DGI Østjylland søger på vegne af DIF og DGI i hele Region Midtjylland om at få tildelt Kulturby 2017s:

Transkript

1 DGI Østjylland søger på vegne af DIF og DGI i hele Region Midtjylland om at få tildelt Kulturby 2017s: Fuldmånebegivenhed november 2017 Det er fuldmåne kl den 5. november. Bevæg dig for livet - Gentænkning af motion og bevægelse for de mange november 2017 vil DGI og DIF sammen Region Midtjyllands kommuner og idrætsforeninger afvikle en fuldmånebegivenhed i Kulturby 2017 under det fælles slogan Bevæg dig for livet. Begivenheden har to hovedmål: 1. At være folkelig. Præsentere og udvikle de mange eksisterende motionsog bevægelsesmuligheder med henblik på at få aktiveret så mange som muligt på samme tidspunkt. 2. At være unik. Samskabe en række nytænkende events gennem gensidig udfordring og inspiration af idræts- og kulturverdenen. Fuldmånebegivenheden Begivenheden vil basere sig på en stor frivillig indsats på tværs af og geografi, men samlet under overskriften Bevæg dig for livet. Inden for denne brede ramme vil begivenheden sigte på at gen- og nytænke motion og bevægelse gennem særlige temaer (fx månen, lys og mørke mv.), utraditionelle partnerskaber og lokationer. Det overordnede fokus er at skabe en begivenhed, hvor så mange som muligt i (og til dels udenfor) regionen bevæger sig samtidigt. Både gennem mange mindre lokale events, men også med tværgående tiltag og, der fylder nogle af de største inden- og udendørsarenaer. Profilen på ne, den eksperimenterende tilgang og eventens størrelse vil dermed understøtte målene om at være folkelig og unik. Eller sagt på en anden måde vil begivenheden kunne ses fra månen. Samtidig vil begivenheden få afsmittende effekt på det lokale idræts- og kulturliv og skabe en fælles oplevelse af at have været en del af Kulturby Mulige : - Samtidig maratonspinning på alle indoorcykler i hele regionen. Kunne udvikles med livemusik med lokale bands. - Holdcykelløb (stafet) fra solnedgang til solopgang på Jyllandsringen. - Skattejagt, geo-caching eller rollespil for familier i mørket med pandelamper, fakkeloptog o.l. fx i samarbejde med lokale teatre. - Wellnessnat i alle regionens svømmehaller med forfatteroplæsninger og samtalesaloner.

2 - Floorball- eller høvdingeboldturnering med kvalifikation først på aftenen lokalt og senere på natten finaler et centralt sted. - Lokaldysten, hvor byerne/kommunerne på tværs af regionen dyster i, hvem der kan aktivere flest borgere til at motionere i et par timer. Det kan også ske over landegrænserne, hvor venskabsbyer og klubber kan deltage. - En stor forestilling, hvor professionelle danseensembler involverer en masse børn. - Kunstnere producerer bevæg dig for livet -kunst gennem natten og udstiller værkerne næste dag. - Lokalhistorikere kombinerer by- og naturvandring med viden om byen - Cirkusskole laver workshop sammen med skatere, parkourfolk, gymnaster m.fl. Forudsætninger for fuldmånebegivenheden For at få succes med begivenheden og de mangeartede skal den forberedes og udvikles med særligt fokus på en række væsentlige faktorer: Samarbejdspartnere Den europæiske dimension Motivationsfaktorer Kommunikation Organisering og tidsplan Opfølgning og vidensdeling Økonomi Samarbejdspartnere - Sigtet er at engagere alle 19 kommuner i regionen, så begivenheden kommer til at leve så mange steder som muligt. Kommunerne har en vigtig rolle i udpegning af potentielle events og særligt mulige samarbejder mellem kulturen og idrætten, som aktiv platform for facilitering og markedsføring af begivenheden og medfinansiering heraf. - De lokale idrætsråd, DGI landsdele og DIF s specialforbunds kredse, der er tiltænkt en central rolle i organisering, koordinering og mobilisering af de mange idrætters og deltagere - Andre samarbejdspartnere, som kan få en vigtig rolle kunne være idrætshøjskoler, efterskoler, Dansk Skoleidræt, Halinspektørforeningen, Dansk Vandrelaug, spejderne, Dansk Cyklistforbund, Friluftsrådet, borgerforeninger, rollespilsforeninger, kultursamvirker etc. - Andre lignende projekter både i og uden for Kulturbysammenhæng. Det kunne være Hærvejsløbet, De blomstrende Landsbyer eller andre landdistriksprojekter, Den blå Rambla i Aarhus, DGI s landsstævne 2017, Gentænk foreningen Outdoor, Gentænk landsbyen, Kulturringsprojektet m.fl. - Endelig er der kernen i begivenheden - de over idrætsforeninger i regionen. Den europæiske dimension Alle steder i Europa dyrker folk motion. Nogle steder på samme måde, men også på andre vidt forskellige måder. Gennem ISCA (International Sport- and Culture Side 2

