Dette notat redegør for visitationens arbejde. Notatet er disponeret som følger:

Transkript

1 Notat Sagsnr.: 2012/ Dato: 10. maj 2012 Titel: Orientering om Visitationens arbejde - maj 2012 Sagsbehandler: Olai Birch Planlægningskonsulent Dette notat redegør for visitationens arbejde. Notatet er disponeret som følger: Antal medarbejdere Arbejdet i Visitationen Fordeling af opgaverne Retningslinjer for Visitationens arbejde Henvendelser til Visitationen o Status for antal visitationer o Klagesager Afstemning af forventninger med borgerne Samarbejde med: o Hjemmesygeplejen o Træning og Aktivitet o Plejecentre Budget Visitationens udfordringer Antal medarbejdere Visitationen består aktuelt af 13 medarbejdere 10 visitatorer og 3 administrative medarbejdere De 10 visitatorer udgør tilsammen 9,2 årsværk. Besparelser i henholdsvis 2010 og 2012 betød, at 2 visitator stillinger blev nedlagt. Imidlertid er der via Budgetreduktion Revurdering af indsatser opnormeret med en stilling til denne opgave. De 10 visitator stillinger er fordelt på 4 sygeplejersker og 6 terapeuter. De 3 administrative medarbejdere udgør til sammen 2,8 årsværk. September 2012 nedlægges 1 stilling på 29,5 timer, hvor en medarbejder går på pension. Stillingen genbesættes ikke grundet besparelser. Forebyggelse og Sundhed på Rådhuset har for at løse fremtidige administrative opgaver bedst muligt samlet de administrative medarbejdere fra henholdsvis Visitationen og Sundhedsstaben. Således glider nogle administrative opgaver fra Visitationen over i Sundhedsstaben og andre opgaver ind i Visitationen fra Sundhedsservice. Endeligt består Visitationen af 1 leder/et årsværk. 1

2 Arbejdet i Visitationen De administrative medarbejdere indgår i et samlet team og kontormiljø med to andre administrative medarbejdere for området Forebyggelse og Sundhed. Ca. 80 % af Visitationens administrative medarbejderes tid går med direkte borgerrelaterede opgaver - ansøgninger og sagsbehandling om kropsbårne hjælpemidler og støtte til bil. De varetager borgernes sager efter cpr. nr. opdeling. De mødes en gang ugentligt til faglig sparring, bedst/billigst løsninger m.v. Bilsager afgøres i et særligt udvalg i samarbejde med en visitator. Visitatorerne er opdelt i to teams med cpr. nr. opdeling 1-15 og 16-31, og mødes kort en gang ugentligt til faglig sparing og opbygning af social kapital. To visitatorer, såvidt muligt en terapeut og en sygeplejeske, varetager dagligt Slusen. Slusen er Halsnæs Kommunes indgang i forhold til alt, der har med hjemmepleje og hjemmesygepleje at gøre. I slusen besvares telefoniske henvendelser fra borgere og hospitaler, henvendelser på fax, mail og interne meddelelser vedrørende borgernes tilstand og behov. Således har hver visitator minimum en dag i Slusen om ugen. Ved ferie og sygdom flere gange om ugen. Der er udarbejdet sluseplaner og bagvagtplaner, som aktiveres ved ferie og sygdom således, at der er ro omkring denne opgave. Nye sager samles fra Slusen og fordeles efter cpr. nr. til de to teams. I hvert team er der på skift en visitator, som fordeler sagerne efter kompetenceprofil (se næste afsnit). Visitationen mødes hver 2. uge til et samlet afdelingsmøde. En gang om måneden deltager en controller fra Sundhedsstaben med henblik på økonomiopfølgning. Ny lovgivning og principafgørelser drøftes, intern undervisning gives af medarbejdere på ekspertområder (se næste afsnit) som kompetenceudvikling (planlagt for et år ad gangen), undervisning/dialog med eksterne samarbejdspartnere, MED/TR og orientering fra ledelsen m.v. Visitatorerne har fagligt bevillingsmøde en time hver 2. uge, hvor der drøftes sager af principiel karakter, serviceniveauer, faglig sparring, bedst/billigst løsninger m.v. Visitationen har gennem de seneste par år deltaget i et stigende antal udviklingsprojekter. Fordeling af opgaverne på medarbejderne I mange år har visitatorerne arbejdet tværgående om visitation af hjemmeplejeindsatser og sagsbehandling af hjælpemidler/boligændringer. Halsnæs Kommune er en af de få kommuner, som har én samlet Visitation og ikke en Visitation og en afdeling med sagsbehandling af hjælpemidler og boligændringer. Hensigten har været, at alle visitatorer skulle kunne sagsbehandle på lige fod. Dog harsager om store boligændringer og hjælpemidler, som forudsætter særlige terapeutfaglige kompetencer, været undtaget. I efteråret 2010 udarbejdede Visitationen en kompetenceprofil, som er retningsgivende for medarbejdernes kompetenceniveauer og behov for kompetenceudvikling. Profilen har afdækket ekspertområder, hvor der skal være to medarbejdere på grund af særlige kompleks lovgivning, og som kræver særlige kompetencer og mulighed for sparing. Ligeledes har Visitationen fordelt andre driftsopgaver, som giver organisatorisk fordele. Eksempelvis håndteres sager omkring de Midlertidige DøgnPladser/MDP af to visitatorer, en sygeplejerske og en terapeut. De fungerer som gennemgående kontaktpersoner for Visitationens interne samarbejdspartnere på MDP pladserne. 2

