Shell-kort online e-faktureringstjeneste Brugervejledning. Version 2.6

Transkript

1 Brugervejledning Version 2.6 September 2011

2 Indholdsfortegnelse 1 Sådan får du adgang til Shell-kort online e-faktureringstjeneste Direkte adgang Via Shell-kort online Sådan gør du, hvis du mister dit password Sådan bruges e-faktureringstjenesten Førstegangs-login Funktionen "Kontakt os": Funktionen "Selvstyring": dine brugerdata Funktionen FAKTURAER (sådan søges efter en faktura) Sådan vises dine fakturaer Download din faktura Sådan downloader du en godkendelsesrapport Yderligere hjælp Sådan får du adgang til brugervejledningen /20

3 1 Sådan får du adgang til Shell-kort online e- faktureringstjeneste Direkte adgang: tryk på det hyperlink som du finder i den som du modtog, da du havde tilmeldt dig tjenesten, eller Via Shell-kort online: indtast følgende url i browseren: og klik på e-faktura på portletten Min adgangsstyring. 1.1 Direkte adgang Hvis du kommer direkte ind i e-faktureringsområdet, finder du en log ind-side, der ser således ud: Skift, vælg sprog Fig. 1: Log ind-siden Du skal her indtaste dit bruger-id og din adgangskode. 1.2 Via Shell-kort online Hvis du kommer ind via Shell-kort onlines primære log ind-side, kommer du til dette skærmbillede: 3/20

4 Vælg e-fakturering Fig.2: Shell-kort onlines hjemmeside Du skal klikke på e-fakturering i portletten Min adgangsstyring. 1.3 Sådan gør du, hvis du mister dit password Hvis du glemmer dit password, kan du klikke på funktionen "Glemt password?" på log indsiden. Dette vil generere et nyt password til systemet, der automatisk vil blive sendt til din e- mail-adresse. Glemt password Fig. 3: Glemt password i Shell-kort onlines log ind-skærmbillede 4/20

5 Glemt password Fig. 4: Glemt password i e-faktureringens log ind-skærmbillede Et af disse skærmbilleder vil blive vist: Indtast din bruger-id Fig. 5: Anmodning om nyt password 5/20

6 Indtast din bruger-id Fig.6: Anmodning om nyt password I begge skærmbilleder skal du indtaste din bruger-id og trykke på "Indsend" Du vil med det samme modtage et nyt password. 6/20

7 2 Sådan bruges e-faktureringstjenesten 2.1 Førstegangs-login Den første gang du får adgang til e-faktureringsfunktionalitet, vil du blive bedt om at læse nogle vigtige oplysninger om tjenesten. Du bedes læse disse oplysninger, inden du fortsætter. Fig.7: Vigtige oplysninger om e-faktureringstjenesten Tryk på linket Vilkår og betingelser et pdf-dokument åbner, og kan downloades som reference. 7/20

8 2.2 Funktionen "Kontakt os": Viser kontakttelefonnummer og -adresse til Shell kundeservice, hvis du får behov for support Fig 8: Kontakt Shell 8/20

9 2.3 Funktionen " Selvstyring": dine brugerdata Fig. 9: Selvstyring Du kan ændre/rette dine individuelle brugerindstillinger for Sprog -adresse Telefonnumre Aktivér -notifikation for e-fakturering Hvis du aktiverer notifikations- en til e-fakturering vil du modtage en -notifikation tilsvarende denne, hver gang en ny faktura er klar: 9/20

10 Notifikations- Din nye faktura venter på dig på Fakturanummer: xxxxxxxxxx Faktureringsdato: ÅÅ/MM/DD Bruttobeløb: xxxxxxx,xx GBP Forfaldsdato: ÅÅ/MM/DD Kære $KUNDE$ Din elektroniske faktura er klar til downloading. Du kan logge på e-faktureringsapplikationen på med dit bruger-id og dit password. Hvis du har glemt dit password, kan du anmode om et nyt via funktionen "Glemt password?" på log ind-siden. Når du downloader din faktura, godkendes den elektroniske signatur automatisk. Sørg for at du downloader og arkiverer alle tre komponenter (faktura-pdf, godkendelsesrapport-pdf, XML-fil med underskrift). Flere oplysninger er tilgængelige i brugervejledningen, som kan findes ved at klikke på linket øverst på e-faktureringshjemmesiden. Shell-kort online Den nye måde at arbejde sammen med Shell: Online adgang 24/7 Blokér kort Brugertilpassede transaktionsrapporter for at sikre din flåde For yderligere oplysninger: Klik her Advarsler Sørg for at du downloader hver faktura indenfor 13 måneder fra faktureringsdatoen samt at du lagrer den elektronisk i overensstemmelse med de juridiske krav. Med venlig hilsen, Shell-kort teamet Dette er en systemgenereret mail, der kan ikke svares tilbage. Hvis du har spørgsmål, henviser vi til vores website på 10/20

