifter (originale, kopierede, scannede, digitale), som accepteres i lovgivningen, og hvilke ikke. Det gælder f.eks. også regler omkring klagemuligheder ift. kommunale afgørelser. Det andet ophav bunder i, at administrationsopgaver har en fødsel og en død, og at kommunens medarbejdere som ansvarlige for hele opgavens livscyklus er nødsaget til at tilrettelægge opgaveløsningen på den mest effektive måde, som samtidig tilgodeser foreningslivets behov i så høj grad som muligt. Det var tydeligt i processens interviews/møder, at foreningslivet var meget forstående overfor fornuften i Silkeborg Kommunes håndtering af de rammevilkår, når kommunens medarbejdere oplyste om både baggrund, indhold og konsekvenser for vilkårene. Samtidig er det vigtigt at erkende, at ikke foreninger deltog i interviews/møder, hvorfor denne forståelse ikke er bredt ud som resultat af processen. Det leder frem til, at handlingerne i forhold til at skabe forståelse for rammerne for kommunens administration på fritidsområdet er: - Stærkt fokus fra kommunens medarbejdere på skriftlige og mundtlige vejledninger til foreningslivet - Opsøgende kontakt til og dialog med nyudnævnte ressourcepersoner i foreningslivet, som agerer som ansvarlige i forhold til kommunen på administrationsområdet - Årlige netværksmøder på såvel lokalebookings- som tilskudsområdet på kommunens initiativ Det er her igen væsentligt at pointere, at handlingerne ikke skal ses som nye handlinger, men en fokusering af allerede igangsatte handlinger med det formål at skabe endnu bedre forståelse for rammevilkår for de af foreningslivet administrative arbejdsopgaver, som er vendt mod kommunen. Netværk Det var i udgangspunktet ikke et mål med afholdelse af interviews og møder, at skabe videndeling på tværs af foreningerne, altså forening-til-forening eller frivillig-til-frivillig. Det var dog en tydelig positiv sideeffekt af afholdelsen. Oplevelsen fra seancerne var, at den bedste respons på de spørgsmål og usikkerheder ift. administrative udfordringer, som kom fra deltagerne, blev leveret af andre frivillige. De formåede at perspektivere udfordringerne ind i egen foreningskontekst og derfra at Side 3

4 levere et perspektiv, som skabte umiddelbare handlingsmuligheder for de foreninger, som havde udfordringer. Samtidig var det nemmere at modtage den del af responsen, som anviste muligheder for at ændre på administrative rutiner internt i foreninger, fra en anden forening/frivillig i forhold til, hvis de muligheder blev præsenteret af kommunens medarbejdere. På baggrund af denne oplevede sideeffekt fra interviews/møder kan anvises følgende handlinger i forhold til skabelse af bedre og mere netværk på tværs af foreningslivet - Opfordringer til foreningslivet fra kommunens medarbejdere til at kontakte andre foreninger/frivillige i forbindelse med udfordringer på administrationsområdet - Årlige netværksmøder på såvel lokalebookings- som tilskudsområdet på kommunens initiativ En af de nævnte handlinger er enslydende med handlingen nævnt i tidligere afsnit herover. Det skal i den forbindelse pointeres, at der ikke er tale om forskellige netværksmøder, men om, at årlige netværksmøder både skal skabe forståelse for rammevilkår for administrationsopgaver og fremme videndeling frivillig-til-frivillig. Bureaukratiske forenklinger En optik at se på administrationsopgaver på fritidsområdet på er at betragte noget som vilkår, andet som indflydelse og til sidst noget som kontrol. Hvor de to områder i de to afsnit herover hovedsageligt er hhv. vilkår, forstået som noget givet, og noget, som foreningslivets selv har stor grad af indflydelse på, kan området bureaukratiske forenklinger rubriceres som et område, hvor kommunens medarbejdere har stor grad af kontrol i forhold til, hvilke handlinger der kan sættes i værk. Såvel i spørgeskemaundersøgelser som i interviews/møder kom der forslag frem fra foreningslivets frivillige, som var umiddelbart omsættelige til bureaukratiske forenklinger. De fire vigtigste til forenklinger kan beskrives således - Hvad angår lokalebooking, har kommunens medarbejdere valgt at afskaffe et krav om benyttelsessedler pga. enighed om, at krav ikke stod mål med udbyttet af anvendelsen af sedlerne - Hvad angår lokalebookning, har kommunens medarbejdere valgt at tage trin i processen frem mod tildeling af tiderne til foreningerne ud, uden at dette risikerede at betyde en mindre demokratisk og gennemskuelig proces, hvorved en mere hurtig og smidig proces kunne skabes - Hvad angår lokalebooking, har kommunens medarbejdere på baggrund af processen forstærket dialog med udbyderen af kommunens bookingssystem, da det blev tydeligt udtrykt af foreningslivets frivillige i processen, at dette system på flere områder er meget utidssvarende ift. brugervenlighed. Skulle denne dialog ikke give resultatet, kan det være et skub i retning af, at Silkeborg Kommune forstærker afsøgningen af markedet for andre bookingssystemer. - Hvad angår skemaer til udfyldelse ift. lokaletilskud og aktivitetstilskud, er der lavet flere mindre tilpasninger af skemaerne for at fremme brugervenligheden ift. udfyldelsen. Side 4

