Kommunikationsplan. Aarhus som breddeidrætskommune. Notat. Notat til Nordea-fonden v. Tine Wickers. 23. januar 2014.

Transkript

1 Notat 23. januar 2014 Kommunikationsplan Aarhus som breddeidrætskommune Aarhus Kommune Kultur og Borgerservice Notat til Nordea-fonden v. Tine Wickers Indledning Kulturstyrelsen har i forbindelse med sit tilsagnsbrev til Aarhus Kommunes ansøgning om at blive breddeidrætskommune udbedt sig en overordnet kommunikationsplan for projektet. I oplægget er skitseret de kommunikationsmæssige aktiviteter, som projektet fordrer i en opstartsfase for de enkelte projekter. Kommunikationsplanen rummer mulighed for tilpasning i de enkelte delprojekter alt afhængig den konkrete planlægning og implementering. Organisering Aarhus Kommune er i gang med at etablere en projektorganisation på tværs af Aarhus Kommunes deltagende afdelinger og med involvering af decentrale samarbejdspartnere. MKB-Sport og Fritid Sagsnr. 14/ Journalnr. Sagsbeh. Anne Mette Vejgaard Telefon Direkte telefon Fax amvej@aarhus.dk En styregruppe får det overordnede ansvar for det samlede breddeidrætsprojekt, mens der etableres fem selvstændige projektansvarlige grupper med ansvar for at sikre fremdrift i delprojekterne. Aarhus Kommune vil gerne invitere Nordea Fonden og Kulturministeriet til at deltage i styregruppen. Derudover nedsættes en tværgående kommunikationsgruppe som stabsfunktion. Kommunikationsgruppen får til ansvar at sikre en tværgående kommunikation i det samlede breddeidrætsprojekt samt komme med input og sparring i forhold til de enkelte breddeidrætsprojekter. Nordea Fonden og Kulturministeriet er 1

2 ligeledes velkommen til at byde ind med en repræsentant til kommunikationsgruppen. Overordnede kommunikationsaktiviteter for det samlede projekt og delprojekterne Budskab og målgrupper Det overordnede budskab er, at Aarhus er en af landets breddeidrætskommuner, og at det giver mulighed for at styrke sundheden blandt borgerne både i bredden, men også for særlige målgrupper, som ellers ikke dyrker motion. Hovedformålet med kommunikation er at oplyse og engagere borgere, så de ser perspektivet i at motionere. Det handler om at mobilisere og fastholde gruppen af motionsuvante borgere i fysisk aktivitet. Kommunikationen er rettet mod de særlige grupper (ældre, kontanthjælpsmodtagere m.fl.), som de enkelte projekter retter sig imod. Desuden ønsker vi, at andre kommuner (evt. også internationalt) skal kunne følge med i, hvilke tiltag, der sker i Aarhus, og gerne lade sig inspirere af best practice. Synliggørelse af Nordea-fonden og Kulturministeriet Aarhus Kommune og samarbejdsparterne i de enkelte projekter er forpligtede til at synliggøre og kreditere Nordea-fonden og Kulturministeriet. Både i den overordnede kommunikation af Aarhus om breddeidrætskommune samt i kommunikation af de enkelte projekter. Det betyder, at Nordea-fondens, Kulturministeriets og Idræt for alles logoer vil blive anvendt i al kommunikation både i fast og digital form i overensstemmelse med tilsendte grafik-pakke. Tilsvarende vil Nordea-fonden, Kulturministeriet og Idræt for alle blive nævnt i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at eksponere dem visuelt - fx if. med et radio- eller tv-interview. Derudover vil repræsentanter for Nordea-fonden og Kulturministeriet blive inviteret til de planlagte begivenheder (åbninger, events m.v.). Det er kommunikationsgruppens ansvar, at disse retningslinjer overholdes. Både i den centrale kommunale kommunikation, og hvis de enkelte projekter kommunikerer. 2

3 Dokumentation Alle projekter vil løbende sørge for at dokumentere forløbene (foto/video). Dokumentationen vil blive anvendt i en senere evalueringsproces, og materialet er naturligvis tilgængeligt for Nordea-fonden og Kulturministeriet. Hjemmeside Der etableres en samlet indgang for breddeidrætsprojektet på Aarhus Kommunes hjemmeside, hvor de enkelte projekter synliggøres, og hvor det bliver muligt for samarbejdspartnerne at følge fremdriften i de enkelte projekter. Hjemmesiden bliver den primære løbende informationskilde, hvor man kan finde oplysninger og nyheder om projekterne. På hjemmesiden vil der endvidere løbende blive lagt optagelser med story telling fra de enkelte delprojekter med fokus på de forskellige målgrupper og deltagende foreninger. Film Der laves i løbet af første halvår film fra de enkelte delprojekter, som siden klippes til en film om det samlede breddeidrætsprojekt. Filmene lanceres på hjemmesiden, på kommunens Infogallerier (præsenteres senere) i idrætshaller, på biblioteker mv. Filmen lægges endvidere på YouTube. Intern kommunikation Da projekterne henvender sig til forskellige grupper af motionsuvante, ligger der en opgave i at klæde kommunens egne medarbejdere (fx sagsbehandlere, fysioterapeuter) på, så de igennem det personlige møde med borgeren kan gøre opmærksom på de nye motionstilbud. Øvrige tiltag De enkelte projekter vil i de tilfælde, hvor det er relevant, være til stede på de sociale medier. Fx benytter et stigende antal idrætsforeninger allerede i dag Facebook som hovedforum. Aarhus Kommune råder over en række storskærme (Infogallerierne), som er placeret i 28 bygninger (fx bibliotekerne, Borgerservice, svømmehaller m.fl.) med en stor gennemstrømning af borgere. Idræt for alle og/eller de enkelte delprojekter vil blive markedsført på disse storskærme. Aarhusguiden er en delvist kommunalt ejet app til smart phones, hvor man kan se, hvad der sker i Aarhus. Flere af projekterne vil være relevante for Aarhusguiden fx åbningsarrangementer, events ol. 3

