GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis (GRASP)

Transkript

1 GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis (GRASP) GRASP Implementeringsvejledning V 1.1 Gyldig fra: 1. januar 2011 Obligatorisk fra: 1. juli 2011 Dansk udgave, Oversat af den danske Nationale komité i samarbejde med AgroManagement

2 Indholdsfortegnelse GRASP implementeringsvejledning HVORDAN BRUGES DETTE DOKUMENT? 3 Hvorfor indføre GRASP modulet? 3 Hvad står GRASP for? 3 Formålet med GRASP modulet 3 National fortolkningsvejledning 3 Hvordan vurderes/auditeres GRASP modulet 3 LISTE OVER NYTTIGE DOKUMENTER 4 VEJLEDNING TIL KONTROLPUNKTERNE I GRASP MODULET PG1 17 Anbefalinger for God Praksis R1 18 ORDBOG 19 GRASP Implementeringsvejledning 2 / 19

3 Hvordan bruges dette dokument? Dette dokument giver vejledning til producenter/driftsledere, som skal implementere et socialt ledelsessystem i henhold til GRASP modulet. Det er ikke retningsgivende/et regelsæt, men et tillægsdokument. Sørg for også at læse GRASP fortolkningsvejledning for Danmark og GRASP tjeklisten for at opnå viden om, hvordan GRASP modulet skal tolkes. Hvorfor indføre GRASP modulet? Når sociale kriterier indføres på en virksomhed, er det starten på en forbedring af ansættelsesforholdene og det styrker medarbejdernes rettigheder. Når GRASP modulet indføres, må der ikke gøres forskel på fastansatte, sæsonarbejdere, akkordlønnede eller daglejere. Kvalificerede og engagerede medarbejdere er nøglen til en godt fungerende virksomhed og understøtter produktionen af sikre og bæredygtige produkter. Virksomhedsledelsen får direkte gavn af det, da det ikke kun forbedrer det generelle arbejdsklima, men det kan også bidrage til en reduktion i omkostningerne (færre fejl, tydeligere vilkår og pligter, færre nedbrud på maskiner osv.) Og endelig er det i enhver virksomhedsejers interesse at opretholde en kvalificeret medarbejderstab. Hvad står GRASP for? GRASP er forkortelsen for GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice (Risiko Vurdering vedr. Sociale Praksis). Dette sæt af kriterier for god social praksis på virksomheder, er udviklet i et 5 årigt projekt blandt interessenter, for at fremme god social praksis indenfor jordbrug. Hvis du er interesseret i at vide mere om processen og om hvordan GRASP modulet og dets værktøjer er udviklet, kan du konsultere the GRASP Project Reports, som kan downloades fra GLOBALG.A.P. s hjemmeside. Formålet med GRASP modulet GRASP modulet udgør ikke en del af GLOBALG.A.P. standarden og den tilhørende akkrediterede certificering. På trods heraf komplementerer det logisk nok GLOBALG.A.P. standarden. Overholdelse af kontrolpunkterne er frivilligt og har ingen indflydelse på GLOBALG.A.P. certificeringen. På den anden side, hvis en producent beslutter sig for at tilslutte sig/foretage vurderingen er offentliggørelsen af den udfyldte checkliste i GLOBALG.A.P. databasen obligatorisk. Efter GRASP auditten vil auditor give to kopier af den udfyldte og underskrevne audit tjekliste til producenten (én til virksomhedsejeren/-lederen og én til de ansattes repræsentant). Resultaterne af auditten vil så være synligt via GLOBALG.A.P. databasen (dokumentation for audit) i henhold til aftalen om brug af data underskrevet af producenten i licens aftalen. Audit tjeklisten kan fungere som en rapport og skal medvirke til, at du fortsat kan forbedre dit sociale ledelsessystem. Et bevis på auditering er udstedt til virksomhedens ledelse af certificeringsbureauet, så snart resultatet er blevet offentliggjort på GLOBALG.A.P. databasen. National fortolkningsvejledning Lovmæssige krav vedr. kontrolpunkterne varierer fra land til land (f.eks. mindsteløn, alder på lovlig arbejdskraft, arbejdstid etc.). Lovgivning overtrumfer GRASP i tilfælde, hvor relevant lovgivning er mere krævende. Hvor der ikke er lovgivning (eller lovgivningen ikke er så krævende) sætter GRASP mindstekrav. For at gøre disse krav gennemskuelige for producenter og auditorer/inspektører er den nationale fortolkningsvejledning udviklet i en proces under medvirken af interessenter. GRASP modulet kan kun auditeres i de lande, hvor en national fortolkning er tilgængelig. Rådfør dig med GRASP auditor eller direkte med GLOBALG.A.P. sekretariatet ang. den tilgængelige nationale fortolkningsvejledning. Hvis du er interesseret i en GRASP auditering, og der for nuværende ikke er nogen fortolkning tilgængeligt i dit land, så tag kontakt til GLOBALG.A.P. sekretariatet for at finde en løsning. Venligst, se efter flere detaljer i de generelle GRASP regulativer (GRASP General Regulations). Hvordan vurderes/auditeres GRASP modulet For at udføre GRASP audits kræves ekstra kvalifikationer og træning. Auditeringen kan kun udføres af de auditorer/inspektører, som er i besiddelse af en tilhørende licens udstedt af GLOBALG.A.P. Du kan downloade en liste over godkendte GRASP auditorer via GLOBALG.A.P. hjemmesiden. På dagen for audit bør du sørge for at have alle nødvendige dokumenter tilstede på virksomheden og tilgængelige for auditor. Vær sikker på at ansatte er vidende om og har godkendt, at deres personlige data, f.eks. ansættelseskontrakt, vil blive auditeret. Dette gælder også for nødvendige dokumenter fra underleverandører, hvis arbejdsformidling du måske bør kontakte. Hvis det ikke er praktisk muligt at have de nødvendige dokumenter fra underleverandører tilstede på virksomheden på auditdagen, kan du også sende auditoren til underleverandørens kontor. Hvis det er tilfældet, så glem ikke at informere din underleverandør. Alle dokumenter, som er underskrevet af arbejdsgiver og ansatte (f.eks. ansættelseskontrakt) eller som vedrører begge parter (f.eks. en intern erklæring ang. god social praksis) skal være udformet på det lokale sprog eller på et sprog, som bedst forstås af de ansatte. Du vil finde eksempler på disse dokumenter i afsnittene vedr. de respektive kontrolpunkter. GRASP Implementeringsvejledning 3 / 19

