Himmerland Boligforening, afdeling 71

Transkript

1 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afdeling 71 September 2011 Udbudsmateriale

2 Indholdsfortegnelse 1. Udbudsbetingelser Indledning Udbuddets omfang og fordeling Ordregiver Udbudsform Varighed af finansieringsbehovet Rekvirering af udbudsmaterialet Tilbudsfrist og formkrav Åbning af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Generelt om udformningen af tilbudsmaterialet Beskrivelse af ydelsen Tildelingskriterier Vedståelsesfrist Sprog Tilbudsgivers forbehold Alternative tilbud Konsortier Honorar i udbudsprocessen og ejendomsret til tilbudsmaterialet Evaluering af tilbuddene Fortrolighed og tavshedspligt Boligforeningens forbehold Kontraktudkast Forhandling Dokument og bilagsoversigt 9 Bilag 1, Omkostningsskema 10

3 1. Udbudsbetingelser 1.1. Indledning Himmerland Boligforening Himmerland Boligforening er en almen boligforening, som har eksisteret i mere end 60 år. Himmerland Boligforening har primært opført boligblokke syd, øst og vest for Aalborg. Senest er der også opført boliger i den centrale del af Aalborg. Himmerland Boligforening har i dag i alt lejemål fordelt på 45 afdelinger. I dette udbud vil Himmerland Boligforening blive refereret til som Boligforeningen Udbuddets omfang og fordeling Boligforeningen ønsker at opføre 449 nye almene ungdomsboliger i afdeling 71, beliggende Hadsundsvej 182 og 184, 9000 Aalborg og har i den anledning et finansieringsbehov, som ønskes lånefinansieret. I den forbindelse har Boligforeningen anmodet Deloitte om hjælp med at indhente og evaluere tilbud på det ønskede lån. Der er tale om et byggelån på 451 mio.kr. og et realkreditlån på 410 mio.kr Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Himmerland Boligforening, afd. 71 Sankelmarksgade Aalborg Udbuddet gennemføres i samarbejde med Foreningens rådgiver: Deloitte Financial Advisory Services A/S Weidekampsgade København S 1.4. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa- Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 3 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

4 1.5. Varighed af finansieringsbehovet Byggeperioden forventes at vare fra november 2011 til august Ad realkreditlån: Realkreditlånet forventes udbetalt, når byggeriet er færdigmeldt Byggeriet færdigmeldes i etaper. Disse etaper forventes at være maj 2012, november 2012 og februar Rekvirering af udbudsmaterialet Udbudsmaterialet kan rekvireres på Boligforeningens hjemmeside: Tilbudsfrist og formkrav Tilbuddet skal afleveres til Deloitte på adressen: Deloitte Financial Advisory Services A/S Weidekampsgade København S Att.: Frederik Hansen Tilbuddet skal være skriftligt, baseret på markedsvilkår mandag den 31. oktober, og være Deloitte i hænde senest torsdag den 3. november 2011, ki Tilbuddets emballering skal være mærket "EU-UDBUD FOR AFD. 71, HIM- MERLAND BOLIGFORENING MÅ IKKE ÅBNES I POSTEN. Der skal afleveres 3 identiske tilbud. Endvidere skal der vedlægges en memory stick eller anden memory-enhed med det samlede tilbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet og vil derfor blive afvist som ikke-konditionsmæssige Åbning af tilbud Der er ikke mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til: Frederik Hansen, Deloitte, på følgende -adresse: frhansen@deloitte.dk Overskriften i en skal være "EU-udbud for afd. 71, Himmerland Boligforening" 4 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

