Manual til internetbestilling (CPR) Version 1.03

Transkript

1 Manual til internetbestilling (CPR) Version 1.03

2 2 Manual til internetbestilling

3 Manual til internetbestilling (CPR) Version 1.03 KUN KOMMUNER: Flextrafik Support telefon KUNDER: Flextrafik Trafikstyring (forsinkelser) telefon tryk 1 INFORMATION OG DRIFTSSTATUS:

4

5 Indholdsfortegnelse Login/vælg kundegruppe 6 Oversigten 7 Bestillingsbillede 1 8 Vælg adresse/specialadresse 9 Bestillingsbillede 2 10 Bestillingsbillede 3 11 Bekræft bestilling 12 Tilbage til oversigten 13 Fast rejse 14 Afbestil rejse 18 Returrejse, kopier rejse, ændre rejse og vis planen 19 Hjælp, kontakt og servicekriterier 21 Flextrafik organisationen 22

6 6 Manual til internetbestilling LOG IND VIA: Indtast Brugernavn og Password Tryk OK Vælg kundegruppe Indtast Cpr nr. Tryk OK Vælg CPR-rejse. Indtast brugerens cpr.nr.

7 Manual til internetbestilling 7 Oversigten Brugerens navn. Felterne aktiveres ved at sætte et flueben i den lille kasse ud for den rejse, du enten ønsker at lave returrejse til, kopiere, ændre, afbestille eller få vist planen for. Tryk Bestil rejse. Skal du lave bestilling til en anden bruger, tryk da Vælg kunde. Log ud, når du ikke skal lave flere bestillinger. Angiver operatør dato samt tid for oprettelse af turen. Bestillingsmodtagelse Trin 1 Check om kundens navn er korrekt. Trin 2 Tryk på Bestil rejse. Gode råd: Tryk på Vælg Kunde, når du er færdig med bestillingen, så du er klar til, at næste kunde ringer og bestiller.

8 8 Manual til internetbestilling Bestillingsbillede 1 Brugerens navn. Vælg adresse og kommune. Vælg dato. Vælg konto. Vælg Hente eller Senest fremme. Vælg tidspunkt. Vælg antal personer. Trin 3 Indtast en Fra eller en Til-adresse. Husk at vælge korrekt kommune ud for adressen. Du kan indtaste et specialtegn i adresse-feltet, hvis du ønsker at trække på Flextrafik s specialadresse-kartotek (se mere på næste side). Vælg dato (du kan vælge 14 dage frem i tiden). Vælg Hente eller Senest fremme ved at flytte den lille sorte runde prik. Det er meget vigtigt, at du anvender Senest fremme til alle bestillinger, hvor brugeren skal være fremme til et bestemt tidspunkt (eks. konsultation hos læge). Du skal indtaste det tidspunkt, som brugeren skal være fremme. Flextrafiks IT-system beregner herefter selv, hvornår brugeren så skal afhentes. Gode råd: Trappemaskine bestilles ikke som hjælpemiddel men krydses af separat samme med angivelse af etage. Har kunden særlige behov (lav vogn, køres alene mv.) kontakt trafikstyringen. Mangler der specialadresser eller posteringssteder kontaktes trafikstyringen. Indtast tidspunkt i Tid. Vælg antal personer i Antal. Vælg den konto, udgiften skal posteres på. Hvis det er en kørestolsbruger, skal du vælge en konto, hvor der står LIFT i slutningen af kontonavnet. Tryk OK.

