ANSØGNING OM STØTTE TIL EVENT

Transkript

1 ANSØGNING OM STØTTE TIL EVENT Vejledning Du skal så vidt muligt udfylde alle felter i ansøgningsskemaet. Hvert enkelt punkt skal du beskrive kort og præcist. Hvis du har behov for at give yderligere oplysninger, kan du vedlægge disse som bilag. Du kan rette spørgsmål til udfyldelsen og den videre behandling af ansøgningen til Helsingør Kommune. Se Helsingør Kommunes forskellige støtteformer og -kriterier på 1. NØGLEDATA OM EVENTEN Officiel eventtitel På dansk og engelsk Tidspunkt for afvikling Dato og årstal. Hvis ukendt, angiv forventet termin. Ansøger Navn, titel og kontaktoplysninger Arrangør(-er) Hvilke(t) specialforbund, klub(ber), virksomhed(er) mv. er arrangør(er)? Sted for afvikling Lokation, byrum, værtsby osv. Samlet budget Angiv den samlede budgetsum for eventen (udgiftsbudget i bruttobeløb). Vedlæg budget Finansiering Helsingør Kommune Angiv forventet kommunal finansiering i DKK. Uddyb i budgettet! Evt. tidligere tildeling af støtte Angiv evt. tidligere tildelt støtte fra Helsingør Kommune til denne event. Renæssance Festival på Kronborg OKT 2016, dagligt fra til Kronborg Aktørs, v/ Formand Per Brix Merlin, tlf Team Trainer i samarbejde med Kronborg Aktørs og National Museet på Kronborg. Kronborg Slot, Helsingør, samt optrædende i HEL by midte kr kr kr. i markedsførings støtte til samme event i MÅLSÆTNING Overordnet målsætning Beskriv kort den overordnede målsætning for eventen. At skabe et historisk kulturelt oplevelses fyrtårn på Kronborg, startende med Event i Efterårsferien, udbyggende til flere årlige events af mindre varighed, for at sælge Kronborg subsidiert Helsingør som oplevelse hele året. 3. INVOLVERING AF LOKALE Lokal opmærksomhed Beskriv den forventede mediedækning, herunder konkrete forventninger til evt. lokal presse National opmærksomhed Beskriv kort planlagte nationale markedsføringsaktiviteter for begivenheden, fx hjemmeside, annoncering, sociale medier, sideevents og tilskuerservice. Vedlæg evt. markedsføringsplan med Nationalt pressearbejde Kort beskrivelse af planlagte presseaktiviteter nationalt, fx aktiviteter før eventen, launch-event, I 2015 annoncerede vi kraftigt i lokal og landsdækkende presse. Der ud over blev det til 2 x midtersider samt 9 andre artikler, relateret til eventet. Des foruden, også 2 indslag i Lorry, et i TV avisen og promovering i S-tog og busser gennem video sekvensering. Samme niveau eller meget mere forventes i 2016, særligt da vi også har DM i ridderkamp med på programmet. Herunder udvides annoncering til Sverige, primært Malmø/Helsingborg bladene Vi annoncerer i Politikens, Berlingskes og BT efterårsferie tillæg. Samt på AOK, med direct mail og pop up banners. Der etableres selvstændig Facebook og instagram sider for eventet, der løbende fortæller nyt og lægger aktiviteter op på sites. Der opsættes plakater samt vejbanners i NSJ området, og udleveres masser af flyers i KBH og Helsingør / Hillerød ugerne op til eventet. Som ovenfor beskrevet, samt udsendelse af presse editorials / advertorials udarbejdet af National Museets presse afdeling, der er fast på opgaven. Hjemmeside er med billedmaterial og der sendes en serie af videoer på Youtube mv. Forud for eventet. Der 1