4 Liste over nyttige dokumenter CPCC Navn på dokument Underskrevet af: Hvem skal opbevare dette dokument (eller en kopi heraf)? 1 Dokumentation på ansattes tillidsrepræsentant Arbejdsgiver og tillidsrepræsentant Arbejdsgiver 2 Klageprocedure Arbejdsgiver 3 Erklæret politik vedr. god social praksis Arbejdsgiver og tillidsrepræsentant Arbejdsgiver, medarbejder 4 Gældende overenskomst (GRASP NIG+ tillæg) Arbejdsgiver, medarbejder Arbejdsgiver 5 Ansættelseskontrakt Arbejdsgiver, medarbejder Arbejdsgiver 7 Lønsedler/ lønregister Arbejdsgiver, medarbejder Arbejdsgiver 10 Timeregistreringsskemaer Arbejdsgiver, medarbejder Arbejdsgiver Hvis der i en producentgruppe er en producent, der ikke har nogen ansatte overhovedet (dvs. en familievirksomhed uden ansatte på noget tidspunkt af året) kan GRASP være ikke-relevant som helhed. En erklæring fra den pågældende producent må da være til stede. Du kan finde mere information om producentgrupper under PG1. GRASP Implementeringsvejledning 4 / 19

5 Vejledning til kontrolpunkterne i GRASP modulet GRASP modulet består af 13 kontrolpunkter og kravspecifikationer. Disse kontrolpunkter er formuleret på en kompleks måde, ofte dækkende over mere end et aspekt. For at gøre indholdet af disse kontrolpunkter lettere at forstå og implementere, er hvert punkt forklaret i fire afsnit, som beskrevet nedenfor: 1. er og kravspecifikationer Hvert kriterium i GRASP modulet er anført. Som i GLOBALG.A.P. standarden er kravene formuleret i kontrolpunkter og kravspecifikationer. Eksempel 1 Er der mindst én ansat eller en medarbejderorganisation til at repræsentere de ansattes interesser overfor ledelsen? Der er dokumentation for, at en tydeligt identificerbar og navngivet medarbejderrepræsentant og/eller medarbejderorganisation repræsenterende medarbejdernes interesser overfor ledelsen er valgt af alle medarbejdere og anerkendt af ledelsen. Denne person skal være i stand til at formidle klager overfor ledelsen. 2. Forklaring Her gives en kort forklaring på meningen med og relevansen af det pågældende kontrolpunkt. 3. Implementering Under implementeringen gives der håndgribelige forslag til, hvordan det pågældende kontrolpunkt kan implementeres. 4. Eksempel Såfremt et kontrolpunkt kræver en registrering eller et dokument, er der vist et eksempel på, hvordan det kunne se ud (f.eks. en ansættelseskontrakt, registreringsskema etc.). Bemærk at dokumenterne på din virksomhed ikke nødvendigvis skal se ud som de viste eksempler du kan have fundet løsninger, der passer bedre ind i din situation. Du har frihed til at udforme dem, som det passer dig. For at gøre dokumenteksemplerne mere forståelige, er de fyldt ud med fiktive eksempler (skrevet med skråskrift). Bemærk at der er tale om generelle vejledninger, som vedrører en vifte af forskellige virksomheder. Du vil højst sandsynlig ikke være i stand til at kopiere hvert implementeringsstep, som foreslås (eller de krævede dokumenter), men vil være nød til at tilpasse dem til din situation og de gældende regler i dit land. GRASP Implementeringsvejledning 5 / 19

6 1 1 Er der mindst én ansat eller en medarbejderorganisation til at repræsentere de ansattes interesser overfor ledelsen? Der er dokumentation for, at en tydeligt identificerbar og navngivet medarbejderrepræsentant og/eller medarbejderorganisation repræsenterende medarbejdernes interesser overfor ledelsen er valgt af alle medarbejdere og anerkendt af ledelsen. Denne person skal være i stand til at formidle klager overfor ledelsen. En medarbejderrepræsentant letter dialogen blandt medarbejderne, men også mellem medarbejderne og ledelsen. Forhold på virksomheden kan nemt påpeges, diskuteres og løses. Desuden kan medarbejderorganisationer eller deres repræsentanter optræde, som mægler i tilfælde af konflikter. Aftaler med medarbejdernes repræsentanter vil generelt bliver accepteret blandt arbejdsstyrken, da medarbejderrepræsentanterne har forhandlet vilkårene. 1. Dette punkt er ikke relevant, hvis der kun er ansat nære familiemedlemmer på din virksomhed. Du kan se en præcis definition af begrebet nære familiemedlemmer i ordlisten i slutningen af dette dokument. Så snart du ansætter personale udenfor din nære familie, bør du sikre dig, at der er medarbejderrepræsentanter. 2. Informer medarbejderne om deres rettigheder til at have en repræsentant eller en medarbejderorganisation. Antallet af medarbejderrepræsentanter bør afspejle antallet af medarbejdere (f.eks. én medarbejderrepræsentant pr. 50 ansatte) og være repræsentativ (f.eks. også repræsentere udenlandske medarbejdere, hvis de er ansat på virksomheden). 3. Vær sikker på, at medarbejderrepræsentanterne har tilstrækkelig tid til at udføre deres opgave. Disse opgaver kan være nedfældet i en kort skriftlig opgavebeskrivelse. 4. Visse nationale fortolkningsvejledninger fastsætter beskyttelsesforanstaltninger for tillidsfolk, så de er i stand til at udføre deres opgaver. Vær sikker på, at du kender til og overholder disse foranstaltninger. 5. Hvis du leder en produktion med mange ansatte, er det en god ide at have en valgprocedure. Hjælp dine medarbejdere ved at informere dem om, hvordan medarbejderrepræsentanten vælges, så det sikres, at bestemte regler/principper overholdes (f.eks. hemmelig afstemning). 6. Medarbejderrepræsentanten bør vælges/udpeges hvert år eller hver sæson. 7. Medarbejderrepræsentanten bør være en person accepteret af alle medarbejdere og være i stand til at have dialog med ledelsen på en konstruktiv måde. For at være i stand til at forstå/formidle deres overenskomstmæssige rettigheder overfor medarbejderne, bør han/hun kunne læse (den pågældende nationale fortolkningsvejledning). Enhver konflikt indenfor medarbejderrepræsentantens område bør så vidt muligt undgås. 8. Hvis du er certificeret, som medlem i en producentgruppe (Option 2), og der er en høj rotation i arbejdskraften, kan du udnævne én producent (eller en anden egnet person) til at udføre opgaverne. Dette er naturligvis ikke ideelt, men muligt, hvis det er den eneste praktiserbare løsning. Vær sikker på, at alle medarbejdere ved, hvem der er medarbejderrepræsentant. 9. Vær sikker på, at alle ansatte har adgang til de(n) pågældende person(er); udpeg to eller flere personer, hvis producentgruppen er meget stor eller geografisk adspredt. 10. Følg op på aftalerne mellem medarbejderrepræsentanterne og ledelsen, og foretag regelmæssig kontrol med, om/hvordan de er gennemført. GRASP Implementeringsvejledning 6 / 19

