THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER

Transkript

1 ODENSE KOMMUNE THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER ADRESSE COWI A/S Havneparken Vejle TLF FAX WWW cowi.dk SPØRGSMÅL/SVAR 1 Indledning Nedenfor følger spørgsmål og svar vedr. udbuddet "Parkeringsoperatørkontrakt - Etablering og drift af parkeringsanlæg" jf. spørgsmål modtaget frem til og med d. 23. maj I det følgende er spørgeren anført som [Tilbudsgiver], hvor spørgeren har indsat sit firmanavn i forbindelse med fremsættelsen af spørgsmål. Et evt. behov for yderligere anonymisering er tilsvarende anført i [skarpe parenteser]. Spørgsmål 1 Udbudsbetingelser afsnit 8.1.1, - Ad2) Det variable vederlag: I afsnittet her står der, Operatørkontrakten indeholder en beskrivelse af, hvorledes overskuddet vil blive opgjort og udbetalt. [Tilbudsgiver] har ikke kunnet finde hvor det står, vil Odense Kommune uddybe hvorledes overskuddet beregnes? Det fremgår af Operatørkontraktens punkt , at det variable vederlag opgøres som en procentmæssig andel af parkeringsanlæggets samlede overskud for et regnskabsår. Det samlede overskud for et regnskabsår udgøres af årets resultat for parkeringsanlægget opgjort efter sædvanlige regnskabsprincipper. Se også spørgsmål 10 vedrørende parkeringspladser til udlejning hhv. salg. Spørgsmål 2 Ydelsesbeskrivelse afsnit 3: Betalings-/registreringsautomater etableres ved alle ind-udgange (trapperum). I står der ved alle udgange, derfor nedenstående spørgsmål. PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. PO-Q/A-01 VERSION UDGIVELSESDATO BESKRIVELSE UDARBEJDET KONTROLLERET GODKENDT maj JTWE LRK LRK

2 THOMAS B. THRIGES GADE, 2 Gælder det også ved elevatorer? Hvor mange trappetårne er der i TBT Nord? Hvor mange elevatorer er der i TBT Nord? Hvor mange trappetårne er der i TBT Syd? Hvor mange elevatorer er der i TBT Syd? Det er et udbudsretsligt mindstekrav, at betalings-/registreringsautomater etableres ved alle ind- og udgange (trapperum) (jf. ydelsesbeskrivelsens afsnit 3). Elevatorer er placeret ved trapperum, hvorfor det kun er nødvendigt at etablere en betalings- /registreringsautomat det pågældende sted. Der skal i den forbindelse regnes 9 betalings-/registreringsautomater i Nord og 10 betalings-/registreringsautomater i Syd (option). Spørgsmål 3 Ydelsesbeskrivelse afsnit 6.2: Er det korrekt forstået at de typer der er specielt afmærkede er: Parkeringspladser til microbiler, handicapparkeringspladser og til elbiler? ANPR- systemet kan ikke kontrollere om parkeringen på de enkelte speciel parkeringer, og derfor er en fysisk kontrol af disse nødvendigt. Ønsker Odense Kommune selv at foretage denne kontrol med deres parkeringsvagter? Hvis det er [Tilbudsgiver] der skal foretage denne fysiske kontrol, kræves det, at Odense Kommune og- eller politiet udsteder en tilladelse da det er offentlig vej, til at [Tilbudsgiver] med egne vagter kan foretage kontrol og udstede kontrolgebyr, såfremt parkeringen ikke er foretaget i henhold til opslåede parkeringsregler. Er det en mulighed? Følgende typer af parkeringspladser er særligt afmærket jf. ydelsesbeskrivelsens afsnit 6.2: Parkeringspladser til microbiler Beboerejede parkeringspladser Handicapparkeringspladser Parkeringspladser til elbiler og udstyret med ladestandere.

