Principnotat vedr. udbud på genbrugshjælpemiddelområdet i Faxe Kommune D. 06/ /NHB

Transkript

1 Principnotat vedr. udbud på genbrugshjælpemiddelområdet i Faxe Kommune D. 06/ /NHB

2 OPGAVEN... 3 LEVERANDØRSITUATIONEN... 3 CENTRALE UDBUDSTEMAER... 4 LEJE/EJE-MODELLEN?... 4 LOVGIVNINGEN... 6 UDBUDSGRUNDLAG... 6 HVILKEN UDBUDSFORM?... 6 HVILKET TILDELINGSKRITERIE?... 6 KONTRAKT LÆNGDE... 7 UDBUDSRAMMENS BREDDE... 7 UDBUDSMATERIALET INDHOLD... 7 EGET BUD... 7 SOCIALT ANSVAR... 7 OVERDRAGNE MEDARBEJDERES RETTIGHEDER... 7 PROCESBESKRIVELSE... 8

3 OPGAVEN Nærværende notat har til formål at skitsere de problemstillinger, der er knyttet til Faxe Kommunes udbud på genbrugshjælpemiddelområdet. Opgaven vedrører udbud af opgaver der i dag løses internt (område Haslev og Rønnede), og eksternt via Zealand Care A/S (område Faxe). LEVERANDØRSITUATIONEN Erfaringerne fra de hidtidige udbudsrunder dokumentere, at der kun er ganske få tilbudsgivere, der magter hele opgaven. Udover Zealand Care A/S er Falck A/S en mulig tilbudsgiver. Den svenske virksomhed MED NET AB er ligeledes en aktiv tilbudsgiver med meget interessante priser på indkøbsdelen. Virksomheden har dog endnu ikke vundet én opgave i Danmark. Forende Service A/S har tilkendegivet interesse i på sigt at deltage i lignende udbud. Også af hensyn til konkurrence vil det være positivt med deltagelse af eget bud/kontrolberegning. 3

4 CENTRALE UDBUDSTEMAER Det forudsættes, at det er et udbudskrav, at leverandøren kan løses såvel lagerførelse, logistik, samt indkøb. Det skal undersøges nærmere hvilke IT mæssige krav, der skal stilles til leverandøren, dog således at Faxe opnår en høj grad af anvendelighed i forhold til eksisterende IT platform. LEJE/EJE-MODELLEN? Det er af stor betydning for økonomien og styringen m.v. i relation til udbud, at der træffes beslutning om valg af udbuds set up, herunder spørgsmålet om Kommunen fremadrettet vil købe sine hjælpemidler (som i område Rønnede og Haslev) eller leje disse som i område Fakse. Den retlige status for nye hjælpemidler (der skal anskaffes for fremtiden) 1. Kommunens har ejendomsretten til hjælpemidlerne. Fordele: Der opnås sikkerhed for, at Kommunen ikke står uden hjælpemidler ved pludseligt eller bestemt kontraktophør, Isoleret set billigere, fordi kommunens finansieringsomkostninger er lavere end en tilsvarende privat, Færre administrative omkostninger ved kontraktophør Ulempe: Ingen ressourcefrigørelse som følge af overgang til leje Mindre vifte af tilbud af genbrugshjælpemidler 4

5 Ønsker kommunen likviditetsforbedringen kan der indgås aftale om leasing via f.eks KommuneLeasing. 2. Kommunen lejer. Fordele Større fleksibilitet i udbuddet (ej bundet til bestemt købt løsning) Ulemper Kommunen står uden hjælpemiddelpark ved kontraktophør, medmindre der aftales tilbagekøbsret Lejemodellen kan være dyrere set over en lang periode. Udstyr Der foreslås anvendt en såkaldt ejemodel, dog således at Faxe indrømmes en mulighed for at leje særligt kostbare hjælpemidler. Herudover kan udbudsmodellen indeholde en nærmere defineret brugsret til udstyret for leverandøren i forhold til tredjemand. Udbuddet vedrører de mest anvendte standardhjælpemidler. Typisk svarende til maksimalt hjælpemidler, der svarer til ca % af omsætningen. I lyset af ovennævnte anbefales det, at Kommunen køber aktuelt udstyr anvendt af Zealand Care A/S. 5