9 Manual til internetbestilling 9 Vælg adresse/specialadresse Vælg husnummer her dog ikke ved valg af specialadresse. Vælg adresse/specialadresse fra listen. Trin 3 (fortsat) Valg af specialadresse Hvis du anvender et specialtegn for at finde en specialadresse i en kommune, bliver du guidet videre til en liste, hvor du vælger den specialadresse, som du skal bruge. Tryk OK, når du har valgt adressen i gardinet. Hvis listen over specialadresser til Læger er for lang til, at hele listen kan vises, skal du indsnævre din søgning ved at tilføje de første bogstaver i adressen (gå tilbage til forrige billede ved at trykke Afbryd). Tast eksempelvis =SP for at få listen frem over Speciallæger. Forkortelse Hvad betyder forkortelsen? = Læge, speciallæge, tandlæge, psykolog, hudklinik < Sygehus, hørecentral > Plejehjem, boenheder, institutioner ) Fodterapeut, fysioterapeut, kiropraktor, bandagist Offentlige kontorer # Aktivitetscentre % Apoteker * Skole, SFO, specialskole, børnehave, fritidsklub Valg af adresse (vejnavn) Hvis du blot har indtastet vejnavnet, og systemet ikke kan finde den adresse, du har indtastet, skal du også vælge fra listen. Husk at vælge husnummer i det lille gardin. Samme vej kan findes flere gange, fordi husnumrene er opdelt på vejstykker. Vælg her korrekt vejstykke, så husnummeret fremgår af listen. Tryk OK, når du har valgt.

10 10 Manual til internetbestilling Bestillingsbillede 2 Skriv bemærkninger om brugeren eller adressen. Husk at rette i oplysninger på returkørslen. Angiv etage og evt. behov for trappemaskine. Vælg hjælpemiddel i Ekstra. Hvor posteres udgiften til kørslen? I nogle tilfælde vil der valgmulighed (gardin). Trin 4 Du kan her indtaste oplysninger til chaufføren om brugeren eller adressen. Det er en stor hjælp for chaufføren og en god service over for brugeren. Skriv altid brugerens telefonnummer/mobilnummer på bestillingen. Husk, at der kan skrives bemærkning til både afhentningsadressen og afleveringsadressen. Du skal under Ekstra vælge hjælpemiddel til brugeren. Hvis brugeren ikke har hjælpemiddel med, vælger du Andet. Der bliver automatisk tilknyttet ekstra servicetid til bestillingen, når du vælger hjælpemiddel. Du skal altså ikke tænke på, hvad det tager af tid at håndtere en kørestol. Hvis hjælpemidlet ikke fremgår af gardinet, kan det skyldes, at du har valgt den forkerte Rejsetype/Konto, jf. side 3. Du kan under Betaler se, hvor udgiften til kørslen posteres. Normalt vil du ikke få nogle valgmuligheder her. Men er der et gardin, kan du åbne det for at se dine valgmuligheder. Er det en forkert konto, tryk da afbryd og vælg ny Rejsetype, jf. side 3. Du skal kun angive etage hvis kunden skal afhentes på en bestemt etage, dette giver automatisk servicetid sammenlagt med evt. valgt hjælpemiddel. Du skal træffe et valg i nogle af boksene, selvom det der står det du ønsker. Dette er for at kvitterer for et valg, og dermed nedsætte risikoen for fejl. Du kan vælge flere hjælpemidler til samme kunde, men du skal være opmærksom på, at jo flere hjælpemidler en kunde medbringer på turen, desto dårligere bliver koordineringen vognene kan kun medtage et begrænset antal hjælpemidler.

11 Manual til internetbestilling 11 Bestillingsbillede 3 Her ses den servicetid, der er sat af. Du skal altid tillægge obligatorisk servicetid i gardinet (2 min. ved afhentning + 1 min. ved aflevering). Trin 5 Du kan her afsætte servicetid til at hjælpe brugeren efter behov. Der bliver automatisk lagt tid til, hvis der er hjælpemiddel med, samt hvis kunden skal hentes i en etageejendom og dette er angivet i etage (bill 2).Servicepakken hentes/følges afsætter servicetid til at hente/følge kunden fra dør til dør. Husk at skrive en bemærkning til chaufføren, hvis du tillægger ekstra tid ud over den obligatoriske servicetid (tryk Afbryd for at komme tilbage til bestillingsbillede 2, hvor du kan skrive bemærkninger). Gode råd Alle de oplysninger, som du har indtastet, kan ses i de øvrige felter. Ønsker du at rette noget, skal du trykke Afbryd for at komme tilbage i de andre bestillingsbilleder. Systemet udregner selv hvor lang tid der skal bruges på trapperne i servicetid, hvis dette er angivet. HUSK! Etageangivelse skal kun bruges hvis kunden skal afhentes på etagen ved entredøren. VIGTIGT! Den ekstra servicetid, du vil lægge til, skal lægges til den tid, der allerede er afsat. Hvis du ønsker at tillægge 2 min. servicetid, og der allerede står 2 min. i feltet, skal du rette det til 4 min.

