Udbud på Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S

Transkript

1 HOLBÆK AFFALD A/S Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S Offentligt EU-udbud November 2013 KONTRAKT Udgivelsesdato: 15. november 2013 Projekt: Udarbejdet: Kontrolleret: Godkendt: Udbud på Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S Klaus Jakobsen, Projektleder i Holbæk Affald A/S, Bent Raben, Grontmij A/S Annette Vangslev, Leder af Affald, Holbæk Affald A/S Bent Raben, Grontmij A/S

2 Side 1 Indhold Indhold INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 KONTRAKTLIGE FORHOLD 6 2 KONTRAKTENS PARTER 6 3 GRUNDLAG FOR KONTRAKTEN 6 4 YDELSE 7 5 SIKKERHEDSSTILLELSE 7 6 FORSIKRING OG ANSVAR OVER FOR 3. MAND. 8 7 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER 8 8 MISLIGHOLDELSE 9 9 ERSTATNING KØRSELSSTOP/ FORCE MAJEURE RENOVATØRS DØD VOLDGIFT FORSØGSORDNINGER BETALING Fakturering Fakturering for særlige afvigelser PRISER OG REGULERING GARANTIER LOVGIVNINGS- OG MYNDIGHEDSKRAV UNDERLEVERANDØRER ÆNDRINGER I OPGAVENS OMFANG OG KARAKTER Mindre væsentlige ændringer i opgavens omfang og karakter Andre ændringer i opgavens omfang og karakter 15

3 Side Holbæk Affald A/S ret til at gennemføre ændringer KONTROL OG TILSYN IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR KONTRAKTUDFÆRDIGELSE OG UNDERSKRIFTER RAMMER FOR INDSAMLINGSORDNINGEN NØGLETAL OPGAVEFORDELINGEN Renovatørs opgaver Holbæk Affald A/S opgaver OPSAMLINGSMATERIEL Beholdere og minicontainere samt delvist nedgravet udstyr Udskiftning/udbringning samt vedligehold af indsamlingsmateriel MEDARBEJDERE OG KØRETØJER Krav til medarbejdere Krav til køretøjer Bannere på indsamlingskøretøjer Indsamlingskøretøjer til rest- og bioaffald i beholdere Indsamlingskøretøjer til indsamling af papir og glas i beholdere Særligt vanskelige placeringer Indsamling på 2-holdsskift Indsamling af affald indretning af indsamlingskøretøjer Miljøkrav Særligt om indsamlingsudstyr til affald fra delvist nedgravet udstyr Registreringssystem Vejning af restaffald og bioaffald fra beholdere på hjul Daglige kontrolvejninger Særligt om vejning af affald fra delvist nedgravet udstyr 29

4 Side TAG og label med adresse og container-id Overførsel af data - snitflade FREKVENS OG INDSAMLINGSTIDSPUNKT Restaffald og bioaffald Papir og glas Plast og metal Batterier Småt elektronik Flere ugentlige tømninger Tidspunkt for indsamlingen Særligt om frekvens for indsamling fra delvist nedgravet udstyr FORHOLD AF BETYDNING FOR RENOVATØRS TILBUD Ved skel Standplads Døre og nøgler Midlertidigt vanskelig tømning INDSAMLING AF AFFALD Ruter og kørelister Særligt om tømning af beholdere Tømning ved ejendomme, hvor der er affaldsskakt Tømning af delvist nedgravet udstyr Sommerhustømninger Kolonihaver Helligdagsindsamling Vintervejr og vejrlig Ekstratømning udenfor rute Ekstra tømninger via sæk på næste ordinære tømmedag 39

5 Side Manglende tømning, billeddokumentation og meddelelsesseddel INDSAMLING AF STORSKRALD Boligselskaber Fraktioner Placering af storskrald og haveaffald Manglende indsamling Dokumentation Ændring i ordningen for storskrald på Orø AFLEVERING AF AFFALD ADMINISTRATION OG SAMARBEJDE Administration Kontor FAS Intelligent Dialog Henvendelser og klager (EasyDialog) Glemmere og klager Kontaktpersoner Opstartsmøder Fællesmøde Driftsmøder Udvikling Indkøringsperiode Indsamlingsmanual Driftstilsyn Fælles tilsyn BOD OG BONUS Bodsoversigt 48

6 Side 5 35 DRIFTSRAPPORT Fakturagrundlag Ekstratømninger Storskrald fra indsamlingsordningen Storskrald fra etageboligordningen Indeks-oplysninger Glemmere og klager Nøgleoversigt Gennemførte tilsyn Indvejede mængder Oversigt over anvendelse af afvigelseskoder Brændstofforbrug Oversigt over medarbejdere Oversigt over anvendte køretøjer 52 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1: Tilbudsliste Bilag 2: Ingen gæld til det offentlige Bilag 3: Materieloversigt bemærk stort omfang Bilag 4: Oversigt over ejendomme med nøgleordning Bilag 5: Eksempel på fakturagrundlag Bilag 6: Oversigt over fakturaperioder

7 Side 6 1 KONTRAKTLIGE FORHOLD Aftale om udførelse af den udbudte ydelse træffes ved indgåelse af kontrakt som gengivet i det følgende. Afsnit 2 til 36 udgør en integreret del af denne kontrakt. Nedenstående tekst vil efter indsætning af de relevante oplysninger blive forelagt til underskrift af Holbæk Affald A/S og Renovatør. Endelig aftale er først indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Omkostninger til kontraktens udarbejdelse samt til evt. stempel afholdes af Holbæk Affald A/S. 2 KONTRAKTENS PARTER Parterne er: Holbæk Affald A/S Tåstrup Møllevej Holbæk CVR-nummer: Kontaktperson for Holbæk Affald A/S er Annette Vangslev, telefon , [email protected]. og CVR-nummer herefter kaldet Renovatør. Kontaktperson for Renovatør er, 3 GRUNDLAG FOR KONTRAKTEN Nærværende kontrakt mellem ovennævnte parter er indgået med baggrund i offentligt udbud af indsamling og transport af affald i Holbæk Kommune i henhold til EU-direktiv 2004/18/EF af 31. marts gennemført af Holbæk Affald A/S i perioden november 2013 januar Kontraktens grundlag er følgende dokumenter i prioriteret orden, således at selve kontraktens ordlyd går forud for efterfølgende nævnte dokumenter, og ethvert dokument er gældende forud for ethvert efterfølgende nævnt: Eventuelle rettelsesblad (e) Nærværende kontrakt Udbudsmateriale vedrørende Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S af 15. november 2013 Tilbud fra af Dokument vedrørende udbudsbetingelserne

8 Side 7 4 YDELSE Renovatør påtager sig på grundlag af denne kontrakt med tilhørende bilag, jf. afsnit 3 Grundlag for kontrakten, at udføre indsamling og transport af affald i Holbæk Kommune på vegne af Holbæk Affald A/S. Hvor der i denne kontrakt eller andre med aftalen forbundne dokumenter står tømning dækker dette såvel tømning af udstyr som registrering af afvigelse. Ydelsen omfatter alene opgaver som beskrevet i nærværende kontrakt inkl. afsnit Supplerende ydelser Ydelser under tilbudslistens supplerende ydelser kan kun udføres efter konkret skriftlig aftale med Holbæk Affald A/S om arbejdets omfang og formål. Afregning for tømning af beholdere placeret på standplads følger dog automatisk af den enkelte beholders registrering på tømmetidspunktet. Option Ydelser under tilbudslistens option kan kun udføres efter konkret skriftligt aftale med Holbæk Affald A/S om arbejdets omfang og formål. Såfremt Holbæk Affald A/S ønsker at benytte sig af optionen, vil dette blive meddelt Renovatør skriftligt senest 6 måneder før optionen ønskes udnyttet. Renovatør er forpligtet til at levere ydelse i henhold til tilbud, såfremt Holbæk Affald A/S meddeler at optionen udnyttes. 5 SIKKERHEDSSTILLELSE Renovatør skal sikre, at bank eller andet anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab til sikkerhed for enhver af Renovatørs forpligtelser i henhold til Kontrakten stiller garanti eller anden sikkerhedsstillelse. Renovatør skal ved underskrivelse af kontrakt stille en sikkerhed i form af en bankgaranti på kr. Sikkerhedsstillelsen, der udgør 10 % af den årlige entreprisesum ekskl. moms (svarende til Samlet tilbudssum på side 1 i Hovedtilbudslisten i Bilag 1), skal stilles med virkning fra entreprisens start. Garantien stilles på anfordringsvilkår, således at Holbæk Affald A/S uden Renovatørs forudgående accept og/eller afgørelse ved voldgift kan få beløbet udbetalt. Kræver Holbæk Affald A/S sikkerhedsstillelsen taget i anvendelse, skal dette meddeles skriftligt og samtidigt til Renovatør og sikkerhedsstilleren med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Sikkerhedsstilleren er forpligtet til at udbetale det krævede beløb til Holbæk Affald A/S inden 10 arbejdsdage. Sikkerhedsstillelsen skal være i kraft i hele kontraktperioden. Sikkerhedsstillelsen frigives senest 60 arbejdsdage efter Kontraktperiodens udløb, medmindre Holbæk

9 Side 8 Affald A/S forinden har givet meddelelse til Sikkerhedsstilleren om, at der vil blive gjort krav gældende i henhold til sikkerhedsstillelsen. Sikkerhedsstillelsen kan således (også) tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb. Renovatør afholder alle udgifter til etablering og opretholdelse af sikkerhedsstillelsen. 6 FORSIKRING OG ANSVAR OVER FOR 3. MAND. Renovatør er erstatningsansvarlig over for Holbæk Affald A/S efter dansk rets almindelige regler herom. Renovatør er herunder erstatningsansvarlig for samtlige skader, som Renovatør selv eller hans personale måtte forvolde på tredjemands person eller ejendom under arbejdets udførelse, og i enhver henseende forpligtet til at friholde Holbæk Affald A/S for ansvar i så henseende. Renovatør hæfter direkte og ubegrænset for sine medarbejdere og evt. underleverandører ved disses forvoldelse af skade. Renovatør og dennes eventuelle underleverandører skal tegne og opretholde sædvanlige erhvervsansvarsforsikringer dækkende skader efter dansk rets almindelige regler for deres aktiviteter i hele kontraktperioden. Endvidere skal forsikringen omfatte Renovatør og eventuelle underleverandørers ansvar for miljøskader og produktskader. Forsikringen skal dække med en forsikringssum på mindst DKK 10 mio. ved person- og/eller tingskade. Renovatørs eventuelle beløbsgrænser i forsikringsforhold begrænser ikke ansvaret over for Holbæk Affald A/S. Herudover skal Renovatør tegne lovpligtig arbejdsskadeforsikring for ansatte medarbejdere og lovpligtig motorkøretøjsansvarsforsikring for alle u-indregistrerede (eksempelvis truck) og registrerede motorkøretøjer. Forsikringerne skal tegnes i et anerkendt forsikringsselskab. Renovatør afholder alle udgifter til etablering og opretholdelse af forsikringer i kontraktperioden. Renovatør skal varetage al sagsbehandling angående skadeanmeldelse m.v. Renovatør skal første gang i forbindelse med entreprisestart og efterfølgende på anmodning dokumentere, at ovennævnte forsikringer er i kraft. 7 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER Renovatør kan ikke uden Holbæk Affald A/S skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten til tredjemand. Renovatør er alene berettiget til at overdrage sine betalingskrav i henhold til kontrakten til sit pengeinstitut, og kun i det omfang overdragelsen tjener til sikkerhed for fordringer, der står i direkte forbindelse med den ydelse, som Renovatør i henhold til kontrakten skal levere til Holbæk Affald A/S. Overdragelsen sker med respekt af Holbæk Affald A/S rettigheder i enhver henseende.

10 Side 9 Holbæk Affald A/S kan til enhver tid frit overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Kontrakten til anden offentligt ejet virksomhed. Renovatør vil i tilfælde af sådan overdragelse være forpligtet til på uændrede vilkår at fuldføre Kontrakten. Holbæk Affald A/S kan herudover overdrage sine rettigheder og forpligtigelser til tredjemand under forudsætning af Renovatørs forudgående skriftlige samtykke, som dog kun kan betinges af tilstrækkelig økonomisk sikkerhedsstillelse fra en sådan tredjemand. 8 MISLIGHOLDELSE Holbæk Affald A/S har ret til uden varsel helt eller delvist at opsige kontrakten og fratage Renovatør arbejdet, ved skriftlig meddelelse herom til Renovatør, såfremt Renovatør væsentlig misligholder kontrakten. Væsentlig misligholdelse foreligger i - men er ikke begrænset til - følgende: 1. Ved gentagne tilfælde af f.eks. a. Manglende tømninger på samme ejendom/hos samme kunde b. Undladelse af at efterkomme en anmodning fra Holbæk Affald A/S c. Manglende færdigkørsel af ruter d. Manglende indsættelse af disponibelt materiel, når dette medfører forsinkelse i afhentningen Ved gentagne tilfælde forstås 3-5 årlige forsømmelser. 2. Når det udførte arbejde er af en væsentligt ringere kvalitet, end Holbæk Affald A/S med rette kunne forvente jf. Renovatørs beskrivelse i sit tilbud. 3. Når Renovatør ikke efterkommer offentlige påbud og lignende eller gentagne gange konstateres ikke at have overholdt lovgivningen eller offentlige tilladelser, herunder miljøgodkendelser, ved udførelse af kontraktydelserne. 4. Hvor Renovatør erklæres insolvent eller konkurs, eller der indgives konkursbegæring mod Renovatør, eller der indledes tvangsakkord, likvidation eller tvangslikvidation af Renovatør. I disse tilfælde kan Holbæk Affald A/S ophæve kontrakten uden varsel ved skriftlig meddelelse til boet, henholdsvis likvidator, medmindre Konkurslovens regler er til hinder herfor. 5. Når betaling af erstatning til Holbæk Affald A/S eller tredjemand for eventuelle skader forårsaget af Renovatør eller dennes underleverandører ikke udbetales efter påkrav eller forsinkes uden saglig begrundelse. 6. Når Renovatør undlader at udbedre påtalte fejl og mangler ved opgavens udførelse i henhold til ydelsesbeskrivelsen.