7 2 2 Er der en klageprocedure på virksomheden, der gør at medarbejderne kan klage? Virksomheden har en klageprocedure, og medarbejderne er informeret om denne og om, at klager og forslag kan fremsættes. Klageproceduren fastsætter en tidsramme for løsning af klagerne. Klager og deres løsning fra de seneste 24 måneder er dokumenteret og tilgængelige. Tilstedeværelsen af en klageprocedure vil lette arbejdsgiveren i at afklare utilfredshed blandt arbejdsstyrken. Den gør det nemmere for ham/hende at blive klar over årsagerne til utilfredsheden. For arbejdsstyrken skal der være en måde at fremkomme med klager uden at frygte, at det har personlige konsekvenser. Ved at opmuntre medarbejderne til aktivt at komme med klager eller forslag, kan arbejdseffektiviteten øges. På mindre virksomheder med kun få ansatte er det måske ikke nødvendigt at have en klageformular eller -boks, da arbejdsgiver og de ansatte ses regelmæssigt. En simpel klageprocedure kan være tilstrækkelig. På større virksomheder kan regelmæssig kommunikation mellem medarbejdere og virksomheden ledelse være vanskelig. Klageformularer eller -bokse kan være en løsning. I begge tilfælde er det dog afgørende, at følge op på klager og være sikker på, at de behandles og at situationen forbedres indenfor en klart defineret tidsperiode. Du behøver naturligvis ikke kun at fokusere på klager ved hjælp af dette arbejdsredskab. Du ønsker måske også at indsamle værdifulde forslag fra dine medarbejdere til, hvordan interne procedurer/arbejdsgange forbedres. Ingen kender dem bedre end de folk, der arbejder på din virksomhed. 1. Overvej en passende klageprocedure, som passer til størrelsen og situationen på din virksomhed. I visse kulturer vil folk måske tøve med at foretage en formel klage i et dokument. Klageproceduren skal tage højde for dette, f. eks.: a) Hvis du leder en virksomhed med kun få ansatte.... medarbejderrepræsentanterne kan måske blot være tilstede for at tale med medarbejderne på bestemte tidspunkter i ugens løb. Giv medarbejderne besked om på hvilke tidspunkter, og hvem de skal tale med. b) Hvis du leder en virksomhed med mange ansatte.... hæng en klageboks op, hvor medarbejderne kan klage anonymt. Vær sikker på, at du får tømt boksen regelmæssigt (f.eks. hver 14. dag), og tag hånd om klagerne for at løse dem. eller organiser et rådgivningstidspunkt, hvor klager kan blive afleveret, (f.eks. til vedkommende, der er ansvarlig for medarbejdernes velfærd og sikkerhed og/eller til medarbejderrepræsentanten) og diskuteret. 2. Hvis du er certificeret i en producentgruppe (option 2) kan klageproceduren måske være administreret gennem gruppens centrale kvalitetsstyringssystem. 3. Gør beslutning og regelsæt i klageproceduren synlige for dine medarbejdere. Vær sikker på at alle ansatte (også ikkepermanente medarbejdere) ved hvordan, hvor og hvornår, de kan klage. 4. Det er afgørende, at gøre det klart og tydeligt indenfor hvilken tidsramme, du tager hånd om klager, f.eks. indenfor de næste 14 dage. Overhold det. 5. Spørg efter feedback, når forbedringer er foretaget, for at sikre, at dine medarbejdere føler, at deres klager eller forslag bliver taget seriøst, og at situationen er blevet forbedret. GRASP Implementeringsvejledning 7 / 19

