Flerbruger HVAD BETYDER FLERBRUGER... 1 OPRET BRUGER... 2 RET BRUGER... 4 FRATRÆD BRUGER... 4 BRUGER ADMIN... 4 BRUGEROPSÆTNING... 5 OPGAVER...

Transkript

1 Flerbruger Modulet Flerbruger giver adgang til flere samtidige brugere i systemet. Det vil sige at flere brugere kan være logget på samtidig med hver sit brugernavn. Brugerne kan tildeles individuelle rettigheder til systemet, alt efter hvad de skal benytte og have adgang til. HVAD BETYDER FLERBRUGER... 1 OPRET BRUGER... 2 Tildel password... 3 Brugerrettigheder... 4 RET BRUGER... 4 FRATRÆD BRUGER... 4 BRUGER ADMIN... 4 BRUGEROPSÆTNING... 5 Eksempel: Brugeropsætning af kassekladden... 5 OPGAVER... 5 Hvad betyder flerbruger Flerbruger giver flere brugere samtidig adgang til systemet. Hvis der f.eks. er købt adgang til 6 ekstra brugere, betyder det, at der kan være 7 forskellige brugernavne logget på samtidig i samme firma. Hver bruger har et brugernavn og et password. Via Hjælp-menuen/Licenser kan du se, hvor mange brugerlicenser, der er købt. Der kan oprettes et uendeligt antal brugerkonti, uanset hvor mange samtidige brugere der er købt adgang til, men der er kun samtidig adgang til det antal brugere, der er købt licens til. På brugeren kan man følge aktiviteten, dvs. hvornår der er logget ind, og hvornår der sidst har været aktivitet. Copyright Aesiras 2009 Side 1

2 Hver bruger har sin egen personlige menu (skrivebordet i systemet) og sine egne opsætninger af skærmbilleder mv. Hvis en bruger ændrer opsætningen af felternes placering i et skærmbillede, gemmes opsætningen på brugeren. Ændringen har ingen effekt på andre brugere. Der er automatisk brugerlås, der sikrer, at når én retter stamdata i systemet, er disse låst for de andre brugere. For eksempel kan to brugere ikke anvende samme kassekladde samtidigt eller arbejde med samme salgsordre eller kunde. Der er en automatisk log-ud funktion, der logger brugeren af, hvis denne ikke har været aktiv i en periode. Dermed frigives adgang til ny bruger samt de data, som brugeren eventuelt har spærret via sit arbejde med systemet. Opret bruger Brugere oprettes under Generelt/Sikkerhed/Brugere. Bruger er det brugernavn, der skal benyttes ved login. Password tildeles via Funktionsmenuen. Password er krævet, for at brugeren kan logge sig på. Når brugeren har logget sig på første gang, kan vedkommende selv ændre sit password under Generelt/Funktioner/Brugere i Funktionsmenuen. Husk at give brugeren adgangsrettigheder til menupunktet, hvis modulet Sikkerhed anvendes. I feltet Medarbejder kan evt. angives brugerens medarbejderkode. Copyright Aesiras 2009 Side 2

3 I feltet Sprog angives hvilket sprog menuer og skærmbilleder skal vises i. I feltet Log ud efter angives et tidinterval i minutter, hvorefter brugeren automatisk logges ud, hvis brugeren har været inaktiv (ikke har benyttet systemet aktivt). I et flerbrugersystem er autolog-ud især praktisk for at undgå, at brugere har glemt at logge ud og derfor spærrer for eventuelle andre brugere, der ønsker at logge på eller ønsker at benytte funktionerne, som den inaktive bruger evt. har låst. Rent sikkerhedsmæssigt er det også praktisk, at logge inaktive brugere af, således at systemet ikke står åbent for alle og enhver, mens brugeren er væk eller er gået hjem uden at lukke systemet ned. Hvis brugeren glemmer at logge sig ud på arbejdspladsen, kan brugeren alligevel logge sig på f.eks. hjemmefra eller fra en anden computer. Det betyder blot at brugeren automatisk logges fra den første computer. Hvis brugeren ikke skal logges ud automatisk sættes værdien til 0 (nul). Hvis feltet Autoeditering er markeret, er alle skærmbilleder, som brugeren åbner, altid i Rette-mode, dvs. klar til editering. Hvis ikke, skal brugeren trykke på F5 for at skifte til Rette-mode. I et flerbrugersystem er det ofte bedst at slå autoeditering fra. Forklaringen er, at autoeditering automatisk låser de data, som brugerne arbejder med og forhindrer, at andre brugere kan ændre dem. Hvis 6 brugere arbejder med systemet, og de to af dem bare er inde og kigge på hver sin kunde, så er disse to kunder reelt låst for andre brugere i mellemtiden. Det vil sige, at et rent kig kan spærre for, at andre brugere kan arbejde aktivt med de samme data. For hjælp til øvrige felter se venligst on-line hjælpen på F1-tasten. Tildel password Den nye bruger skal tildeles et password, ellers kan brugeren ikke logge på. Vælg Funktionsmenuen/Ændre adgangskode. Copyright Aesiras 2009 Side 3