11 Side Ved manglende overholdelse af de nærmere beskrevne forpligtelser i relation til arbejdsmiljø og politikker samt den foreskrevne rapporteringsforpligtelse overfor Holbæk Affald A/S. 8. Når Renovatør gentagne gange anvender indsamlingsmateriel, som ikke overholder betingelserne for indsamlingsmateriel i afsnit Når Renovatør ikke ved påkrav kan dokumentere tilstrækkelig forsikringsdækning jf. kontraktens afsnit Hvis Renovatør ikke opretholder et miljøstyringssystem og et kvalitetsledelsessystem i hele kontraktperioden. 11. Hvis Renovatør ikke til stadighed overholder en social klausul om at have en elev eller tilsvarende tilknyttet entreprisen, jfr. afsnit 27 nedenfor. 12. Ved indvejning af affald, der ikke er omfattet af ordningen, på Holbæk Affald A/S regning. Hvis der forekommer misligholdelse skal Renovatør af egen drift meddele Holbæk Affald A/S dette. Renovatør skal tillige underrette Holbæk Affald A/S om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad der agtes gjort for at undgå at tilsvarende misligholdelse sker igen. Såfremt Konkurslovens regler hjemler konkursboets ret til at indtræde i kontrakten, skal konkursboet tage stilling til, om boet vil indtræde. Afgørelsen af, hvorvidt der foreligger en misligholdelse, tilkommer Holbæk Affald A/S med adgang for Renovatør til at lade sagen indbringe for voldgiftsret. Indbringelse af spørgsmålet for voldgiftsret har ikke opsættende virkning. Er Renovatør et aktie- eller anpartsselskab, kan Holbæk Affald A/S hæve kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervsstyrelsen eller træder i frivillig likvidation. Dette gælder dog ikke, hvis Renovatør inden 10 arbejdsdage efter skriftligt påkrav fra Holbæk Affald A/S dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede eller hvis Renovatør efter Holbæk Affald A/S vurdering stiller fuldstændig økonomisk sikkerhed for kontraktens opfyldelse i likvidationsperioden. Sikkerheden skal bestå i anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut svarende til den resterende kontraktsum, dog minimum til de erstatningskrav som ordregiver ville have ved en ophævelse af kontrakten på grund af likvidationens indtræden. Hvis arbejdet fratages Renovatør er Holbæk Affald A/S berettiget til straks at overdrage arbejdet til en anden renovatør. Holbæk Affald A/S kan i stedet for ophævelse, eller i tilfælde hvor der foreligger mindre væsentlig misligholdelse, lade arbejdet udføre for Renovatørs regning eller ved udbetaling af den stillede sikkerhed, dog ikke ud over et halvt år.

12 Side 11 9 ERSTATNING Ved ophævelse af nærværende kontrakt i henhold til afsnit 8 Misligholdelse skal Renovatør dække ethvert tab, som Renovatørs misligholdelse måtte have påført Holbæk Affald A/S. Derudover er parterne erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. 10 KØRSELSSTOP/ FORCE MAJEURE Renovatør er over for Holbæk Affald A/S ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for dokumenterede økonomiske tab forårsaget ved Renovatørs misligholdelse af kontrakten, medmindre misligholdelsen skyldes force majeure. Parterne kan påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Overenskomststridig arbejdsnedlæggelse med udgangspunkt i Renovatørs egne forhold betragtes ikke som force majeure. En arbejdskonflikt der skyldes at Renovatør, eller nogen for hvem Renovatør bærer ansvaret, ikke har efterkommet en afgørelse fra Arbejdsretten, en faglig voldgift eller anden retlig instans, anses ej heller som force majeure. Hvis Renovatør ikke kan opfylde kontrakten som følge af force majeure, bærer hver part de tab, den pågældende part lider som følge deraf. Hvis Renovatør ønsker at påberåbe sig force majeure, skal Renovatør straks forholdet kendes eller konstateres og uden ugrundet ophold give Holbæk Affald A/S skriftlig meddelelse herom, medmindre force majeure i sig selv umuliggør denne meddelelse. En part, der rammes af force majeure, har pligt til at træffe alle rimelige foranstaltninger med henblik på at bringe force majeure-årsagen til ophør eller overvinde konsekvenserne af force majeure. Så snart det er muligt at genoptage arbejdet, er Renovatør forpligtet til at indsamle/afhente det affald, der ikke blev indsamlet/afhentet under kørselsstoppet. Renovatør må selv bære evt. merudgifter herved. Uanset foranstående vil Renovatør ved senere indsamling af det ophobede affald være berettiget til betaling for indsamling/afhentning af de yderligere mængder i henhold til enhedspriserne jf. tilbudslisten, såfremt Renovatørs manglende opfyldelse af Kontrakten skyldes forhold, som Renovatør ikke har haft nogen indflydelse på. Rammes Renovatør eller nogen, for hvem Renovatør bærer ansvaret, af force majeure, er Holbæk Affald A/S berettiget til at lade de opgaver, som påhviler Renovatør, udføre af tredjemand i force majeure-perioden. 11 RENOVATØRS DØD Ved Renovatørs død er dødsboet, hvis gælden i dette vedgås, og når Renovatørs ægtefælle sidder i uskiftet bo, berettiget til at fortsætte kontraktforholdet. Indtrædelsesretten er dog betinget af, at der udpeges en leder af arbejdet, som Holbæk Affald A/S ikke kan fremsætte berettigede indvendinger mod, og at boet får tilladelse til at videreføre virksomheden.

13 Side VOLDGIFT Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med den indgåede kontrakt, skal søges løst ved forhandling mellem parterne. Dersom enighed ikke kan opnås, afgøres tvisten efter Regler for behandling af sager ved Voldgiftsinstituttet i Danmark. Kontrakten er underlagt dansk ret. 13 FORSØGSORDNINGER Holbæk Affald A/S ønsker i vid udstrækning mulighed for at udbygge indsamlingsordningen efter behov og i henhold til de krav og muligheder, som myndighederne stiller og giver. Holbæk Affald A/S kan i forbindelse med forskellige undersøgelser, afprøvninger og justeringer af affaldssystemet udtage områder og emner til dette formål. Renovatør har pligt til at medvirke i et samarbejde med Holbæk Affald A/S vedrørende sådanne initiativer og i henhold til de tilbudspriser, som Renovatør har givet på indsamling fra en given beholdertype. I forbindelse med eventuelle forsøgsordninger kan der forhandles om eventuelle ændringer i betaling og afregning med anvendelse af eksempelvis Renovatørs tilbud på kilometerpriser. Forhandling sker kun, hvis Renovatør kan dokumentere reelt merarbejde i relation til eventuelle forsøgsordninger. Holbæk Affald A/S forbeholder sig i sådanne tilfælde ret til indhentning af alternative tilbud ved andre renovatører. Hvis sådanne forsøg udføres af tredjepart, har Renovatør ikke krav på kompensation for eventuelle reduktioner i kontraktens omfang forårsaget heraf. 14 BETALING 14.1 Fakturering Renovatør skal periodevis bagud udarbejde og fremsende elektronisk dokumentation for udført ydelse. Dokumentation skal fremsendes i fakturafil på baggrund af skabelon, se Bilag 5. Faktura skal udarbejdes på baggrund af disse data og de tilbudte enhedspriser. Skabelon til driftsrapport overdrages Renovatør på et opstartsmøde før kontraktstart. Betaling sker med tillæg af moms, i det omfang der er pligt hertil.

14 Side 13 Faktura med dokumentation for udført ydelse skal være modtaget i Holbæk Affald A/S senest den 5. hverdag efter fakturaperiodens udløb. Fakturering skal ske for en periode dækkende over en måned, men omfatter altid hele kalenderuger og består således af 4 eller 5 hele uger. Er der tre eller flere hverdage i en uge, der hører til den måned, som der faktureres for, hører ugen med til faktureringsperioden. Er der kun 1 eller 2 hverdage i en kalenderuge, der hører til måneden, skal ugen ikke regnes med til faktureringsperioden. For efterår 2014 og første halvdel af 2015 fremgår faktureringsperioderne af Bilag 6. Renovatørs vederlag forfalder til betaling efter løbende måned plus 30 dage efter fremsendelse af korrekt faktura, driftsrapport og fakturagrundlag. Holbæk Affald A/S fremsender faktura på baggrund af bod/bonusopgørelsen i hver periode. Holbæk Affald A/S forbeholder sig ret til at modregne ethvert beløb i betalingen til Renovatør, som denne måtte skylde Holbæk Affald A/S. Betaling og fakturering foregår elektronisk i henhold til Lov om offentlige betalinger (lov nr. 798 af 28. juni 2007). Fakturaer skal sendes som e-faktura til: Holbæk Affald A/S EAN-nr.: Kontraktansvarlig: Erik Grünfeld [email protected] Renovatør skal opgive CVR-nummer samt bankkontonummer eller andet kontonummer til Holbæk Affald A/S, hvortil betalingen kan foregå. Ved eventuel bestilling af supplerende ydelser afregnes der månedligt for omfanget af de faktiske præsterede supplerende ydelser. Behandlings- og affaldsafgifter ved bortskaffelse af affald afholdes af Holbæk Affald A/S og betales af Holbæk Affald A/S direkte til modtageanlægget Fakturering for særlige afvigelser I de tilfælde hvor Renovatør ikke tømmer en beholder fordi den er: Tom Ikke sat frem til ved skel eller Ikke er synlig på en standplads og dette registreres af medarbejderen i indsamlingskøretøjets, opnår Renovatør 75 procent betaling af enhedsprisen inklusiv eventuelt tillæg for ugetømning eller afhentning fra standplads.

15 Side PRISER OG REGULERING De anførte enhedspriser i Tilbudslisten i Bilag 1 dækker alle omkostninger forbundet med Renovatørs opfyldelse af sine forpligtelser under denne Kontrakt, herunder alle direkte eller indirekte lønomkostninger, administrationsudgifter, samtlige forsikringer, skatter og afgifter (bortset fra moms), gebyrer samt alle finansierings- og driftsomkostninger. Alle forpligtelser, der påhviler Renovatør i henhold til denne Kontrakt, skal således anses for at være vederlagt ved betaling af de aftalte enhedspriser, uanset om forpligtelsen måtte vedrøre selve indsamlingen eller andre ydelser. De i tilbuddet angivne enhedspriser er gældende fra 1. oktober Priserne reguleres herefter en gang hvert år med virkning fra den 1. januar i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik offentliggjorte indeks for dagrenovationskørsel (BYG9), første gang den 1. januar For den del af ydelsen der omhandler tømning af delvist nedgravet udstyr reguleres priserne dog efter Danmarks Statistiks omkostningsindeks for lastvognskørsel. Reguleringen beregnes efter nedenstående princip: Regulering pr. 1. januar 2015: Betaling = Tilbudte enhedspriser reguleringsindeks september 2014 reguleringsindeks september 2013 Enhedspriser for levering af diverse ydelser (supplerende ydelser) reguleres på tilsvarende vis. Reguleringen sker på Renovatørs foranledning ved fremsendelse af dokumentation til Holbæk Affald A/S med angivelse af de to indekstal, den procentvise regulering, der skal foretages, samt en ny prisliste med de nye enhedspriser. Oplysningerne fremsendes sammen med den månedlige driftsrapport. Herudover kan der foretages regulering i forbindelse med dokumenterede ekstraordinære skatter og afgifter inden for vognmandserhvervet. Såfremt det nævnte indeks ikke længere måtte blive beregnet, reguleres enhedspriserne i overensstemmelse med udviklingen i et andet eksisterende tilsvarende indeks, eller hvis et sådant ikke findes, efter principper, som ligger den anførte indeksregulering så nær som muligt. 16 GARANTIER Renovatør forpligtiger sig til at levere ydelsen i overensstemmelse med de fastsatte krav i udbudsmaterialet og denne kontrakt samt Renovatørs egne garantier og interne regler som beskrevet i tilbuddet fra Renovatør dateret

16 Side LOVGIVNINGS- OG MYNDIGHEDSKRAV Renovatør skal ved varetagelse af opgaven følge retningslinjerne i de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav og øvrige regler, som naturligt henhører under det af kontrakten omfattende arbejdsområde, herunder arbejdsmiljøregler. Renovatør er forpligtet til at opretholde alle relevante miljøgodkendelser, miljøcertificeringer og anvende et miljøledelsessystem som ISO eller tilsvarende, der bl.a. er egnet til at måle og evaluere ressourceforbrug, samt opretholde et kvalitetsledelsessystem som ISO 9001 eller tilsvarende. Renovatør skal til enhver tid desuden være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelse for entreprisens udførelse, herunder tilladelse til vejtransport, godskørsel for fremmed regning og tilladelser til betjening af biler og udstyr (kørekort, certifikater mv.). 18 UNDERLEVERANDØRER Renovatør kan ikke uden Holbæk Affald A/S skriftlige samtykke anvende underleverandører. Anmodning om tilladelse til at anvende underleverandør skal fremsendes skriftligt, og anvendelse af underleverandør efter anmodning skal afvente Holbæk Affald A/S tilladelse. 19 ÆNDRINGER I OPGAVENS OMFANG OG KARAKTER 19.1 Mindre væsentlige ændringer i opgavens omfang og karakter Renovatør er pligtig til at acceptere, at der løbende sker ændringer i beholdermateriel, antal tømninger, standpladser m.v., og Renovatørs vederlag afregnes i overensstemmelse hermed jf. afsnit 14 Betaling Renovatør er herunder pligtig til uden ret til at kunne opsige kontrakten at acceptere almindelige ændringer i afhentningsområdet, f.eks. til- og frameldinger mv. Renovatør skal uden kompensation tåle ændringer i opgaven på +/- 25 % i ydelsen for den pågældende entreprise og +/- 100 % i supplerende ydelser samt ved udnyttelse af option. Renovatør er pligtig til at acceptere ændringer i tømningssystemerne, som ikke får betydende indflydelse på tidsforbruget i den udbudte entreprise eller Renovatørs valg af materiel. Renovatør skal uden kompensation tåle, at der træffes bestemmelser om f.eks. trafikomlægninger, etablering af hastighedsregulerende foranstaltninger, gravearbejde m.m. uden ændringer i tømnings- og afhentningspriser, også selv om disse kan have indflydelse på opgavens udførelse Andre ændringer i opgavens omfang og karakter Hvis der sker ændringer i indsamlings- og driftsordningerne som følge af:

17 Side 16 Ændrede regler og bestemmelser fra Holbæk Kommune Ændrede bestemmelser fra anden myndighed i forhold til kontraktgrundlaget At Holbæk Kommune ikke finder ordningerne hensigtsmæssige og disse ændringer væsentligt ændrer opgavens omfang og/eller karakter er Renovatør i så tilfælde berettiget til en rimelig regulering af vederlaget, som om muligt skal tage udgangspunkt i de aftalte enhedspriser og som skal afspejle de faktiske ændringer i Renovatørs omkostninger. Holbæk Affald A/S er tilsvarende berettiget til en reduktion af Renovatørs vederlag, såfremt ændringerne vil medføre, at arbejdet kan udføres billigere. Ændrede regler og bestemmelser fra anden myndighed (f.eks. ny lovgivning) kan være så store, at de udløser udbudspligt for Holbæk Affald A/S, og i så fald har Renovatør intet krav mod Holbæk Affald A/S, selv om udbud finder sted før kontraktperiodens udløb og Kontrakten med Renovatør derved ophører helt eller delvist før det i afsnit 21 fastsatte tidspunkt. Ophør af kontrakten, som følge af ændringer, der udløser udbudspligt for Holbæk Affald A/S, vil så vidt muligt blive varslet minimum 6 måneder før ophør Holbæk Affald A/S ret til at gennemføre ændringer. Renovatør er forpligtet til, efter nærmere drøftelse med Holbæk Affald A/S om de økonomiske og praktiske konsekvenser, at deltage i forsøgsordninger og lignende i overensstemmelse med de generelle bestemmelser i denne kontrakt. Eventuelle forsøg vil for eksempel kunne omfatte vejning af andre fraktioner affald end dagrenovation, benyttelse af en anden type opsamlingsmateriel, ændring af tømningsfrekvens mv. Såfremt arbejdet ikke kan udføres i overensstemmelse med kontrakten, eller kontrakten ikke yder tilstrækkelig vejledning med hensyn til udførelsen af opgaverne, skal Renovatør straks gøre Holbæk Affald A/S opmærksom herpå. Renovatør er forpligtet til at følge Holbæk Affald A/S afgørelse og er i givet fald berettiget til økonomisk kompensation for dokumenterede meromkostninger. Beregning af betaling for en eventuel ny ordning sker på samme grundlag som ved tilbudsgivningen. Regulering af prisen vil ligeledes ske på samme grundlag som beskrevet i afsnit 14 Priser og regulering i denne kontrakt. 20 KONTROL OG TILSYN Holbæk Affald A/S forbeholder sig ret til løbende at føre tilsyn med Renovatørs udførelse af arbejdet, herunder ret til at inspicere Renovatørs materiel, eventuel omlastningsplads og lignende. Renovatør er forpligtet til straks og uden vederlag at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udførelse af denne kontrol, til rådighed for Holbæk Affald A/S. Renovatør er endvidere forpligtet til uden vederlag at overdrage alle oplysninger til Holbæk Affald A/S ved kontraktens ophør. Holbæk Affald A/S udøvelse af tilsyn og kontrol kan ikke på nogen måde fritage Renovatør for dennes forpligtelser i henhold til denne kontrakt.

