Organisationsbestyrelsesmøde den 30. januar 2012, kl. 19:30 i Ismejeriet

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 30. januar 2012, kl. 19:30 i Ismejeriet Til stede Stine Gotved, Marie Buss, Lone Henriksen, Hanne Tennes og Susanne Hviid Thune Afbud fra Robert Andersen og Steen Donsby Gæster Thomas Martinsen, direktør, Dansk Bygningarv Fra administrationen Områdechef Lene Vennits, udlejningschef Finn Larsen, driftschef Viggo Strøm Børsting og sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse 1. Referat Kulturarvsstyrelsen opfølgning og det videre forløb Styringsdialog for Kostalden Opfølgning på drøftelserne med beboerservice Aktionslisten Orientering om ejendomskontoret Status på forsikring Næste møde Eventuelt... 9 Bilag 1: Referat Bilag 2: Noter Bilag 3: Aktionsliste 1/9

2 Der indledtes med en kort præsentationsrunde, idet Thomas Martinsen, administrerende direktør i Dansk Bygningsarv, deltog til og med pkt. 2 Kulturarvsstyrelsen opfølgning og det videre forløb, ligesom ny udlejningschef i KAB Finn Larsen deltog. Sager til beslutning 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 7. november 2011 blev udsendt den 14. november Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Kulturarvsstyrelsen opfølgning og det videre forløb På organisationsbestyrelsesmødet den 7. november 2011 blev forretningsføreren anmodet om at kontakte en konsulent med stor ekspertise i fredede beboelsesbygninger med henblik på en eventuel strategi for renovering og vedligeholdelse af. KAB har fået kontakt med Thomas Martinsen, som er administrerende direktør i Dansk Bygningsarv. Dansk Bygningsarv vurderes som de bedste på markedet med hensyn til rådgivning og vejledning, hvad angår fredede bygninger. Thomas Martinsen har givet tilsagn om at komme vederlagsfrit - til bestyrelsesmødet sammen med en medarbejder og drøfte ønsker og perspektiver for. I telefonen fortalte Thomas Martinsen, at Dansk Bygningsarv har været konsulent for Grevinde Danner Stiftelsen, som har haft udfordringer, der kunne minde om s. Det er aftalt, at driftschef Viggo Strøm Børsting viser Dansk Bygningsarv rundt i inden mødet. Den videre proces herunder eventuel udarbejdelse af projektansøgninger og eventuel proces med Kulturarvsstyrelsen besluttes på baggrund af snakken med Dansk Bygningsarv. 2/9

3 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager en åben snak med Dansk Bygningsarv og beslutter næste trin i en eventuel proces. Områdechef Lene Vennits opridsede kort baggrunden for, at Thomas Martinsen, direktør i Dansk Bygningsarv, var inviteret med til mødet. Forud for mødet var Thomas Martinsen og en konsulent fra Dansk Bygningsarv blevet vist rundt i af driftschef Viggo Strøm Børsting. Thomas Martinsen delte et inspirationspapir ud omkring Dansk Bygningsarv (bygningsarv.dk).virksomheden, der har 20 medarbejdere, er ekspert i at skabe anvendelse af og liv i gamle bygninger. Første trin fra Dansk Bygningsarvs side vil være at afklare behovet for vedligeholdelse, det kan være i form af en egentlig gennemgang eller gennem møder med beboerne. Andet trin er, at behovsafklaringen munder ud i en helhedsplan, der beskriver tiltagene og tager hensyn til fredningen. En helhedsplan kan også være et dialogværktøj overfor Kulturarvsstyrelsen. Med helhedsplan menes en kort indledning om og et idékatalog. Det er vigtigt at bruge det korrekte sprog at slå på, at man skal kunne leve det moderne liv i landsbyen i byen. Omkring den udredning af fredningsværdier, som Kulturarvsstyrelsen er i gang med at gennemføre i Danmark, svarede Thomas Martinsen, at fredningsværdierne har været drøftet i mange udvalg. Alle bygninger vil blive gennemgået og fredningsværdierne vil blive forklaret, ligesom der vil blive set på det byggetekniske. Organisationsbestyrelsen ønskedes specifikt, at der blev arbejdet med skorstene, vindfang, gavle og miljø/energi (besparelsesmuligheder i form af blandt andet bedre isolering). Organisationsbestyrelsen besluttede at arbejde videre med Dansk Bygningsarv. Thomas Martinsen lovede at udarbejde to oplæg. Et til omkring kr., hvori indgår beskrivelse af to bygningstyper, udarbejdelse af rapport og møde med Kulturarvsstyrelsen og et mere ambitiøst oplæg, hvortil der kan søges fondsmidler. KAB vil tjekke, om der findes relevante fonde, hvori der kan søges midler. Formålet med genngemgangen skal præciseres nøje sammen med beboerne i. Formand Stine Gotved og organisationsbestyrelsesmedlem Steeen Donsby bliver Dansk Bygningsarv s primære kontaktpersoner. Organisationsbestyrelsen vil også have med i deres overvejelser at indkalde til beboermøde omkring fredning og vedligehold af. er ikke medlem af byfo.dk, men organisationsbestyrelsesmedlem Lone Henriksen vil på opfordring fra Thomas Martinsen se, hvad sitet kan tilbyde. 3/9

