5-x. Sagsbehandling og sagsbehandlingstid i Erstatningsnævnet herunder periode hvor sagen lå stille

Transkript

1 5-x. Sagsbehandling og sagsbehandlingstid i Erstatningsnævnet herunder periode hvor sagen lå stille Sagsbehandlingstid En ung mand søgte den 21. september 2004 Erstatningsnævnet om erstatning efter at han havde været udsat for vold. Den 28. juni 2005 traf nævnet afgørelse i sagen. Ud af en samlet sagsbehandlingstid på over 9 måneder lå sagen stille i 7½ måned før nævnet tog fat på at ekspedere den. Nævnet underrettede ikke manden om hvorfor den sagsbehandlingstid på mellem 2 og 6 måneder som han var blevet lovet fra starten, ikke kunne overholdes. Nævnet svarede heller ikke på rykkerbreve sendt i februar og april 2005 eller på telefoniske rykkere. Ombudsmanden mente samlet set at sagsbehandlingen, herunder sagsbehandlingstiden, i Erstatningsnævnet havde været meget beklagelig. Han mente i den forbindelse at det var kritisabelt at nævnet over for en politimester havde oplyst at klageren var blevet orienteret om at sagen var sendt videre til politiet, når det ikke var tilfældet. Det var også kritisabelt at klageren var blevet orienteret om at fremtidige ansøgninger burde sendes til politiet, når det heller ikke var tilfældet. Ombudsmanden henstillede til nævnet at overveje om det ville medføre en mere effektiv sagsbehandling hvis der straks blev foretaget en indledende undersøgelse (visitation) af alle sager der modtages i nævnet. Ombudsmanden henstillede også til nævnet at overveje om det på en hensigtsmæssig måde kunne gøre ansøgere opmærksom på hvilket materiale og hvilke blanketter der utvivlsomt var brug for i forbindelse med sagsbehandlingen. (J.nr ). Det fremgik af sagens akter at advokat A s klient den 8. november 2003 blev udsat for vold. Han blev tildelt flere skaller, og i den forbindelse vred han om på

2 sit højre knæ. Dette medførte at han måtte sygemeldes fra sit arbejde til og med den 4. januar Der blev afsagt dom i straffesagen ved Retten i X-by den og ved Østre Landsret den. Under sagens behandling i byretten blev der nedlagt påstand om erstatning og godtgørelse som tiltalte størrelsesmæssigt godkendte med kr ,89, hvilket blev taget til følge af retsformanden. Landsretten stadfæstede byrettens dom, men behandlede ikke erstatningsopgørelsen. Den 21. september 2004 fremsendte A på vegne af sin klient ansøgning til Erstatningsnævnet om erstatning i medfør af offererstatningsloven. Den 12. oktober 2004 oversendte Erstatningsnævnet ansøgningen til Politimesteren i X-by. Nævnet skrev: Vedlagt fremsendes ansøgning om erstatning efter offererstatningsloven fra (B), cpr.nr. ( ). De bedes returnere ansøgningen til nævnet vedlagt alle relevante akter, jf. nævnets forretningsorden, bekendtgørelse nr. 808 af , 6. Ansøgerens advokat er samtidig orienteret om, at sagen er videresendt til Dem, og om at fremtidige ansøgninger bør indsendes via politiet. Samme dag bekræftede Erstatningsnævnet modtagelsen af A s ansøgning over for hende. Nævnet skrev bl.a.: Nævnet har den modtaget Deres ansøgning om erstatning. Der vil gå mellem 2 og 6 måneder, før nævnet begynder at behandle ansøgningen. De kan læse mere om nævnets arbejde på Hvis De ikke allerede har fremsendt dokumentation for Deres krav, kan De lette ekspeditionen af sagen ved nu at gøre det. Dokumentationen kan bestå af f.eks. kvitteringer for køb af medicin, lægeerklæring vedrørende sygeperiode eller erklæring fra Deres arbejdsgiver om mistet indtægt som følge af skaden. Nævnet kan uden tilladelse fra Dem afkræve andre, f.eks. Deres læge eller kommunen, de oplysninger, der er nødvendige for sagens behandling. Der var i brevet intet anført om oversendelsen til Politimesteren i X-by. Ej heller blev A orienteret om at fremtidige ansøgninger burde indsendes direkte til