8 3 3 Har en erklæret politik om god social praksis ang. menneskerettigheder været kommunikeret til medarbejderne, og er den underskrevet af virksomhedsledelsen og medarbejderrepræsentanten? Virksomhedsledelsen og medarbejderrepræsentanten har underskrevet og fremvist en erklæret politik, der sikrer god social praksis og menneskerettigheder til alle ansatte. Denne deklaration indeholder som minimum tilslutning til ILO s arbejdskonventioner (ILO konventioner nr. 111 ang. diskrimination, nr. 138 og 182 ang. minimumsalder og børnearbejde, nr. 29 og 105 ang. tvangsarbejde, nr. 87 ang. foreningsfrihed, nr. 98 ang. retten til at organisere sig og kollektive overenskomstforhandlinger, nr. 100 ang. ligeløn og nr. 99 ang. mindsteløn), transparente og ikke-diskriminerende ansættelsesprocedurer og klageproceduren. Medarbejderne er informeret om deklarationen, og den revideres minimum hver 3. år eller ved behov. Den erklærede politik er en måde at fremme, at virksomhedsledelsen har tilsluttet sig til at følge principperne i den Internationale Arbejdstager Organisation (ILO`s) arbejdskonventioner, og at gennemføre gennemskuelige og ikke-diskriminerende ansættelsesprocedurer. ILO er et FN organ, som arbejder for at fremme social retfærdighed og internationalt anerkendte menneske- og arbejdstagerrettigheder. ILO har formuleret internationale arbejdstagerstandarder i form af konventioner og anbefalinger ved at opstille minimums standarder for basale arbejdstagerrettigheder. Indtil videre er 180 lande ILO medlemmer ( Den erklærede politik må som minimum omfatte de nedenfor opførte principper for god social praksis og menneskerettigheder for arbejdere dækkende de følgende ILO konventioner. Find enkle formuleringer for at gøre de følgende principper forståelige for medarbejderne (se eksempel): nr. 111 om diskrimination Nr. 138 og 182 om minimumsalder og børnearbejde Nr. 29 og 105 om tvangsarbejde Nr. 87 om foreningsfrihed Nr. 98 om retten til at organisere sig og kollektive overenskomster Nr. 100 om ligeløn og Nr. 99 om mindsteløn I den erklærede politik giver arbejdsgiveren (virksomhedsledelsen) sikkerhed for, at ethvert tegn på brud på disse principper håndteres øjeblikkeligt af ledelsessystemet og rapporteres til det certificerende organ. 1. Når dokumentet sættes op, skal det kontrolleres, at den erklærede politik er komplet og dækker alle de nævnte konventioner. Kontroller om tillægspunkter kan være relevante på din virksomhed og revider og tilpas politikken efterfølgende. 2. Kast et kritisk blik på din virksomhed og kontroller om der er nogen form for diskrimination, f.eks. Om ansættelsesprocedurerne er fair og gennemskuelige (f.eks. ikke-diskriminerende ansættelser af udlændige) Hvis alle ansatte udfører det samme arbejde, har de så samme rettigheder og modtager de sammenlignelige sociale goder At ingen er tvunget til at udføre arbejde, som han eller hun ikke er villig til eller i stand til at udføre osv. Naturligvis kan der være opgaver, der er mere egnet for mænd (f.eks. at bære tunge byrder) eller kvinder (f.eks. at sortere og pakke sarte, friske produkter). Den foretrukne fordeling af opgaver blandt mænd/kvinder er ikke nødvendigvis diskriminerende men vær opmærksom på, at i sådanne tilfælde har både mænd og kvinder frihed til at arbejde med det område, de ønsker. 3. Undersøg reglerne for minimumsalder ved arbejde i dit land og vær sikker på, at der ikke er børn under minimumsalderen ansat. 4. Kontroller, at alle arbejdskontrakter er på linje med de nationale arbejdsregler/overenskomster, og vær sikker på, at alle dokumenter opbevares sikkert i mindst 24 mdr. 5. Forklar overfor dine medarbejdere, hvad den erklærede politik går ud på, og tydeliggør termer, som de måske ikke er vant til. Diskuter punkterne i den erklærede politik med dem og kontroller, at alle på virksomheden har det samme syn på relevansen for dem. 6. Underskriv den erklærede politik og bed medarbejderrepræsentanten om hans/hendes underskrift. 7. Vær sikker på at alle medarbejdere kender til den erklærede politik, enten ved at hæfte en kopi ved hver ansættelseskontrakt, ved tydelig skiltning på virksomheden, eller ved at organisere informationsmøder. 8. Gør klageprocedurer synlige for dine medarbejdere. 9. Kontroller regelmæssigt, hvorvidt din erklærede politik har behov for en opdatering. Den skal som min. revideres hver 3. år, f.eks. hvis ny lovgivning er blevet offentliggjort, eller hvis nye kollektive overenskomster træder i kraft. GRASP Implementeringsvejledning 8 / 19

9 Eksempel Firmapolitik vedr. God Social Praksis Vi forsikrer hermed, at på denne virksomhed/gruppe af virksomheder behandles alle medarbejdere (incl. alle opgaver dækket af GLOBALG.A.P.certificering (f.eks. pakkerier, underleverandører), i henhold til følgende principper: 1. Der er ingen diskriminering (forskel, udelukkelse eller præference) på baggrund af race, (kaste), nationalitet, religion, handikap, køn, seksuel orientering, barsel, alder, politiske synspunkter, medlemskab af en fagforening eller politisk parti. Der er ingen obligatoriske test for graviditet eller HIV for de ansatte. 2. Procedurer for ansættelse af medarbejdere er fair og gennemskuelige, så ingen diskrimineres med hensyn til ovenstående, hvis de ønsker at arbejde på virksomheden. 3. Alle medarbejdere, der udfører arbejde af samme værdi, har lige rettigheder, modtager lige sociale goder og tilbydes samme arbejdsbetingelser og træningsmuligheder. Lige arbejde er aflønnet med lige løn. 4. Ingen disciplinære foranstaltninger som korporlig afstraffelse, mentale, fysiske eller verbale overgreb praktiseres. Der er ingen uretfærdige fradrag i aflønningen (f.eks. ødelagte maskiner, manglende produkt). Hvis de eksisterer, er disciplinære tiltag fair og gennemskuelige. 5. Der er ikke ansat mindreårige (i henhold til lovgivning). Børn som nære familiemedlemmer, der hjælper i produktionen, er ikke involveret i arbejde, som er farlig for deres helbred og sikkerhed eller spiller hasard med deres udvikling. Ansattes børn i grundskolealderen, der lever på virksomheden, går regelmæssigt i skole, uden undtagelse. 6. Der er ingen tvangsarbejde. Familier og pårørende har ret til at arbejde uden for virksomheden. Ingen ansatte er tvunget til at bo på stedet. Ansatte, der ikke bor på stedet, diskrimineres ikke. 7. Ingen dokumenter tilhørende de ansatte er overladt til arbejdsgiverens varetagelse. Arbejdsgiver tilbageholder ikke nogen del af medarbejderens løn overhovedet uden at der foreligger en specifik skriftlig tilladelse fra medarbejderen (f.eks. fradrag for mad eller medarbejdernes opsparing/pension (saving schemes). 8. Overarbejde er frivilligt; medarbejderne er ikke tvunget til overarbejde. 9. Virksomheden tillader kollektive overenskomster. 10. Medarbejderne har ret til at etablere eller tilslutte sig enhver organisation efter eget valg. Medlemmer af fagforeninger er garanteret adgang til arbejdsstedet, som min. uden for normal arbejdstid. 11. I tilfælde af alvorligt uheld på lokaliteten, får medarbejderen tilbudt transport til nærmeste læge/skadestue. 12. Risikogrupper som f.eks. gravide eller ammende kvinder, unge medarbejdere under 18 år (hvis deres ansættelse er indenfor lovgivningen), ansatte der er uarbejdsdygtige pga. deres mentale tilstand eller syge personer, sættes ikke til arbejde, der er farligt for deres helbred eller sikkerhed, eller spiller hasard med deres udvikling eller sikkerheden for andre. De arbejder ikke med udbringningen af pesticider. Unge medarbejdere har ikke overarbejde i henhold til lovkrav. 13. Regler for dækning i forbindelse med barsel, sygefravær og fratrædelse er overholdt, som minimum op til national lovgivning herom. 14. Medarbejderne er vidende om og kan kontakte tillidsrepræsentanten eller medarbejderudvalget om deres ansættelsesforhold, arbejdsforhold eller enhver anden utilfredshed eller klage. Tillidsrepræsentanten(erne) varetager sit job i enighed med alle sociale partnere og er stand til kommunikere klager overfor ledelsen uden personlige følger. Virksomhedsledelsen erklærer hermed en vilje til at løse ethvert problem i samarbejde med tillidsrepræsentanten. Vi forsikrer at ethvert tegn på brud på disse principper vil straks blive rapporteret til det certificerende organ, og korrigerende handlinger vil blive foretaget. En kopi af denne erklæring er overbragt til den personaleansvarlige og til tillidsrepræsentanten, og vedhæftes alle arbejdskontrakter og/eller opslås synligt på et for medarbejderne forståeligt sprog. Dato: Virksomhedsledelsen underskrift (navn og stilling): Tillidsrepræsentantens underskrift: Den ansvarlige for sundhed og sikkerhed underskrift: GRASP Implementeringsvejledning 9 / 19