3 Alle indkommende sager fordeles fra Slusen i de to teams efter cpr. nr. og i teamene efter kompetencer og hvilke medarbejdere, der kender borgeren, som derfor med fordel for borgeren kan varetage den nye henvendelse. I gennemsnit fordeles mellem sager om ugen til de to teams til videre fordeling og besøg. Der foretages administrative revisitationeri Slusen, i det omfang det er muligt. Behov for revisitationsbesøg vurderes individuelt. Der arbejdes ikke systematisk med årlige revisitationer som tidligere, idet dette ikke længere er et lovkrav. Siden begyndelsen af 2012 har Visitationenarbejdet med revisitation i form af revurdering af indsatser. Gennem et projekt i 2012, i et afgrænset kommunalt hjemmeplejeområde, sættes en stop dato på alle indsatser hver 3. måned, hvorefter der foretages en revurdering. Visitationen foretager sjældent udskrivningskonferencer på hospitaler, da borgerne hjemtages til MDP eller øget hjælp i hjemmet, hvorefter Visitationen foretager revisitationsbesøg på MDP eller i hjemmet. Nye borgere besøges altid med henblik på en individuel udførlig vurdering af funktionsevner. Til efteråret deltager Visitationen i et tværsektorielt projekt med Frederikssund Hospital, hvor Visitationen afholder udskrivningskonferencer via videotelefon med borgeren og evt. pårørende,læger og sygeplejersker på hospitalet, egen læge og relevante virksomheder fra kommunen. De administrative medarbejdere fordeler deres sager efter cpr. nr. og særlige kompetencer. Der tages også hensyn til særlige interesser og behov for kompetenceudvikling. Retningslinjer for Visitationens arbejde Lovgivningen, herunder Lov om Social Service og Sundhedsloven, som foreskriver borgernes retlige krav på en individuel vurdering. KL`s fællessprog II med en standardiseret funktionsevnevurdering, som udarbejdes i vores elektroniske omsorgsjournal med det formål, at vurderingen skal stemme overens med de visiterede ydelser. Sundhedsfaglig Dokumentation udarbejdet i Halsnæs Kommune, som kobler de faglige observationer med dokumentation i borgernes elektroniske omsorgs journal. De politiske vedtagne kvalitetsstandarder i Halsnæs Kommune, som angiver områdets serviceniveauer. Udarbejdede interne arbejdsgange og procedurer. De organisatoriske og ledelsesmæssige retningsgivende rammer og vilkår. Henvendelser til Visitationen Status for antal Visitationer Nedenstående tabel viser antal visitationer for 2010 og Tallene er trukket fra det elektroniske omsorgssystem Uniq. 3