12 12 Manual til internetbestilling Bekræft bestilling og oplys tidspunkt Oplys afhentningstidspunktet til brugeren. Tryk herefter OK Trin 6 Oplys brugeren afhentningstidspunktet i Lovede tid. Sørg for, at brugeren har skrevet tidspunktet ned. Sig til brugeren Du skal være klar til at blive afhentet 5 min. før det tidspunkt, jeg har oplyst. Vognen må ankomme senest 15 min. efter det tidspunkt, du har oplyst til brugeren. Tryk OK. Du kan ikke afbestille turen ved at undlade at trykke OK. Turen er allerede bestilt (du har fået afhentningstidspunkt), og turen skal derfor afbestilles korrekt i næste billede (oversigten).

13 Manual til internetbestilling 13 Tilbage til oversigten Her kan du se alle rejser for brugeren. Du kan vælge returrejse, kopier, ændre afbestil eller få vist planen herved at sætte flueben i den lille boks ud for den tur, du ønsker. Du kan nu se, hvilken operatør, der har indlagt rejsen (her SLATEST), og på hvilken dato og klokkeslæt rejsen er indlagt. Trin 7 Du kan nu se (øverste billede), hvor mange bestillinger der er foretaget til brugeren. Der står kun brugerens navn på skærmen. Du ser altså kun denne brugers (Anton Antonsen) bestillinger. Det er også her, at du kan vælge at lave en returbestilling, kopiere en bestilling, ændre på en bestilling, afbestille en bestilling eller få vist planen for en bestilt tur. Hvis en anden operatør foretager ændringer til en tur, vil det være dennes navn, der fremgår af oversigten og altså ikke den operatør, der oprettede turen. Dit operatørnavn starter med kommuneforkortelsen (eks. Lej for Lejre og herefter dine initialer). Operatørerne på Flextrafiks trafikstyring starter alle med VT/MV+initialer. Tryk på Vælg Kunde, hvis du vil slå en anden brugers bestillinger op. Indtast brugerens cpr.nr. for at komme frem til listen over aktuelle bestillinger.

14 14 Manual til internetbestilling Fast rejse U-Dag viser, hvilken ugedag turen falder på. Bestil fast rejse giver mulighed for at bestille ture til faste dage eks. ture der skal køre hver mandag i 3 måneder. Du har mulighed for at bestille faste rejser i internetmodulet (Bestil fast rejse). Tryk på Bestil fast rejse. Indtast adresser, konto, tidspunkt m.v. som normalt.

15 Manual til internetbestilling 15 Tors-/fredag (alle) betyder, at turen planlægges på alle tors-/fredag. Tors-/fredag (ulige) betyder, at turen kun udføres, når Tors-/fredag falder i ulige uger. Tors-/fredag (lige) betyder, at turen kun udføres, når Tors-/fredag falder i lige uger. Der skal vælges en gyldighedsperiode i Fra og Til for turen. Det kan være, at turen skal gælde fra den 11. juni 2012 til den 30. juni Når den angivne gyldighedsperiode udløber, stopper turen automatisk med at eksistere i systemet. Tryk på et af de små kalenderikoner for at angive gyldighedsdatoer. Der skal altid stå HVERVT i Afgrænsningskategori medmindre, det er et skolebarn, der køres i skole. HVERVT betyder, at turen automatisk aflyses, hvis Tors-/fredag falder på en ikke-hverdag (helligdag). Skoler bedes kontakte Flextrafik Udvikling for oprettelse af særlig afgrænsningskategori.

