GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis (GRASP)

Transkript

1 GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis (GRASP) GRASP Generelle regulativer V 1.2 Gyldig fra: 1. december 2013 Obligatorisk fra: 1. marts 2014 Dansk udgave. Oversat af den danske Nationale komité i samarbejde med AgroManagement

2 GRASP generelle regulativer 1. GRASP MODULET I GLOBALG.A.P. SYSTEM 3 2. GRASP DKUMENTER/VÆRKTØJER GRASP GENERELLE REGULATIVER GRASP MODUL KONTROLPUNKTER OG KRAVSPECIFIKATION GRASP TJEKLISTE GRASP GENNEMFØRELSES VEJLEDNING GRASP NATIONALE FORTOLKNINGSREGLER 6 3. DEFINITIONER AF BEGREBER 6 4. GRASP INTERN VEJLEDER 7 5. GRASP AUDITOR/INSPEKTØR KVALIFIKATIONER 7 6. GRASP VURDERING AF PRODUCENTSAMMENSLUTNINGER (OPTION 2) 8 7. PRODUKT HÅNDTERING INTEGRITETSPROGRAM BESLUTNINGSPROCESSER/LEDELSE 11 ANNEX I: PROCEDURER FOR GODKENDELSE AF GRASP NATIONALE FORTOLKNINGSREGLER 12 ANNEX II: BRUG AF DATA 14 ANNEX III: VILKÅR OG BETINGELSER FOR AUTORISERET ADGANG TIL GRASP RESULTATER 15 ANNEX IV: GLOBALG.A.P. RISIKOVURDERING PÅ SOCIAL PRAKSIS CERTIFIKAT 17 Page: 2 of 19

3 1. GRASP modulet i relation til GLOBALG.A.P. systemet Forkortelsen GRASP står for GLOBALG.A.P. Risk Assessment Social Practice (Risikovurdering vedr. social praksis). Det er et frivilligt modul bestående af 13 kontrolpunkter og kravspecifikationer. GRASP modulet er udformet til at gennemgå basale indikatorer for mulige sociale risici på bedrifterne. GRASP anvendes til at vurdere den sociale situation i primærproduktionen. Det hjælper landmænd med at løse vigtige sociale spørgsmål og skabe opmærksomhed på bedriftsniveau. GRASP værktøjet blev udviklet i et projekt, offentligtprivat partnerskab mellem 2005 og 2010, og har involveret forskellige praktiske forsøg og høringer af interessenter på verdensplan. Enhver producent af primære landbrugsprodukter, hvis produktionsprocesser er certificeret mod GLOBALG.A.P. Integreret standard for primærproducenter (IFA) og/eller standarden for planteopformeringsmateriale (PPM) kan anmode om en GRASP vurdering gennem et GLOBALG.A.P. godkendt certificeringsorgan. GRASP kan ikke være et isoleret modul, da den bygger på og supplerer det kapitel om arbejdstagernes sundhed og sikkerhed i GLOBALG.A.P. IFA standarden eller planteopformeringsmateriale standarden. Dog hvis produkthåndteringsområdet er inkluderet i GLOBALG.A.P. certificeringen, gælder GRASP også for de medarbejdere, Page: 3 of 19

4 der arbejder med produkthåndteringen. GRASP falder ikke ind under ISO 65 akkrediteret certificering. Resultaterne af GRASP vurdering vises kun i GLOBALG.A.P. databasen, hvis der er et gyldigt GLOBALG.A.P. IFA eller PPM certifikat. Resultaterne af GRASP vurderingen er kun synlige for brugerne af databasen, som har de tildelte brugerrettigheder og som har underskrevet de respektive vilkår med GLOBALG.A.P. sekretariatet. 2. GRASP dokumenter GRASP består af et sæt af dokumenter, der omfatter: GRASP generelle regulativer GRASP modulet (kontrolpunkter og kravspecifikationer) GRASP tjekliste GRASP implementeringsvejledning GRASP national fortolkningsvejledning. GRASP dokumenterne indeholder information og vejledninger for gennemførelse og vurdering af de grundlæggende sociale kriterier på de bedrifter, der har gennemført GLOBALG.A.P. IFA eller PPM Standard. Nedenfor vises en beskrivelse af de enkelte dokumenter og deres anvendelsesformål GRASP generelle regulativer De generelle regulativer beskriver de grundlæggende trin og overvejelser, der er relevante for en producent, der ønsker at gennemføre GRASP modulet, samt roller og relationer mellem producenterne, GLOBALG.A.P. og certificeringsorganet (CB). Dette dokument refererer til de gældende regler for brug af data, der regulerer, hvilke data der vil blive uploadet til GLOBALG.A.P. databasen, og hvem der kan få adgang til disse data 2.2 GRASP modulet kontrolpunkter og kravspecifikationer GRASP modulet består af kontrolpunkter og kravspecifikationer (CPCC), der skal følges af producenten. Da GRASP modulet er et frivilligt modul, er der ikke tale om bestået/ikke bestået af modulet kun graden af overensstemmelse pr. kontrolpunkt er angivet i GRASP tjeklisten og vil være synlige for brugerne af den autoriserede database (observatører GRASP). 2.3 GRASP tjekliste Vurdering og overholdelse af GRASP modulet er frivillig. En GRASP vurdering er imidlertid kun gyldig, hvis den færdige GRASP tjekliste er blevet uploadet til GLOBALG.A.P. databasen, og hvis producenten har en gyldig GLOBALG.A.P. IFA eller PPM certificering. Under vurderingen virker kontrolpunkterne og kravspecifikationerne (CPCC) som overskrifter. Vurderingsproceduren følger de underkontrolpunkter, der er anført i GRASP tjeklisten og deres foreslåede betydning til vurdering. Efter at have vurderet hvert underkontrolpunkt, giver en vurdering på en 5 punkts skala et billede af producenternes overholdelse af kontrolpunktet. Der er ikke nogen matematisk korrelation mellem de enkelte underkontrolpunkter, og den samlede dom på Page: 4 of 19

