Forretningsorden for bestyrelsen. Behandlet og godkendt på bestyrelsesmødet d

Transkript

1 Bilag til vedtægterne for Odder lille Friskole Forretningsorden for bestyrelsen. Behandlet og godkendt på bestyrelsesmødet d Version 5.2

2 Indholdsfortegnelse 1. Indkaldelse af generalforsamling Afholdelse af generalforsamling Konstituerende bestyrelsesmøde Faste udvalg og deres kommissorier Årets bestyrelsesmøder Afstemningsprocedurer i bestyrelsen Tavshedspligt Inhabilitet Udtræden af bestyrelsen i utide Indskrivningsprocedure Procedure ved ansættelser af fastansat personale Samarbejde med skoleleder Andres deltagelse i bestyrelsesmøder Samarbejde med de ansatte Samarbejde med forældrene Procedure ved manglende overholdelse af forældrearbejdsforpligtelse Skolelederens og formandens stående bemyndigelser Bestyrelsesmedlemmers udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet Intern revisionsbestemmelse Budgetlægning Fripladstilskud Forældrekredsens tilsynsforpligtelse Retten til indsigt i skolens forhold Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden Appendix A - Faste udvalg m.m Vers. 5.2 Side 2 af 12 Marts 2013

3 1. Indkaldelse af generalforsamling Formanden træffer aftaler og kan delegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse. A. Skolekredsen skal gøres opmærksom på, at forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være skriftligt indgivet til bestyrelsen senest 15. marts, jf. vedtægternes 7 stk3. B. Dette annonceres i løbet af januar eller februar måned på og ved almindeligt brev jf. vedtægternes 7 stk2. C. På bestyrelsesmøde i marts/april skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende punkter behandles: i. Forslag til dirigent og protokolfører. Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet? ii. Klargøring af bestyrelsens beretning iii. Forretningsorden for generalforsamling af d gennemgås. iv. Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer. v. Godkendelse af oplæg til forelæggelse af årsregnskab og budget. vi. Bestyrelsens forslag til skolepenge og forældrenes arbejdsforpligtigelse. vii. Forslag til tilsynsførende på forældrekredsens valgmøde jf. vedtægternes 6, stk. 3. viii. Generalforsamlingstraktement og andre praktiske aftaler (evt. m. støttekredsen). ix. Godkendelse af dagsorden og sikre, at den indeholder både skolekredsens og forældrekredsens valgmøder samt aftale udsendelse m.v. i henhold til vedtægt 7,3. 2. Afholdelse af generalforsamling A. Formanden udarbejder beretning, som fremlægges for bestyrelsen på det forberedende møde før generalforsamlingen. Formanden kan efter aftale delegere dele af årsberetningen til skoleleder, kasserer og udvalgsformænd, idet formanden stadig er ansvarshavende. Bestyrelsens beretning offentliggøres umiddelbart efter generalforsamlingen. B. Kassereren forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med økonomiudvalget. C. Skolelederen sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, overhead-projektor m.v. til generalforsamlingen. Særlige ønsker aftales senest dagen før. D. Dirigenten leder generalforsamlingen i.h.t. Forretningsorden for afvikling af generalforsamlinger i Odder Lille Friskoles skolekreds af E. I pausen på skolekredsens generalforsamling afholder forældrekredsen selvstændigt møde med valg af forældrekredsrepræsentanter til bestyrelsen og evt. valg af tilsynsførende. Vers. 5.2 Side 3 af 12 Marts 2013