5 Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Sidste frist for at stille spørgsmål er mandag den 24. oktober 2011, kl Spørgsmål modtaget efter udløbet af fristen vil ikke blive besvaret. Der opfordres til, at tilbudsgiver stiller spørgsmål så tidligt i udbudsprocessen som muligt, således at en besvarelse er mulig. Sidste frist for besvarelse af spørgsmål er mandag den 31. oktober. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på følgende hjemmeside: Tilbudsgiver er selv ansvarlig for løbende at holde sig ajour med offentliggjorte ændringsdokumenter samt spørgsmål og svar. Tilbudsgiver opfordres til at afklare eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold og risikoen for at afgive et ikke-konditionsmæssigt tilbud i videst muligt omfang kan undgås Generelt om udformningen af tilbudsmaterialet Boligforeningen skal gøre opmærksom på, at tilbudsgivers egne bilag kun tages i betragtning, hvis der er tydeligt henvist til disse i tilbuddet. Der gøres opmærksom på, at samtlige mindstekrav skal være accepteret og opfyldt, for at tilbuddet kan accepteres som konditionsmæssigt Beskrivelse af ydelsen Afdeling 71 er en sammenlægning af den oprindelige afdeling 71 og afdeling 67. Foreningen planlægger at opføre nye almene ungdomsboliger i etagebyggeri, beliggende Hadsundsvej 182 og 184, 9000 Aalborg. På nuværende tidspunkt er der bevilget opførelse af 449 almene ungdomsboliger med et samlet boligareal på m 2. Foreningen ønsker et tilbud på realkreditfinansiering heraf på i alt kr. (svarende til 91% af samlede anlægsudgifter for boligarealet). Boligforeningen anmoder om at få tilsendt et kombinationstilbud på byggelån og støttede realkreditlån. Byggelånets maksimum skal lyde på 451 mio.kr. Byggeperioden forventes at vare fra november 2011 til august Ad byggelån: Byggelånet forventes at kunne stilles til rådighed straks efter aftalens indgåelse på baggrund af vedlagte bilag, jf. punkt 6. Byggelånet skal have en løbetid, der gælder frem til det tidspunkt, hvor byggeriet er færdigmeldt. Byggeriet færdigmeldes i etaper, og realkreditlån skal udbetales i tilsvarende etaper. Byggelånet tilbagebetales i takt hermed. 5 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

6 Tilbuddet på byggelånet forventes at indeholde oplysninger om: Debetrente og vilkår for rentefastsættelse. Det forudsættes, at debetrenten opgives som tillæg/fradrag i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente, og således at renten i byggekredittens løbetid alene kan ændres i forbindelse med ændringer i Nationalbankens indskudsbevisrente. Eventuelle gebyrer og omkostninger ved byggelånets oprettelse, benyttelse og indfrielse Låne- og udbetalingsvilkår Boligforeningen ønsker som udgangspunkt, at byggelånet kan anvendes til erhvervelse af arealer i forbindelse med nyopførelsen af de 449 boliger. Boligforeningen ønsker ligeledes som udgangspunkt selv at kunne disponere træk på byggelånet, således at tilbudsgiver månedsvis fremsender dokumentation for afholdte udgifter. Ad realkreditlån: Tilbuddet på realkreditlånet forventes at indeholde oplysninger om: Administrationsbidrag Stiftelsesprovision Kurtage Lånesagsgebyr Tinglysningsomkostninger Øvrige omkostninger Vilkår for udbetaling, evt. bindingsperiode og andre vilkår i lånets løbetid Oplysninger om omfanget af den ønskede kommunale garantistillelse Serie, som lånet udbetales i Eventuelle særlige vilkår for afregning af obligationer Tildelingskriterier Tildeling af hver enkelt kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ved tildeling af hver kontrakt vedrørende forvaltning vil følgende underkriterier blive lagt til grund: 1. Samlet pris 2. Vilkår for lånene Vurdering af samlet pris vil ske ud fra renten på byggekreditten samt omkostningerne i forbindelse med byggelånets og realkreditlånets oprettelse, benyttelse og indfrielse. Vurdering af vilkår for lånene vil ske ud fra udbetalingsvilkår, evt. bindingsperiode og andre vilkår i lånenes løbetid. Kriterierne er angivet i prioriteret rækkefølge. Ved bedømmelsen vil kriterierne blive vægtet inden for de fastsatte rammer som anført ovenfor. Et højere prioriteret kriterium vil blive vægtet højere end et lavere prioriteret kriterium. Hvis tilbudsgiver er et datterselskab i en finanskoncern dags dato, skal moderselskabet/koncernhovedselskabet garantere for tilbudsgiver, herunder for eventuelle tab som følge af fejl begået af tilbudsgiver. 6 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

7 1.13. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 60 kalenderdage at regne fra tilbudsfristen Sprog Det er en forudsætning for deltagelse i udbuddet, at tilbud afgives på dansk. Det er ligeledes en forudsætning, at al fremtidig kommunikation og rapportering foregår på dansk Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for hele eller dele af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverens tilbud ikke blive taget i betragtning Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Afgivelse af alternative tilbud vil medføre, at det afgivne tilbud må afvises som værende ikkekonditionsmæssigt Konsortier Der kan ikke afgives tilbud fra sammenslutning af tilbudsgivere og konsortier Honorar i udbudsprocessen og ejendomsret til tilbudsmaterialet Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udformning af tilbud eller deltagelse i udbudsprocessen, er Boligforeningens og dennes rådgiver uvedkommende. Tilbud og alle tilhørende bilag betragtes som Boligforeningens ejendom ved modtagelse af tilbud og returneres ikke Evaluering af tilbuddene Umiddelbart efter modtagelsen af tilbud foretages en vurdering af, om de modtagne tilbud er konditionsmæssige. Tilbud, der ikke er konditionsmæssige, vil blive afvist. Hvis et tilbud er ukonditionsmæssigt, orienteres tilbudsgiver snarest herom. Der foretages herefter en vurdering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriterierne, jf. kapitel 3, med henblik på at identificere de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt eller løfte om kontrakt, før eventuel kontrakt er underskrevet af Boligforeningen og den/de valgte tilbudsgiver(e). 7 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