4 Områdechef Lene Vennits og driftschef Viggo Strøm Børsting svarede på spørgsmål omkring tilskud fra Landsbyggefonden, at ikke pt. har presserende renoveringer, der kan søges tilskud til fra Landsbyggefonden, men at man løbende vil være opmærksom på mulighederne. 3. Styringsdialog for 2011 Den 29. november 2011 blev der afholdt styringsdialog med Københavns Kommune angående. Referat af mødet er vedlagt som bilag 1. KAB fremførte s ønsker om at finde særboliger, der er bedst egnede til dette formål samt ønsket om at bidrage aktivt til at løse boligsociale opgaver ved at få anvist en større mangfoldighed af beboere end nu, hvor der primært anvises enlige mænd. Ønsket om at få en fritagelse for, at interne flytninger tæller med ved anvisning blev også drøftet. Det blev aftalt, at der skal tages kontakt til Socialforvaltningen om de pågældende spørgsmål. KAB foreslår, at der sættes et møde op med Socialforvaltningen og at udpeger en person, som kan deltage i dette møde. Københavns Kommune indskærpede på styringsdialogen, at bør bakke op om revisors anbefaling af Forvaltningsrevision. Det foreslås på den baggrund, at Forvaltningsrevision tages på dagsordenen som centralt emne på et kommende organisationsbestyrelsesmøde. Såfremt bestyrelsen måtte ønske det, vil KAB vise, hvorledes andre mindre boligorganisationer har arbejdet med Forvaltningsrevision. På næste års styringsdialog vil Københavns Kommune sætte fokus på god almen ledelse, herunder bestyrelsens udgifter. Københavns Kommunes praksis vil fortsat være at holde styringsdialog på det administrative niveau. Derfor opfordrede kommunen s bestyrelse til at søge indflydelse gennem BL s 1. kreds. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen udpeger en person, som kan deltage i et møde med Socialforvaltningen og at bestyrelsen i øvrigt tager orienteringen om styringsdialog til efterretning. Bilag 1: Referat 4/9