2 invitationer, pressepakke mv. Vedlæg evt. kommunikationsplan med Deltager- og tilskueraktiviteter Beskriv særlige tiltag og aktiviteter for tilskuere og/eller motionister ved afholdelse af eventen. Lokale aktiviteter Beskriv samarbejde/partnerskab med værtsbyen inden for områder som integration, erhvervsliv, sundhed, uddannelse, beskæftigelse, miljø mv. banner annonceres på NATMUS hjemmesider. Masser af fysiske aktiviteter såsom fægteskole, danseundervisning, sund historisk madlavning, kunstneriske muligheder i tegne, male og håndgernings øjemed, levende og arbejdende håndværkere der gerne tager en lærling for en stund, en stor smedeskole, musketertræning og gøglertræning mv. Vi samarbejder med bl.a. Hammermøllens lokalteater, Flynderupgård museum og flere institutioner om deltagelse i forskelligt øjemed, samt om fremtidige events og aktiviteter på Kronborg. Vi har også et sponsor samarbejde med erhvervslivet, i HEL gennem fødevare sponsorat fra Kvickly, markedsføring fra Bycenter m.fl. 4. Praktik Fysik Placering? Tidsplan? Skitse over areal? Indretning af areal Toiletter Strøm Parkering Førstehjælp Vagter Kommunale lokaler Angiv hvilke Ansøgninger Politi Beredskab Teknik, Miljø og Klima Bevillinger, skiltning, parkering Eksterne Naturstyrelsen. Kystdirektoratet osv. Størstedelen af eventet foregår inde for murene på Kronborg. Men har også ridende folk i byens rum samt ditto musikere og gøglere, der prøver at binde eventet sammen med byrummet. Der er strøm og toiletter mv på området. Parkering klares ved eksisterende arealer. Førstehjælp er påpladsen ved professionelt firma. Vagter er Kronborgs faste. Der mangler dog lidt WC mv. Ved overnatnings faciliteter på Kulturværftet. Vi vil gerne låne Hal på Kulturværftet til fælles ophold og overnatning, da det ikke længere er muligt inde på Kronborgs areal, grundet renovering af bygningsmassen. I 4. ORGANISATORISK BÆREEVNE Organisatorisk setup Beskriv eventorganisationen, herunder roller og ansvarsfordeling. Vedlæg evt. organisationsdiagram. Arrangørerfaring Beskriv arrangørernes erfaringer med afvikling af lignende events. Andet økonomisk tilskud Angiv uddybende oplysninger om anden finansiering/tilskud/naturalier til eventen, herunder forbehold og tidspunkt for tildeling af støtten Øvrige partnerskaber Beskriv øvrige større kommercielle og/eller offentlige partnerskaber. Eventarrangør: Per Brix Merlin, ansvarlig for overordnet set-up, sikkerhed og gennemførelse. Kronborg som lokation og kontrollerende samt markedsførings ansvarlig, ved Erik Als, Slots chef ( NATMUS) Joy Christensen som ansvarlig for frivillige samt samarbejder lokalt, gennem Kronborg Aktørs. Team Trainer har siden 2006 arrangeret store historiske events, med mellem 100 og 500 aktører og besøgende. Bl.a. har vi stået for Tøjhusmuseets Ridderturnering uge 42, fra , samt adskellige firma events med samme tema. Team Trainer er fuldtids professionelle arrangører af event og teambuilding. Eventet forventes støttet af: Kvickly, med fødevarer for kr. Lokale sponsorer, øremærket markedsføring kr. Andre sponsorer, ej aktuelt i år grundet vores sene aftalegrundlag. Men der søges alligevel til musik, DM i riddersport mv hos flere fonde mv. Ingen yderligere 5. INTERNATIONAL MARKEDSFØRING International tv-dækning Ingen større aftaler, men måske sydsvensk tv, om alt Beskriv den forventede internationale flasker sig. mediedækning, herunder konkrete 2

3 forventninger til tv-dækning. International markedsføring Beskriv kort planlagte internationale markedsføringsaktiviteter for eventen, fx hjemmeside, annoncering, sociale medier, samarbejde med det internationale forbund, sideevents og tilskuerservice. Vedlæg evt. markedsføringsplan med Internationalt pressearbejde Kort beskrivelse af planlagte presseaktiviteter internationalt, fx aktiviteter før eventen, launch-event, invitationer, pressepakke mv. Vedlæg evt. kommunikationsplan med Lokale styrkeområder Angiv hvordan eventen markedsfører Helsingør eller Hornbæk som turismedestination og formidler lokale kulturhistoriske værdier eller andre styrkeområder. Der annonceres i SydSvenskan, avis i Malmø og Helsingborg området, samt på Færgerne mellem HEL og Helsingborg. Tilgår Markedsfører regionen som et event fyrtårn indenfor aktive historiske oplevelser af en høj standard. Yderligere benefits er oplevelse af et smukt, levende miljø med stor lokal opbakning, der signalerer et godt sted at bosætte sig. Eventet er selvfølgelig en oplagt eksponering af Kronborg og slottets betydning for turisme og tiltrækning af folk til Helsingør, med 6. TURISMEOMSÆTNING (Et skøn baseret på arrangørernes erfaring!) Antal personer Deltagere og trænere Udenlandske 48 Tilrejsende 150 re Lokale 52 Presse Udenlandske 1 Tilrejsende 3 Lokale 1-2 Officials, 4 tekniske stabe o.l. Udenlandske Tilrejsende Lokale 4 Frivillige 10 Udenlandske Tilrejsende Lokale 10 Tilskuere Udenlandske Danske I alt Gennemsnitligt antal overnatninger Antal Turismedage Døgnforbrug (kr.) Turismeomsætning (kr.) Alle tal skal være fra VisitDenmarks nyeste officielle turismeregnskab Turismens Økonomiske Betydning i Danmark og/eller Sport Event Denmarks analyser af den turismeøkonomiske effekt ved større sportsbegivenheder fx Made in Denmark. 7. EVENTENS NIVEAU/KULTURELLE INDHOLD/PRESTIGE Beskrivelse af eventen Renæssance Festival på Kronborg afholdes for 2nd gang i uge 42, Beskriv kort eventen, herunder hvor Efterårsferien. Eventet præsenterer Kronborg i en historisk ofte afholdes eventen, prestige i ramme, med masser af levende formidling, show og prøv-selv 3