10 4 4 Har personen, der er ansvarlig for medarbejdernes sundhed, sikkerhed og god social praksis, og tillidsrepræsentanten kendskab til og/eller adgang til de gældende overenskomster? Personen, der er ansvarlig for medarbejdernes sundhed, sikkerhed og god social praksis, og tillidsrepræsentanten har kendskab til og/eller adgang til national lovgivning omkring: brutto- og minimumslønninger, arbejdstider, medlemskab af fagforening, anti-diskrimination, børnearbejde, arbejdskontrakter, ferie- og barselsforhold, adgang til lægebehandling og forhold omkring pension og gratialer. Det er vigtigt, at de ansatte kender deres legale rettigheder, at en ansvarlig person har adgang til de gældende overenskomstforhold, og at arbejdsgiveren hjælper personen på dette felt. Medarbejderne kan kontakte denne person for at få alle informationer omkring deres basale rettigheder eller kan spørge i tilfælde af usikkerhed. Uenigheder såvel som utilfredshed forebygges. Såvel arbejdsgiver som medarbejdere skal regelmæssigt informeres om gældende ændringer i overenskomster og reagere på dem. Reelt er det ikke muligt at have alle aktuelle dokumenter på virksomheden, specielt ikke på mindre virksomheder. Der bør imidlertid være en ordning, der sikrer at arbejdsgiver og medarbejder har adgang til aktuel information. 1. Vær sikker på at såvel ledelse som medarbejderrepræsentant har en kopi af den gældende nationale GRASP fortolkningsvejledning og dens tillæg. Ved at tilbyde dette dokument til medarbejderne, dækkes kravene i dette kontrolpunkt. 2. Ydermere kan du overveje kontakt til folk, som kan være til hjælp i forbindelse med information omkring nationale overenskomster (nationale/lokale fagforeninger, Arbejdsministeriet, andre virksomheder/tillidsrepræsentanter, advokater, NGO`er osv.).kontakt disse folk for at spørge efter mere information omkring overenskomster og indsaml deres kontakt information (telefonnr., mailadresser, hjemmesider osv.) 3. Vær sikker på at relevant information er kommunikeret til medarbejderrepræsentanten, og at det er regelmæssigt opdateret (f.eks. nye versioner af den nationale GRASP fortolkningsvejledning). Eksempel: Adgang til information om national arbejdslovgivning Fagforeninger: Hr. Hansen, Advokat Frk. Villumsen, Arbejdstilsynet Hjemmesider: a) b) Grønlundsvej Broby Tlf Postboks København C Tlf (mandag-torsdag kl. 8-16, fredag kl. 8-15) Andre informationskilder: GRASP Implementeringsvejledning 10 / 19

11 5 5 Kan kopier af arbejdskontrakter for de ansatte fremvises? Omfatter de som min. det fulde navn, en jobbeskrivelse, fødselsdato, ansættelsesdato, gage og ansættelsesperiode. Er de underskrevet af såvel medarbejder som arbejdsgiver? For hver ansat kan en kontrakt blive fremvist for auditor på forlangende (stikprøver). Såvel medarbejder som arbejdsgiver har underskrevet dem. Optegnelser viser som min. det fulde navn, nationalitet, en jobbeskrivelse, fødselsdato, normal arbejdstid, gage og ansættelsesperiode. Optegnelser over alle medarbejdere (også underleverandører) indenfor de sidste 24 måneder skal være tilgængelig. En arbejdskontrakt viser tydeligt de aftalte arbejdsvilkår, og er derfor vigtig og til nytte for såvel arbejdsgiver som medarbejder. Den er basis for et godt og troværdigt arbejdsforhold for begge parter men også i enhver arbejdsrelateret konfliktsituation. Klare aftaler underskrevet af virksomhedsledelse og medarbejdere er afgørende på enhver virksomhed. 1. Underskriv arbejdskontrakt med hver medarbejder, som min. indeholder information om: Medarbejderens fulde navn og nationalitet Kontraktperiode Jobbeskrivelse Arbejdstid og pauser Aflønning Overarbejde/ferie/søn- og helligdage Fravær under sygdom og ved barsel 2. Vær sikker på at kontrakten overholder de nationale overenskomstregler. 3. Arbejdskontrakten kan være enkel og håndskrevet, indeholdende de nødvendige basisinformationer. 4. Såfremt enhver aflønning eller dele heraf sker i form af naturalier (f.eks. fradrag for kost og logi eller transport), så gør det også synligt i arbejdskontrakten eller få skriftlig accept herfor af medarbejderen. Forhandl sådanne aftaler med hver enkelt fremtidig medarbejder og vær sikker på, at han/hun er enig heri. 5. Husk, hver gang du ansætter en ny medarbejder, at udarbejde kontrakt for ham/hende. 6. Vær sikker på, at du og medarbejderen har underskrevet arbejdskontrakten. 7. Vedhæft en kopi af din erklærede politik til hver kontrakt, såfremt der ikke er skiltet med politikken på virksomheden. 8. Husk at opbevare en kopi af hver enkelt kontrakt i minimum 24 måneder. Eksempel 1: Kontrakter med ansatte for: Løvgården, Blommeengen 85, 4540 Fårevejle Navn Fødselsdag Opgave CPR nr. Tiltrådt Fratrådt Timeløn Timeløn v. Jens Hansen Høst Simon Jensen Stald Arbejdstid overarbejde 1. juni september 125kr. 150kr maj kr. 150kr Underskrift GRASP Implementeringsvejledning 11 / 19

