NOTAT. Forhold vedr. medarbejdere

Transkript

1 NOTAT RÅDHUSET Forvaltningens bemærkninger til høringssvar fra Ældrerådet og Handicaprådet Mødesagen Skærpede krav til leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje blev drøftet på Social- og Sundhedsudvalgets møde den 1. marts Udvalget besluttede at sagen skulle sendes i høring hos Ældrerådet og Handicaprådet før stillingtagen i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. I det følgende fremgår forvaltningens bemærkninger til de indkomne høringssvar fra de to råd. Sagsnr.: 14/10281 Dok. nr.: Dato: 14. marts 2016 Forhold vedr. medarbejdere Hjælperne hos private leverandører skal være uddannet på samme niveau, som de kommunalt ansatte er. Der bør derfor i kontrakterne indføres en konkret procent for, hvor mange ufaglærte der højst må indgå i arbejdet (HR) Forvaltningen foreslår, at både de private og den kommunale leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje fremover som udgangspunkt skal anvende sundhedsfagligt uddannet personale. Forvaltningen har ikke foreslået en konkret procentsats for, hvor mange ufaglærte, der højest må indgå i arbejdet. En sådan procentsats findes i øvrigt ikke i de fleste andre vestegnskommuner. Forvaltningen har vurderet, at det ville være for risikabelt pt. at angive et konkret måltal for, hvor stor andelen af ufaglærte må være. Særligt i forhold til kommunens pligt til at give borgerne valget mellem mindst to leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje. Men også fordi leverandørerne så ville have et økonomisk incitament til at sammensætte deres hjælperstyrke så tæt som muligt på kommunens minimumskrav til uddannelsesniveauet. Der bør også stilles krav til ufaglært personale. Handicaprådet foreslår, at de har modtaget mindst 8 timers kursus i løfteteknik (skal kunne dokumenteres med bevis og skal selvfølgelig også gælde hos den kommunale leverandør), samt uddannelse i brug af lift (HR) Forvaltningen har valgt ikke at opstille krav til uddannelsesniveauet hos eventuelt ufaglært personale. Det skyldes, at forvaltningen som udgangspunkt ønsker at leverandørerne benytter sundhedsfagligt uddannede hjælpere og ikke ønsker at blåstemple brugen af ufaglært personale. I de underliggende bilag, står leverandøren skal i videst muligt omfang tilstræbe, at opgaverne hos den enkelte borger udføres af det samme lille team af medarbejdere, og at det ligeledes tilstræbes, at eventuelle afløsere er de samme. Ingen kan være uenig i formuleringen, men formuleringen 1

2 må kunne konkretiseres, så det er muligt at følge op, hvis der kommer for mange forskellige i hjemmet (HR) Rent praktisk er det desværre ikke muligt, at borgeren kun modtager besøg af den samme hjælper. Nogle borgere har fx behov for besøg tre forskellige tidspunkter hvert døgn. Det er særdeles vanskeligt at konkretisere den ideelle størrelse på teamet af medarbejdere. Nogle borgere har fx ind imellem behov for at hjælpere med helt særlige kompetencer leverer ydelserne. Forvaltningens vurdering har derfor været, at det ikke er hensigtsmæssigt at angive konkrete måltal for, hvor stort det team af hjælpere er, som kommer i hjemmet, da der er store individuelle forskelle på, hvad der er muligt og fagligt hensigtsmæssigt i den enkelte situation. Handicaprådet finder ønsket om øget fokus på APV som yderst relevant såvel af hensyn til de ansatte som borgerne. Der bør derfor altid ligge en tilgængelig APV i borgerens hjem, således at fx afløsere kan læse hvordan opgaverne løses. APV en skal være opdateret, og må ikke være ældre end et år (HR) Det aktuelle krav er, at der altid skal være en opdateret APV i borgerens journal. Kommunen arbejder i stigende grad for, at leverandørerne benytter velafprøvede digitale løsninger i forbindelse med praktisk hjælp og personlig pleje. Løsningerne skal bruges på hensigtsmæssig vis i dialog med borgerne. Et af formålene med de digitale løsninger er at arbejde for, at oplysningerne er opdaterede og tilgængelige for de relevante parter. På den baggrund kan forvaltningen ikke anbefale et krav om, at der fysisk ligger en APV i borgerens hjem. Samarbejde Den tiltagende kompleksitet i plejen betyder selvfølgelig, at private og kommunale leverandører i øget grad skal samarbejde. Derfor må der også være krav om øget fokus på dokumentation, som alle involverede parter har adgang til. Endvidere bør der altid findes en opdateret plejeplan i borgerens hjem, og alle utilsigtede hændelser bør indberettes i det fælles danske indberetningssystem, med kopi til lederen af den kommunale hjemmepleje (alle må lære af de fejl, der uvægerligt opstår) (HR) Kommunen arbejder løbende for at udvikle kvaliteten i dokumentationen af det enkelte borgerforløb, herunder at følge op på mål, indsatser og effekter. Et af forvaltningens forslag til skærpede krav er, at leverandørerne skal stille sig til rådighed for kommunale udviklingsprojekter. Udviklingsprojekterne kunne fx dreje sig om implementering af Fælles Sprog III i kommunen. Det er en kommunal standard, for sundhedsfaglig og socialfaglig dokumentation, der er ved at blive udviklet tværkommunalt. Det kunne også være implementering af et nyt omsorgssystem i kommunen. Et tredje eksempel på et udviklingsprojekt kunne være at hjælpe de private leverandører med elektronisk at kunne sagsbehandle og trække statistik på utilsigtede hændelser i DPSD systemet. Det sidste forudsætter dog, at KL og Patientombuddet får afklaret aktuelle tekniske vanskeligheder i den forbindelse, som gør sig gældende på landsplan. 2

