LIME PRO ACADEMY <Customer name>

Transkript

1

2 LIME PRO ACADEMY <Customer name> Lundalogik A/S, 2015 København Lund Stockholm Göteborg Oslo Helsinki

3 Indhold 1. PROGRAMMETS OPBYGNING Hovedlisten Filtre og visninger TILPAS LIME PRO Ændringer i hovedlistens faner Integration til Outlook Yderligere tilpasning af LIME Pro TILFØJ EN KONTAKT Ny virksomhed Ny person HISTORIK At tilføje historik At sende et Limelink KALENDERBOOKNING OG OPGAVER Opret opgave Synkronisering med Outlook Opgave-listen Afkrydsning af påmindelser DOKUMENTER, SKABELONER OG MAIL Gem eksisterende dokument Skabeloner PROJEKTER Nyt projekt KAMPAGNER Ny kampagne Kampagneguiden SAGSBEHANDLING Ny sag WHITEBOARD Ny whiteboardsag... 44

4 INTRODUKTION Hvad er CRM og hvorfor CRM? CRM står for Customer Relationship Management eller kort og godt kundepleje. Ved at arbejde i et system som deles med dine kolleger kan I opnå præcis dette kundepleje. Alle virksomheder har kontakter. Det kan være kunder, leverandører, myndigheder eller andre som I har en relation til på den ene eller den anden måde. Det er nemt nok at holde styr på, men i takt med at antallet stiger, bliver overblikket hurtigt uskarpt. En papirstak kan ikke svare på spørgsmål eller minde dig om kunder der skal kontaktes, for ikke at tale om at dine kolleger måske ikke kan finde rundt i dine papirer. En virksomhed er afhængig af sine kontakter. LIME Pro holder styr på det! LIME Pro er et program som holder styr på virksomhedens kontakter. Du kan helt enkelt se hvem der er taget kontakt til, hvad der er blevet sagt, gjort og hvad som bør gøres. Frem for alt er det let at søge i programmet og foretage sit udvalg baseret på forskellige parametre. Hvis I er flere kolleger der arbejder på de samme kontakter, vil disse se ens ud i LIME Pro, uanset hvem der på et givet tidspunkt arbejder på sagen. Du kan se hvad der tidligere er sket med en kontakt, selvom det er en kollega som har stået for den hidtidige dialog. Hvis nogen forlader virksomheden kan andre nemt følge op på kontakten eftersom al historik og dokumentation gemmes. LIME Pro giver dig forudsætningerne for at få et komplet billede af kunden og gør det muligt at kunden behandles på samme måde om det så er af dig eller din kollega. Mulighederne er mange og langt mere end hvad dette materiale kan retfærdiggøre Materialet her har til formål at vejlede dig som bruger af LIME Pro i dets funktioner og muligheder. Held og lykke!

5 1. PROGRAMMETS OPBYGNING Dette afsnit omhandler: Hovedlisten Listesøgning & Hurtigfilteret 1.1 Hovedlisten Det første du ser når du starter programmet kaldes for hovedlisten. Den aktive fane i billedet nedenfor viser alle virksomheder som er oprettet i LIME Pro. Herfra søger du efter en virksomhed og ved at åbne virksomheden finder du mere information både på kortet eller på dets underfaner. Enkel sortering. Klik på et kolonnenavn og listen sorteres derefter Hovedlisten i LIME Pro er opbygget af faner Lynhurtig søgning. Med det unikke hurtigfilter vil du let finde det du leder efter Ved at klikke på overskriften til en kolonne du ønsker at søge i, sorteres listen i alfabetisk orden og muliggør listesøgning. For at søge vælger du en kontakt, hvilken som helst, og begynder derefter at skrive det du søger. Her skal du vide at din søgning starter ved første bogstav i ordet du leder efter, du altså vide præcis hvilket ord du søger på. Markøren flytter sig i listen alt efter hvad du skriver.