3 politiet. Politimesteren i X-by returnerede ansøgningen til Erstatningsnævnet den 2. november 2004 og vedlagde domsudskrifter fra begge instanser. Den 15. november 2004 sendte politiet supplerende sagsakter til Erstatningsnævnet. Den 22. november 2004 skrev Erstatningsnævnet på ny til A. Det anførtes bl.a.: Nævnet har den modtaget ansøgning om erstatning vedrørende Deres klient. Der vil gå mellem 2 og 6 måneder, før nævnet begynder at behandle ansøgningen. Nævnet skal i den forbindelse anmode Dem om i fremtiden at indsende erstatningsansøgninger til nævnet via politiet, jf. nævnets forretningsorden (bkg. 808 af ) 6. Dette vil normalt lette ekspeditionen af sagen, idet politiet videresender ansøgningen til nævnet tillige med sagens akter, der således ikke skal rekvireres særskilt af nævnet. De kan læse mere om nævnets arbejde på Brevet var i øvrigt identisk med nævnets brev af 12. oktober Den 16. februar 2005 sendte A yderligere et krav til Erstatningsnævnet, idet hendes klient havde haft udgifter til fysioterapi. Desuden spurgte hun Erstatningsnævnet hvornår sagen forventedes færdigbehandlet. I brev af 18. april 2005 spurgte A på ny nævnet hvornår nævnet forventede at sagen var færdigbehandlet. Den 10. maj 2005 sendte Erstatningsnævnet et brev til A hvor nævnet opfordrede hende til at dokumentere og specificere sin klients krav. Nævnet skrev: De bedes nærmere specificere og dokumentere Deres klients krav. Idet Deres klient søger om godtgørelse for svie og smerte, skal Deres klients praktiserende læge udfylde vedlagte lægeerklæring og sende den tilbage til nævnet. Af erklæringen skal endvidere fremgå, at Deres klients behandling hos fysioterapeut er lægehenvist, alene som følge af tilskadekomsten den

4 2003. Når erklæringen er modtaget i nævnet, vil der blive truffet afgørelse om erstatning af udgift til fysioterapeutisk behandling. Udgiften til erklæringen vil blive betalt af nævnet. Nævnet vil træffe afgørelse om erstatning for udgift til fysioterapi, når ovenstående lægeerklæring er modtaget. Idet De også søger erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, skal De indsende en erklæring fra Deres klients arbejdsgiver, der dokumenterer beløbets størrelse. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste er forskellen mellem Deres klients normale løn og sygeløn/sygedagpenge. Det fremgår af erstatningsansvarslovens 2. De bedes derfor oplyse og dokumentere, hvilke beløb Deres klient har modtaget i sygeløn/sygedagpenge. Hvis Deres klient ikke har modtaget sygeløn/sygedagpenge, bedes De oplyse årsagen hertil. Endelig har De søgt om erstatning af udgift til transport. De bedes nærmere dokumentere kravet. Det bemærkes, at eventuel erstatning for denne udgift vil blive dækket efter statens km-takst, der i 2003 udgjorde 1,60 kr. pr. km. Nævnet foretager sig ikke mere i sagen, medmindre De på ny retter henvendelse hertil. Samme dag oversendte Erstatningsnævnet sagens akter til Politimesteren i X-by. Nævnet skrev: Vedlagt fremsendes kopi af nævnets afgørelse af dags dato. Sagens akter vedlægges. Den 11. maj 2005 skrev A til Erstatningsnævnet. Hun anførte bl.a.: Det er derfor særdeles kritisabelt at jeg ved brev af den 10/ knapt 8 måneder efter fremsendelsen til nævnet får meddelelse om, at der særskilt skal indhentes lægeerklæring samt udfærdiges en særskilt redegørelse for tabt arbejdsfortjeneste samt dokumentere krav vedrørende transport. Som jeg ser det underbygger brevet at Erstatningsnævnet må antages ikke overhovedet at have læst det modtagne materiale igennem. Jeg er af den opfattelse at lovens [lov om erstatning fra staten til ofre for forbrydelser; min bemærkning] 11 a, stk. 2, ikke bør finde anvendelse hvor kravet har været så

