AFDELINGSBESTYRELSEN. Referat fra afdelingsbestyrelsens møde onsdag den 4. oktober Dagsorden

Transkript

1 AFDELINGSBESTYRELSEN Avedøre Boligselskab Avedøre Stationsby, Syd, afdeling 3501 Bymuren th, 2650 Hvidovre onsdag den 4. oktober 2017 Mødedeltagere: Solveig Isbrand Margit Kjærgaard Morten Egelberg Helle Hardt Friis Bjarne Kristensen Ulla Loren Hansen Fraværende: Helle Eckholdt Merkelsen Henrik Bjørn Hansen Hanne Taulo Referent: Margit Kjærgaard Formand Næstformand uden afbud afbud pga. ferie afbud pga. sygdom Afdelingsbestyrelsen Dagsorden 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Godkendelse af referat fra den 6.september 2017 (godkendt pr. mail ) c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 2. Meddelelser a. Fra formanden/næstformanden - Orientering fra Organisationsbestyrelsesmøde den 27. september analyse vedrørende lovkrævede besparelser mv. - Afslag på dispensation vedrørende opsætning af varmemålere - Orientering om indkøb af ipads til organisationsmedlemmer b. Fra medlemmer - Orientering fra Avedøre Fjernvarmeselskab v.best.medlem Bjarne Kristensen c. Fra ejendomskontor, herunder: - Orientering om personalesituationen - Igangværende sager d. Fra Miljøråd e. Fra udvalg

2 3. Punkter til behandling a. Klubudvalg b. Orientering/status fra køkkenudvalg Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes den 4. december 2017 kl. 19:00 c. Opgørelse over hvor mange køkkener mv. der allerede er udskiftet, hvor mange er på venteliste og hvad er kriterierne på nuværende tidspunkt. Ejendomsleder er bedt om opgørelse. (Morten K. Egelberg) Redegørelse for indkøb af 18 paller IKEA produkter (Morten Egelberg) Ejendomsleder bedes redegøre d. Eventuelt Parkeringspladsudvalg 4. Evaluering af afdelingsmøde september 2017 (budgetmøde) 2. Fastlæggelse af dato for regnskabsafdelingsmøde maj Mødekalender: Afdelingsmøde: 4. december 2017, kl. 19:00 køkkenrenovering 7. maj 2018, regnskabsmøde med valg. Organisationsbestyrelse: 29. maj 2018, Trædrejerporten 26. september 2018, Avedøre Tværvej Repræsentantskabsmøde: 30. maj 2018, Trædrejerporten Afdelingsbestyrelse: 1. november 2017 Øvrige arrangementer, kurser mv.. 6. Eventuelt onsdag den 4. oktober 2017 side 2 af 6

3 Ad. pkt. 1 FORMALIA a. Godkendelse af dagsordenen Den udsendte dagsorden blev godkendt. b. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt dog med tilføjelse af at Dorte Keller Bentzen meddelte, at hun pga. flytning udtrådte af bestyrelsen, og dermed indtræder Heller Eckholdt Merkelsen i bestyrelsen. Dorte takkede for samarbejdet i de år hun havde været medlem af bestyrelsen. c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Solveig Isbrand havde modtaget en skriftlig ansøgning fra en beboer i Bymuren angående tilladelse til at parkere sin el-cykel i barnevognsrummet. Beboeren har på grund af sygdom fået kommunens støtte til indkøb af el-cyklen. Bestyrelsen drøftede sagen, og man blev enige om at give beboeren tilladelse til at benytte barnevognsrummet, men kun såfremt der ikke er beboere med barnevogne der ønsker at benytte rummet, og at der således ikke er plads til el-cyklen. I givet fald må beboeren benytte sig af andre opbevaringsmuligheder. Solveig Isbrand tilskriver beboeren. Ad. pkt. 2 MEDDELELSER a. Fra formanden/næstformanden Solveig Isbrand meddelte, at hun, Margit Kjærgaard og ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen havde afholdt et møde med Hvidovre Kommune angående lejemålene i Karetmagerporten 5A og Trædrejerporten 3A. Kommunen vil gerne overtage lejemålene, der er blevet opsagt af nuværende lejere. Anvendelsen skulle være et tilbud til såkaldte svage medborgere, også benævnt Tidlig indsats på Voksenområdet. Det vil altså være et tilbud for borgere i hele Hvidovre kommune om at kunne modtage tidlig rådgivning i en given situation. Det drejer sig ikke om misbrugsbehandling. Der vil ikke være døgnåbent, kun i dag- og aftentimerne, og der vil hele tiden være personale til stede. Afdelingsbestyrelsen drøftede sagen, og et overvejende flertal vedtog at godkende udlejningen og kommunens anvendelse af lokalerne, såfremt ansøgningen fra Hvidovre Kommune ikke giver anledning til bemærkninger. 1. Orientering fra organisationsbestyrelsens møde den 27. september 2017 v.m.kjærgaard 360 analysen vedrørende Avedøre Syd samt procesplan for implementering i Avedøre Boligselskab blev gennemgået. Organisationsbestyrelsen skal arbejde med at opstille effektiviseringsmål for hele organisationen og afdelingerne skal efterfølgende sætte mål. Analyserne vil blive gennemgået på afdelingens bestyrelsesmøde den 1. november af en konsulent fra KAB. 2. Afslag på dispensation vedrørende opsætning af varmemålere: Dispensation for opsætning af individuelle varmemålere, gældende for både Syd og Nord, blev sendt til Hvidovre Kommune den 15. november Brev fra Hvidovre Kommune med afslag blev modtaget den 25. september Sagen ønskes genoptaget politisk via de to formænd fra Syd og Nord. Ejendomslederne Henrik Bjørn Hansen og Jan Poulsen forbereder klagesag over afgørelsen. 3. Orientering om indkøb af ipads til organisationsbestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen besluttede, at fremtidigt mødemateriale til organisationsmedlemmer fremsendes ved brug af First Agenda, og at der indkøbes ipads mv. til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Hvorvidt der skal indkøbes ipads til afdelingsbestyrelsesmedlemmer drøftes på et kommende møde. onsdag den 4. oktober 2017 side 3 af 6

