Maj 2015 j.nr

Transkript

1 Oprettelse af personalesager i Captia Maj 2015 j.nr Listen er revideret således, at det der hører til et bestemt ansættelsesforhold (fra start til slut) gemmes under Ansættelse. Det der kan komme til at vedrøre flere ansættelsesforhold er enkeltsager f.eks. barsel. Listen er stadig under udarbejdelse, er der tilføjelser bedes disse meddelt Lotte U. Frost, HR-afdelingen. Brug af sags- og dokumenttitel i Captia i relation til personalesager HR-afdelingen har valgt, at der altid skal vælges en titel når man gemmer en sag og et dokument i Captia. Titel kan anvendes som et sagsbehandlerredskab til hurtigt at skaffe sig et overblik over sager ved at gruppere dokumenterne efter emner (gøres i sagsbilledet ved at klikke på Titel i overskrifterne på dokumentlisten). I feltet sagstekst kan der skrives en kort beskrivelse af sagen eller bemærkninger, der er relevante for andre sagsbehandlere, når de skal arbejde med sagen. Listen over titler er udtømmende. Men det er kun disse titler som benyttes. Der kan være behov i forhold til at særlige sager at benytte andre dokumenttitler. Som udgangspunkt skal medarbejdere der journaliserer på personalesager dog journalisere efter nedenstående. Alle sager påføres cpr.nr. før sagstitel f.eks. xxxxxx-xxxx, Ans. Lektor SAGSTITEL DOKUMENTTITEL BEMÆRKNING AKTINDSIGT ANS. ansættelsestitel, ansættelssperiode. Anmodning om Internt notat Svar til AB-blanketter Afgørelse om Afslag vedr. pension (% sats) Aftale om fleksjob Ambassadebrev Anciennitetsberegning Ansættelse (dato/periode) Ansættelse forlænget (dato/periode) Ansættelse uden tidsbegrænsning (dato) Ansættelsesbrev (underskrevet) Ansættelsesbrev UDKAST Ansættelsesbrev 2 UDKAST Ansættelseshistorik Ansøgt afsked Ansøgning om Arbejdsgivernes Elev Refusion Arbejds-og opholdstilladelse (AOT) AUA-tillæg Bedømmelse Bevilling Anvendes til alle akter vedrørende aktindsigt Ved sagstitel f.eks. CPR. nr. Ans., Lektor, Hvis det er en tidsbegrænset ansættelse/forlængelse påføres perioden på dokumenterne F.eks. Ansættelse Indstillingsblanket Dokumentation for tidligere ansættelse = dokumentation Scanpas ferieudskrifter udskrifter arkiveres sammen med fratrædelsesskema. Frivillig fratræden = seniorordning Ansøgt afsked = når medarbejder selv siger op.

2 Bibeskæftigelse Blåt ruteskema Brugerautorisation, periode CV Delegationsskrivelse Dokumentation Eksamensbevis Engangsvederlag * Ferieregnskab Finansieringsplan Foreløbigt ansættelsesbrev Forskerbeskatning Fratrædelsesskema Frigørelsesattest Frivillig fratræden Funktionsbeskrivelse Funktionstillæg* Genindtræden Gult ruteskema Gæsteforelæsning, dato og timer/beløb Indstillingsblanket Internt notat Korrespondance (ekstern) Korrespondance (Intern) Kvalifikationstillæg* Lønaftale Lønskema Lønteknisk Mer- og overarbejde Multimedieskat Navneændring Offentligt ombud Omklassifisering Omkontering Omsorgsdage Ophør af tillæg Oplysningsskema Orlov fra anden stilling Overgang til tidsubegrænset ansættelse (dato) Pensionsberegning Pensionserklæring (% sats) Pensions og ferieerklæring Pensionsudbetaling Projektbeskrivelse Prøvetidsevaluering Pædagogisk udtalelse Ved orlov fra en stilling til at varetage en anden på AAU, gem da orlovsskrivelsen på begge sager. Ved overgang til en anden stilling før den man er i udløber, husk da at ændre slutdato på den stilling man går fra. Lønteknisk = f.eks. ændring af løbenr. Ved opholdstilladelse påføres periode Ved ændring af tjenestested gemmes skrivelsen både på den gamle personalesag og den nye personalesag.? *Ved tillæg skal beløb påføres i parentes og periode hvis det er et midlertidigt tillæg