4 Flere af projekterne vil også være relevante at bringe i nyhedsbreve, på web-sider etc. via samarbejdspartnerne. Der iværksættes særlige kommunikative tiltag for de enkelte projekter, som beskrevet senere i kommunikationsplanen (fx omtale i ældremagasinet Vital). Større arrangementer/events annonceres i pressen. Kommunikationsaktiviteter for de enkelte breddeidrætsprojekter I det følgende beskrives det overordnede forløb for de enkelte breddeidrætsprojekter samt de forventede og førstkommende kommunikationsaktiviteter. 1. Den Blå Rambla Første Forberedelse og udvikling af aktiviteter halvår Implementering og aktiviteter 2016 Forankring og evaluering Milepæl: Der udarbejdes en handlingsplan for projektet, som offentliggøres i første halvår af Målgrupper: Aarhus Kommunes borgere, gæster og turister. Der vil endvidere være fokus på børn og unge, socialt udsatte samt idrætssvage grupper. Der udarbejdes en pressemeddelelse i forbindelse med offentliggørelse af handlingsplan. Forsmag på Den Blå Rambla en formel åbningsevent for projektet. Afholdes juni 2014 med deltagelse af sponsorer, støtter, politiske repræsentanter fra Aarhus, foreningesformænd m.fl. Eventen og øvrige aktiviteter annonceres bl.a. via de sociale medier, Aarhusguiden, det personlige møde med sagsbehandlere m.v. 4

5 2. Fitness i det fri Forår 2014 Projektudvikling og planlægning Maj 2014 Kick Off med åbningsevent omkring det første samarbejdsprojekt Efterår Udrulning af projektet i fire lokalområder forår 2015 Efterår Udrulning af projektet til yderligere fire forår 2016 lokalområder Efterår 2016 Evaluering Åbningsevent maj 2014 Målgrupper: Borgere fra kommunale forebyggelseshold, borgere fra kommunale genoptræningshold, borgere på sygedagpenge, unge kontanthjælpsmodtagere mellem år samt øvrige nybegyndere. Pressemeddelelse Film og omtale til hjemmeside, som følger udvalgte deltagere på det første hold - fx en borger fra et genoptræningsforløb eller en borger på kontanthjælpsydelse. Case stories med motionsuvante, som er begyndt at dyrke idræt 3. Arbejdspladsen i bevægelse Forår 2014 Udvikling og forberedelse af projektet Efterår 2014 Implementering forår 2016 Efterår 2016 Evaluering I efteråret 2014 igangsættes det/de første forløb på udvalgte virksomheder/uddannelsesinstitutioner. 5

6 Målgrupper: Lokale virksomheder og deres ansatte samt lokale uddannelsesinstitutioner og deres ansatte og elever. Projektet highlightes på hjemmesiden spir.dk og på kommunens hjemmeside, hvor der søges virksomheder og foreninger, som har lyst til at deltage i projektet. Pressemeddelelse ved opstart af de første forløb i efteråret 2014 Film til hjemmesiden, som viser projektet set fra henholdsvis virksomhedens og foreningens perspektiv 4. Kom igen Første halvår Planlægning og opsøgning af foreninger Fem perioder med aktiviteter Halvår 2016 Evaluering og opsamling I begyndelsen af andet halvår af 2014 startes det første forløb op. Målgruppe: Mennesker med funktionsnedsættelse Pressemeddelelse i forbindelse med opstart af det første forløb. Synliggørelse af projektet på som er kommunens hjemmeside vedrørende mulighederne for idræt for mennesker med handicap i Aarhus Kommune. Filmklip der viser projektet fra deltagernes og idrætsforeningens perspektiv. 5. Strategisk satsning på seniorer i foreningsidrætten Forår 2014 Projektudvikling Maj 2014 Kortlægning eksisterende seniorforeninger 6

7 Juni 2014 Efterår forår 2015 Forår 2015 Sommer sommer 2016 Efterår 2016 samt udarbejdelse af samarbejdsaftaler Udvikling af senioridrætshold samt klippekortsordning Udrulning af projektet Udvikling af motionsevents på tværs af de deltagende foreninger Afvikling af motionsevents Evaluering og erfaringsdeling. September 2014: Opstart af seniorhold i idrætsforeninger Sommer 2015: Afvikling af første tværgående motionsevent for seniorer Målgrupper: Seniorer i Aarhus Kommune. Pressemeddelelse i forbindelse med opstart af seniorhold i idrætsforeninger Pressemeddelelse i forbindelse med event Historier og film på hjemmesiden med fokus på målgruppen og de deltagende foreninger Case stories i magasinet Vital Det personlige møde mellem kommunale medarbejdere og borgerne