3 Generelt bør der mindst hvert 3. år gennemføres en brugerundersøgelse af den faglige kvalitet af arbejdet, samt af borgernes oplevelse af leverandørernes arbejde. Disse brugerundersøgelser skal gennemføres af et eksternt firma, og skal omfatte såvel private og kommunale leverandørers ydelser (HR) Kommunen har senest i 2014 gennemført en brugerundersøgelse vedr. den praktiske hjælp og personlige pleje. Formålet har været at sikre, at den praktiske hjælp og personlige pleje er af den kvalitet, som stemmer overens med borgernes og kommunens forventninger og ønsker. Borgerne skal være trygge ved den hjælp de modtager og borgerne skal opleve, at hjælpen lever op til de standarder, der er beskrevet i kommunens serviceniveau. Forvaltningen valgte at gennemføre undersøgelsen selv. Det skyldes, at eksterne konsulenter kan skabe unødig utryghed hos hjemmehjælpsmodtagerne. Det var fx tilfældet, da Sundheds- og Ældreministeriet i september 2015 gennemførte en landsdækkende undersøgelse af ældre tilfredshed med hjemmehjælpen. Det har været en vigtig dimension i undersøgelsen, at deltagerne ikke skulle føle sig utrygge i forbindelse med interviewet. Derfor valgte kommunen, at interviews skulle gennemføres af visitatorerne, som er vant til at tale med modtagerne af hjemmehjælp, herunder borgere med nedsatte kognitive evner. Det er ikke nødvendigt, at leverandørerne medvirker ved gennemførsel af brugerundersøgelser. Derimod er det allerede nu kontraktligt muligt for kommunen, at inddrage resultater fra brugerundersøgelsen som et led i kommunens dialog med leverandørerne om kommunens kvalitetsstandarder efterleves, og hjælpen har den rette kvalitet. Det er også sket i forbindelse med brugerundersøgelsen fra Forvaltningen foreslår, at metoder ved fremtidige brugerundersøgelser drøftes inden igangsættelse af en eventuel brugerundersøgelse. Hvert år bør udarbejdes en kvalitativ tilstandsrapport til forelæggelse for kommunalbestyrelsen, som konsekvens af såvel den faglige og økonomiske tilstand af de enkelte firmaer (HR) Kommunens Visitation gennemfører uanmeldte tilsyn hos en stikprøve af leverandørerne af praktisk hjælp og personlig pleje. Det sker i henhold til kommunens tilsynspolitik på området. Formålet er at være med til at sikre kvalitet, sikkerhed og tryghed hos såvel den kommunale som de private leverandører. Hvert enkelt tilsyn afsluttes med en tilsynsrapport. På baggrund af tilsynsrapporterne udarbejdes der en årlig redegørelse med resultaterne af tilsynene. Redegørelsen sendes i høring hos Hvidovre Kommunes Ældreråd og Handicapråd og forelægges derefter politisk. Forvaltningen redegør derfor allerede i et vist omfang for eventuelle problematikker hos leverandørerne af praktisk hjælp og personlig pleje. Såfremt der skal laves en årlig kvalitativ rapport svarende til det, Handicaprådet foreslår, vil det kræve flere ressourcer, end der for indeværende anvendes til opgaven. 3

