Bilag - Principper for økonomisk styring

Transkript

1 Bilag - Principper for økonomisk styring Registrering og måling af materielle og immaterielle anlægsaktiver Udkast til økonomiudvalgsmøde den 18. januar 2011 Allerød Kommune Januar 2011

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Anlægskartoteket Grundstruktur i anlægskartoteket Oplysninger til anlægskartoteket 4 3. Generelle regler for indregning og måling af materielle aktiver Materielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver Omsætningsaktiver Måling Efterfølgende værdi i anlægskartoteket 6 4. Fastsættelse af afskrivningsprincipper og levetider for de forskellige typer aktiver Vedligeholdelse af anlægskartoteket 8 6. er for materielle og immaterielle anlægsaktiver 9 2

3 1. Indledning Registrering og måling af materielle og immaterielle anlægsaktiver er et bilag til Principper for økonomisk styring, hvor kommunens budget- og regnskabsregler er fastlagt. Registrering og måling af materielle og immaterielle aktiver bliver her beskrevet i detaljer. 2. Anlægskartoteket Den detaljerede registrering af kommunens fysiske aktiver sker i et særskilt anlægskartotek. Registreringen foretages i økonomisystemet Prisme anlægsmodul af Økonomi. Anlægskartoteket indeholder forskellige oplysninger om det enkelte aktiv. Overordnede oplysninger om aktivets værdi, årets afskrivninger mv. overføres fra anlægskartoteket til en samlet statusbalance Grundstruktur i anlægskartoteket Aktiver er anskaffelser, hvis anvendelse finder sted over en flerårig periode. Aktiver opdeles i to hovedgrupper: anlægsaktiver og omsætningsaktiver. Anlægsaktiver omfatter aktiver, der er anskaffet til fortsat eje eller brug, f.eks. bygninger, produktionsanlæg, borde og stole. Omsætningsaktiver er aktiver, der "omsættes" som led i driften, f.eks. varebeholdninger og grunde og bygninger bestemt til videresalg. Kategoriseringen af kommunens materielle aktiver i anlægskartoteket skal som minimum følge nedenstående kategorisering, hvilket svarer til den opdeling der er valgt i kommunen. Materielle anlægsaktiver (obligatorisk) 00 Grunde 01 Bygninger 02 Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler 03 Inventar herunder computere og andet IT-udstyr 04 Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger for materielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver (obligatorisk fra regnskab 2005) 05 Udgifter til udvikling og andre erhvervede immaterielle anlægsaktiver Omsætningsaktiver (obligatorisk) 06 Varebeholdninger/-lagre (obligatorisk fra regnskab 2007) 07 Grunde og bygninger bestemt til videresalg 3

4 Leasede aktiver Finansielt leasede aktiver skal indregnes i anlægskartotek og statusbalance. Finansielt leasede aktiver måles til den laveste værdi af dagsværdien og nutidsværdien af de fremtidige ydelser. Lejede aktiver skal ikke indregnes i anlægskartoteket. Infrastruktur og ikke operative aktiver Ikke-operative aktiver (det vil sige aktiver der ikke indgår i produktion, handel, udlejning eller administrative formål eks. kunst, arealer anskaffet til rekreative formål og naturbeskyttelse) og infrastrukturelle aktiver ikke indregnes og måles i anlægskartotek og statusbalancen Oplysninger til anlægskartoteket I anlægskartoteket fremgår nedenstående oplysninger om det enkelte aktiv: kostpris årets afskrivninger akkumulerede afskrivninger årets nedskrivninger akkumulerede nedskrivninger årets opskrivninger akkumulerede opskrivninger den bogførte værdi Herudover kan anføres: scrapværdi Anlægskartoteket registreres i Prismes anlægsmodul, hvorfra den bogførte værdi overføres til statusbalancen. 3. Generelle regler for indregning og måling af materielle aktiver Aktiver skal indregnes og måles efter reglerne i dette afsnit Materielle anlægsaktiver Hovedreglen er at materielle aktiver skal fremgå af anlægskartoteket og statusbalancen, når de opfylder følgende kriterier: Aktivet har en nytteværdi for kommunen Aktivet har en brugstid (økonomisk levetid) på mere end et regnskabsår Aktivets værdi kan måles pålideligt Aktivets værdi overstiger eller svarer til bagatelgrænsen på kr. 4