12 Eksempel 2: Ansættelseskontrakt Indgået mellem: (herefter angivet som arbejdsgiver og medarbejderen) Navn og adresse på arbejdsgiver: Løvgården Blommeengen Fårevejle Navn og adresse på medarbejderen: Jens Hansen Blommeengen Fårevejle 1. Fødselsdag: CPR-nr.: Tiltrædelse: Kontrakten er gyldig fra 1. juni 2013 til og med 1. september Arbejdssted: Marken 5. Arbejdsopgave: Høst 6. Arbejdstid: rmal arbejdstid er fra _kl. 7.30_ til _Kl _ fra mandag til fredag, samt fra _kl. 6_ til _kl. 12_ lørdag. 7. Pauser: Der er pause fra _kl. 9_ til _kl. 9.15_, samt fra _kl. 12_ til _kl _ mandag til fredag. Lørdag holdes der pause fra _kl. 9_ til _kl. 9.30_ 8. Løn: _125 kr. i timen_ 9. Overarbejde: Der udbetales _150 kr. i timen_ ved overarbejde. Overarbejde aftales på forhånd. 10. Barsel og sygdom: 11. Ferie: 12. Andet: En kopi af firmapolitikken vedr. god social praksis er udleveret til medarbejderen. Dato: Medarbejders underskrift Arbejdsgivers underskrift GRASP Implementeringsvejledning 12 / 19

13 6 6 Er der et dokumenteret bevis på, at der sker regelmæssig udbetaling af løn svarende til kontraktvilkårene? Arbejdsgiveren kan fremvise tilstrækkelig dokumentation for lønudbetalingen (f.eks. medarbejderens underskrift på udbetalingsbilag, bankoverførsler). Medarbejderne underskriver eller modtager kopi af udbetalingsbilaget/kontoudtoget, der gør betalingen synlig og forståelig for dem. Regelmæssige lønudbetalinger for alle ansatte indenfor de sidste 24 måneder kan dokumenteres. Et system til dokumentation af lønudbetalinger hjælper såvel arbejdsgiver som medarbejdere til at bevise, hvilket salær, der har været udbetalt til hvilken tid. Konflikter kan formindskes. Gennemskuelighed og troværdighed vil øge medarbejdernes motivation, og beviselige lønudbetalinger forbedrer overskueligheden i driftsomkostningerne. 1. Husk at opbevare en regelmæssig registrering (udbetalingsbilag/kontoudtog) af udbetalingerne til alle medarbejdere. 2. Ved dannelse af et udbetalingsbilag/betalingsregister, så anfør alle informationer omkring løn, normaltimer, overtid og andre salærer, der er udbetalt. 3. Få medarbejderen til at kvittere for udbetalingen, når han/hun modtager pengene, og underskriv det selv. Alternativt udlever lønsedler til medarbejderne. 4. Opbevar betalingsregisteret eller kopier af udbetalingsbilagene i minimum 24 måneder. 5. På virksomheder med få ansatte kan du udfærdige et dokument, hvor alle medarbejdere og respektive månedlige udbetalinger er anført og kvitteret. 7 7 Viser udbetalingsbilag/betalingsregister, at overenskomstmæssige aftaler som minimum er overholdt? Løn og overtidsbetaling, som det fremgår af udbetalingsbilag/betalingsregister, viser overensstemmelse med lovgivning (mindsteløn) og/eller kollektive overenskomster (hvis gældende). Hvis betaling er beregnet som et beløb (pr. enhed), skal medarbejderne være i stand til som minimum at opnå den lovlige mindsteløn/time (som gennemsnit) indenfor normal arbejdstid. Udbetalingsbilag giver dig et godt overblik over lønomkostningerne til medarbejderne. Arbejdsgivere overholder national lovgivning, når de kan bevise, at den aftalte mindsteløn er udbetalt. 1. Sæt dig ind i, hvad mindstelønnen er i dit land. 2. Vær sikker på, at du som minimum betaler mindstelønnen til dine medarbejdere. Hvis der er fradrag i lønnen for medarbejdere, så de får under mindstelønnen, må disse fradrag være begrundet. 3. Hvis du beregner lønnen som et beløb, så vær sikker på at medarbejderne som minimum opnår den lovlige mindsteløn/time indenfor normal arbejdstid. Eksempel: Auditor/inspektør vil forholde sig til lønsedlerne Eksempel 1: Lønspecifikation for: Løvgården, Blommeengen 85, 4540 Fårevejle Måned Fulde navn Fødselsdag Opgave CPR nr. Timer Overtid Modtaget løn før Skat Juni 2013 Jens Hansen Høst kr. Juni 2013 Simon Jensen Stald kr. Underskrift GRASP Implementeringsvejledning 13 / 19

