DELTAG I EFFEKTIVE MØDER 2017

Transkript

1 INVITATION TIL OFFENTLIGE VIRKSOMHEDER DELTAG I EFFEKTIVE MØDER 2017 ET NETVÆRKSPROJEKT MED FOKUS, FREMDRIFT OG RESULTATER

2 INDHOLD PROJEKTET KORT... 3 OM MØDETEKNOLOGIEN.. 4 UDTALELSER. 5 FOKUS OG VÆRDI... 6 DE TRE FALDGRUBER DET FÅR DU MED. 8 DET PRAKTISKE

3 PROJEKTET KORT INSTIGATOR inviterer til projekt Effektive Møder, der i 2017 er målrettet offentlige virksomheder og organisationer. Formålet med projektet er, at klæde dig på til at udvikle en stærkere mødekultur med mere fokus og et effektivt tidsforbrug. I 2016 gennemførte INSTIGATOR et pilotforsøg med ledere og konsulenter i Region Midtjylland. Tal herfra indikerer, at interne møder kan effektiviseres med op til 20% ved at fokusere på én simpel og nemt implementerbar mødeteknologi. Du inviteres hermed til at udforske det potentiale, der ligger i denne teknologi. I projekt Effektive Møder 2017 får du og din virksomhed en uddannelse, faglig rådgivning og et stærkt lærende netværk med andre offentlige virksomheder. Du får derudover et målingsværktøj til at dokumentere effekten og erfaringerne. 3

4 OM MØDETEKNOLOGIEN Den største hindring for dit effektive møde er snak, der ikke tjener mødets formål. Når vi ryger ud af en tangent opstår der en risiko for støjende overkommunikation og: misforståelser samarbejdsproblemer faldende produktivitet forringet innovationsevne frustration og stress. Silent Co-creation er en mødeteknologi baseret på enkle principper, der handler om at benytte intelligente mellemrum i møder. Helt konkret afbryder du tale på strategiske tidspunkter i mødet og faciliterer korte intervaller af kollektiv stilhed. Du kan reducere overkommunikation markant ved at vekselvirke mellem tale og refleksion. Erfaringer fra flere offentlige virksomheder peger på Silent Co-creation som en tidseffektiv mødeteknologi, der samtidig kan styrke samarbejdet. Silent Co-creation har bl.a. vist sig at: styrke fokus og kommunikation accelerere beslutningsprocesser sikre balance ml. intro- og ekstroverte optimere videndeling give teams oplevelse af samhørighed. Teknologien er ikke konsulentbåret, og dens anvendelse kan læres af ledere såvel som medarbejdere, hvilket er projektets formål. 4

5 UDTALELSER Jeg kan kun anbefale Silent Co-Creation. I Region Midtjylland - Specialområde Hjerneskade har vi startet "projekt Silent Co-Creation i praksis", hvor vi startede med 4 timers fantastisk workshop med Bastian, hvorefter vores ledere og konsulenter var klar til SCC mødefacilitering. Vi måler på forskellige indikatorer, i samarbejde med Bastian, og kan se, at på væsentlige områder i mødet, ser vi en indikation på, at kvaliteten af mødet er steget med op til 20%. Glæder mig til at se de næste målinger! SCC er tilpas simpelt til at gå i gang med, og tilpas kompliceret til, at der altid er nyt at lære. - Morten Randløv, Driftsleder, Region Midtjylland Specialområde Hjerneskade Jeg oplevede kollektiv stilhed som et stærkt teambuildende redskab, der samtidig gav koncentration og konstruktivt arbejde. Ved at facilitere gruppe-øvelser i delvis stilhed fik vi en række værdifulde indsigter på bordet, som måske ikke ville være opnået ved en traditionel workshop fyldt med snak. - Inge Rasmussen, UU leder, Københavns Kommune Vi har, i Finansforbundet i sektion Kursus og Karriere, fået ny inspiration af Bastian Overgaard til nye måder at arbejde og holde møder på. Det var der flere overraskelser i. Først og fremmest blev vi tvunget til at være endnu skarpere i vores formuleringer end vi plejer, det var en mere rolig og behagelig måde at dele viden på og vi var imponerede over hvor effektivt tiden blev udnyttet. Bastian demonstrerede en række nye metoder hvor tavsheden fik plads. Dejligt! Vi er kommet til at holde af det vi først oplevede som akavet og pinligt, men som faktisk blev naturligt og rart at være i. Vi drøftede hvordan ord og tale kan komme til at stå i vejen for vores arbejde og vores resultater. Tavshed, pauser, restriktioner på taletid og tavse øvelser kan noget når det, som her, blev brugt så præcist og med et så bevidst mål for øje. En ekstra gevinst var at følelsen af at være et godt stærkt team blev forstærket. Vi vil nu udvikle på og arbejde videre med hvordan den inspiration Bastian Overgaard kom med kan bruges når vi selv underviser eller er mødeledere - Anne Tellerup, Faglig koordinator, Finansforbundet * Alle kunder har udtalt sig efter praktisk anvendelse af Silent Co-creation. Se flere fra bl.a. Esbjerg Kommune, Oticon og Ingeniørforeningen på 5

