Idrætsrådet. Referat. 2. maj, Greve Rådhus, Kl Medlemmer:

Transkript

1 Side 1 af 8 Idrætsrådet Referat 2. maj, Greve Rådhus, Kl Medlemmer: Knud Høyer, formand Ole Nielsen, næstformand, Helen Kehler, formand for Elitepuljeudvalget Jan Holmberg, formand for Facilitetsudvalget Jørgen Nielsen, formand for Lokalefordelingsudvalget Lise Persson Peter Roslev Mette Bech Thomsen Sven Edelmann, formand for talent- og breddepuljeudvalget Stig Person Sven-Erik Hørmann Ikke til stede: Ole Nielsen (afbud) Stig Person (afbud) Helen Kehler (afbud) Til stede fra administrationen: Eva Rothenberg (referent) Jens Nielsen

2 Side 2 af 8 Indholdsfortegnelse Punkt Indhold Side 1 Godkendelse af referat af mødet den Godkendelse af dagsordenen 3 3 Referat til KFU af mødet den KFUs dagsorden den , herunder Idrætsrådets beslutning om indstillinger til KFU i anledning af sagsfremstillingen og/eller administrationens indstillinger i de konkrete sager på idrættens område 3 5 Evaluering fra idrætspuljeudvalgene om procedure for behandling af ansøgninger i foråret Budgetdialogmøde med KFU den Frikommuneforsøg skal de frivillige ledere og administrationen i Greve Kommune være med? Meddelelser/gensidig orientering 6 9 Fyrtårnsprojekter 7 10 Rapportering fra stående udvalg/ordfører Sager på vej til Idrætsrådets dagsorden 8 12 Fortroligt punkt som opfølgning på den fortrolige drøftelse på mødet den Eventuelt 8

3 Side 3 af 8 Administrationen tog referat af punkterne Godkendelse af referat af mødet den Referatet er udsendt den IRs beslutning den , punkt 1: Godkendt 2. Godkendelse af dagsordenen IRs beslutning den , punkt 2: Nyt punkt: Nedsættelse af en arbejdsgruppe om Bookingsystemet bliver pkt. 8 d. 3. Referat til KFU af mødet den Administrationen orienterede om beslutninger af interesse for IR. Formandskabets indstilling: Det foreslås, at IR for hver sag vurderer om sagen hermed er afsluttet for IRs vedkommende - eller der skal foretages yderligere skridt fra IRs side. IRs beslutning den , punkt 3: Sag nr. 5: Uforbrugte midler fra 2010 til IR vil på budgetdialogmødet den spørge om begrundelse for, at uforbrugte midler under folkeoplysningsrammen i Greveordningen er overgået til kommunekassen. Sag nr. 8: Besparelse på KFU`s område i 2011 og videre frem. Ingen tiltag. IR afventer KFUs møde den 3.5. Sag nr. 11: Inddragelse af forenings- og fritidslivet. Ingen bemærkninger fra IR. Sag nr. 13: Deltagelse af repræsentanter fra Karlslunde Hallen og Tune Hallerne i budgetdialogmøde med KFU Alle relevante parter er nu inviteret. IR har ikke yderligere til sagen. 4. KFUs dagsorden den , herunder Idrætsrådets beslutning om indstillinger til KFU i anledning af sagsfremstillingen og/eller administrationens indstillinger i de konkrete sager på idrættens område: a. Sager i henhold til KFUs dagsorden for den Idrætsrådets medlemmer kan hente alle KFU-møder og referater på Greve Kommunes hjemmeside på dette link: spx I det omfang IR har ændringsforslag eller kommentarer til KFUs sager, kan IR beslutte en formuleret indstilling til KFU, som forelægges udvalget på mødet dagen efter IRs møde. IRs beslutning den , punkt 4a: Sag nr. 5. Udvidelse af prioriteringsrum. IR ønsker en politisk tilbagemelding fra Lone Rytter på Budgetdialogmødet den omkring de indledende drøftelser på KFU møde den 3. maj. Dertil ønsker IR bl.a. en orientering om kli-

