[Indsæt Udbudsbekendtgørelsens nummer] Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af kantinedrift og mødeforplejning til Faxe Kommune Side 1 af 10

Transkript

1 [Indsæt Udbudsbekendtgørelsens nummer] Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af kantinedrift og mødeforplejning til Faxe Kommune Side 1 af 10

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Kontaktperson Beskrivelse af udbuddet og serviceydelserne Udbudsgrundlag og tilbuddets udformning Formkrav Kalkulation af tilbud Alternative bud Kontrolbud Særlige vilkår Overdragelse Sociale klausuler Arbejdsklausuler Udelukkelse og egnethed Udelukkelsesgrunde Økonomisk og finansiel formåen Tildelingskriterium Evalueringsmodel Evaluering af pris Evaluering af kvalitet Vederlag Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Spørgsmål til udbudsmaterialet Informationsmøde og besigtigelse Underretning af tilbudsgiver Kontraktindgåelse Tidsplan...10 Side 2 af 10

3 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af kantinedrift og mødeforplejning til Faxe Kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudsloven 56 (Lov nr af 15/12/2015), hvilket betyder at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundende, jf. pkt og opfylder eventuelle minimumskrav, kan afgive tilbud. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kalkulationsoplysninger (mangler liste over tilgængeligt driftsudstyr) Bilag 4 Kontrakt Bilag 5 Anonym beskrivelse af de 8 medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages til leverandør, herunder antal stillinger, alder, anciennitet, særlige ansættelsesvilkår og overenskomstforhold (mangler at bliver udfærdiget) Bilag 6 Optegning over kantine områder (mangler at bliver udfærdiget) Bilag 7 Nuværende arbejdsbeskrivelse for kantinen Frederiksgade 9 Bilag 8 Nuværende arbejdsbeskrivelse for kantinen Tingvej 7 (mangler at bliver udfærdiget) Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudssystemet EU-Supply, og er kun tilgængeligt på hjemmesiden (indsæt link til udbuddet i EU-Supply). Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet i EU-Supply. 2. Ordregiver Faxe Kommune Frederiksgade 9 DK-4690 Haslev 3. Kontaktperson Fælles Indkøb Udbudskoordinator, Signe Bengtson Mail: sjben@naestved.dk Tlf.: Side 3 af 10

4 Spørgsmål vedr. udbudsmaterialet skal stilles via beskedfunktionen i EU-Supply jf. pkt Beskrivelse af udbuddet og serviceydelserne Udbud af kantinerift for Faxe Kommune. Opgaven omfatter drift af kantiner for medarbejdere samt mødeforplejning. Kundeunderlaget er ca. (Indsæt antal medarbejdere) fordelt på 2 kantiner i kommunens administrationsbygninger beliggende Frederiksgade 9 og Tingvej 7 i Haslev, samt servicering og betjening af politiske møder i den politiske fløj på Søndergade 12 C og D i Haslev, og en kantinefunktion der betjener både ansatte og elever på Campus Haslev, Søndergade 14. Der forefindes anretterkøkken på alle adresser. På Tingvej 7 er køkkenet endvidere indrettet så der kan produceres. Der sættes forbehold for at de nævnte lokaliteter kun bliver brugt til at servicere Faxe Kommunes ansatte. For angivelse af mængder og kravspecifikation henvises til øvrige dokumenter, spørgsmål og tilbudsliste i EU-Supply. 5. Udbudsgrundlag og tilbuddets udformning 5.1. Formkrav Udbuddet gennemføres elektronisk via udbudssystemet EU-Supply. Systemet er tilgængeligt via Alle spørgsmål skal besvares. Tilbudsgiver gøres opmærksom på at visse spørgsmål er gateway -spørgsmål. Disse spørgsmål er ufravigelige krav som tilbudsgiver skal overholde for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbud skal afleveres skriftligt i EU-Supply. Tilbud som afleveres efter tilbudsfristens udløb vil ikke blive taget i betragtning Kalkulation af tilbud Tilbudsgiver skal afgive tilbud ud fra det samlede udbudsmateriale, der er at finde i EU-Supply. Tilbuddet skal indeholde alle omkostninger, som er forbundet med opgavens udførelse Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Kontrolbud Ordregiver afgiver kontrolbud. Side 4 af 10