5 kontrolpunktet. Der er en samlet bedømmelse for overholdelse for hvert kontrolpunkt: Ja, fuldt overholdt. Ja, overholdt men behov for nogle forbedringer. Ikke overholdt, men taget visse skridt. Ikke overholdt. Ikke relevant. I tilfælde af undtagelser, hvor et kontrolpunkt ikke er relevant, skal en klar skriftlig begrundelse gives under "bemærkninger / nødvendige forbedringer " (dvs. for CPCC 9, når ingen børn af medarbejderne lever på gården ). GRASP kan være uden relevans som helhed, hvis en gård ikke har beskæftigede på noget tidspunkt af året, (fx en slægtsgård uden ansatte på noget tidspunkt af året). I dette tilfælde skal alle kontrolpunkter i tjeklisten være markeret som "ikke relevant", og det faktum, at der ikke er nogen medarbejdere, skal nævnes i anmærkningerne. Under vurderingen af GRASP modulet skal alle kontrolpunkter vurderes og alle resultater skal dokumenteres af den godkendte auditor/ inspektør i GRASP tjeklisten og uploades i GLOBALG.A.P. databasen. Regler for brug af data er foreskrevet i bilag II. Ved afslutningen af vurderingen, skal manglende overholdelse pr. kontrolpunkt straks meddeles skriftligt til producenten. Dette er en foreløbig rapport, der altid kan afhjælpes bagefter, hvis krævet af CB. Producenten har derefter 28 dage (eller mindre efter aftale mellem producenten og CB) fra tidspunktet for inspektion / audit, til at iværksætte korrigerende foranstaltninger for at rette op på situationen, inden den endelige vurdering uploades i GLOBALG.A.P. databasen. CB skal uploade GRASP tjeklisten til GLOBALG.A.P. databasen inden for højst 28 kalenderdage efter lukning af eventuelle afvigelser. Kommentarer skal gives for alle kontrolpunkter vurderet i alle eksterne og interne evalueringer. Kommentarer og beviser, såsom hvilke(t) dokument (er) der blev udtaget osv., skal være stedsspecifik og indgå i tjeklisten, så den viser, at alle kontrolpunkterne er blevet ordentligt vurderet. CB skal have en procedure for at kontrollere kvaliteten af evalueringsrapporterne, før de uploades i GLOBALG.A.P. databasen. Efter at have uploadet tjeklisten i GLOBALG.A.P. databasen, udsteder CB et certifikat til producenten. Dette certifikat er genereret gennem GLOBALG.A.P. databasen. Hvis CB udsteder et certifikat, der ikke er genereret gennem GLOBALG..A.P. databasen, skal certifikatet være i fuldstændig overensstemmelse med skabelonen i bilag III. Certifikatet kan kun udstedes på grundlag af de tilgængelige oplysninger på dette tidspunkt i GLOBALG.A.P. databasen for det unikke GLOBALG.A.P. nummer (GGN). I tilfælde af Option 2, viser certifikatet også alle medlemmer i producentgruppen. 2.4 GRASP implementeringsvejledning GRASP implementeringsvejledning giver vejledning for producenter og producentgruppe ledere. GRASP vejledningen er ikke et regelsæt, men et støttende dokument med eksempler og ideer til, hvordan man kan gennemføre GRASP modulet. Det forklarer, hvordan der kan etableres et socialt ledelsessystem i henhold til GRASP modulet, og giver eksempler og anbefalinger vedrørende gennemførelsen trin for trin. Dette dokument er et hjælpedokument, som omhandler forskellige former for emner hos producenterne. Dokumentskabelonerne vil sandsynligvis skulle justeres i forhold til den Page: 5 of 19

