Vejledning til Ferieplanlægning i Smartklik.

Transkript

1 Vejledning til Ferieplanlægning i Smartklik. Ferieplanlægning er et modul i Smartklik, hvor man kan planlægge sit fravær på nedenstående typer af fravær: Ferie Særlige feriedage Omsorgsdage Seniordage Afspadsering Når ferien er planlægt sendes posterne til godkendelse hos lederen. Når fraværet er godkendt lægges det i smartklik ugeregistrering som en godkendt post. Det betyder at man ikke skal foretage sig yderligere når ens fravær er godkendt af lederen. Formålet med dette modul er mange og de vigtigst er nævnt her: Ledere og ferieadministratorer i UCL får mulighed for at trække data ud på planlagt fravær. Det giver ledere og ferieadministratorer ved UCL et bedre overblik over alt fravær Ferie skal kun planlægges og godkendes et sted Sikre at fravær bliver planlagt og afholdt Skaber en mere smidig arbejdsgang for både den enkelte medarbejder, ledere og de stabsfunktioner som er i berøring med fravær. I de efterfølgende afsnit er det beskrevet hvordan man anvender modulet Ferieplanlægning.

2 1.1 Adgang til Ferieplanlægning. Du tilgår Ferieplanlægning ved at logge på smartklik og derefter vælge Ferie & Fravær i venstre side. Herefter kommer der under Ferie & Fravær en menu indeholdende nedenstående punkter: Overblik Ferieplanlægning Poster

3 2.1 Overblik Overblik er en startside for Ferie & Fravær. Siden indeholder: Overførelser & Udbetalinger den grønne boks Planlægning den blå boks Saldooversigt Reglerne for overførelse og udbetaling af ferie 2.2 Overførelse & Udbetalinger Når ferieåret udløber den 30. april vil det være muligt i Ferie & fravær at anmode om overførelse eller udbetaling af feriedage og særlige feriedage. Det sker i henhold til gældende regler i Ferieloven for overførelse og udbetaling af feriedage og særlige feriedage. Dette er dog ikke taget i brug på nuværende tidspunkt. Når det er muligt at anvende denne funktion vil vejledningen blive opdateret. 2.3 Planlægning I denne boks ses de poster du har planlagt, sendt og afventer godkendelse på, afviste poster og hvis du har fået varslet et fravær. 2.4 Saldooversigt I denne boks kan du se din saldo på de enkelte typer fravær, de dage/timer du har planlagt og antallet af dage/ timer du mangler at planlægge.

4 2.5 Betingelserne for overførelse og udbetaling af ferie og særlige feriedage. I den hvide boks med overskriften Ferie & Fravær er kort beskrevet regler for udbetaling over overførelse af feriedage og særlige feriedage. 3.1 Planlægning Under denne menu har du mulighed for at planlægge på nedenstående typer af fravær: Ferie Særlige feriedage Omsorgsdage Seniordage Afspadsering De typer af fravær du har mulighed for at bruge er vist i på denne side i boksen Planlægning. Hvert fravær har sin egen farve. I boksen Planlægning kan også ses hvor mange poster du har under planlægning, antal af poster der mangler godkendelse og antal af evt. afviste poster.

5 Når du skal planlægge et fravær fører du musen op til den type fravær du skal planlægge. Når du har valgt den type fravær du skal planlægge, trækker du i den farvede boks med din mus over i kalenderen ved siden af. Du trækker i fraværstypen ved at højreklikke med musen og holde knappen nede. Når du står på den dag du skal holde fravær, slipper du med musen. Hvis du skal holde mere end 1 dag, fx hele ugen trækker du blot i siden af den feriedag du lige har placeret. Der kommer en lille pil frem når du står i enden af ferien i kalderen. Når du har planlagt et fravær, kan du enten sende posten til godkendelse, slette posten eller registrere mere fravær.

6 3.2 Afsendelse af fravær til godkendelse. Når du skal sende en fraværsregistrering af sted til godkendelse klikke du blot på den grønne knap afsend der findes i den boks der kommer frem, når du har planlagt et fravær. Denne boks hedder Detaljer Her har du også mulighed for at skrive en bemærkning til godkenderen. Når fraværet er sendt til godkendelse bliver feltet stribet. 3.3 Sletning af planlagt fravær hvis du vil slette et planlagt fravær kan du gøre det ved at klikke på den røde knap slet, der findes i den boks der kommer frem når du har planlagt et fravær. Denne boks hedder Detaljer

7 Når du sletter en planlagt ferie, kommer der nedenstående boks op. Den siger du OK til og så er planlægningen slettet. Hvis et fravær allerede er godkendt skal du efter dialog med din leder slette fraværet i smartklik/ugeregistrering se mere under pkt Saldo Når du planlægger fravær kan du hele tiden følge din saldo i højre side. Lige så snart et fravær er planlagt nedskrives saldoen.

8 4.1 Poster Under menuen Ferie & fravær findes også en fane der kaldes Poster. Dette punkt indeholder en oversigt over de poster du har i Ferie & Fravær. Det svare til den side du kender fra smartklik ressourceregistrering. Under denne fane kan du også sende dine poster afsted til godkendelse. Når dit fravær er godkendt, lægges det automatisk i din smartklik under ugeregistrering. 5.1 Sletning af godkendt fravær. Når fraværet er godkendt, lægges det automatisk i smartklik/ugeregistrering. Hvis fraværet alligevel ikke afholdes skal det efter aftale med lederen, slettes i ugeregistrering. Sletningen sker ved at finde dagen for fraværet i ugeregistrering.

