Retningslinjer. for. Video-overvågning i Faxe Kommune

Transkript

1 Ændringer er markeret med rødt Retningslinjer for Video-overvågning i Faxe Kommune

2 Formål Formålet med i Faxe Kommune er at beskytte kommunens ejendomme og værdier mod kriminelle handlinger samt tilføre tryghed for ansatte i kommunen og skabe mulighed for efterforskning af kriminelle handlinger. Der kan være følgende aspekter og formål med en: har en forebyggende effekt i forhold til tyveri, indbrud og hærværk så risikoen for kriminelle handlinger reduceres. vil afholde en del fra at begå kriminalitet vel vidende, at de bliver optaget på video. Brug af vil være tryghedsskabende for personalet. en og dermed optagelserne kan være afgørende bevismateriale ved en efterfølgende politimæssig efterforskning. Lovgivning Bestemmelser om findes primært i Lov om behandling af personoplysninger (persondataloven). Persondatalovens regler gælder for enhver form for behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning både den digitale og analoge tv-overvågning. De relevante regler i persondataloven er navnlig de grundlæggende principper om god databehandlingsskik, saglighed og proportionalitet samt behandlingsreglerne. Behandlingen af personoplysninger skal derfor være i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Indsamlingen skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål. Det indsamlede må ikke omfatte mere end nødvendigt. De personoplysninger, der indgår i optagelserne, skal være beskyttet mod misbrug og mod, at uvedkommende kan få adgang/ kendskab til oplysningerne. Der er endvidere et særskilt kapitel i loven med særregler om videregivelse, sletning og oplysningspligt. Det fremgår af disse regler: Optagelserne fra overvågningen må ikke gennemgås, medmindre det følger af lov eller der har været beviselig kriminel handling inden for kameraets optageområde. Side 2 af 6

3 Optagelserne må kun gennemgås af dataansvarlig. Optagelserne skal videregives til Politiet, hvis de formodes at kunne indgå i kriminalitetsopklarende formål. Optagelserne skal som udgangspunkt slettes senest 30 dage efter, at de er foretaget. De personer, der overvåges, skal orienteres om TVovervågningen. I Lov om findes regler om skiltning. Det fremgår af denne lov, at offentlige myndigheder, der foretager tv-overvågning af steder eller lokaler, hvortil der er almindelig adgang, eller af arbejdspladser, skal ved skiltning eller på anden tydelig måde give oplysning herom. Enhver opsætning og brug af digital og analog skal altid være i overensstemmelse med lovgivningen. Overvågning De indsamlede oplysninger må ikke omfatte mere end nødvendigt, og antallet af kameraer skal derfor begrænses mest muligt. Som hovedregel bør det kun være kommunalt ejede ting og steder, der overvåges, og dermed ikke personer, herunder kommunens ansatte. en skal gennemføres så den er mindst muligt krænkende for borgere og ansatte. Områder hvor der er adgang for almindelig færdsel skal undgås. Er der tale om overvågning af følsomme områder, f.eks. kassefunktioner og lignende kan overvågningen rettes mod betjeningsområderne og dermed kunderne. Den tidsmæssige udstrækning af en bør begrænses mest muligt, og hvis det er muligt bør optagelser begrænses til tidspunkter, hvor der som udgangspunkt ikke vil være borgere og publikum til stede, det vil sige uden for normal åbningstid og specielt ved indendørs. Dette gælder dog ikke tryghedsskabende ved for eksempel kassefunktioner, andre sårbare områder og adgangsveje til kommunale ejendomme/institutioner. Ansvar Det overordnede ansvar, herunder særligt stillingtagen til indkøb af i kommunen ligger hos den enkelte institutionsleder eller dennes stedfortræder. Dette gør sig dog ikke gældende hvis politiet opsætter overvågningsudstyr til brug i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold. Side 3 af 6