6 specifikke situation hos primærproducenten og de lovmæssige krav i landet. 2.5 GRASP national fortolkningsvejledning GRASP kan kun bruges i et land, hvor en GLOBALG.A.P. godkendt national fortolkningsvejledning eksisterer. Enhver undtagelse fra disse regler skal aftales med GLOBALG.A.P. sekretariatet. Dispensationer vil kun blive tildelt efter ansøgning. Hvis et land ikke har nogen fortolkningsvejledning, er CB nødt til at aflevere en plan for udvikling af en fortolkning til sekretariatet. Denne plan vil også indeholde beviser for auditorers og inspektørers kvalifikationer (se pkt. 5.1) CB er nød til at fremlægge dokumentation for den ekstra kvalifikation af de auditorer eller inspektører, der gennemfører vurderingerne i et land uden en national fortolkningsvejledning. GRASP nationale fortolkningsvejledning giver vejledning til producenter og auditorer vedr. de respektive juridiske rammer for et land/område. Udviklingen af en national fortolkningsvejledning bør bakkes op lokalt ved høring af interessenter og andre eksisterende lokale strukturer så som GLOBALG.A.P. nationale tekniske arbejdsgrupper (NTWG). Dette er for at sikre gennemsigtighed, at fortolkningen er korrekt udformet (og/eller tilpaset om nødvendigt), og er den korrekte fortolkning af den respektive nationale lovgivning. Det er vigtigt, at den gruppe, der udvikler den nationale fortolkningsvejledning repræsenterer de vigtigste berørte lokale interessenter, såsom producentorganisationer, Arbejdsministeriet, Fødevareministeriet, fagforeninger, ngo'er osv. GRASP Stakeholderudvalget (Interessepartnerudvalget) godkender til slut den nationale fortolkningsvejledning. GRASP nationale fortolkningsvejledning skal revideres mindst hvert 4. år, eller når det er nødvendigt, af GLOBALG.A.P. NTWG eller den ansvarlige gruppe (fx i tilfælde af ændringer i den nationale lovgivning i et land). Flere detaljer om processen med udviklingen af GRASP nationale fortolkningsvejledning er fastsat i bilag I. 3. Definition af begreber Ved anvendelse af GRASP modulet, er nedenstående begreber defineret som følger. Disse definitioner gælder for denne og alle andre GRASP relaterede dokumenter: Producent: En person (individuel) eller virksomhed (individuel eller producentsammenslutning) registreret som en juridisk enhed, der ejer en produktion, der er relevant for omfanget af GRASP (certificeret til en GLOBALG.A.P. Standard), og der har det juridiske ansvar for de produkter, der sælges af virksomheden. Et GLOBALG.A.P. nummer (GGN), som angivet i GLOBALG.A.P. IFA almindelige bestemmelser V4.0 Del I Pt. 8.3, identificerer hver producent. En producent kan anmode om GRASP sammen med GLOBALG.A.P. IFA audit, såfremt ansøgningsproceduren udtrykt i GLOBALG.A.P. almindelige bestemmelser V4.0 Part I., er fulgt. Virksomhedsledelse: Udtrykket "virksomhedsledelse" anvendes til at definere den person, der er operationelt ansvarlig for produktion og medarbejdere. Producenten kan ansætte en driftsleder, i hvilket tilfælde driftslederen også vil blive behandlet som en almindelig medarbejder. Medarbejder: En medarbejder aflønnes for de landbrugsmæssige produktionsydelser og / eller produktionsrelaterede tjenester (f.eks. personale, der forbereder måltider til ansatte), han/hun yder overfor en producent. Dette omfatter fastansatte, løst ansatte og sæsonarbejdere samt lærlinge og underleverandører (hyret arbejdskraft), der håndterer produktet. Det kan udelukke de nærmeste familiemedlemmer til producenten. I tilfælde, hvor en producent ikke har nogen ansatte på noget tidspunkt i løbet af året, skal han/hun selv fremlægge en erklæring om dette, og GRASP kan ikke anvendes. I dette tilfælde skal alle kontrolpunkter i tjeklisten være markeret som "ikke relevant", og det Page: 6 of 19

7 faktum, at der ikke er nogen medarbejdere skal nævnes i anmærkningerne. Nære familiemedlemmer: Nære familiemedlemmer defineres som de pårørende, der er relateret i direkte linje til producenten (dette gælder ikke for ansatte driftsledere), og bor i samme husstand som producenten. De kan omfatte forældre, ægtefæller, brødre/søstre og børn, men omfatter ikke onkler, kusiner eller andre slægtninge. Medarbejdernes repræsentant: En arbejdstagerrepræsentant letter dialogen blandt medarbejderne, men også mellem de ansatte og ledelsen. Problemer på virksomheden kan nemt blive behandlet, diskuteret og løst. Desuden kan medarbejdernes råd eller repræsentant (er) optræde som mægler i tilfælde af konflikter. Aftaler med de ansattes repræsentation vil generelt blive godt modtaget i arbejdsstyrken, når repræsentanten (e) for de ansatte har forhandlet vilkårene. Yderligere præciseringer findes i GRASP implementeringsvejledning 4. GRASP intern træner a) Alle godkendte CB'er skal have en bestemt CB intern træner til rådighed,. Den interne træner skal være til rådighed internt, altså ikke ansat lejlighedsvis af CB. b) CB interne træner (e) skal deltage i GLOBALG.A.P.»CB intern træner uddannelse " for GRASP (én dag uddannelse) og bestå online eksamen. c) Den interne træner skal kunne bevise, at han har viden om social auditering. d) Kvalifikationerne hos den interne træner skal opnås, og kan blive testet af GLOBALG.A.P. sekretariatet ved en opfølgning på grunduddannelsen. e) Den interne træner skal mindst opfylde inspektør kvalifikationskrav i henhold til omfanget i IFA V4. f) De(n) interne træner(e) skal være ansvarlig for uddannelsen af alle deres (CB`s) GLOBALG.A.P. auditorer og inspektører vedr. GLOBALG.A.P. Online Training materialer og andre gældende GRASP dokumenter (audit tjekkliste og implementeringsvejledning). g) De(n) interne træner(e) skal sikre, at alle inspektører eller auditorer, der er registreret til at udføre GRASP audits, modtager undervisning ang. relevant national lovgivning omkring arbejdskraft og ang. GRASP national fortolkningsvejledning (dvs. ved at få kvalificeret rådgivning fra arbejdsretlige specialister eller sociale auditorer) i de lande, hvor auditorer eller inspektører udfører GRASP audits. h) CB`s intern(e) træner(e) skal også sikre, at alle deres registrerede GLOBALG.A.P. auditorer og inspektører gennemfører og består alle de nødvendige GLOBALG.A.P. online uddannelser og tests. i) Certificeringsorganet underretter straks GLOBALG.A.P. vedr. ændringer i personalet hvad angår intern træner. j) I tilfælde af ændringer i personalet, skal den nye interne træner gennemføre den krævede uddannelse inden for 3 måneder. Hvis dette ikke er muligt, skal den nye person som minimum tilmeldes inden for 3 måneder til et kommende kursus. k)det certificerende organ (CB) skal have etableret et system i forbindelse med den løbende tilpasning og uddannelse af dets inspektører og auditorer. 5. GRASP auditor/inspektør kvalifikationer Kun godkendte GLOBALG.A.P. auditorer og inspektører (se GLOBALG.A.P. General Regulations del III i bilag III.1 og 2), der arbejder for en GLOBALG.A.P. godkendt og akkrediteret CB vurderer GRASP modulet. Hver inspektør og auditor skal gennemføre GLOBALG.A.P. GRASP Online Træning og bestå online tests (herunder eksaminer i Page: 7 of 19

