Vi har opnået positive resultater i næsten samtlige regnskaber. Året er afsluttet med en revisionsprotokol uden anmærkninger eller henstillinger.

Transkript

1 Beretning for året 2015/2016 Bestyrelsen har i årets løb afholdt 5 møder samt deltaget i det årlige repræsentantskabsmøde. Referat fra møderne er senest 4 uger efter mødet offentliggjort på boligorganisationens webside. Vi har opnået positive resultater i næsten samtlige regnskaber. Året er afsluttet med en revisionsprotokol uden anmærkninger eller henstillinger. Udlejningen Der er fortsat stor efterspørgsel efter boliger til studerende. Til studiestart september 2015 måtte vi konstatere efterspørgsel på niveau med år 2014, som var noget ud over det sædvanlige. Således var mere end 1000 unge kategoriseret i feltet søger alt. På den baggrund har kommunens tag-over-hovedet-garanti været i brug for femte år i træk. Vi har mærket pæn efterspørgsel hele året. Det afspejler sig i, at udgiften til tomgangsleje har været beskeden. Efterspørgslen er til gavn for fraflyttere, som flytter i opsigelsesperioden, idet vi har succes med at udleje boligen og dermed minimere fraflytters udgift til leje. Boligorganisationerne og Odense Kommune samarbejder om at fastholde unge efter endt uddannelse og fortsætter derfor aftaler om fleksibel udlejning. Det betyder, at studerende under visse betingelser får fortrinsret til en række egnede lejemål. Det er medvirkende til, at udfordringen med at skaffe boliger fader ud i løbet af oktober og november. På samme vis fortsætter aftaler om fortrinsret for studerende til almene familieboliger i de andre boligorganisationer. Det er et absolut positivt og værdifuldt tilbud til studerende, som nærmer sig afslutningen af studiet og derfor ikke længere kan bebo en ungdomsbolig. Vi forventer, at år 2016/2017 bliver af samme karakter. Uddannelsesinstitutionerne har forsat succes med optaget af studerende og det vil afspejle sig i efterspørgsel efter boliger. Hertil kommer effekten af tidligere års rekordoptag, idet mange stadig er studieaktive og beboer en ungdomsbolig. For at imødegå efterspørgslen opfører boligorganisationerne nye ungdomsboliger i Odense. Til studiestart bliver der udbudt nye boliger i form af 119 på Odense Offentlige Slagtehuse, 42 i Odeon (musikhuset) og 95 i Cortex Park. Der er desuden for kommende år planlagt 35 i Vindegade, 60 boliger på Kongens Torv samt 178 boliger på havnen. Vi forventer, at der er efterspørgsel efter de nye boliger og at et øget antal boliger ikke giver udlejningsproblemer for KBS. Fokus på økonomi. Nøgletal for boligorganisationen: - Årets resultat, overskud tkr Saldo arbejdskapital tkr Saldo dispositionsfond tkr Værdipapirer og bankindestående tkr Balance aktiver/passiver tkr Beregnet nettoadministrationshonorar på lejemål, kr ,- 1

2 Se 5 års nøgletal i Figur 1. Årets resultat er tillagt arbejdskapitalen. Resultatet er primært foranlediget af honorar for byggesag hidrørende fra nybyggeri i Cortex Park. Uden indregning af honorar ville resultatet svare til det budgetterede. Der er i årets løb indgået samarbejdsaftale med Campus Kollegiet. Finansielle poster har været præget af kursreguleringer og meget lave renter. Afkastet har negativt med 0,54 %. Det negative afkast er udgiftsført i Boligorganisationen, så det for år 2015 ikke belaster afdelingerne. Der har ikke været væsentlige engangsindtægter i år 2015 udover bogført honorar for nybyggeri i Cortex Park. Lønomkostninger er reguleret i henhold til overenskomster med knapt 2 %. Lønudgifter er vores væsentligste udgiftspost. Administrationsbidraget fra afdelingerne er alligevel fastholdt uændret gennem flere år, idet vi med rationel