5 På forespørgsel svarede områdechef Lene Vennits, at i en forvaltningsrevision vurderes det, hvorvidt en bestyrelse løfter sin opgave og arbejder, således at driften bliver rationel. Hun vil til næste organisationsbestyrelsesmøde prøve at finde eksempler på forvaltningsrevision fra mindre boligorganisationer, der matcher. Formand Stine Gotved fandt, at afsnittet omkring særboliger var upræcist formuleret og områdechefen beklagede, at referatet fra Københavns Kommune i det hele taget var upræcist. Formanden og næstformand Marie Buss vil samarbejde med Socialforvaltningen om, hvem der sættes ind i særboligerne og i samarbejde med udlejningschef Finn Larsen arrangere møde med kontaktpersonen i Socialforvaltningen, som er Susan Fiil Præstegaard. Der var ikke yderligere kommentarer og organisationsbestyrelsen tog hermed orienteringen til efterretning. 4. Kostalden KAB har på vegne af anmodet Københavns Kommune om dispensation vedrørende udlejning af Kostalden. Den 21. december 2011 kom der nedenstående svar fra Københavns Kommune: Kære Jonas Mørk Cohen Vi kan på baggrund af det fremsendte materiale godkende, at der sker udlejning i begrænset omfang af fælleslokalet Kostalden i til personer, der ikke er bosiddende i. Som det fremgår af brevet af 20. januar 2000 fra ministeriet til Herlev Kommune, skal fælleslokaler primært anvendes af beboerne, men beboerne kan beslutte, at fælleslokalerne i et vist omfang kan anvendes af ikke-beboere, såfremt der ikke bliver tale om overdreven anvendelse og lokalerne til stadighed kan benyttes af beboerne til fælles arrangementer. Som det også fremgår af brevet fra ministeriet, er det afdelingsmødet, der skal godkende retningslinjer for driften og brugen af fælleslokaler og lejebetalingen. Med venlig hilsen Anne Mette Friis Pedersen Fuldmægtig 5/9

6 Støttet Byggeri KØBENHAVNS KOMMUNE Teknik- og Miljøforvaltningen Center for Bydesign Njalsgade 13, 5 Vær Postboks København S Telefon Fax anmepe@tmf.kk.dk Web Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter, hvorvidt der skal ændres i de administrative procedurer og om der er behov for særlig kommunikation. Formanden orienterede om, at udlejningen af Kostalden nu er normaliseret. Prisen for ekstern leje er kr kr. i depositum for 48 timer. Festen skal slutte kl Sager til orientering 5. Opfølgning på drøftelserne med beboerservice Den 18. januar 2012 blev der holdt møde mellem formandskabet i, udlejningschef Finn Larsen og områdechef Lene Vennits, begge KAB om diverse emner i relation til beboerservice. I forlængelse af punkt 3 orienteres om drøftelserne. Finn Larsens noter fra mødet vedlægges som bilag nr. 2 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 2: Noter Udlejningschef Finn Larsen uddelte hele sit notat fra mødet mellem s formandskab, områdechef Lene Vennits og ham selv den 18. januar Noter fra mødet var vedlagt dagsordenen som bilag 2. 6/9

7 Udlejningschefen udleverede som lovet intern venteliste til formanden og næstformanden for organisationsbestyrelsen og han orienterede i den forbindelse om, at førstesalen nu er lagt ind på alle boliger og at boligsøgende kan skrive om de ønsker 1. sals lejligheder ind i deres kriterier. Det blev på mødet med formandskabet lovet, at sekretær Gitte Nielsen vil komme ud til for at tjekke og opdatere s opnotering. Organisationsbestyrelsen foreslog, at det evt. kan finde sted i forbindelse med s vårfest lørdag den 2. juni Gitte skal i givet fald igennem en oplæring i systemet. Omkring fleksibel udlejning oplyste udlejningschefen, at hver 9. bolig går til fleksibel anvisning. Det fremgår af orienteringsbrevet, at det er tale om fleksibel anvisning og at kriterierne skal opfyldes. Kriterierne indgås med Københavns Kommune og kan drøftes på møde med Susan Fiil Præstegaard. Der har ikke været anvist boliger efter de fleksible kriterier i Administrationen sender KÅS-statistik til organisationsbestyrelsen. Omkring udlejningsforsøg sagde formanden, at er interesseret i en fordelingsnøgle og at det vil blive taget op igen i organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen besluttede at tage særboligproblematikken op med Susan Fiil Præstegaard. Med disse kommentarer tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 6. Aktionslisten Der vedlægges aktionsliste (bilag nr. 3) fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager aktionslisten til efterretning Bilag 3: Aktionsliste Driftschef Viggo Strøm Børsting orienterede kort omkring aktionslisten, hvor der ikke er rykket meget på punkterne, men blot opdateret på enkelte af dem. På forespørgsel oplyste driftschefen, at der er møde med vedligeholdelsesgruppen torsdag den 2. februar Omkring pkt. 4 Nyt køkken orienterede driftschefen om, at punktet udgår, idet sagen er afsluttet. 7/9

