PRODUKTBLAD KOMMUNAL FLEXTRAFIK Institutionskørsel (fastkørsel) 1.3_

Transkript

1 Kørselstyper Lukkede kommunale befordringsordninger for grupper med forudgående visitation. Fx kørsel til specialskoler og aktivitetscentre. Med institutionskørsel menes, at der er behov for en fast rute til betjening af en gruppe borgere til en bestemt destination ( institution ). Kategorisering af og lovgivningsgrundlag for visiteret kommunal kørsel (kan- og skal-ordninger) fremgår af Sydtrafik Konceptbeskrivelse. foregår som udgangspunkt fra adresse til adresse (gadedør gadedør) med mulighed for, at borgeren følges af chaufføren fra bilen til destinationen. Det valgte serviceniveau for ordningen og eventuelle individuelle tilpasninger er bestemmende for hvor megen hjælp, der ydes, jf. nedenfor. Institutionskørsel med flextrafik kan planlægges som fast-variabel kørsel eller fast-fast kørsel. Fast-variabel kørsel planlægges med en køreplan for en bestemt gruppe borgere, der har faste bestillinger i en periode. Rute og køreplan lægges i planlægningssystemet PLANET som én kørselsbestilling, og systemet finder fra gang til gang den vogn, der kan afvikle kørslen mest optimalt på de givne vilkår. Det betyder, at der ikke køres med fast vogn eller chauffør hver gang. Mens ruten afvikles indgår vognen ikke i den øvrige koordinerede flextrafik. Daglige ændringer fx pga. sygdom kan gennemføres med hel eller delvis manuel håndtering. Fast-fast kørsel adskiller sig fra fast-variabel ved at chauffør/vogn er den samme hver gang kørslen afvikles. Mens ruten afvikles indgår vognen ikke i den øvrige koordinerede flextrafik, og køreplanen kan som udgangspunkt ikke tilpasses daglige ændringer. 1. Opliste nuværende kørselsordninger og videregive information til for de ordninger, der evt. ønskes overdraget til Før Der skal tages højde for, at kontrakter løber ofte over lang tid. a) Leverandør b) Hvem varetager godkendelse (visitation/bevilling) og bestilling/ af kørsel, beskrivelse af arbejdsgang c) Åbningstid for bestilling d) Kommunale adresser, der køres til e) Årligt omfang af kørsel i ordningen (antal ture/antal km) f) Årlig omkostning til kørslen i ordningen g) Ændringshåndtering, hvem varetager, tidsfrister mm. Giver et billede af, hvad borgere og behandlere er vant til og omfanget af den transportopgave, der skal udføres. Side 1 af 6

2 Implementering af flextrafik erstatter tidligere ordninger Når kommunal visiteret kørsel overgår til er det væsentligt, at der er en dialog mellem kommunen og om de tidligere anvendte ordninger både mht. bestilling/visitation, samarbejde med nuværende leverandør og arbejdsgangene generelt. vil med denne viden kunne bidrage til at sikre en god kommunikation og information om ændringer i forhold til tidligere forhold. 2. Samarbejdsaftale om kommunal flextrafik Før 3. Udpegning af kontaktperson er i kommunen 4. Information til borgere, forvaltning, behandlere mv. Omlægning af kørsel til flextrafik skal ske efter en politisk beslutning, og det skal præciseres, hvilke kørselsordninger, som skal være omfattet af aftalen, jf. KLkategorisering. Det er væsentligt, at kontaktpersoner har god kontakt til relevante visiterende sagsbehandlere. a) Alle involverede parter informeres om beslutning om at overdrage visiteret kørsel til. b) Information til relevante medarbejdere i forvaltningen, borgere, behandlere/ institutioner, de vognmænd, der hidtil har udført kørslen. c) Information om evt. samtidige ændringer i visitationspraksis. Ved Når beslutningen om overdragelse til er taget. Der skal sikres en forankring i de kommunale forvaltninger, institutioner og hos behandlere. Kontaktperson er er bindeledet mellem og de relevante behandlere/ institutioner. Sikre, at evt. modstand mod de nye ordninger løbende imødegås ved drøftelser af vilkår, forandringer mv. Side 2 af 6