4 Side 4 af 8 mainvesteringer og besparelser i årene IR vil reagere kraftigt overfor besparelser på lokaletilskud og dermed en forringelse af selvforvaltningsaftalerne. Foreninger som har lejet aktivitetslokaler ude i byen har en forventning om at blive holdt skadesløse. Rådet ønsker dertil en afklaring af hvilken betydning prisstigninger på el, vand og varme har på hallernes økonomi samt en orientering om klimapartnerskaber i kommunen. IRs kerneområder for økonomisk støtte til foreningerne er medlemstilskud, lokaletilskud, Greveordningen og Idrætspuljerne. Det blev forslået, at IR melder ud i de lokale medier med at konsekvenserne af de varslede besparelser er, at foreningernes eneste mulighed for overlevelse er en kontingentforhøjelse til alle medlemmer. Det vil alt andet lige betyde at nogen melder sig ud. Administrationen kan orientere om hvor langt Greve Kommune er nået på klimaområdet på et kommende møde. Spørgsmål til sagerne bringes op på budgetdialogmødet den 11. maj (er sket skriftligt til KFUs medlemmer og Byrådets medlemmer samt CKF den 7. maj). Sag nr. 8: ValHallen retningslinjer for timefordeling IR undrer sig over ikke at blive hørt. Det er tidligere besluttet at lokalefordeling i ValHallen går ind under Lokalefordelingsudvalgets arbejde. Dette punkt skal med i IR s evalueringsrapport, der bl.a. omfatter hvordan IR s kompetencer er blevet respekteret i Sag nr. 16 Ungefester i Greve Idrætscenter. IR har tidligere frarådet ungdomsfester og fastslår i enighed, at det er uacceptabelt, hvis GIC skal afholde eventuelle uforudsete udgifter på ødelagte bygninger, inventar o.lign. Administrationen bekræfter, at GIC s økonomi ikke belastes i den sammenhæng. 5. Evaluering fra idrætspuljeudvalgene om procedure for behandling af ansøgninger i foråret 2011 Giver behandlingen af ansøgningerne anledning til forslag om ændringer af retningslinjerne for tildeling? Elitepuljeudvalget v/medlemmer af elitepuljeudvalget: Dialog og fordelingsproces var gået godt. Retningslinjerne ønskes gennemgået en ekstra gang og ansøgningsforhold for særdeles højt prioriteret forening kan overvejes. Bredde- og talentpuljeudvalget v/ Sven Edelmann: Et omfattende arbejde og fordelingsproces er gået godt alle parter imellem. Retningslinjerne ønskes evalueret i udvalget og at det tydeliggøres at foreninger, der indsender en ansøgning, som ikke opfylder retningslinjerne ikke kan komme i betragtning ved fordelingen. Begge udvalg ønsker at mødes nogle gange og drøfte ovenstående, herunder et fællesmøde, hvor bl.a. talentansøgningers placering drøftes. Udvalgsformændene melder tilbage til for-

