Ballerup Rideklub - Kildesvinget Ballerup

Transkript

1 Referat af generalforsamlingen på BAL torsdag den 10. marts 2016 kl Til stede fra bestyrelsen: Jais, Mette, Jan, Ann og Pernille Referent: Jeanette Indgang: Cathrine og Ann Stemmetællere: Ingen Antal stemmeberettigede medlemmer: 27 Dagsorden: 1. Valg af dirigent Michael Friis Jensen blev valgt. Michael kunne konstatere, at generalforsamlingen var lovligt varslet og indkaldt iht. vedtægterne, og den blev erklæret for beslutningsdygtig som øverste myndighed. Jeanette H blev valgt som referent. 2. Bestyrelsen aflægger beretning Formanden aflagde nedenstående ledelsesberetning 1. Medlemmer og økonomi Klubben havde pr medlemmer. Regnskabet giver et overskud på kr. og bestyrelsen betragter resultatet som tilfredsstillende. Det skal bemærkes, at det ikke er et mål for klubben at generere et overskud. 2. Drift og personale Der har i året været nogen udskiftning blandt det fastansatte personale, ligesom der har været udskiftning i underviserne. Der har specielt blandt staldpersonalet været en forholdsvis stor udskiftning. Bestyrelsen har i samarbejde med staldmester og rideskoleansvarlig forsøgt at kvalificere ansættelsen af personale, således at der allerede fra ansættelsesstart arbejdes for at finde personale, der må formodes at blive længere. Samtidig er det intentionen at iværksætte arbejdsmiljø-tiltag, således at sygdomsfrekvens og belastningen fra hårdt fysisk arbejde kan nedbringes målbart. Der har i det forløbne år været foretaget en række ændringer, for at tilsikre stabilitet i driften, herunder: Ny foderprocedure og bedre kommunikationsplatform for fodervagterne. Opdateret faktureringsprocedure. Kværkeprocedure. Opdatering af reglerne for hø-udlevering. Det har også i årets løb været ændret ved indkøb af foder og hø, hvor det er lykkedes at få nogle mere fordelagtige aftaler med leverandører. Side 1 af 6

2 3. Rideskolen Rideskolen har startet året 2015 med fokus på den gode rideskole. Det første tiltag der blev gennemført, var at der blev sat sadelhåndtag i alle ponysadler, for at lære rytterne at få et godt sæde fra starten af og for at øge hestevelfærden hos ponyerne. Der blev taget godt imod tiltaget selv om det betød at nogle ryttere skulle have trækker på igen. I løbet af efteråret var der fokus på en god tone blandt børnene og hvordan man hjælper hinanden. Der har været en stabil tilslutning til rideskolen, med den milde vinter 14/15 fastholdt vi mange af de små elever, hvilket også er en af grundene til at venteliste til småpony-holdene. For at efterkomme efterspørgslen, er der indkøbt en ekstra pony. Der var stor tilslutning til de to rideskolestævner, enetimer, samt ridelejre for både voksne og børn, som var udsolgt efter få timer. Der var en del langtidssyge heste, hvilket gjorde at der måtte nogle udskiftninger til. Bestyrelsen har været overordentligt tilfredse med driften af rideskolen, og sætter stor pris på det arbejde som pågår med forbedring af undervisningen. Det er ligeledes bestyrelsens indtryk, at Ballerup Kommune har blik for det store ansvar som rideskolen påtager sig i forhold til kommunens rideinteresserede børn og unge. 4. Eksterne undervisere I det forløbne år har der været skiftet springunderviser 2 gange. Ved aftaleindgåelsen med begge, har medlemmerne været spurgt ved en afstemning, og det er heldigvis lykkedes at finde først den ene, så den anden meget kompetente springunderviser. Det er værd at bemærke det store arbejde som springudvalget har udført, for at gøre BAL til et attraktivt sted at være springrytter. 5. Samarbejde med kommunen Bestyrelsen har i det forløbne år haft et ganske udmærket samarbejde med Ballerup Kommune. Således er der iværksat en plan for en arbejdsgruppe, der skal lede frem mod 2020-planen, såfremt denne skal gennemføres. Alternativt vil gruppen forsøge at fokusere på en generel modernisering af bygningsmassen. BAL deltager med medlemmer fra bestyrelsen, staldmesteren samt medlemmer med kompetencer inden for både byggeri og dyrehold. Der pågår i øjeblikket en afklaring af aktivitetstilskuddet for medlemmer under 25. Der har i 2015 ikke været gennemført gennemgang af bygningerne, men denne skulle meget gerne være gennemført i foråret Kværke Igen i år har BAL været hårdt ramt af kværke. Dette har ramt både rideskole-heste og private, og vi har i en periode på 2½ måneder været i karantæne. Grundet karantænen har det ikke været muligt at afholde det antal stævner som der var planlagt. Dette har haft en negativ effekt på regnskabet, da der følgelig ikke har været indtægter fra disse stævner. Kværken har også påvirket muligheden for at medlemmer af BAL har kunne deltage i stævner og arrangementer uden for BAL i karantæneperioden. Bestyrelsen beklager at dette har været tilfældet, og håber på forståelse blandt alle berørte. Side 2 af 6