3 Serviceniveau Ved institutionskørsel fastlægges serviceniveauet ofte specifikt for den enkelte rute, som planlægges under hensyn til de særlige forhold, nævnt nedenfor. Individuelt serviceniveau I dialog med kommunen kan der aftales et særligt serviceniveau for den enkelte borger. Den ansatte, der visiterer og bestiller kørslen, har mulighed for at visitere borgeren til at skulle sidde på forsædet, til at blive kørt direkte, til at skulle hjælpes ind i vognen via lift mv., hvis det er nødvendigt. Individuelt serviceniveau meddeles i forbindelse med indtastning af visitationsdata, jf. ovenfor. I forbindelse med planlægningen af kørslen opererer s planlægningssystem med tre forskellige typer af tid: Køretid Servicetid Udregnes af systemet og tildeles automatisk. Tid, som automatisk tildeles, hvis borgeren har hjælpemidler (f.eks. rollator eller kørestol). Hjælpemidlerne er tildelt forskellig servicetid alt efter, hvor svære de er at håndtere for chaufføren. Køretid + servicetid = samlet tid til at betjene borgeren Åbningstid kan i princippet benyttes hele døgnet året rundt. Dog vil det være hensigtsmæssigt at udføre en særlig planlægning for ferieperioder, helligdage o. lign. Side 3 af 6

4 Dataindsamling Borgere visiteres typisk til institutionskørsel iht. gældende lovgivning af kommunens sagsbehandlere i relevant afdeling ved udfyldelse af visitationsskema. Denne visitation sker ofte samtidig med visitation til dagtilbud. Hvis institutionskørsel skal være en praktisk og økonomisk fordelagtig ordning, bør der sjældent visiteres til eller forekomme enkeltture eller ændringer i planlagte ture. Forud for bestillinger af institutionskørsel skal der ske en indsamling af borgerens stam- og visitationsdata. Disse data skal indtastes og efterfølgende vedligeholdes i s systemer. 5. Indtastning af borgerens stam- og visitationsdata i s systemer. eller Kan ske på flere måder: a) s sagsbehandlere indtaster selv data i Websolen. b) s kørselskontor indtaster data i Websolen på baggrund af mail/visitationsskema fra sagsbehandler. c) Kundecenter indtaster data i Websolen på baggrund af mail/visitationsskema fra den visiterende sagsbehandler. Fra og indtil ruteplanlæg ning påbegyndes. Mere effektiv driftshåndtering og bestillingsflow. 6. Evt. oplæring i brug af Websolen 7. Dataindsamling Borger/ Individuelt serviceniveau Institutioner / a) Undervisningsplan udarbejdes i samarbejde ml. kommunens kontaktpersoner og, hvis der vælges løsning 5b) eller 5c) ovenfor. b) Undervisning gennemføres a) oplister kontaktpersoner, som kan medvirke til at sikre løbende korrespondance mellem, institutioner og borgere b) oplister databehov, som kan sikre optimal kørselsplanlægning og udførelse a. Borgerens individuelle serviceniveau (hvad er borgeren visiteret til? Fx rollator, kørestol, fast chauffør/bil, hentes/følges.) b. Borgeres hjemadresse/evt. alternative adresser c. Kørselsbehov (tid og sted) c) Adresseliste på relevante dagcentre/institutioner udarbejdes af kommunen a. Evt. særlige forhold på adressen beskrives og formidles til b. Indlæsning af GEO-data i PLANET Fra og indtil ruteplanlægning påbegyndes Så tæt på som muligt og indtil ruteplanlæg ning påbegyndes. Afsæt 1-2 måneder Gode og valide data på borgerens individuelle serviceniveau og kørselsbehov samt særlige geografiske forhold på hente- og bringeadresser er væsentlige. Side 4 af 6