5 Side 5 af 8 mandskabet, når man er klar med en revision af retningslinjerne. Det tilstræbes, at begge udvalg kommer med deres indstillinger til revision på samme møde. 6. Budgetdialogmøde med KFU den IR bedes på mødet drøfte, hvilke emner der skal tages op på dialogmødet. Formandskabet har nogle foreløbige bud: Hele Helhedsplanen, Idrætscheffunktionen i fremtiden, GIC- mellembygning, booking-systemet, frikommuneforsøg/nemmere at være frivillig leder, (se pkt. 7), fyrtårnsprojekter, plejeplaner/egen indsats og idrætspuljer. Hvilke indsatsområder skal med? - og hvem fremlægger de punkter vi beslutter skal med. IRs beslutning den , punkt 6: Helhedsplanen: Ja. Petanquebane i Karlslunde er første punkt i planen når den genoptages. Idrætschef. Afgøres under senere pkt. Bookingsystem: Ja Frikommuneforsøg og fyrtårnsprojekt: Afgøres under senere punkt. Plejeplaner/egen indsats, skal med: Ja. IR ønsker forklaring på manglende besparelse på hjemtagelse af Grøn Kontrakt til GIC. Idrætspuljerne: Nej. Ikke før IR-udvalgene har vurderet retningslinjer og talentansøgningernes placering. (se også pkt. 4a, sag nr. 5) Formanden opfordrer til at så mange IR medlemmer som muligt deltager. IR bakker op. Peter Roslev og Helge Mogensen udarbejder et notat på 3-4 sider angående punkter til budgetdialogmøde. Afbud: Sven Edelmann deltager ikke ved budgetdialogmøde den 11. maj pga. bortrejse. 7. Frikommuneforsøg skal de frivillige ledere og administrationen i Greve Kommune være med? Formandskabet og idrætschefen har deltaget i Danmarks Idræts Forbunds Kongres om de frivilliges indsats i foreningslivet i Danmark. I den anledning fremlægges et forslag om, at Greve Kommune søger DIF om at deltage i frikommuneforsøget. For at Greve Kommune kan komme i betragtning er det en forudsætning, at KFU behandler og siger ja til at Greve Kommune vil medvirke til at gennemføre frikommuneforsøget mellem administrationen og Idræts- og Fritidsforeningerne i kommunen, hvis ansøgningen bliver godkendt af DIF. Notat og indstilling til KFUs møde den er vedlagt. IRs beslutning den , punkt 7: Formanden besluttede at trække forslaget, da IR mener at der mangler forudsætninger for at Greve Kommune har økonomi, bemanding og politisk vilje til en sådan opgave pt. Han er heller

6 Side 6 af 8 ikke interesseret i, at forslaget står i vejen for en ansøgning til kommunen om oprettelse af idrættens sekretariat. 8. Meddelelser/gensidig orientering: a. Formandskabets møde med Jens Nielsen og Jette Deltorp Udestår. Jens Nielsen planlægger. Møde med Jette arrangeres angående bl.a. ansøgning fra IR om oprettelse af idrættens sekretariat, lokaleudnyttelsesprojektet, mv. b. Information om budgetdialogmøde Center for Kultur og Fritid informerer: Den politiske del af processen vedrørende Budget 2012 er i gang. Kultur- og Fritidsudvalget har fået pålagt at skabe et prioriteringsrum inden for udvalgets ramme på ca. 2,4 mio. kr. Arbejdet med prioriteringsrummet startede på mødet den 31. marts 2011, hvor udvalget overfor administrationen har udpeget områder til videre undersøgelse. Udvalget behandler prioriteringsrummet igen den 3. maj 2011 og afslutningsvis den 31. maj Kultur- og Fritidsudvalget vedtog på mødet den 31. marts 2011 nedenstående indstilling vedrørende dialogmøder: Der holdes fælles budgetdialogmøde med Idrætsrådet og Fritidsrådet i starten af Fritidsrådets ordinære møde onsdag den 11. maj 2011 kl I dette møde deltager endvidere repræsentanter fra Greve Idræts Center og Greve Svømmehal samt en repræsentant for Tunehallerne. Høringsperioden er den august Nærmere information udsendes senest primo august, c. Orientering om nye økonomirapporter til IR og FR fra Center for Kultur- og Fritid Center for Kultur & Fritid informerer: Økonomiteamet i Center for Kultur & Fritid er i øjeblikket ved at udarbejde nyt talmateriale til Idrætsrådet og Fritidsrådet. Der bliver tale om en særlig FIE - rapport i excellayout, som vil blive designet udelukkende til brug for rådene. Det er målet at disse rapporter i højere grad end tidligere vil tilgodese det økonomiske overblik og kontinuitet. Center for Kultur & Fritid forventer at fremsende rapporten 2 gange årligt dels efter at Byrådet har vedtagelse af overførslerne fra foregående år, og disse er indberettet i økonomisystemet, dels efter at Byrådet har 2. behandlet det kommende års budget, og ændringer i forbindelse med behandlingen er indberettet i økonomisystemet. d. Bookingsystem: Formanden for lokalefordelingsudvalget og administrationen har siden november 2010 og mange gange efterfølgende henvendt sig til ledelsen på 5. sal om opfyldelse af sektorredegørelsens krav om, at IR deltager i arbejdsgruppen angående projektet bedre udnyttelse af kommunens lokaler, specielt vedrørende nyt bookingsystem. Der er ikke kommet svar retur. IR finder det aldeles uacceptabelt at samarbejdet om opfyldelse af politiske beslutninger fungerer så dårligt. Sagen kommer med i IRs evalueringsrapport for IRs beslutning den , punkt 8: Pkt a. Jens arrangere møde med Jette. Pkt b og c er taget til efterretning.