4 3.Konstituerende bestyrelsesmøde Formanden træffer aftaler og kan delegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse. A. Dato for konstituerende bestyrelsesmøde fremgår af liste over bestyrelsesmøder, der er besluttet året før. Indkaldelse og mødeafvikling foregår i henhold til 5 B. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse som forretningsministerium. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. Den afgående formand er således fungerende formand, indtil ny formand er valgt. Der er således til enhver tid én og kun en formand for bestyrelsen. C. De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer får umiddelbart efter generalforsamlingen udleveret vedtægt, budget, seneste årsregnskab, forretningsorden, friskolelov, forvaltningslovens kapitel 2, tilskudsbekendtgørelse, lokalaftale og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet. D. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, protokolfører og udvalgsposter. Hvis blot ét medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. E. Dagsordenen for det konstituerende bestyrelsesmøde skal mindst indeholde følgende punkter: i. Sikring af, at alle nye bestyrelsesmedlemmer har fået det under pkt. C nævnte materiale. ii. Gennemgang af gældende forretningsorden. iii. Gennemgang af kommissorium for faste udvalg. iv. Konstituering. v. Udarbejdelse af mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Der skal afholdes mindst 8 ordinære møder mellem de ordinære generalforsamlinger. Se også ne-denstående 5 vi. Bestyrelsen afholder internt et til to temamøder årligt. vii. Desuden deltager bestyrelsen i mindst et møde med alle lærerne. 4. Faste udvalg og deres kommissorier Se Appendix A for en oversigt over de aktuelle udvalg på OLF, deres sammensætning og kommissorier. Der gælder med mindre andet er nævnt under det enkelte udvalg - følgende generelle retningslinier for udvalgene. Forretningsorden for udvalg (gælder både faste og midlertidige udvalg):. A. Alle udvalg har et bestyrelsesmedlem som kontaktperson, der er bindeled mellem udvalg og bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmet behøver ikke være medlem af udvalget. B. Hvor det er relevant bør udvalgene primært bestå af skolekredsmedlemmer, der ikke er bestyrelsesmedlemmer. Dette er dels, for at aflaste bestyrelsen, dels, for at så mange som muligt får mulighed for at engagere sig. C. Ved udvalgets oprettelse defineres de overordnede rammer for udvalgets arbejdsområde, og tilføjes Appendix A til nærværende forretningsorden. D. Som hovedregel er det udvalgets opgave at forberede konkrete sager til fremlæggelse for bestyrelsen til beslutning, og at forestå at beslutningen realiseres. E. I sager der vedrører skolens hverdag er udvalgene forpligtet til at inddrage personalet i sagsbehandlingen. F. På det konstituerende bestyrelsesmøde fastlægges bestyrelsens deltagelse i de forskellige udvalg. G. Hvis ikke alle poster er besat efter sommerferien, bør udvalgene aktivt søge nye medlemmer i skolekredsen. H. Udvalgsformanden sikrer, at der skrives referat til bestyrelsen, og at der informeres på om udvalgtes arbejde. I. Mindst en gang årligt skal en repræsentant for udvalget fremlægge resultater og planer for bestyrelsen. J. Midlertidige udvalg, er ad hoc udvalg, der ikke forventes at skulle arbejde i mere end 6 måneder. K. Bestyrelsen vedligeholder til stadighed en liste med godkendte udvalg, bestyrelseskontaktpersoner og deltagere. Listen findes på hjemmesiden. 5. Årets bestyrelsesmøder Formanden træffer aftaler og kan delegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse. Vers. 5.2 Side 4 af 12 Marts 2013