6 Hvis du ikke husker hele virksomhedsnavnet, kan du søge på virksomheden ved hjælp af det smarte hurtigfilter. Nu vises kun de rækker i listen som indeholder en kombination af de tegn du indtaster. Ved hjælp af hurtigfilteret, kan du også søge efter andre parametre som vises i hovedlisten, f.eks. ansvarlig. Du kan nemt kombinere forskellige søgeord ved at efterlade et mellemrum mellem hvert søgeord, som f.eks. Lunda kunde for at finde Lundalogik som er en kunde. Hvis du vil søge på en person klikker du på fanen Personer. Her ser du alle personer som er oprettet og hvilke virksomheder de arbejder for. Præcis som under virksomhedsfanen kan du hurtigt søge efter et bestemt navn. Skriver du f.eks. Svensson i hurtigfilteret, vises kun person som hedder Svensson i listen. 1.2 Filtre og visninger Hvilke virksomheder du ser i hovedlisten afhænger af filtre og visninger. Du kan vælge de indbyggede filtre og visninger, men du kan også oprette dine egne. Ved at klikke på pilen til højre for hhv. filtre og visninger dropper en liste ned med valgbare indstillinger. Formålet med et filter er at finde det du søger endnu hurtigere. Vi skelner mellem statiske og dynamiske filtreringer. En statisk filtrering er et udvalg som ikke forandres. Har du håndplukket en række virksomheder er det disse som vises, hvorimod en dynamisk filtrering laver en søgning hver gang det vælges, og afhænger altså af hvad der er sket af ændringer i databasen. Ved at arbejde med filtre får du em enklere håndtering af informationen i LIME Pro Ved at tilpasse visninger bestemmer du selv hvilken information du vil se i hovedlisten For at skabe dit eget dynamiske udvalg klikker du på pilen til højre for de tre stribede linjer. Du mødes af dialogen nedenfor. Som standard ligger Mit filter med formålet om at skabe et midlertidigt udvalg som anvendes i en begrænset periode. Formålet med oprettelse af filtre er at vælge et dataområde som ønskes mere overskueligtgjort.

7 Et statisk udvalg oprettes ved at markere et antal rækker i hovedlisten og derefter vælge Tilføj markerede til udvalg Opret nyt udvalg af markerede... der findes som alternativ i filterdialogen. Du kan også begrænse informationen som vises i hovedlisten ved at anvende kolonnefilteret. I eksemplet nedenfor vises et filter som kun viser aktive kunder. At filteret er aktivt ses ved den orangefarvede pil samt at vi har et advarselssymbol nede til højre i billedet (se nedenfor). Et aktivt kolonnefilter som kun viser aktive kunder i hovedlisten Tip! Ønsker du at søge på både din virksomhed og en af dine kolleger, kan du skrive dit navn eller kollegaens navn i hurtigfilteret. For flere hurtigfiltersøgninger se da hjælpedokumentationen til LIME Pro (F1) Tip! Kan du ikke finde det som du søgte efter? Sørg for at du har valgt korrekt filter og visning!

8 ØVELSER 1.1 Listesøgning Markér virksomhedsnavn ved at klikke på kolonnefeltet. Klik derefter et tilfældigt sted i hovedlisten. Prøv at skrive navnet på en virksomhed som du ved findes i LIME Pro. Hvad sker der? Klik på et andet kolonnefelt (som ikke er virksomhedsnavn) og prøv det samme igen. Hvad sker der? Test ved at søge efter noget som findes i kolonnen. 1.2 Hurtigfilter & kolonnefilter Klik på hurtigfilteret og søg efter en virksomhed fra en tilfældig by. Hvad sker der? Vises der virksomheder som ikke burde vises og i så fald hvorfor? Hvordan undgås dette? Test ved at søge efter to områders virksomheder samtidigt i hurtigfilteret. Hvordan gøres dette? 1.3 Hurtigsøgning Test nu hurtigsøgning (F3). Søg nu efter en virksomhed som du ved findes i LIME Pro. Hvad sker der? Hvornår kan man med fordel anvende hurtigsøgning? (Tip! Kig i LIME Pro-hjælp og se om du finder noget). 1.4 Udvalg Hvilke udvalg findes i fanen for virksomheder? Hvad adskiller dem? Prøv at lave et udvalg som kun viser virksomheder i Lund (eller et andet valgfrit sted).

9 FACIT 1.1 Listesøgning Markøren flytter sig i listen afhængigt af hvad du skriver. Husk på at du skal skrive navnet helt korrekt! Når et andet kolonnefelt vælges sker sorteringen istedet efter information i den valgte kolonne. 1.2 Hurtigfilter og kolonnefilter Kontrollér først at feltet By vises. Vises dette felt ikke kan man ikke søge efter informationen. Søger man f.eks. efter Lund finder man en del virksomheder med By Lund, men man vil også se forekomster af virksomheder hvori ordet Lund indgår eftersom at hurtigfilteret søger alle rækkerne igennem. Ved at anvende et kolonnefilter på feltet by kan man tvinge LIME Pro til kun at vise virksomheder fra By Lund. For at søge efter to byer samtidigt indtastes i hurtigfilteret de to byer adskilt af ELLER. F.eks.: Lund ELLER Malmö. 1.3 Hurtigsøgning Hurtigsøgning ser bort fra de udvalg der arbejdes i og søger i hele databasen. Dette kan med fordel anvendes når databasen er meget stor og det ikke er muligt at se alle i hovedlisten. 1.4 Udvalg For at lave et nyt udvalg, klikkes på pilen til højre for knappen med de tre streger og der vælges nyt udvalg. I Felt vælges By, i Betingelser vælges Lig med, i Type vælges Værdi og i Værdi vælges den by dit udvalg skal vise, f.eks. Lund. Klik derefter på Tilføj. Ved at anvende Mit udvalg oprettes et tilfældigt udvalg, men du kan også vælge at navngive dit udvalg til f.eks. Virksomheder i Lund.