5 grundigt behandlet. Det fremgår blandt andet at man havde indsigelser mod transportgodtgørelseskravet. Den 12. maj 2005 ringede A til Erstatningsnævnet for telefonisk at udtrykke sin utilfredshed med nævnets brev af 10. maj. Ifølge et telefonreferat på sagen oplyste hun at hun fandt at spørgsmålet om svie og smerte har været drøftet så grundigt i retten, at det er et retskrav, selv om det er anerkendt. Ifølge referatet oplyste Erstatningsnævnet A om at dette ikke er tilfældet. Desuden oplyste Erstatningsnævnet at der ikke på sagen lå bilag fra hende. Derfor blev det aftalt at hun skulle sende bilagene igen. A sendte de aftalte bilag til Erstatningsnævnet samme dag. I følgebrevet anførte hun nogle forklarende kommentarer til de otte bilag. Desuden skrev hun: Jeg forventer at modtage en meget hurtig afgørelse, idet jeg på ny gør opmærksom på at (B) er i stærkt bekneb for det omhandlede beløb. Den lægeerklæring som nævnet ønskede, blev udarbejdet den 27. maj 2005 og herefter fremsendt til nævnet, som modtog den den 30. maj Den 24. maj 2005 modtog jeg A s klage af 20. maj I klagen redegjorde hun for sagsforløbet og anførte at hun fandt sagsbehandlingen kritisabel. Den 13. juni 2005 bad jeg Erstatningsnævnet om en udtalelse i anledning af A s klage over sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden. Jeg skrev bl.a.: Det er fast antaget i ombudsmandspraksis at myndigheden bør give den der er part i en sag, underretning når sagsbehandlingen trækker ud. Vejledende retningslinjer er nærmere beskrevet i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, navnlig punkt 206 og 207. Jeg beder i den forbindelse Erstatningsnævnet om en datoliste over de foretagne ekspeditioner med angivelse af i hvilket omfang klageren har modtaget underretning. I overensstemmelse med Justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling mv. beder jeg også om oplysninger om hvorvidt Erstatningsnævnet har opstillet målsætninger for hvor hurtigt man vil forsøge at behandle sager af denne type. I bekræftende fald bedes nævnet nærmere oplyse hvilke mål for sagsbehandlingstiden der er opstillet for perioden

6 2004/2005. Den 28. juni 2005 traf Erstatningsnævnet afgørelse i sagen. Nævnet tilkendte A s klient kr ,89 i erstatning for tabt arbejdsfortjeneste og kr i godtgørelse for svie og smerte. Disse beløb var i overensstemmelse med erstatningsopgørelsen, som var vedlagt A s klients ansøgning til nævnet. Erstatningsnævnet afslog at erstatte A s klients udgifter til fysioterapi. Dette begrundede nævnet med at hendes klient var omfattet af en ulykkesforsikring. Vedrørende transportomkostninger og godtgørelse for tort bemærkede nævnet: Nævnet har forstået Deres klients ansøgning om erstatning/godtgørelse således, at Deres klient over for nævnet har frafaldet krav om erstatning for transportomkostninger samt godtgørelse for tort. I anledning af A s klage til mig over sagsbehandlingen bemærkede nævnet videre i brevet af 28. juni 2005 bl.a.: De har i klagen blandt andet anført, at De på trods af flere rykkere herfor ved breve af den og af den samt to telefonsamtaler ikke siden nævnets brev til Dem af modtog underretning om, hvornår Deres klients ansøgning om erstatning kunne forventes behandlet i nævnet. Nævnet skal i den anledning beklage den lange sagsbehandlingstid. Nævnet skal endvidere beklage, at De ikke modtog underretning om, at nævnet ikke havde nået at tage Deres klients ansøgning om erstatning under behandling inden for den i nævnets brev af nævnte frist på 2-6 måneder, samt oplysning om hvorpå sagen beroede. Nævnet kan i den forbindelse oplyse, at den lange sagsbehandlingstid navnlig skyldes, at der for tiden er et stort antal sager under ekspedition i nævnet. Nævnet skal endelig beklage, at Deres skriftlige og telefoniske rykkere ikke blev besvaret. Der henvises i øvrigt til nævnets udtalelse til ombudsmanden af i dag. Kopi af nævnets udtalelse til ombudsmanden vedlægges. Som omtalt i Erstatningsnævnets afgørelse til A afgav nævnet samme dag en udtalelse til mig. Nævnet anførte følgende i sin udtalelse:

7 1. Folketingets Ombudsmand har ved brev af anmodet Erstatningsnævnet om en udtalelse i anledning af en klage indgivet af advokat (A) på vegne af (B). Ombudsmanden har endvidere bedt om, at nævnet fremsender en datoliste over de foretagne ekspeditioner med angivelse af, i hvilket omfang advokat (A) har modtaget underretning. I den anledning vedlægges kopi af nævnets sagsakter. Nævnet har forstået brevet fra advokat (A) således, at advokaten klager over såvel sagsbehandlingstiden som sagsbehandlingen i nævnet. 2. For så vidt angår klagen over nævnets sagsbehandlingstid, kan nævnet oplyse følgende: Nævnet modtog den ansøgningen om erstatning fra (B). Ansøgningen var sendt direkte til nævnet af advokat (A). Efter Erstatningsnævnets forretningsorden, bekendtgørelse nr. 808 af 19. november 1998, 6 skal ansøgning om erstatning efter offererstatningsloven indleveres til politimesteren (politidirektøren) i den politikreds, hvor anmeldelse af lovovertrædelsen har fundet sted. Politiet videresender herefter sagen til nævnet vedlagt sagens relevante akter. Hvis en ansøgning ikke fremsendes via politiet, fremsender nævnet rutinemæssigt en meddelelse til politiet om, at nævnet har modtaget en ansøgning om erstatning i sagen. Samtidig anmodes om fremsendelse af sagens akter, når sagens behandling er afsluttet hos politiet eller i retten. Ansøgeren eller ansøgerens advokat får samtidig meddelelse herom. Ved brev af fremsendte nævnet ansøgning om erstatning fra (B) til Politimesteren i (X)-by, med anmodning om fremsendelse af sagens akter. Ved brev af underrettede nævnet advokat (A) om, at der ville gå mellem 2 og 6 måneder, før nævnet ville begynde at behandle ansøgningen. Nævnet modtog den sagens akter samt ansøgningen fra politiet. Nævnet sendte efterfølgende den ved en fejl endnu en underretning til advokat (A) med oplysning om, at nævnet havde modtaget ansøgningen om erstatning fra (B). Nævnet oplyste endvidere, at der ville gå