5 A. Dagsorden udarbejdes af forretningsudvalget. Den udsendes sammen med alt bilagsmateriale til besty-relsesmedlemmerne senest 4 hverdage før mødet, og offentliggøres samtidigt for skolekredsen ved op-slag på OLF og på skolens hjemmeside. B. Forud fastlagte dagsordenspunkter fremgår af bestyrelsens mødeplan. Øvrige punkter skal normalt være formanden i hænde senest 8 dage før mødet. C. Bestyrelsesmøder afholdes i henhold til årsplanen - jf. 3, E, v) og kan suppleres efter behov. D. Bestyrelsen afholder endvidere møde, hvis blot ét bestyrelsesmedlem udtrykker ønske herom. (jf. vedtægterne 12 stk. 2) E. Næstformanden overtager de opgaver, som i henhold til forretningsordenen henhører under formanden, i tilfælde af, at denne har forfald. F. Formanden leder bestyrelsesmøderne. G. Alle væsentlige beslutninger føres til protokols af protokolføreren. Det fremgår af dagsordenen, hvad der er beslutningspunkter. Konstateret inhabilitet skal indføres i protokollen. Det protokollerede læses op inden mødets afslutning til godkendelse og underskrift. Ethvert medlem har ret til kort at få protokolleret sin afvigende mening. H. Der udarbejdes et referat af bestyrelsesmødet. Dette referat har til formål at være: i. bestyrelsens arbejdspapir til opfølgning på interne aftaler ii. gengivelse af væsentlige drøftelser iii. gengivelse af beslutninger Personsager refereres ikke. Referatet udsendes senest ugedagen efter mødet til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, skoleleder, souschef og lærerrepræsentant. I. Sammen med referatet vedligeholdes en aktivitetsliste, der er et internt arbejdspapir i bestyrelsen. Aktivitetslisten indeholder primært de aktiviteter bestyrelsen har planlagt at gennemføre i den nærmeste fremtid, med oplysninger om ansvar og deadlines. J. Har referenten ikke modtaget væsentlige kommentarer til referatet senest 4 dage efter udsendelse anses referatet for godkendt. Alle væsentlige kommentarer skal behandles på førstkommende bestyrelsesmøde for endelig godkendelse. Eller referenten kan udsende en tilrettet udgave, der igen er 4 dages kommen-teringsfrist på. K. Referenten sikrer, at det godkendte referat offentliggøres på L. Referenthvervet går på skift blandt bestyrelsesmedlemmerne (formanden er dog undtaget) eller der kan udpeges en fast referent. M. For at sikre information til forældrekredsen vil bestyrelsen, når det er relevant, udarbejde indlæg på for at fortælle om bestyrelsesarbejdet. Således at skolekredsen er orienteret om arbejdet i bestyrelsen. N. På hvert møde orienterer skoleleder og formand om aktuelle sager, der dels er informationer, der i princippet er tilstrækkelig beskrevet i dagsordenen med bilag, og som kun gøres til genstand for yderligere bemærknin-ger, hvis der er spørgsmål eller kommentarer, dels er henvisninger til indkomne informationer, som interes-serede kan gennemse eller få kopi af på skolens kontor. Alle disse sager kræver ikke en egentlig behandling af bestyrelsen. Hvis der under meddelelserne opstår behov for debat, kan det ske under eventuelt eller sættes på som punkt til næste møde. O. I øvrigt indgår følgende faste punkter i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år: Hvert møde 0. Valg af referent 1. Godkendelse af dagsorden og punkter til eventuelt 2. Godkendelse af sidste referat v/referenten 3. Efterretningssager (meddelelser) v/formand, skoleleder, lærerådsformand & udvalgskontakter 4. Beslutningssager, ifm. hvilke beslutningsgrundlaget beskrives i dagsordenen v/forslagsstiller 5. Næste møde: Dato og tid fastslås og noteres i referat med allerede kendte punkter til næste dagsorden. 6. Beslutningsprotokollen oplæses og underskrives. 7. Eventuelt. 8. Eventuelt evaluering af mødet Mindst kvartalsvis 9. Budgetkontrol v/kasseren Mindst halvårligt 10. Estimater (Budgetrevision), jf. 20. v/kasseren Årligt 11. Konstituering (apr/maj), jf Årsplan (maj) Vers. 5.2 Side 5 af 12 Marts 2013

6 13. Budgetdrøftelse (nov), jf Budgetvedtagelse (nov - jan), jf Planlægning af generalforsaml. (mar/apr) jf. 1. Efter behov 16. Godkendelse af flerårigt budget 17. Princip- og holdningsdrøftelser 18. Nedsættelse af udvalg 19. Læreransættelser (normalt i maj) 20. Elevindskrivning, dispensation (hele året), jf Afstemningsprocedurer i bestyrelsen Formanden er ansvarlig for korrekt gennemførelse af afstemninger i henhold til vedtægternes 12, stk.5. A. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis 4 (ud af 7) medlemmer deltager i mødet. Alle sager kan afgøres ved almindeligt flertal. Hvis blot ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 7.Tavshedspligt Formanden er ansvarlig for overholdelse af vedtægternes 13 stk.1. A. Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages: Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation m.v. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil. 8. Inhabilitet Formanden er ansvarlig for overholdelse af vedtægternes 13 stk.1 A. Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde: Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald. Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed. I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. B. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelse eller behandling af pågældende sag. C. Ansattes ægtefæller kan vælges til bestyrelsen, men vil være at betragte som inhabile i alle sager vedr. de ansatte samt alle øvrige sager, hvor et flertal i bestyrelsen anser vedkommende for inhabil. 9. Udtræden af bestyrelsen i utide Formanden er ansvarlige for korrekt behandling i henhold til nedenstående: A. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende skriftligt orientere bestyrelsen - eventuel begrundelse for ønsket om udtrædelse er frivillig. Vers. 5.2 Side 6 af 12 Marts 2013

