Kontraktbilag A - Kravspecifikation

Transkript

1 Kontraktbilag A - Kravspecifikation Side 1 af 7

2 1 Indledning Nærværende kontraktbilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for konkurrenceudsættelse af facilitering af opgaver forbundet med gennemførsel af Danmarks Læringsfestival til University College Sjælland som konkurrenceudsat af Ordregiver. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i den tilbudte pris og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf bedes leverandøren udfylde Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse som foreskrevet. Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade. 2 Kravspecifikation ID Kategori Mindstekrav MK1 Sprog Dansktalende Rådgivere Rådgiver skal i alle faser af samarbejdet med Ordregiver kommunikere på dansk i både skrift og tale. MK2 Messefaciliteter Efterlevelse af kontrakt for messefaciliteterne Rådgiver skal til enhver tid være bekendt med og efterleve de kontraktuelle bestemmelser i Ordregivers kontrakt for leje af messefaciliteterne. MK3 Levering af inventar, materiale og produkter: Levering af inventar og produkter til standardstande: Rådgiver skal kunne levere samtlige materialer påkrævet til opbygning af alle messestande samt standardinventar for samtlige udstillere i Læringsfestivalen. Materialerne omfatter følgende: Bagvægge Sidevægge Søjler til fastholdelse af standardstandenes vægge Hyldesektioner Side 2 af 7

3 LED-Spots til oplysning hyldesektioner 230v elstik De tilbudte vægge til opbygning af messestande skal kunne benyttes til at opbygge messestande i henhold til de i Bilag 7a Eksempel på Teknisk Oversigtstegning og Bilag 7b Eksempel på Teknisk Oversigtstegning angivne størrelser og typer messestande, som opbygges på Læringsfestivalen. Alt inventar og alle produkter skal være egnede til at imødekomme Læringsfestivalens branchespecifikke formål, herunder udstilling og fremvisning af boglige materialer. MK4 Inventar, materialer og produkter Gældende Lovkrav: Alt inventar og alle materialer, som leveres til Læringsfestivalen, skal til enhver tid imødekomme gældende lovkrav og bekendtgørelser vedrørende produkternes og materialernes beskaffenhed, herunder, men ikke begrænset til, lovkrav om brandsikkerhed mv. MK5 Kataloger Online/printkataloger: Rådgiver skal forud for afviklingen af Læringsfestivalen bistå Ordregiver i udarbejdelsen af online kataloger og kataloger til print vedrørende praktisk information til udstillere om Læringsfestivalen ved løbende at udvikle oversigtstegninger over placeringen af udstillerenes stande i de faktiske messefaciliteter i perioden september til februar. Den endelige oversigtstegning skal være færdiggjort senest 40 kalenderdage før afviklingen af Læringsfestivalen hvert år. MK6 Udstillermanual Udarbejdelse af Udstillermanual: Rådgiver skal bistå Ordregiver i udarbejdelsen af udstillermanualen, som hvert år fremsendes til udstillerne senest 1. september forud for Læringsfestivalens begyndelse. Rådgivers opgave i forbindelse med udarbejdelse består i at Side 3 af 7

4 gennemlæse og tilpasse Ordregivers udkast til udstillermanualen i det nødvendige omfang. Rådgiver skal ligeledes lave en tegning over den standardstand alle udstillere som minimum tilbydes. MK7 Rådgivning Rådgivning i opbygning og indretning af messestande: Rådgiver skal i det efterspurgte omfang rådgive udstillere i opbygning og eventuel specialindretning af messestande i en branchespecifik kontekst, herunder udstilling og fremvisning af boglige materialer. Messestandene skal til enhver tid imødekomme den enkelte udstillers specifikke ønsker og krav til messestandene, såfremt disse ønsker og krav ikke strider imod messefaciliteternes generelle reglement. MK8 Tilmeldingssystem Brug af tilmeldingssystem: Rådgiver skal i sin dialog med udstillere i arbejdet før afviklingen af Læringsfestivalen benytte det af Ordregiver anviste tilmeldingssystem, hvor alle informationer om udstillerne findes. Rådgiver skal uden beregning og efter nærmere aftale deltage i en ½ undervisningsdag i brug af systemet på Ordregivers adresse. Brugen af udstillingssystemet er ikke forbundet med direkte omkostninger for leverandøren. MK9 Inspektion Inspektion af Udstillingsområdet: Rådgiver skal deltage i en inspektion af udstillingsområdet i efteråret forud for afviklingen af Læringsfestivalen. Inspektionen skal afgøre specifikke placeringer af stande, behov for tæpper og andre afklaringer af praktisk art. Rådgiver skal uden beregning og efter nærmere aftale afsætte en hel dag til ovenstående inspektion af Side 4 af 7

