Rengøringsaftale - Egedalsvænge.

Transkript

1 Rengøringsaftale - Egedalsvænge. Mellem: (herefter benævnt ordregiver) og (herefter benævnt leverandør)

2 Ordregiver og administrator: Ordregiver: Boligforeningen 3B Afd Egedalsvænge Egedalsvænge 37B 2980 Kokkedal Kontaktperson: Lokalinspektør Michael Larsen Afd Egedalsvænge Egedalsvænge 37B 2980 Kokkedal Telefon: Administrator: Boligforeningen 3B Kronprinsessegade København K Kontaktperson: Anne Ambrosius Løvgreen Indkøbskontoret aal@3b.dk Telefon:

3 01. Aftalen Aftalens skriftlige grundlag består af: Nærværende rengøringsaftale Udbudsmateriale Tilbud fra leverandør Rengøringsaftalen udfærdiges i 2 enslydende eksemplarer, og parterne modtager hver èt eksemplar. 02. Aftalens ikrafttrædelse Ikrafttrædelsestidspunktet for nærværende aftale er: 1. maj 2013 Rengøringsaftalens varighed er 1 år, med option for 12 måneders forlængelse, hvis kvaliteten af den leverede ydelse, samt samarbejdet findes tilfredsstillende. Benyttes optionen omkring forlængelse ikke, udløber aftalen uden yderlig opsigelse. Almindelig, gensidig opsigelse af aftalen i aftaleperioden skal varsles med 3 måneder til ophør den 1. i en måned. Ved udløb af rengøringsaftalen eller ved ordregivers opsigelse af rengøringsaftalen vil leverandøren ikke være berettiget til nogen form for vederlag, goodwill tab, erstatning eller lignende. 03. Vederlag og betaling Vederlaget udgør en fast pris på kr. [skal udfyldes] pr. måned ekskl. moms. Det fakturerede beløb forfalder til betaling løbende måned plus 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. Eventuelt ekstra arbejde faktureres særskilt efter samme vilkår. 04. Ændringer/reguleringer Enhver ændring/regulering af rengøringsaftalen skal godkendes skriftligt af begge parter og udarbejdes som et underskrevet bilag til aftalen. Væsentlige ændringer i forholdene hos ordregiver, der har indflydelse på udførelsen af servicen, forpligter begge partner til forhandling om regulering fra tidspunktet for ændringen eller snarest muligt derefter. 05. Leverandørens forpligtigelser Leverandøren ansætter og aflønner det nødvendige rengøringspersonale og påtager sig dermed sædvanligt arbejdsgiveransvar. Leverandøren sikre, at alle lov- og myndighedskrav, der er gældende for virksomheden og for serviceydelsens udførelse, overholdes. Alle rengøringsmedarbejdere skal inden arbejdets påbegyndelse have modtaget ansættelsesbevis efter ansættelsesbevisloven. På ordregivers anmodning fremsender leverandøren indenfor 2 hverdage kopi af ansættelsesbevis til ordregiver.

4 Alle rengøringsmedarbejdere, skal være ansat af leverandøren eller af en godkendt underleverandør. Det er ikke tilladt for rengøringsmedarbejderne at gøre brug af egne medhjælpere, familiemedlemmer m.fl. ved arbejdets udførelse. Rengøringsmedarbejdere skal bære synligt Id-kort, udstedt af leverandøren eller en godkendt underleverandør. Kortet skal være forsynet med medarbejderens billede, og en entydig identifikation af medarbejderen (medarbejdernummer, cpr.nr. eller lignende). Rengøringsmedarbejderne skal bære ensartet og let genkendeligt arbejdstøj. Nye rengøringsmedarbejdere skal introduceres for ordregivers kontaktperson. Leverandøren er ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere, der er omfattet af disse regler, skal på kundens forlangende fremvise gyldig opholds- og arbejdstilladelse. 06. Leverandørens ansvar Leverandøren har ansvaret for at kvaliteten fastholdes på det beskrevne niveau i henhold til udbudsmaterialet. Leverandøren har ansvaret for, at det udførende personale er uddannet således at, der kan sikres et tilfredsstillende niveau for kvalitet og service. Leverandøren har ansvaret for betjening af adgangs-, styrings- og alarmsystemer samt for de af ordregiver udleverede nøgler/kort. Leverandøren har ligeledes ansvar for, at medarbejderne er instrueret i brug af ovennævnte systemer. Bortkomne nøgler/kort samt relevant omkodning af låsesystemer i denne forbindelse erstattes af leverandøren. Erstatningspligten kan dog maksimalt udgøre kr ekskl. moms. Leverandøren er ansvarlig (efter dansk rets almindelige erstatningsregler) for person og/eller tingskade forvoldt pga. fejl eller forsømmelse begået af leverandøren eller andre, som leverandøren har ansvar for. Det samme gælder ansvar for skade på fast ejendom og løsøre. Leverandøren er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder erhvervsansvarsforsikring. Kunden kan forlange dokumentation herfor. Anvender leverandøren sig af underleverandører, er leverandøren forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder de nævnte krav om forsikringsdækning. Kunden kan ligeledes forlange dokumentation herfor. Leverandøren er forpligtet til straks at meddele ordregiver, hvis der sker ændring af forsikringsselskab og/eller forsikringsbetingelser. Leverandøren er til enhver tid ansvarlig for servicemedarbejderens adfærd, samt for at ordregivers gældende husorden og regler er kendt og følges. Det er endvidere leverandørens ansvar, at alle gældende myndighedskrav overholdes.