4 Økonomi For at være helt sikker på, at vi i Hvidovre har det helt rigtige prismæssige udgangspunkt for konkurrenceudsættelse, anbefaler Handicaprådet, at den eksterne revision, forvaltningen normalt anvender, gennemgår alle beregninger, for at sikre at alle omkostninger er indregnet. På denne måde kan det dokumenteres, at den inddaterede timepris er korrekt. Det må jo selvfølgelig aldrig være sådan, at kommunen vil kunne klandres for selv at dumpe priserne (HR) Kommunens eksterne revision reviderer allerede de årlige timepriser vedr. praktisk hjælp og personlig pleje. Når timeprisen på plejeopgaver i Hvidovre Kommune efter oplysninger i fritvalgsdatabasen ligger ca. 20 % under timeprisen i f.eks. Rødovre og Glostrup kommuner, må dette give anledning til refleksion (HR) Forvaltningen skal indledningsvist bemærke, at man ikke kan regne med timepriserne for private leverandører på fritvalgsdatabasen.dk, da der ikke længere er pligt for kommunerne til at indberette i den. Mange kommuner har derfor ikke opdateret deres priser i databasen. Det fremgår ikke af databasen, hvilke priser der er opdateret. I høringssvaret fra Handicaprådet fremgår det, at timeprisen for personlig pleje i Hvidovre ligger ca. 20 % lavere end i f.eks. Rødovre og Glostrup Kommune. Med det kendskab forvaltningen har til timepriserne i Rødovre og Glostrup i 2015, er det ikke helt ved siden af. Personlig pleje, uden for hverdagstimerne, i Glostrup afveg dog kun omkring 1 % fra timeprisen i Hvidovre i Forvaltningen har imidlertid også kendskab til timepriser for personlig pleje og praktisk hjælp, der er opnået i andre kommuner i forbindelse med konkurrenceudsættelse af området. Disse priser er overvejende lavere end i Hvidovre. Handicaprådet nærer en bekymring omkring de krav, der stilles til omsætningen. Først og fremmest fordi det fremover bliver umuligt, at opnå godkendelse som et nystartet firma (HR) Som udgangspunkt foreslår forvaltningen, at ansøger skal have en omsætning på mindst 2 mio. kr. i det senest disponible regnskabsår, og på den måde kan dokumentere erfaring med administration af en vis størrelsesorden. Hvis ansøger ikke lever op til omsætningskravet, så skal ansøger dokumentere virksomhedens administrative kompetencer. Det er således muligt for nystartede virksomheder at blive godkendt som leverandør, hvis virksomheden har de relevante administrative kompetencer. I forbindelse med krav til omsætning i virksomheden samt likviditetsgraden bør der ved virksomheder, der ikke opfylder kravet, tillige stilles krav om et budget for den forventede udvikling udarbejdet i samarbejde med en revisor (ÆR) Hvis ansøger ikke minimum har en omsætning på 2 mio. kr. i det seneste disponible regnskabsår, så skal ansøger dokumentere virksomhedens administrative kompetencer. Et af vurderingspunkterne i den forbindelse 4

5 kunne meget vel være, at ansøger kan fremlægge et budgetgrundlag, der har været gennemgået af en godkendt revisor. Anfordringsgaranti: måske skulle der finde en graduering sted, så man øger minimumskravet med eksempelvis pr. 50 borgere indtil 400 borgere (ÆR) Aktuelt er der krav om en sikkerhedsstillelse på kr. fra hver leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje. Forvaltningen har foreslået, at leverandører med under 400 borgere fremover stiller en anfordringsgaranti på kr. (over 400 borgere på kr.). Dette forslag skyldes primært, at den øgede sikkerhedsstillelse ville betyde øgede krav til leverandørens kreditværdighed og robusthed. Forvaltningen kan på den baggrund ikke anbefale at bibeholde en initial sikkerhedsstillelse på kr. Handicaprådet har forståelse for et øget krav til sikkerhedsstillelse, og finder kravet naturligt i forhold til kommende godkendelser. Det vil dog være ønskeligt og naturligt, at lave en overgangsordning for de firmaer, der pt. er godkendt. Det kan ikke være meningen med nye og skærpede krav, at enkelte af de firmaer, der har fungeret i flere år i Hvidovre, til gavn for borgere der er glade for leverandørernes hjælp og hjælpere, nu måske er nødt til at lukke ned, fordi de ikke kan leve op til nye og skærpede krav. Vi efterlyser derfor en begrundelse for, at det skulle være nødvendigt at opsige alle eksisterende kontrakter (HR) Kommunen kan ikke stille forskellige krav til nuværende og kommende private leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje iflg. lovgivningen. Reel opfølgning på en lang række punkter er nødvendig med både faste intervaller, og nogle gange uanmeldt at foretage kontrolforanstaltninger, hvis kommunen ønsker at udvise rettidig omhu (HR) Kommunens visitation er i løbende dialog med leverandørerne af praktisk hjælp og personlig pleje. Visitationen fører også uanmeldte tilsyn med omfanget og kvaliteten af de leverede ydelser. Desuden foretager Visitationen hver måned kontrol med leverandørernes afregning af de visiterede og leverede ydelser. Kontrollen sikrer, at kommunen kun betaler for de visiterede ydelser. Ved gentagne uoverensstemmelser med ydelsesniveauet udføres der et skærpet tilsyn hos den pågældende leverandør. Ved både det almindelige og det skærpede tilsyn aftales der en opfølgning med leverandøren for at sikre, at de overholder de aftaler, der er i kontrakten mellem kommunen og leverandøren. Forvaltningen foreslår fremover, at den derudover kan indhente økonomiske nøgletal fra en godkendt leverandør, hvis leverandøren har problemer med at opfylde kontrakten med kommunen. I det tilfælde kan de økonomiske nøgletal medgå i kommunens vurdering af, hvorvidt kommunen skal stoppe samarbejdet med leverandøren. Forvaltningen anbefaler ikke kontroller med faste intervaller af alle godkendte leverandørers økonomiske nøgletal. Det skyldes, at: 5