5 Flere af forslagene er, som skrevet, allerede omsat til handling og har ikke afventet dette notats afslutning af processen. Samtidig, og afslutningsvis, er en væsentlig handling på dette område, at Silkeborg Kommune gør en indsats for i relevante kommunale netværk at informere om erfaringerne med den proces med foreningslivet, som er emnet for dette notat. På baggrund af en sådan dialog i kommunale netværk kan Silkeborg Kommune bidrage til pres på beslutningstagere, f.eks. i Kommunernes Landsforening og Folketinget, på områder, hvor der i dag ligger lovgivningsmæssige forhindringer til grund for unødigt bureaukrati på fritidsområdet, således at dette pres evt. omsættes til ny lovgivning, nye fortolkninger af eksisterende love eller lignende. Et konkret eksempel på et område, hvor dette kunne være nødvendigt, er området for underskrifter fra bestyrelsesmedlemmer, hvor det synes som om, at den digitale revolution endnu ikke har noget sin destination endnu. Konklusion I beskrivelsen af baggrunden først i notatet blev det beskrevet, hvordan der i forhold til de bureaukratiske krav til frivillige ledere på fritidsområdet var på den ene side et stort ønske om handling fra Silkeborg Kommunes side, samtidig med at der på den anden side var få konkrete fixpunkter for denne handling. Notatet konkluderer, at der er brug for handling særligt på områderne Forståelse, Netværk og Bureaukratiske forenklinger, og der er i notatet konkrete forslag til handlinger. Samtidig viser notatet, at der generelt er gode relationer mellem kommunens medarbejdere i Kultur- og Fritidsafdelingen og frivillige i kommunen at basere dette arbejde på. Det er meget positivt og værd at bemærke. Det er væsentligt, at det fokus, som processen har skabt ift. området, bliver fastholdt i de kommende år, hvilket det i særlig grad er Silkeborg Kommunes ansvar at sikre. Side 5

6 Bilag 1 Oversigt over anlægsprojekter Udvalg: Bevilling: Kultur- og Fritidsudvalget 34 Kultur og Fritid ANLÆGSARBEJDER Projekt / funktion Samlet bevilling givet før 2014 Rådighedsbeløb forventet frigivet før Grønne områder og naturpladser Renoveringsopgaver i Indelukket Bynært aktivitetsområde i Kjellerup Bynært aktivitetsområde i Silkeborg Forbedring af koncertaktiviteter Stadion og idrætsanlæg Søsportsanlæg, Sølystparken Renovering af søbade To kunststofbaner Friluftsfaciliteter Akvitetsdæk på motorvejstunnellen Idrætsfaciliteter for børn og unge Ekstraordinær vedligeholdelse og mindre nyanlæg Udskiftning af legeredskaber Retablering af idrætsanlæg, Søholt, konsekvens af motorvej Etablering af nye idrætsanlæg Forbedrede omklædningsfacilteter, Resenbro Bjerget Kjellerup, aktivitetsområde Udbygning af Svømmecenter Nordvest Haller Udskiftning af nøglesystemer Ombygning og forbedring Folkebiblioteker Bibliotek/kulturhus i Them Teatre Indretning af lokale til Perronteatret Andre kulturelle opgaver Jorns fødselsdag Optimering af driften i Lunden/Vestergadehallen eller bygningsforbedringer Udearealer på Bindslevs Plads Ombygning og forbedring af ejendomme Kultur og Fritid

7 1.000 kr. i 2014-prisniveau 2018 Senere I alt

8 Prioriteret oversigt over anlægsprojekter på bevilling 34 Kultur og Fritid, der ønskes indarbejdet i 2018 Prioritet (i kr.) Projektnavn Beskrivelse 2018 Senere I alt Ekstraordinær vedligeholdelse og mindre nyanlæg Ombygning og forbedring af ejendomme 3. Udskiftning af legeredskaber Der opstår løbende uforudsete mindre vedligeholdelssesprojekter og anlægsopgaver. Beløbet søges fastholdt over år , , Det afsatte beløb giver mulighed for at foretage mindre forandringer og vedligeholdelse, som ikke hører under FE , , Udskiftning af legeredskaber som ikke opfylder kravene til sikkerhed på legepladser , , Til gennemførelse af Søsportens Hus, Langsø Idrætscenter foreslås afsat midler til gennemførelse af etape 3, som omfatter klublokaler omklædningsfaciliteter m.m. Med gennemførelse af etape 3 er lokalplanens Søsportscenter, Søsportens rammer opfyldt. Etape 2, som omfatter 4. hus, Langsø Idrætscenter bådhuse og toilet, gennemføres i , , Kunstgræsbaner Fortsat etablering af kunstgræsbaner i , , Indretning af lokaler til Perronteatret De nuværende lokaler er lejede og lejeaftalen udløber i 2015, men kan forlænges. Der er afsat ,00 kr. i 2016 til påbegyndelse , Etablering af nye idrætsanlæg Til sikring af etablering af af boldbaner ved idrætsanlæg, hvor der er fremtidige udbygningsområder , , Renovering af søbade, generelt Der er stor slidtage på bygningerne på søbadene og broer, hvorfor der skal fastholdes ,