7 B. Udtrædelse af bestyrelsen kan kun ske med varsel indtil næste bestyrelsesmøde, hvor en suppleant kan indtræde i stedet. C. Suppleanten vil efter tur være på valg, som det medlem, der er blevet erstattet. D. Hvis der ikke er suppleanter til at indtræde i bestyrelsen, skal pågældende forblive i bestyrelsen indtil nye bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter er blevet valgt på en ekstraordinær generalforsamling i det relevante vælgende organ. E. Hvis det er formanden, der ønsker at udtræde, skal ny konstituering gennemføres på førstkommende bestyrelsesmøde. Næstformanden er konstitueret formand indtil ny formand er valgt. F. Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker orlov fra bestyrelsesarbejdet, kan dette bevilges for max. 9 mdr. Suppleanten vil i sådanne tilfælde indtræde midlertidigt i bestyrelsen; dog kun frem til næste ordinære generalforsamlingen. 10. Indskrivningsprocedure A. Skolelederen udfører arbejdet og er ansvarlig for overholdelse af procedurer. B. Bestyrelsen skal påse, at procedurerne virker efter hensigten. C. Skolelederen kan indskrive elever i samarbejde med lærerne efter følgende retningslinier, som kun kan fraviges af bestyrelsen: D. Optagelser af elever efter starten af 0. klasse sker altid i samråd mellem farvegruppelærer og skoleleder udfra følgende retningslinier: i. Inden en elev optages på Odder Lille Friskole, har elev og skole gensidigt en måneds prøvetid. ii. Der kan ikke etableres prøvetid for elever som ikke kan optages iii. Der kan, under forudsætning af visiterbarhed, indskrives 16 elever i hver klasse, samt 18 elever i de første 4 klasser, hvor en sådan mulighed måtte opstå. iv. Kun i enkeltstående tilfælde, og med bestyrelsens forudgående godkendelse, optages elever med særlige vanskeligheder, og aldrig vanskeligheder, der indebærer at en elev har behov for struktur, regelmæssighed og forudsigelighed. v. Der er mellem elever i hver familiegruppe. vi. Hver storgruppe har max. 6 timer/uge alene med 1 lærer, ved 130 elever reduceres dette antal. vii. Der optages max. 168 elever på Odder Lille Friskole. viii. Det tilstræbes at farvegrupperne sammensættes efter ligelig kønsfordeling ix. Dispensation fra ovenstående kan kun undtagelsesvis gives af et flertal i bestyrelse. x. Der foregår indskrivning og optagelse hele året. 11. Procedure ved ansættelser af fastansat personale Formanden og skolelederen er ansvarlige for opgavernes udførelse i henhold til vedtægternes 14 stk.6. A. Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg jf. 4. Efter aftale med formanden udformer lederen annonce, som bringes i relevante medier efter lederens skøn under hensyntagen til økonomien. B. Faste stillinger slås altid op. C. Alle bestyrelsesmedlemmer og fastansat personale gives mulighed for at læse ansøgningerne og give deres anbefaling af, hvem der skal til samtale. D. Ansættelsesudvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler og gennemfører disse.. Udvalget beslutter herefter hvem der skal indstilles til ansættelse. Lederen indstiller til bestyrelsen på ansættelsesudvalgets vegne i henhold til vedtægternes 14 stk. 6. E. På baggrund af skolelederens indstilling og eventuelle mindretalsudtalelser, drøfter bestyrelsen den foreliggende ansættelse. Kan der ikke opnås flertal for indstillingen, kan der indkaldes yderligere ansøgere til samtale med ansættelsesudvalget. Der kan i den forbindelse nedsættes et nyt ansættelsesudvalg. Ved fortsat uenighed træffer bestyrelsen den endelige beslutning om ansættelse. F. Bestyrelsen fastlægger ansættelsesproceduren for lederansættelser forud for hver enkelt ansættelse. G. Ansættelse af pedel & kontoransatte varetages indenfor budgettets rammer af skolelederen. Vers. 5.2 Side 7 af 12 Marts 2013