10 2. TILPAS LIME PRO Dette afsnit omhandler: Ændringer i hovedlisten Aktivering af Outlook-integration 2.1 Ændringer i hovedlistens faner Brugere i LIME Pro kan selv tilpasse hvad der skal vises. Vi starter med de faner som vises i hovedlisten. For at tilpasse disse, klikkes i menulinjen på Værktøj Alternativ Faner. Det mest almindelige er at brugere tilpasser de faner som ønskes vist, for at få et bedre overblik samt at slippe for at se information som ikke er relevant for den enkelte bruger. I vinduet Alternativ finder du fanen Faner som indeholder alle tilgængelig faner i LIME Pro. Ofte kan flere af disse være uinteressante at få vist. Ved at hakke disse fra i listen vælger du at ekskludere fanerne i dine visninger i hovedlisten. Under fanen Login kan du vælge at LIME Pro automatisk skal logges på din bruger når du starter programmet. LIME Pro kan også synkroniseres med Outlook på flere måder. Under fanen Outlook vælger du som bruger hvad der skal synkroniseres. Ved at klikke på Tilpas kan du indstille de forskellige synkroniseringer der skal ske til Outlook.

11 2.2 Integration til Outlook Udgående Her vælger du hvordan som sendes fra LIME Pro samt Outlook skal håndteres. Tilføjelsesfaner: Her vælger du hvilke tilføjelsesfaner der skal vises i din hovedliste. Som standard ser du din indbakke og kalender. Du kan vælge at tilføje flere mapper som tilføjelsesfaner, f.eks. din sendte -mappe. For at gøre dette klikker du på knappen Tilføj og vælger den mappe du vil tilføje. Mapper til kontakter, opgaver og kalender: Her ser du hvilke Outlook-mapper du forbinder til. Normalt er disse installeret som standard da integrationen bruger Outlooks default-indstillinger. Synkronisering: Her vælger du hvad der skal synkroniseres mellem LIME Pro og Outlook. Start med at sætte et flueben i Aktiver synkronisering med Outlook for derefter at vælge hvilke objekter som skal synkroniseres. Du kan også indstille hvad der skal ske i Outlook efter et synkroniseret element slettes i LIME Pro. Vedrørende synkroniserede kontakter: Det er kun de kontakter som DU vælger at synkronisere som sendes over i Outlook. Du behøver ikke være urolig for at alle kontakter, som ligger i LIME Pro, automatisk synkroniseres til din Outlook. Alt der synkroniseres med Outlook markeres også i Outlook, så det er nemt og enkelt at finde det.

12 2.3 Yderligere tilpasning af LIME Pro Du kan også tilpasse din værktøjslinje ved at højreklikke direkte på den og vælge Tilpas. Boksen på billedet nedenfor vises derefter så man får mulighed for at tilpasse yderligere. Højreklik og vælg hvilke elementer der ønsker vist Feltet til venstre viser alle tilgængelige funktioner, feltet til højre er de elementer der vises på værktøjslinjen Hvordan information i hovedlisten vises kan tilpasses ved at højreklikke direkte på den respektive fane og vælge Egenskaber. Tip! Hvis du vælger Vis Værktøjsfelt i menulinjen kan du vælge hvilke værktøjselementer der skal vises.

13 ØVELSER 2.1 Indstillinger Benyt lejligheden til at vælge hvilke faneblade du ønsker vist i hovedlisten og lav personlige indstillinger for Historikfanen. Måske kunne det være hensigtsmæssigt at vise tekst på flere rækker? 2.2 Tilføjelsesfaner Tilpas så der vises flere tilføjelsesfaner i hovedlisten. 2.3 Outlook Tilpas så du får vist din sendt -mappe i LIME Pro.