4 Opbevaring af optagelser Det skal sikres, at uvedkommende ikke kan få adgang til de lagrede personoplysninger. Ved digital billedlagring på server skal serveren derfor placeres på en sikker og forsvarlig måde, således at uvedkommende ikke har adgang til optagelserne. Serveren skal placeres i et sikret lokale uden mulighed for direkte adgang fra det fri og tilstødende lokaler. Døre til rummet skal være solide og være med 2 låseenheder, hvoraf mindst den ene skal være F&P(Forsikring & Pension) godkendt. Endvidere skal lokalet være dækket af tyverialarm. Der bør anvendes en opbevaringsenhed der som minimum er F&P (Forsikring & Pension) godkendt i gul klasse dvs. en kvalificering, der udviser så stor modstand mod ind- brudsforsøg, at den antages at være hæmmende - og som anvendes til både bånd og optageudstyr. Videregivelse af optagelser Som udgangspunkt skal optagelse af kriminelle handlinger overdrages til politiet. Anden overdragelse af optagelser til tredjemand må kun ske hvis det følger af lov eller den registrerede har givet sit samtykke og videregivelsen skal endvidere godkendes af Kommunaldirektøren eller dennes stedfortræder. Sletning af optagelser Indsamlede personoplysninger skal slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige, dog senest 30 dage efter, at de er optaget. Som udgangspunkt lagres og opbevares optagelserne i maksimalt 1 uge, hvorefter de slettes. Optagelser der indeholder oplysninger om strafbare forhold kan dog lagres længere med henblik på politianmeldelse og eventuel efterforskning, dog maximalt 30 dage efter, at de er optaget. Politianmeldelse skal foretages hurtigst muligt efter registrering af hændelsen og optagelserne skal slettes umiddelbart efter overdragelse til politiet. Det er leverandøren i samarbejde med en udpeget repræsentant fra IT & Digitalisering, der sikrer, at anlægget opsættes til sletning af data, så det sker automatisk efter 30 dage, jfr. lovgivningen. Adgang til gennemsyn af optagelser Bemyndigelse og adgang til at gennemse optagelser for egen institution / en institution, hvis der har været foretaget kriminelle handlinger, som f.eks. indbrud har: Side 4 af 6

5 Centerchefen for Center for Ejendomme, som kan uddelegere i forhold til Teknisk Service / Servicemedarbejdere og vagter en udpeget repræsentant fra IT & Digitalisering Endvidere har kommunaldirektøren eller dennes stedfortræder adgang til at gennemse optagelserne. Det skal ved hjælp af adgangskode og tilsvarende sikres, at det kun er de bemyndigede personer som har adgang til optagelserne. Der må ikke refereres til tredjemand fra gennemsynet af optagelserne. Personerne er under almindelig tavshedspligt ansvarlig for gennemsyn af optagelserne og man må ikke indlede egen efterforskning ud fra optagelserne. Såfremt der ved gennemsyn af optagelser fremkommer optagelser der indeholder situationer, som kan virke mistænkelig eller krænkende, skal Kommunaldirektøren eller dennes stedfortræder samt centerchefen straks underrettes. Herefter tager direktøren i samråd med centerchefen stilling til, hvem der skal involveres. Hvis optagelserne kan medføre nogen form for ansættelsesretlige konsekvenser for en medarbejder, skal sagen håndteres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende ansættelsesretlige regler. Instruktion af bemyndigede Personer der er bemyndiget til at gennemse optagelser skal af leverandøren instrueres og uddannes, så de kan betjene anlægget lovligt og så dokumentation sikres i videst muligt omfang samtidig med, at det slettes straks, når formålet med at gemme det er opfyldt. Underretning Etablering af skal inden iværksættelse drøftes i den enkelte institutions MED udvalg, sikkerhedsorganisation eller lignende. System og udstyr skal altid godkendes i IT & Digitalisering og Center for Ejendomme. De ansatte og forældre på institutioner hvor der skal foretages TVovervågning skal underrettes og informeres om overvågningen, herunder hvad formålet med overvågningen er, at optagelser vil kunne blive videregivet til politiet og i hvilke tilfælde optagelser vil blive gennemgået af medarbejdere i kommunen samt hvor længe oplysningerne vil blive opbevaret. Borgere der befinder sig i områder med overvågning skal informeres via skiltning efter Lov om. Indsigt Side 5 af 6

6 Personer der optages ved har som udgangspunkt ret til indsigt i oplysninger om vedkommende selv. Hvis der modtages begæring om indsigt, må der ikke videregives oplysninger om andre end den, der har begæret indsigt. Når en anmodning om indsigt besvares, skal der gives de oplysninger, som behandles på det tidspunkt, hvor anmodningen modtages, og frem til det tidspunkt, hvor anmodningen besvares. Leverandøren For at sikre kvaliteten af anlæggene, skal der stilles krav om, at installatørerne skal have gennemgået SikkerhedsBranchens ITVuddannel-ser/-kurser. Leverandøren skal dokumentere at anlægget er lovligt. Installatøren skal afgive dokumentation - ITV installationserklæring - på anlægget med beskrivelse af kameratyper, ledningsføring o.s.v. så anlægget kan serviceres, kontrolleres, opgraderes og udvides uden vanskeligheder. Anlægget Der skal stilles specifikke krav til udstyret i forhold til formålet med overvågningen og der bør stilles specifikke krav til kameraer m.v. i forhold til udstyrets tekniske formåen. Servicering af anlægget Der skal indgås aftale med leverandøren om servicering og vedligeholdelse af tv-overvågningen. Serviceringen og vedligeholdelsen skal ske mindst én gang årligt. Det daglige ansvar med tjek af om tv-overvågningen kører optimalt og billeder kan ses på server m.m. er den enkelte institutionsleders ansvar. Ved problemer med overvågningen skal leverandøres rekvireres, så fejl og mangler kan blive udbedret. Nærværende retningslinjer for videoovervågning er godkendt på Side 6 af 6