9 Sletning sker ved at stille sig i feltet og bruge knappen Delete. Der dannes nu en minuspost, som skal sendes til din leder til godkendelse. Denne post sendes til godkendelse på samme måde som dine timeregistreringer under Accept af opgaver/timer. 6.1 Afviste poster i Ferie & Fravær Hvis din leder afviser din anmodning om fravær kan du se den under Ferie & Fravær overblik. Du skal nu gå i planlægning for at se din leders bemærkning og slette posten. Du kan også flytte den afviste dag til en anden dag, hvis det er aftalt, at du må holde en anden dag i stedet for. Derved bliver posten igen mulig at sende til godkendelse. Hvis afvisning skal slettes, gøres det ved at trykke på den røde knap slet.

10 7.1 For dig der er godkender af ferie. Når du er sat op som godkender i smartklik skal du nu godkende fraværs poster. Fraværsposter godkendes under fanen Ferie & fravær godkend poster. På denne side kan du enten godkende eller afvise fraværsanmodninger. 7.2 Godkendelse af fravær Når du skal godkende fravær sker det under fanen Ferie & Fravær poster. Nedenstående billede kommer frem. Du skal markere de poster du vil godkende i felterne i højre side og efterfølgende trykke på en af de grønne knapper godkend alle eller godkend valgte. Posterne er nu godkendt og gemt i smartklik ugeregistrering.

11 7.3 Afvisning af fravær Når du skal afvise et fravær sker det under fanen Ferie & Fravær poster. Nedenstående billede kommer frem. Du skal markere de poster du vil afvise i felterne i højre side. Inden du kan afvise posterne, skal du skrive en bemærkning til medarbejderen. Herefter trykker du på en af de røde knapper afvis valgte eller afvis alle. Posterne er nu afvist og sendt tilbage til medarbejderens Ferie & Fravær. 8.1 Chefplanlægning I Chefplanlægning har du som leder eller ferieadministrator mulighed for at varsle fravær. Dette er en fordel hvis afdelingen fx har fastlagt fraværsperioder som fx sommerferie. Chefplanlægning findes under fanen Ferie & Fravær

12 8.2 varsling af fravær Når du vil starte en varsling af fravær starter du med at klikke på start ferieplanlægning. Der kommer nu nedenstående skabelon frem som skal bruges til en varsling.

13 Felterne udfyldes i skabelonen. I nedenstående er hvert felt beskrevet. Lønarttype: Periode: Uge: Bemærkning: Varsling: Hovedferie: Gennemtving: Svarfrist: Gem som ugeskabelon: Her vælges den type fravær man vil varsle Perioden for fraværet skrives her Udfyldes automatisk når perioden er udfyldt Her er der mulighed for at beskrive hvad varsling drejer sig om krydses af Her krydses af hvis der er tale om hovedferien sommerferie Hvis der krydses af her lægger fraværet sig over i smartklik som godkendt efter den dato der er angivet i svarfrist. Vælg den dato medarbejderen skal reagere inden hvis der skal ændres i varslingen. Hvis der krydses af her gemmes skabelonen op uger og ikke datoer. Det er smart hvis der er tale om fx sommerferie som altid holdes i uge 27, 28, 29 og 30. På den måde kan skabelonen anvendes år efter år. Når alle felterne er udfyldt trykkes på vælg alle. Nedenstående ressourcer bliver nu varslet på den type af fravær der er valgt. Disse medarbejdere får nu et OK.

14 Hvis der er medarbejdere der ikke har saldo til rådighed kan de ikke varsles. Det vil blive vist i skabelonen som nedenstående. Hvis du ønsker at gemme den varsling du har lavet som en skabelon skal du nu trykke på gem skabelon. Du bliver nu bedt om at give din skabelon et navn. Når du har gemt skabelonen skal du igen vælge alle ressourcer og herefter kan du afsende varslingen.

15 8.3 Brug af en oprettet skabelon Når du har gemt en varsling som en skabelon, kan du tilgå den ved at gå i Ferie & Fravær chefplanlægning. I dette billede går du igen i start ferieplanlægning. Det samme billede kommer nu frem, som hvis du ville starte en varsling. Her skal du blot vælge hvilken skabelon du vil bruge i feltet skabelon ved at bruge den lille pil i højre siden af feltet.

16 8.4 Observationsliste Under punktet Chefplanlægning findes og en observationsliste. Dette er en oversigt over alle de medarbejdere man har tilknyttet i afdelingen. Listen er sorteret efter hvem der mangler at planlægge mest. Herudover skal man vælge typen af fravær. 8.5 Opsætning Under chefplanlægning findes en opsætning, hvor kan man tildele rettigheder til en ferieplanlægger. Klik på Opsætning og dette skærmbillede kommer frem. Når du har valgt den person der skal være stedfortræder og planlægningsdeadline, klikkes på gem opsætning. Personen du har valgt, har nu rettigheder til at planlægge ferie for afdelingen.