3 Association), Kulturbysekretariatet og de enkelte kommuner vil projektet opsøge inspiration til både de folkelige og unikke i forskellige lande i Europa. Desuden vil projektet forsøge at få deltagelse i begivenheden fra udlandet gennem venskabsklubber og byer. Enten ved konkret deltagelse i Midtjylland eller ved egne, der deltager fx gennem sociale medier. Motivationsfaktorer Projekter vil indlægge forskellige incitamenter, der skal mobilisere de mange arrangører og deltagere til begivenheden. Det kan være gennem fortræning til ne ligesom til mange andre større motionsbegivenheder. Men derudover kan projektet indlægge et konkurrencemoment mellem de deltagende kommuner/lokalområder, hvor der fx kappes om, hvem der kan mobilisere flest borgere i forhold til indbyggertal i lokaldysten. Det kunne også være et fælles forsøg på at tilbagelægge de 144 mio. skridt, der er til månen. Endvidere er forventningen, at ne vil motivere til deltagelse gennem unikke karakteristika som: - nytænkende samarbejder mellem idræt og kultur - deltagelse af kendte personer/bands/grupper - arrangementerne foregår på et uvant sted eller tidspunkt - aktiviteten er ny eller tolket på en anderledes måde. Det kunne fx være med månen som tema (lys/mørke, månesyge, varulve, tidevand, ost osv.) Kommunikation Branding og markedsføring af begivenheden er essentielt for at rekruttere partnere og deltagere til begivenhedens. Fra projektets start er der fokus på at kommunikere projektet til de aktører, der skal være med til udvikle projektet og dets. Med udgangspunkt i en foreløbig interessentanalyse vil fokus være at kommunikere til: Ressourcepersoner/nøgleaktører (stor indflydelse på projektet, og aktiv medvirken nødvendig) - Kommunerne - DGI landsdele/dif lokalt - ISCA og andre internationale parter - Mediepartnere - Fonde - Virksomheder/erhvervsliv (sponsorer) Potentielle samarbejdspartnere (mindre mulighed for at træffe beslutninger om projektets rammer, men deres medvirken er nødvendig, hvis projektet skal få succes) - Idrætsforeninger - Høj- og efterskoler, - Folkeskoler + Ungdoms-/fritidsklubber - Museer, teatre og spillesteder mv. - Idrætscentre - Lokale borgerforeninger, kultursamvirker m.fl. - Spejdere, rollespilsforeninger o.l. - Friluftsrådet - Andre lokale projekter i regionen (Hærvejsløbet, Den Blå Rambla, #HappyMoves, Idræt+ 2.0 m.fl.) Side 3