4 b. Fra medlemmer Orientering fra Avedøre Fjernvarmeselskab: Bjarne Kristensen orienterede om EBO Consult s undersøgelse vedrørende udskiftning af det eksisterende ledningsnet i Avedøre Stationsby, hvilket har resulteret i et notat fra COWI A/S, som er blevet forelagt fjernvarmeværkets bestyrelse, samt for ejendomslederne i Syd og Nord, og efterfølgende drøftet på Organisationsbestyrelsesmøde. Yderligere er der blevet udarbejdet notater fra DANAKON og fra KAB s energikonsulent. Der er nedsat et udvalg bestående af Johannes Pleidrup, Sjoerd G.Janssen, Margit Kjærgaard samt ejendomslederne Henrik Bjørn Hansen og Jan Poulsen. Afdelingsbestyrelsen vil blive orienteret når der er yderligere afklaring. c. Fra ejendomskontoret, herunder: Orientering om personalesituationen Stilling som sagsbehandler på Ejendomskontoret Nærmere orientering afventer, da ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen er på ferie. Igangværende sager Afventer d. Fra Miljøråd Der er ingen sager fra Miljørådet. e. Fra Udvalg Der henvises til dagsordenens punkt 3 b. Ad. pkt. 3 PUNKTER TIL BEHANDLING a. Klubudvalg Intet nyt b.& c. Orientering/status på køkkenudvalgets arbejde, herunder oplæg til Afdelingsmødet. Som det fremgår af dagsordenens ønskede Morten Egelberg opgørelse over hvor mange køkkener der allerede nu er udskiftet, hvor mange der er på venteliste og hvilke kriterier der stilles for at få udskiftet køkken på nuværende tidspunkt. Endvidere redegørelse for indkøb af 18 paller IKEA produkter. Da ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen var fraværende pga. ferie, og vi ikke havde modtaget tilbagemelding henstiller afdelingsbestyrelsen at der gives besked til Morten Egelberg omgående. Endvidere ønsker køkkenudvalget udleveret det nødvendige tegningsmateriale (De tegninger der blev forevist på køkkenudvalgets andet møde), hurtigst muligt, da der skal være møde med KAB s repræsentant. d. Eventuelt Parkeringspladsudvalg. Afventer yderligere information om, hvilke tanker man gør sig i Avedøre Nord og Store Hus, inden der nedsættes et egentlig udvalg. Det bør måske være et udvalg for hele Avedøre Stationsby. Sagen drøftes igen primo januar 2018 Ad. pkt. 4 Evaluering af afdelingsmøde mv. Afdelingsmødet der blev afholdt den 25. september blev evalueret. Alle var enige i, at det var et godt møde, der blev afholdt i ro og orden, blandt andet takket være vores dirigent samt en god fremstilling af køkkenrenoveringen ved KAB s repræsentant. Morten Egelberg ønskede, at man i næste indkaldelse til ordinært afdelingsmøde opfordrer beboere der har noget på sinde, og som man ønsker afklaring af, at fremsende det som forslag til afdelingsbestyrelsen inden mødet. På den måde kan man undgå diverse og eventuelle negative onsdag den 4. oktober 2017 side 4 af 6

5 diskussioner under punktet eventuelt. Afdelingsbestyrelsen var enige i at forsøge dette til mødet i maj. Næste ordinære afdelingsmøde blev fastlagt til mandag den 7. maj Ad. pkt. 5 Mødekalender Næste møde, onsdag den 1. november 2017 med indlæg fra KAB vedr. 360 Ad pkt. 6 Ad pkt. 7 Øvrige arrangementer, kurser mv. Solveig, Bjarne og Margit deltager i KAB-Kursus den 28. og 29. oktober Margit opfordrede bestyrelsens medlemmer til straks at melde tilbage om kursusønsker, såfremt man finder det relevant og at det er budget til formålet. EVENTUELT Der var ingen bemærkninger. Mødet sluttede kl. 21:30. onsdag den 4. oktober 2017 side 5 af 6

6 Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Sted Deltagere :00-21:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Bymuren 105, 1. th. 18:00 Formøde i forbindelse med afdelingsmøde Ejendomskontoret Afdelingsbestyrelse og ejendomsleder Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret 19:00-22:00 Afdelingsmøde Selskabslokalet Beboere, Afdelingsbestyrelsen m.v. 18:00-21:00 Afdelingsbestyrelsesmøde Bymuren 105 Afdelingsbestyrelse og ejendomsleder onsdag den 4. oktober 2017 side 6 af 6