3 I forbindelse med seneste kværke-periode har BAL iværksat en række initiativer, der gerne skulle minimere risikoen for nye anfald. Derfor er alle bokse nedvasket og desinficeret, alle bunde i staldene er skiftet, der er lavet handlingsplaner for at forsøge at begrænse smitten fremadrettet og der er afholdt kurser i forebyggelse og behandling for klubbens ansatte og medlemmer. Bestyrelsen håber at dette var sidste tilfælde af kværke, men vil opfordre alle til at udvise den nødvendige påpasselighed for ikke at bringe smitten tilbage. 7. Medlemssager og medlemsundersøgelse I forbindelse med en nødvendig omfordeling af undervisningstimer, har bestyrelsen gennemført en medlemsundersøgelse blandt dressurrytterne. Undersøgelsen viste klart, at der var et behov for en omfordeling, og har efterfølgende gennemført denne for resten af vintersæsonen. Det har ikke været muligt at gøre alle tilfredse, ved at gennemføre undersøgelsen og derefter at lave om på undervisningsdagene. Bestyrelsen mener at undersøgelsen var en nødvendighed, og at medlemmernes stemme har været hørt bedst muligt. Der har været transparens om undersøgelsens indhold og resultat, og alt er lagt frem på hjemmesiden. Fremadrettet kan det være en god løsning at lave denne type undersøgelser igen. Medlemssammensætningen, kompetenceniveau og mulige tider ændres, og dermed ændres behovet for undervisning og dage også. Det er vigtigt at BAL giver de fleste muligheder for de fleste medlemmer, omstændigheder og faciliteter taget i betragtning. Der er ikke tale om at tage mest muligt fra den enkelte, men at give mest muligt til alle. Der har i årets løb været set på en revidering af reglerne på flere enkeltområder. Bestyrelsen håber på at kunne fortsætte dette arbejde, for dermed at ensarte regler og tilsikre kontinuitet og forståelighed. Det er bestyrelsens opfattelse at alle som benytter faciliteterne har et ansvar for at tilsikre sikkerhed og dyrevelfærd. 8. Stævner Der har i året været afholdt 2 rideskole-stævner og 3 distriktsstævner (kombineret dressur og spring). Desværre har 1 distriktsstævne været ramt af karantænen, da vi havde Kværke, og det har også betydet at medlemmer ikke kunne deltage i stævner ude i en periode. Medlemmer af BAL har i det forløbne år præsteret flot til stævner, blandt mange enestående præstationer kan nævnes: At Anna Olesen og Annabell i denne weekend rider 1. kval til ECCO Cup til landsstævne i Herning meget flot resultat. At Mette Hellerup og Belmondo blev distriktsmestre i dressur sidste sommer og at vi da regner med at have nogle stærke ekvipager med igen i år. At Laura og Princi i efteråret blev B-ekvipage og derfor er derfor også er berettet til at starte landsstævner. Tine & Armarni samt Nadia & Leo har også deres første B-ekvipage kvalifikationer på plads. At Lise & Lukas fik en fin andenplads i distriktschampionatet i spring for hest. Det har igen i år været svært at stille med frivillige hjælpere til stævnerne. Det betyder at der har ligget en uforholdsmæssig stor arbejdsbyrde på meget få medlemmer. Side 3 af 6