8 mellem 2 og 6 måneder, før nævnet ville begynde at behandle ansøgningen. Den anmodede nævnet advokat (A) om nærmere at specificere og dokumentere (B) s krav. Nævnet har i perioden fra den og indtil den ikke givet advokat (A) yderligere underretning om, hvornår sagen kunne forventes behandlet i nævnet. Nævnet har på den baggrund i dag over for advokat (A) beklaget, at advokaten ikke modtog underretning om, at nævnet ikke havde nået at tage ansøgningen om erstatning under behandling inden for den i nævnets brev af nævnte frist på 2-6 måneder, samt oplysning om hvorpå sagen beroede. Nævnet har endvidere over for advokaten beklaget, at nævnet ikke har besvaret advokatens skriftlige og telefoniske rykkere i sagen. Nævnet har endelig beklaget den lange sagsbehandlingstid. Kopi af nævnets afgørelse vedlægges til orientering. 3. Nævnet har endvidere forstået advokat (A) s brev således, at hun klager over, at nævnet foretager en materiel prøvelse af den ved Retten i (X)-by tilkendte godtgørelse/erstatning for svie og smerte samt tabt arbejdsfortjeneste, idet erstatningskravene efter advokatens opfattelse var tilstrækkeligt dokumenterede i retten. Efter offererstatningslovens 11 a, stk. 1, betaler nævnet i de tilfælde, hvor skadelidtes krav på erstatning og godtgørelse fra skadevolderen er afgjort ved dom, erstatning med det beløb, som er fastsat ved dommen. Efter lovens 11 a, stk. 2, gælder dette dog ikke, når skadevolderen har anerkendt kravet eller dets størrelse. I disse tilfælde har retten ikke foretaget nogen prøvelse af erstatningskravet. Nævnet er derfor ikke bundet af dommens bestemmelse om erstatning. Da skadevolderen må anses for størrelsesmæssigt at have anerkendt (B) s krav om godtgørelse/erstatning for svie og smerte samt tabt arbejdsfortjeneste, er nævnet ikke bundet af erstatningsfastsættelsen ved Retten i (X)-bys straffedom af ( ). Retten i (X)-by har ved straffedom af ( ) ikke foretaget nogen materiel prøvelse af erstatningskravet.

9 Nævnet havde ikke fra advokat (A) modtaget de bilag (1-8), som var blevet fremlagt i retten. Nævnet anmodede derfor ved brev af advokaten om nærmere dokumentation for (B) s ansøgning om godtgørelse/erstatning. 4. Ombudsmanden har endvidere anmodet nævnet om at oplyse, hvilke mål der er opstillet for sagsbehandlingstiden i 2004/2005. Erstatningsnævnet kan i den anledning oplyse, at nævnet siden 2003 har fastsat mål for sagernes såkaldte liggetid. Liggetiden er den tid, der går fra nævnet modtager en sag, til sagen tages under ekspedition. Det var nævnets mål i 2004, under forudsætning af en uændret sagstilgang, at opnå en reduktion i antallet af ventende sager fra 468 sager til cirka 350 sager pr. 1. december 2004, svarende til en liggetid på omkring 6 uger. På grund af en betydelig stigning i antallet af uekspederede sager er liggetiden imidlertid øget fra 2 til 3 måneder ved udgangen af 2003 til mellem 2 og 6 måneder ved udgangen af Det er nævnets mål i 2005, at liggetiden pr. 1. december er nedbragt til ca. 3 måneder. Der foreligger for tiden ingen statiske oplysninger om den tid, der i alt går, fra en sag modtages i nævnet, til en sag er endelig afgjort. Nævnet kan i den forbindelse oplyse, at der i sommeren 2005 vil blive etableret en arbejdsgruppe, der skal undersøge, hvordan nævnet i fremtiden vil kunne redegøre for den samlede sagsbehandlingstid i nævnets sager. Arbejdsgruppen forventes at afslutte sit arbejde inden udgangen af 2005, således at nævnet fra 2006 løbende kan redegøre for sagernes sagsbehandlingstid og ikke kun liggetiden. Nævnet har endvidere som led i sine indsatspunkter for 2005 fastsat en række delmål for nævnets sagsbehandlingstid i form af frister for forskellige ekspeditioner, for eksempel afsendelse af kvittering for sagens modtagelse, betaling af regninger og besvarelse af breve af forskellig karakter. Kopi af nævnets handlingsplan for 2004 samt indsatspunkter for 2005 vedlægges.