18 Side 17 Renovatør er forpligtet til, efter nærmere beskrivelse fra Holbæk Affald A/S herom, at dokumentere, at arbejdet er kontraktmæssigt udført. Kontraktens grundlag er fastlagt i afsnit 3 Grundlag for kontrakten. 21 IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR Kontrakten træder i kraft ved underskrivelse og omfatter indsamling af affald og transport til modtageanlæg i perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2019, hvorefter den ophører uden opsigelse. Bortset fra tilfælde, hvor kontrakten udtrykkeligt giver hjemmel til opsigelse eller ophævelse, er kontrakten gensidigt uopsigelig i denne periode. Holbæk Affald A/S har option på forlængelse af kontrakten på uændrede vilkår ad 2 omgange i et vilkårligt antal måneder og i en samlet periode på op til 2 år. En eventuel forlængelse vil blive meddelt Renovatør skriftligt senest 6 måneder forud for udløb af ovennævnte kontraktperiode.

19 Side KONTRAKTUDFÆRDIGELSE OG UNDERSKRIFTER Nærværende kontrakt er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf en beror hos Holbæk Affald A/S og en hos Renovatør. Holbæk Affald A/S Den / 2014 Den / 2014 Susan Münster, Adm.direktør XXX Bestyrelsesformand, Holbæk Forsyning A/S

20 Side RAMMER FOR INDSAMLINGSORDNINGEN Formålet med kontrakten er at fastsætte rammerne for indsamlingen af affald i Holbæk Kommune, så samarbejdet mellem Holbæk Affald A/S og Renovatør kan baseres på fælles målsætninger og succeskriterier. Holbæk Affald A/S sætter kunden i centrum, og succeskriteriet for Renovatørs udførelse af arbejdet er derfor korrekt og rettidig drift. Holbæk Affald A/S ønsker: At samarbejdet baseres på åbenhed og ærlighed med gensidig tillid og respekt At samarbejdet forløber positivt og konstruktivt At opgaven løses på et kvalitetsniveau, der giver tilfredse kunder At ressourceforbruget på alle planer søges minimeret At eventuelle uenigheder håndteres i en positiv og åben dialog hos de implicerede aktører. Holbæk Affald A/S forventer, at Renovatør lever op til dette, når Renovatør udfører arbejdet på vegne af Holbæk Affald A/S, herunder hvis en kunde kontakter Renovatørs administration eller øvrige medarbejdere. 24 NØGLETAL Nøgletal for Holbæk Kommune 2013 iht. BOL 101 Vejnet Areal Kategori I alt km 577 km² Indbyggertal Parcel/Stuehuse Række-,kæde- og dobbelthuse Etageboligbebyggelse Kollegier 156 Døgninstitutioner 76 Fritidshuse Andre boligtyper 596 Yderligere information og orientering om nøgletal mv. kan findes på Holbæk Kommunes hjemmeside OPGAVEFORDELINGEN Opgavefordelingen i kontraktperioden vil i hovedtræk være som nedenfor anført.

21 Side Renovatørs opgaver Renovatør skal levere korrekt ydelse i henhold til nærværende Kontrakt, herunder: Varetage korrekt indsamling og transport af affald af alle fraktioner fra alle tilmeldte ejendomme Varetage indsamling af storskrald og haveaffald fra haveboliger og etageejendomme via 2 årlige indsamlinger samt stille materiel til rådighed for boligselskaber, som skal have afhentet storskrald udenfor disse perioder Levere materiel til indsamling, omlastning og transport af affald Levere affald til modtageanlæg for de respektive fraktioner Føre dialog med Holbæk Affald A/S via EasyDialog Levere rettidig og nødvendig dokumentation og grundlag for faktura Deltage i månedlige driftsmøder med Holbæk Affald A/S 25.2 Holbæk Affald A/S opgaver Holbæk Affald A/S varetager: Overordnet myndighedskontakt Til- og afmeldinger samt udbringning og hjemtagning af opsamlingsmateriel Modtagelse og behandling af kundehenvendelser og videregivelse af henvendelser til Renovatør Løbende dialog med Renovatør via EasyDialog. Det er meget afgørende for Holbæk Affald A/S at vore kunder er tilfredse med indsamlingsordningen. Denne kontrakt fastlægger derfor det minimums serviceniveau, som Renovatør skal tilbyde Holbæk Affald A/S kunder. Afsnit skal opfattes som en manual for arbejdets udførelse (Indsamlingsmanual). Manualen beskriver hvordan indsamlingen skal foregå. I den udstrækning der mellem parterne er enighed om specifikke ændringer i forhold til den udbudte opgave og renovatørens tilbud som beskrevet i Kontraktlige forhold afsnit 19 Ændringer i opgavens omfang og karakter, kan disse indarbejdes i indsamlingsmanualen. Hvis der ikke mellem parterne bliver aftalt ændringer anses afsnit at være gældende i sin helhed som indsamlingsmanual. Den til enhver tid gældende indsamlingsmanual skal være tilgængelig for alle der er tilknyttet indsamlingen af affald i henhold til nærværende kontrakt. Tilbudsgiver er pligtig til at gøre sig bekendt med forholdene i indsamlingsområderne (herunder adgangs- og vejforhold, vejbelægning, brohøjder, bredde af veje og gader), inden tilbud afgives. Ekstra krav som følge af ukendskab til forholdene vil ikke blive honoreret. 26 OPSAMLINGSMATERIEL 26.1 Beholdere og minicontainere samt delvist nedgravet udstyr

22 Side 21 Materiel Fraktion Antal 240 L Rest- og/eller bioaffald L Papir og/eller glas L Plast og/eller metal L Restaffald L Restaffald L Papir L Glas L Plast L Restaffald 748 1,3 m³ Bioaffald 55 3 m³ Restaffald 16 3 m³ Papir 46 3 m³ Glas 63 5 m³ Papir 28 5 m³ Glas 9 5 m³ Restaffald 56 Batteribokse i.f.m. beholdere Batterier 1 De tohjulede beholdere og de firehjulede minicontainere er produceret af en plasttype, der er frostsikre, slagfaste og UV-stabiliserede. Leverandør er PWS A/S. Beholdere og minicontainere opfylder de Europæiske standarder på området (DS/EN 840). Skillevæggen i de delte 240 l beholdere til rest/bio, papir/glas og plast/metal er dog ikke omfattet af standarden. Alt udstyr er i overensstemmelse med Arbejdstilsynets anvisning nr. D.2.24 om indretning og brug af dagrenovationssystemer dateret juli hjulede minicontainere har en hjulstørrelse på 200 mm og er ikke rumopdelte. Delvist nedgravet udstyr består af en yderbeholder, som er gravet ned i jorden og hvis overkant er i en højde af omtrent 1 meter i forhold til terræn. Indsamlingsudstyrets inderbeholder/sæk kan løftes fri af yderbeholder og tømmes via et løfteøje. Batteribokse skal i forbindelse med tømning af udstyr placeret ved batteriboks - tjekkes for indholdsmængde og tømmes efter behov, hvilket er når boksen er halvt fuld eller mere. Alt indsamlingsmateriel ejes af kunden. Beholdere på hjul leveres til kunden af Holbæk Affald A/S delvist nedgravet udstyr indkøbes af boligselskaberne direkte fra forhandler.. Det omtrentlige antal og fordeling af materiel fremgår af ovenstående tabel. Holbæk Affald A/S overvejer at indføre 40/60 delte beholdere på 360 liter. Der er p.t. ingen beholdere i brug af denne størrelse, men Renovatør skal have materiel, der kan tømme denne type beholdere.

23 Side Udskiftning/udbringning samt vedligehold af indsamlingsmateriel Holbæk Affald A/S varetager opgaven med løbende reparation og udskiftning af beholdere samt delvist nedgravet udstyr i kontraktperioden. Renovatør har pligt til at indmelde udstyr, som enten er ødelagt af Renovatør i forbindelse med transport eller tømning eller af andre årsager er så defekt, at det ikke længere kan transporteres eller tømmes. Kunden skal endvidere orienteres om den defekte beholder via en meddelelsesseddel i kundens postkasse. 27 MEDARBEJDERE OG KØRETØJER Holbæk Affald A/S ønsker af hensyn til driftssikkerheden i forbindelse med Renovatørs opstart af entreprisen, at Renovatør tilbyder ansættelse til så mange som muligt af de 17 fastansatte renovationsarbejdere, der i dag er tilknyttet opgaven med indsamling af affald i Holbæk Kommune. Holbæk Affald A/S ønsker, at Renovatør yder en særlig indsats for at planlægge arbejdet, så medarbejdernes arbejdsbelastning fordeles tilstrækkeligt til at også svagere medarbejdere kan fastholdes i ansættelse. Holbæk Affald A/S ønsker endvidere, at Renovatør udviser social ansvarlighed ved at tilknytte elever til entreprisen. Leverandøren skal derfor uanset ovenstående om ansættelse af nuværende medarbejdere på indsamlingsordningen - sikre, at mindst 1 stilling, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med elever. Ved elever forstås en arbejdstager, med hvem leverandøren eller dennes underleverandører indgår eller har indgået en uddannelsesaftale. Uddannelsesaftalen skal indgås som led i et uddannelsesforløb, som eleven følger, og skal være rettet mod, at eleven opnår personlige, sociale og faglige kvalifikationer, som understøtter elevens uddannelsesforløb, og som giver grundlag for beskæftigelse på arbejdsmarkedet. Uddannelsesforløb i medfør af lovbekendtgørelse nr. 987 af 16. august 2010 om erhvervsgrunduddannelser m.v. og i medfør af lovbekendtgørelse nr. 439 af 29. april 2013 om erhvervsuddannelser anses at opfylde ovenstående krav til uddannelsesforløb. Leverandøren eller dennes underleverandører kan indgå uddannelsesaftaler om uddannelsesforløb i medfør af andre tilsvarende uddannelsesordninger i EU/EØS, herunder med elever fra andre EU/EØS-lande, som opfylder ovenstående krav til et uddannelsesforløb. Hvis arbejdet som beskrevet er omfattet af kollektiv overenskomst, skal Renovatør overholde denne. Hvis Renovatørs medarbejdere ikke er omfattet af kollektiv overenskomst, må disse ikke stilles mindre gunstigt med hensyn til de vilkår, der gælder overenskomstansatte arbejdstagere, som udfører tilsvarende arbejde.

24 Side Krav til medarbejdere Holbæk Affald A/S sætter kunden i centrum. Renovatør skal derfor sikre, at Holbæk Affald A/S kunder oplever, at Renovatørs medarbejdere optræder høfligt, venligt og med fokus på service og korrekt information, når medarbejdere udfører opgaver på vegne af Holbæk Affald A/S. Renovatør og dennes medarbejdere skal kunne forstå, tale, skrive og læse dansk. Renovatør er forpligtet til at råde over egnet og tilstrækkeligt mandskab til udførelse af ydelserne, herunder reservemandskab, som kan indsættes rettidigt i tilfælde af sygdom, tilskadekomst og lignende, så Renovatør kan levere korrekt ydelse indenfor det tidsrum, som det er tilladt at indsamle affald i. Renovatør er forpligtet til at råde over fagligt kompetent arbejdskraft inden for alle relevante medarbejderkategorier. Renovatør skal sikre, at medarbejdere, som betjener indsamlingsmateriel, kan betjene materiellet lovligt og korrekt, samt at medarbejderne er i stand til at identificere fejl og mangler ved indsamlingsudstyret, så arbejdet kan indstilles straks i tilfælde af nedbrud. Renovatørs medarbejdere skal have modtaget instruktion om de forhold, der er relevante for entreprisens udførelse. Instruktionen skal således omfatte: Instruktion om krav og betingelser for indsamling, transport og aflevering af affaldet. Instruktion om arbejdsmiljøforhold ved arbejdets udførelse. Instruktion om servicekrav, kundekontakt og korrekt opførsel. Instruktion om kvalitetssikring, kontrol og tilsyn. Instruktionen af medarbejdere skal være gennemført inden arbejdet med entreprisen påbegyndes og løbende følges op, bl.a. i forbindelse med Renovatørs arbejde med kvalitetssikring og tilpasning af indsamlingsmanual. Afløsere skal ligeledes modtage relevant instruktion inden arbejdet påbegyndes. Renovatør og dennes medarbejdere må ikke foretage klunsning, modtage vederlag fra kunder eller træffe aftaler om særordninger, der ikke er godkendt af Holbæk Affald A/S. Konstateres sådanne forhold, er Renovatør pligtig til efter anmodning fra Holbæk Affald A/S at fjerne de involverede medarbejdere fra opgaver for Holbæk Affald A/S. Renovatør og medarbejdere ansat hos Renovatør har overfor tredjemand tavshedspligt, hvad angår oplysninger omfattet af 27 i LBK nr. 988 af 9. oktober 2012 (Forvaltningsloven) med diverse ændringer, som den pågældende måtte komme til kendskab om i forbindelse med udførelse af opgaver omfattet af denne kontrakt. Det er Renovatørs ansvar at oplyse dette til medarbejdere. Dette gælder også eventuelle underentreprenører. Tavshedspligten ophører ikke ved entreprisens ophør eller ved medarbejderes eventuelle fratrædelse. Hvis der fremsættes berettiget klage over Renovatørs medarbejdere eller hvis tilsyn med arbejdet afslører overtrædelser af kravene til arbejdets udførelse, kan Holbæk Affald A/S forlange vedkommende fjernet fra arbejdet på entreprisen, uanset det ansættelsesretslige forhold.