8 opdateringerne), inden de bliver godkendt. De(n) interne træner(e) overvåger ægthed og fuldstændigheden af processen. Endvidere skal auditorer/inspektører have et indgående kendskab til GRASP national fortolkningsvejledning og den nuværende nationale lovgivning i det pågældende land, hvor han / hun udfører audits. Dette skal overvåges af CB s interne træner for GRASP. 5.1 Kvalifikationer hos auditorer og inspektører i lande uden en national fortolkningsvejledning. I lande uden en GRASP national fortolkningsvejledning skal auditorer/inspektører, der udfører audits have mindst én af følgende supplerende kvalifikationer: SA8000 Introduktions & Basis Auditor Kursus (5 dage) eller som minimum 5 sociale audits indenfor jordbrug. Liste over anerkendte audit ordninger: Fair Trade (FLO), SA8000, smeta / Sedex, BSCI Primary Production CB`s daglige leder skal fremlægge dokumentation for disse auditorers kvalifikationer overfor sekretariatet (certifikat på kvalifikationer eller anden passende dokumentation). Bevis for kvalifikationer, skal udgøre en del af ansøgningen om dispensation til at udføre GRASP i dette land. Certificeringsorganer, der er godkendt til GRASP er anført på GLOBALG.A.P. s hjemmeside, og de godkendte auditorer/inspektører vil være i stand til at uploade GRASP Tjeklister i GLOBALG.A.P. databasen. 6. GRASP vurderinger af producentsammenslutninger (Option 2) En producentsammenslutning er en gruppe af producenter som defineret i GLOBALG.A.P. IFA V4.0 Almindelige bestemmelser Del II. Alle medlemmer af denne producentsammenslutning skal medtages i det interne kvalitetsstyringssystem (QMS) for gruppen. For at forenkle indførelsen af GRASP, kan der dannes undergrupper. Alle producentsammenslutningens medlemmer, der er registreret under ét GGN skal være omfattet af GRASP auditeringen indenfor en tidsramme på højst tre år. Gruppen skal have en juridisk gældende struktur, have kontrakter med hver producent med angivelse af krav vedr. til og framelding, have fastsat suspensioner og aftaler om at overholde GRASP krav til registrerede medlemmer. En liste over alle medlemmer af producentsammenslutningen med den relevante registreringstilstand skal være tilgængelig. Producentsammenslutningen skal have en ledelsesrepræsentant med det endelige ansvar. Kun GLOBALG.A.P. IFA Option 2 certificerede producentgrupper kan vurderes for GRASP som en gruppe. Mindst en intern audit af hver registreret producent i producentsammenslutningen skal årligt udføres af kvalificerede interne inspektører eller være udliciteret til et eksternt verifikationsorgan, forskelligt fra det certificeringsorgan, der er ansvarlig for de eksterne inspektioner af gruppen. Under den interne kontrol, skal den interne inspektør følge de grundlæggende principper for inspektion efter ISO 65 krav (f.eks. stikprøvekontrol af Page: 8 of 19

9 registreringer for at opnå bevis for overholdelse). Resultaterne af de interne vurderinger skal udføres og sammenfattes i GRASP Intern Tjekliste beregnet for producentsammenslutninger. BEMÆRK: En GRASP selvevaluering af hvert medlem af gruppen kræves kun, hvis det er et internt krav fra gruppen, men det er ikke et GLOBALG.A.P. krav. Såfremt en producent ikke har nogen ansatte, er GRASP ikke relevant for ham/hende. Hvis denne producent er en del af en producentsammenslutning, skal han indgå i det interne kvalitetsstyringssystem af gruppen. Dette er for at sikre, at såfremt denne producent ansætter nogen, vil GRASP blive implementeret.. En CB gennemfører årligt en ekstern evaluering for at kontrollere, om drift og effektivitet af QMS en (dvs. har alle gruppens medlemmer været internt auditeret?), og gennemfører en ekstern audit hos et udvalg (kvadratroden) af producentgruppens medlemmer registreret for GRASP. Auditoren/inspektøren skal vurdere gennemførelsesgraden af det interne kvalitetsstyringssystem, som beskrevet i kontrolpunkt PG1 i GRASP CPCC s og kontrollere troværdigheden af de interne kontrolresultater. GRASP resultatet af producentgruppen består af et resumé af resultaterne fra de eksterne inspektioner, og resultatet af PG1 spørgsmålene om effektiviteten af kvalitetsstyringssystemet. Den gruppetjekliste, der er resultatet heraf, uploades derefter i GLOBALG.A.P. databasen og er synlig for alle brugere med den tildelte status som GRASP bruger. Hvis den eksterne evaluering af prøven af producentgruppens medlemmer afslører store forskelle mellem resultaterne af den interne og den eksterne kontrol, skal det nævnes i tjeklisten. Store forskelle vil være enhver afvigelse, der indikerer, at der er et alvorligt svigt i de interne kontrolresultater. Eksempel: De interne auditresultater hos en producent vedr. spørgsmål 1 viser, at producenten opfylder kravene fuldt ud, mens den eksterne kontrol viser, at der kun er taget nogle trin. Hvis CB opdager sådanne tilfælde, skal dette være anført i tjeklisten. Page: 9 of 19