3 ARBEJDSSKADE BARSELSORLOV BIBESKÆFTIGELSE DISCIPLINÆR FORANSTALTNING Samarbejdsaftale Skema vedr. Akutjob Skoleophold Stillingsopslag Studiejournal Studieledertillæg Tillægsaftale til godkendelse i organisation Timesedler/tal Timetal, (semester), (antal timer) Timetal forhøjelse, (semester), (forhøjes til xxx antal timer) Tjenestefrihed uden løn (periode) Tjenestefrihed med løn (periode) Uansøgt afsked Uddannelsesorlov (periode) Uddannelsesaftaler/planer Udløb af ansættelse Udstationering (dato) Ændring af arbejdstid Ændring af tjenestested 1, 2, og 3 ledighedsdag Afgørelse Anmeldelse Erstatning Lægeerklæring Afbrydelse af orlov Barsels- forældreorlov (periode) Barselsfondskema Delt barsel (periode) Delvis genoptagelse (periode) Forventet fødsel (terminsdato) Overgang til dagpenge Refusion Udskydelse af orlov Ændring af barsel- forældreorlov (periode) Anmeldelsesblanket af xx.xx.xxxx Bibeskæftigelse år xxxx Orientering om xxxx Advarsel Indberetning Indstilling om tildeling Møde Opfølgning Datoerne skrives i titelfeltet Ugerne med løn eller dagpenge påføres i parentes efter Udskydelse af orlov

4 EGENUNDERSTØTTE LSE EVALUERING HVERV HONORERING JUBILÆUM KLAGE KONKRET SYGESAG PLEJEORLOV (periode) SENIORORDNING SYGDOM ssvar Påtale Referat Egenunderstøttelse Beregning Korrespondance med Økonomistyrelsen Handlingsplan Karriereplan Referat Adjungering Meddelelse om Udpegning af Borgerligt ombud Tildeling af 25 års jubilæum (dato) 40 års jubilæum (dato) Klage over Klagesvar Ansøgning Bevillingsskrivelse Bevillingsmeddelelse Ophør Vederlag Ændringsmeddelelse Ned i charge Ned i tid Senioraftale Seniorbonus Seniordage Bevilling DP-breve Handlingsplaner Lægeerklæring Anvendes i forbindelse med konkret evalueringer, MUS, GRUS, LUS og teamudviklingssamtaler Alt som vedrører en sagsbehandling i relation til udpegning som: Tillidsmand eller suppl. Sikkerhedsrepræsentant Adjungering (lektor/professor) Særskilte vederlag Ridderkors Ordenskapitlet

5 TILLIDSHVERV CPR. NR. UANSØGT AFSKED Plejeorlov (periode) Referat af sygefraværssamtaler Refusion Tabt arbejdsfortjeneste (periode) Timesedler Tro- og loveblanketter 56 Afmeldelse af xxxhverv Anmeldelse af xxxhverv Høring af leder (navn) Bortvisnig Civilt søgsmål om Enighedsnotat/forlig om Faglig voldgift om Lokal forhandling om Meddelelse om. Til den faglige organisation ** Notat om Opsigelse/afsked * inden. Referat om Svar på partshøring Ueningshednotat om *denne arkiveres under cpr.nr.- da medarbejderen i HR-servicecenter skal bruge opsigelsen i forbindelse med fratrædelsen om afsked eller bortvisning? **denne skal gemmes på cpr.nr. ans-sagen, da medarbejderen i HR-servicecenter skal kunne se denne