5 Anskaffelse af aktiver, der ikke opfylder ovenstående kriterier udgiftsføres i anskaffelsesåret. Registreringen af kommunens aktiver er ikke afhængig af, om udgifterne til anskaffelse af aktiverne er finansieret af en drifts- eller anlægsbevilling. Hovedregelen er, at aktiverne registreres separat, når der er tale om forskellige typer eller aktiverne har forskellig levetid, også selv om de er erhvervet samtidig og vedrører samme formål. Som udgangspunkt registreres f.eks. en bygning og en grund som to separate aktiver, fordi bygningen har en begrænset levetid, mens grunden antages at have ubegrænset levetid. I visse tilfælde kan der dog optages et samlet aktiv i anlægskartoteket bestående af mindre aktiver, der hver især har en værdi på under bagatelgrænsen. Dette vil være tilfældet hvis aktiverne indgår i et samlet system, har samme anvendelsesformål og/eller indkøbes i forbindelse med nybygning, ombygning eller væsentlig modernisering. Ofte vil det være større indkøb af inventar, der aktiveres samlet. Er der derimod tale om udskiftning af enkelte dele eksempelvis enkelte kontormøbler, skal disse anskaffelser ikke optages i anlægskartoteket eller på statusbalancen, men udgiftsføres som en driftsudgift i anskaffelsesåret. Eksempelvis ved indkøb af et større antal pc'er, betragtes pc-investeringen som ét samlet aktiv, og den samlede kostpris afskrives over pc'ernes forventede levetid. Et andet eksempel er indkøb af et større antal enkeltdele, f.eks. møbler, tavler mv. i forbindelse med opførelse af en ny daginstitution eller skole og indkøb af inventar i forbindelse med en væsentlig modernisering/ombygning af eksisterende institution eller skole. En totaludskiftning i forbindelse med fornyelse af et eksisterende system, skal indregnes som et samlet aktiv, hvis ovenstående kriterier er opfyldt for det samlede indkøb. Efterfølgende indkøb af enkeltdele til udskiftning af defekte enheder skal derimod betragtes som vedligeholdelse, og dermed ikke aktiveres. Hvis der er tale om en udvidelse af systemet, betragtes dette som en tilgang til det eksisterende aktiv, og skal optages i anlægskartoteket, når indkøbet opfylder kriterierne for indregning, jf. ovenfor Immaterielle anlægsaktiver Til denne kategori hører forskellige immaterielle anlægsaktiver erhvervet mod vederlag, f.eks. erhvervede patenter, rettigheder eller licenser til software. Hovedreglen er, at immaterielle aktiver skal fremgå af anlægskartoteket og statusbalancen, når de opfylder følgende kriterier: Aktivet har en nytteværdi for kommunen Aktivet har en brugstid (økonomisk levetid) på mere end et regnskabsår Aktivets værdi kan måles pålideligt Aktivets værdi overstiger eller svarer til bagatelgrænsen på kr. 5

6 Anskaffelse af aktiver, der ikke opfylder ovenstående kriterier udgiftsføres i anskaffelsesåret Omsætningsaktiver Alle varebeholdninger- /lagre over 1 mio. kr. skal indregnes. Varebeholdninger under 1 mio. kr. skal indregnes såfremt der er væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til og hvis varelageret overstiger bagatelgrænsen på kr. Grunde og bygninger beregnet til videresalg indregnes i anlægskartoteket. Betingelserne er at der er truffet beslutning om salg, og aktivet ikke længere anvendes direkte i serviceproduktionen Måling Kommunens fysiske aktiver værdiansættes til anskaffelses- eller kostprisen (fremstillingsprisen). Desuden skal omkostninger, der er direkte forbunden med ibrugtagelsen af aktivet medregnes. Hovedreglen er, at købsprisen skal opgøres ekskl. moms, der gælder dog på enkelte områder særlige regler. Bl.a. vedrørende ældreboliger, hvor opgørelsen skal ske inkl. moms. Modtagne tilskud fra staten til specifikke aktiver modregnes i aktivets regnskabsmæssige værdi. Ved private donationer af aktiver eller modtagelse af tilskud på kr. eller derover til helt eller delvis finansiering af aktiver, der indgår i kommunens serviceproduktion, skal aktivet indregnes til den kostpris, som kommunen skulle betale for det, hvis det ikke var modtaget som en donation (dagsværdi). I så fald skal en tilsvarende modpost registreres under en særskilt funktion på egenkapitalen. Udover anskaffelsesværdien kan anlægskartoteket indeholde oplysninger om fx. genanskaffelsespris- eller realisationspris. For finansielt leasede aktiver opgøres kostprisen for til laveste værdi af dagsværdi og nutidsværdien af de fremtidige leasingydelser Efterfølgende værdi i anlægskartoteket Et aktiv optages i anlægskartoteket til anskaffelses- eller kostprisen. Aktivets bogførte værdi vil fremgå af anlægskartoteket og status, hvor anskaffelsesprisen er fratrukket akkumulerede afskrivninger. 6