25 Side 24 Medarbejdere skal være ensartet og lovligt klædt og det skal fremgå af medarbejderes påklædning, at de arbejder for Renovatør. Medarbejdere skal være udstyret med en mobiltelefon med kamera, så Renovatør kan sikre dokumentation for afvigelser. Nedenfor afsnit er oplistet i hvilke tilfælde Renovatør skal sikre og overføre billeddokumentation til Holbæk Affald A/S. Alternativt kan Renovatør vælge at udstyre medarbejdere med håndscanner med kamera, som kan overføre data på tilsvarende vis som en mobiltelefon. Snitfladen for billedoverførsel skal følge dataoverførselen Krav til køretøjer Renovatør er forpligtet til at råde over egnet og tilstrækkeligt materiel til udførelse af ydelserne, herunder reservekapacitet, som kan indsættes rettidigt i tilfælde af nedbrud, så Renovatør kan levere korrekt ydelse indenfor det tidsrum, som det er tilladt at indsamle affald i. Renovatør skal særligt sikre, at alle tømninger udføres på den dag og indenfor det givne tidsrum, hvor Renovatør i henhold til egen ruteplan eller særlig aftale med Holbæk Affald A/S samt nærværende kontrakt skal tømme. Renovatør skal i sit tilbud angive antallet af køretøjer til indsamlingen og transport af affaldet til modtageanlæg samt i hovedtræk beskrive, hvordan Renovatør vil planlægge indsamlingen. Beskrivelsen danner grundlag for vurdering af Renovatørs tilbud under kriteriet Kvalitet. Renovatør skal fremlægge dokumentation og data om de anvendte indsamlingskøretøjer inden kontraktstart. Ved udskiftning eller tilføjelse af køretøjer i kontraktperioden skal Renovatør uopfordret fremsende dokumentation og data for disse køretøjer til Holbæk Affald A/S. Opdateret dokumentation skal medfølge de månedlige driftsrapporter. Af hensyn til at Renovatør skal kunne nå at teste indsamlingskøretøjerne kræver Holbæk Affald A/S, at det første indsamlingskøretøj til rest- og bioaffald i beholdere samt det første indsamlingskøretøj til papir og glas i beholdere skal være klar til test i et distrikt i Holbæk Affald A/S område senest 15. august Renovatør har derefter tid til at rette eventuelle fejl på alle indsamlingskøretøjer på baggrund af erfaringer fra testperioden, så alle indsamlingskøretøjer kan være klar til kontraktstart. Det er et krav, at restaffald og bioaffald kan indvejes korrekt allerede fra kontraktstart, da Holbæk Affald A/S afregner kunderne efter vægt for disse fraktioner. Fra kontraktstart har Renovatør i øvrigt en indkøringsperiode på 2 måneder, hvorefter Holbæk Affald A/S forventer at indsamlingen i alle henseender foregår kontraktmæssigt. Holbæk Affald A/S medvirker til at finde distrikter, hvor Renovatør kan teste indsamlingskøretøjerne. Renovatørs omkostninger til test skal være indeholdt i de tilbudte enhedspriser, som gælder fra kontraktstart. Der ydes ingen godtgørelse for testperioden, herunder betaling for tømning af beholdere. Alle køretøjer samt ladcontainere, der er tilknyttet opgaven, skal være indrettet således at spild af affald og pergolat ikke forekommer, samt at sorteret affald holdes adskilt i fraktioner. Dette gælder tillige ved omlastning af affald.

26 Side Bannere på indsamlingskøretøjer Holbæk Affald A/S informerer kunder og reklamerer via skilte på indsamlingskøretøjerne i systemet FlexSign. Renovatørs indsamlingskøretøjer skal kunne påmonteres dette system, så køretøjernes sider skal fremstå med ensartet farve på hele komprimatorkassens side, som skal fremstå glat. Renovatør skal på Holbæk Affald A/S forlangende udskifte FlexSigns på Holbæk Affald A/S bekostning. Renovatørs køretøjer skal endvidere kunne køre med skilte, der viser at indsamlingen foregår på vegne af Holbæk Affald A/S. Holbæk Affald A/S leverer disse skilte, som kan være eksempelvis magnetskilte. Dimension på skilte er ikke fastlagt. Holbæk Affald A/S og Renovatør drøfter dette på opstartsmøde i forbindelse med overdragelse af indsamlingsplan senest den 1. juli Indsamlingskøretøjer til rest- og bioaffald i beholdere Holbæk Affald A/S ønsker at Renovatørs indsamlingsmateriel forårsager så minimal en miljøbelastning som muligt. Da drift på alternative drivmidler som el og biogas endnu ikke er sikker, kræver Holbæk Affald A/S i stedet at indsamlingen skal foregå efter en satellitløsningsmodel, hvor Renovatørs køretøjer til indsamling af rest- og bioaffald (satellitbilerne) har en maksimal tilladt totalvægt på 12 tons. Køretøjerne skal kunne omlaste direkte i en større (komprimator-)enhed (et Moderskib), som leverer affaldet til modtageanlæggene. Der er ikke fastsat en maksimal tilladt totalvægt for Moderskibet, men Holbæk Affald A/S vil vægte det positivt, hvis Moderskibet har en tilladt lasteevne på omkring 20 tons, svarende til cirka halvdelen af en gennemsnitlig tømmedags masse af restaffald. Derved skal Moderskibet, som kan være en opgraderet traditionel komprimatorbil eller en semitrailer, kun til modtageanlægget 2-4 gange dagligt. Omkostningen til såvel (satellit-)indsamlingskøretøjer som Moderskib skal være indeholdt i de af Renovatør tilbudte enhedspriser og tillægspriser i Bilag 1. Indsamlingsbilerne må kun i undtagelsestilfælde selv levere affald til modtageanlæg. Renovatør skal endvidere sikre, at Moderskib såfremt det placeres i det offentlige rum ikke er placeret så det generer kunder, kørende eller gående trafik og så det overholder regler udstukket af politi eller anden myndighed. Spild af affald og pergolat skal undgås. Renovatør skal endvidere sikre, at sorteret affald holdes adskilt i fraktioner fra tømning af beholder til affaldet afleveres på modtageanlæg Indsamlingskøretøjer til indsamling af papir og glas i beholdere Køretøjerne til indsamling af de genanvendelige fraktioner papir og glas må have en maksimal tilladt totalvægt på 18 tons. Også disse skal kunne omlaste affaldet til større enheder, som leverer fraktionerne til deres respektive modtageanlæg. Omlastningen kan eksempelvis foregå som nu, hvor indsamlingskøretøjerne er indrettet med 2 løse kassetter, som begge tømmes via en truck med drejeaggregat eller bundopluk på kassetterne. Omkostningen til såvel indsamlingskøretøjer som materiel til omlastning og levering af affald til modtageanlæg skal være indeholdt i de af Renovatør tilbudte enhedspriser og tillægspriser. Såfremt Renovatør vælger en omlastemetode, som kræver Miljøgodkendelse, er det Holbæk Affald A/S uvedkommende. Det er Renovatørs opgave at sørge for at denne foreligger før kontraktstart.

27 Side 26 Renovatør skal sikre sig, at tømningen af beholdere med glas foregår så skånsomt som muligt, da Holbæk Affald A/S afsætter glas til direkte genbrug. Renovatør skal således anvende testperioden fra 1. september 2014 til 30. september 2014 til at sikre, at der er tilstrækkelig med falddæmpning til at hele glas og flasker forbliver hele under indsamling og eventuel omlastning Særligt vanskelige placeringer Renovatør skal sikre, at ejendomme med begrænset tilgængelighed på grund af tilkørselsvejens beskaffenhed kan betjenes - eventuelt via en mindre bil. Holbæk Affald A/S afgør om forholdene på en konkret ejendom betinger, at Renovatør kører med et mindre indsamlingskøretøj eller kunden skal flytte beholder til en alternativ placering. Holbæk Affald A/S har på tidspunktet for udbuddet omtrent 55 ejendomme, hvor der indsamles affald i sække. Disse vil i forbindelse med opstart af ny kontrakt overgå til indsamlingsordning fra beholdere, dog indsamles der ikke genanvendelige materialer på disse ejendomme Indsamling på 2-holdsskift Holbæk Affald A/S kræver at indsamlingen fra beholdere med hjul foregår i 2- holdsskift, så materiellet udnyttes optimalt i hele indsamlingstidsrummet som angivet i afsnit Indsamling af affald indretning af indsamlingskøretøjer Indsamlingskøretøjerne skal være sådan indrettet, at de tømmer begge fraktioner fra de delte beholdere på én gang. Indsamlingskøretøjerne til papir og glas skal endvidere være således indrettet, at de i særskilte beholdere monteret på indsamlingskøretøjerne kan medtage fraktionerne batterier og småt elektronik. Begge fraktioner skal medtages af Renovatør via klare poser, som kunden lægger på låget af én af beholderne. Såfremt kunden har lagt begge fraktioner i samme pose skal Renovatør opbevare disse særskilt på indsamlingskøretøjerne, så Holbæk Affald A/S efterfølgende kan skille fraktionerne Miljøkrav For alle indsamlingskøretøjer undtaget køretøj til indsamling fra delvist nedgravet udstyr samt Moderskib gælder, at køretøjer skal være med EURO-VI motor. Køretøj til indsamling af affald fra det delvist nedgravede udstyr samt køretøjer, der transporterer tørre fraktioner (ikke rest- og bioaffald) til modtageanlæg efter omlastning, skal have minimum EURO-V motor. Køretøjer til indsamling af storskrald skal have minimum EURO-IV motor Særligt om indsamlingsudstyr til affald fra delvist nedgravet udstyr Der er ikke krav til maksimal tilladt totalvægt for det køretøj, som tømmer delvist nedgravet udstyr. Renovatør skal ved tømning af delvist nedgravet udstyr anvende bil med kran og ladcontainer, eventuelt med komprimator. Ved indsamling af glas må affaldet ikke komprimeres.

28 Side 27 Afstanden fra indsamlingskøretøjets placering ved tømning til centrum af opsamlingsudstyret kan være op til 5 meter. Indsamlingskøretøjerne og containere skal holdes rene og i ordentlig stand. Hvis den enkelte container anvendes til flere fraktioner skal Renovatør sørge for en grundig rengøring mellem benyttelserne. Renovatør skal råde over et tilstrækkeligt antal ladcontainere til udførelse af opgaven, således at en container kan afleveres og forblive hos modtageanlægget, mens den anden fyldes i distrikterne. Dette gælder særligt for fraktionen glas. Renovatør skal endvidere sikre sig at: Ladcontainere til krog- eller wirehejs kan benyttes. Minimumsvolumen pr ladcontainer udgør 27 m 3 til indsamling og transport af glas må dog benyttes mindre ladcontainere ned til 17 m 3. Dette gælder dog ikke hvis Renovatør anvender en komprimatorcontainer til fraktioner, som ikke er glas. Ladcontainere er så tætte, at pergolat og anden væske ikke kan løbe ud under transport. Spildes affald under tømning skal Renovatør sikre, at dette opfejes. Ladcontainere til glas er monteret med tophængt låge, som er sikret med kæde eller tilsvarende, så lågen maksimalt kan åbnes 80 cm. I ladcontainers forreste ende skal der være en udsparing til kran, så faldhøjden ved tømning af glas minimeres mest muligt. Ladcontainere skal være forsynet med tydeligt nummer, så Holbæk Affald A/S altid kan identificere eget affald. Låger, låsetøj, ruller og kroge skal altid være vedligeholdte og funktionsduelige, så materiellets vedligeholdelsesstand ikke påvirker driftssikkerheden negativt Registreringssystem Alle Renovatørs indsamlingskøretøjer, undtaget til indsamling af affald fra det delvist nedgravede udstyr samt køretøjer til indsamling af storskrald, skal have monteret et registreringssystem på liften (-e), som via læsning af beholders TAG registrerer på lift, når beholder er tømt. Indsamlingskøretøjer til rest- og bioaffald skal endvidere kunne veje affaldet efter nedenstående retningslinjer som angivet i næste afsnit. Indsamlingskøretøjerne skal have et system, så mandskabet kan registrere afvigelser (eksempelvis beholdere som ikke er sat frem, som ikke kan tømmes grundet spærret adgangsvej, som er defekte etc.). Dette kan eventuelt være via håndholdt terminal med scanner se tillige afsnit 27.1 ovenfor. Data skal løbende overføres elektronisk til Holbæk Affald A/S via snitfladen mellem Renovatørs registreringssystem og FAS og der skal medsendes et billede i de tilfælde, hvor afvigelsen skal fotodokumenteres. Tilfældene er oplistet i afsnit

29 Side Vejning af restaffald og bioaffald fra beholdere på hjul Rest- og bioaffaldet fra beholdere på hjul skal registreres og vejes særskilt for hver enkelt beholder. Vejning skal ske med delinger på 0,5 kg og kan ske efter 2 principper: Affaldet vejes og registreres på en vejecelle i indsamlingskøretøjet efter tømning af affaldsbeholderen og før affaldet komprimeres. Ved denne løsning skal vejecellen være selvjusterende mellem hver vejning, så der kompenseres for eventuelt affald, som sidder fast på vejepladen fra forrige tømning af beholder. Den fyldte beholder hægtes på liften og affaldet indvejes før tømning af beholder. Efter tømning af beholder udvejes beholder igen. Vejesystemet skal herefter beregne og registrere nettovægten som differencen mellem ind- og udvejning. For begge typer vejeprincipper gælder, at vejeudstyret skal være godkendt enten i henhold til bestemmelserne i Statens Meteorologiråds bekendtgørelse nr af 17. oktober 2006 om måletekniske kontrolbestemmelser for måling af masse (vægt-) klasse IV eller Erhvervsfremmestyrelsen bekendtgørelse nr af 15. december 2003 om måletekniske kontrolbestemmelser for ikke-automatiske vægte. Veje- og registreringssystemet skal være under løbende kontrol og verifikation af et af Erhvervsfremmestyrelsen autoriseret firma. Renovatør skal mindst én gang i kontraktperioden verificere vægtene på hvert enkelt køretøj. Dette skal ske efter anmodning fra Holbæk Affald A/S. Såfremt Holbæk Affald A/S i øvrigt får begrundet mistanke om, at et indsamlingskøretøjs vejesystem ikke fungerer korrekt, kan Holbæk Affald A/S kræve, at Renovatør får verificeret vægtene på indsamlingskøretøjet. Holbæk Affald A/S og Renovatør bekoster hver halvdelen af omkostningen til verifikationen. Viser verifikationen at vægtene på indsamlingskøretøjet ikke vejede korrekt, bekoster Renovatør dog hele omkostningen. Summen af de indvejede mængder på indsamlingskøretøjer til beholdere skal i en fakturaperiode tilsvare summen af de mængder, der indvejes på modtageanlægget indenfor en tolerance på +/- 2 procent. Mængder fra ind- og udvejninger skal fremgå af periodens driftsrapport Daglige kontrolvejninger Renovatørs medarbejdere skal dagligt før opstart i distrikter foretage kontrolvejninger for at sikre, at vejesystemet fungerer korrekt. Kontrolvejningerne skal foretages ved at indveje en kontrolleret mængde (eksempelvis via en fyldt vanddunk på låget af en beholder) og sammenholde mængden med den vægt, som bilens vejesystem viser. Der må ikke faktureres for disse kontrolvejninger.