8 H. Ved ansættelser og afskedigelser tilstræbes det at følge undervisningsminsteriets Vejledning om en række spørgsmål i forbindelse med ansættelse og afskedigelse Råd og Vink af Samarbejde med skoleleder Samarbejdet med skolelederen er reguleret i lederens ansættelsesbrev med tillæg, hvortil henvises. 13. Andres deltagelse i bestyrelsesmøder Jfr. Vedtægternes 11 stk.4. A. Lærerrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af ansættelsesproblemer. B. Skolelederen/ lærerrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen. C. Skolens souschef kan indbydes til at deltage i bestyrelsesmøder efter samme retningslinier som lærerrepræsentanten. D. Bestyrelsens møder er åbne for skolekredsens medlemmer og elevrepræsentanter. E. Ved behandling af personsager og andre sager omfattet af tavshedspligt jf. 7, kan bestyrelsen beslutte at lukke mødet. 14. Samarbejde med de ansatte A. Bestyrelsen (samarbejdsudvalget) og lærerne deltager årligt i mindst et fællesmøde mellem bestyrelse og medarbejderne. B. De ansatte kan gennem lærerrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Lærerrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kollegaer. C. Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, kan vedkommende ikke beholde sit tillidshverv. D. Bestyrelsesmedlemmerne har mulighed for at deltage i lærernes pædagogiske dage 15. Samarbejde med forældrene A. Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske såvel som samarbejdsmæssige problemstillinger fra skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske og samarbejdsmæssige problemer. Hvis lederen/lærerne ik-ke kan magte et problem, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger. B. Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med lærerne. Permanent bortvisning skal godkendes af bestyrelsen. C. Vedrørende Forældrerådet henvises til Appendix A. D. Forældrene til børn på 5. klassetrin er ansvarlige for undervisning og SFO på lærernes pædagogisk dag i januar/februar E. Sodavandsdiskotek arrangeres af forældrene til børn på 7. klassetrin. F. Skolefesten arrangeres af forældrene til børn på 8. klassetrin. G. Skolekredsen har ret til at blive hørt ved et orienterings- og debatmøde forud for væsentlige beslutninger. 16. Procedure ved manglende overholdelse af forældrearbejdsforpligtelse A. Holdlederen, det være sig bygge-, have- eller rengøringsholdleder, indberetter til det ansvarlige udvalg f.eks. rengøringsudvalget, hvis nogle på holdet ikke udfører deres opgave. Dette kan evt. ske via logbog. B. Udvalget finder/aftaler en afløsningsopgave sammen med pågældende. Vers. 5.2 Side 8 af 12 Marts 2013

9 C. Udføres denne ikke, overdrager udvalget sagen til forretningsudvalget. Det kontakter pågældende for at holdningsbearbejde og for at finde en for alle parter acceptabel løsning. Dette vil typisk være gennem en gensidig aftale om en afløsningsopgave af omfang svarende til restancen. D. Overholdes aftalen ikke, indstiller forretningsudvalget til bestyrelsen, at der iværksættes sanktioner. Sanktionsmulighederne er de samme som ved manglende betaling af skolepenge, dvs. at pågældendes barn/børn ikke længere kan gå på skolen. E. Sanktionen meddeles skriftligt med angivelse af en frist for at bringe forholdene i orden. F. Overholdes fristen ikke træder sanktionen i kraft umiddelbart herefter. 17. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser: A. Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne. B. Skolelederen træffer beslutning om elevindskrivning, dog jf. 10. C. Skolelederen kan midlertidigt bortvise elever. Permanent bortvisning skal altid godkendes af bestyrelsen, efter indstilling fra skolelederen. D. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen. E. Formand og skoleleder underskriver ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Skolelederen underskriver ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse. I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med refusion fra Vikarkassen. 18. Bestyrelsesmedlemmers udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet A. Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Der kan ydes konkret godtgørelse for dokumenterede porto- og telefonudgifter samt kørselsgodtgørelse efter statens takster. B. Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for uddannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af regnskabsfører og refunderes. 19. Intern revisionsbestemmelse Revisionsprotokollen udsendes til medlemmerne sammen med det reviderede regnskab. 20. Budgetlægning A. Kommenteret budget udarbejdes af økonomiudvalget efter oplæg fra kasserer, regnskabsfører og skole-leder. Budgetgodkendelse sker i to tempi: i. Inden årets udgang gennemarbejdes budgettet og et udkast godkendes af bestyrelsen. ii. Når statstilskuddet endeligt kendes i begyndelsen af januar, indarbejdes dette i budgettet der deref-ter endeligt godkendes af bestyrelsen inden udgangen af januar. I januar måned må skolelederen agere i henhold til det godkendte budgetudkast. B. Mindst hvert tredje år udarbejdes 5-årigt budget. C. Der udarbejdes desuden estimater (budgetrevisioner) efter behov i årets løb. Dog som et minimum forår og efterår, hvor efterårsestimatet danner grundlag for næste års budget. 21. Fripladstilskud Fordelingen sker i henhold til Friskolelov og tilskudsbekendtgørelse samt bestemmelser fra Fripladsudvalget. A. Rammen for fripladstilskuddet fastlægges sammen med budgettet for næste år. B. Rammen der øger det statslige fripladstilskud, fastsættes ud fra et ønske om at hjælpe de forældre, der har sværest ved at klare det rent økonomisk. C. Selve fordelingen sker i henhold til den offentlige vejledning. Vers. 5.2 Side 9 af 12 Marts 2013