9 Til fortsættelse af renoveringsopaver i Indelukket og til imødekommelse af 9. Renoveringsopgaver i Indelukket helhedsplan, som er under udarbejdelse (bygninger og toiletter, vejadgang m.m.) , , Udskiftning af nøglesystemer i haller m.m. Udskiftning af eksisterende nøglesystemer til elektronisk adgang ,00 0, Udbygning af Til udbygning og forbedring/modernisering af 11. Svømmecenter Nordvest Svømmecenter Nordvest. Projektering i , , Haller Til opgradering af eksisterende haller , Bynært aktivitetsområde i Silkeborg 14. Friluftsfaciliteter 15. Forbedring af koncertaktiviteter Der er i 2017 afsat kr. til påbegyndelse af området, der fastholdes midler til gennemførelse , , Forskellige friluftsaktiviteter, såsom fitnessredskaber og spejderaktiviteter ,00 0, Stationære facicliteter ved amfiscenen i Indelukket, herunder ny toiletbygning, forbedring af belysning, elstandere, kloak m.m. 0, , Til sikring af halfaciliteter i fremtidige udbygningsområder og andre behov. Der er tidl. henvendelse fra ØBG, Sejs-Svejbæk IF og fra Silkeborg Gymnastikforening på springhal ved Sølystskolen , , Haller 17. Omklædningsfaciliteter Forbedring af omklædningsfaciliteter i Resenbro ,00 0, Evt. etablering af elite- og træningscenter, 18. Ellingbanen diverse faciliteter 0, , I alt

10 Kultur- og Fritidsafdelingen Den ARBEJDSGRUPPENS UDKAST TIL ÆNDREDE RETNINGSLINIER FOR UDVIKLINGSPULJEN Formål Udviklingspuljen har til formål at støtte nye initiativer og projekter inden for fritids- og folkeoplysningsområdet i Silkeborg Kommune. Fritidsrådet fordeler tilskud fra puljen. Projekterne skal primært foregå i Silkeborg Kommune, og kan normalt få støtte i op til et år. Puljen giver tilskud til Med udgangspunkt i Idræts- og Fritidsplanens handleplan for det kommende år, udvælger Fritidsrådet et eller flere temaer, som specielt ønskes støttet. Der kan dog også søges til øvrige projekter, som falder udenfor de valgte temaer, hvis der er tale om nye tiltag. Projektet skal sætte fokus på idræts- og fritidsaktiviteter og involvere aktive deltagere. Projektet skal have udviklende elementer i indhold, form eller deltagersammensætning. I projekter som omfatter partnerskaber mellem en frivillig folkeoplysende forening/aftenskole og kommunen kan der ydes støtte til partnerskabet, når dette giver mulighed for udvikling af foreningen/aftenskolen. Tanken er, at de støttede projekter herefter vil være levedygtige og således kan indgå i en mere formel struktur i foreningsliv eller aftenskoleregi. Hvem kan søge? Tilskuddet kan søges af ALLE, dvs. foreninger, aftenskoler, selvorganiserede og enkeltpersoner, som er hjemmehørende i Silkeborg Kommune. Puljen giver IKKE tilskud til: anlægsudgifter, såsom etablering af multibaner, legepladser, bygninger og lign. lønudgifter, dog kan der gives tilskud til enkeltstående konsulenthonorar projekter med kommerciel interesse kulturelle arrangementer der kan søge støtte fra Silkeborg kommunes kulturelle midler aktiviteter/projekter der allerede er opstartet.

11 Kultur- og Fritidsafdelingen Den Ansøgningen skal indeholde beskrivelse af initiativet/projektet med idé, formål og succeskriterier oplysninger om initiativtager, kontaktpersoner og eventuelle samarbejdspartnere projektets starttidspunkt, det tidsmæssige forløb og levedygtighed specificeret budget, herunder indtægter og udgifter og oplysning om der er søgt/bevilget tilskud fra andre bidragsydere det fortrykte ansøgningsskema skal anvendes Ansøgningsfrist Ansøgningsfristen er marts. Hvis ikke hele puljen bliver fordelt er der en ny fordeling i efteråret med ansøgningsfrist i september. Der annonceres på Silkeborg Kommunes hjemmeside og i Ekstraposten. Regnskab Regnskab for projektet skal sendes til Kultur- og Fritidsafdelingen umiddelbart efter at projektet er gennemført. Beløb, der ikke er forbrugt eller anvendt i henhold til det ansøgte budget, skal betales tilbage. Retningslinier er godkendt på Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets møde den