8 1.20. Fortrolighed og tavshedspligt Boligforeningen vil sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivning om aktindsigt forpligter Boligforeningen til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers tilbud til Boligforeningen er underlagt reglerne for aktindsigt efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. I den udstrækning hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Det er et krav fra Boligforeningen, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen Boligforeningens forbehold Boligforeningen tager forbehold for ændringer i lovgivning samt administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale og/eller aftalen væsentligt Kontraktudkast Tilbudsgiver anmodes om at vedlægge et kontraktudkast. Tilbudsgiverens kontraktudkast kan ikke betragtes som endeligt, førend hele indholdet i kontrakten er godkendt af Boligforeningen Forhandling Det skal fremhæves, at Boligforeningen ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Boligforeningen vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Boligforeningen. 8 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

9 Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende Dokument og bilagsoversigt Udbudsmaterialet er opbygget som nedenstående: Kapitel 1 Udbudsbetingelser Bilag 1 Omkostningsskema Ydermere vedlægges følgende bilagsmateriale: Projektplan, Idrætsbyen, Hadsundsvej Skema A Tilsagn fra Landsbyggefonden Afdelingens driftsbudget Oversigt over betalinger fra byggelånet Forventet tidsplan Nedenstående tidsplan er vejledende for gennemførslen af dette udbud. Aktivitet Frist Offentliggørelse af udbudsannonce Mandag den 19. september 2011 Spørgefrist Mandag den 24. oktober 2011 Frist for besvarelse af spørgsmål Mandag den 31. oktober 2011 Tilbudsfrist Torsdag den 3. november 2011 Kontrakttildeling Mandag den 14. november 2011 Kontraktunderskrivelse og -indgåelse Fredag den 25. november Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

10 Bilag 1 Omkostningsskema Tilbudsgiver skal specificere alle omkostninger, der er forbundet med lånet og anvende nedenstående omkostningsskema Realkredit Tekst Dato for tilbud Lånebeløb Lånetype Kommunegaranti Administrationsgebyr Finansieringsomkostninger Stiftelsesprovision Kurtage Ekspeditionsgebyr Tinglysningsservice Tilbudsgiver Byggelån Tekst Dato for tilbud Lånebeløb Indlånsrentesats Udlånsrente Beregnet som (ift. ISBV) Løbende provision Kreditmaksimum Oprettelsesgebyr Betingelser Betingelser inden optagelse af byggelån Andet Start Udløb Tilbudsgiver 10 Udbudsmateriale Himmerland Boligforening, afd. 71

11 Dette dokument er udarbejdet af Deloitte Financial Advisory Services. Medmindre andet er angivet, gælder følgende for oplysningerne i dette dokument: Oplysningerne, specielt tal, data og tidsplaner, er foreløbige og bør udelukkende betragtes som oplæg til diskussion. Vi indestår ikke for, at oplysningerne er troværdige, nøjagtige eller fuldstændige, og de bør ikke anvendes som sådan. Oplysningerne er ikke uafhængigt verificeret. Alle oplysninger, meninger og estimater i dette dokument repræsenterer Deloitte Financial Advisory Services' vurdering pr. den dato, dokumentet er udfærdiget, og disse kan ændres uden varsel. Da oplysningerne er udarbejdet i god tro, er ingen erklæringer eller kontraktlige forpligtelser, hverken direkte eller indirekte, indgået. Oplysningerne i dette dokument er tilvejebragt under den forudsætning, at Deloitte Financial Advisory Services og enhver partner eller medarbejder i Deloitte Financial Advisory Services ikke er ansvarlig for fejl eller unøjagtigheder i dokumentet, som skulle være forårsaget af uagtsomhed eller andet, eller for tab eller skade som følge af sådanne fejl, udeladelser eller unøjagtigheder. Dette dokument er strengt fortroligt og udelukkende til intern brug. Dokumentet må ikke reproduceres, distribueres, vises til tredjemand eller refereres til offentligt uden Deloitte Financial Advisory Services' forudgående skriftlige accept. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Financial Advisory Services A/S. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited