Mini guide: Selvbetjening fraværsregistrering

Transkript

1 Mini guide: Selvbetjening fraværsregistrering

2 Mini guide: Selvbetjening - fraværsregistrering Selvbetjening - fraværsregistrering... 3 Start selvbetjeningen... 4 Fraværsregistrering... 5 Årsag... 5 Start og slut dato... 5 Bemærkning... 6 Dagfaktor i %... 6 Afslut fraværsregistreringen Gem... 6 Oversigt over fravær... 7 Afholdt fravær... 7 Ferie og Særlige feriedage... 8 Omsorgsdage

3 Forord: Velkommen til fraværsregistreringsdelen i selvbetjening. For at få adgang til denne funktion, skal instituttet/afdelingen have taget stilling de arbejdsopgaver, der ligger i at administrere medarbejdernes fraværsregistreringer. Instituttet/afdelingen skal have taget stilling til i hvilket omfang af dokumentation i form af fraværserklæringer er nødvendigt. Alle registreringer foregår under tro- og love præmisser 2

4 Mini guide: Selvbetjening - fraværsregistrering Først skal du have adgang. Selvbetjening findes fra under Selvbetjeningsværktøjer helt nederst på side eller direkte Er det første gang skal du bestille en adgangskode via linket på denne side. * Hvis du har adgang og brugt andre dele i selvbetjening f.eks. Tjenesterejse-afregning, vil der ikke være noget anderledes fra tidligere. * 3

5 Start selvbetjeningen Efter at du har logget dig ind, vil der under Mine oplysninger optræde linket Fraværsregistreringen. 4

6 Fraværsregistrering Årsag Du skal først vælge årsagen til fraværet. Der er flere muligheder. Er du i tvivl om årsagen kontakt da instituttet eller afdelingen. Start og slut dato Det skal altid tastes en startdato og en slutdato. Det er vigtigt at være omhyggelig med disse datoer. Dog tager systemet selv højde for weekender og søn- og helligdage. Bemærk - Der skal altid tastes en startdato og en slutdato. Også på Barns første sygedag og Barns anden sygedag Kun ved sygdom, hvor man ikke kender en periode, skal der ikke tastes en slutdato. 5

7 Bemærkning Her er mulighed for at tilføje en lille oplysning til fraværet. f.eks. ved sygdom : Pga. influenza eller Pga. brækket ben. Dagfaktor i % I stedet for en hel dag kan man angive en anden dagfaktor i %. Dvs. at en hel dag = 100%. Er fraværet en halv dag angives 50 % som dagsfaktor. Bemærk ferieloven siger at en feriedag altid er en hel dag også for deltidsansatte, hvorimod at særlige feriedage og andet fravær godt kan have en anden dagfaktor. Deltidsansat og ferie Hvis du er deltidsansat og har samlet dine timer på få dage f.eks. du har 30 timer og arbejder mandag til torsdag og holder fredag fri, skal din dagfaktor være højere end 100%, i dette tilfælde 125% når der afholdes enkelte ferie og særlige feriedage. Dette skyldes at du er ansat med en 5 dages arbejdsuge og at den optjente ferie er beregnet ud fra at du arbejder alle 5 dage om ugen. Kontakt dit institut/afdeling, hvis du har spørgsmål emne. Afslut fraværsregistreringen Gem Ifølge de aftaler der er fastsat af instituttet/afdelingen, skal der udskrives en erklæring til underskrivning, vælg da Gem og udskriv erklæring. I de andre tilfælde vælges Gem. Annullering af fravær (Slette) Har du tastet forkert eller vil slette en registrering kan du under Afholdt fravær slette en indtastning. Bemærk at du kun kan slette en registrering indtil fraværet er godkendt. Her efter skal du tage kontakt til instituttet / afdelingen for at ændre din registrering. 6

8 Oversigt over fravær Afholdt fravær Hvis det ønskes at se en oversigt over afholdt fravær vælges Afholdt fravær. Først vælges en evt. årsag. Herefter et tidsinterval og tryk Søg På ovenstående ses alt fravær i perioden fra og frem (systemets grænse ligger et par år frem i tiden). Listen beskriver de oplysninger der er registreret på et fravær. Det interessante er at se om fraværet er godkendt. Institut og afdelings administratorer skal godkende alt fravær. 7

9 Ovenover ses en periode der endnu ikke er godkendt. Indtil perioden er godkendt, kan perioden slettes. Ferie og Særlige feriedage Der er mulighed for at se sit saldoregnskab for ferie og særlige feriedage, ved at gå tilbage til Mine oplysninger og vælge Saldooversigt for ferie, barsel mv. På denne side kan man vælge regnskabet for ferie og særlige feriedage Et eksempel på ferie. Først vælges ferieår: 8

10 Et eksempel på et regnskab: Ønskes yderlige detaljer tryk på Vis detaljer 9

11 Omsorgsdage Der er mulighed for at se sit regnskab over evt. tildelte omsorgsdage, ved at gå tilbage til Mine oplysninger og vælge Omsorgsdage saldo. Ved at vælge Vis detaljer kan man se alle registreringer for det valgte kalender år God fornøjelse. 10

12 Egen bemærkninger: 11