SLOTS- OG KULTURSTYRELSEN M/S MUSEET FOR SØFART HELSINGØR HAVNE HELSINGØR KOMMUNE

Transkript

1 SAMARBEJDSAFTALE om KULTURHAVN KRONBORG mellem SLOTS- OG KULTURSTYRELSEN M/S MUSEET FOR SØFART HELSINGØR HAVNE HELSINGØR KOMMUNE

2 1. KULTURHAVN KRONBORG Kulturhavn Kronborg er et unikt samarbejde om et enestående rekreativt uderum, hvor borgere og gæster kan opleve et moderne byrum med en stærk historisk ramme. Områdets udstrækning, arealer pålagt fortidsmindefredning og fortidsminebeskyttelseszone samt ejer- og lejerforhold fremgår af tegningsmateriale i bilag FORMÅL Formålet med samarbejdet Kulturhavn Kronborg er at skabe et kulturelt og rekreativt udflugtsmål med en stærk identitet, der bygger på stedets kernefortællinger, at Kulturhavn Kronborg tiltrækker stadig flere besøgende og har fokus på såvel lokale borgere, indenlandske og udenlandske turister, at skabe synergi mellem områdets institutioner, så besøgende oplever et imødekommende værtsskab samt gennemskuelighed i områdets tilbud og derfor udnytter flere af Kulturhavnens tilbud, at området tilbyder en vifte af kunstneriske, lærende og sociale oplevelser, og at området tilbyder attraktive begivenheder året rundt. Konkret skal samarbejdet Kulturhavn Kronborg sikre: at udendørsarealerne opleves som en helhed, dialog om evt. nye anlæg samt justeringer og supplementer på eksisterende anlæg i Kulturhavnen, aftaler om drift, ren- og vedligeholdelse af det samlede område, udvikling og koordinering af aktiviteter og begivenheder i området, klare retningslinjer for aktiviteter i området, og at der er gennemsigtighed i Kulturhavnens afgørelser og økonomi. at administrationen, udviklingen og gennemførelsen af aktiviteter og begivenheder finder sted i overensstemmelse med fredningsbestemmelserne og beskyttelsesinteresserne på stedet. 3. SAMARBEJDETS STRUKTUR Idégrundlaget for Kulturhavn Kronborgs struktur er den bedst mulige fælles anvendelse af Kulturhavnen, parternes individuelle indsats og øvrige faciliteter kombineret med etablering af fælles koordinationsorganer. Der er tale om et frivilligt samarbejde mellem parterne, og hver part tegner fortsat sig selv. Ingen af parterne kan indgå aftale med tredjemand, som binder de øvrige parter, medmindre dette konkret aftales. Samtlige beslutninger om samarbejdet skal træffes i ejerkredsen. Udgifter af betydning for samarbejdet og som en part forventer, at Kulturhavnssekretariatet eller de øvrige parter skal dække, skal ligge inden for de aftalte rammer.

3 4. EJERKREDS Ejerkredsen er øverste ansvarlig enhed for samarbejdet Kulturhavn Kronborg. Parterne deltager i ejerkredsen med 1-2 ledende personer, fx direktører og bestyrelsesformand. Helsingør Kommune og Helsingør Havne koordinerer internt repræsentationen, således at kommunen ikke er dobbelt repræsenteret. Nationalmuseet er inviteret med i ejerkredsen efter aftale med Slot- og Kulturstyrelsen. Ejerkredsen har det overordnede ansvar for Kulturhavnens organisation Kulturhavnens drift, herunder helhedsoplevelse Samarbejdet i og omkring Kulturhavnen Godkendelse af kulturhavnsstrategi (begivenhedsstrategi) Retningslinjer for prioritering af begivenheder Kulturhavnens økonomi Varetagelse af områdets beskyttelsesinteresser Ejerkredsen afholder møder 1-2 gange årligt eller efter ønske fra en part. Helsingør Kommune varetager sekretariatsfunktion for ejerkredsen. 5. BEGIVENHEDSFORUM Begivenhedsforum består af udvalgte kulturelle aktører, der leverer indhold og afholder aktiviteter i Kulturhavnen. Begivenhedsforums sammensætning godkendes af ejerkredsen. Gruppen varetager udvikling af Kulturhavnens begivenheder og aktiviteter, herunder Udvikling af en kulturhavnsstrategi (begivenhedsstrategi) Sikre begivenhedsplaner med den nødvendige tidshorisont (langtidsplanlægning) og koordinering Udvikle områdets kernefortællinger Igangsætte større fælles begivenheder Sikre at udbuddet af begivenheder afspejler prioriteringer i gældende kulturhavnsstrategi med hensyn til fx sæsonplanlægning og målgrupper. Begivenhedsforum kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper omkring enkelte begivenheder. Begivenhedsforum afholder møder 4-6 gange årligt. Helsingør Kommune varetager sekretariatsfunktion for begivenhedsforum. Helsingør Kommune varetager mødeledelse. 6. DRIFTS- OG KOORDINERINGSGRUPPEN Driftsgruppen består af driftsansvarlige repræsentanter fra parterne og referer til ejerkredsen. Driftsgruppen varetager koordinering af service, drift og vedligeholdelse af udendørs arealer, herunder Aftalegrundlag og det løbende samarbejde vedr. drift og vedligehold Koordinering af aktiviteter og begivenheders afvikling