drift og satsning på IT-løsninger har imødegået de øgede omkostninger. Omkostninger er overordnet holdt inden for budget og på flere poster mindsket. Det er foranlediget af rationelle rutiner og processer sammen med udbredt anvendelse af IT. Vi forudser stigende udgifter til teknik og IT på bekostning af andre poster i budgettet. Det er vores forventning, at vi med samme aktivitetsniveau kan fastholde et uændret administrationsbidrag. Det fordrer også en indsats fra beboerne i form af øget respekt og ansvar for fællesskabet og de fælles goder, så udlejningen kan opretholdes på det nuværende høje plan uden lejetab og væsentlige tab på debitorer. Boligorganisationen har et efterspil med COWI A/S, som var totalrådgiver på Cortex Park, etape 1. Forholdene er søgt løst ved forhandling, men uden resultat. Der er i april 2015 indledt voldgiftssag mod Cowi med krav i størrelsesordenen kr. 13 mil. Afdelingerne: Der er overvejende positive resultater i afdelingerne. Det er positivt, at der så ikke er et efterslæb, som skal tilbagebetales i form af huslejestigninger. Overskud og underskud forbliver i afdelinger og indgår i kommende års budgettering. Huslejestigninger vil dog være forventelige som følge af almindelig prisudvikling. Årets resultater bliver opsamlet på resultatkonti til senere afvikling, se Figur 2. Der er positive resultater i alle afdelinger bortset fra afd. 8 Pjentedam og afd. 10 Åløkke. Alle afdelinger, bortset fra afd. 10 Åløkke, har positiv saldo på resultatkontoen. Situationen i afdeling 10 skyldes de væsentlige udgifter som ramte afdelingen i 2012/2013 i forbindelse med frostskade og manglende brandsikring. Det samlede beløb for henlæggelse til planlagt vedligeholdelse er forøget med ca. 17 %. Alligevel er der i mange tilfælde tale om beskedne beløb. Derfor opereres der i 10-års planerne for vedligeholdelse med støt stigning i henlæggelserne for at modsvare krav til vedligehold. 2

3 Selvom der er efterspørgsel efter vores lejemål, så oplever vi tab på fraflyttere. Men ikke i samme omfang som tidligere år. Boligorganisationen retsforfølger fraflyttere med gæld og indbringer dem for fogedretten. Det er forbundet med væsentlige omkostninger, som ikke i alle tilfælde står mål med resultatet. Ikke desto mindre ønsker vi at fastholde vores praksis også af præventive årsager. Hertil kommer, at sagerne bliver genoptaget inden for forældelsesfristen på 10 år. Lovgivning har fastsat et maksimum for en afdelings betaling til egne tab på fraflyttere. Tab ud over maksimum skal dækkes af dispositionsfonden. Det er bestyrelsens vurdering, at det ikke er problematisk, hvis tabene holder sig på senere års niveau. Boligorganisationer, kommunale forvaltninger og folketinget har stor fokus på det stigende antal af lejere, som bliver sat ud af deres lejebolig (fogedudsættelser). Vi udøver en aktiv indsats i form af løbende kontakt til de pågældende, ofte resulterende i opsøgende indsats på lejemålet. Vi tror på, at den form for direkte kontakt er en væsentlig årsag til, at vi ikke har haft fogedudsættelser i år 2011, 2012, 2013, 2014 og Indsatsen reducerer samtidigt afdelingernes udgifter og mulige tab på fraflyttere. Det er dyrt for lejere at skylde husleje. Som en ekstraordinær service over for vores beboere har vi siden årsskiftet 2014/2015 sendt en sms og , inden vi udsender rykkeren og pålægger gebyr. Det har resulteret i mange flere betalinger inden rykkerkørslen. Boligorganisationen mister derved ca kr. i årlig indtægt, men det væsentlige er, at beboere med ordningen sparer det tilsvarende beløb. Det mener vi er udtryk for god service. Personalestaben Er stabil og vi oplever, at medarbejderne forbliver i