4 År I alt Hjemmepleje Sygepleje Terapi Bolig Dagcenter Nye visitationer Revisitationer Tabel 1 Tabel 1 viser, at det samlede antal visitationer er faldet med 274. Der har udelukkende været et fald i antallet af hjemmeplejeydelser. Af det samlede antal visitationer 2011 var der godt 3000 nye visitationer og knap 4700 revisitationer. Det betyder, at der var ca visitationer, der ikke blev ændret på i Status for antal Kropsbårne hjælpemidler og biler Der bevilges kropsbårne hjælpemidler svarende til 17,5 procent af Halsnæs Kommunes indbyggere. Det drejer sig typisk om bevilling og genbevillig af ortopædisk fodtøj, indlæg til sko, høreapparater og kompressionsstrømper. Tabel 2 er en oversigt over ansøgninger, bevillinger og afslag om biler i årene 2010, 2011 og frem til marts År Bevilget biler Afslag biler Ansøgninger i alt Tabel 2 Tallene omhandler udelukkende biler. Antallet skifter fra år til år grundet løbende ansøgning om genbevillinger. Herudover kommer de ansøgninger, som udelukkende vedrører fritagelse for betaling af vægtafgift samt ansøgninger om særlige indretninger. Status på henvendelser i alt I uge 6,7,8 og 9 i 2012 har Visitationen registreret antal henvendelser på telefon, fax, advis, post og mail og det så således ud: Uge Visitatorer Administrative I alt Tabel 3 Tabel 3 viser, at Visitationen i gennemsnit har 692 henvendelser om ugen fra borgere og samarbejdspartnere om borgerne og det viser et pres på områdets ydelser. Med det nuværende telefonsystem er det ikke muligt at meddele hvilket nummer borgeren er i telefonkøen. Visitationen har som nyt oplyst, at det også er muligt at træffe Visitationen via 4

5 og forsøger at give alle borgere god vejledning via telefonen. Visitationen er pt. i gang med at opdatere den del af kommunens hjemmeside, der omhandler Visitationen, således borgere gives mulighed for også at søge vejledning digitalt. Klagesager Nedenfor er en oversigt over antal borgere, som klager over Visitationens afgørelser, hvor Visitationen efter revurdering har fastholdt afgørelsen og sendt sagen til Det Sociale Nævn. År Kommunalt medhold Borger medhold Ikke afgjorte I alt Tabel 4 Tabellen viser,at antallet af klager i 2011 næsten var dobbelt så højt som i 2010, hvilket hænger sammen med de seneste års stramninger på kvalitetsstandarder. Visitationen bruger således i tiltagende grad tid på klagersager. Tabellen viser også, at Visitationen får medhold i langt de fleste sager. Generelt overholder Visitationen de politisk vedtagne tidsfrister. Samarbejde Afstemning af borgernes forventninger Forventningsafstemning med borgerne sker i forbindelse med den individuelle vurdering af funktionsevner, hvor borgeren spørges til, hvilke forventninger og mål de har til deres aktuelle situation. Ved hjemmebesøg og ved telefonisk kontakt orienteres borgerne om, at hjemmehjælp ydes som hjælp til selvhjælp jf. Halsnæs Kommunes kvalitetsstandarder, samt at der stilles krav til, at borgeren, i det omfang det er muligt, deltager aktivt i aktiviteten. Ligeledes afstemmes forventningerne i forhold til de politisk vedtagne tidsfrister således, at borgerne er orienteret om, hvor længe der kan gå fra hjælpen/hjælpemidler/boligændringer visiteres til indsatsen aktiveres ude hos borgeren. Samarbejdet med hjemmesygeplejen I oktober 2011 blev Hjemmesygeplejen selvtilrettelæggende og Visitationen visiterer derfor ikke længere til sygeplejeindsatser. Visitationen giver besked via dokumentation i borgerjournalen og en advis om behov for Hjemmesygepleje indsatser. Halsnæs Kommune overholder kravet jf. Sundhedsaftalerne med Regionen om én indgang og viderestiller den enkelte hospitalsafdeling direkte til Hjemmesygeplejen ved behov for videre behandling efter udskrivelsen, således skabes sammenhæng og koordinering med det samme. 5

