DAASDC CONVENTION HVIDBOG

Transkript

1 DAASDC CONVENTION HVIDBOG

2 Forord Hvilke overvejelser skal der til før en klub ansøger om et Convention? Har I klubbens opbakning? Medlemmerne skal også synes, at det er en god idé. Men har I deres opbakning, så skal I også nok få de hjælpere, der skal til. Antal kan variere helt fra 20 til 140 hjælpere, men 20 er absolut minimum. Lav styringsgrupper på 2-3 personer. Rigtig god fornøjelse. 2

3 Indholdsfortegnelse 1 Ansøgning. 4 2 Arbejdsplan / ansvarsfordeling. 4 3 Afterparty Butikker Caller Ceremonier Åbning Passover og Closing. 4 7 Evaluering Flyers Forplejning Callerne Forsikring Førstehjælp / sygehus 5 12 Hjælpere Information Kontakt til DAASDC Lokaler Overnatning Camping Skoler Hoteller Open Air Program for dagene PR Parkering Registrering 7 22 Skiltning 7 23 Sponsorer, lotteri, T-shirts Tidspunkt 8 25 Tilladelser Transport 8 27 Teknisk udstyr Økonomi.. 8 3

4 1 Ansøgning Udfyld ansøgningsformularen som ligger på DAASDC s hjemmeside. Ansøgningsformularen sendes til formanden for DAASDC sammen med oplæg til budget. 2 Arbejdsplan / ansvarsfordeling Lav arbejdsplaner, brug tidligere arrangørers noter. Gennemgå dem og få et overblik hvor mange hjælpere I skal bruge i de enkelte grupper. 3 Afterparty Er der penge til et orkester / jukeboks / karaoke brug evt. de callere, som er hyret. Natmad skal være med i prisen. Annoncer tidspunkt for afterparty. 4 Butikker I skal have plads til disse forretninger. De skal betale for at være med check tidligere arrangører. Lav skriftlige aftaler med hver butik, start- og sluttidspunkt og pris for stand. 5 Callere Der skal være mindst 2 danske callere, samt 2 udenlandske topnavne. Tilbyd dem en pris og forhandel. Følgende skal præciseres i kontrakten: Honorar Transport Forplejning husk minibar forbrug på værelset/hvem skal betale Overnatning Callerpleje incl. For CSD callere Evt. partnere Udgifter i forbindelse med at hente/bringe fra færge/tog/fly betales af arrangøren Mødetidspunkt især første og sidste dag: 1. Callere skal være der min. 1 time før start 2. Caller skal være der sidste time, medmindre andet aftales. 3. Caller er ædru, når han/hun er på 4. Evt. aftale om afterparty 6 Ceremonier Åbning Passover og Closing På DAASDC s hjemmeside findes en Ceremoni Drejebog. 4

5 Lav en gruppe, der styrer ceremonierne. Planlæg hvad der skal ske, hvem der styrer ceremonien. Kontakt næste arrangør angående passover, så I ved hvad de agter at gøre. 7 Evaluering DAASDC skal haven en evaluering senest 3 måneder efter Convention. Indkald til et møde, hvor I evaluere Jer selv hvad gik godt, og hvad gik mindre godt og hvorfor. 8 Flyers Denne udarbejdes i samarbejde med DAASDC. Forsiden efter bestemt skabelon, bagsiden må gerne sælges til annoncer. Husk billeder af callerne. Send ud til alle klubberne, og til nabolandenes klubber, især Sverige og Tyskland. Få kontaktpersoner/databaser fra tidligere værter på udenlandske forbindelser. Tag flyers med ud til alle danse. Læg flyers på Jeres egen webside og opdatere den. 9 Forplejning Er der cafeteria tilknyttet stedet, så lav en skriftlig aftale med dem om både kold og varm mad. Få den skriftligt, så I ved hvad I har aftalt. Afsæt tidspunkter for spisning. 9.1 Callerne Skal have et Callerrum, hvor de hurtigt kan få mad og drikke. I dette rum sættes de drikkevarer, de kan få ifølge kontrakt, al andet skal købes for egne penge. Husk callerpleje på scenen drikkevarer skal være til rådighed check med callerne, hvad de ønsker. 10 Forsikring DAASDC har ingen aftale om forsikring, men er I medlem af DGI, så undersøg forsikring gennem DGI. Kontakt evt. forsikringsselskab for tegning af weekend forsikring på udstyr. 11 Førstehjælp / skadestue / hospital Til alle arrangementer, hvor der er mere end 150 personer, skal der være samaritter kontakt evt. ASF. Isposer, plaster, hjertestarter m.m. skal være let tilgængelig. SYNLIGE Opslag hvor man kan få førstehjælp, hvor er nærmeste skadestyre/hospital 12 Hjælpere Lav aftale om hvem der er ansvarlig. Sørg for at have service hjælpere kun til callerne - det er vigtigt at callerne har hjælpere under hele Convention. Lav grupper med én ansvarlig for hver gruppe. Giv hjælpere tydlige T-shirts, så danserne kan se, hvem der er hjælpere. 5