boligorganisationen. Personalestaben er basalt set uændret, svarende til 15,25 fuldtidsansatte. Det inkluderer vores malerafdeling med 2 ansatte. Boligorganisationen fastholder princippet med ansættelse af unge studerende som studentermedhjælpere. Det er et aktivt bidrag i bestræbelser på at udbyde relevante studiejobs i Odense. Vi har p.t. 4 studentermedhjælpere, hvor timetallet omtrent svarer til en fuldtidsansat. Vi har nye opgaver på vej ind, bl. a. drift af vores 95 nye boliger i Cortex Park. Vi ser i den forbindelse på personalesammensætning, mulig udlicitering af opgaver, fordelingen af opgaver mellem administrationen og folk i marken, behov for nye ressourcer etc. Foreningen Kollegienet Odense, som vi tidligere udlejede et kontorlokale til, har fra 1. april fået adresse på Cortex Park. Vi har indgået aftale om at stille kontorplads og faciliteter til rådighed for foreningen. Det giver mulighed for øget samarbejde til gavn for vores beboere. Fokus på teknologi og IT. Vi baserer vores virke på tekniske løsninger og edb. Vi ønsker at være mest muligt digitalt baseret. Det gør vi af hensyn til vores brugere, hvor vi baserer kommunikation og dokumenter på brug af medier, som de betragter som naturlige. Vi vil gøre det nemt! Vi har i flere år arbejdet på at mindske brugen af papir, at mindske mængden af affald, at give mulighed for handling hurtigt. En af opgaverne er at skabe en tilgang, som er nem og ligetil for brugeren. Derved opnår vi handling og respons med væsentlig hurtigere reaktion og resultat. Et par af eksemplerne er varslinger via , remindere via sms om tidspunkt for fraflytningssyn mm. Et andet eksempel er studietjek via internet, hvorved vores typiske lejer ikke skal håndtere manuel post og fysiske dokumenter. 3

4 Vores tilgang betyder, at vi meget hurtigt kan foretage ændringer og indføre automatiske rutiner til gavn for beboere og medarbejdere. Vi tror på, at det har værdi for brugerne, at vi kan samarbejde helt uafhængig af postadresser, fysiske dokumenter og faste ekspeditionstider. Vi gør det også af hensyn til vores medarbejdere. Målet er ikke tekniske løsninger på bekostning af personlige ressourcer, men et middel til at skabe bedre og mere spændende arbejdsvilkår for vores ansatte. Teknikken har til mål at sikre processer og data samtidigt med, at vi fjerner manuelle rutiner. Vi søger bevidst at udnytte den omstændighed, at der genereres masser af digitale data som en følge af arbejdsprocesserne. På en baggrund kan vi opbygge systemer og rutiner, som kan håndtere og bruge oplysningerne i databasen til automatisering af opgaver. Et eksempel er vores nuværende proces for afregning af fraflytninger. Processen kan principielt finde sted helt automatisk. Seneste eksempler på tiltag er den nævnte advisering om manglende betaling af husleje inden vi sender en rykker og automatisk med kvittering for indbetalt depositum. Vores indsats er over de seneste år veldokumenteret i form af: elektroniske syn (såvel ind som udflytning) elektroniske rekvisitioner fakturagenkendelse med scanning af modtagne fakturaer og webfaktura med godkendelse online fremsendelse af girokort til huslejeopkrævning via flytteafregninger via med automatisk vedhæftning af håndværkerfakturaer forbrugsafregninger udfærdiget af KBS og udsendt på mail. digitalisering af og journalisering til beboermapper smartphones og tablets til ejendomsfunktionærer med adgang til mail softwarebaseret IP-telefoni med viderestilling til mobiltelefoner udbredt anvendelse af sms-advisering, aut. obligatorisk studietjek på internet Det har værdi, når ejendomsfunktionæren med disse værktøjer har afsluttet et fraflytningssyn, når man forlader