6 LOVGIVNINGEN Reguleringen af hjælpemiddelområdet fastlægges primært af Lov om Social service med tilhørende bekendtgørelser. UDBUDSGRUNDLAG Det klassiske udbudsdirektiv finder anvendelse. Det bemærkes, at rammeaftaler efter det klassiske udbudsdirektiv, som hovedregel, maksimalt kan have en varighed på 4 år, jfr. Art 32 stk. 2. HVILKEN UDBUDSFORM? Offentligt udbud. HVILKET TILDELINGSKRITERIE? Faxe Kommune kan vælge mellem to tildelingskriterier: a) Det billigste tilbud, 2) Det økonomisk mest fordelagtige. Ved sidstnævnte kriterier kan en række andre delkriterier end pris indgå, f.eks. kvalitet, fleksibilitet og samarbejde, udviklingsparathed m.v. Det anbefales at anvende kriteriet økonomisk mest fordelagtig med nedennævnte evalueringskriterier, med den i parentes angivne vægt: 1. Pris (60 %) 2. Kvalitet (20%) 3. Responstider (10%) 4. Fleksibilitet og samarbejde (10%). 6

7 KONTRAKT LÆNGDE Det anbefales at kontraktens længde ikke bliver under 4 år, og at der i kontrakten gives parterne mulighed for forlængelse med indtil 3 år fsva drifts- og logistikaftalen. Kontraktens længde er i høj grad præget af opgavens kompleksitet. UDBUDSRAMMENS BREDDE Grundet det begrænsede antal mulige tilbudsgivere, er det NB Consults erfaring, at den udbudte opgave med fordel kan begrænses til de mest omsættelige basishjælpemidler. UDBUDSMATERIALET INDHOLD Det anbefales, at der tages udgangspunkt i tidligere version af udbudsmaterialet med nødvendigt tilretninger, som følge af udviklingen i produktsortimentet. EGET BUD Det anbefales at understøtte ét eget bud, da dette har en gunstig indvirkning på prissætningen. SOCIALT ANSVAR Det anbefales, at udbudsbeskrivelsen indeholder et afsnit om socialt ansvar for leverandøren, da en række af de udbudte funktioner med fordel kan løses af personer med svarere tilknytning til arbejdsmarkedet. OVERDRAGNE MEDARBEJDERES RETTIGHEDER 7

8 Rønnede/Haslev depot Lov om Lønmodtageres Retsstilling ved Virksomhedsoverdragelse finder anvendelse dvs. at medarbejderen er sikret samme løn og ansættelsesforhold til overenskomst udløb. Zealand Care A/S Spørgsmålet beror på en drøftelse mellem Zealand Care A/S og en evt. anden erhverver. PROCESBESKRIVELSE NB Consult forestår udbudsstyringen, omfattende udarbejdelse af kontrakter og lign., samarbejde med en Styregruppe (formelle dele af udbudsgrundlaget) samt en teknikergruppe, der forestår arbejdet med kravspecifikationen. Beslutter kommunen sig for at afgive eget bud, kan medarbejdere, der initierer denne opgaven ikke deltage i udformning af udbudsmateriale og lign. En evt. kontrolberegning forestås af kommunen. 29. Oktober 2009 Der afholdes første møde i Projektgruppen. Udestående opgaver klarlægges, og arbejdsfordeling aftales. i Ultimo februar 2010 Udbudsmaterialet med tilhørende kravspecifikation, mængdeangivelser, og tilbudsanvisning foreligger. Ultimo februar 2010 Bekendtgørelse sendes til EF-Tidende. Bekendtgørelsen indeholder en angivelse af ordregiverens navn, opgavens karakter, CPC/CPV-referencenummer mv., og generelle krav til tjenesteyderen (frist 52 dage). Medio maj 2010 Frist for indgivelse af tilbud. Maj 2010 Tilbudssammenligning og vurdering. Juni 2010 Politisk afklaring 8

9 Stand stillperiode (10 dage fra tildelingstilkendegivelse), hvorefter der underskrives kontrakt. Juni 2010 Kontraktdrøftelse SOMMERFERIE 1. oktober 2010 (1. september) Driftsstart. 9