30 Side Særligt om vejning af affald fra delvist nedgravet udstyr Affald fra det delvist nedgravede udstyr skal ligeledes vejes og data skal løbende overføres via nedenfor nævnte snitflade. Dette gælder affaldet fra alle fraktioner, herunder glas og papir. Indsamlingskøretøjet skal ligesom de øvrige indsamlingskøretøjer være udstyret med et registreringssystem, så Renovatørs mandskab kan registrere og løbende elektronisk overføre afvigelser. Systemet skal overføre data via samme snitflade som systemet til registrering af beholdere på hjul. Kranen skal være dimensioneret til at løfte inderbeholder/sæk i den afstand, og der skal påregnes en vægt inklusiv inderbeholder/sæk på op til kg. Vejesystemet skal kunne indveje affaldet med intervaller på 5 kg med normal op- og nedrunding. Summen af de indvejede mængder på indsamlingskøretøj til delvist nedgravet udstyr skal i en fakturaperiode tilsvare summen af de mængder, der indvejes på modtageanlægget indenfor en tolerance på +/- 2 procent. Mængder fra ind- og udvejninger skal fremgå periodens driftsrapport TAG og label med adresse og container-id Alle beholdere er udstyret med TAG efter DIN normen TAGS er placeret i chipnest under gribekanten på beholder, så den læses af TAG-læser placeret på lift. Såfremt Renovatør konstaterer, at en TAG ikke kan læses eller mangler har Renovatør pligt til at meddele dette til Holbæk Affald A/S. Alle beholdere er endvidere udstyret med en label med adresse og unikt container-id, så Renovatør kan identificere og - i tilfælde af manglende funktionsduelighed for beholders TAG - registrere beholder Overførsel af data - snitflade Data fra indsamlingen skal løbende og uden forsinkelse overføres i henhold til KMD snitflade FU59800Q fra Renovatørs registreringssystem til FAS Intelligent Dialog. Renovatørs registreringssystem skal ligeledes løbende kunne modtage ændringer i stamdata (eksempelvis ændring af standplads, til- eller afmelding af ugetømning, opog nedtagning af beholdere) fra FAS. Ændringer skal kunne træde i kraft fra den førstfølgende tømmedag efter ændringen er overført til Renovatør. Såfremt Holbæk Affald A/S i kontraktperioden ændrer system fra FAS bekoster Holbæk Affald A/S Renovatørs omkostninger til ændring af snitflade. Holbæk Affald A/S skal have direkte kiggeadgang til alle funktioner herunder eventuelle rapporter - i Renovatørs registreringssystem med mulighed for at sammenligne data fra Renovatørs system og FAS Intelligent Dialog og opfølgning på Renovatør. Daglig kommunikation mellem Holbæk Affald A/S og Renovatør skal i øvrigt foregå i systemet EasyDialog. Systemet er webbaseret. Systemet vil blive anvendt til at registrere afvigelser, ændringer i tilmelding, fremsendelse af billeddokumentation fra kørselsleder og Holbæk Affald A/S til sagsbehandling mv. Holbæk Affald A/S bekoster en webadgang for Renovatør i god tid inden opstart af kontrakt.

31 Side FREKVENS OG INDSAMLINGSTIDSPUNKT 28.1 Restaffald og bioaffald Restaffald og bioaffald indsamles i en ordning, hvor kunder frit kan vælge mellem uge- eller 14. dagstømning. Såfremt kunden har valgt ugetømning skal tømningen foretages på samme ugedag ved begge tømninger. Ved ejendomme med udelte beholdere skal begge fraktioner tømmes på samme ugedag Papir og glas Papir og glas i beholdere skal tømmes hver 6. uge. Beholdere skal tømmes på samme ugedag og i samme uge som beholdere til rest- og bioaffald. Indsamlingen af glas i 660 L beholdere må dog foregå på særskilte ruter og skal således ikke foregå samme dag som papirindsamlingen på den enkelte ejendom Plast og metal Såfremt optionen på indsamling af plast og metal udnyttes af Holbæk Affald A/S skal beholdere tømmes hver 6. uge. Beholdere skal tømmes på samme ugedag og i samme uge som beholdere til rest- og bioaffald samt papir og glas. Indsamlingen af metal i 660 L beholdere må dog foregå på særskilte ruter og skal således ikke foregå samme dag som papirindsamlingen på den enkelte ejendom Batterier Batteribokse skal tømmes på samme tømmedag som papir- og/eller glasbeholdere. Små batterier, som ligger i en klar pose på låget af kundens beholder, skal medtages ved tømning af beholder til papir (eventuelt delt med glas) altså 1 gang hver 6. uge. Batterierne skal opbevares i en godkendt beholder på indsamlingskøretøjet. Renovatør kan blive anmodet om i en periode at registrere at der er indsamlet batterier fra en ejendom via indtastning af årsagskoden Batterier medtaget. Data skal bruges til at opnå information om ordningens anvendelse. Omkostningen til dette skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser og tillægspriser Småt elektronik Småt elektronik, som ligger i en klar pose på låget af kundens beholder, skal medtages ved tømning af beholder til papir (eventuelt delt med glas) altså 1 gang hver 6.uge. Renovatør kan blive anmodet om i en periode at registrere at der er indsamlet småt elektronik fra en ejendom via indtastning af årsagskoden Elektronik medtaget. Data skal bruges til at opnå information om ordningens anvendelse. Omkostningen til dette skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser og tillægspriser.

32 Side Flere ugentlige tømninger Der er en enkelt adresse asylcenteret på Roskildevej 264, 4390 Vipperød - hvor der afhentes affald 2 gange ugentligt (mandag og fredag). Holbæk Affald A/S planlægger ikke at flere adresser kan få flere ugentlige tømninger. Såfremt dét alligevel sker skal disse ejendommes beholdere tømmes med mindst tre dages mellemrum i en kalenderuge, hvilket også gælder for nævnte adresse. Afhentninger 2 gange ugentlig afregnes efter det samlede antal tømninger i perioden med tilbudslistens enhedspris for tømninger af den omhandlede beholdertype Tidspunkt for indsamlingen Indsamling af affald skal ske i tidsrummet: mandag fredag kl Indsamles der i forbindelse med helligdage affald på lørdage, søndage og/eller helligdage må indsamlingen først ske fra klokken Indsamlingen i midtbyen i Holbæk by skal være afsluttet kl , da der flere steder er kørselsforbud for lastbiler senere i indsamlingstidsrummet. Holbæk Affald A/S stiller viden til rådighed for Renovatør i tømmeplanlægningsfasen, så ruteplanen kan udarbejdes mest hensigtsmæssigt, men Renovatør er ansvarlig for, at tømmeplanen kan efterleves i praksis. Såfremt Renovatør i særlige tilfælde for én gangs skyld eller permanent - ønsker at ændre tidsrummet for indsamling, f.eks. ved ekstrakørsel i forbindelse med helligdage eller ved ønske om senere start af hensyn til lysforhold i vinterhalvåret, drøftes dette på de månedlige driftsmøder. Renovatør kan ligeledes ansøge om tidligere starttidspunkt dog ikke tidligere end klokken hvis særlige trafikale forhold tilsiger, at der bør indsamles tidligere. Tilladelse er givet til indsamling på Kalundborgvej i Holbæk samt Hovedgaden i Svinninge, som begge er stærkt trafikerede veje. Tilladelsen kan opnås efter ansøgning til myndighed, Holbæk Kommune. Indgår parterne aftale herom skal det fremgå af indsamlingsmanualen Særligt om frekvens for indsamling fra delvist nedgravet udstyr Tømning af delvist nedgravet udstyr sker efter behov. Udstyr til restaffald og bioaffald tømmes som udgangspunkt hver uge eller hver anden uge. Udstyr til genbrugsmaterialer tømmes efter behov, hvilket vil være hver 4.uge, hver 6. uge eller hver 8. uge. Frekvenserne kan varieres yderligere. 29 FORHOLD AF BETYDNING FOR RENOVATØRS TILBUD Holbæk Affald A/S har brugt store ressourcer for at opdrage kunder om korrekte adgangsveje og kræver, at Renovatør i videst mulige omfang overholder Arbejdstilsynets anvisninger i forbindelse med indsamling af affald.

33 Side 32 Holbæk Affald A/S forventer derfor, at Renovatør gør sig bekendt med forholdene i Holbæk Kommune, herunder adgangs- og vejforhold, vejbelægning, brohøjder m.v. og at Renovatør sikrer egnet materiel til indsamling af affald i hele indsamlingsområdet. Ekstrakrav som følge af ukendskab til forholdene vil ikke blive honoreret. I det følgende beskrives en række steder i Holbæk Kommune med særlige tilkørselseller adgangsforhold. Listen er ikke udtømmende. Renovatør skal være opmærksom på, at der især i sommerhusområderne kan være mange smalle grusveje. Det gælder eksempelvis sommerhusområderne på Tuse Næs (Bognæs, Løserup Strand, Kisserup Strand, To-Bjerg og Strandgården), på Orø og i Jukkerup samt Bredetved Strand og Kongstrup. Generelt er mange tilkørselsveje i sommerhusområder grusveje. Der findes også en del smalle veje med dårlig (brostens-) belægning i indre by i Holbæk. Det gælder eksempelvis Gasværksvej, Bagstræde, Kirkestræde, Torvestræde, Strandgade, Vimmelskaftet, Brolæggerstræde, Søstræde, Blindestræde og Studiestræde. Derudover skal Renovatør forvente, at der i landområder kan være enligt beliggende ejendomme uden vendemuligheder, hvortil der muligvis skal bakkes op til omtrent 50 meter, afhængigt af Renovatørs valg af køretøj. I Holbæk Kommune findes også en del såkaldte koteletgrunde. Ved disse ejendomme skal Renovatør forvente, at det ikke er muligt at køre ned ad koteletbenet. Koteletgrunde findes i boligområder overalt i Holbæk Kommune. Renovatør er selv ansvarlig for at vurdere omfanget og belastningen af sine medarbejdere, og Renovatør er i øvrigt ansvarlig for skader forvoldt af sine indsamlingskøretøjer, såfremt Renovatør anvender koteletbenet til kørsel med indsamlingskøretøjer. Endelig er der enkelte områder i Holbæk Kommune, hvor rækkehusbebyggelser har lange adgangsveje. Det største er Slotsparken med omtrent 790 lejligheder - bestående af Alléparken, Knudskovparken og Kikhøjparken - hvor adgangsvejene er op til 90 meter. Nuværende renovatør har tilladelse fra Boligselskabet og brandmyndighederne til at anvende områdets brandveje, så køretøjerne kan køre tættere på beholderne og dermed mindske gangafstanden. Renovatør bør lave en tilsvarende aftale med Boligselskabet eller anvende mindre motoriserede vogne til at transportere beholderne til hvor indsamlingskøretøjerne kan holde for at mindske belastningen på medarbejderne. Ved langt hovedparten af alle ejendomme i Holbæk Kommune er adgangsforholdene dog i overensstemmelse med Arbejdstilsynets anvisninger og vejledninger. Såfremt Renovatørs medarbejdere oplever at forholdene på en ejendom ikke er i orden og indmelder dette i Renovatørs registreringssystem, er Renovatør ansvarlig for at følge op på indmeldelsen og drøfte forholdet med Holbæk Affald A/S. Indtil en konkret beslutning er truffet skal Renovatør fortsat tømme ejendommens tilmeldte beholdere. Det aftales på et opstartsmøde, hvorledes proceduren for samarbejdet konkret skal foregå. Aftalen indføres i indsamlingsmanualen. Renovatør skal sikre, at ejendomme, hvor Renovatør ikke mener, at AT-vejledningen kan overholdes, indmeldes til Holbæk Affald A/S senest 3 måneder efter kontraktstart.

34 Side 33 Renovatørs udgifter til arbejdet med arbejdsmiljø og indkøb af egnet materiel skal være indeholdt i tilbuddets enhedspriser og tillægspriser Ved skel I det følgende beskrives placeringen af beholder. En standplads betegner i det følgende en placering af beholder, som ikke er ved skel se næste afsnit. Beholder skal som udgangspunkt være placeret ved skel i umiddelbar nærhed af hvor indsamlingskøretøj kan holde. Renovatør skal for beholdere med denne tilmelding afhente beholde ved skel, tømme, registrere/veje beholder og straks bringe den tilbage hvor den blev afhentet fra. Kunden skal på tømmedag bringe beholder til skel og anbringe den med håndtag og hjul vendt ud imod vej. Skel betragtes i denne kontrakt som værende ved den naturlige overgang fra offentlig vej/fortov til kundens ejendom, præciseret til i umiddelbar nærhed af hvor beholder skal være placeret i henhold til Regulativ for Husholdningsaffald. Det kan være umiddelbart indenfor en hæk, et hegn og ved siden af en postkasse, som er placeret i skel, eller en anden beholder, som er placeret ved skel. Da beholder ikke alle steder kan være placeret i matrikulært skel skal definitionen derfor forstås som ved skel altså i umiddelbar nærhed af skel. Det præciseres nærmere, at skel på ejendomme, hvortil der er køreadgang og hvor indsamlingskøretøj kan vende, betragtes som ved skel hvis beholder er placeret i umiddelbar nærhed af hvor indsamlingskøretøj kan holde. Er der ejendomme, hvortil der er køreadgang, men ikke vendemulighed for et indsamlingskøretøj, vil placering ikke være en skelplacering. Det præciseres endvidere, at en placering af fællesløsninger i et affaldsskur eller affaldsindelukke vil være en standplads (se næste afsnit), hvis det ikke er muligt at holde med indsamlingskøretøjet i umiddelbar nærhed af affaldsskuret. Er det muligt at holde i umiddelbar nærhed af affaldsskuret vil alle beholdere være at betragte som værende placeret ved skel jævnfør ovenfor beskrivelse uanset om der er vendemulighed på ejendommen Standplads Holbæk Affald A/S kunder kan vælge at tilkøbe afhentning fra standplads op til 45 meter fra skel i særlige tilfælde kan afstanden dog overstige 45 meter. Placeringen vil være en standplads, såfremt en beholder: ikke er placeret i umiddelbar nærhed af skel mod vej, hvor indsamlingskøretøj kan holde, ikke er placeret i umiddelbar nærhed af hvor indsamlingskøretøj kan holde på ejendomme, hvortil der er køreadgang og vendemulighed, der ikke er vendemulighed på en ejendom hvortil der er køreadgang, og ejendommens beholdere ikke er en fællesløsning, eller er en fællesløsning, hvor der ikke kan holdes i umiddelbar nærhed af affaldsskur eller affaldsindelukke.