lejemålet. Der er ingen efterfølgende opgave med udfyldelse af og fremsendelse af rekvisitioner til håndværkere mm. Samtidigt er resultatet registreret og oplysninger er tilgængelige for alle i organisationen. Det har værdi for administrationen, at dokumentationen er at finde digitalt. Og det har værdi for ansøgere, beboere og fraflyttere at få leveret information og dokumenter på en facon, så man nemt kan besvare og gemme information. Vi ser værdi i at anvende digitale medier som facebook. Vores erfaring er, at budskaber spredes hurtigt, at der skabes dialog, at vi får respons og at der deles viden. Vi forudser og er indstillet på en øget udgift til IT. Vi er opmærksomme på den udbredte brug af smartphones og tablets. Det er unikt i kraft af, at brugeren har mediet med sig. Det vil vi have for øje, når vi investerer og udvikler vores platform. opfattes af ansøgere ofte synonymt med. Vi varetager også henvendelser til studiebolig-odense og håndterer den tilknyttede . Vi er kontaktled mellem boligorganisationerne og IT-leverandøren i forbindelse med ændringer og tilretninger på portalen. Vi har 4

5 den løbende kontakt. Vi håndterer henvendelser og spørgsmål i relation til kommunens tag-over-hovedetgaranti. Vi repræsenterer studiebolig-odense.dk på eksempelvis studiemesse på SDU. Der er tale om en række opgaver, hvor vi ikke oppebærer noget honorar. Vi vil fastholde ambitionen om en fælles anvisning med en honorering for de ydelser, vi leverer. Fokus på energiforbrug Her er der ingen grundlæggende ændringer i forhold til seneste års beretninger. Odense Kommune har en ambitiøs plan om begrænsning af CO2 udledningen. Da en væsentlig del af CO2 udledningen stammer fra byens boligmasse, har vi som boligorganisation en udfordring. Hertil kommer, at udgifter til energi (el, vand og varme) er stigende og udgør en stor del af den samlede beboerbetaling, så kan der skabes tiltag, som fører til mindre forbrug vil det være direkte til fordel for vores beboere. Indsatsen sker fortsat på 3 fronter. For det første optimering af eksisterende bygningsmasse med energimæssige tiltag. Der er tidligere udarbejdet energirapporter på samtlige afdelinger. Rapporterne har siden udarbejdelsen været offentliggjort på vores webside. De påpegede energimæssige tiltag er ofte bekostelige og med en årelang tilbagebetalingsperiode. Jo længere tilbagebetalingsperioden er, jo større er usikkerheden i investeringen, da der jo løbende sker udvikling i teknikker og materialer. Læg hertil, at der som udgangspunkt kun er beboerne til at betale. Vi har hidtil primært koncentreret os om de umiddelbare løsninger, hvor indsatsen hurtigere kan omsættes i resultater. Der er i 2015 etableret et 200 kw solcelleanlæg på Rasmus Raskkollegiet. Det er en investering på tkr Anlægget er optimeret, så den størst mulige andel af produktionen bliver brugt på kollegiet For det andet med en indsats i den daglige drift. Her forsøger vi, hvor det er muligt at anvende materialer og hjælpemidler, som belaster miljøet mindst muligt. Det gælder lige fra vaskemidler til ukrudtsbekæmpelse og i anvendelsen af materialer til vedligehold. Vi bliver også hjulpet af vores digitale tilgang, hvor vi begrænser brug af print, kopiering og papir, postforsendelser mm. Endvidere har vi skabt mulighed for mobile arbejdspladser, så vi ikke nødvendigvis skal benytte transport til og fra arbejde. Som det tredje indsatsområde kommer adfærd. Kan vi synliggøre energiforbruget, forventer vi at kunne påvirke adfærd. Målet er at forbrug af energi overvejende er individuelt målbart og dermed individuelt afregnet. Vi arbejder fortsat på at etablere opkoblinger til CTS-anlæg med henblik på