10 D. Skoleleder og regnskabsfører foretager den konkrete fordeling. Begge har tavshedspligt. 22. Forældrekredsens tilsynsforpligtelse Jfr. Vedtægternes 4 stk. 2, 6 og 14 stk.2. A. Der er p.t. ikke aftalt nærmere retningslinier for opfyldelsen af forældrekredsens overordnede tilsynsforpligtelse. Det er derfor indtil videre op til den enkelte forælder selv at vurdere undervisningen, og tage ansvar for sine børns indlæring. B. Der er generel adgang for forældrene til at deltage i undervisningen. 23. Retten til indsigt i skolens forhold Er tilstrækkeligt beskrevet i vedtægternes 15, hvortil henvises. 24. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter, jfr. vedtægternes 12 stk.1. A. Ændringer kan vedtages på bestyrelsesmøder, hvor ændring af forretningsordenen forud for mødet er påført dagsordenen. Der skal sammen med dagsordenen være udsendt skriftligt ændringsforslag med grundig argumentation. Ændringsforslag kan vedtages af 2/3 af den samlede bestyrelse. Opstår der en særlig situation, kan bestyrelsen dog afvige forretningsordenen, såfremt der er enstemmighed herom. B. Dog kan Appendix A vedr. udvalg ændres uden selvstændig godkendelse af forretningsordenen, når de nødvendige oplysninger fremgår af referatet. Ændringen indarbejdes blot i næste revision inden udsendelse. C. Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved ministeriets godkendelse af de nye vedtægter o o o 0 o o o Appendix A - Faste udvalg m.m. P.t. findes følgende faste udvalg: Forretningsudvalg (FU): Sammensætning: Formand og skoleleder, samt evt. et bestyrelsesmedlem. Kommissorium: Forretningsudvalget forbereder bestyrelsens møder og træffer afgørelse i hastesager. FU kan desuden behandle administrative spørgsmål før de forelægges bestyrelsen for endelig beslutning. FU forbereder generalforsamlingen. Vers. 5.2 Side 10 af 12 Marts 2013