10 Figur 3: GRASP I producentgrupper (Option 2) A. Interne inspektioner: Foretag intern inspektion hos alle producentgruppens medlemmer, der er registreret for GRASP. Opbevar registreringer af disse inspektioner. Resultaterne af de interne kontroller samles i GRASP intern tjekliste til producentsammenslutninger, der kan downloades fra GLOBALG.A.P. hjemmeside B. Eksterne inspektioner og audits: Brug GRASP tjeklisten til at auditere kvadratroden af producentgruppens medlemmer, der er registreret for GRASP. Auditer også produkthåndteringsfaciliteterne (se pkt. 6). Sammenlign resultaterne af de eksterne inspektioner med resultaterne af de interne inspektioner. Resultaterne af de interne inspektioner samles i GRASP tjeklisten til producentsammenslutninger og udfyld kontrolpunkt PG1 om effektiviteten af gruppens kvalitetsstyringssystem. C. Uploading af resultaterne i GLOBALG.A.P. databasen: Upload den udfyldte GRASP Option 2 Tjekliste (sammenfatning af resultatet af de eksterne producentinspektioner + PG 1) i GLOBALG.A.P. databasen 6.1 Interne inspektørers kvalifikationer (i) Inspektørerne vil være i stand til at inspicere GRASP, når faktuelle beviser (som beskrevet nedenfor) af deres kvalifikationer og erfaring er blevet bekræftet af producentgruppen. GLOBALG.A.P. CB vil auditere overholdelsen af kravene, som beskrevet nedenfor under den eksterne QMS revision. (ii) Den relevante CB skal have en komplet og opdateret liste over alle producentgruppens interne inspektører. De interne inspektørers kvalifikationer skal godkendes af CB i de eksterne inspektioner Evner og kvalifikationer hos de interne inspektører (i.) Endags praktisk inspektionskursus, der fastsætter de grundlæggende principper for inspektioner. (ii.) Kendskab til og/eller adgang til gældende arbejdsretlige regler. (iii.) Kendskab til GRASP national fortolkningsvejledning i det respektive land. (iv.)"arbejdssprog" færdigheder i det pågældende modersmål/arbejdssprog Kerneopgaver for de interne inspektører (i.) Inspektion af producenter i producentgruppen for at vurdere, om niveauet af overensstemmelse med GRASP modulet er overholdt. (ii.) Rettidig og præcis rapportskrivning om disse inspektioner. (iii.) Inspektørerne kan ikke inspicere deres eget arbejde. Page: 10 of 19

11 7. Produkthåndtering Hvor produkthåndtering (f.eks. pakning) er omfattet af GLOBALG.A.P. IFAcertifikatet, dækker GRASP også medarbejderne i produkthåndteringsfaciliteterne. I tilfælde af producentgrupper (Option 2), skal den eksterne evaluering foretaget af CB også omfatte produkthåndteringsfaciliteterne, som skal vurderes i tillæg til stikprøven af producentgruppens medlemmer. Resultaterne af den eksterne evaluering af produkthåndteringsfaciliteten opføres som en ekstra producent i GRASP Option 2 tjeklisten. Medarbejderne i producentens eget pakkeri (Option 1), skal indgå i den normale vurdering i den samme GRASP tjekliste. 8. Integritetsprogram 8.1 Certificeringsorganet autoriserer GLOBALG.A.P. til at udføre integritetsaudits på certificeringsorganets lokaler og på producenters, certificeret af nævnte certificeringsorgan, adresser. 8.2 Certificeringsorganet skal samarbejde med GLOBALG.A.P. under aktiviteter i integritetsprogrammet. 8.3 Før, under og efter integritetsaudits skal certificeringsorganet have adgang til alle de oplysninger, dokumenter og adresser, der er relevante for at fuldføre integritetsaudits inden for den tidsramme, der kræves af GLOBALG.A.P. 8.4 Certificeringsorganet accepterer de sanktioner (IFA V4.0 GR, del II, 1.7 ), herunder bøder og omkostningsgodtgørelse, som foreslået af Integritetsovervågningsudvalget og håndhævet af GLOBALG.A.P. 8.5 Indsigelser mod udelukkelse følger voldgiftsproceduren, der er beskrevet i CBlicensaftalen. 8.6 Auditbesøg foretages rutinemæssigt af GLOBALG.A.P.,og uden at det medfører omkostninger for certificeringsorganet. Men såfremt der i løbet af de rutinemæssige audits findes hændelser, der fører til opfølgende audits, forbeholder GLOBALG.A.P. sig ret til, at afkræve certificeringsorganet godtgørelse for disse yderligere audits. I tilfælde, hvor det samlede antal dage for sådanne opfølgende audits overstiger 3 dage, er der behov for en afgørelse fra Integritetsovervågningsudvalget. 8,7 Audits, der er foretaget for at undersøge klager modtaget af GLOBALG.A.P., vil i første omgang blive dækket af GLOBALG.A.P. Hvor klager er fundet at være berettigede, forbeholder GLOBALG.A.P. sig ret til at afkræve certificeringsorganet godtgørelse for alle eller en del af omkostningerne til efterforskning på baggrund af afgørelsen fra Integritetsovervågningsudvalget. 9. Beslutningsprocesser/ledelse Enhver afgørelse om GRASP er under det endelige ansvar af GLOBALG.A.P. Board. Et Board nomineret GRASP Stakeholder udvalg (SHC) er ansvarlig for alle tekniske spørgsmål vedrørende GRASP CPCCs, den nationale fortolkningsvejledning og alle andre GRASP værktøjer. For yderligere oplysninger, se kommissoriet for GRASP Stakeholder udvalget. Page: 11 of 19