5 Leverandøren må ikke uden ordregivers forudgående samtykke bruge ordregiver som reference. Leverandøren må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om denne aftale eller offentliggøre noget om denne aftales indhold. Leverandørens personale skal til varetagelsen af denne aftale have: o Ren straffeattest o Tilfredsstillende straffeattest, defineret som: [skal udfyldes] o Ren børneattest Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren afleverer ved aftalens ophør lokaler m.v., som eventuelt har været stillet til rådighed af ordregiver, i samme stand som ved overtagelsen bortset fra almindeligt slid og ælde. 07. Ordregivers forpligtigelser Ordregiver stiller følgende til rådighed for leverandøren: Rengøringsrum (Ordregiver har til enhver tid ret til at få adgang til lokalet) 08. Prisregulering I kontraktperioden kan priserne reguleres en gang årligt som følge af ændringer i lønomkostningerne, eller hvis leverandøren måtte ønske at sænke sine priser. Prisen kan reguleres 12 måneder efter opstart af aftalen i henhold til prisindekset for etagebyggeri. Alle prisændringer skal godkendes af ordregiver, og skal varsles mindst en måned før de nye prisers ikrafttræden. 09. Ydelser Ydelserne skal udføres i overensstemmelse med aftalen. I det omfang, at aftalen ikke giver tilstrækkelig vejledning, skal ydelsen udføres fagmæssigt korrekt og efter kendte og tilstrækkelige normer. Ydelsen skal udføres i overensstemmelse med til enhver tid gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter. Ordregiver skal oplyse om alle forhold af relevans herfor, som denne er bekendt med.

6 10. Ordensregler m.v. Det påhviler leverandøren at udvise påpasselighed med de af ordregiveren til rådighed stillede faciliteter samt forbrug af el, vand og varme. Leverandøren, og dennes ansatte, skal til enhver tid følge ordregivers, og dennes ansattes, anvisninger. Ordregiver er berettiget til at kræve erstatning fra leverandøren for beskadigelse og ødelæggelse af det udstyr m.v., der evt. er stillet til rådighed, og for hvilke skader leverandøren, efter dansk rets almindelige erstatningsregler bærer ansvaret for. Opstået skader på løsøre og genstande, der er ejet af ordregiver, skal, straks efter at skaden er sket, meddeles ordregivers kontaktperson. Ordregiver må ikke benytte leverandørens udstyr. 11. Kontrol Med udgangspunkt i Bilag 1 Kravspecifikation, skal leverandøren i hele kontraktperioden fastholde det udbudte kvalitetsniveau. Leverandøren er forpligtet til at gennemføre regelmæssig egenkontrol i et omfang, der gør, at ydelsen bliver udført tilfredsstillende. Ordregiver forbeholder sig ret til i hele kontraktperioden at gennemføre kvalitetskontrol også stikprøvebaseret kontrolbesøg af uvildig 3. mand. I den forbindelse skal leverandøren i nødvendigt omfang samarbejde og stille sig til rådighed med oplysninger m.v. Ønsker ordregiver, at leverandøren skal deltage i kontrollen, eller opfølgning af tidligere udført kontrol, vil leverandøren blive varslet med minimum 24 timer. Ved kontrol både egenkontrol, ordregivers kontrol og eventuel kontrol ved uvildig 3. mand skal nedenstående kvalitetsmodel benyttes i forbindelse med evaluering af den udførte ydelse: ***** Meget tilfredsstillende Ingen fejl eller mangler **** Tilfredsstillende Få mindre fejl eller mangler *** Mindre tilfredsstillende Flere mindre fejl eller mangler ** Utilfredsstillende Mange fejl eller mangler (mindre og grove/større) * Uacceptabelt Mange grove svigt Ved en kvalitetsbedømmelse på 4 stjerner eller mindre, skal leverandøren præsentere en handlingsplan for ordregiver med henblik på omgående at få niveauet op på 5 stjerner.