3 THOMAS B. THRIGES GADE, 3 Odense Kommune varetager selv udstedelse af parkeringskontrolafgifter ved brug af egne parkeringsvagter, hhv. på baggrund af rådata fra ANPR-systemet (jf. ydelsesbeskrivelsens afsnit 8.2). Odense Kommunes parkeringsvagter har ikke fast rundering i parkeringskælderen, hvorfor det er en del af Operatørens ydelse ved sit tilsyn med parkeringskælderen, at afrapportere og yde øvrig bistand til Odense Kommune i tilfælde af forkert/ulovlig parkering, herunder hvis en parkant holder parkeret i strid med de afmærkede parkeringspladser, eller f.eks. på handicapparkeringspladser uden tilladelse. Spørgsmål 4 Ydelsesbeskrivelse afsnit 6.4: Har Odense Kommune en ide om hvor placering af lokaler til [Tilbudsgiver] med fordel kunne etableres, og hvor stor må det eventuelt være? Odense Kommune har ikke stillet krav eller ønsker til placering eller størrelse af station/lokale til brug for operatøren, idet det er op til tilbudsgiver at vurdere behovet herfor. Odense Kommune har ikke på forhånd udpeget et areal herfor (jf. ydelsesbeskrivelsen afsnit 6.4). Hvis tilbudsgiver finder det nødvendigt/relevant at etablere station/lokale til brug for operatøren, vil de nærmere detaljer omkring placering og størrelse efterfølgende blive fastlagt i dialog med Odense Kommune. Operatøren kan ikke basere sit tilbud på at lokaler kan placeres i parkeringskælderen, og lejeudgift af et lokale herfor, i overliggende byggefelt, eller i nabobygning afholdes af Operatøren. Spørgsmål 5 Ydelsesbeskrivelse afsnit 8.1.2: Hvordan påtænkes denne løsning i praksis? Skal hver parkant gå hen til automaten og tilkendegive at de er handicappede eller en microbil? I så fald bliver der et meget intenst løbende opfølgning på ALLE biler i hele kælderen for at opretholde dette. Er der et specielt område til microbiler og handicapbiler? Så de kan administreres med kamera ved ind og udgang? Er der et fast krav at microbiler skal betale mindre? Forslag til potentiel løsning: Microbiler: [Tilbudsgiver] skal have udlevereret hvilke biltyper der betragtes som microbiler og de vil automatisk og dynamisk blive trukket mindre

4 THOMAS B. THRIGES GADE, 4 da [Tilbudsgiver] kan finde bil mærke og type fra motorregistret. OBS. Denne løsning vil give rabat til alle microbiler uagtet om de holder på en microbil plads. Handicappede kan henvende sig til [Tilbudsgiver] (Odense Kommune eller [Tilbudsgiver]). [Tilbudsgiver] kan derefter selv skrive nummerpladerne ind i systemet direkte eller fremsende en liste over de nummerplader der er omfattet af handicap parkering. Derefter kan disse tilskrives en whiteliste så de ikke skal betale. Dette kan tjekkes af p-vagten når han tjekker handicappedes parkeringer. Det er op til tilbudsgiver at udarbejde et løsningsforslag for parkeringsbetalingen, der opfylder de beskrevne funktionskrav vedrørende anvendelsen af forskellige takstzoner og parkeringstakster i ydelsesbeskrivelsens afsnit Odense Kommune forestiller sig, at funktionskravet vedrørende anvendelsen af forskellige takstzoner og parkeringstakster i parkeringskælderen, jf. ydelsesbeskrivelsens afsnit 8.1.2, kan opfyldes ved, at hver parkant ved brug af betalings- /registreringsautomater kan tilkendegive, om der parkeres en microbil på en plads dedikeret til microbiler, og tilsvarende for så vidt angår parkanter i elbiler og parkanter med gyldigt handicapparkeringskort. Funktionskravet vil således være opfyldt, hvis parkanter i microbiler, der parkerer på parkeringspladser dedikeret til microbiler, kommer til at betale en lavere parkeringstakst end ellers. Odense Kommune vil varetage parkeringskontrol med evt. misbrug af og parkering i strid med de særligt afmærkede pladser ved brug af egne parkeringsvagter. Et løsningsforslag, der herudover vil kunne sikre en (automatisk) registrering uden parkantens brug af automater vil også opfylde Odense Kommunes ydelsesbeskrivelse. Kommunen ser imidlertid et behov for at kunne "tvinge" parkanterne omkring automaterne for at øge validiteten i registreringerne. Hvis den automatiske registreringer viser en valid datahåndtering, vil den vindende tilbudsgiver eo. kunne overgå til ren automatisk håndtering, herunder også afgrænset ift. f.eks. microbiler. Det skal dog sikres at der altid, og uden omkostning for Odense Kommune, kan reverseres til den udbudte metode, såfremt der ikke kan opretholdes en for Odense Kommune tilfredsstillende grad af validitet i registrering af parkanter. I forhold til fordelingen af de forskellige typer parkeringspladser i kælderen er der ikke afsat et sammenhængende område specielt til microbiler (eller elbiler) og biler forsynet med gyldigt handicapparkeringskort; pladserne er fordelt blandt de øvrige typer af parkeringspladser. Spørgsmål 6 Ydelsesbeskrivelse afsnit 8.1.3: Er der en bestemt årsag til at vi vil belemre kunden med at gå til en betalingsautomat ved både ind og udgang, når vi ved hvornår kunden kørte ind via ANPR? Hvis parkanterne selv skal tjekke ind med tid, forventes der at [Tilbudsgiver]/Odense Kommune skal checke alle de plader hvor indtjekning er forskel-