12 Annex I: Procedurer for godkendelse af GRASP nationale fortolkningsvejledninger. 1. Formål GRASP må kun anvendes i lande, hvor der er en GLOBALG.A.P. godkendt national fortolkningsvejledning. Enhver undtagelse fra denne regel, skal aftales med GLOBALG.A.P. sekretariatet. Den GRASP nationale fortolkningsvejledning skal vejlede interessenter og auditorer på baggrund af de respektive retslige rammer. GRASP nationale fortolkningsvejledning skal være diskuteret med og bakket op af de lokale interessenter. Den nationale fortolkningsvejledning er godkendt af GLOBALG.A.P. GRASP Stakeholder Udvalg (SHC), og udgivet af GLOBALG.A.P. sekretariatet. 2. Ansvar I lande, hvor der er en GLOBALG.A.P. National Teknisk Arbejdsgruppe (NTWG) skal denne arbejdsgruppe være ansvarlig for udviklingen af GRASP fortolkningsvejledning. I lande, hvor der ikke er nogen GLOBALG.A.P. NTWG, skal den ansvarlige for udviklingen af den nationale fortolkningsvejledning være en GLOBALG.A.P. interessent (medlem, certificeringsorgan, producent, eksportør, importør), der forpligter sig til at være ansvarlig for udviklingsprocessen. GLOBALG.A.P. forbeholder sig ret til at ændre, opdatere eller tilbagetrække den nationale fortolkningsvejledning på ethvert tidspunkt, hvis det er nødvendigt. Udvikling og godkendelse af retningslinjerne skal følge den fastlagte minimums procedure (se punkt 3). Det vigtigste mål for denne procedure, er at inddrage relevante lokale interessenter og sikre gennemsigtighed i udviklingsprocessen. GLOBALG.A.P. sekretariatet vil sammen med GRASP SHC, vurdere, om udviklingen af GRASP national fortolkningsvejledning har fulgt denne procedure. GRASP SHC har den endelige godkendelse af den nationale fortolkningsvejledning. 3. Godkendelsesproceduren for GRASP National fortolkningsvejledning 3.1 Information til GLOBALG.A.P. sekretariatet og planlægning GLOBALG.A.P. sekretariatet skal informeres om planen om at udvikle en national fortolkningsvejledning. Interessenten skal give GLOBALG.A.P. en plan for den planlagte udviklingsproces. GLOBALG.A.P. sekretariatet skal være enig i den foreslåede proces og forbeholder sig ret til at tilpasse den. GLOBALG.A.P. Sekretariatet informerer GRASP Stakeholder udvalget om alle planer om at udvikle den nationale fortolkningsvejledning Udarbejdelse af et udkast til national fortolkningsvejledning En lokal arbejdsretsekspert (eller gruppe af eksperter) skal udarbejde en første version af den fortolkningsvejledning, der giver lokal fortolkning af hvert af de 13 kontrolpunkter, hvor det er nødvendigt. Denne fortolkning skal give eksempler på implementering og samle gældende regler eller kollektive overenskomster (f.eks. mindstelønnen, links til kilder). Udkastet til den nationale fortolkningsvejledning skal deles med GLOBALG.A.P. Sekretariatet inden det diskuteres i den lokale interessentkreds. 3.3 Stakeholder konsultation Dette udkast til national fortolkningsvejledning skal derefter forelægges for og drøftes af en repræsentativ gruppe af lokale interessenter. Page: 12 of 19

13 Interessenterne omfatter om muligt repræsentanter fra følgende interessegrupper: Civilsamfundet : fx forbrugerorganisationer, ikkestatslige organisationer Relevante fagforeninger (lokalt, regionalt, forskellige sektorer) Stedlige regeringsrepræsentanter (fx Arbejdsministeriet, Fødevareministeriet ) Producenter, producentorganisationer, eksportorganisationer GLOBALG.A.P. Detailog Food service medlemmer Andre eksperter En repræsentant for GLOBALG.A.P. Sekretariatet skal informeres og inviteres til høringen. Repræsentanten kan give input og rådgivning om processen. GLOBALG.A.P. Sekretariatet informerer GRASP Stakeholder udvalget om alle planlagte høringer af interesserede parter. Målet med høringen er at nå til enighed og godkendelse af dokumentet blandt interessenterne. Høringen af interessenterne bør finde sted på en tilrettelagt endags konference. Konferencen og dens resultater skal dokumenteres i en rapport og deles med alle konferencedeltagere. Såfremt en konkret høringsrunde blandt interessenter ikke er mulig på grund af berettigede årsager (dokumentation skal leveres til GLOBALG.A.P. sekretariatet), er der mulighed for at organisere høringer ved skriftlig korrespondance. I så fald må initiativtager til processen sikre gennemsigtighed i denne proces for alle relevante interessenter. Alle de modtagne bemærkninger skal indgives og stilles til rådighed på anmodning. De vigtigste interessegrupper nævnt ovenfor skal opfordres til at give deres feedback til den nationale fortolkningsvejledning. 3.4 Godkendelse af den nationale GRASP fortolkningsvejledning Den reviderede GRASP fortolkningsvejledning skal fremsendes til GLOBALG.A.P. Sekretariatet. Dokumentationen af trin 13 skal stilles til rådighed. Fortolkningen skal oversættes til engelsk. GLOBALG.A.P. Sekretariatet vil videresende den udviklede nationale fortolkningsvejledning til GRASP tekniske udvalg til endelig godkendelse, og skal give feedback inden for fire uger til at godkende fortolkningen eller kræve korrigerende handlinger. Hvis korrigerende handlinger er påkrævet, vil godkendelse kun blive givet efter færdiggørelsen af dokumentet. Efter godkendelse af GRASP tekniske udvalg, bliver den nationale fortolkningsvejledning offentliggjort på GLOBALG.A.P.`s hjemmeside. Alle medlemmer og certificeringsorganer i landet vil blive informeret. 3.5 Gyldighed/Revision af dokumentet Den nationale GRASP fortolkningsvejledning har en gyldighed på højst 4 år. Den skal revideres af NTWG eller en anden ansvarlig organisation i henhold til tidsplanen for revisionen af GRASP modulet. Revisionen af den nationale fortolkningsvejledning skal følge en procedure, der sikrer, at de lokale parter er blevet informeret og involveret. GLOBALG.A.P. kan tilbagetrække eller revidere den nationale fortolkningsvejledning når som helst isoleret set, hvis den globale troværdighed af standarden udfordres. Page: 13 of 19

