Guide til hushåndværker

Transkript

1 Guide til hushåndværker

2 2

3 Guide til hushåndværker Trin for trin-guide For nogle afdelinger kan det være en rigtig god ide at indgå faste aftaler med en håndværker over længere tid, således at det er det samme firma, som kommer hver gang, der opstår et behov for indkøb af håndværkerydelser indenfor det pågældende fag. Det kalder vi en hushåndværker. Tanken bag et miniudbud på en "hushåndværker" er at lave en aftale, som minder om de forhold mange har i dag, hvor der er mere eller mindre faste aftaler om hvem, der løser afdelingens opgaver. Fordelen ved det er, at håndværkeren over tid lærer afdelingen og dens forhold godt at kende, ligesom nogle beboere helt sikkert vil føle tryghed ved, at det er et kendt ansigt, de skal åbne døren for. Muligheden for at få en hushåndværker gennem AlmenIndkøb skal opfattes som et supplement til at indkøbe fastprisydelser via hjemmesiden. Når man køber ind via fastprisydelserne finder systemet finder den billigste håndværker på den konkrete opgave og derfor vil man opleve, at det er forskellige håndværkere, der kommer afhængig af, hvem der var billigst på den specifikke opgave. Man skal være opmærksom på, at modellen med hushåndværker betyder, at man ikke altid får den billigste pris på enkeltopgaverne. Den leverandør, som vinder udbuddet, har samlet set de bedste priser, når man vægter de forskellige opgaver overfor hinanden, men der kan godt være en anden leverandør, der tilbyder en bedre pris på en enkelt ydelse end vinderen. Hvis man vil være sikker på at få den laveste pris hver gang, så er det bedst at bestille opgaverne via fastprisydelserne. Trin 1: Forberedelse og indsamling af information: Beslut hvilke afdelinger og hvilke fagområder, hvor det vil være hensigtsmæssigt at have en fast håndværker tilknyttet. Det kan være en fordel, at de udvalgte afdeling ligner hinanden i renoveringsbehov og vedligeholdelsesstandarder. Vær derfor opmærksom på, om afdelingen har nogle særlige renoveringsopgaver eller er låst på nogle eksisterende aftaler i de år, hvor den nye aftale vil gælde. Indhent al den information, der er tilgængelig omkring de senere års forbrug indenfor det fag, som du vil udbyde. Hvis der er tale om tømrerydelser, så skab dig et overblik over forbruget på tømrerydelser de seneste år. Du skal identificere de opgaver, der udgør de tungeste poster i afdelingsregnskabet, og bruge den information til at lave en vægtning af fastprisydelserne i tilbudslisten. Vi skal have de skarpeste priser på de opgaver, som udgør de største poster i budgettet. De har jo størst betydning for, hvilken leverandør der samlet set er billigst. Trin 2: Hent miniudbudsmaterialet: Miniudbudsmaterialet består af miniudbudsbetingelserne, som blandt andet beskriver hvilke opgaver afdelingen skal have løst, kravene til udførelsen og omfanget af det udbudte arbejde Og en tilbudsliste, - et prisark hvor leverandører afgiver priser op de enkelte ydelser indenfor det pågældende fag. Du finder det samlede materiale på Log på vælg BOLIGORGANISATION og INDKØB Vælg rammeaftale håndværkerydelser Vælg dit geografiske område find kommune Vælg kategori fx tømrer Vælg knappen Gå direkte til MINIUDBUD. Herefter åbnes det materiale, som du skal udfylde og sende til de leverandører, som har krav på (og pligt til) at deltage i udbuddet. I bunden af hjemmesiden er der en oversigt over de relevante leverandører. Du kan enten hente liste som en pdf eller sende den til dig selv via . 3