10 Der vedlægges endvidere en oversigt over nævnets delmål for sagsbehandlingstiden. Kopi af dette brev er i dag fremsendt til advokat (A). Den 2. august 2005 fremkom A med bemærkninger til Erstatningsnævnets udtalelse. Hun skrev bl.a.: Erstatningsnævnet skriver i sit brev af den 12/ at ekspeditionen kan lettes ved at fremsende dokumentation vedrørende (B) s krav. I brev af den 22/ ændres formuleringen således at det heraf fremgår at politiet er blevet anmodet om at fremsende sagens akter til Erstatningsnævnet. Erstatningsnævnet nævner på dette tidspunkt intet om at det modtagne materiale skulle være ufyldestgørende. Da jeg er bekendt med at erstatningsopgørelsen i straffesagen er på 2 sider samt at alle poster dokumenteres ved fremlæggelse af bilag 1 til 8, gør jeg naturligvis ikke yderligere i den lange venteperiode på mere end et halvt år. Det er således ganske utilfredsstillende at Erstatningsnævnet ikke i sin bekræftelse nævner hvilken dokumentation der skal fremsendes for at lette sagsbehandlingen, og heller ikke nævner i sit brev hvilke sagsakter man har modtaget fra politimyndigheden. Såfremt man havde gjort dette, kunne jeg allerede i november 2004 have fremsendt den foreliggende, og meget uddybende, dokumentation. Den 17. august 2005 meddelte Erstatningsnævnet mig at man på baggrund af A s brev fortsat henholdt sig til nævnets udtalelse af 28. juni Ombudsmandens udtalelse I min afsluttende udtalelse til A skrev jeg bl.a.: Jeg forstår Deres bemærkninger i brev af 2. august 2005 sådan at De fastholdt Deres klage over sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden, men at De ikke er utilfreds med selve indholdet af Erstatningsnævnets afgørelse af 28. juni 2005.

11 Den samlede sagsbehandlingstid Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle bestemmelser om en myndigheds sagsbehandlingstid. Spørgsmålet om hvornår sagsbehandlingstiden overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt. Ud over den samlede sagsbehandlingstid må man tage andre forhold i betragtning. En nærmere bedømmelse af den samlede sagsbehandlingstid kræver en vurdering af sagens art og eventuelt også sagens konkrete omstændigheder. Der må således tages hensyn til i hvilken udstrækning en korrekt behandling af sagen har krævet indhentelse af (yderligere) oplysninger eller gennemførelse af andre tids- og ressourcekrævende processkridt. Der må desuden tages hensyn til om sagens afgørelse når sagen i øvrigt er klar til afgørelse er mere eller mindre kompliceret, og om sagen af hensyn til parten eller andre private eller offentlige interesser må anses for mere eller mindre hastende. Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (optaget i Retsinformation ( som VEJ nr af 4. december 1986) indeholder følgende retningslinjer under punkt angående svarfrister mv.: 205. Forvaltningsloven indeholder ikke generelle regler om sagsbehandlingstiden. Baggrunden herfor er bl.a., at de opgaver, der udføres af den offentlige forvaltning, er af så forskellig karakter og omfang, at det ikke vil være muligt i en lov, der skal gælde for hele den offentlige forvaltning, at fastsætte bestemte regler for sagsbehandlingstiden, som med rimelighed vil kunne håndhæves ved domstolene. Derimod kan der på baggrund af Folketingets Ombudsmands udtalelser om, hvad der med hensyn til sagsbehandlingstiden må antages at følge af almindelig god forvaltningsskik, gives nogle vejledende regler om sagsbehandlingens tilrettelæggelse, herunder om underretning til den, der er part i en sag, om den forventede sagsbehandlingstid. Ombudsmanden har i nogle afgørelser også peget på, at myndighederne med henblik på at sikre, at sager ikke henligger i længere tid, inden afgørelse træffes, og at sager ikke bliver glemt og derfor ikke afgjort, bør oprette tilstrækkeligt EFFEKTIVE ERINDRINGSSYSTEMER.