5 THOMAS B. THRIGES GADE, 5 ligt fra observeret indcheckning (ANPR)? Skal der tilsendes et gebyr hvis der er stor uoverensstemmelse med tiderne? [Tilbudsgiver]s forslag til en løsning og om den kan accepteres af Odense Kommune og dermed bydes med?: Ved [Tilbudsgiver] system behøver parkanten ikke at tjekke ind selv. De bliver automatisk tjekket ind ved indkørsel, men ikke takseret før 15 min. De kan derefter betale på mange forskellige måder. Den traditionelle er ved betalingsautomaten, hvor de blot finder deres nummerplade og følger den simple proces. Når de har betalt bliver det er deres udcheckningstidspunkt og de har nu 15 min (er konfigurer bar) til at forlade området, ellers påbegyndes en ny parkering. Se også svar på spørgsmål 5. Det er op til tilbudsgiver at udarbejde et løsningsforslag for parkeringsbetalingen, der opfylder de beskrevne funktionskrav vedrørende betalingen i ydelsesbeskrivelsens afsnit Det er Odense Kommunes opfattelse, ud fra tilkendegivelser fra markedet på de foranliggende dialogmøder, at en vis aflæsningsusikkerhed af nummerplader anses for sandsynlig. Det er således et funktionskrav, at parkanterne skal have mulighed for at benytte betalings-/registreringsautomater til aktivt at tilkendegive tidspunkter for både påbegyndelse og afslutning af parkeringer, jf. ydelsesbeskrivelsens afsnit Dette for at undgå risikoen for manglende eller fejlagtig parkeringsbetaling som følge af manglende eller fejlagtig aflæsning af nummerplade via ANPR-systemet. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem parkeringsperioder opgjort af ANPRsystemet hhv. parkantens brug af betalings-/registreringsautomater, skal ANPRsystemet automatisk, og med det samme, fremsende rådata herom (bestående af oplysning af nummerplade og tidsrummet for anvendelse af parkeringskælderen) til kontaktpunkt anvist af Odense Kommune, således parkeringsbetaling kan opkræves efterfølgende med pålagt administrationsgebyr. Spørgsmål 7 Ydelsesbeskrivelse afsnit 8.2 sammenfatning af manuelt indtjekning og ANPR registrering: Alle data beskrevet i afsnit opfyldes af [Tilbudsgiver] med undtagelse af parkantens egen indtjekning, da dette ses som unødvendigt. Manuel indtjekning sker hvis en nummerplade ikke opfanges af systemet med parkanten selv vælger at indtaste sin nummerplade og indcheckningstidspunkt ved udcheckning. Der er tale om en konstatering, snarere end et spørgsmål. Se i øvrigt svar på spørgsmål 5 og 6.