6 13 Information Oplys hvor man kan få mere information om alt vedr. Convention. Oplys om hotel, vandrehjem og campingpladser i området evt. turistbureau/privat værelsesudlejning. 14 Kontakt til DAASDC Der tilknyttes en fra bestyrelsen i DAASDC som sparringspartner til arrangørerne. DAASDC betaler kørselsomkostninger til denne person. Kontaktpersonen kan evt. være med til møder, hvis I har ønsker/behov. 15 Lokaler Hvad koster det at leje? Kan I få tilskud, eller få et fordelagtigt tilbud få et skriftligt tilbud og husk incl. MOMS Hvilken gulvbelægning specielle krav til dansefodtøj Udluftning / ventilation / klimaanlæg Omklædningsfaciliteter er der mulighed for at bade Afstand mellem lokalerne Størrelse hvor mange squares kan der være i hvert lokale, hvilket krav til størrelse er der i kontrakten med DAASDC? Siddepladser, må der stilles boder op Må danserne selv medbringe drikkevarer/madvarer? 16 Overnatning 16.1 Camping Har I fået tildelt et område, så marker hver parcel så de overholder myndighedernes krav. Fordel dem evt. klubvis. Tilbyd strøm, hvis det er muligt, undersøg dette inden. Beredskabet eller Hjemmeværnet som samaritter vagt. Bad og toilet faciliteter skal være åbne døgnet rundt. Rengøring, tømning m.m. Oplys pris for hele Convention Skoler Udnævn en person til at være ansvarlig for pladsanvisning og oprydning. Præciser regler for brug af skole. Oplys om antal pr. lokale. Oplys pris for hele Convention (pas på med dagspris, er svær at styre). Samaritter vagt ved overnatning samt kontrol af lokaler Hoteller / vandrehjem Prøv at få rabataftaler med de nærmeste hoteller/vandrehjem, og evt. med i flyeren. 17 Open air Tilladelse indhentes Udstyr til det pågældende sted Caller transport 6

7 Opstilling og afmarch Evt. lokal Bank til at gå forrest Egnet sted at danse, check underlag Hav en plan klar, hvis det regner 18 Program for dagene Få en erfaren caller til at hjælpe med dette. Alle callere i alle sale! Check at de pauser CSD callere ifølge kontrakten. Slå programmerne op så mange steder som muligt. Program til alle i kuverten. 19 PR PR er vigtigt Highlights annonce på bagsiden er ikke nok! Skriv artikler til Highlights om hvor langt I er, og hvad danserne kan glæde sig til. Kontakt de udenlandske forbund og få annoncer i deres blade, dette klarer redaktøren af Highlight. Sørg for pressemeddelelser til radio, lokalaviser m.m. Opdater hjemmesiden både egen samt DAASDC jævnligt, så alle kan se at der sker noget. 20 Parkering Undersøg parkeringsforholdene evt. kan Hjemmeværnet hjælpe til med dette. Sørg for alternative P-pladser. 21 Registrering DAASDC stiller et online registreringsssystem til rådighed. Kuverter laves på forhånd indeholdende: minimum billetter til dans, bespisning, afterparty, bjælker og danseprogram. Udlændinge skal også betale inden 1. maj, ellers kan I ikke regne med disse tilmeldinger. Opret en bankkonto til indbetalingerne. Efterregistrerer de der kommer på selve dagen. Disse tal bruges til afregning med DAASDC. Afprøv registreringen / kasse funktion på klubbens medlemmer, så I ved, hvordan det virker. 22 Skiltning Check om I har skilte. Skilte skal være tydelige og kunne ses indenfor og udenfor Hellere et skilt for meget end et for lidt. 23 Sponsorer, lotteri, T-shirts Søg puljer og fonde tidligt. Check om firmaer vil have reklame med i danseprogrammet m.v. Det er et stort arbejde at have lotteri. Udpeg en selvstændig gruppe til dette. T-shirts er populære, men man kan risikere at få lavet for mange/for få. 7

8 24 Tidspunkt Check hvilke arrangementer, der er i Sverige og Tyskland, idet disse lande har store danse lige omkring sommerferien, f.eks. Kieler Woche og Svensk Convention. Sikre at alle klubber overholder koordinering i forhold til Convention. Check skoler om der kan være eksamen. Convention er 2. eller 3. weekend i juni. 25 Tilladelser Open Air der kan være flere ting I skal have tilladelse til her Brug af campingplads Brug af skole Brug af hallerne Brug af cafeteria Evt. spiritus bevilling Må man hænge skilte op i byen / forretninger 26 Transport Skal callerne hentes ved lufthavn/tog/færge, så skal I vide tidspunkt og have hjælpere klar til at hente/bringe. 27 Teknisk Udstyr Hvem har forstand på udstyret? det er meget vigtigt med rigtig opsætning af udstyret så undersøg dette inden Convention. Lån anlæg af naboklubber Husk et reserveanlæg. 28 Økonomi Budget Lokaler Bespisning skal hvile i sig selv Callere Ceremonier Pynt af lokaler PR Camping / skole Fluers Oplys alle udgiftsposter, søg puljer og fonde tidligt, mange udtrækkes kun 1 gang om året. Forsikring af callere og anlæg DGI, eller I selv tegner forsikring for arrangementet Udarbejd et nul-budget, hvor mange dansere skal der komme, for at det går lige op Undersøg om underskudsgaranti med jeres kommune. TÆNK ØKONOMI I ALLE JERES HANDLINGER!! 8