12 206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge. Se endvidere Jens Olsen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 622 ff. Fra Erstatningsnævnet modtog Deres klage den 22. september 2004, og indtil nævnet traf afgørelse i sagen den 28. juni 2005, gik der i alt mere end 9 måneder. Jeg må lægge til grund at der ud over nævnets brev af 22. november 2004 til Dem ikke er sket ekspeditioner i sagen fra den 16. november 2004, hvor sagen blev modtaget retur fra politiet, til afsendelsen af brevet af 10. maj 2005, dvs. i næsten 6 måneder. Erstatningsnævnet har beklaget den lange sagsbehandlingstid over for mig. Jeg kan tilslutte mig nævnets beklagelse, idet det på grund af sagens relativt ukomplicerede karakter også er min opfattelse at Erstatningsnævnets sagsbehandlingstid har været for lang. Manglende orientering om hvornår sagen kunne forventes behandlet Af Justitsministeriets ovennævnte vejledning til forvaltningsloven fremgår det af punkt 206 og 207 at hvis en forvaltningsmyndighed ikke kan træffe afgørelse i en sag inden for en rimelig tid, bør myndigheden give parten oplysning om årsagen til dette og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at kunne træffe afgørelse. Tilsvarende bør myndigheden underrette parten hvis

13 behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt. Erstatningsnævnet bekræftede den 12. oktober 2004 modtagelsen af Deres klage og anførte at der ville gå mellem 2 og 6 måneder før nævnet ville begynde at behandle ansøgningen. Erstatningsnævnet bekræftede på ny modtagelse af Deres klients ansøgning den 22. november Nævnet har i sin udtalelse af 28. juni 2005 til mig oplyst at dette var en fejl. Erstatningsnævnet har i sin udtalelse til mig beklaget at De i perioden fra 12. oktober 2004 til 10. maj 2005 ikke modtog underretning om at sagsbehandlingen ville trække ud, og om hvad forsinkelsen skyldtes. Jeg er enig i nævnets beklagelse heraf. Manglende besvarelse af rykkerbreve Det fremgår endvidere af vejledningens punkt 208 at rykkerskrivelser fra den der er part i sagen, som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, i almindelighed bør besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om hvorfor sagen endnu ikke er færdigbehandlet, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge. Jeg henviser endvidere til f.eks. Jens Olsen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 644 ff (særligt s. 646), og til Folketingets Ombudsmands beretning for 2000, s. 496 ff. Erstatningsnævnet har beklaget at nævnet ikke besvarede Deres rykkerbreve af 16. februar 2005 og 18. april På sidstnævnte tidspunkt var der gået omkring de 6 måneder som Erstatningsnævnet anførte som den maksimale tid der ville gå før nævnet ville begynde at behandle sagen, og De havde intet hørt fra nævnet siden det fejlagtigt udsendte brev af 22. november Deres rykkere må utvivlsomt anses for at have været rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden. Det er dermed min opfattelse at nævnet ikke har forholdt sig i overensstemmelse med punkt 208 i den nævnte vejledning til forvaltningsloven. Jeg er derfor enig i nævnets beklagelse.

14 Orientering om videresendelse til politiet På trods af at nævnet den 12. oktober 2004 sendte Dem en bekræftelse på modtagelsen af Deres klients ansøgning, fremsendte Erstatningsnævnet den 22. november 2004 endnu en bekræftelse på modtagelsen til Dem. Nævnet har i brev af 28. juni 2005 til mig oplyst at den sidste bekræftelse blev afsendt ved en fejl. Nævnet anmodede Dem i brevet af 22. november 2004 om at De for fremtiden indsendte erstatningsansøgninger til nævnet via politiet. Herudover var brevet identisk med nævnets brev af 12. oktober 2004; bl.a. bemærkede nævnet således igen at der ville gå mellem 2 og 6 måneder, før nævnet begynder at behandle ansøgningen. I Erstatningsnævnets brev af 12. oktober 2004 til Politimesteren i (X)-by bemærkede nævnet over for politiet at De var orienteret om at sagen var videresendt til politiet, og at De var orienteret om at fremtidige ansøgninger burde indsendes via politiet. Dette var imidlertid ikke korrekt. Bemærkningen om at fremtidige ansøgninger burde indsendes via politiet, blev først fremsat over for Dem i brevet af 22. november 2004, og der var hverken i brevet til Dem af 12. oktober 2004 eller i brevet af 22. november 2004 bemærket noget om at ansøgningen var blevet videresendt til Politimesteren i (X)-by den 12. oktober Jeg mener at det er kritisabelt at Erstatningsnævnet over for Politimesteren i (X)-by oplyste at De var underrettet om at sagen var oversendt til politiet, og at De var orienteret om at fremtidige ansøgninger burde indsendes via politiet, når dette ikke var tilfældet. Tidspunktet for anmodningen om særlig dokumentation (liggetiden) Jeg går ud fra at årsagen til at Erstatningsnævnet først anmodede om særlig dokumentation 7-8 måneder efter at ansøgningen blev modtaget i Erstatningsnævnet, er at Erstatningsnævnet først på dette tidspunkt havde læst Deres ansøgning igennem og vurderet behovet for yderligere oplysning af sagen. Den tid der går fra modtagelsen af en sag til den behandles, benævnes