6 FOKUS OG VÆRDI Forandring kræver bevidsthedsændring. Region Midtjylland SOH valgte i forbindelse med projekt Silent Co-creation i praksis at opstille plakater, der stiller spørgsmålstegn til støjende snak og stilhed. Allerede efter to måneder oplevede ledere markant større fokus, nærvær og fremdrift i deres møder. 1. Hjerneforskere har påvist, at støj skader centrene for hukommelse og indlæring. Samme områder styrkes i stilhed. Hvor ofte oplever du stilhed i dit arbejde? 3. Mange tænker over, hvad de vil sige, mens andre taler. Hvor ofte gør du det? 4. Organisationer går glip af essentielle kompetencer, når introverte medarbejdere ikke kommer til orde i møder. Hvem får mest taletid blandt dine kolleger? 5. Vi viser afdøde respekt med et øjebliks fælles stilhed. Hvad ville der ske, hvis vi viste samme respekt for hinanden, mens vi lever? 2. Dygtige skuespillere bruger kunstpauser til Se alle 10 spørgsmål på at understrege vigtige budskaber. Hvad siger det om møder uden pauser? 6

7 DE TRE FALDGRUBER Her er de tre typiske faldgruber, som projektet og Silent Co-creation hjælper jer med at undgå i jeres interne møder: 1. Vi ankommer til mødet med hovedet fuld af tidligere opgaver og andre møder. Det er svært at fokusere, og vi smalltalker for at lande. En løs ramme er allerede skabt. 2. I løbet af mødet kommer vi nemt på afveje fordi vi inspireres af hinandens ord. Inspiration er fint, når målet er kreative løsninger. Men ikke når tiden pludselig er gået, og vi ikke har nået, det vi skulle. 3. Når mødet slutter, er vi hurtigt videre. Nye møder, flere mails og en mobil, der ringer. Med det resultat at vores hjerner ikke kan bearbejde alle mødets informationer. Du kan sammenligne udfordringen med et museum, der har dækket al væg med kunst. Hvis alle værker hænger tæt sammen uden mellemrum, vil det danne én stor mosaik. Det er ganske vist farverigt, men selv en Picasso vil drukne i virvaret. Det er mellemrummet, der fremhæver mesterværket. Og støj opstår, når du presser for mange indtryk ind ét sted. Samme princip kan du overføre til interne møder præget af uafbrudt snak. Ved at deltage i projekt Effektive Møder kan du i et stærkt fagligt netværk udforske det potentiale, der gemmer sig bag støjen. Vær med til at skabe next practice for brug af intelligente mellemrum, mens du oplever hurtige gevinster og langvarige effekter. 7

8 DET FÅR DU MED Deltagelse i projekt Effektive Møder giver dig og din virksomhed følgende fem fordele: 1. UDDANNELSE Du får styrket din gennemslagskraft som mødeleder og lærer at effektivisere flere typer møder ved brug af Silent Co-creation. Projektet starter med en dags undervisning og workshop. Undervisningen foretages af Bastian Overgaard, der trækker på 15 års erfaring som formidler og facilitator. Han er anerkendt for at levere teori og praktiske indsigter i en dynamisk og levende form. 2. RÅDGIVNING Som en del af projektet får du og din virksomhed 10 seniorkonsulenttimer stillet til rådighed til individuel supervision og rådgivning. Timerne der også kan bruges til facilitering af konkrete møder hos jer skal være brugt inden 31. december LÆRENDE NETVÆRK Din virksomhed kan deltage med op til tre medarbejdere gerne fra forskellige områder i organisationen. Der ligger stor værdi i den faglige sparring, du kan have med både kolleger og andre virksomheder. I mødes på tre årlige netværks-møder. Her får I supervision og deler jeres konkrete erfaringer med Silent Co-creation. Møderne varer 4 timer og faciliteres af Bastian Overgaard med afsæt i Silent Co-creation. 4. MANUAL I forbindelse med den første undervisning modtager hver offentlig virksomhed en manual pr. deltager. Manualen giver dig en introduktion til principperne bag Silent Cocreation og konkrete praktiske anvisninger til anvendelse. Du kan med fordel bruge manualen til intern videndeling og undervisning i egen virksomhed. 5. DOKUMENTATIONSVÆRKTØJ Som deltagende virksomhed får I adgang til en særskilt spørgeskemaundersøgelse, der kan måle værdien af jeres interne møder før, under og efter projektet. INSTIGATOR har udviklet værktøjet, så du nemt kan dokumentere projektets resultater. 8

9 DET PRAKTISKE PROJEKTANSVARLIG INSTIGATOR påtager sig ansvaret for al projektledelse, undervisning og facilitering i alle projektets faser over fire møder i NETVÆRKSMØDER For at styrke den faglige sparring og inspiration på tværs af virksomhederne, bliver netværksmøderne afholdt hos de enkelte deltagere. I skal derfor kunne lægge lokale og forplejning til højst et møde i løbet af projektet. INSTIGATOR er ansvarlig for koordinering af alle netværksmøder. PRIS Din virksomhed kan deltage med op til tre medarbejdere for DKK ,00. Prisen er samlet for alle tre medarbejdere og dækker både uddannelse samt fagligt netværk i Betalingen deles i to rater hvoraf DKK ,00 faktureres d. 16. januar 2017 og DKK ,00 d. 31. december Evt. transport i forbindelse med rådgivning faktureres med DKK 120,00 pr time og DKK 2,50 pr. kilometer. Eventuel broafgift faktureres med faktisk udgift. Alle priser undtagen transport er ex moms. TILMELDING Tilmeld dig senest d. 31. december 2016 på telefon eller via mail på: bo@instigator.dk. Tilmelding er bindende. Du er velkommen til at ringe til Bastian Overgaard på eller skrive til bo@instigator.dk, hvis du har spørgsmål. 9

10 The more complex the communicative task, the greater the number of pauses. - Grosjean and Deschamps (1975)