5 5.5. Særlige vilkår Overdragelse Leverandøren skal overtage alle nuværende medarbejdere med de nuværende løn- og ansættelsesvilkår som anført i bilag til udbudsmaterialet. Det personale som overdrages til leverandøren skal i hele kontraktperioden have mindst samme løn og ansættelsesvilkår, som ved overdragelsen følger af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (LBK nr. 710 af 20/08/2002). Tilbudsgiver skal i forbindelse med udarbejdelse af sit tilbud medregne omkostninger til virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, jf. bilag 5. Ved aftale ophør kan der atter ske en overdragelse af opgaver, som indebærer en virksomhedsoverdragelse i henhold til loven. Kommunen eller ny leverandør vil i den forbindelse få overdraget de af leverandøren ansatte medarbejdere med tilknytning til nærværende opgaver. Af hensyn hertil skal der løbende ske en orientering af kommunen om udviklingen i løn-, pensions- og ansættelsesvilkår for de berørte medarbejdere Sociale klausuler Leverandøren skal overholde de sociale klausuler der er anført i udbudsmaterialet, de sociale klausuler er tillige gældende for eventuelle underleverandører. Leverandøren skal til løsning af opgaven løbende beskæftige min. 1 medarbejder fra gruppen af ledige borgere og som anvist af kommunens jobcenter. Herunder hører ansatte i virksomhedspraktik samt personer med varige begrænsninger i arbejdsevne med løntilskud. Der gælder de sædvanlige tilskuds- og ansættelsesforhold i henhold til lovgivningen for de berørte borgere Arbejdsklausuler Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 (1955) vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren og eventuelle underleverandører af de udbudte ydelser. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse til enhver tid, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, Side 5 af 10

6 fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være kommunen i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation er lønsedler og ansættelsesbeviser, samt den referenceramme, der blev anvendt ved fastsættelsen af løn- og ansættelsesforholdene for de ansatte. Kommunen kan udbede sig yderligere nødvendig dokumentation i forhold til denne forpligtelse. Såfremt leverandøren ikke overholder foranstående bestemmelser, eller hvis fyldestgørende dokumentation ikke bliver fremsendt, kan det blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten og kommunen kan ophæve kontrakten jf. pkt. 13 i kontraktudkastet. 6. Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave. Ansøger skal vedlægge de i pkt. X til X krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at indlæse den vedhæftede eespd fil og vedlægge den udfyldte fil til tilbuddet når dette afgives i EU-Supply. Filen indlæses på Europa Kommissionens ESPD tjeneste: Udelukkelsesgrunde Tilbudsgiver skal bekræfte at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 (se ESPD, del III A + B) og 136 (se ESPD, del III C). Tilbudsgiver skal derudover bekræfte at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 (se ESPD, del III C): Ansøger har tilsidesat sine forpligtelser på det arbejdsretlige område, jf. udbudsloven 137, stk. 1, nr. 1. Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den udfyldte ESPD. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, dokumentere oplysningerne angivet i ESPD jf. udbudsloven 159, stk. 2. Disse oplysninger skal kunne dokumenteres senest (indsæt dato efter tilbudsfrist) Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142 (angives i ESPD, del IV B): Ansøger skal have en positiv egenkapital Side 6 af 10

7 Ansøgers årsomsætning skal være på minimum 2 x den forventede kontrakts værdi pr. år over de seneste to år Teknisk og/eller faglig formåen Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143 (angives i ESPD del IV C og D): Ansøger skal have erfaring med kantinedrift eller hvad der kan tilsidesættes med dette. Ansøger skal angive mindst en relevant reference. Følgende skal være indeholdt i reference: o Kundens navn o Opgavens art o Periode for udførsel o Kontraktværdi 7. Tildelingskriterium Valg af leverandør vil ske ud fra tildelingskriteriet: Bedste forhold mellem pris og kvalitet Evalueringsmodel Tilbud evalueres på baggrund af følgende vægtede underkriterier: Pris Prisen vægter 50 % i den samlede bedømmelse Kvalitet Kvaliteten vægter 50 % i den samlede bedømmelse Hvert kvalitetskriterium vægter 20 % af de i alt 50 % Kvalitetskriterierne er listet i bilag 1, pkt. 1 Pris 50 % Kvalitet 50 % Kantinemiljø 20 % Kantinens bemanding og fleksibilitet 20 % Kvalitet 20 % Sund og ernæringsrigtig mad 20 % Arbejdsmiljø 20 % De point som Ordregiver i sin tilbudsevaluering giver et tilbud for så vidt angår ovenstående underkriterier, vil i den samlede evaluering blive ganget med de respektive vægte. Ordregiver vil i vurderingen af de enkelte tilbud i forhold til underkriterierne benytte sig af nedenstående pointskala: Beskrivelse af trin Point Den optimale løsning, der opfylder alle ordregivers ønsker 10 Den meget tilfredsstillende løsning, der opfylder alle 9 Side 7 af 10