14 Annex II: Brug af data CB skal registrere følgende data, og GLOBALG.A.P. databasen skal ajourføres i overensstemmelse hermed (som påkrævet i den gældende database manual): Virksomheden navn og adresse Ansvarlig person (er) i virksomheden Produkt informationer Disse oplysninger skal opdateres jævnligt, når som helst der er en ændring. De skal senest opdateres samtidig med reaccepten af GRASP som følge af den næste certifikatudstedelse og/eller ved recertificeringen. CB skal forsyne producenten eller producentsammenslutningen med et ud af fire forskellige datafrigivelsesniveauer, hvilket vil angive datavisningen til bestemte brugergrupper i databasen og offentligheden i forbindelse med certifikatvalidering: Producenter, der tilmelder sig GRASP tillægsmodulet er enige om at dele følgende oplysninger med alle GRASP observatører. En liste over GRASP observatører er til rådighed for GRASP auditerede producenter efter anmodning. Producent eller producentsammenslutning firmanavn, by og postnummer og beviset for GRASP evaluering, herunder følgende oplysninger: GGNnummeret Registrerings nummer Version af GRASP Module Certificerings Option (Option 1 eller 2) Certificeringsorgan Upload dato Navn på auditør/ inspektør Status: "GRASP vurderet " Produkthåndtering/forarbejdnings erklæring Antal producenter, der er omfattet af GRASP pr. produkt (i Option 2) Option 1 og 2: GRASP resultater resumé Bilag I: Komplet GRASP tjekliste med bemærkninger For Option 2: Som bilag II: Producenternes GGNnummer GLOBALG.A.P., certificeringsorganet og virksomhedsauditøren (hvis relevant), som producenten eller producentsammenslutningen samarbejder med, kan bruge alle data i GLOBALG.A.P. databasen til interne formål og sanktionsprocedurer. Niveauet af datasynlighed skal defineres og være underskrevet i forbindelse med registrering hos CB i aftalen om sub licens. Producenten eller producentsammenslutningen er ejeren af data, og er ansvarlig for at tildele og fastsætte niveauet for rettighederne til dataadgang. Dataernes ejer kan imidlertid overdrage ansvaret til andre brugere (f.eks. certificeringsorganet, producentsammenslutning eller virksomhedsauditøren, som beskrevet i GLOBALG.A.P. IFA V4.0 GR del I, 4.1). Derfor kan et certificeringsorgan, en producentsammenslutning eller andre dataadministratorer foretage registreringen i databasen, hvis producenten eller producentsammenslutningen skriftligt har tildelt dem de tilhørende rettigheder. Page: 14 of 19

15 Annex III: Kommisorium for autoriseret adgang til GRASP resultater For GLOBALG.A.P. databasebrugere, med autoriseret database adgang til GRASP Vi anerkender hermed følgende GLOBALG.A.P. kommisorium for markedsdeltagere, som har adgang til GRASP resultaterne i GLOBALG.A.P. databasen. Formålet med dette kommisorium er at sikre en korrekt håndtering af oplysninger indhentet under GRASP vurderingen, klart at definere omfanget af GRASP og hvordan resultaterne kan fortolkes og bruges til at fremme en løbende forbedring med hensyn til social praksis i primærproduktionen. Desuden skal dette kommisorium regulere kommunikationen af GRASP vurderingens resultater til offentligheden. 1. Forkortelsen "GRASP" står for GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice (risikovurdering vedr. social praksis). 2. GRASP er et frivilligt vurderingsmodul, som består af et bestemt antal kontrolpunkter og kravspecifikationer for individuelle producenter og et ekstra kontrolpunkt for producentsammenslutninger. 3. GRASP anvendes til at vurdere den sociale praksis i primærproduktionen. Den fokuserer på en gennemgang af de grundlæggende indikatorer for mulige sociale risici på bedrifterne. 4. GRASP må kun anvendes såfremt en national fortolkningsvejledning er blevet offentliggjort af GLOBALG.A.P. for det pågældende land. Enhver undtagelse fra denne regel skal rådføres med GLOBALG.A.P. sekretariatet for godkendelse. 5. Gennemførelsen af GRASP hjælper jordbrugere med at påpege vigtige sociale spørgsmål og skabe opmærksomhed på bedriftsniveau. Dette er hovedformålet med GRASP. 6. Der er ingen bestået eller ikke bestået af GRASP modulet vurderingen giver snarere basale indikatorer for driften af virksomhederne i form af gennemførte procedurer for at overholde nationale/internationale regler vedr. arbejdsmarkedsspørgsmål. 7. Færdiggørelsen af en GRASP vurdering indikerer ikke, at en producent fuldt ud opfylder alle kontrolpunkter graden af overensstemmelse kræver en analyse fra sag til sag. 8. GRASP er ikke en social auditering den kræver af producenterne, at de opbevarer dokumentation og følger grundlæggende procedurer for ledelsen af deres ansatte som grundlag for et socialt ledelsessystem. Disse dokumenter og procedurer gennemgås under auditeringen. 9. GRASP auditorer/ inspektører bliver bedt om at kontrollere niveauet af overholdelse af GRASP krav baseret på den GRASP tjekliste, der definerer minimumskravene til auditten. Denne fremgangsmåde afgrænser GRASP til interviews med centrale ansvarlige personer, inspektioner og dokumentgennemgang. 10. For at undgå fejlkommunikation, skal al kommunikation vedr. GRASP på forhånd aftales med GLOBALG.A.P. sekretariatet, for at sikre, at det følger dette kommissorium. 11. GLOBALG.A.P. sekretariatet tilbyder en GLOBALG.A.P. GRASP service pakke til brugere, der har underskrevet dette kommissorium, herunder en meddelelsespakke, som de kan bruge til kommunikationsformål. 12. Udtrykket "GRASP" må ikke forekomme på noget produkt (Dette er i overensstemmelse med brugen af GLOBALG.A.P. s varemærke. Se GLOBALG.A.P. Generelle Regulativer, Integreret Standard for Primærproducenter V4.0 del I, 8.1). 13. GRASP kan kun vurderes i kombination med et GLOBALG.A.P. certifikat for Integreret Standard for Primærproducenter eller planteopformeringsmateriale. Page: 15 of 19