4 Angiv en adgangskode og bekræft koden. Oplys brugeren om adgangskoden og fortæl, at brugeren ved første log-on kan ændre sin adgangskode via menupunktet Værktøj/Ændre adgangskode. Brugerrettigheder Som udgangspunkt har alle brugere alle rettigheder. Hvis nogle brugere skal have færre/særskilte rettigheder til menupunkter og funktioner skal modulet Sikkerhed anskaffes. Brugerrettigheder tildeles via Generelt/Sikkerhed/Brugerrettigheder. Læs mere herom i beskrivelsen til modulet Sikkerhed. Ret bruger Brugerens stamoplysninger kan altid rettes samme sted, som brugeren er oprettet: Generelt/Sikkerhed/Brugere. Selve brugernavnet kan rettes under Generelt/Funktioner/Ændre nøglefelter. Fratræd bruger Når en bruger (medarbejder) fratræder og en ny tiltræder, behøver du ikke nedlægge det fratrædende brugernavn. Du kan blot oprette den nye medarbejder med et nyt brugernavn. Gør det evt. klar i god tid før medarbejderen starter. Det anbefales ikke at genanvende eller omdøbe det fratrædende brugernavn. Bruger Admin Brugernavn Admin er som standard altid oprettet, når systemet anskaffes. Første gang der logges på systemet, benyttes brugernavn Admin og adgangskoden er også Admin. Dette bør ændres så snart systemet tages ibrug, idet standardpasswordet admin til bruger Admin er kendt hos alle brugere af systemet. Admin altid rettigheder og adgang til alt i systemet. Admin kan anvendes, hvis der blot er 1 bruger på systemet. Hvis der er flere brugere, er det ofte systemadministrator, der benytter Admin brugernavnet. Det mest hensigtsmæssige er, at reservere Admin til brug kun ved systemopgaver og oprette brugernavne til alle til almindelig daglig brug af systemet. En almindelig bruger har som udgangspunkt alle rettigheder, med mindre modulet Sikkerhed anvendes så har brugeren som udgangspunkt ingen rettigheder. Copyright Aesiras 2009 Side 4

5 Brugeropsætning Hver bruger har sin egen personlige side og sin egen opsætning af skærmbilleder og afgrænsningsfelter til rapporter. Se beskrivelsen af Personlig side i bogen Økonomistyring i praksis. Hvis brugeren ændrer opsætning af skærmbilleder og afgrænsninger til rapporter, gemmes opsætningen på brugernavnet. Det vil sige, at ændringer ikke påvirker de andre brugere. Eksempel: Brugeropsætning af kassekladden Eksempelvis kan det være nyttigt at hver bruger kan designe sin egen kassekladde-opsætning med de felter, brugeren benytter alt efter arbejdsfunktion. Her er et eksempel på en bruger, der bogfører almindelige finansbilag og har brug for Afdelinger, Kostcentre, Formål og Projekter: Opsætningen gemmes på denne brugers ID. Her er et eksempel på en bruger, der bogfører indbetalinger, der er brug for felter til Åbne poster, kasserabat osv. Opsætningen gemmes på denne brugers ID. Opgaver På Personlig side for brugeren findes rubrikken Mine opgaver. Det er en oversigt over udestående/ventende opgaver og actions, der bør gives opmærksomhed samt huller i opsætningen af systemet og integrationen til Finans. Bruger Admin ser altid alle udestående opgaver. De enkelte opgaver kan endvidere tildeles en specifik bruger. Copyright Aesiras 2009 Side 5

6 En oversigt over opgaverne findes under Generelt/Opsætning/Opgaver. Her angives den specifikke bruger i feltet Bruger: Hvis opgaven Momsangivelse (manglende momsangivelse) kun skal vises til Bruger Janne, angives Janne i feltet Bruger: Copyright Aesiras 2009 Side 6