7 12. Misligholdelse Såfremt rengøringsaftalen misligholdes af en af parterne, kan aftalen ophæves af den forurettede part med 1 måneds varsel til den første i en måned og erstatningskrav kan gøres gældende efter dansk rets almindelige regler. Ved misligholdelse bestående af manglende betaling eller anden manglende opfyldelse af denne aftale, vil den forurettede part skulle fremsætte skriftligt påkrav/reklamation, hvorefter den misligholdende part får 7 dage til at rette op på misligholdelsen. Sker dette ikke, kan aftalen ophæves med 1 måneds varsel til den første i en måned. Ved gentagende kvalitetssvigt på 3 stjerner og derunder, vil aftalen kunne opsiges med henvisning til misligholdelse fra leverandørens side. Ønsker ordregiver ikke at opsige aftalen, vil nedenstående forholdsmæssige afslag af prisen, afsnit 13.0, gælde, indtil at kvaliteten af ydelsen atter er på niveau til 5 stjerner. 13. Forholdsmæssige afslag Såfremt en varslet stikprøvekontrol resulterer i en samlet bedømmelse på et af nedenstående kvalitetsniveauer udløses et forholdsmæssigt afslag på hele det månedlige vederlag. *** Mindre tilfredsstillende: Handlingsplan for udbedring fremlægges ordregiver maximalt 3 dage efter konstateret resultat. Herefter har leverandøren 4 dage til at udbedre de fundne fejl og mangler. Hvis udbedringerne ikke er tilfredsstillende udløser det et afslag på 10 % af det månedlige vederlag. ** Utilfredsstillende: Handlingsplan for udbedring fremlægges ordregiver maximalt 3 dage efter konstateret resultat. Herefter har leverandøren 4 dage til at udbedre de fundne fejl og mangler. Hvis udbedringerne ikke er tilfredsstillende udløser det et afslag på 20 % af det månedlige vederlag. * Uacceptabelt: Handlingsplan for udbedring fremlægges ordregiver maximalt 3 dage efter konstateret resultat. Herefter har leverandøren 4 dage til at udbedre de fundne fejl og mangler. Hvis udbedringerne ikke er tilfredsstillende udløser det et afslag på 40 % af det månedlige vederlag. 14. Tvist Såfremt at der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende rengøringsaftale, vil parterne gennem forhandling søge at nå frem til en løsning. Såfremt der ikke gennem forhandling findes en løsning, vil parterne gennem mediation søge at nå en løsning. Udgiften til mediator deles ligeligt mellem parterne. Såfremt der ikke findes en løsning, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved voldgift.

8 15. Force majeure m.m. I tilfælde af force majeure herunder strejke og/eller lockout bortfalder leverandørens forpligtelser. Den part, der ønsker at påberåbe sig force majeure omstændigheder, skal skriftligt meddele dette til modparten. Dersom gennemførelsen af denne aftale forhindres på grund af ovennævnte omstændigheder i mere end 3 måneder, har begge parter ret til at opsige aftalen til umiddelbart ophør. 16. Afhjælpning Konstaterede fejl/svigt skal rettes op straks efter påtale og senest i henhold til aftale med ordregiver. Såfremt leverandøren ikke iværksætter afhjælpning af de konstaterede fejl/svigt, kan ordregiver iværksætte afhjælp fra 3. part for leverandørens regning. 17. Underskrift Leverandør Ordregiver Boligforeningen 3B - Egedalsvænge