14 FACIT 2.1. Indstillinger Ved at klikke på pilen til højre for den sidste fane i rækken kan du tilføje den/de faner du ønsker vist i listen. Hvis du vil fjerne en fane fra hovedlisten gøres det ved at klikke på det lille kryds oppe i fanebladets højre hjørne.. Alternativt kan du åbne Værktøj Alternativ Faner. For at vise tekst på flere rækker klikkes på Historikfanen i hovedlisten så fanen aktiveres. Højreklik derefter på fanebladet og vælg egenskaber. Sæt flueben i Vis tekst på flere rækker 2.2 Tilføjelsesfaner Klik på Vis Værktøjsfelt Tilføjelsesfaner. 2.3 Outlook Klik på Værktøj Alternativ Outlook. Klik på Tilpas ud for tilføjelsesfaner og vælg derefter Tilføj. Her vælger du din sendte -mappe.

15 3. TILFØJ EN KONTAKT Dette afsnit omhandler: Ny virksomhed Ny person 3.1 Ny virksomhed Både eksisterende kunder, prospekter og leverandører kan findes i LIME Pro. Alle typer virksomheder finder du under fanen Virksomheder. Ved brug af filtre kan du tilpasse hvilke virksomheder der skal vises i din hovedliste. For at undgå at lave dubletter anbefaler vi at du først prøver at søge efter virksomheden i hurtigfilteret inden en ny virksomhed oprettes i LIME Pro. Et tip her er at anvende filteret når du gør dette. Finder du ikke virksomheden som matcher din søgning kan du uden problemer oprette virksomheden ved at klikke på øverst til venstre i hovedlisten. Når du gør dette får du et tomt virksomhedskort op hvor du kan udfylde informationer om virksomheden.

16 3.2 Ny person På den nederste del af virksomhedskortet ses faner med information koblet til virksomheden. Ønsker du eksempelvis at tilføje en kontaktperson til virksomheden markerer du og klikker på. Du vil nu få et tomt personkort op hvor du kan udfylde information om personen. Den person du opretter kan kun være koblet til én virksomhed. Skulle en person afslutte sin tilknytning til virksomheden fjernes personen ikke fra virksomheden, men istedet fjernes fluebenet i feltet Aktiv. Hvis samme person begynder at arbejde for en anden virksomhed oprettes personen blot igen under den nye virksomhed. Tip! En hurtig måde at lukke et kort ned på (eks. virksomhedskortet) kan gøres ved at trykke på ESC Tip! Vil du se hvem der har oprettet noget eller foretaget en ændring på virksomhedskortet? Klik på knappen på virksomhedskortet.

17 ØVELSER 3.1 Ny virksomhed Du har været på årets største messe og mødt mange potentielle kunder. Din potentielle drømmekunde Testing AB var en af de virksomheder du mødte. Opret Testing AB og tilføj deres adresse. Sørg også for at markere virksomheden som prospekt. OBS! Tilføj Testing AB + dit navn som virksomhedsnavn. På den måde kan vi skelne mellem de forskellige Testing AB-virksomheden under brugertræningen. F.eks. Testing AB + Anders And. Hvis du er hurtig kan du også prøve at tilføje et rigtigt prospect. 3.2 Ny person Tilføj Anna til Testing AB. Glem ikke at udfylde hendes titel. 3.3 Medarbejderkortet Mens du er i gang med at udfylde oplysningerne kan du benytte lejligheden til at åbne dit medarbejderkort og udfylde informationer om dig selv. Medarbejderkortet finder du under fanen Medarbejdere i hovedlisten. 3.4 Søgninger (efter at dine kolleger er færdige med 2.1 og 2.2.) Har dine kolleger oprettet Testing-virksomheden og markeret den som et prospect? Er Annas titel angivet? Så hjælp dine kolleger som ikke er blevet færdige endnu!

18 FACIT Ny virksomhed / Ny person Markér virksomhedsfanen i hovedlisten og klik på op. Udfyld informationerne fra visitkortet.. Du får da et tomt virksomhedskort 3.3 Medarbejderkortet Ses fanen ikke i hovedlisten? Klik på Vis Faner Medarbejdere. 3.4 Søgninger Søg efter Testing AB i hovedlisten. Så ser du også om dine kolleger har oprettet deres testvirksomheder.

19 4. HISTORIK Dette afsnit omhandler: At tilføje/logge historik At sende LIME links 4.1 At tilføje historik Under fanen har du mulighed for at logge telefonsamtaler, besøg, ordrer, kommentarer osv. som skal huskes i LIME. Du vælger hvilken type historiknotering der skal logges og derefter skriver du din notering (se billedet nedenfor). Historik kan linkes til både virksomheder, personer, projekter, kampagner og ærinder. At noteringen er gjort af dig, som medarbejder, udfyldes automatisk i LIME. Du tilføjer ny historik ved at markere fanen Historik og klikker på. Hvis du er inde på virksomhedskortet kan du også anvende Actionpad et til venstre på kortet, som indeholder et quicklink til at oprette en historiknote. Her vælges den mest relevante type af historiknotering. (Se billedet på næste side)

20 4.2 At sende LIME links Fra LIME Pro kan du sende mails med links til et kort i LIME Pro til de kolleger som har LIME Pro installeret. Et LIME link kan eksempelvis sendes for at informere en kollega om en samtale du har haft med en af jeres kunder, eller for at gøre en kollega opmærksom om et projekt eller ærinde der netop er blevet oprettet i LIME Pro og som har brug for opmærksomhed. Det er muligt at oprette LIME links til alle rækker i LIME Pro ved at markere rækken og klikke på eller ved at højreklikke på rækken og vælge Send Limelink.