4 Administration af økonomisk fordelingsnøgle vedr. udgifter ved driften Administration af områdets ordensregler Driftsgruppen kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til at varetage specifikke opgaver. Driftsgruppen mødes 2-4 gange årligt eller efter ønske fra deltagerne. Helsingør Havne varetager sekretariatsfunktion, og havnechefen varetager mødeledelse. 7. KULTURHAVNSSEKRETARIATET Kulturhavnssekretariatet skal sikre one-point-entry for aktører, der ønsker aktiviteter og begivenheder i Kulturhavnen. Kulturhavnssekretariatet varetager følgende opgaver på baggrund af kulturhavnsstrategien Sagsbehandling af ansøgninger vedr. brug af faciliteter i Kulturhavnen, herunder formulering af krav og begrænsninger ift. fortidsmindefredning og anden lovgivning Koordinering, markedsføring og kommunikation i forbindelse med fælles arrangementer Kontrakter om afvikling af begivenheder med aktører Kulturhavnssekretariatet varetages af Helsingør Kommune og har løbende dialog med begivenhedsforum og driftsgruppen. Kulturhavnssekretariatet huses i Kulturværftet. 8. ANSVAR Parterne er ansvarlige for egne fejl og forsømmelser og hæfter ikke solidarisk. Almindeligt ansvar for medarbejdernes skadevoldende handlinger samt tingsskade påhviler parterne i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler, dog er ingen af parterne ansvarlig for de andre parter indirekte tab og følgeskader, herunder tab af omsætning eller tab af avance. 9. RESSOURCEBIDRAG Parternes bidrag til samarbejdet udgøres af et økonomisk bidrag og en arbejdsindsats. Det økonomiske bidrag går til fælles drift af Kulturhavnssekretariatet. 10. REGNSKABSERLÆGGELSE Regnskabsåret følger kalenderåret. Kulturhavnssekretariatet varetager regnskabsfunktion for aktiviteter i Kulturhavn Kronborg. Kulturhavn Kronborgs regnskab holdes adskilt fra hver af parternes ordinære drift. Kulturhavnssekretariatet udarbejder udkast til budget samt regnskab for det forgangne år til godkendelse i ejerkredsen vedr. sekretariatsdriften og arrangementer. Ejerkredsen tager stilling til eventuelt over- eller underskud i henhold til samarbejdsaftalens formål.

5 11. ÆNDRING AF AFTALE Ændringer eller tilføjelser til nærværende aftale kræver enighed blandt partnerne og skal underskrives af alle parter. Samarbejdsaftale evalueres hvert 5. år. Helsingør Kommune tager initiativ hertil. Aftalen er løbende fra ikrafttrædelsestidspunktet, som er når alle partner har underskrevet. Nærværende aftale erstatter samarbejdsaftale af den 1. juli OPSIGELSE Ønsker en part at udtræde af samarbejdet, skal dette ske med mindst 6 måneders skriftligt varsel til udløb af en kalenderår. Indtil udløb af opsigelsesvarslet påhviler det parterne loyalt at fortsætte samarbejdet. Ved udløb af opsigelsesvarslet laves en endelig opgørelse af parternes eventuelle økonomiske mellemværende. 13. TVISTLØSNING OG LOVVALG Tvister mellem parterne i anledning af nærværende aftale løses ved forhandling mellem parterne eventuelt med deltagelse af mediator eller mægler udpeget af parterne i fælleskab. Aftalen er underlagt dansk ret. 14. UNDERSKRIFTER Denne aftale er blevet underskrevet i fire originale eksemplarer, hvoraf hver part har modtaget et eksemplar. Dato: Slots- og Kulturstyrelsen M/S Museet for Søfart Helsingør Havne Helsingør Kommune