16 16 Manual til internetbestilling Brug <> til at bladre i kalenderen Angiv Fra-dato på kalenderen til venstre. Angiv Til-dato på kalenderen til højre. Check i Fra og Til boks at datoer er korrekte. Angiv servicetid som normalt. HUSK systemet udregner selv servicetid for etage, hvis du tidligere i bestillingen (bill. 2) Har angivet dette.

17 Manual til internetbestilling 17 Her er tidspunktet på den faste plan. Det er sådan, turene vil køre hver tors-/ fredag fremover med undtagelse af tidspunkterne i den løbende plan (se tidspunkterne nedenfor). Bemærk, at tidspunkterne på den løbende plan kan afvige fra den faste plan. Internetmodulet planlægger automatisk den faste tur samt turene på den løbende plan. Du får flere tidspunkter på én gang, som du skal oplyse kunden. Det er meget vigtigt, at du kontrollerer, om de ture, der bestilles på den løbende plan, falder på helligdage. De vil nemlig ikke automatisk blive aflyst du skal derfor selv afbestille dem. Forklaring Flextrafiks IT-system kan se 14 dage frem på datoer. Herefter kan der kun planlægges på det, vi kalder den faste plan: mandag-søndag. På den faste plan får kunden et afhentningstidspunkt, som kunden kan regne med hver mandag i de 3 måneder, som turen skal køre. Dog med undtagelse af de første 14 dage. På den løbende plan (14 dage frem i tiden) planlægges turen også, og kunden skal altså i dette tilfælde have oplyst tidspunkter for de tors-/fredage, der findes på den løbende plan, da turen bookes (mandag den 24/5 og 31/5). Dette tidspunkt kan afvige fra tidspunktet på den faste plan. Efter datoerne på den løbende plan er overstået, så vil den faste plans tidspunkt gælde for resten af de 3 måneder, turen skal udføres.

18 18 Manual til internetbestilling Afbestil rejse Sæt flueben ud for den bestilling, du vil afbestille. Knapperne aktiveres. Tryk Afbestil. Bekræft afbestilling med Ja eller afbryd med Nej. Sæt flueben ud for den tur, du vil afbestille. Knapperne til afbestilling aktiveres herefter.

19 Manual til internetbestilling 19 Returrejse, kopier rejse, ændre rejse og vis plan Her vælges Returrejse, Kopier rejse, Ændre rejse, afbestille rejse og vis planen. Knapperne aktiveres ved at sætte flueben ud for den aktuelle bestilling. Returrejse Vender turen automatisk (adresserne i Til og Fra). Husk at genindtaste hjælpemiddel & servicetid. Hvis du har skrevet bemærkninger til turen, vil bemærkningerne stadig stå ud for adresserne, du valgte i forbindelse med bestillingen. Vurdér om bemærkningen på returrejsen skal flyttes fra Fraog til Til-adressen eller omvendt. Kopier rejse Åbner en kopi af den tidligere indlagte tur. Vær opmærksom på, at tidspunktet i feltet Tid ikke er den tid, som blev indtastet ved bestillingen men i stedet den tid, som er oplyst brugeren (Lovede tid). Indtast det korrekte tidspunkt igen i feltet Tid. Ændre rejse Giver mulighed for at ændre i oplysninger på en bestilling. Bemærk at afhentningstidspunkt kan ændre sig, hvis der foretages ændringer. Vær opmærksom på, at tidspunktet i feltet Tid ikke er den tid, som blev indtastet ved bestillingen men i stedet den tid, som er oplyst brugeren (Lovede tid). Indtast det korrekte tidspunkt igen i feltet Tid. Husk at genindtaste hjælpemiddel & servicetid. Det er vigtigt at bemærke, at du arbejder i et system, hvor der konstant ændres på turforløbene (og dermed tiderne). Du skal derfor altid være opmærksom på, hvilket (nyt!) afhentningstidspunkt systemet giver dig, hvis du har ændret eller kopieret en tur. Husk at genindtaste hjælpemiddel & servicetid.