16 14. Navn og adresse på enhver organisation, der har modtaget autoriseret adgang til GRASP resultaterne, skal på forlangende stilles til rådighed for GRASP vurderede producenter. Vi erklærer herved vort samtykke til ovennævnte kommissorium. GLOBALG.A.P. Sekretariatet vil give vor virksomhed adgang til GLOBALG.A.P. databasen og GRASP vurderings resultater Virksomhed: Virksomhedsrepræsentant Dato og sted Underskrift Page: 16 of 19

17 Annex IV: GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis certifikat CB Logo GLOBALG.A.P. RISK ASSESSMENT ON SOCIAL PRACTICE (GRASP) PROOF OF ASSESSMENT According to GRASP General Regulations V1.1 January 2011 Option X 1 Issued to Producer Group Pimiento del Sur Street, Place, Country The Annex contains details of the GRASP results (and the covered producer group members. 2 ) The certification body [Company Name] declares that the producer group mentioned on this proof has been assessed according to the GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice Version 1.1 January GLOBALG.A.P. certified products covered by GRASP 3 Products 8 Assessment Number 6 Produce Handling GGN: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Registration number of producer/ producer group (from CB) xxxxxx No. of GRASP internally assessed producers Product 1 #####ABCDE#### Yes Product 2 #####ABCDE#### Yes Total: Total number of producers Assessment Result: Only for Option 2: Does the assessment of the Quality Management System of the Group show evidence of the correct implementation of GRASP for all producer group members? 4) Yes, fully compliant Date of Assessment: xx.xx.2011 Date of Upload: xx.xx.2011 Validity Date: xx.xx.2012 (depending on IFA certificate validity) Yes, fully compliant Yes, some improvement needed Not compliant but some steps taken Not, compliant Not applicable The actual status of this proof is always displayed at: Only for Option 1: 5) Page: 17 of 19

18 GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice (GRASP) ANNEX 1 for GGN xxxxxxxxxxxxxxx Producers Group Members: Product(s) GLOBALG.A.P. Number (GGN) Company/Producer Name and Address Product a xxxxxxxxxxxxxxx Producer 1 Product n xxxxxxxxxxxxxxx Producer n ANNEX 2 for GGN xxxxxxxxxxxxxxx Checklist The completed GRASP Checklist 7 Noter Certifikatet skal være på engelsk. Du kan tilføje et andet sprog i certifikatet. 1. Option (12) skal altid fremgå af certifikatet.. 2. Anden del og producentgruppens medlemmer omfattet af GRASP " gælder kun for producentsammenslutninger. 3. Notering af produkter kan kun anvendes i tilfælde af Option 2 (producentgruppe). I tilfælde af Option 1 er certifikatet ikke produktspecifikt. 4. Der må kun anføres spørgsmål for Option 2 vurderinger (dette skyldes GRASP kontrolpunktet til producentgrupper (PG1). 5. Vedr.Option 1: resultaterne af GRASP tjeklisten vil blive vist her. Farvelinjerne viser graden af overensstemmelse med GRASP kontrolpunkterne (automatisk genereret ud af resultaterne pr kontrolpunkter). 6. Vurderingsnummeret er et nummer, der svarer til certifikatnummeret. Vurderingsnummeret skal være anført på papircertifikatet. Det er en reference kode til certifikatet i GLOBALG.A.P. databasen pr. produkt og certifikat cyklus. GLOBALG.A.P. certifikatnummeret genereres automatisk i systemet og består af 5 cifre, 5 bogstaver og et slutnummer (# # # # # ABCDE # # # #). Alle ændringer i certifikatet i et givet certifikat cyklus afspejles i slutnummeret 7. Den udfyldte GRASP tjekliste skal være tilgængelig i bilag De produkter, der er certificeret efter GLOBALG.A.P. Integreret Standard for Primærproducenter eller Standard for planteopformeringsmateriale, og som er omfattet af GRASP, skal angives her. Page: 18 of 19

19 EDITION UPDATE REGISTER New document Replaced document Date of publication Description of Modifications _GG_GRASP_ GR_V1_2_Dec13_en _GG_GRASP_ GR_V1_1_Jan11_en 1 December Definition of terms: clarification on farms without employees; 4. Introduced GRASP Inhouse Trainer instead of individual auditor & inspector training; 5. Auditor/Inspector Qualification; 5.1 Qualification of Auditors and Inspectors in Countries without a National Interpretation Guideline; 6. Clarification: results from external assessments in Option 2 Checklist; 7. Clarification on the inclusion of produce handling; Annex II*: clarification on data use agreements; Annex III*: new point 14 If you want to receive more information on the modifications in this document, please contact the GLOBALG.A.P. Secretariat mailto:translation_support@globalgap.org. *Note: Annex II and Annex III are under a review process and will be updated soon. Page: 19 of 19