5 Ruteplanlægning Der skal efter dataindsamlingen afsættes op til 1 måned til ruteplanlægningen uanset, om der er tale om fastvariabel kørsel eller fast-fast kørsel. Planlægningen af institutionskørsel sker typisk i et særligt rute-planlægningssystem, som afleverer ruterne til kernesystemet Planet. råder over konkrete planværktøjer, men det kan også være en mulighed at udvikle integration mellem Planet og et rute-system, som kommunen evt. allerede er i besiddelse af. Det aftales nærmere, hvem der får det overordnede ansvar for ruteplanlægningen. vil som minimum indgå med rådgivning. Fast-variabel kørsel For fast-variabel kørsel lægges en rute for en gruppe borgere, og til denne rute vælger systemet en variabel bil. Det individuelle serviceniveau og evt. særlige forhold afgør, hvilken variabel vogn, PLANET vælger til opgaven. Så længe bilen er booket til den specifikke rute, koordineres kørslen ikke med anden flextrafik. Det er muligt manuelt at tilknytte en udvalgt variabel bil i en periode, hvis der er et særligt behov herfor. Fast-fast kørsel Til rutekørsel lægges en rute for en gruppe borgere, og til denne rute afsættes en fast vogn, der er udbudt til at varetage dette særlige kørselsformål. Det betyder, at der ikke koordineres med anden flextrafik, mens ruten afvikles. Planlægningen af ruterne udføres på baggrund af de oplyste data, og bl.a. det individuelle serviceniveau og evt. særlige forhold afgør, i hvor høj grad og hvordan borgere kan samkøres. Det kan være nødvendigt at afsætte tid at udbyde denne kørsel. 8. Ruteplan -lægning 9. Kvalitetssikring af ruteplan og a) lægger evt. de indsamlede stam- og visitationsdata på de enkelte borgere i Websolen b) planlægger kørslen på baggrund af indsamlede data c) fremsender til de relevante kontaktpersoner en plan for kørslen af den enkelte borger med kontaktoplysninger på udførende vognmand a) og kommunens kontaktpersoner udfører i samarbejde kvalitetssikring af den planlagte kørsel med henblik på at a. sikre, at aftalte kørselsbehov er dækket for hver enkelt borger b. sikre, at det aftalte individuelle serviceniveau overholdes Afsæt min. 1 måned forud for pkt. 9 og 10. Afsæt min. 1 uge for ud for pkt. 10. Undgå fejl ved afhentning og aflevering samt det oplevede individuelle serviceniveau. Side 5 af 6

6 Ændringshåndtering Fast-variabel kørsel a) Aflysninger eller dag-til-dag-ændringer af en enkelt tur, meddeles hurtigst muligt ved kontakt til. Dag-til-dag-ændringer vil ikke kunne medføre tilpasning af køreplanen og vognmanden afregnes som normal plan. b) Permanent ændring i visitationsdata eller kørselsbehov (fx. ændret individuelt serviceniveau) medfører revideret ruteplanlægning. Fast-fast kørsel a) Der skal aftales procedure for aflysninger og dag-til-dag-ændringer i kørslen mht. tidsfrister og hvem, der skal have besked (vognmand, behandler, borger, øvrige borgere på ruten). Dag-til-dag-ændringer vil ikke kunne medføre tilpasning af køreplanen og vognmanden afregnes som normal plan. b) Permanent ændring af kørslen fx ændringer i visitationsdata og/eller kørselsbehov (fx ved sygdom og dødsfald) skal meddeles via mail inden for en aftalt frist for ud for ændringens ikrafttræden. a. Skyldes ændringen i bestillingen en ændring i visitationsdata (ændret individuelt serviceniveau), skal borgerens data i kundedatabase/websolen ændres, og rutekørslen skal evt. planlægges på ny. b. Skyldes ændringen et nyt/ændret kørselsbehov skal rutekørslen planlægges på ny. c. Den ændrede ruteplanlægning vil kunne påvirke andre borgeres kørsel. d. formidler eventuelle nye køretider til relevante kontaktpersoner efter en aftalt tidsplan. Kontaktpersonen sørger for at videregive informationen til relevante borgere/behandlere. e. informerer vognmand om ændringer. 10. Formidling af ruteplan og køretidspunkter Omkostninger a) Fyldestgørende information fremsendes til borgere/pårørende og behandlere/institutioner b) Fyldestgørende information fremsendes til vognmænd/chauffører c) Information til borgere/pårørende og behandlere om aftaler om ændringshåndtering Sidste godkendelse senest en uge forud for start på køreplan. Der kan være behov for gentagne godkendelser af ruteplan hos borger, institution og vognmand. Egenbetaling og kommunalt tilskud Der er som udgangspunkt ingen egenbetaling på kommunalt visiteret kørsel. Den kommune, som visiterer borgeren til kørsel, dækker alle rejseomkostninger. På kommunalt visiteret kørsel, som er lovgivningsmæssige skal-ordninger kan kommunen ikke kræve egenbetaling fra borgeren. har mulighed for at opkræve egenbetaling på de visiterede ordninger, som er kan-ordninger. Egenbetalingens størrelse aftales med og opkræves af chaufføren i vognen. De samlede rejseomkostninger dækkes af kommunen og evt. egenbetaling fra borgeren. For planlagt rutekørsel med en fast køreplan sker der ikke refusion ved forgæves kørsel, fx pga. borgers afbud pga. sygdom, da ruten køres efter normal plan. Administrationsomkostninger Sydtrafik har omkostninger til en række opgaver og systemer i forbindelse med kundehåndtering, planlægning/optimering af kørsel, trafikstyring og afregning/rapportering. Herfor betaler kommunen et administrationsbidrag pr. rute Side 6 af 6