7 Tilgang Efterfølgende udgifter, der relaterer sig til et givent aktiv, må kun registreres som en tilgang i anlægskartoteket, hvis renoveringen medfører en egentlig forbedring af aktivet. Dvs. at aktivets nytteværdi forøges, fordi de fremtidige økonomiske ressourcer, som aktivet tilfører kommunen, øges ud over det oprindeligt antagne. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis de efterfølgende forbedringsudgifter medfører at aktivets levetid, kapacitet eller kvaliteten af output forøges. Efterfølgende reparations- og vedligeholdelsesudgifter, der ikke resulterer i en forøgelse af aktivets nytteværdi skal derimod registreres som en udgift i det regnskabsår, hvor reparationen eller renoveringen indtræffer (straksafskrives). Sammenfattende kan der opstilles to betingelser, der begge skal være opfyldte, når efterfølgende udgifter skal tillægges aktivets værdi (registreres som en tilgang i anlægskartoteket): Renoveringsudgifterne overstiger bagatelgrænsen og Aktivets levetid, kapacitet eller kvalitet øges ud over det oprindeligt antagne Hvis kun en eller ingen af betingelserne er opfyldte skal udgiften straksafskrives. Nedskrivninger Hvis det konstateres, at værdien af et aktiv uforudset er forringet betydeligt i forhold til den værdi, der er optaget i anlægskartoteket og værdifaldet ikke anses for forbigående, skal aktivet nedskrives til denne lavere værdi. Nedskrivninger skal foretages med forsigtighed. Dette betyder at der kun må foretages nedskrivninger i de tilfælde, hvor et aktivs værdi forringes betydeligt af en faktisk hændelse, f.eks. ved beskadigelse eller ny lovgivning. Opskrivninger Konstateres det derimod at værdien af et aktiv er forøget betydeligt i forhold til den værdi, der er optaget i anlægskartoteket og værdistigningen ikke er forbigående, kan aktivet i sjældne tilfælde opskrives til denne højere værdi. Afgang Når et aktiv ikke længer anvendes af kommunen, og det dermed ikke kan forventes at ville tilføre kommunen økonomiske ressourcer eller servicepotentiale, skal aktivet bogføres i anlægskartoteket som en afgang. Udskiftning behandles som afhændelse af et aktiv og anskaffelse af et andet. 7

8 4. Fastsættelse af afskrivningsprincipper og levetider for de forskellige typer aktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver afskrives lineært (med lige store dele) over aktivets forventede levetid eller brugstid. Formålet med at foretage afskrivninger er at fordele anskaffelsesprisen for et aktiv systematisk over aktivets brugstid. På denne måde synliggøres omkostningerne forbundet med brugen af kommunens aktiver. Visse typer materielle anlægsaktiver antages at have ubegrænsede levetider, eksempelvis grunde. Afskrivningsgrundlag fastlægges på anskaffelsestidspunktet som anskaffelsesprisen. I enkelte tilfælde har aktivet en scrapværdi, som ikke skal indgå i afskrivningsgrundlaget, men fratrækkes anskaffelsesprisen. Scrapværdi er den værdi aktivet forventes at repræsentere ved udløb af dets brugstid med fradrag af evt., nedtagelses, salgs- eller retableringsomkostninger. Scrapværdi anvendes kun ved forventning om salg og hvor scrapværdien udgør en væsentlig andel af den samlede anskaffelsespris. Scrapværdien kan ikke være negativ, i disse tilfælde gives oplysning i note. Der afskrives i ibrugtagelsesåret, mens der ikke afskrives i salgsåret. Der afskrives ikke på omsætningsaktiver samt på materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger for materielle anlægsaktiver De autoriserede levetider bestemt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet er ikke fyldestgørende. Kommunen har derfor selv suppleret listen med flere typer af aktiver og har ud fra bedste vurdering fastsat levetider for disse. Se nærmere i afsnit Vedligeholdelse af anlægskartoteket Registrering af kommunens fysiske aktiver foretages i et anlægskartotek i Prismes anlægsmodul. Økonomi har ansvaret for opsætning og vedligeholdelse af anlægskartoteket i Prisme. Økonomi er ansvarlig for at der foretages en registrering af til og afgange i anlægskartoteket i Prisme. Dette sker rent praktisk ved, at Økonomi gennemgår relevante drifts- og anlægskonti og indhenter oplysninger fra relevante virksomheder, stabe og afdelinger. Økonomi er ansvarlig for at der sker en korrekt overførsel fra anlægskartoteket til status, og at afskrivningerne foretages korrekt i anlægskartoteket. 8