21 ØVELSER 4.1 Ny historiknotering I forbindelse med din kontakt til Testing AB på messen, hvor I startede en dialog omkring deres interesse i at blive jerse kunder, vil du gerne oprette en historiknotering på dette. Opret nu en historiknotering af passende type og anfør en beskrivelse. Gem den og luk! 4.2 LIME link Da Testing er en drømmevirksomhed, vil du meddele din nærmeste chef om at har fået skabt kontakt til dem. Send et LIME link til din chef.

22 FACIT 4.1 Ny historiknotering Sørg for at åbne Testing AB, markere historikfanen og klik på. Anfør type og lav en beskrivende notering om jeres samtale. Du kan også vælge at logge din historiknotering via Actionpad et på virksomhedskortet. 4.2 LIME link Markér rækken, højreklik og vælg Limelink Send Limelink. Du kan også klikke på linkikonet i værktøjslinjen og vælge Send Limelink.

23 5. KALENDERBOOKNING OG OPGAVER Dette afsnit omhandler: Oprettelse af opgaver (påmindelser eller to-do s) Opgave-listen Afkrydsning af opgaver Foretage en kalenderbookning 5.1 Opret opgave En arbejdsdag kan nemt bestå af samtaler med kunder hvor man lover at vende tilbage på noget, tilbud der skal følges op på eller noget andet måske helt uforudsigeligt. Der bliver hurtigt meget at holde styr på i hovedet og man kan helt enkelt glemme ting man skal have gjort, eller omvendt, man tænker på hvad man skal gøre i næste uge istedet for at fokusere på hvad der skal gøres i dag! For at holde styr på kundeaktiviteter og for at reducere risikoen for at en vigtig opgave tabes på gulvet, kan du oprette en opgave. På den måde kan du lægge det til side og du får en påmindelse om det du skal gøre, så snart det bliver aktuelt. Ikke nok med at du selv får en påmindelse, så kan dine kolleger også se hvad du har planlagt at gøre i forhold til en kunde. Du kan oprette opgaver til både dig selv og dine kolleger. Hvis du opretter en opgave på et projekt linkes den automatisk til både projektet og den virksomhed som projektet hører under. Hvis du vil oprette en opgave til en kollega, fjerne du dit navn fra medarbejderfeltet og søger i stedet efter din kollegas navn ved at starte med at skrive kollegaens navn og trykke Enter. På den måde bliver det din kollega der kobles til opgaven. For at oprette en ny opgave, markeres og der klikkes på. En opgave kan let laves til en kalenderbookning ved at feltet Sluttid udfyldes med dato og tid. Efterlades det tomt forbliver det en opgave uden yderligere handlinger. Vær opmærksom på at hvis du opretter en ny opgave fra virksomhedskortet, medtages de opgaver der hører under virksomheden i noteringsfeltet. På denne måde får du virksomhedens opgaver med når du synkroniserer med Outlook.

24 5.2 Synkronisering med Outlook For at kunne synkronisere opgaver med Outlook skal synkroniseringen aktiveres. Via Værktøj Alternativ Outlook Synkronisering og knappen Tilpas kan du konfigurere forskellige dele af synkroniseringen med Outlook. Når synkroniseringen aktiveres vil du fremover få muligheden for at gemme i Outlook når du lukker opgaven ned.

25 5.3 Opgave-listen I hovedlisten under fanen Opgaver ligger alle opgaver uanset hvilken virksomhed de er tilknyttet. For at få et godt overblik over dine opgaver kan du anvende det indbyggede filter som kun viser de opgaver der er tilknyttet dig. 5.4 Afkrydsning af opgaver Når tiden er inde til at påbegynde en opgave, eller hvis du allerede har færdiggjort den, kan du via Actionpad et nemt krydse den af og lukke den. Fra Actionpad et er det også muligt at oprette en ny opgave i forlængelse af at en opgave krydses af.