14 Eksempel 2: Lønspecifikation Jens Hansen Uge 29 til 30 (14. juli til 26. juli 2014) Tidsregistreringer Uge 29 Timer Præcis Pause 14. juli 2014 kl. 07:32:13 til 16:05:14 7,80 08:33:01 = 8,55 0, juli 2014 kl. 07:29:15 til 16:01:02 7,77 08:31:47 = 8,52 0, juli 2014 kl. 07:32:13 til 16:05:14 7,80 08:33:01 = 8,55 0, juli 2014 kl. 07:29:15 til 16:01:02 7,77 08:31:47 = 8,52 0, juli 2014 kl. 07:32:13 til 16:05:14 7,80 08:33:01 = 8,55 0, juli 2014 Kl. 06:05:01 til 12:05:14 5, = 6,00 0,5 I alt for uge 29 44,44 Uge 30 Timer Præcis Pause 21. juli 2014 kl. 07:32:13 til 16:05:14 7,80 08:33:01 = 8,55 0, juli 2014 kl. 07:29:15 til 16:01:02 7,77 08:31:47 = 8,52 0, juli 2014 kl. 07:32:13 til 16:05:14 7,80 08:33:01 = 8,55 0, juli 2014 kl. 07:29:15 til 16:01:02 7,77 08:31:47 = 8,52 0, juli 2014 kl. 07:32:13 til 16:05:14 7,80 08:33:01 = 8,55 0, juli 2014 Kl. 06:05:01 til 12:05:14 5, = 6,00 0,5 I alt for uge 30 44,44 I alt for uge 29/30: 88,88 Lønspecifikation Grundløn 70,16 timer a 125kr. 8770,00 Overarbejde 18,72 timer a 150kr. 2808,00 Bonus 0 Ferietillæg 0 I alt kr.: , Viser registreringer, at ingen mindreårige er ansat på virksomheden? Optegnelser viser, at den nationale lovgivning er overholdt, hvad angår minimumsalderen for beskæftigelse. Hvis der ikke er national lovgivning på området, må børn under 15 år ikke være ansat. Hvis børn som nære familiemedlemmer - arbejder på virksomheden, er de ikke engageret i arbejde, der er farligt for deres sundhed og sikkerhed eller spiller hasard med deres udvikling eller skoledeltagelse. National lovgivning forhindrer i de fleste tilfælde unge mennesker i at arbejde under en vis alder, med det formål at beskytte børn mod udnyttelse, og at sikre dem et vist niveau af uddannelse. Børn og unge mennesker må under ingen omstændigheder opfordres til at forlade skolen, når de stadig er i den obligatoriske skolealder. Hvis der ikke findes sådan lovgivning må unge mennesker under 15 år ikke ansættes, ifølge internationale konventioner. 1. Sikr dig, at alle nyansatte dokumenterer deres alder via et ID kort eller anden form for identifikation (f.eks. fødselsattest, kørekort) før de underskriver en arbejdskontrakt med dig. 2. Ansæt ingen under den nationale minimumsalder for beskæftigelse, eller hvis der ikke er lovgivning på området under 15 år. GRASP Implementeringsvejledning 14 / 19

15 9 9 Har børn af medarbejdere, der bor på virksomheden, adgang til obligatorisk skole uddannelse? Der er dokumenteret bevis for, at alle børn af medarbejdere, der bor på virksomheden, i den skolepligtige alder (i henhold til national lovgivning) har adgang til obligatorisk skoleuddannelse, enten via tilbudt transport til en offentlig skole eller via hjemmeundervisning. Ethvert barn har ret til, som minimum, at fuldføre den obligatoriske skoleuddannelse. Det er arbejdsgiverens pligt at sikre, at alle ansattes børn, der bor på virksomheden har adgang til obligatorisk skoleuddannelse. 1. Vær sikker på, at du ved hvor mange børn, der bor på din virksomhed, og om de er i den skolepligtige alder. a) På virksomheder med få ansatte. (Ikke relevant under danske forhold) b) På virksomheder med mange ansatte. (Ikke relevant under danske forhold) Er der et registreringssystem, som viser de daglige arbejdstimer og overarbejdstimer for alle medarbejdere? Der er et registreringssystem, som gør de daglige arbejdstimer og overarbejdstimer synlige for såvel medarbejdere som arbejdsgiver. Medarbejdernes arbejdstimer i de seneste 24 måneder kan dokumenteres. Et timeregistreringssystem, som dokumenterer de daglige arbejdstimer såvel som overarbejdstimer for hver medarbejder, er et afgørende ledelsesredskab. Det er til gavn for medarbejderen, at hans/hendes arbejdstimer og især overarbejdstimer er overskueligt registreret. Dette er med til at undgå misforståelser omkring korrekt arbejdstid og aflønning. 1. Find ud af hvilken slags timeregistrering, der passer til din virksomhed afhængig af antallet af medarbejdere. b. På virksomheder med mange ansatte. Skal du måske opsætte et stempelur. Vær sikker på at de ansatte ved hvordan uret bruges korrekt og hvordan de aktiverer det. ellers. Kan du bruge et elektronisk system ved at udstyre hver enkelt medarbejder med er elektronisk adgangskort. c. På virksomheder med få ansatte... er et stempelur måske for kostbart. Udfyld dagligt timeskemaer for hver ansat. Få medarbejderen til regelmæssigt at underskrive timesedlerne, f.eks. ved slutningen af måneden. Sådanne timeregistreringer kan let kombineres med de krævede udbetalingsbilag og anden krævet information (se eksempel) 2. Opbevar timeregistreringerne i mindst 24 måneder. GRASP Implementeringsvejledning 15 / 19