9 6. er for materielle og immaterielle anlægsaktiver 00 Grunde Grunde - 01 Bygninger Rådhuse administrationsbygninger 45/40 Bygninger til administration, beboelse, serviceydelser (skoler, daginstitutioner, ældre boliger, brandstationer, materielgården, kultur og idræt mv.) 30 Tilbygning, udbygning, større ombygninger 30 Produktions- og værkstedsbygninger 30 Midlertidige bygninger, pavilloner 15 Bygningsforbedringer, f.eks. køkken, bad, varmeinstallation, elinstallationer mv. tillægges bygningens aktiv, såfremt restlevetid på oprindelig bygning er mere end 5 år. Ellers oprettes de som nye aktiver med års levetid Legepladser, udendørs anlæg, beplantninger, belægninger, indhegninger mv Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler Fordybning af passager og bassiner 50 Kloakledninger anlagt før Kloakledninger anlagt efter Ledningsanlæg, varmeforsyning 40 Pumpestationer 20 Produktionsanlæg kedler, pumper mv. 15 Installationer (brugerfinansieret område) 10 Lastbiler, traktorer, gravemaskiner, gummiged mv. 10 Fejesugemaskiner, asfaltkoger, slamsugere og andre specialkonstruerede maskiner 10 9

10 Gødnings-, grus og saltspredere, sneplove, fejekoste, større påhængsvogne mv. 10 Brand og redningskøretøjer 10 Målere, alarmeringsudstyr, SRO-anlæg 10 Større maskiner til storkøkkener, vaskerier og lignende 10 Personbiler, minibusser, busser, handicapbiler og varebiler op til kg. 6 Øvrige transportmidler -trailere, cykler, trillebøre græsslåmaskiner mv. 6 Større værkstedsmaskiner såsom svejseapparater, sprøjteapparater, kompressorer, komprimeringsapparater mv. 10 Øvrige Inventar herunder computere og andet IT- udstyr Computere, netværks- og andet IT-udstyr 3 Kommunikationsudstyr, såsom telefoner, omstillings- og samtaleanlæg 3 Kopimaskiner, av-udstyr (tv-, og radioapparater, kameraer, spillemaskiner, projektor mv.) 3 Møbler, tavler, senge, gymnastikredskaber, idrætsudstyr, belysning, gardiner, gulvtæpper, mv. 5 Ældre- og handicaphjælpemidler, motionsmaskiner, særligt plejeudstyr mv. 5 Tandteknisk udstyr, medicinske instrumenter, måleapparater mv. 10 Større værktøj, sikkerhedsudstyr mv. 10 Køkkenudstyr, hårde hvidevarer, service i storkøkkener mv. 10 Lejepladsudstyr 10 Undervisningsmateriale (ikke bøger o.lign), samlinger fx udstoppede dyr 5 Øvrige 5 04 Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger for materielle anlægsaktiver 10

11 Igangværende anlægsarbejde - 05 Immaterielle anlægsaktiver (obligatorisk fra regnskab 2005) Udgifter til udviklingsprojekter og andre erhvervede anlægsaktiver Max Varebeholdninger/-lagre (obligatorisk fra regnskab 2007) Varebeholdninger og lagre - 07 Grunde og bygninger bestemt for videresalg Grunde - Bygninger - 11