26 ØVELSER 5.1 Outlook Aktivér synkronisering til Outlook. 5.2 Opret opgave Du synes det er på tide at der ringes til Anna fra Testing AB om en uge, for at lave en opfølgning efter messen. Opret en opgave om at ringe til Anna om en uge. 5.3 Opret en kalenderbookning Der er nu gået en uge og du har været i kontakt med Anna. Hun ønsker at du kommer ud og præsenterer projektforslaget for ledelsen. Opret en kalenderbookning til næste fredag mellem kl Sørg også for at den synkroniseres til Outlook. Glem ikke at krydse den foregående opgave af samt at oprette en historiknotering for samtalen.

27 FACIT 5.1 Outlook Aktivér synkronisering til Outlook ved at klikke på Værktøj Alternativ Outlook Synkronisering og derefter Tilpas. Sæt flueben i feltet for at aktivere synkroniseringen. 5.2 Opret opgave/kalenderbookning Åbn Testing AB og klik på fanen Opgaver. Klik på. Udfyld information om den telefonsamtale du har tænkt dig at foretage. For at oprette en opgave, intast en starttid. For at oprette en kalenderbookning gør du det samme som før, men indtaster ligeledes en sluttid. For at synkronisere til Outlook, svarer du ja til spørgsmålet der kommer frem når du lukker opgaven ned. For at krydse en opgave af åbner du den relevante opgave og krydser den af eller anvender Actionpad et for at anvende et quicklink.

28 6. DOKUMENTER, SKABELONER OG MAIL Dette afsnit omhandler: Oprettelse af nye dokumenter Gemme eksterne dokumenter Anvendelse af skabeloner 6.1 At gemme eksisterende dokumenter I LIME Pro kan du gemme forskellige typer dokumenter og mail som Windows anvender. Et dokumentkort ærinde. kan være linket til en virksomhed, person, projekt, kampagne og Mail og andre typer dokumenter kan du tilføje ved at trække og slippe dem ind i LIME Pro. Hvis du vil tilføje et dokument til en virksomhed åbner du virksomhedskortet og slipper dokumentet på kortet når din markør ændrer sig til et plus-tegn. Hermed oprettes et dokumentkort til hvilket selve dokumentet tilkobles. Hvert dokument i LIME Pro har på den måde sine egne dokumentkort Man kan også oprette nye dokumenter ved at åbne fanen Dokumenter og klikke på. Ved at gøre dette får du et nyt dokumentkort op hvor du har muligheden for at oprette et dokument baseret på en skabelon, eller tilføje et eksisterende dokument. Når du tilføjer et eksisterende dokument mødes du af et vindue hvor du kan navigere til hvor dokumentet ligger placeret på din computer.

29 6.2 Skabeloner Hvis du vil at oprette et dokument baseret på en skabelon dukker de valgbare alternativer op i feltet dokument på dokumentkortet. Skabelonen er på forhånd bygget til at hente information linket til dokumentkortet. For at vælge skabelon dobbeltklikkes på den skabelon du ønsker at anvende og dokumentet åbnes. Tips! Udfyld så mange oplysninger på dokumentkortet som muligt da det vil være denne information du kommer til at søge på når du senere vil finde dokumentet i LIME Pro Tips! Har du flere dokumenter du ønsker at gemme samtidigt, kan du markere dem og derefter trække og slippe dem ind i LIME Pro. Alle dokumenter oprettes da samtidigt.

30 ØVELSER 6.1 Tilføj et dokument Du har tidligere lavet en analyse af Testing AB som du har liggende på din computer. Du ønsker nu at gemme dette dokument i LIME Pro. Prøv at tilføje dokumentet ved at trække og slippe. 6.2 Mail Du vil gerne sende en mail til Anna fra Testing AB. Mailadressen gemte du på Annas personkort tidligere. Gå ind på personkortet og send mailen derfra. I stedet for adressen fra visitkortet indtaster du din egen mailadresse inden du trykker send. 6.3 Gem mail i LIME Pro Du har nu modtaget en mail fra Anna. Træk mailen ind i LIME Pro. Hvad sker der? 6.4 Opret dokument baseret på en skabelon (ekstraopgave) Prøv at oprette et dokument baseret på en skabelon i listen. Hvilke informationer hente fra LIME Pro?

31 FACIT 6.1 Tilføj et dokument Find dit dokument hvorefter du trækker og slipper det på Testing AB s virksomhedskort. Slip når du ser at markøren ændrer sig til et plus-tegn. Tjek efter om kommentaren på dokumentkortet beskriver indeholdet i dokumentet. 6.2 Mail Åbn Annas personkort og indtast din mailadresse. Klik derefter på mailadressen og vælg ny mail. 6.3 Gem mail i LIME Pro LIME Pro vil genkende at mailen hører til Annas personkort i LIME Pro. Det oprettede dokumentkort linkes derfor både til Anna og til Testing AB. 6.4 Opret dokument baseret på en skabelon (ekstraopgave) Gennemgå de kundespecifikke informationer i dokumentet som præsenteres. Sammenlign med dokumentkortet. F.eks. kan en virksomheds adresse hentes fra virksomhedskortet hvis virksomheden er linket til dokumentkortet.