løbende overvågning og dataopsamling. Vi vil gerne skabe mulighed for at løbende at kunne informere om status for forbrug. Fokus på samarbejdet med uddannelsesinstitutionerne Vi har et mangeårigt samarbejde med uddannelsesinstitutionerne om at skaffe boliger til udvekslingsstuderende. Vi har over de seneste 15 år formidlet over 5000 boliger til udvekslingsstuderende. Arbejdet i indeværende år kører som udgangspunkt efter hidtidige model. Vi kan alternativt udleje samtlige boliger til studiestart til danske studerende og internationale, som søger via webportalen, men vi vurderer det formålstjenligt og forventeligt, at vi yder en indsats til gavn for Odense By og samarbejder med skolerne om at skaffe boliger til deres udvekslingsstuderende. Vi forventer at kunne tilbyde ca. 130 lejemål til studiestart 2016 i aftalen med uddannelsesinstitutionerne. Altså boliger til 260 studerende i løbet af et år. Det er på linje med studiestart

6 Fokus på bygningsmassen Det er nødvendigt, at boligerne er i en sådan stand og med faciliteter, så de er attraktive for boligsøgende. Det er en balance at skabe fornuftige faciliteter og samtidigt holde huslejen på et niveau, som er til at betale. Der er estimeret beløb til henlæggelser i 10-års planer til at imødegå nødvendigt behov for vedligeholdelse. Henlæggelserne kan ikke anvendes til forbedringer, så tiltag af den art skal lånefinansieres og afvikles over huslejen. Boligorganisation så gerne, at henlæggelserne i de enkelte afdelinger var større. Men der er kun beboerne til at betale, så det er et spørgsmål om at afbalancere huslejen. Som beboer kan man bidrage positivt ved at tage ansvar og medvirke til at ens boligafdeling fremtræder i pæn stand. Det er sjovere og mere fornuftigt at anvende huslejekroner til forbedring af boliger og faciliteter fremfor til oprydning og håndtering af affald, fjernelse af graffiti og udbedring efter hærværk mm. Vi har en administrationsaftale med Kollegiet Glanshatten, som er nabo til Tornbjergkollegiet. Der er gode muligheder i et samarbejde mellem de to afdelinger. Det ser vi nærmere på. Vi har i 2015 sammen med Casa-Arkitekter set på, hvordan vi kan tilføre en afdeling et tiltrængt løft uden at ændre de bygningsmæssige rammer. Det kan være farver, indretning, cykelparkering, affald. Udfordringen er størst i afdelinger med fælles faciliteter (køkken og toilet/bad). Vi har taget udgangspunkt i Bredstedgade. Odense Kommune har anlagt en ny strategi for alment byggeri. Målet er at skabe mere vækst. Derfor vil alment byggeri og kvoter i højere grad blive forsøgt koblet sammen med private projekter. Desuden kan kommunen foretage et decideret udbud af projekter med almene boliger. Det er så genstand for konkurrence blandt boligorganisationerne. Det er sket første gang primo år 2015 i forbindelse med ungdomsboliger i Odens Offentlige Slagtehuse og senere med et projekt i Vindegade. Boligsamarbejdet Odense Samarbejdet er ændret med virkning fra årsskiftet. Landsbyggefonden giver alene støtte til boligsocialt arbejde og Boligorganisatorisk fællessekretariat vil derfor fremover beskæftige sig udelukkende med dette emne. Det har betydning for, idet vi ikke har de samme udfordringer og dermed heller ikke anvender sekretariatet til at støtte på løsninger med eksempelvis helhedsplaner mm. Vi er derfor, sammen med andre mindre boligorganisationer, udtrådt af den del af samarbejdet. I stedet er etableret et sideløbende samarbejde med alle boligorganisationer i Odense på mere uformel basis. Mødefrekvens er kvartalsvis. Et kig fremad Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har haft udvalgsarbejde omkring fælles boliganvisninger for