4 Trin 3: Udfyldelse af miniudbudsbetingelserne Nogle af felter i miniudbudsbetingelserne er udfyldt på forhånd på baggrund af dine brugeroplysninger og valg på hjemmesiden. 3.1 Bestiller Felterne er udfyldt med dine brugeroplysninger. Du kan redigere i felterne, hvis du fx ønsker en anden kontaktperson på miniudbuddet. 3.2 Rammeaftale Er udfyldt på baggrund af dine valg. 3.3 Beskrivelse af opgaven Det er vigtigt med en grundig og retvisende beskrivelse af, hvad der bydes ud. Du kan se et eksempel på en beskrivelse bagerst i denne vejledning. Beskrivelsen vil selvfølgelig afhænge af det individuelle udbud. Du bør dog altid beskrive nedenstående forhold: Opgaver: Oplys hvilke håndværkerydelser, der er omfattet af udbuddet. Fx udbuddet dækker alle tømreropgaver i afdeling A, B og C. Som udgangspunkt gælder udbuddet af fx tømrer-opgaver samtlige tømreropgaver i de udvalgte afdelinger, dvs. at den håndværker, som vinder udbuddet har vundet retten at udføre alle opgaver, der dukker op i aftaleperioden. Det gælder også de opgaver, som ikke optræder på listen over fastprisydelser. I de tilfælde gælder de aftalte timepriser. Der kan dog være opgaver, som kræver helt specielle kompetencer og erfaringer, hvor man gerne vil benytte en bestemt håndværker/fagmand, som har netop de kompetencer. I det tilfælde kan man lave en undtagelse i miniudbudsbetingelserne. Fx vi udbyder alle tømrer-opgaver i afdeling A, B og C med undtagelse af XXX Den estimerede værdi af arbejdet: I beskrivelsen skal det være angivet, hvor meget der konkurreres om i udbuddet. Værdien af arbejdet er baseret på jeres bedste skøn fx med udgangspunkt i sidste års forbrug. Skriv hvor meget omsætning inkl. materialer, som leverandøren kan forvente at få tildelt årligt, hvis han vinder opgaven. Fx Det forventede årlige samlede forbrug baseret på regnskabstal fra 2014 har en værdi af x-kr. inkl. materialer. gælder også selvom aftaler løber ud over den tidsramme, som ligger i hovedrammeaftalen med Almen- Indkøb. Aftalen skal blot være indgået i den tid hovedaftalen løber. Betingelser: Af beskrivelsen bør det fremgå, hvad leverandøren forpligter sig til. Fx at leverandøren er forpligtet til at løse både store og små opgaver. At leverandøren er bundet af de vedlagte vedligeholdelsesreglementer. Her bør forventningerne til leverandørens svartider (på akutopgaver) og almindelige leveringstider også fremgå. Besigtigelse: Leverandøren har ret til at besigtige afdelingerne inden han/hun afgiver et bud. Dato(er) for besigtigelse og kontaktperson bør fremgå af beskrivelsen. * Se i øvrigt eksemplet bagerst i folderen for udfyldelse af beskrivelsen. 3.4 Adresse(r): Her skriver du adressen på afdeling(erne). 3.5 AB 92 "AB92 er ikke gældende" er forvalgt for dig. Som udgangspunkt kan du regne med at AB92 ikke er gældende. Spørg din leder, hvis du er i tvivl. 3.6 Tidsplan Det er dig, som bestiller, der afgør hvilke frister, som gælder for miniudbuddet. Husk at jo mere kompleks udbuddet er, jo mere tid har leverandører behov for. Klik på kalenderen for at vælge datoer. Når samtlige felter er udfyldt vælger du knappen download miniudbudsbetingelserne som pdf. Den pdf kan du gemme på din pc og derefter vedhæfte den til mailen, som sendes til tilbudsgiverne. Aftaleperiode: Det bør også fremgå af beskrivelsen, hvor længe aftalen gælder. I kan indgå aftaler med håndværkere og dermed låse priserne i op til 4 år. (2+1+1 år). I bestemmer selv hvor længe I vil forpligte håndværkeren. Det 4