6 - Forvaltningens fokus er på leverandørens opfyldelse af kontrakten frem for leverandørens økonomiske nøgletal, som løbende kan ændre sig. Forvaltningen vil nødigt risikere at skulle opsige en leverandør udelukkende pga. størrelsen af leverandørens økonomiske nøgletal. - Kommunen ville vanskeligt kunne yde økonomisk hjælp til en leverandør med økonomiske problemer. Kommunen ville bl.a. kunne beskyldes for konkurrenceforvridning. - Kommunens beredskab kan i vidt omfang håndtere en eventuel konkurs uden forudgående varsel. Forvaltningen vil dog i flere tilfælde være opmærksom på eventuelle økonomiske problemer som følge af den løbende dialog med leverandøren. - Løbende økonomiske kontroller ville være ressourcekrævende for såvel de private leverandører som forvaltningen. Vi anbefaler derfor, at Hvidovre Kommune tager initiativ til at der i regionen etableres en tværkommunal erfaringsudveksling. Hvis en kommune oplever store udfordringer i forhold til en privat leverandør, må informationerne deles med andre. Negativ drift, økonomisk og fagligt må straks deles, således at der kan reageres hurtigt med henblik på bedring af driften i overensstemmelse med kontrakt (HR) Hvidovre Kommune deltager allerede i forskellige fora med andre kommuner i hovedstadsregionen, hvor kommunerne udveksler erfaringer vedr. varetagelsen af opgaven med praktisk hjælp og personlig pleje. Herunder udveksler kommunerne informationer om udfordringer mht. private leverandører på området. Erfaringsudvekslingen sker indenfor de rammer, som lovgivningen udstikker. Forvaltningen vurderer ikke pt., at det er nødvendigt at etablere yderligere fora for tværkommunal erfaringsudveksling på området. Der bør etableres et register, hvor ejerforhold i krakkede firmaer er registreret, idet konkursrytteri, må og skal forsøges undgået (HR) I CVR registret på virk.dk findes oplysninger om alle private leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje. Det er muligt i registret at fremsøge hjemmehjælpsvirksomheder, som fx er under konkurs eller opløst efter en konkurs. Virksomhedernes ejerforhold fremgår i CVR registret. CVR registret er dog ikke tilstrækkeligt til, at forvaltningen kan vurdere, om der er tale om konkursrytteri. Eventuelle mistanker om ulovligheder ville skulle efterforskes af andre offentlige myndigheder. Det konkretiseres, at det skal være en godkendt revisor (ÆR) Det er kun en godkendt revisor, der kan give en revisorpåtegning. For at undgå tvivl herom bør det præciseres i kravene til ansøgere og leverandører. I forbindelse med faktura og fakturagrundlaget bør tages højde for perioder med mange helligdage, så der anvendes 6 hverdage som seneste frist for modtagelsen (ÆR) Forvaltningen har foreslået, at faktura og fakturagrundlaget skal være modtaget senest den 6. dag i den efterfølgende måned. Baggrunden for forslaget er, at leverandørerne i vidt omfang har mulighed for at forberede fakturagrundlaget i den måned, fakturaen vedrører, hvorfor fristen ikke forekom urimelig. Samtidig er det relevant for forvaltningens kontrol af 6

7 regninger og økonomistyringen på området at modtage faktura og fakturagrundlag relativt hurtigt. Der kan dog være forskellige arbejdsgange i forbindelse med fakturering hos forskellige leverandører. Af hensyn hertil vil en ændring af fristen til 6 hverdage være hensigtsmæssig. I alle afsnit ændrer disponible regnskabsår til senest afsluttede regnskabsår (ÆR) Det ville føre for vidt her at fremføre forvaltningens overvejelser for at vælge seneste disponible regnskabsår frem for seneste afsluttede regnskabsår i de skærpede krav. Forvaltningen skal kort bemærke, at forvaltningens forslag følger eksempler fra Kammeradvokaten i publikationen Forebyggelse og håndtering af konkurser på pleje- og omsorgsområdet fra den 18. september