5 udstillingsområdet sammen med Ordregiver. MK10 Opbygning Opbygning af Messestande: Rådgiver skal kunne opbygge messestande som varierer i størrelse, da Læringsfestivalens messestande varierer i størrelse fra 2 kvadratmeter op til 120 kvadratmeter. MK11 Opbygning Autorisationer: Såfremt det praktiske arbejde med opbygning af messestandene påkræver håndværksmæssige certificeringer eller autorisationer, skal Rådgiver på Ordregivers foranledning til enhver tid kunne dokumentere at tilbudsgiver, eller Rådgivers underleverandører, besidder den nødvendige certificering eller autorisation. MK12 Opbygning Markering af arealer som ikke skal opbygges: Rådgiver skal umiddelbart efter overtagelse af messearealet til påbegyndelse af opbygningen med gul afmærkning markere placering af den enkelte stand, herunder også de stande som Rådgiver ikke skal opbygge. MK13 Opbygning Opbygning af Læringsfestivalen: Rådgiver skal kunne færdiggøre opbygningen af det samlede messeareal fra tidspunktet hvor Ordregiver overtager det tomme messeareal til Læringsfestivalen begynder. Dette tidsrum er maksimalt 48 timer. I tidsrummet på de 48 timer skal Rådgiver færdiggøre opsætningen af messestandenes vægge i henhold til foreliggende og aftalte detailtegninger indenfor de første 33 timer. Efter opsætningen af messestandenes vægge skal Rådgiver indsætte standardinventar til de udstillere, som ved bestilling af messestanden på Læringsfestivalen har afgivet ønske herom. Side 5 af 7

6 I tidsrummet på de 48 timer skal hele Læringsfestivalen opbygges i henhold til de foreliggende og aftalte detailplaner for det samlede messeareal og den enkelte udstillers specifikke stand, hvilket inkluderer eventuel specialindretning af den enkeltes udstillers specifikke stand. I dette tidsrum skal den overordnede klargøring af de samlede messefaciliteter ligeledes færdiggøres. Den overordnede klargøring inkluderer mange forskellige opgaver herunder, men ikke begrænset til: pålægning af tæpper i gangarealer, trækning af elektriske kabler til belysning af stande og monitorer mv., i fornødent omfang etablering af internet, bortskafning af affald og ikke-forbrugte produkter og materialer til messestandene, så de samlede messefaciliteter er færdigopbygget til Læringsfestivalens starttidspunkt. MK14 Nedtagning Nedtagning af messestande: Rådgiver skal efter Læringsfestivalens afslutning nedtage messestande og pakke inventar, produkter og materiel m.m. sammen og bortfragte dette. Nedtagningen skal være afsluttet senest 31 timer efter Læringsfestivalens afslutning. MK15 Evalueringsmøde Deltagelse i evalueringsmøde: Rådgiver er forpligtet til at deltage i 1-3 evalueringsmøder á maksimalt tre timers varighed efter afslutningen af årets Læringsfestival på en af Ordregiver fastlagt adresse. Evalueringsmøderne har til hensigt at optimere den samlede proces for gennemførslen af Læringsfestivalen og Rådgiver skal derfor bidrage med sine egne processuelle og samarbejdsrelaterede erfaringer. Det er alene Ordregivers vurdering hvor mange af de maksimalt tre (3) møder der er behov for. Side 6 af 7

7 MK16 Datoer Datoer til Læringsfestivalen, 2017: Den endelige fastlæggelse af datoen for afviklingen af Læringsfestivalen i 2017 mangler endnu endelig bekræftelse af udlejer af messefaciliteterne. Rådgiver skal derfor kunne være tilgængelig for afvikling af Læringsfestivalen i 2017 på følgende tidspunkter: - Den 1. og 2. marts, Den 14. og 15. marts, Side 7 af 7