6 Visitationen har dagligt samarbejde med Hjemmesygeplejen ved behov for Hjemmesygepleje indsatser via henvendelser fra borgere, private leverandører af hjemmepleje, almen praksis og hospitalerne. Visitationen medtænker Hjemmesygeplejens berettigede tilstedeværelse ved hjemmebesøg, hvor det vil være relevant og kan optimere forløbet for borgerne. Visitationen afholder også to fælles leverandørmøder om året med private og kommunale samarbejdspartenere. På et kommende møde vil Hjemmesygeplejen orientere om deres nye måde at tilrettelægge sygeplejeindsatser og vigtigheden af det nære samarbejde omkring borgerne. Samarbejdet med Træning og Aktivitet Siden 1. januar 2012 har Træning og Aktivitet været selvtilrettelæggende. Visitationen visiterer ikke længere til træning efter serviceloven eller aktivitetstilbud. Visitationen giver besked via dokumentation i borgerjournalen og en advis om borgernes behov for træning og aktivitet. Træning og Aktivitet og Visitationen har aktuelt et tæt samarbejde i forhold til udmøntning af Hverdagsrehabilitering i Halsnæs Kommune kaldet Aktiv Hver Dag. Denne ændring af Halsnæs Kommunes tilgang fra kompenserende hjemmepleje til aktiverende hjemmepleje kræver et afsæt i den terapeutiske tilgang og dermed et tæt samarbejde imellem aktørerne. Samarbejdet med Plejecentrene I løbet af 2012 arbejder Plejecentrene og Visitationen på, at Visitationen fremadrettet kun skal visitere borgerne til plejecenterdøren med et klart formål og indsatser. Plejecentrene skal herefter stå for revisitation af indsatser ved behov. Denne model anvendes i mange kommuner og er en effektivisering af arbejdsgangen, i det der fjernes et administrativt led. Visitationen skalfortsatvaretage vurdering og bevilling af hjælpemidler og boligændringer, som kræver terapeut faglige kompetencer. Budget 2012 I forbindelse med budget 2012 blev der truffet beslutning om ændringer inden for tre områder, tøjvask, revurdering af indsatser og hverdagsrehabilitering. Tøjvask reduceres fra 45 til 25 minutter. Alle ydelser er ændret pr. 1. januar 2012 og alle borgere er i januar 2012 revisiteret, besparelsen er således udmøntet. Revurdering af indsatser ordningen afprøves i 2012 i et projekt i et afgrænset område. Afprøvningen foregår hos den Kommunale Hjemmeplejes to distrikter Hundested og Maglehøj. Ordningen evalueres i maj Såfremt ordningen ikke giver den forventede besparelse, vil der blive foretaget de nødvendige ændringer. Hverdagsrehabilitering kaldet Aktiv Hver Dag, har været i planlægningsfase siden begyndelsen af Der er kick-offi begyndelsen af maj2012. Det har været en givende proces mellem hjemmeplejen, Træning og Aktivitet og Visitationen. 6

7 Hvilke udfordringer er de største og vigtigste? Borgerperspektiv Få vendt Halsnæs Kommunes sundhedsprofil i en sund og positiv retning! Udfordre på serviceniveauer og skabe en udvikling fra kompenserende til aktiverende hjemmepleje og styrke tilgangen hvad er borgerens mål og dermed give ansvaret tilbage til borgerne. Erstatte hjemmepleje indsatser med teknologiske løsninger. Medvirke til at hverdagsrehabilitering bliver borgernes og Visitationens fælles afsæt. Finde digitale løsninger og give borgerne mulighed for, at blive velinformeret via hjemmeside og søge hjælp derfra. Fortsætte med at afstemme forventninger med borgerne. Økonomisk perspektiv Håndtering af det øget pres på stigende antal visiteret timer og antal indlæggelser samt borgerne tiltagende vælger de private leverandører, hvor timeprisen er dyrere. Analyser er igangsat. Eksekvere budgetoverholdelse og budgetreduktion med den konsekvens, at serviceniveau reduceres samt sætte ind med teknologiske og digitale løsninger, hvor det er muligt. Løse flere opgaver med tiltagende færre medarbejder ressourcer og udfordre på tidsfrister for sagsbehandling. Organisatorisk perspektiv Fortsat at forenkle BUM modellen i Halsnæs Kommune, således at uhensigtsmæssige arbejdsgange fjernes. Skabe paradigmeskift i Halsnæs Kommune og opnå en organisatorisk innovativ drivkraft. Visitationens primære lovmæssige opgave er at være ansvarlig for hjemmepleje og sagsbehandling af hjælpemidler og boligændringer. Optimere samarbejdet med hjemmepleje leverandørerne og opnå tættere dialog og sikre optimal visitation og revisitation af indsatser. Skabe koordineret og sammenhængende forløb for borgerneinternt i organisationen. Skabe én indgang for borgerne i Halsnæs Kommune! 7