20 20 Manual til internetbestilling Meddelelsesbokse OBS! Selvom der ikke fremkommer ture i billedet aktuelle bestillinger, kan der være bestilt ture Af brugere, hvor du ikke har rettigheder til at se turene. Kontakt Flextrafik support for yderligere information. Meddelelsesbokse Ovenfor ses eksempler på forskellige typer af Meddelelses bokse som kan forekomme. Eks. at et obligatorisk felt ikke er udfyldt, men disse bokse kan også fremkomme hvis systemet ønsker kvitering for et givent valg. Eks. Som hjælpemiddel er valgt kørestol, dette står i dropdown boksen men systemet ønsker at det skal vælges en gang mere.

21 Manual til internetbestilling 21 Vis planen Her vises dato for det planlagte vognforløb Planlagt afhentning/afleveringstidspunkt. Afhentning eller aflevering på efterfølgende adresse. Bemærk at ikke alle rejser køres direkte. Brugerens navn angives i linjen ved afhentning/ aflevering. Giver mulighed for at se hvornår turen udføres på pågældende vognforløb. De angivne tider er i real time, så på den pågældende kørselsdag kan man se hvornår bilen faktisk er fremme. Forgæves Angiver at kunden ikke erkommet med vognen, chaufføren har kontaktet driftsvagten og har i den givne situation fået lov til at fortsætte sit vognforløb uden at have kunden med. Eksempler på forgæves ture kan være at kunden ikke er hjemme, syg, ikke er klar osv. For nærmere oplysninger om forgæves ture kontakt da Flextrafik support (må ikke udleveres til kunder).

22 22 Manual til internetbestilling Hjælp til teknikken: Du kan bestille kørsel på Du kan se driftsstatus samt læse nyheder omkring Flextrafik på Hjælp til bestillingsmodtagelse: Du kan altid få hjælp til at foretage bestillinger m.v. ved at kontakte Flextrafik på tlf Har kunden særlige behov (lav vogn, køres alene mv.) kontakt trafikstyringen. Mangler der specialadresser kontaktes trafikstyringen. Ved afbestilling af ture senere end 1 time før afgang kontaktes trafikstyringen. Husk at bruge Afbryd-knappen, hvis du vil tilbage til forrige billede. Du må ikke anvende browserens frem og tilbage-knapper. Servicekriterier: Ture skal bestilles 2 timer før afgang. Ønsket afhentningstidspunkt må rykkes med 15/+45 min. Aflevering må ske 30 min. før ønsket afleveringstidspunkt. Brugeren må hentes 5 min. før og senest 15 min. efter oplyst afhentningstidspunkt. Der må tillægges 150% omvejskørsel i forhold til direkte køretid (dog min. 30 min.).

23 Manual til internetbestilling 23 Flextrafiks organisation FLEX DANMARK Udvikling, support og overvågning af IT-systemet Planet TRAFIKSTYRINGEN Driftsovervågning hele døgnet BS OG SYGEHUSE KOMMUNER Decentrale bestillingskontorer SELVBETJENING VIA INTERNETTET MOVIAS KUNDECENTER VOGNMÆND Udførsel af kørsel Patient og visiteret bruger Handicappet og åben bruger Kommuner og sygehuse skal altid bruge Supporten som indgang til Flextrafik. Flextrafik Support tlf (fra kl ) Supervisor Support/trafikstyring Heidi Trier Jensen, Stefan Kragh Thomsen Mail Brugerne kan selv rykke for en bestilt tur på tlf tryk 1 Udviklingssektionen Tlf , tast 5 mail: udvikling@moviatrafik.dk Udviklingschef Niels Agerbo Tina Søndergaard, Bettina Udsen, Peter Henriksen, Christian Skov Petersen, Peter Buchholtz, Manuel Ross

24 Trafikselskabet Movia Gammel Køge Landevej Valby Movia Design/MM Fotos: Movia/J. Bangsbo