35 Side 34 Tillægget til enhedspris for tømning af en given beholdertype, når beholder afhentes på standplads, bringes til indsamlingskøretøj og tømmes/vejes/registreres samt bringes tilbage til standplads, skal fremgå af tilbudslistens poster 3.10, 3.11, 4.6, 4.7, 5.5 og 5.6 i Bilag 1. Antallet af standpladser fremgår af Bilag 3, men ændres løbende i takt med kunders til- og afmelding. Renovatør skal uden kompensation tåle disse afvigelser fra det opgivne antal i forhold til supplerende ydelser og optionen på indsamling af plast og metal skal Renovatør uden kompensation tåle den afvigelse, som udnyttelse af optionen medfører Døre og nøgler Sker afhentningen via låger, døre eller porte, som kunden ønsker aflåste, skal Renovatør være indstillet på, at indgå aftale med kunden om en nøgleordning. Sådanne aftaler er et mellemværende mellem Renovatør og kunden. Det er endvidere Renovatørs ansvar, at alle benyttede døre, låger og porte lukkes forsvarligt efter brug - uanset om der er nøgleordning eller ej. Liste med kendte ejendomme, hvor der foreligger aftale om brug af nøgle, er vedlagt udbudsmaterialet som Bilag 4. Nøgler overdrages fra den nuværende renovatør eller kunde i forbindelse med opstart af kontrakt Midlertidigt vanskelig tømning Renovatør skal foretage indsamling af affald selvom der udføres opgravning eller andre arbejder på veje og fortovsarealer m.v. Renovatør skal i sit tilbud beskrive en procedure, der beskriver hvorledes Renovatør vil sikre indsamlingen i disse tilfælde, eksempelvis ved at benytte interimistiske adgangsveje, hente affaldet fra anden midlertidig placering eller indgå aftaler med arbejdslederen fra firmaet, der udfører opgravning m.v., om udbringning af affaldet ved fælles hjælp. Beskrivelsen i tilbuddet vil have betydning for vurderingen af underkriteriet Kvalitet. Renovatør må ikke undlade indsamling pga. parkerede biler o. lign. på offentlige arealer. Bilens fører skal forsøges kontaktet for at få flyttet køretøjet. Alternativt skal affaldet forsøges afhentet på et senere tidspunkt samme dag. Lykkes det ikke at gennemføre tømningen i andet forsøg skal Renovatør forsøge at indsamle affaldet den efterfølgende tømmedag. Lykkes det heller ikke skal affaldet forsøges tømt på ugedagen efter ordinær tømning i forbindelse med ugetømninger i området. I alle tilfælde, hvor der ikke indsamles affald på ordinær tømmedag, skal eventuelt ekstra affald medtages på næste tømmedag. I forbindelse med arrangementer eller andet, hvor der opstilles afspærringer, er det Renovatørs ansvar at planlægge indsamlingen, så denne kan gennemføres under de givne forhold herunder at kontakte Holbæk Affald A/S med henblik på at opnå tilladelse til at indsamle affald på tidligere/senere dage eller klokkeslæt end normalt. Der skal indgås en aftale i god tid, så Holbæk Affald A/S kan informere kunderne om eventuelle ændringer.

36 Side INDSAMLING AF AFFALD 30.1 Ruter og kørelister Holbæk Affald A/S kunder skal have en god og præcis information om blandt andet tømmedag for affald. For at have tid til at udarbejde og udlevere informationsmateriale kræver Holbæk Affald A/S, at Renovatør leverer komplet tømmeplan senest 3 måneder før kontraktstart den 1. juli Ruteplan skal fremsendes i Excel-format på beholderniveau med angivelse af rutetilknytning. Holbæk Affald A/S sørger derefter for, at kunderne orienteres om tømmedage og på Holbæk Affald A/S hjemmeside kan finde information om, hvornår deres indsamlingsmateriel tømmes. I forbindelse med kontraktunderskrivelse modtager Renovatør en opdateret oversigt over alle tilmeldte beholdere og delvist nedgravet udstyr. Listen opdateres i forbindelse med Renovatørs udarbejdelse af ruteplanlægning og igen i forbindelse med opstart af kontrakt. Ønskede ændringer og optimeringer efter kontraktens opstart skal drøftes med og godkendes af Holbæk Affald A/S inden implementering. Ved godkendt ruteomlægning efter kontraktstart skal der på Renovatørs bekostning i forbindelse med sidste ordinære tømning før ændringen træder i kraft afleveres en oplysningsseddel i de berørte kunders postkasser om, hvilken dag de fremover vil få tømt Særligt om tømning af beholdere Renovatør må i forbindelse med indsamling af affald for Holbæk Affald A/S under ingen omstændigheder indsamle eller transportere affald fra beholdere eller delvist nedgravet udstyr, der ikke er tilmeldt indsamlingsordningen hos Holbæk Affald A/S. Ved tømning af beholdere skal Renovatør afhente disse på standplads eller ved skel og transportere dem direkte til indsamlingsbilen. I forbindelse med tømning af rest- og bioaffald skal hver enkelt beholders affald registreres og vejes enkeltvis ved tømning af beholdere med genbrugsmaterialer skal hver enkelt beholder registreres automatisk og enkeltvis. Efter tømning skal Renovatør transportere beholdere tilbage til placering på standplads eller ved skel, hvorfra Renovatør afhentede beholder. Beholdere må således ikke samles i depot eller efterlades upåagtet af Renovatør udenfor deres faste placering hverken før eller efter tømning medmindre dette depot er skabt af en etageejendoms vicevært. Hvis der er etableret godkendt liftsystem skal dette anvendes uden ekstrabetaling Holbæk Affald A/S har kun kendskab til at der anvendes lift på Isefjords Alle 5 (Sparekassen Sjællands hovedsæde), hvor beholdere er placeret i kælderen. Opsamlingsmateriel, som er placeret korrekt, skal tømmes uanset hvor ringe affaldsmængden måtte være dog ikke hvis en beholder er tom, hvor der skal tastes årsagskoden Tom beholder. Dette skal ske, da Holbæk Affald A/S bruger indsamlingsdata til at optimere ordningen for kunder, herunder at afmelde materiel, der ikke anvendes.

37 Side Tømning ved ejendomme, hvor der er affaldsskakt På en række ejendomme er der affaldsskakt. For at sikre, at der altid er beholdere under skakten, har Boligselskaberne flere beholdere til rådighed end de anvender. Renovatør må i disse tilfælde ikke registrere de beholdere, der ikke tømmes. Beholderen må herefter ikke indgå i fakturagrundlaget og Renovatør vil ikke opnå betaling for den ikke-udførte ydelse. Omfattet af denne ordning er pt. Konsul Beÿers Alle 4, Ladegårdsparken og Ahlgade 4-6, alle i Holbæk by Tømning af delvist nedgravet udstyr Ved tømning af delvist nedgravet udstyr skal Renovatør foretage tømning og vejning af hver enkelt sæk. Dette gælder også delvist nedgravet udstyr til papir og glas samt hvis optionen udnyttes; af plast og metal. Ved tømning af delvist nedgravet udstyr skal Renovatør fjerne låget, løfte inderbeholder/pose op, tømme den i indsamlingsbilens ladcontainer, løfte den tilbage i det nedgravede udstyr, låse udstyret og afslutte vejningen. Det delvist nedgravede udstyr anskaffes og ejes af boligselskabet. Tømning sker efter behov. Udstyr til restaffald og bioaffald tømmes hver uge eller hver anden uge. Udstyr til genbrugsmaterialer tømmes efter behov, hvilket vil være hver 4.uge, hver 6. uge eller hver 8. uge. Renovatør skal renholde de enkelte lokaliteter for så vidt angår henstillet glas- eller papiraffald i poser, kasser eller lignende omkring det delvist nedgravede udstyr, som henhører til den fraktion, der tømmes. Renovatør skal sørge for opfejning af eventuelle glasskår. Renovatør skal ikke sørge for anden renholdelse eller fjernelse af andre typer affald, men Renovatør skal indberette til Holbæk Affald A/S, at der henstår affald, som Boligselskabet er ansvarlig for at fjerne Sommerhustømninger Sommerhuse kan være tilmeldt helårstømning så rest- og bioaffald indsamles hver 14. dag og genbrugsmaterialer indsamles hver 6.uge alle fraktioner skal indsamles på samme ugedag efter samme regler som ovenfor. Hovedreglen er dog, at affaldet fra sommerhuse indsamles efter følgende plan: Perioden fra ugen før påske til ugen efter efterårsferien (uge 42): Restaffald og bioaffald indsamles af Renovatør hver 2. uge. Papir og glas indsamles af Renovatør hver 6. uge. Resten af året: Restaffald og bioaffald indsamles af Renovatør hver 4. uge. Papir og glas indsamles af Renovatør hver 8. uge.

38 Side 37 Alle fraktioner skal indsamles på samme ugedag og i samme uger (lige/ulige uger) hele året Kolonihaver Der er enkelte kolonihaveområder i Holbæk Kommune. Beholderne skal efter den nuværende ordning kun tømmes i perioden 1. april september. Renovatør skal uden kompensation tåle, at dette kan ændres i kontraktperioden Helligdagsindsamling I relation til helligdage skal indsamlingen foretages efter følgende principper: 1. Færrest mulige kunder må berøres af en evt. flytning af tømningsdagen. 2. Ingen kunder må have mindre end 11 dage eller mere end 17 dage mellem to tømninger er der tale om ugetømninger må der ikke være mindre end 4 eller flere end 10 dage mellem 2 tømninger. 3. Der må ikke indsamles affald på Langfredag, Juledag og Nytårsdag. Der må indsamles på alle øvrige helligdage. Renovatør kan vælge enten at indsamle affaldet på den nærmest liggende lørdag eller at foretage indsamlingen efter indsamlingen de nærmest liggende 2 tømmedage. Helligdagsindsamlingen drøftes på driftsmøder ud fra ovenstående kriterier og på baggrund af drøftelserne besluttes i fællesskab, hvordan indsamlingen skal ske. Kan der ikke opnås enighed bestemmer Holbæk Affald A/S hvordan indsamlingen skal foretages. Aftalen skrives ind i indsamlingsmanualen. Holbæk Affald A/S skal have oplysning om Renovatørs valg af indsamlingsplanlægning for indsamling omkring helligdage senest den 1.oktober i året før helligdagene for tømninger tilhørende ruter Nytårsdag (1. januar) skal oplysningerne dog gives 15 måneder før helligdagen. Ved ændring af tømmedag i forbindelse med helligdage skal Renovatør aflevere en oplysningsseddel i postkassen til de berørte kunder i forbindelse med sidste ordinære tømning før helligdagen. Form og indhold på oplysningssedlen skal godkendes af Holbæk Affald A/S og Renovatørs omkostninger til omdelingen skal være indeholdt i de tilbudte enhedspriser og tillægspriser. Kunderne har i forbindelse med ændring af tømmedag lov til at anvende sække til deres affald, som ikke kan være i beholder. Renovatør skal udfærdige ændringslister i Excel-format for de ejendomme, der får afhentningsdagen flyttet, så Holbæk Affald A/S kan annoncere ændringerne på egen hjemmeside m.v. Holbæk Affald A/S forventer, at Renovatør yder en særlig service overfor de kunder, som enten får indsamlet deres affald på en helligdag og måske har glemt at stille den frem til ved skel eller som får tømt på en anden dag end ordinær tømme-/uge-dag.

39 Side Vintervejr og vejrlig Ved dage med snefald eller isslag må indsamlingen som udgangspunkt først starte efter kl således at såvel den offentlige som den private snerydning og glatførebekæmpelse kan ske inden indsamlingen udføres. Dog vil det gælde at såfremt Renovatør vælger at starte indsamlingen tidligere end klokken må Renovatør ikke undlade tømning på grund af manglende vinterbekæmpelse. Renovatør kan til gengæld forvente, at indsamlingen efter tilladelse fra Holbæk Affald A/S må strække sig til efter klokken 18, men ikke senere end klokken 20, på disse dage. I forbindelse med vejrligsdage, hvor hele eller dele af distrikter ikke kan tømmes, gælder, at indsamlingen skal ske efter følgende principper: 1. I forbindelse med en enkeltstående vejrligsdag skal Renovatør udføre de manglende tømninger i forlængelse af indsamlingen de følgende to arbejdsdage. 2. I forbindelse med 2 sammenhængende vejrligsdage skal Renovatør udføre de manglende tømninger i kronologisk rækkefølge i forlængelse af indsamlingen de følgende 4 arbejdsdage. 3. I forbindelse med 3 eller flere sammenhængende vejrligsdage aftales parterne imellem hvorledes indsamlingen og prioriteringen skal foregå. Der kan blive tale om at udføre de manglende tømninger på lørdage og/eller søndage eller at tømninger skubbes til næste ordinære tømmedag. Holbæk Affald A/S alene kan i tilfælde af uenighed om aftalens indhold beslutte, hvornår indsamlingen skal foregå. I tilfælde 1 og 2 kan Renovatør efter anmodning opnå tilladelse til også at indsamle lørdagen efter snefald. Holbæk Affald A/S sørger for annoncering, når en aftale er indgået. Kunderne har i forbindelse med forsinkelse af tømning lov til at anvende sække til deres affald, som ikke kan være i beholder. Holbæk Affald A/S forventer, at Renovatør yder en særlig service overfor de kunder, som ikke har haft mulighed for at vinterbekæmpe, eksempelvis grundet mindre snefald i løbet af indsamlingsdagen. Renovatør skal dog sikre, at arbejdsmiljøregler overholdes Ekstratømning udenfor rute Holbæk Affald A/S kunder har mulighed for at få afhentet ekstraordinære mængder af affald på 2 måder. Renovatør skal være indstillet på, at udføre særskilt rekvirerede tømninger og afhentninger efter bestilling fra Holbæk Affald A/S. Heri er inkluderet hjemtagne beholdere fra indsamlingsordningen på Holbæk Affald A/S genbrugspladser. Ekstra tømninger bestilles hvor kunden ønsker tømning på andre dage end den ordinære tømmedag. Dvs. hvor Renovatør må forvente, at der skal køres ekstra efter affaldet. Tømningen skal udføres samme dag, hvis bestillingen er fremsendt til Renovatør før klokken 13. Er bestillingen fremsendt efter klokken kan tømning udføres efterfølgende hverdag - dog senest klokken

40 Side 39 Renovatør angiver i tilbudslistens punkter 3.6, 3.7, 4.5 og 5.4 i Bilag 1 tillægspris til enhedspris for tømning af udstyr udenfor rute på ordinær tømmedag Ekstra tømninger via sæk på næste ordinære tømmedag Holbæk Affald A/S kunder har endvidere mulighed for at købe et klistermærke til påklæbning på en affaldssæk. Denne skal som hovedregel først medtages på næste ordinære tømmedag af kundens beholder. Sækken skal indvejes sammen med kundens øvrige affald om nødvendigt ved at kundens beholder først tømmes for affald som normalt og sækken derefter placeres i/på beholder og indvejes. Tømningen afregnes i disse tilfælde som en ordinær tømning på baggrund af antallet af udleverede klistermærker. Holbæk Affald A/S oplyser Renovatør via Easy Dialog om hvortil og hvor mange klistermærker, der er udleveret, så Renovatør kan fakturere Holbæk Affald A/S Manglende tømning, billeddokumentation og meddelelsesseddel Renovatør er ikke forpligtet til at tømme følgende, men skal taste årsagskode og fotodokumentere: Beholdere der er overfyldte i en sådan grad, at de ikke kan tømmes uden spild eller fjernelse af affald fra beholderen. Beholdere der er defekte i en sådan grad, at de ikke kan tømmes uden spild eller fjernelse af affald fra beholderen. Spildes affald under håndtering skal Renovatør sørge for rengøring og fjernelse af affaldet. Materiel hvori der tydeligt ligger ikke-emballeret aske, kattegrus og lignende. Beholdere, hvortil adgangsvejen er spærret af eksempelvis parkerede cykler eller biler på privat grund, låste låger eller tilsvarende. Beholdere hvis adgangsvejen til beholder er spærret på grund af manglende beskæring af buske, hæk eller træer. Beholdere, der er åbenlyst fejlsorterede. Kunder der ikke får tømt affald af ovenstående grunde skal informeres om årsagen til den manglende tømning. Dette skal ske via en meddelelsesseddel med oplysninger om årsagen til den manglende tømning. Meddelelsessedlen skal afleveres i kundens postkasse eller under beholders låg. Kunder, der ikke har fået tømt og som har fået meddelelsesseddel, skal på sin næstfølgende ordinære tømmedag have eventuelt affald, som ikke kan være i beholderen, medtaget uden ekstrabetaling, hvis fejlen er rettet. Såfremt affaldet er rest- og/eller bioaffald skal affaldet indvejes sammen med kundens øvrige affald. Meddelelsessedler produceres af Holbæk Affald A/S, mens Renovatør skal sørge for at samtlige medarbejdere er forsynet med meddelelsessedler. Årsag til manglende tømning skal indtastes i og løbende overføres fra Renovatørs registreringssystem til FAS. Renovatørs indberetninger og billeder skal indberettes løbende og senest være overført til Holbæk Affald A/S den efterfølgende hverdag klokken Beholdere, der ikke er registreret i overensstemmelse med ovenstående, betragtes som glemte tømninger og skal behandles som disse.