4 Projektet vil anvende en række forskellige kommunikationskanaler afhængig af interessenterne og budskaber. Fx vil kommunikation til foreningerne anvende følgende metoder: - Konsulenter på foreningsbesøg (uddeling af flyers) - Ringerunde til foreningerne - Ambassadørkorps bestående af frivillige - Nyhedsbrev/direct mail - Personlig kontakt/relationer (møder, henvendelse pr. telefon eller mail) - Arrangementer og events egne såvel som eksterne - Kurser for foreningsledere og instruktører/trænere - Deltagere i motionsevents mv. If. til sponsorer/samarbejdspartnere vil det bl.a. kræve udarbejdelse af et sponsorkit. I tiden op til begivenheden skal alle kommunikationsplatforme hos projektets partnerne bruges til at få begivenheden gjort kendt. I særdeleshed skal projektet etablere samarbejder med regionale og lokale medier for at fortælle de små historier i den store begivenhed og omvendt. Hvis alle skal kunne føle, at de deltager i en samlet fuldmånebegivenhed over hele regionen, skal der være kommunikationsplatforme, hvor deltagere og arrangører kan følge med under forløbet. Udover de klassiske platforme som hjemmeside og sociale medier vil webcams og storskærme have en central rolle på alle aktivitetssteder til løbende rapportering af ne og som fælleskabsdannende platform på tværs af regionen. Herved kan man kan lave fælles opvarmning for alle på én gang, se running score (antal deltagere, antal gennemførte km mv.) samt se små klip fra andre steder i regionen eller i venskabsbyer. Projektets kommunikationsplan vil være en af de første opgaver, der skal løses af projektlederen og den tilknyttede kommunikationsmedarbejder. Kommunikationsplanen vil helt specifikt beskrive målgrupper, hovedbudskaber, kommunikationskanaler og tidsplan. Organisering og tidsplan Juridisk er DGI Østjylland ansvarlig for projektet. I praksis vil projektet blive ledet af en styregruppe med repræsentanter fra DGI s landsdele i Midtjylland, der har det overordnede økonomiske og projektmæssige ansvar. Der tilknyttes én fuldtidsprojektleder og en kommunikationsmedarbejder på deltid. Derudover vil der blive etableret en række følge- og arbejdsgrupper fx: Kommunegruppe Aktivitetsudvikling (fx lokalt, regionalt og internationalt) Kommunikation Sponsorer og fundraising Projektet vil blive igangsat hurtigst muligt for at få etableret et solidt fundament bl.a. gennem relevante partnerskaber og yderligere finansiering. De forventeligt Side 4

5 mange spredt ud over en lang række arrangører kræver et stort forarbejde og behov for koordination, så den lokale virkelyst kan springe ud i fuldt flor indenfor rammen Bevæg dig for livet. Milepæle i kronologisk/prioriteret orden i det enkelte år Ansættelse af projektleder Etablering af projektorganisation Udarbejdelse af kommunikationsplan + fundraisingstrategi Første møder med kommuner + evt. andre primære interessenter Præcisering af projektets ramme og indhold Opstart af konkret kommunikationsindsats, fundraising Aftaler med kommuner, fonde, sponsorer mv. Rekruttering af foreninger, partnere mv. til egne Udvikling af tværgående Rekruttere internationale partnere Etablering af kommunikationsplatform Afvikle test- Aftaler med fonde, sponsorer mv. Rekruttering af foreninger, partnere mv. til egne Udvikling af tværgående Rekruttere internationale partnere Etablering af kommunikationsplatform Afvikle test- Evaluering og konsolidering af Fortsat evaluering og konsolidering af Afvikle fuldmånebegivenheden Post-kommunikation særligt over for deltagere og primære interessenter Økonomisk afslutning Afvikling af projektorganisation Opfølgning og vidensdeling Erfaringerne og resultaterne vil i slutningen af 2017 blive delt på en forenings- og motionskonference i Aarhus. Konferencen sker i regi af projektet Gentænk foreningen - outdoor. Derudover vil erfaringerne med aktivitetsudviklingen og afviklingen blive brugt i DGI og DIF s videre arbejde med udvikling af foreninger og i Region Midtjylland. Side 5