15 liggetiden i Erstatningsnævnets udtalelse af 28. juni I Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling mv. bemærkes følgende om sagsbehandlingsrutiner: 1. Det er et grundlæggende krav til forvaltningen, at afgørelser skal træffes så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt. Spørgsmålet om, hvor hurtigt en forvaltningsmyndighed kan behandle sine sager, er bl.a. et spørgsmål om, hvilke sagsbehandlingsrutiner myndigheden følger. Generelt bør myndighederne tilrettelægge sagsbehandlingen således, at der hurtigst muligt efter modtagelsen af en henvendelse foretages en første gennemgang og vurdering af sagen bl.a. med henblik på at afklare, om man er rette myndighed, eller om henvendelsen skal videresendes til en anden del af den samme myndighed eller eventuelt til en anden myndighed. Er man rette myndighed, må der tages stilling til, hvilke sagsbehandlingsskridt sagen giver anledning til. Med en sådan screening eller visitation, der foretages hurtigt efter modtagelsen, kan det sikres, at der ikke indtræder unødige forsinkelser f.eks. ved, at en henvendelse ligger i lang tid, inden den videresendes til rette vedkommende, eller ved, at myndigheden først lang tid efter sagens modtagelse indhenter udtalelser til brug for sagens behandling. En sådan fremgangsmåde giver også mulighed for en hurtig afklaring af, om sagen er af hastende karakter og derfor bør prioriteres. Jeg kan desuden oplyse at Rigsrevisionen i marts 2006 afleverede en beretning (RB A502/06) til statsrevisorerne om sagsbehandlingstider i 6 statslige nævn, herunder Erstatningsnævnet. Liggetiden opdeles i denne beretning i dels en indledende liggetid, forstået som perioden fra sagens akter modtages i nævnet, til eventuelle høringssvar modtages, og sagen fordeles til en sagsbehandler, dels en liggetid i løbet af sagsbehandlingen, f.eks. som følge af at høringssvar ikke umiddelbart sendes videre til partshøring hos sagens andre parter, eller at færdigbehandlede sager venter på at blive sat på nævnsmøde. Af denne beretning fremgår følgende vedrørende Erstatningsnævnets

16 liggetid inden sagsbehandlingen påbegyndes: 31. I Erstatningsnævnet vurderer Rigsrevisionen ligeledes, at der typisk er tale om en indledende liggetid på 3 måneder eller mere. I efteråret 2005 var den ifølge Justitsministeriets oplysninger til Folketinget 5-9 måneder. Angående liggetiden efter at sagsbehandlingen er påbegyndt, udtaler Rigsrevisionen: 40. I Erstatningsnævnet forløb sagsbehandlingen uden unødige liggetider, efter at sagsbehandlingen var igangsat. I Deres sag var den indledende liggetid ca. 7½ måned, idet denne må regnes som perioden fra modtagelsen af ansøgningen i nævnet den 23. september 2004 til det første reelle sagsbehandlingsskridt, dvs. brevet af 10. maj 2005, hvor nævnet anmodede om yderligere dokumentation. Liggetiden efter at sagsbehandlingen blev igangsat, må antages at være under en måned, idet denne må regnes fra Erstatningsnævnet den 30. maj 2005 modtog lægeerklæringen fra Deres klients læge, til nævnet traf afgørelse i sagen den 28. juni Liggetiden efter at sagsbehandlingen i Erstatningsnævnet var igangsat, giver mig ikke anledning til bemærkninger. Derimod er det min opfattelse at de 7½ måned der hengik fra sagen blev modtaget i nævnet, til sagen blev undergivet en indledende undersøgelse med henblik på at fremskaffe nødvendig dokumentation, er for lang tid. Selvom det er min opfattelse at en vis liggetid er uundgåelig, mener jeg at Erstatningsnævnets indledende liggetid på 7½ måned er beklagelig. Jeg har noteret mig at Erstatningsnævnets målsætning er at liggetiden i nævnet forkortes. Jeg henstiller at nævnet overvejer hvorvidt det vil medføre en mere effektiv og hurtigere sagsbehandling hvis alle modtagne sager straks undergives en indledende undersøgelse (visitation) med henblik på eventuelt at anmode ansøgeren om fremsendelse af yderligere materiale der utvivlsomt er påkrævet til sagens oplysning. Jeg henstiller også at Erstatningsnævnet overvejer hvorvidt nævnet på en hensigtsmæssig måde kan gøre ansøgere opmærksom på inden de indsender deres ansøgning hvilket materiale og hvilke blanketter der utvivlsomt er brug