11 Opsig Fortrolighedspolitik Vilkår og betingelser $SHELL ADRESSE$ Fig. 10: eksempel på notifikations- 2.4 Funktionen FAKTURAER (sådan søges efter en faktura) Når du klikker på knappen "Fakturaer" i den grå bjælke, vil du komme til dette skærmbillede: Fig. 11: Simpel søgning Du kan enten trykke på søg uden søgekriterier: hvis du gør dette vises alle de tilgængelige e-fakturaer for Ekstern konto-id/super Siras konto-id, som brugeren er registreret for: 11/20

12 Fig. 12: Resultat ved simpel søgning eller du kan indtaste nogle søgekriterier i skærmbilledmenuen "Simpel søgning": Fakturanummer Fakturastatus (ny, vist, downloadet, gendannet) Udstedelsesdato Forfaldsdato Bruttomængde Ekstern konto-id Super Siras konto-id Du kan kende en fakturas status ud fra dens "statusikon": Ny faktura Faktura der er blevet vist Faktura der er blevet downloadet Faktura der vil blive slettet 2.5 Sådan vises dine fakturaer Hvis du blot ønsker at få vist fakturaen, skal du klikke på fakturanummeret eller statusikonet for at åbne den i Adobe Reader. Download-afkrydsningsbokse og knap 12/20

13 Skrivebeskyttet Fig. 13: Se din faktura 2.6 Download din faktura Vælg med et klik den faktura som du ønsker at downloade og tryk på knappen "Download". Du kan vælge en faktura, flere fakturaer eller alle fakturaer på én gang. Der skal vælges mindst én faktura fra resultatlisten For at downloade: afkryds boksene og tryk på "download" Fig. 14: Download din faktura 13/20

14 Når du har valgt din faktura til download, vil følgende pop-up-vindue blive vist: Fig. 15: Åbn faktura-zip-fil Hvis du vælger muligheden "Åbn" eller "Gem" vil du modtage den vedhæftede fil (.Zip) Fig. 16: Udpak pdf- og xml-filerne... Filen indeholder to ting; o Din faktura i Adobe Acrobat-format (pdf) o Dit bevis for elektronisk signatur i xml-format Tryk på "Udpak" for at begynde at gemme begge filer i dine arkiver i en lokal servermappe Vælg det område på din lokale disk hvor du ønsker at arkivere dine fakturaer 14/20

15 Fig. 17: Vælg en mappe på dit lokale drev eller din lokale server før du udpakker... Tryk på Udpak En mappe med fakturanummeret vil blive oprettet og de enkelte filer lagres i denne mappe. Vær opmærksom på at xml-filen er vigtig. Den er nødvendig for at verificere ægtheden af den elektroniske faktura, så gem den altid sammen med pdf-filen! Fig. 18: En mappe der er opkaldt efter fakturanummeret oprettes automatisk.. 15/20

16 Du vil derefter automatisk blive ført til "Download resultat-skærmbillede" (fig. 19). Hvis du downloadede din e-faktura korrekt, skal du trykke på knappen "Ja". Fig. 19: Download resultat-skærmbillede 2.7 Sådan downloader du en godkendelsesrapport. Klik først på godkendelseslinket for at downloade en godkendelsesrapport. Denne side giver dig mulighed for at kontrollere, om den elektroniske signatur, der anvendes til at underskrive dine fakturaer, er OK. Hvis godkendelsen er korrekt, vil der være en godkendelsesrapport klar til download Du skal uploade dine fakturadokumenter fra dine arkiver for at påbegynde godkendelsesprocessen 16/20

17 Fig. 20: Godkendelse af din faktura Trin 1: Upload dokument: Navigér til din arkivmappe, vælg og upload.pdf-filen for den faktura, som du ønsker at godkende. Trin 2: Upload beviselement: Navigér til din arkivmappe og upload.xml-filen der er forbundet med den pdf-faktura, som du ønsker at godkende. Disse to filer burde være blevet gemt i den samme mappe, da fakturaen blev downloadet. 17/20

18 Fig. 21: Godkendelse af din faktura - vælg filerne Fig. 21: Godkendelse af din faktura Efter udvælgelse og upload af de to filer pdf og xml trykkes knappen "Godkend" og prompten "Behandler anmodning" vises. Fig. 22: godkendelsesresultat-skærmbillede 18/20

19 Resultatsiden viser "Godkendelse vellykket" og en godkendelsesrapport (pdf) leveres til download: Det er påkrævet, at du elektronisk downloader og arkiverer alle tre dokumenter. I tilfælde af skatterevision er det muligt, at du skal kunne forelægge alle 3 dokumenter overfor skattemyndighederne i overensstemmelse med din lokale lovgivning Faktura-pdf" xml-fil Godkendelsesrapport Sørg for at du downloader og arkiverer alle dine fakturaer indefor 13 måneder. Fakturaer vil ikke længere være tilgængelige til download efter 13 måneder. 19/20

20 3 Yderligere hjælp 3.1 Sådan får du adgang til brugervejledningen Link til brugervejledningen kan findes under HJÆLP øverst på skærmbilledet i e- faktureringsapplikationen: Fig. 23: Hjælp 20/20