8 ordregivers ønsker Den tilfredsstillende løsning, der demonstrerer omfattende opfyldelse af ordregivers ønsker Den udmærkede løsning, der demonstrerer en høj grad af opfyldelse af ordregivers ønsker Den gode løsning, der demonstrerer en høj grad af opfyldelse af ordregivers ønsker Den middel løsning, der til en vis grad demonstrerer opfyldelse af ordregivers ønsker Den jævne løsning, der kun i mindre grad opfylder ordregivers ønsker Den mindre gode løsning, der kun opfylder få af ordregivers ønsker Den utilfredsstillende løsning, der stort set ikke opfylder ordregivers ønsker Den meget utilfredsstillende løsning, der kun opfylder enkelte af ordregivers ønsker Den dårlige løsning, der ikke opfylder nogen af ordregivers ønsker, men som kun lever op til de opstillede mindstekrav. Eller at konkurrenceparameteret ikke er besvaret Den tilbudsgiver der samlet opnår flest point vil blive tildelt kontrakten. Som grundlag for vurdering af tilbuddene anvendes følgende: Dokumentation for de tilbudte produkter/services, samt besvarelse af kravspecifikationen indgår i evalueringen Evaluering af pris Den afgivne samlede tilbuds sum vil danne grundlag for pointtildelingen. Tilbuddet med den laveste pris opnår max point, herefter beregnes point for hvert tilbud op imod laveste pris. Der vil derfor være tale om en matematisk udregnet pointscore for hvert tilbud Evaluering af kvalitet For at danne sig det bedste billede af hvordan leverandøren vil opfylde de listede krav, ønskes en redegørende beskrivelse af hvorledes de opstillede opgaver i bilag 1 (kravspecifikationen), vil blive håndteret af leverandøren. Hvad I som leverandør konkret vil lave, erfaring med dette og hvordan I sikre jer at opfylde dette på længere sigt. Det ses gerne at tilbudsgiver medtager eksempler for lignende arbejde. Side 8 af 10

9 Karakteren 10 tildeles tilbud som på den bedst tænkelige måde opfylder ovenstående. Karakteren 1 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke herudover indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til den tekniske udformning. Tilbud der ikke tildeles 10 eller 1 point tildeles et helt antal point mellem 9 og 2 afhængig af hvordan tilbuddet i relation til kriteriet vurderes at være placeret mellem yderpunkterne. Tilbuddene vil blive evalueret ud fra en objektiv vurdering. 8. Vederlag Angiv årligt tilskud til kantinedrift fra Faxe Kommune. 9. Afgivelse af tilbud 9.1. Tilbudsfrist Frist for afgivelse af tilbud er (indsæt dato og tidspunkt). Tilbudsfristen fremgår også af EU- Supply. Tilbuddet skal afleveres elektronisk via EU-Supply. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for at tilbuddet når rettidigt frem Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende indtil 6 måneder efter tilbudsfristen Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle spørgsmål til udbuddet skal stilles skriftligt via beskedfunktionen i EU-Supply. Spørgsmål kan stilles t.o.m. d. (indsæt dato). Spørgsmål og svar distribueres til alle tilbudsgivere i anonym form senest d. (indsæt dato) via beskedfunktionen i EU-Supply. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om spørgsmål og svar i EU-Supply Informationsmøde og besigtigelse Informationsmøde og besigtigelse afholdes: (Indsæt dato og tidspunkt) i Faxe Kommune, Frederiksgade 9, 4690 Haslev. På informationsmødet vil der være gennemgang af udbudsmaterialet, hvor der er mulighed for at stille spørgsmål. Efterfølgende vil der være fælles besigtigelse af køkken- og kantineområderne. Side 9 af 10

10 Tilmelding foregår via beskedfunktionen i EU-Supply, oplys venligst antal af deltagere. Tilmeldelse skal ske inden d. (Indsæt dato). Det er et konditionsmæssigt krav, at tilbudsgiver deltager i informationsmødet og besigtigelse af kantinerne Underretning af tilbudsgiver Underretning af resultatet udsendes via EU-Supply i overensstemmelse med den i pkt. 9 angivende tidsplan. Samtidig udsendes betinget accept til den vindende udbudsgiver. Endelig accept vil først være gældende ved parternes underskrift af kontrakten Kontraktindgåelse Endelig aftale anses ikke for indgået før kontrakten er underskrevet af begge parter. 10. Tidsplan Tilbudsrunde Offentliggørelse af udbudsmateriale Besigtigelse Spørgsmålsfrist for tilbudsgivere kl Svarfrist for Faxe Kommune Frist for afgivelse af tilbud Tilbudsevaluering Evaluering af indkomne tilbud Forventet valg af leverandør Kontrakt Kontraktunderskrift Kontraktstart Side 10 af 10