ungdomsboliger. Det har speciel interesse for, da vi flere gange har udtrykt ønske om at samle anvisning til ungdomsboliger hos os. Noget tyder på, at løsningen bliver i form af en helt selvstændig enhed, hvis der overhovedet bliver truffet beslutning om ændringer. Samme ministerium opererer med ændring af normalvedtægterne med henblik på at give mulighed for at digitalisere en række processer i relation til beboerdemokratiet. Eksempelvis digital afstemning i en periode på op til 7 dage efter beboermødet. Vi ser på mulighederne, når der er klarhed over ændringerne. Der barsles også med ændrede regler for TV-pakker og signalforsyning. Målet er, at beboere individuelt kan beslutte, om man ønsker TV eller ej. 6

7 Kommunens strategi med konkurrence om kvoterne til alment byggeri kan have konsekvens for samarbejdet mellem boligorganisationerne. Alt andet lige vil det være naturligt at holde lidt på kortene, når man ved anden lejlighed er konkurrenter og kæmper hver sin kamp for at vinde en given byggesag. Tiden må vise, hvordan det udvikler sig. Vi ser frem til at indvie etape 2 på Cortex Park til studiestart Det er hensigten, at slå de 2 afdelinger sammen til én. Det bliver et emne på beboermøde. Generelt Med satsningen på bedst mulig udnyttelse af digitale muligheder er vi blandt de mest IT-orienterede boligselskaber i Danmark, når vi taler administration og processer. Vi har været i front med løsninger og var på et tidspunkt langt foran andre boligorganisationer. Vi har ikke længere helt samme position. De digitale løsninger vinder indpas omkring os, eksempelvis får flere indført elektronisk syn, som vi har anvendt siden år Et af tidens trends er digital disruption. Etablering af forretningskoncepter baseret på digitale løsninger, involvering af brugere og et princip om at dele. Eksempelvis UBER og AirBnB. Vi vil også gerne finde nye veje og vil appellere til beboere, ansøgere, leverandører og samarbejdspartnere om at tilkendegive, hvad man finder interessant og hvad man har brug for. Med de rette input kan vi finde nye veje. Det skal ses i lyset af konkurrencesituationen om alment byggeri og den udfordring, at vi alene beskæftiger os med ungdomsboliger og kollegier. Det er vores vurdering, at det vil være svært at etablere et samarbejde på tværs af de almene boligorganisationer i Odense. Det baserer vi på hidtidige erfaringer i relation til Fælles Opnotering og en mulig fælles anvisning. Vi skal fremover konkurrere om almene projekter, hvilket gør det sværere at være åbne og samarbejde om løsninger og tiltag. Dette er tidligere nævnt i beretninger og vi gentager her. Vi har brug for, at alle trækker på netværket og bidrager til at skabe positiv omtale af boligorganisationen. Udover positiv omtale, kan det skabe de fornødne kontakter, så vi kan komme i dialog med interessenter med henblik på et forretningsmæssigt samarbejde. Bestyrelsen mener, at driften god og økonomien sund. De administrative rutiner og processer bliver fortsat optimeret i takt med at ny teknik vinder indpas. Det er fortsat bestyrelsens opfattelse, at vi er gearet til at imødekomme udfordringerne og løse de opgaver, som beboere og myndigheder mm forventer varetaget af en velfungerende boligorganisation. April 2016 Bestyrelsen 7

8 Figur 1. Nøgletal 5 år Resultat tkr Egenkapital tkr Balance tkr adm. honorar/lejemål kr Figur2. Regnskab 2015 Afdelinger Lejemål Resultat Resultatkonto Henlagt PPV 2 Rasmus Rask JBW Teknisk Bredstedgade Carl Nielsen Pjentedam Åløkke Hans Tausen Linde Slotsgade Blangstedgaard Tornbjerg Cortex Park udgifter % 9% 1% 5% 1% 6% 45% Kontingent, møde, rejser personaleudgifter kontorhold lokaler afskrivning renteudgifter LBF 8