7 Side 7 af 8 Pkt d.: IR har ikke været hørt i processen ind til videre og vil ikke tage ansvaret for den indstilling, der måtte komme fra ledelsen. Jens Nielsen tager kontakt til Center for Strategi og ledelse angående svar på henvendelserne om IRs deltagelse i arbejdet om bookingsystemet. 9. Fyrtårnsprojekter På IR-mødet den nedsatte Idrætsrådet en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe bestående af Peter Roslev, Sven-Erik Hørman og Ole Nielsen med Helge Mogensen som sekretær, tovholder m.v. Gruppen skulle til næste møde komme med et konkret forslag til hvordan et fyrtårnsprojekt kan se ud, indeholdende en kort beskrivelse af kravene til en idrætsforening og et budget. Gruppen holder møde den Notat er vedlagt. IRs beslutning den , punkt 9: Det blev besluttet, at arbejdsgruppen fremkommer med endnu et fyrtårnsprojektforslag vedrørende bredde/talent området og et vedrørende eliteidrætten i Greve Kommune. Alt indenfor en budgetramme på ca. 2. mill.kr. 10. Rapportering fra stående udvalg/ordfører: a. Lokalefordelingsudvalget På IR-mødet den blev det vedtaget, at spørgsmålet om tomme lokaler skulle drøftes på mødet den Det blev også vedtaget, at kriterier for godkendelse af nye frivillige folkeoplysende foreninger skulle drøftes på dette møde. Der henvises til materialet fra mødet den , pkt. 7a IRs beslutning den , punkt 10a: Kriterier for godkendelse af nye frivillige folkeoplysende foreninger udsættes til næste møde. Jørgen Nielsen henviste til det udsendte notat om forslag til konsekvenser for en forening, hvis et anvist lokale stod tomt. Efter en kort debat var der enighed om pkt. 1-3 i notatet. Pkt. 4 i notatet og udkast til notatet om godkendelse af særarrangementer i GIC skal op til drøftelse igen på mødet den b. Facilitetsudvalget Der er afholdt møder med administrationen om dokumentation af plejeplaner under Grøn Kontrakt. Formanden orienterer om status. Der er enighed om, at IR fortsat ønsker indblik i den økonomi, som Byrådet har bevilget til opfyldelse af aftalerne om Grøn Kontrakt for pleje af idrætsanlæg i kommunen. Aftalerne er endnu ikke dokumenteret fra administrationen side. c. Pokalfestudvalget Evaluering af Pokalfesten i Tune i februar Administrationen har udsendt referat fra evalueringsmødet. Det er vedlagt. Ingen bemærkninger fra IR side. Drøftelsen af et nyt koncept for Pokalfest i 2012 tages op til drøftelse på mødet den d. Elitepuljeudvalget Se pkt. 6 e. Talent- og Breddepuljeudvalget Se pkt. 6

8 Side 8 af 8 f. Arbejdsgruppe sammen med FR og administrationen om revision af Greveordningen Arbejdsgruppen har holdt møde den Referat af mødet er vedlagt. Næste møde er aftalt til den Sager på vej til Idrætsrådets dagsorden a. Næste møde er aftalt til den mandag den kl på Rådhuset. Oversigt over sager på vej til IR eftersendes/omdeles. 12. Fortroligt punkt som opfølgning på den fortrolige drøftelse på mødet den Bilag udsendes særskilt kun til idrættens medlemmer af IR. Der er optaget fortroligt notat om beslutninger under dette punkt. 13. Eventuelt Mødet hævet kl. 2215