5 Trin 4: Klargøring af tilbudslisten Tilbudslisten er den prisliste, som leverandørerne udfylder og sender retur indenfor fristen. Den udgør leverandørens bud på opgaven som "hushåndværker". Den sendes sammen med miniudbudsbetingelserne og skal klargøres med vægtninger på de forskellige håndværkerydelser, som der står på listen. Du henter også tilbudslisten på Den kan downloades ved siden af miniudbudsbetingelserne ved at vælge knappen "Download tilbudsliste". Det er helt afgørende for prisen på en "hushåndværker", at vægtningen mellem opgaverne i tilbudslisten er gennemtænkt. De opgaver som vægtes højt skal være de opgaver, der udgør de tungeste poster i budgettet. Indsaml det data, som er tilgængeligt omkring tidligere års forbrug. Brug den information sammen med din erfaring og kendskab til afdelingen for at identificere de ydelser, som bør vægte højt. Forhold som man bør være opmærksom på! Planlagte renoveringer: Står afdelingen overfor fx en større udskiftning af køkkener i aftaleperioden, bør de ydelserne, der knytter sig til den opgave, vægte relativt højt. Mange småopgaver: Hvis afdelingen har mange småopgaver, og dermed ofte vil bliver "ramt af" tillægget for opgaver under kr., bør man vægte tillægget for opgaver under højt. Redigering af tilbudslisten: Tilbudslisten er struktureret som en oversigt over fastprisydelser (A), timepriser (B) og tillæg (C) med pris og vægtning (= mængde). Felterne i de lodrette kolonner med priser skal du fremhæve med grøn farveudfyldning. Grøn farve betyder at det er felter, som tilbudsgiveren skal udfylde. Altså der hvor leverandøren skal skrive sine nye priser ind. Det er dig som bestiller, der skal udfylde den lodrette kolonne mængde (=vægtning) ved at tildele de enkelte ydelser point. Den samlede pointscore er 1000 (svarende til 100%). Du skal tildele fastprisydelserne (A) 850 point i alt, timepriser (B) 100 point i alt og tillæg (C) 50 point i alt. Det kan være en fordel at starte med at lave vægtningen mellem underkategorierne "døre og vinduer", "Gulv", "køkken og garderobe". Fx i tilbudslisten for tømrerydelser, De tre kategorier skal tilsammen tildeles 850 point. Baseret på det sidste års forbrug - og dit kendskab til afdelingerne - ved du, at der vil være mange opgaver som relaterer sig til gamle og utætte vinduer. Derfor vælger du at tildele underkategorien "døre og vinduer" 500 af de i alt 850 point. Det betyder, at der "kun" kan fordeles 350 point i kategorierne "gulv"og "køkken og garderobe". Du har altså vægtet underkategorien "døre og vinduer" højt. Når først du har taget stilling til forholdet mellem underkategorierne fordeler du pointene i blandt kategoriens ydelser. Fx skal du fordele 850 point på ydelserne under "døre og vinduer". Vægte på timepriserne (B): Samlet vægtning 10% Timepriserne er inddelt i mester, svend og lærlingetimer. Tilsammen vægter de 100 point ud af tilbudslistens Det kan være en fordel at vægte mestertimer lavt, da det oftest vil være svend og læring, som udfører arbejdet, mens mester alene besigtiger og laver tilbud. Vægte på tillæg (C): Samlet vægtning 5% Trin 5: Udsendelse og åbning af tilbud Miniudbudsbetingelser, tilbudsliste og eventuelle bilag (fx vedligeholdelsesreglement) sendes på mail til samtlige leverandører. Hvis en leverandør stiller spørgsmål til udbuddet, skal spørgsmål og svar sendes til samtlige leverandører. Når fristen for tilbud udløber, åbnes alle tilbud samtidig. Når den billigste leverandør er fundet underrettes alle tilbudsgivere med angivelse af deres totalpriser. Vi anbefaler, at du afholder et møde med vinderen, hvor I aftaler nærmere omkring jeres forventninger til samarbejdet. Fx omkring svartider ved akut og ikke-akutte opgaver, muligheden for at håndværkeren kan pulje nogle opgaver, så han/hun lettere kan planlægge, og I måske slipper for tillæg for opgaver under kr. Vægte på fastprisydelserne (A): Samlet vægtning 85% 5

6 Eksempler på udfyldt materiale 6

7 7

8 Hushåndværker Version 1 Marts 2015