32 7. PROJEKTER Dette afsnit omhandler: Nyt projekt Ændring af projektstatus 7.1 Nyt projekt Projektkortet anvendes fremfor alt til at få bedre styr på hvilke projekter man har gang i samt hvor langt man er i processen på forskellige projekter. Ved at tilføje dine projekter bliver det hurtigt enkelt at få et overblik over de projekter du arbejder med og derigennem let kunne handle på næste step i processen for at kunne lukke et projekt. For at oprette et nyt projekt som er koblet til en virksomhed markerer du fanen Projekter på virksomhedskortet og klikker på. Det er vigtigt at du opdaterer projektkortet når projektet ændrer status. For at holde styr på hvilken fase et projekt er i, anvendes feltet Status. Når du sætter et projekts status til f.eks. Tilbud betyder det at der er sendt et tilbud afsted. For at lette håndtering af projekter, kommer dette automatisk til at tilføje en opgave 14 dage frem i tiden, som giver dig en påmindelse om at følge op på tilbuddet. På denne måde slipper du for at gå rundt og tænke på de tilbud du har ude og kan i stedet

33 koncentrere dig om dine daglige aktiviteter. Når tiden er inde får du en påmindelse om at det er på tide med en opfølgende samtale. Hvis du taber projektet sætter du projektets status til Afslag. Aftale/Afslag udfyldes dernæst automatisk med dato. Nu slipper du for at tænke mere over dette projekt og kan arbejde videre med andre projektmuligheder.

34 ØVELSER 7.1 Nyt projekt Du er tilbage fra mødet med Anna og bestyrelsen og der er blevet identificeret et behov hos dem. Du fornemmer at der er en mulighed for at få lukket projektet. Du vil nu tilføje projektmuligheden i LIME Pro. Tilføj et projektkort og udfyld det med alle de informationer du har tilgængelig på nuværende tidspunkt. 7.2 Send tilbud Efter en ny samtale med Anna er det nu tid til at sende et tilbud afsted. Opdatér projektkortet. Hvad sker der? Glem ikke at logge en historiknotering.

35 FACIT 7.1 Nyt projekt Åbn Testing AB og klik på projektfanen. Klik på at Status udfyldes automatisk. for et nyt projektkort. Læg mærke til 7.2 Send tilbud Skift projektets status til Tilbud og du vil blive spurgt om du ønsker at følge op på tilbuddet. Svarer du ja får du et opgave-kort koblet til projektet. Læg mærke til at det sendte tilbud er tilføjet til projektkortet med dagens dato. For at logge historiknoter anvendes Actionpad et eller ved at gå via fanen Historik på projektkortet.

36 8. KAMPAGNER Dette afsnit omhandler: Ny kampagne Kampagneguiden Tilknytning af deltagere 8.1 Ny kampagne I LIME Pro er det muligt for marketingsafdelingen at arbejde med. Ved at oprette en ny kampagne er det muligt at tilknytte deltagere. I forbindelse med at deltagernes status ændres vil dette blive opdateret på deltagerkortet. En person har et deltagerkort for hver kampagne der deltages i. For at oprette en ny kampagne, markerer du fanen Kampagner i hovedlisten og klikker på. Et tomt kampagnekort åbner nu op hvor det er muligt at udfylde informationer om kampagnen.

37 8.2 Kampagneguiden Den nemmeste metode til at vælge deltagere til en kampagne, er ved at markere disse i Person-fanen fra hovedlisten. Gennem kampagneguiden kan du efterfølgende tilknytte personerne til en specifik kampagne. Du finder kampagneguiden i værktøjslinjen, eller ved at højreklikke på de markede personer og vælge Kampagne Tilføj i. Individuelle deltagere kan også oprettes ud fra kampagnekortet under fanen Deltagere eller at deltageren oprettes fra personkortet under fanen Kampagner.

38 ØVELSER 8.1 Ny kampagne Du har fået til opgave at starte en kampagne for det kommende kundemøde. Opret Kundemøde ditnavn og tilføj Anna og Johan fra Testing AB som deltagere. 8.2 Tilføj deltagere Tilføj et af bestyrelsesmedlemmerne fra Testing AB som deltager til kampagnen for kundemødet.