41 Side 40 Glemte tømninger skal være rettet samme dag, hvis Renovatør bliver underrettet før kl Kommer meldingen efter kl kan tømning udføres efterfølgende hverdag dog senest klokken INDSAMLING AF STORSKRALD Holbæk Affald A/S kunder skal have mulighed for at tilmelde sig indsamling af storskrald direkte hos Renovatør. Renovatør skal forvente, at storskraldsindsamlingen skal foregå indenfor en 4-ugers periode i foråret, hvor indsamlingen i sommerhusområderne på Orø og Tuse Næs skal ligge kort efter påske, og indenfor en 4-ugers periode i efteråret, hvor indsamlingen i sommerhusområderne på Orø og Tuse Næs skal ligge kort efter efterårsferien i uge 42. Holbæk Affald A/S oplyser senest den 30. september i året før indsamlingen hvornår indsamlingen vil foregå. Den øvrige detailplanlægning foregår i samarbejde mellem Holbæk Affald A/S og Renovatør og i så god tid, at Holbæk Affald A/S kan informere kunder om indsamlingstidspunktet. Aftalen skal være indgået senest til nytår for det efterfølgende års indsamling. Ordningen er en tilmeldeordning. Renovatør skal organisere tilmeldeordningen, så kunden har mulighed for både at tilmelde sig via telefonisk kontakt til Renovatør og via en elektronisk tilmelding via formular på Renovatørs hjemmeside eller via mail eller SMS til Renovatør. Kunden skal tilmelde sig senest onsdag i ugen før affaldet skal indsamles Boligselskaber Boligselskaber kan tilmelde sig kollektivt via den almindelige indsamlingsordning. Renovatør afregnes herfor på baggrund af sine tilbudte enhedspriser i Bilag 1 post 6.2 eller 6.4. Boligselskaber kan endvidere rekvirere Renovatør til at stille større indsamlingsmateriel til rådighed, eksempelvis åbne eller lukkede ladcontainere. Boligselskaberne afregner direkte med Renovatør for containerleje og transport Holbæk Affald A/S betaler behandlingsafgiften, men kun på de nedenfor 5 anførte fraktioner. Øvrige fraktioner og afregningen herfor er Holbæk Affald A/S uvedkommende Fraktioner Renovatør skal afhente følgende 5 fraktioner: Brændbart - møbler, gulvtæpper, madrasser - mindre effekter i klare sække Hvidevarer adskilt i køl- og frysemøbler samt store husholdningsapparater Jern og metal typisk cykler, barnevognsstel, plæneklippere uden væsker Elektronik typisk mindre elektriske husholdningsapparater Haveaffald bundtet i maksimalt en meters længde eller i papirsække

42 Side Placering af storskrald og haveaffald Kundens affald skal være placeret ved skel ud mod vej hvor indsamlingskøretøj kan holde. På ejendomme med køreadgang skal affaldet ligeledes være placeret ud mod stamvej eller - på ejendomme hvor der kan vendes i umiddelbar nærhed af hvor indsamlingskøretøjet kan vende. Affaldet skal være placeret adskilt i fraktioner Manglende indsamling Renovatør skal medtage affald, der omfattes af de nævnte fraktioner. Såfremt kunden har stillet yderligere affald frem, som ikke omfattes af de 5 fraktioner, skal Renovatør undlade at medtage dette, fotodokumentere og meddele Holbæk Affald A/S at der er en fejlsortering. Renovatør skal endvidere elektronisk registrere og overføre data til Holbæk Affald A/S om hvor der er indsamlet affald Dokumentation Renovatør skal på driftsrapporten i de måneder, hvor der er indsamlet storskrald, redegøre på adresseniveau for hvor og hvilke fraktioner, der er indsamlet Ændring i ordningen for storskrald på Orø Holbæk Affald A/S evaluerer p.t. på affaldsindsamlingen på Orø. Evalueringen kan munde ud i, at storskraldsindsamlingen på Orø afskaffes eller ændres. Såfremt dette sker, vil indsamling af storskrald på Orø gennemsnitligt fra 20 ejendomme pr indsamlingsrunde - ikke længere være en del af nærværende kontrakt. Renovatør skal tåle denne ændring uden kompensation. 32 AFLEVERING AF AFFALD Holbæk Affald A/S sørger for, at modtageanlæg for affald, som er omfattet af de udbudte opgaver, får information om valget af Renovatør. Renovatør skal sikre, at køretøjer, der leverer affald til modtageanlæg hvor der afregnes efter vægt, er udstyret med vejekort registreret til netop dette køretøj. Holbæk Affald A/S forventer, at Renovatør allerede ved afgivelse af tilbud har sat sig ind i de lokale forhold, der har betydning for løsning af opgaven, herunder hvilke krav modtageanlæggene stiller ved aflevering af affaldet. I hele kontraktperioden skal Renovatør kunne levere til andre behandlingsanlæg eller omlastepladser efter aftale med Holbæk Affald A/S. Renovatør skal i tilbudslistens post 7 angive en pris pr. ekstra kørt kilometer til et alternativ modtageanlæg med Moderskib eller andet ikke-indsamlingskøretøj, som leverer affald til modtageanlæg. Mérafstanden regnes fra Holbæk Affald A/S adresse: Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk i forhold til afstanden til oprindelige, nedenfor angivne modtageanlæg. Er afstanden til et alternativt modtageanlæg kortere skal der efter anmodning fra Holbæk Affald A/S reguleres tilsvarende på baggrund af den angivne kilometerpris. Det indsamlede affald skal afleveres på følgende modtageanlæg:

43 Side 42 Fraktion Restaffald: Bioaffald: Papir: Glas: Plast: (såfremt option udnyttes) Metal: (såfremt option udnyttes) Batterier: Elektronik: Hvidevarer, elektronik og jern fra storskraldsindsamling: Haveaffald fra storskraldsindsamling: Brændbart fra storskraldsindsamling: Modtageanlæg Roskilde Kraftvarmeanlæg Håndværkervej Roskilde Biovækst A/S Hagesholmvej Gislinge Gadstrup Genbrugsanlæg Fabriksvej 6A 4621 Gadstrup Søstrup Flaskehandel Højlystvej 7A 4420 Regstrup Modtageanlæg ikke fastlagt H.J.Hansen Ved Faurgården 5A 4300 Holbæk Holbæk Genbrugsplads Spånnebæk Holbæk (batterierne vejes før aflevering) Holbæk Genbrugsplads Spånnebæk Holbæk (antallet af bure/vægt registreres før aflevering) Holbæk Genbrugsplads Spånnebæk Holbæk Audebo Miljøcenter Hagesholmvej Holbæk Roskilde Kraftvarmeanlæg Håndværkervej Roskilde

44 Side ADMINISTRATION OG SAMARBEJDE Samarbejdet mellem Holbæk Affald A/S og Renovatør skal bygge på et godt, konstruktivt og tillidsfuldt forhold. I alle henseender er løbende kommunikation og ærlighed vigtige. Kontraktparterne er forpligtet til loyalt at informere hinanden om alle forhold, som kan have indflydelse på opfyldelse af kontrakten mellem Holbæk Affald A/S og Renovatør. Herudover udgør nedenstående forhold rammerne for samarbejdet Administration Renovatør skal varetage den daglige administration af indsamlingsopgaverne, som beskrevet i nærværende udbudsmateriale Kontor Renovatør skal ved kontraktstart have etableret et bemandet kontor, som kan betjene og besvare henvendelser fra Holbæk Affald A/S i tidsrummet mandag til fredag kl Kontoret skal kunne kontaktes via telefon, telefax og , og Renovatør skal oplyse Holbæk Affald A/S om telefonnumre og adresse senest ved entreprisens start. Kontoret og alle til opgaven knyttede medarbejdere skal have eget direkte telefonnummer FAS Intelligent Dialog Holbæk Affald A/S anvender EDB systemet FAS Intelligent Dialog til administration og afregning af alle affaldsordninger. FAS Intelligent Dialog vil derfor være systemet, hvorfra Holbæk Affald A/S overfører alle tømmedata på adresseniveau til Renovatør. Holbæk Affald A/S betaler KMD for 1 adgang, hvorfra data er tilgængelige, mens Renovatør skal afholde alle omkostninger vedrørende snitflader til eget system. Formålet med at give Renovatør data direkte fra FAS Intelligent Dialog er, at begge parter arbejder ud fra det samme datagrundlag, hvorved dobbeltadministration og usikkerheder minimeres Henvendelser og klager (EasyDialog) Til håndtering og registrering af klager, reklamationer og henvendelser anvendes det webbaserede system EasyDialog. EasyDialog er en udbygning på FAS Intelligent Dialog, idet dets datagrundlag stammer derfra. Renovatør har adgang til EasyDialog via en internetbrowser. Holbæk Affald A/S sikrer, at Renovatør modtager et link til EasyDialog og foranlediger oprettelse af de brugere Renovatør måtte ønske. Hver enkelt bruger hos Renovatør skal have oprettet og anvende eget login-id. Parterne skal i fællesskab udarbejde en brugermanual med det formål at optimere arbejdsgangen. Holbæk Affald A/S har ansvaret for udarbejdelsen af manualen.

45 Side 44 Henvendelser fra kunder angående reklamationer og klager over det udførte arbejde eller manglende afhentning af affald eller andet, som Renovatør udfører på vegne af Holbæk Affald A/S, rettes primært til kundeservice hos Holbæk Affald A/S. Dette kan enten ske via telefon, hjemmeside eller personlig henvendelse. Henvendelser som Renovatør skal have kendskab til og/eller reagere på viderebringes direkte til Renovatør via EasyDialog. Renovatør skal besvare henvendelsen straks det er muligt og senest den efterfølgende hverdag dog skal manglende tømninger og ekstratømninger udføres efter de særlige retningslinjer, som er beskrevet i afsnit 30. Renovatør skal anvende EasyDialog til indberetning af problemer på enkeltadresser (AT-sager), til behandling af henvendelser fra Holbæk Affald A/S, til bekræftelse af ændringer, som Holbæk Affald A/S har sendt til Renovatør og lignende henvendelser Glemmere og klager Klager over manglende indsamling skal behandles hurtigst muligt og kommer indberetningen om manglende indsamling inden kl , skal Renovatør foretage indsamlingen samme dag. Er reklamationen sendt til Renovatør efter klokken 13 skal Renovatør udbedre ved at foretage indsamlingen den efterfølgende tømmedag før klokken Øvrige berettigede klager skal imødekommes og løses af Renovatør snarest muligt. Findes en klage uberettiget eller vurderes en klages berettigelse tvivlsom aftaler parterne i fællesskab løsningsforløbet. Principielle sager drøftes på det førstfølgende driftsmøde. Holbæk Affald A/S afgør, hvorvidt en kundes reklamation over det udførte arbejde eller mangel på samme er berettiget. I nogle tilfælde vil Holbæk Affald A/S undersøge forholdet hos Renovatør inden der træffes afgørelse. Holbæk Affald A/S kan desuden alene afgøre eventuelle uoverensstemmelser. Inden hvert månedligt driftsmøde modtager Renovatør en Excel rapport over alle henvendelser, der har været vedrørende entreprisen. Rapporten anvendes til at dokumentere kvaliteten i den leverede ydelse Kontaktpersoner Renovatør skal i sit tilbud oplyse hvor store ressourcer, Renovatør afsætter årligt til administration og kørselsledelse af indsamlingsordningen. Renovatør skal endvidere oplyse om kørselslederens eller dennes stedfortræders lokalkendskab til geografien i Holbæk Kommune. I forbindelse med Renovatørs oplysning om tømmeplan den 1. juli 2014 skal Renovatør meddele, hvem der som kørselsleder dagligt er til rådighed til at lede og tilse arbejdet samt besvare henvendelser fra Holbæk Affald A/S. Ved kørselslederens fravær (ferie, sygdom mv.) meddeles stedfortræders navn. Kørselslederen eller dennes stedfortræder skal have godt kendskab til arbejdsområdet. Dokumentation for kørselslederen og evt. stedfortræders uddannelsesniveau og erhvervserfaring skal fremgå af tilbudsmaterialet (vedlagt CV).

46 Side 45 Kørselslederen skal være bemyndiget til at forhandle og indgå aftaler om arbejdets udførelse med bindende virkning for Renovatør. Vedkommende skal kunne tilkaldes og være til stede på et aftalt sted i Holbæk Kommune indenfor 1 time. Renovatør skal desuden i forbindelse med kontraktstart meddele Holbæk Affald A/S navn og kontaktoplysninger, såfremt Renovatør har en kørende formand. Den/de medarbejdere, som skal behandle henvendelser fra Holbæk Affald A/S skal udover lokalkendskab have et indgående kendskab til bl.a. kontraktens indhold, således at der sikres en effektiv servicering og kommunikation i forbindelse med kundehenvendelser, mangler, kontraktforhold m.m. Ved medarbejderens fravær (ferie, sygdom mv.) meddeles stedfortræders navn og kontaktoplysninger Opstartsmøder Renovatør skal forvente at deltage i 2-4 opstartsmøder. Første møde, der afholdes i forbindelse med Renovatørs aflevering af plan for indsamlingen omkring den 1. juli 2014 vil også indeholde en præsentation af Renovatørs repræsentanter og relevante ansatte i Holbæk Affald A/S Fællesmøde Indenfor den sidste måned før kontraktstart skal der afholdes et fællesmøde med deltagelse af relevante repræsentanter for Holbæk Affald A/S og Renovatør samt indsamlingsmandskabet. Formålet er at skabe fælles forståelse for rammerne for samarbejdet samt at udvikle indsamlingsmanualen. Der søges afholdt fællesmøder, som bekostes af parterne i lige fællesskab, minimum 1 gang årligt. Et væsentligt indhold på fællesmøderne er den sociale dimension. Herudover vil indholdet være evaluering af samarbejdet og feedback på udvalgte procedurer samt udvikling af indsamlingsordningen Driftsmøder Holbæk Affald A/S og Renovatørs kørselsleder samt Renovatørs øvrige beslutningsdygtige medarbejdere afholder faste månedlige driftsmøder vedrørende samarbejdet og udviklingen af entreprisen. På driftsmøder evalueres samarbejdet og kvaliteten i arbejdet. Møderne aftales parterne imellem og afholdes i Forsyningshuset (Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk) som udgangspunkt den 3. tirsdag i hver måned fra klokken På mødet drøftes generelle og principielle forhold i samarbejdet, ligesom Renovatørs fremsendte dokumentation og faktura drøftes. I løbet af indkøringsperioden 1. oktober november 2014 og i perioder med ændringer, justeringer eller andre forhold, som kræver meget dialog, kan begge parter indkalde til ekstramøder med dags varsel. Begge parter har pligt til at deltage i sådanne varslede møder. Betaling for deltagelse i møder skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser og tillægspriser.