6 THOMAS B. THRIGES GADE, 6 Spørgsmål 8 Vil Odense Kommune selv stå for opkrævning og inddrivelse af administrationsgebyrer og tilgodehavender, og stå for sagsbehandling af de enkelte sager, eller skal [Tilbudsgiver] gøre dette på vegne af Odense Kommune? Opkrævning, administration og inddrivelse af parkeringsafgifter hos parkanter varetages af Odense Kommune. Operatøren stiller data til rådighed for Odense Kommune, men udøver ikke parkeringskontrol. Operatøren håndterer alle parkanthenvendelser vedr. tekniske forhold, svarende til henvendelser af typerne: Vejledning til parkanter i brug af parkeringsbetalingsfaciliteter Tekniske fejl ved betalingsløsningen Fejlbetalinger Andre typer af henvendelser, herunder evt. klager over operatøren, skal straks henvises til kontaktperson oplyst af Odense Kommune. Dertil kommer, at operatøren skal orientere relevante parter, hvis der vurderes at være behov for det. Det kan f.eks. være orientering af Odense Kommune i tilfælde af defekte installationer eller behov for rengøring, eller det kan være afrapportering og øvrig bistand til Odense Kommune i tilfælde af ulovlig parkering, eller tilkaldelse af politiet, ved hærværksudøvelse el. lign. forhold, der vurderes at kræve politiets indsats. Se i øvrigt ydelsesbeskrivelsens kapitel 9 og 10. Spørgsmål 9 Hvad er forventninger til omsætning årligt, henholdsvis fra Timebetaling? Udlejning af P-pladser? Administrationsgebyrer / kontrolgebyrer? Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at oplyse forventninger til detaljerede omsætningstal, idet Partnerskabet opererer med forskellige scenarier hhv og 2020 og frem. I Partnerskabets budget er følgende forventninger til belægningsprocent opstillet: Hverdage Gens. belægning - dag 55% Gens. belægning - aften 21% Gens. belægning - nat 2%

7 THOMAS B. THRIGES GADE, 7 Lørdage Gens. belægning - dag 74% Gens. belægning - aften 9% Gens. belægning - nat 2% Søndage Gens. belægning - dag 20% Gens. belægning - aften 4% Gens. belægning - nat 0% Spørgsmål 10 Indgår omsætningen fra udlejning af parkeringspladser i den samlede omsætning, og skal den medregnes som en del der skal beregnes overskud ud fra, og som skal deles med en given % mellem parterne? Omsætning for udleje af faste dagspladser indgår i den årlige omsætning, hvoraf der skal beregnes overskud. Omsætning fra salg af faste parkeringspladser indgår derimod ikke heri. Spørgsmål 11 Hvor mange P-pladser er der lejet ud pt.? Ingen. Spørgsmål 12 Hvor mange P-pladser forventes der at være udlejet når [Tilbudsgiver] overtager anlægget? Ingen. Men der er som erstatningspladser for midlertidigt nedlagte pladser i tilknytning til den sydlige parkeringskælder og i tidsrummet Q Q reserveret 121 pladser. Det understreges for god ordens skyld, at Tilbudsgiver (alene) overtager driften af anlægget. Spørgsmål 13 De pladser der er lejet ud, til hvilken takst er de lejet ud til? Udlejningspriser er for faste dagsparkeringsplader er forudsat til: Lejepris for bolig, ekskl. moms og drift og vedligehold: DKK 600 /måned Lejepris for erhverv, ekskl. moms og drift og vedligehold: DKK /måned

8 THOMAS B. THRIGES GADE, 8 Spørgsmål 14 Hvis [Tilbudsgiver] skal foretage udlejning af parkeringspladser, skal taksten så være den samme som der er lejet ud til nu, eller skal [Tilbudsgiver] komme med forslag til udlejningspriser? Tilbudsgiver skal komme med forslag til udlejningspriser. Spørgsmål 15 Det er umiddelbart svært ud fra fremsendte materiale at se hvor mange trappeopgange der er, kan du oplyse det? Se svar på spørgsmål 2. Spørgsmål 16 Det er defineret at parkanter selv skal tjekke ud og ind og det er ikke ANPR tiden der definer parkeringstiden. Hvor lang tid kan de være i p-kælderen uden det er en parkering i alt? Parkanter kan opholde sig i parkeringskælderen, evt. ii forbindelse med gennemsivning i 15 minutter, uden der skal registreres en parkering. Se også svar på ovenstående spørgsmål 5 og 6. Spørgsmål 17 Der står i kontrakten at operatør skal sende en gratis påmindelse ud til parkanter der ikke betaler, kan ikke se det er nævnt i oplæg fra jer (COWI). Skal det sendes ud? I givet fald, gennem Odense kommune (e-post) eller direkte fra os? Odense Kommune udsender meddelelser til parkanter om manglende betaling, efter data leveret af Operatøren.