39 FACIT 8.1 Opret kampagne Åbn Kampagne-fanen i hovedlisten og klik på. Udfyld med navn Kundemøde Ander And. 8.2 Tilføj deltagere Hvis du vælger at tilføje deltagere via fanen Deltagere på kampagnekortet, så husk at alle personer i databasen skal være valgbare. Navnet Anna Johansson kan figurere i flere virksomheder og så er det ikke til at vide om du har fat i den korrekte person. Gå derfor i stedet til Person-fanen i hovedlisten og søg på Testing AB for at finde Anna Johansson. Markér personerne du ønsker at tilknytte kampagnen, højreklik og vælg Kampagne Tilføj i. Til sidst ændres status til inviteret. Hvis du tænker det er relevant kan du også skrive en historiknotering.

40 9. SAGSBEHANDLING Dette afsnit omhandler: Ny sag Listen for sagsbehandling 9.1 Ny sag I LIME Pro kan du arbejde med sager. At arbejde med sagsbehandlingskortet er specielt velegnet når man ønsker at trække statistik baseret på hvilke typer sager der kommer fra ens kunder. Det fungerer samtidigt som en form for FAQ da muligheden for at logge kommentarer er tilgængelige. På sagsbehandlingskortet er det muligt at flytte sagerne fra den ene kollega til den anden, kontakte kunden samt at parkere sagen hvis f.eks. der er behov for mere information før end at sagen kan lukkes. For at oprette en ny sag klikker du på. Da en sag ofte er tilknyttet en specifik virksomhed, vil du under fanen Sagsbehandling på virksomhedskortet, have mulighed for at oprette en ny sag. Når en sag er lukket, krydses den af og i tilfældet af du på et senere tidspunkt har behov for at genåbne sagen, kan du let gøre dette fra Actionpad et.

41 I hovedlisten, under fanen Sagsbehandling, ligger alle sager uanset hvilken virksomhed de er tilknyttet til. For at få et godt overblik over dine sager, kan du anvende det indbyggede filter som kun viser de sager der er tilknyttet dig.

42 ØVELSER 9.1 Opret sag Testing AB er nu blevet jeres kunde og du har modtaget en sag de har brug for at få løst. Navngiv sagen Problem med XX +dit navn. Opret sagen og tildel dig selv den. 9.2 Parkér sagen Du indser at du har behov for hjælp fra en kollega for at kunne løse sagen. Parkér sagen 1 dag og send et LIME link på sagen til den kollega som sidder ved siden af dig. 9.3 Tag sag Din kollega har brug for hjælp med den sag du fik sendt et LIME link på og har bedt dig om at overtage den. Overtag sagen og kryds den af så den lukkes.

43 FACIT 9.1 Opret sag Åbn Testing AB, klik på Sagsbehandlings-fanen og derefter på sagen ved at anvende Actionpad et.. Angiv en titel og og tag 9.2 Parkér sag I Actionpad et klikkes på linket + 1 dag. Læg mærke til at Parkéret automatisk udfyldes. Der er også kommet en ny deadline samt en kommentar i historikken om at sagen er parkeret. LIME linket sender du fra virksomhedskortet Testing AB ved at markere sagen i Sagsbehandlings-fanen. Højreklik på fanen og vælg LIME Link Send LIME Link. 9.3 Tag sag Gennem LIME linket fra dig kollega sendes du direkte til sagen. Vælg først tag sag, derefter krydser du sagen af. Læg mærke til at hvert klik i Actionpad et skaber en historiknotering.

44 10. WHITEBOARD Dette afsnit omhandler: Ny whiteboardsag 10.1 Ny Whiteboardsag Whiteboard i LIME Pro bruges som en idékasse og FAQ. På Whiteboardet kan du oprette idéer, ændringsforslag etc., som er relevante for din LIME Pro løsning. Savnes f.eks. en alternativ valgmulighed i et felt er Whiteboard et godt sted at rapportere dette. For at oprette en whiteboard-sag markerer du Whiteboard-fanen i hovedlisten og trykker på. Et tomt whiteboardkort åbnes derefter som du har mulighed for at udfylde med information om en idé eller ændringsforslag. Det er vigtigt at både din titel og beskrivelse er meget nøjagtig, så superbrugere / administratorer forstår dine ønsker. Hvis du har fejlmeddelelser eller eksempler som du ønsker at tilføje, kan du gemme disse under dokument.

45 ØVELSER 10.1 Opret Whiteboardsag Du har indset at der mangler en alternativ valgmulighed på virksomhedskortet. Opret en whiteboardsag og udfyld den med så meget information som muligt.

46 Lundalogik A/S, 2015 København Lund Stockholm Göteborg Oslo Helsinki