47 Side Udvikling Såfremt Holbæk Affald A/S foreslår en forsøgsmæssig omlægning af arbejdsgangene i forbindelse med indsamlingsarbejdets udførelse skal parterne samarbejde om implementeringen. Efterfølgende skal der følges op på effekten af udviklingsarbejdet. Dette gælder såvel procedurer i forbindelse med indsamling af affald, som for administrative og organisatorisk arbejde i forbindelse med entreprisen. På baggrund af evalueringen beslutter parterne i fællesskab om det nye tiltag skal indføres permanent i det daglige arbejde og indarbejdes i indsamlingsmanualen Indkøringsperiode Holbæk Affald A/S ønsker, at Renovatør kommer godt fra start med opgaverne, og derfor betragtes de første 2 måneder af kontraktperioden som indkøringsperiode. Indkøringsperioden skal anvendes til at få alle forhold omkring arbejdets udførelse på plads, herunder men ikke begrænset til etablering af snitflade til rapporter fra FAS. Renovatør skal dog allerede fra 1. august til 1. oktober 2014 have gennemført test af indsamlingskøretøjerne, så affaldet kan registreres og vejes korrekt fra kontraktstart. Bestemmelserne vedrørende bod vil ikke blive håndhævet i indkøringsperioden. Undladelsen af håndhævelse af bodssystemet i indkøringsperioden fritager ikke Renovatør for sit ansvar i forhold til indsamlingen og de øvrige krævede ydelser Indsamlingsmanual Renovatør skal udarbejde og vedligeholde en indsamlingsmanual for at sikre kvalitet, serviceniveau sikkerhed og arbejdsmiljø. Manualen skal løbende udvikles og Renovatør skal være drivkraften i udviklingen af indsamlingsmetoder, optimering af arbejdsgange og nytænkning indenfor affaldsindsamlingen. Indsamlingsmanualen skal være Renovatørs manuskript for arbejdets udførelse og den skal derfor altid være tilgængelig for alle, der er berørt af opgavens udførelse. Ud over at beskrive arbejdets udførelse skal der i indsamlingsmanualen være en beredskabsplan for håndtering af ulykkes- og nødsituationer. Beredskabsplanen skal laves af Renovatør, og den skal være færdig og fremsendt til Holbæk Affald A/S inden indkøringsperiodens udløb altså 1. december Såfremt Holbæk Affald A/S ønsker ændringer eller tilføjelser skal disse være implementeret indenfor 2 uger efter indkøringsperiodens afslutning. Indsamlingsmanualen, som skal opdateres løbende såfremt der efterfølgende besluttes ændringer, skal - men er ikke begrænset til at - indeholde: Arbejdsbeskrivelser, herunder letforståelig brugsanvisning til indsamlingskøretøjer, registreringsudstyr mv. Beskrivelse af arbejdsmiljømæssig karakter Beskrivelse af procedure for uddannelse og instruktion af medarbejdere Beskrivelse af internt kvalitetsstyresystem Beredskabsplan for håndtering af ulykker og nødsituationer

48 Side 47 Betaling for udarbejdelse og vedligehold af indsamlingsmanual skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser og tillægspriser Driftstilsyn Holbæk Affald A/S ønsker, at kunderne får den ønskede service. For at belyse, om Renovatør lever op til kravene i kontrakten, har Holbæk Affald A/S til enhver tid ret til at udføre driftstilsyn med Renovatørs arbejde. Såfremt der i forbindelse med disse tilsyn konstateres uoverensstemmelser mellem kvalitetskriterierne og det udførte arbejde, kan det udløse bod for så vidt at handlingen er omfattet af bodsbestemmelserne. Påberåbes misligholdelse henvises til afsnit 9 ovenfor. Renovatør skal orientere sit personale om, at såvel anmeldte som uanmeldte tilsyn kan finde sted, og skal aktivt medvirke med driftsoplysninger om blandt andet aktuelt indsamlingsområde efter Holbæk Affald A/S anmodning Fælles tilsyn Der kan i kontraktperioden blive tale om fællestilsyn med arbejdets udførelse. På driftsmøderne fastsættes hvem fra Renovatør og hvem fra Holbæk Affald A/S der deltager i sådanne fællestilsyn, ligesom det løbende aftales hvornår og hvor ofte tilsynene skal finde sted. Betaling for Renovatørs deltagelse i fælles tilsyn skal være indeholdt i de afgivne enhedspriser og tillægspriser.

49 Side BOD OG BONUS Holbæk Affald A/S lægger stor vægt på, at kunderne er tilfredse med renovationsordningen. Holbæk Affald A/S er derfor interesseret i løbende at følge kvaliteten i den ydelse, der leveres og dermed give Renovatør incitamenter til at levere en ydelse af høj kvalitet. Holbæk Affald A/S har valgt at måle og afregne kvaliteten på levering af ydelser og herunder indsamling af affald ved hjælp af et bod/bonus-system. Bod/bonus-systemet er udformet med henblik på, at Renovatør og Renovatørs medarbejdere ved løbende opfølgning udfører entreprisearbejdet til det krævede kvalitetsniveau, og hvor dette måtte være muligt, aktivt medvirker til at forbedre arbejdsprocesser og kvaliteten i eget arbejde. Bod/bonus-systemet er indrettet, så Renovatør gives et vist spillerum for mindre fejl og mangler i det krævede kvalitetsniveau inden der idømmes bod. Holbæk Affald A/S accepterer dog ikke, at Renovatør ikke retter eventuelle fejl uagtet om de er bodsbelagte eller ej. Holbæk Affald A/S vil således anvende bod/bonus-systemet som anført i følgende oversigt opdelt efter de enkelte ordninger. Systemet indeholder tre typer bod, nemlig bod i forbindelse med deadlines til kontraktstart, engangsbod, som udløses hver gang en given hændelse registreres og en dagbod, som udløses for hver dag en given ydelse ikke er udført Bodsoversigt Bod/bonus-system i forbindelse med opstart: Bod Bonus Renovatør har ikke biler eller mandskab klar til drift som foreskrevet i udbudsmateriale eller kontrakt Renovatør har ikke kommunikationssystem klar til brug til kontraktstart Renovatør har ikke tømmeplan inklusiv rutetilknytning klar som foreskrevet i udbudsmateriale eller kontrakt (3 måneder før kontraktstart af hensyn til Holbæk Forsyning A/S information til kunder om ændring i tømmedage) Renovatør overholder alle krav i udbudsmateriale eller kontrakt, som skal være overholdt før kontraktstart Bod/bonus-system i forbindelse med drift: Renovatør anvender indsamlingsbiler, der ikke overholder betingelserne i udbudsmateriale eller kontrakt uden tilladelse fra Holbæk Forsyning A/S kr./dag/bil Ingen kr./dag Ingen kr./dag Ingen Ingen kr kr./dag/bil Ingen

50 Side 49 Renovatør foretager indsamling udenfor dét tidsrum, Renovatør må foretage indsamling uden særlig tilladelse fra Holbæk Forsyning A/S Holbæk Forsyning A/S modtager henvendelse om at Renovatør ikke stiller en beholder tilbage på plads Renovatør ikke foretager korrekt billeddokumentation og indmelding ved undladt tømning af beholder Holbæk Forsyning A/S modtager henvendelse om at Renovatør ikke har afleveret meddelelsesseddel i henhold til udbudsmateriale eller kontrakt Renovatør overholder ikke en grænse på maksimalt 5 glemmere pr fakturaperiode pr bil. Renovatør har færre end 5 glemmere pr. fakturaperiode Renovatør foretager ikke korrekt indsamling i henhold til aftale i forbindelse med ordinære tømmedage, helligdage eller vejrligsdage Renovatør foretager ikke udbedring af reklamation eller udførelse af bestilt ekstratømning i henhold til udbudsmateriale eller kontrakt 200 kr./beholder Ingen 100 kr./beholder Ingen 200 kr./adresse Ingen 200 kr./adresse Ingen 300 kr./glemmer Ingen Ingen kr./fakturaperiode kr./dag/bil Ingen 500 kr./adresse Ingen Renovatør konstateres at have sammenblandet fraktioner i forbindelse med tømning, omlastning eller aflæsning på modtageanlæg Renovatør fremsender ikke driftsrapport med krævede bilag eller anden krævet dokumentation i henhold til bestemmelser i udbudsmateriale eller kontrakt. Renovatør afleverer ikke informationsmateriale korrekt i henhold til udbudsmateriale eller kontrakt kr./dag / bil Ingen 500 kr./dag Ingen 100 kr./adresse Ingen Bod/bonus-systemet vil blive håndhævet på baggrund af registrering af alle kundehenvendelser (klager), som enten sker til Holbæk Affald A/S eller Renovatør, eller som konstateres i forbindelse med tilsyn med entreprisen. Registrering dækker i skemaet over en tømning eller en registrering af årsag til manglende tømning.

51 Side 50 Alle bodsbelagte klager/henvendelser sendes til Renovatør via EasyDialog som Bod efterfulgt af beskrivelse af afvigelsen. Renovatør har herefter mulighed for enten at acceptere boden eller lave en begrundet afvisning. I tilfælde af fortsat uenighed drøftes dette på førstkommende driftsmøde, og hvis der fortsat er uenighed om forholdet er bodsgivende, træffer Holbæk Affald A/S den endelige beslutning. Beregnet pålagt bod afregnes via fremsendt faktura fra Holbæk Affald A/S til Renovatør eller modregnes i en fra Renovatør fremsendt faktura. Prisniveauet for bod er fast igennem hele entreprisen og index-reguleres ikke. Vurderer Holbæk Affald A/S, at der er tale om misligholdelse af kontrakten, behandles sagen i henhold til afsnit 9 i kontrakten. Såvel Holbæk Affald A/S som Renovatør har ret til at offentliggøre resultatet af bo/bonus-registreringerne. 35 DRIFTSRAPPORT Renovatør skal for hver driftsperiode dokumentere at indsamlingen er foretaget rettidigt og korrekt i henhold til kontrakt. En driftsperiode udgøres af hele uger, jfr. beskrivelsen i afsnit 14 ovenfor. Renovatør skal endvidere dokumentere, at grundlaget for den af Renovatør fremsendte faktura er korrekt. Dette skal ske ved en fakturafil, som er et udtræk af alle registreringer, som Renovatør har udført i fakturaperioden. Filen skal fremsendes til Holbæk Affald A/S senest i forbindelse med faktura fra samme periode. Skabelon til fakturagrundlag fremgår eksempelvis af Bilag 5. Nedenfor er gennemgået hvorledes Holbæk Affald A/S kræver, at dokumentationen foretages. Såfremt Renovatør har konkrete ønsker til indholdet af driftsrapporten kan dette drøftes på et opstartsmøde, hvor skabelonen fra Holbæk Affald A/S overdrages til Renovatør. Opnås ikke enighed om andet gælder det, at nedenstående dokumentation skal fremsendes fra Renovatør til Holbæk Affald A/S sammen med faktura Fakturagrundlag Renovatør skal i skemaform dokumentere hvor mange tømninger samt afvigelsesregistreringer der er udført for hver beholdertype/type af delvist nedgravet udstyr i driftsperioden. Der må kun forekomme én fakturering for hver beholder pr. tømmedag, så det er Renovatørs opgave og ansvar at sikre, at der ikke faktureres dobbeltregistreringer medmindre der er grundlag for at registrere 2 gange. Renovatør skal begrunde denne afvigelse. Eksempel på fakturagrundlag er vedlagt som Bilag 5. Skemaet vil blive gennemgået på et opstartsmøde, så Renovatør har mulighed for at udarbejde systemer, der kan levere det ønskede materiale Ekstratømninger Renovatør skal anføre på beholdertype og adresseniveau hvor mange ekstratømninger udenfor rute, Renovatør har udført.

52 Side Storskrald fra indsamlingsordningen Renovatør skal dokumentere fra hvilke adresser og hvilke fraktioner, Renovatør har indsamlet storskrald og haveaffald Storskrald fra etageboligordningen Renovatør skal dokumentere fra hvilke boligselskaber med navn og afhentningsadresse samt hvilke fraktioner og mængder, Renovatør har afleveret via etageboligordningen Indeks-oplysninger Renovatør skal angive indeks og enhedspriser for de tømninger og afvigelsesregistreringer, som Renovatør har udført Glemmere og klager Holbæk Affald A/S fremsender senest den anden hverdag efter en fakturaperiode oplysninger til Renovatør om glemmere og klager fra forrige driftsperiode. Glemmere og reklamationer skal oplistes og danner baggrund for opgørelsen efter bod/bonussystemet Nøgleoversigt Renovatør skal opliste med hvilke ejendomme, der er indgået en aftale om at Renovatør har nøgle til aflåste porte, låger eller døre Gennemførte tilsyn Renovatør skal gennemføre løbende tilsyn med sine medarbejderes udførelse af opgaverne i entreprisen. Dato for tilsynet, adressen, forholdene samt resultater af tilsyn skal fremgå af driftsrapporten Indvejede mængder Renovatør skal anføre de affaldsmængder fra alle fraktioner, der er indvejet fra indsamlingsordningen. Renovatør skal endvidere for indsamlingen af rest- og bioaffald sikre sig, at de samlede, indvejede mængder på indsamlingskøretøjerne i en driftsperiode indenfor en tolerance på +/- 2 procent svarer til de mængder, som Renovatør har indvejet på modtageanlæggene. Dette skal fremgå af driftsrapporten. Såfremt tolerancen ikke overholdes skal Renovatør redegøre for afvigelsen på det efterfølgende driftsmøde.

53 Side Oversigt over anvendelse af afvigelseskoder Renovatørs medarbejdere på indsamlingen skal i Renovatørs registreringssystem angive den konkrete årsag til en undladt tømning af en tilmeldt beholder eller delvist nedgravet udstyr. Oversigt over antallet af de forskellige afvigelseskoder skal fremgå for hvert indsamlingskøretøj i driftsperioden. Oversigten kan danne baggrund for en drøftelse på et efterfølgende driftsmøde, såfremt oversigten viser, at en afvigelseskode anvendes hyppigt på et, flere eller alle indsamlingskøretøjer. Renovatør kan anvende oversigten til at sørge for at alle Renovatørs medarbejdere bedømmer forhold så ensartet som muligt Brændstofforbrug Holbæk Affald A/S aflægger årligt et grønt regnskab. Til dette skal Holbæk Affald A/S have (adgang til) Renovatørs oplysninger om brændstofforbrug på køretøjer tilknyttet indsamlingsordningen Oversigt over medarbejdere Renovatør skal for hver fakturaperiode redegøre for hvilke medarbejdere, der har været tilknyttet indsamlingsordningen. Medarbejders navn samt det telefonnummer, som medarbejderen kan kontaktes på, skal angives. Det skal angives og efter påkrav dokumenteres, hvilke (n) medarbejder, der er ansat som elev, jfr. afsnit 27 ovenfor Oversigt over anvendte køretøjer Renovatør skal for hver fakturaperiode redegøre for hvilke køretøjer, der har været anvendt. Renovatør skal redegøre for, at køretøjerne overholder de krav, der er stillet i nærværende kontrakt.