17 for i forbindelse med sagsbehandlingen. Jeg har noteret mig at det ikke fremgår af Erstatningsnævnets ansøgningsskema hvilke tabsposter der skal dokumenteres, og på hvilken måde. Nævnet kunne i denne forbindelse overveje om det ikke ville være hensigtsmæssigt at anføre dette på ansøgningsskemaet. Det fremgår f.eks. af Erstatningsnævnets brev af 10. maj 2005 at en ansøgning om godtgørelse for svie og smerte altid kræver at ansøgerens læge udfylder en blanket som er udarbejdet af Erstatningsnævnet. Jeg har bemærket at ovennævnte oplysninger fremgår af Erstatningsnævnets hjemmeside ( men dette er efter min opfattelse ikke tilstrækkeligt til at opfylde behovet for vejledning. Samlet vurdering af sagsbehandlingen Samlet set er det min opfattelse at sagsbehandlingen, herunder sagsbehandlingstiden, i nævnet har været meget beklagelig. Jeg har samtidig hermed gjort Erstatningsnævnet bekendt med min opfattelse. Jeg har endvidere bedt nævnet underrette mig om resultatet af nævnets overvejelser angående min henstilling vedrørende den indledende visitation af de indkomne sager samt min henstilling vedrørende vejledning af ansøgere inden ansøgningen indsendes. Nævnet svarede bl.a. følgende i brev af 23. maj 2006: Nævnet skal i den anledning oplyse, at der ved modtagelsen af nye ansøgninger i nævnet allerede i dag foretages en indledende visitation bl.a. med henblik på hurtigt at indhente eventuelt manglende akter mv. I forbindelse med den indledende visitation vurderes det endvidere, om det er muligt og om sagen er egnet til at blive udtaget til hurtig behandling på det foreliggende grundlag (såkaldt forlodssager). Disse forlodssager, der som udgangspunkt behandles inden en måned fra sagens modtagelse, udgør for tiden ca. 30 procent af det samlede antal modtagne nye sager. I forbindelse med den endelige

18 sagsbehandling kan der dog vise sig at være behov for at indhente yderligere oplysninger og dokumentation. Ombudsmanden henstiller endvidere, at nævnet overvejer, hvorvidt nævnet på en hensigtsmæssig måde kan gøre ansøgere opmærksom på inden de indsender deres ansøgning hvilket materiale og hvilke blanketter, der utvivlsomt er brug for i forbindelse med sagsbehandlingen. Herunder henstilles det, at nævnet overvejer, om det ikke ville være hensigtsmæssigt at anføre i nævnets ansøgningsskema, hvilke tabsposter, der skal dokumenteres, og på hvilken måde. Nævnet skal i den anledning oplyse, at behovet for dokumentation varierer fra sag til sag. En stor del af sagerne afgøres således uden indhentelse af yderligere dokumentation. Det drejer sig f.eks. om nævnets forlodssager. Forlodssagerne omfatter bl.a. sager, hvor nævnet er bundet af rettens afgørelse om godtgørelse og/eller erstatning, jf. offererstatningslovens 11 a, stk. 1 og 2. Endvidere er det i en række sager muligt at tilkende godtgørelse og/eller erstatning på baggrund af oplysninger om den lidte skade, som den er beskrevet i retsbøger, skadestuerapporter, politiattester mv. Det skal i den forbindelse bemærkes, at nævnet som udgangspunkt kun betaler udgifterne til f.eks. lægeerklæringer, udtalelser mv. i forbindelse med nævnets sagsbehandling, hvis nævnet har anmodet ansøger om at indhente den pågældende lægeerklæring mv. Hvis skadelidte indhenter lægeerklæringer mv., inden ansøgningen indsendes til nævnet, sker dette for egen risiko og regning. Nævnet refunderer kun udgifterne hertil, hvis sagen er omfattet af offererstatningsloven, og der har været behov for at inddrage den pågældende dokumentation i nævnets sagsbehandling. Da en række sager som nævnt kan afgøres uden indhentelse af yderligere dokumentation, vil det kunne påføre ansøgerne unødvendige sagsomkostninger, dels i form af udgifter forbundet med indhentelse af den pågældende dokumentation, dels i form af øgede udgifter til eventuel advokatrepræsentation. På denne baggrund finder nævnet det ikke umiddelbart muligt eller hensigtsmæssigt at angive i det fortrykte ansøgningsskema, hvilken

19 dokumentation der altid er behov for, og på hvilken måde dokumentationen skal foreligge. Ombudsmandens bemærkninger vil dog indgå i nævnets løbende overvejelser om mulige forbedringer af ansøgningsskemaet. Jeg meddelte derefter at jeg havde noteret mig indholdet af Erstatningsnævnets svar, og at jeg herefter ikke foretog mig mere i sagen.