4 forhold til andre events indenfor feltet, uddybelse af det kulturelle indhold eller udvikling heraf, det unikke etc. Ift. sport - pointgivende til titler/andre begivenheder, deltagere/-nationer (herunder antal) samt de 3-5 seneste værtsbyer/-lande. Angiv om der er tale om en årligt tilbagevendende event. Rettighedshaver Hvem har rettighederne? Hvilket internationalt forbund har rettighederne til sport/idræt/kulturelle indhold? aktiviteter, for hele familien. Eventet skal brande Kronborg som en interessant besøgsdestination, hvor der sker noget særligt. Her er nu aktiv og aktiverende formidling, der vil tiltrække publikum over hele året, da eventet her er forløber for en udbygning af årets aktiviteter. Eventet er Skandinaviens største renæssance event, samt er Danmarks Mesterskaberne i Fuld Kontakt ridderkamp IMFC, åbent mesterskab med DK og udenlandske hold. IMFC forventes at afholde Verdens Mesterskaberne på Kronborg i Rettighederne til event er hos arrangør, Team Trainer, samt udlejer/samarbejdspartner Kronborg Slot / NATMUS DM under IMFC er underlagt rettighederne for brug af navn og organisation hos IMFC 8. UDVIKLING AF EVENTEN Udviklingsaktiviteter Beskriv hvordan eventen på sigt skal udvikle sig. fx øget interesse, medlemstilgang, understøttelse af udviklingsaktiviteter, skole/sfosamarbejde, foreningssamarbejde, nye kommercielle/offentlige partnerskaber 9. SUPPLERENDE EVENTDATA Øvrig støtte Er der søgt om eller givet tilsagn om støtte (finansiering eller samarbejde) fra andre organisationer, herunder turistorganisationer, øvrige fonde mv.? I så fald hos hvem, og hvor meget er der ansøgt om eller tildelt? Private selskaber Hvis arrangøren er et privat selskab, beskriv ejerforholdet (vedlæg evt. vedtægter). Beskriv modydelse til sponsorat i pkt. 10. Vedhæft sponsorkontrakt. Øvrige underskudsgarantier Søges der om underskudsgarantier øvrige steder? Angiv beløb. Udfyldes kun ved ansøgning om underskudsgaranti. 10. STØTTE Støttebeløb og -form Angiv ansøgt støttebeløb i DKK Angiv støtteform: Tilskud, gennemførelsestilskud og/eller underskudsgaranti/sponsorat/indkøb af tjenesteydelser. 11. KONTAKTPERSON Kontaktperson Navn og stilling Forbund/Klub/Virksomhed Postadresse, tlf., Evt. web-adresse for arrangementet. Der er ikke givet tilsagn om nogen støtte andet end det tidl. Beskrevne. Vi har ikke kunne søge nogen fonde før nu, da kontrakter ikke var klar. Kronborg har skiftet organisatorisk ejer i JAN, og det har taget usædvanligt lang tid at kunne få detaljer på plads. Derfor er vi meget afhængige af den støtte det vil være muligt at få her og nu. Støtte vil blive brugt til markedsføring af eventet, samt logistisk opbygning. Arrangør er et enkeltmands ejet firma, med en årlig omsætning på ca. 1,5 mio. Og et regnskab der i 2015 gik i minus, da Eventet i 2015 gav et større underskud end forventet. Der kalkuleres med et mindre underskud / lille overskud for 2016, men der investeres også en del kr. hvert år i opbygningen af eventet. Modydelse for sponsorat er National/international omtale, branding af Helsingør som et aktivt sted at bo, Branding af byens største turistdestination for mere end dets nuværende, sekundært aktiveres en del lokale borgere og foreninger / unge i eventet, med flere der vil følge ad åre. Sponsorat på kr. Modydelsen: kr. i annonce- og brandingværdi i efterårsferien kr. som en aftale om billetter til lokale institutioner gratis eller som favorabel pris alt efter antal (nærmere aftales) 4

5 13. BUDGET Dateret event- og/eller hvervebudget skal altid vedlægges ansøgningen, jf. budgetskabelon. 14. UNDERSKRIFT OG DATO Undertegnede erklærer på tro og love, at de ovenfor afgivne oplysninger og bilag er korrekte: Dato Underskrift (gengivet i blok- eller maskinskrift) Ansøgningen sendes til: kumit@helsingor.dk 5