8 Formanden spurgte til pkt. 19 Ansøgning om at flytte skillevæg. Driftschefen svarede, at han ikke har hørt yderligere fra beboer, at det ikke er presserende og at sagen genoptages i samarbejde med vedligeholdelsesgruppen. Omkring punkt 21 Vandskade spurgtes specifikt til problemer omkring H, hvortil driftschefen svarede, at der ligger loggere, men at der ikke kan måles noget. Rapporten vil blive gennemgået med vedligeholdelsesgruppen på mødet den 2. februar 2012 og organisationsbestyrelsen vil få tilsendt denne rapport. Ligeledes på forespørgsel omkring punkt 9 Gadelamper svarede driftschefen, at der er modtaget priser på lamper og at punktet ligger under vedligeholdelsesgruppen. Omkring nøgelsystemet punkt 17 forklarede driftschefen, at der arbejdes med såvel elektronisk briklås, som med nøgle i genkendelig lås. Formanden fandt, at aktionslisten er en god huskeliste for alle, kvitterede for fremdriften og organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering om ejendomskontoret På organisationsbestyrelsesmødet vil der blive givet en kort mundtlig orienteret om status og det videre forløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev på organisationsbestyrelsesmødet givet en mundtlig orientering om status og det videre forløb på ejendomskontoret. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Status på forsikring har modtaget et uopfordret forsikringstilbud fra Gjensidige. På organisationsbestyrelsesmøde den 22. august 2011 tilsluttede sig fællesaftalen om forsikring hos Topdanmark med en stigning på 11 %. Bestyrelsen vil evt. fremlægge tilbuddet fra Gjensidige, hvis ikke bortfalder punktet. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8/9

9 Formand Stine Gotved orienterede om, at ingen i organisationsbestyrelsen har undersøgt tilbuddene nærmere og at punktet derfor udgår. 9. Næste møde Næste møde med KAB er planlagt til mandag den 23. april Eventuelt Organisationsbestyrelsesmedlem Susanne Hviid Thune forklarede, at hun har observeret en mand, som fylder i container på storskraldspladsen. Da hun konfronterede ham, påstod han, at han flyttede for nogen. Susanne Hviid Thune fulgte efter ham og konstaterede, at det var antikhandleren på Olfusvej. Driftschefen bad Susanne Hviid Thune notere tidspunkter og handlinger, hvorefter han vil kontakte antikvitetshandleren og tale med KAB s juridiske afdeling. Driftschefen orienterede om ny affaldsordning, der gør, at forretningerne selv skal bortskaffe deres affald. På forespørgsel svarede han, at der kan dispenseres fra denne regel. Driftschefen orienterede om, at kopimaskinen er meget dyr i drift og at der er indkommet tilbud på en ny kopimaskine, der er billigere i drift og derfor billigere pr. år. Aftalen fortsættes og firmaet tager den gamle tilbage. Driftschefen vil udarbejde overslag til organisationsbestyrelsen. Susanne Hviid Thune orienterede om, at en hund har har bidt nakken over på kat. Kattens ejer har politianmeldt hundens ejer. Der vil komme en husordensag, som KAB endnu ikke har modtaget. Det vides ikke om, beboeren har hundetilladelse. Driftschefen vil spørge på ejendomskontoret, om der er beboere, som har søgt tilladelse til at holde hund. 9/9