11 Økonomiudvalg (ØU): Sammensætning: Kasserer, et andet bestyrelsesmedlem & skoleleder samt evt. forældrerepræsentant. Souschef er også velkommen til at deltage i møderne. Kommissorium: ØU ledes af kasseren. ØU behandler alle spørgsmål vedr. skolens økonomi, således at gennemarbejdede beslutningsoplæg kan forelægges bestyrelsen. Spørgsmål af økonomisk karakter kan kun ekstraordinært forelægges bestyrelsen direkte. Samarbejdsudvalg (SU): Sammensætning: Næstformand og lærerrådsrepræsentant. Kommissorium: Formålet er at skabe øget dialog mellem bestyrelse, ansatte og elever ved OLF. SU ledes af næstformanden. SU arr. min. et årligt fællesmøde mellem bestyrelse, medarbejderne ved OLF samt evt. repræsentanter fra eleverne på OLF (f.eks. Kometerne, elevråd, elevrådsformand). SU kan lave oplæg til og sørge for behandling af pædagogiske og samarbejdsmæssige spørgsmål før de forelægges bestyrelsen til godkendelse med evt. efterfølgende endelig beslutning i skolekredsen. Ansættelsesudvalg (AU): Sammensætning: AU skal som minimum bestå af 1 bestyrelsesmedlem, skoleleder og medarbejderrepræsentant, men kan sammensættes med flere deltagere, såfremt det findes hensigtsmæssigt. Kommissorium: AU nedsættes forud for hver ansættelse. Se også forretningsordenens 7 og 11 Byggeudvalg (BU): Sammensætning: 4-6 forældre med interesse for og viden om bygningsvedligehold. Desuden skolens pedel og 1 bestyrelsesrepræsentant. Kommissorium: Byggeudvalget (BU) har indstillings- og rådgivningskompetence omkring skolens bygningsvedligehold og nybyggeri. Skoleleder og bestyrelsen har ansvaret. BU har ansvaret for planlægning og koordinering af forældrearbejde i forbindelse med det årlige bygningsvedligehold og ved nybyggeri Udvalget udarbejder og reviderer løbende skolens langsigtede bygningsvedligeholdelsesplan På baggrund af vedligeholdelsesplanen udarbejder udvalget en plan for årets aktuelle vedligeholdelsesarbejde. Dette sker inden den årlige budgetlægning, så de økonomiske rammer kan aftales med bestyrelsen. BU følger løbende forbruget. På baggrund af årets aktuelle vedligeholdelsesopgaver, udgiver udvalget sammen med haveudvalget senest 1. maj Byggeplanen, hvor årets arbejdsopgaver, i henhold til den generalforsamlingsvedtagne arbejdsforpligtigelse, fremgår BU kan tage initiativer til projekter udenfor vedligeholdelsesplanen. Disse får selvstændigt budget og godkendes af bestyrelsen inden årets budgetlægning.. Have/legepladsudvalg (HU): Sammensætning: 3-5 forældre med interesse for haven og legepladsen samt 1 bestyrelsesmedlem. Kommissorium: Ansvarlig for vedligehold og løbende forbedring af udenomsarealerne og byggeavisens af-snit om samme. Rengøringsudvalg (RU): Sammensætning: 1-2 forældre samt 1 bestyrelsesmedlem. Kommissorium: Udvalget skal organisere forældrerengøringen på skolen i henhold til den generalforsamlingsvedtagne arbejdsforpligtigelse. Forsømmelsessager fra såvel BU, HU som RU behandles af bestyrelsen efter indstilling fra udvalgene. Hjemmesideudvalg (3WU): Sammensætning: 1-2 forældre samt 1 bestyrelsesmedlem. Kommissorium: Skal sikre at politikken for OLF's hjemmeside bliver fulgt og tage initiativer, så hjemmesiden opfylder sine formål og fortsat bliver udviklet. Hvert år laves en udviklingsplan, der godkendes af bestyrelsen samt en kort evalueringsrapport med besøgsstatistik m.m.. Udvalget er ikke nødvendigvis praktisk udførende, men kan delegere opgaver til forældre /ansatte. IT-udvalg (ITU): Sammensætning: 1-2-bestyrelsesmedlemmer, 2-3 forældre og 2 lærerrepræsentanter. Kommissorium: Rådgive, påvirke og medvirke til processerne omkring anvendelsen af IT på OLF. Være rådgivende og til dels initierende omkring IT-relaterede investeringer (hardware, software, licensaftaler m.m.) ForældreForum (FFO): Sammensætning: 4-6 forældre samt 1 bestyrelsesmedlem. Kommissorium: Skabe et forum, hvor forældre kan mødes, udveksle erfaringer, holdninger og diskutere Vers. 5.2 Side 11 af 12 Marts 2013

12 Forretningsorden for Odder lille Friskoles Bestyrelse skolen, samt styrke kommunikationen mellem forældre og medvirke til at bestyrelse, ledelse og lærere er orienterede om, hvad der rører sig i forældrekredsen. Støttekredsen (ej best.udvalg) Støttekredsen er en selvstændig forening. Vers. 5.2 Side 12 af 12 Marts 2013