4 Det er vigtigt at vi som klub og medlemmer heraf står sammen og støtter op om aktiviteter, og her er stævner en af de steder, hvor bestyrelsen gerne vil opfordre alle til at give en ekstra indsats i det kommende år. 9. Konklusion 2015 har på mange måder været et omtumlet år, men klubben har på trods af det præsteret en række flotte resultater. Der er grund til at fortsætte en forholdsvis stram omkostningsstyring, der er masser af aktiviteter som der kan udvikles videre på og der er ting vi alle kan gøre bedre. Bestyrelsen vil gerne takke alle medlemmer og ansatte for det enorme engagement der har været udvist, selv i modgangstider ooooo Der var efter beretningen mulighed for at stille spørgsmål. Anette Claudi syntes ikke, at der havde været fuld gennemsigtighed i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen og følte sig manipuleret med. En stor gruppe ryttere var tvunget til at svare på spørgsmål, som kun pegede i en retning, og derfor syntes hun, at billedet i Jais beretning var lidt for rosenrødt. Beretningen blev herefter godkendt. 3. Det reviderede regnskab foreligger til godkendelse Jan gennemgik regnskabet, som bliver lavet af Solebusiness. For år tilbage var der problemer med regnskaberne, og derfor var det et krav fra kommunen, at vi fik hjælp udefra. Nu er der igen styr på regnskaberne. Der har været en stigning i antallet af medlemmer som i slutningen af året faldt lidt igen. Henover efteråret har der været tomme bokse bl.a. pga. kværke, hvilket har givet en manglende indtægt. Kværken var desværre også skyld i manglende stævneindtægter pga. aflysning af stævne. Et sted, hvor vi har sparet penge, er blandt andet på afhentning af mødding. Udgifter til vedligehold har været noget mindre end budgetteret, hvilket skyldes, at Jørgen har brugt størstedelen af sin arbejdstid på den daglige drift. Prisen på hø og wrap er svingende, og derfor er der brugt kr ,- mere end budgetteret. Til gengæld har der været et mindre forbrug på halm. Hjælp til regnskaberne har været dyrere end budgetteret. Jan takkede Line Klitsø, som havde lavet et stort arbejde i forbindelse med revision af regnskabet. Resultatet ender på et overskud på kr ,-. Vores egenkapital er på kr , planerne samt det kommende samarbejde med kommunen blev diskuteret. Regnskabet blev godkendt. Side 4 af 6

5 Jan gennemgik herefter budgettet for Det er besluttet at lave nogle af boksene om til striglebokse, så vi går fra 92 bokse til 86. Derfor er indtægten på pensionærer sat lavere end i Det kan tilføjes, at ser man bort fra de kommende striglebokse, er der pt. fuld opstaldning. Indtægten på stævner er også sat lavere set i lyset af de manglende indtægter for Der kommer mere fokus på bundene, så derfor er der afsat ekstra på vedligehold i forhold til det faktiske beløb i Forhåbentlig kan omkostningerne holdes nede, så de bliver mindre end budgetteret. Der var ros til Cathrine og Jørgen, som er gode til at vise mådehold. Resultat for budgettet er sat til et beskedent overskud på kr ,-. Stævneudvalg samt hjælp til stævner blev diskuteret. Marianne har fået nogen store stævner til den kommende sæson, men hvordan får man flere til at hjælpe? Måske skulle man hver gang melde ud, hvad der vil blive købt af ting til rideskolen for et evt. overskud f.eks. spring, dressurhegn, bogstaver mv. Henriette meldte sig til stævneudvalget. Anette Claudi forslog, at vi lavede en spørgeskemaundersøgelse for at høre medlemmerne, hvad der skal til for at få flere hjælpere. I forhold til hjælperlister kunne Cathrine fortælle, at Rideskoleudvalget er i gang med at lave elektroniske lister, som privatdelen gerne må låne. Budgettet blev godkendt. 4. Fastlæggelse af medlemskontingent og godkendelse af øvrige kontingenter Nuværende kontingenter forbliver uændrede. 5. Behandling af indkomne forslag Der var ingen forslag. 6. Valg af formand Mette Søgren Gade opstillede og blev valgt. 7. Valg af kasserer - ej på valg Denne post var ikke på valg. 8. Valg af tre bestyrelsesmedlemmer og to suppleanter Følgende medlemmer opstillede som bestyrelsesmedlemmer og blev valgt: Jais Tindborg (rideskole) Anette Claudi (pensionær) Michael Friis Jensen (pensionær) Som suppleanter blev følgende valgt: Side 5 af 6

6 Helle Oppenheuser Henriette Martins 9. Valg af juniorrepræsentanter Ingen. Cathrine og Jais havde talt om, at der evt. skulle være én kontaktperson/juniorrepræsentant, som mødtes med en fra bestyrelsen hver 3. måneden for at fortælle om tiltag i juniorregi. Så behøvede juniorrepræsentanten ikke at deltage i bestyrelsesmøderne. 10. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant Line Klitsø blev valgt som revisor. Der var ingen kandidater til resten af posterne. 11. Eventuelt - Michael vil gerne hjælpe med at køre markvejen med tromle sammen med Theis. Bestyrelsen henviste til Jørgen. - Kent vil gerne sætte et spejl op på dommertårnet i det store ridehus, så man kan se, om der er fri bane, når man rider ind i ridehuset. Bestyrelsen henviste til Jørgen. - Charlotte M. og Helle O. foreslog, at medlemsmøderne bliver genoptaget. - Anne H. kunne fortælle, at køkkenudvalget gerne vil lave mad til hjælperne til næste stævne, hvilket Jan sagde god for. - Pernille reklamerede for vores nye klubtøj, som kan købes på nettet. Generalforsamlingen sluttende kl. ca med at der blev sagt tak til dirigenten. Med venlig hilsen Bestyrelsen, Ballerup Rideklub den 10. marts 2016 Side 6 af 6