16 Eksempel: Løvgården: Timeregistrering Blommeengen 85, 4540 Fårevejle Medarbejder id: 045 Arbejde påbegyndt: 7.30 Navn: Jens Hansen Pauser: Fødselsdag: Arbejdsdag slut: Dato Timer Timeløn Opgave Sted Overarbejde Timeløn Total pr. dag (overarbejde) ,75 125kr. Høst Mark kr. 968,75kr ,75 125kr. Høst Mark kr. 968,75kr ,75 125kr. Høst Mark kr. 968,75kr ,75 125kr. Høst Mark kr. 968,75kr. Reguler løn 3875kr. Overarbejde 0 Totalt 3875kr. Dato / / Medarbejderens underskrift Administrationens underskrift Overholder de arbejdstider og pauser, der er registreret i timeregistreringerne, relevant lovgivning og/eller den kollektive overenskomst? Dokumenterede arbejdstider, pauser og hviledage er på linje med relevant lovgivning og/eller kollektive overenskomster. Såfremt der ikke er lovgivning på området, viser registreringerne, at normal ugentlig arbejdstid ikke overskrider et maksimum på 48 timer, og at den ugentlige arbejdstid i højsæson (høst) ikke overskrider max. 60 timer. Hvilepauser/-dage er også sikret i højsæson. Længden på arbejdstider og pauser skal overholde lovmæssige bestemmelser. En medarbejder har ret til at tage en pause efter en aftalt tidsperiode, for ikke at arbejde for længe. Virksomhedsledelsen skal være opmærksom på disse bestemmelser, når medarbejdere ansættes, og der udarbejdes kontrakter og arbejdstider. 1. Når der etableres arbejdstider og pauser, så vær sikker på, at de overholder lovmæssige bestemmelser og/eller overenskomster. 2. Vis overfor auditor, hvilket regelsæt du refererer til, når du opstiller arbejdstider og pauser. 3. Vær sikker på, at dine medarbejdere ikke overskrider en normal arbejdsuge på 48 timer. 4. Find ud af i hvilke perioder normalarbejdstiden er overskredet. Hvis det sker tit, så ansæt mere personale. 5. Sikr dig, at der selv i højsæsonen ikke sker overskridelse af en ugentlig arbejdstid på 60 timer. Hvis du er tæt på den grænse, bør du overveje at ansætte flere. Eksempel: Auditor/inspektør vil undersøge timeregistreringssystemet. GRASP Implementeringsvejledning 16 / 19

17 KUN GÆLDENDE FOR PRODUCENTGRUPPER PG1 PG1 Indeholder gennemgangen af producentgruppens QMS beviser for en korrekt implementering af GRASP hos alle gruppemedlemmer? Gennemgangen af producentgruppens QMS demonstrerer, at GRASP er korrekt implementeret, auditeret internt, og at tiltag er gjort for at sikre overholdelse hos alle producentgruppens medlemmer. Dette kontrolpunkt sikrer, at kravene i GRASP er inkluderet i en GLOBALG.A.P. certificeret producentgruppes QMS. Det er derfor kun relevant i tilfælde af en Option 2 certificering. Generelt følger GRASP regulativerne for GLOBALG.A.P. option 2 certificering. 1. Nøglepersoner i gruppen (ex. Gruppeansvarlige, rådgivere etc.) skal informeres om og være opmærksomme på kravene i GRASP og den gældende nationale lovgivning. For det sidstnævnte vil den nationale fortolkningsvejledning give dig en solid basisviden. 2. Det kan være hensigtsmæssigt, at gruppen styrer nogle af GRASP kravene. Det gælder især kravene i kontrolpunkt 1-4. Dette afhænger selvfølgelig af gruppens opbygning og præferencer. 3. I tilfælde, hvor en producent ikke har nogen ansatte på noget tidspunkt i løbet af året, skal han/hun selv fremlægge en erklæring om dette, og GRASP kan ikke anvendes. Producenten skal stadig indgå i gruppens kvalitetsstyringssystem, for at sikre at GRASP implementeres korrekt, hvis producenten ansætter på et senere tidspunkt. 4. En kvalificeret intern auditor/inspektor skal udføre minimum et internt audit pr. producent pr. år. Der kan læses mere om kravene til intern auditor/inspektor i GRASP generelle regulativer. 5. Der skal være dokumentation tilgængelig, som dokumenterer disse interne audit/inspektioner, der indeholder et register over alle producenter, dato for intern audit/inspektion, fund og mulige korrigerende handlinger. 6. Ved det årlige eksterne audit kontrolleres funktionaliteten af kvalitetsstyringssystemet og et udvalg (kvadratroden) af producenterne registreret til GRASP. Der kan laves en undtagelse fra kravene for GLOBALG.A.P. option 2 certificering: For at gøre det simplere i introduktionsfasen, kan der dannes undergrupper i gruppen indenfor de første 3 år af GRASP vurderingen. I sådanne tilfælde skal alle medlemmer af en GRASP undergruppe være listet, på beviset for vurderingen. Alle gruppemedlemmer i en GLOBALG.A.P. producentgruppe skal inkluderes i GRASP vurderingen i løbet af maksimum 3 år. GRASP Implementeringsvejledning 17 / 19

18 Anbefalinger for God Praksis R1 R1 Hvilke andre former for sociale goder tilbyder arbejdsgiveren til de ansatte, deres familier og/eller til samfundet? Specificer så vidt muligt i mængder? Incitamenter for godt og sikkert arbejdsmiljø Bonusaflønning Uddannelse/efteruddannelse Familiegoder Lægebehandling/sundhedsydelser Forbedringer af de sociale omgivelser Andre goder Incitamenter er en stor hjælp til at skabe et godt arbejdsklima, og motiverer medarbejderne til at yde så godt de kan. Jo mere medarbejderne er taknemmelige for, at arbejdsgiveren værdsætter deres arbejde, og føler omsorg for dem og deres familiers velbefindende, jo mere identificerer de sig med deres arbejdsplads. Mange virksomheder tilbyder endda sociale goder, som ikke er omfattet af de tidligere kontrolpunkter. Hvis en virksomhed tilbyder sådanne yderligere former for sociale goder, må deres indsats værdsættes og inkluderes i GRASP registreringerne. 1. Find ud af hvilke former for sociale goder, I tilbyder og i hvilke kategorier de passer ind. 2. For at være i stand til at gøre tiltagene så synlige som muligt, så prøv at kvantificere dem. Eksempel: Socialt gode Forklaring/eksempler Eksempel Incitamenter for godt og sikkert arbejdsmiljø Bonus Uddannelse/efteruddannelse Familiegoder Lægebehandling/sundhedsydelser Forbedringer af de sociale omgivelser Fleksible muligheder for ekstra hurtigt eller ansvarligt arbejde, god ledelse osv. Løntillæg pga. stort overskud Tilbud om træningsprogrammer, lærepladser, kurser m.m. Vuggestue/børnehave faciliteter, familieboliger osv. Forebyggende lægetjek, tilbud om sundhedsydelser, HIV forebyggelse Tilbud om fodboldbaner, fjernsyn, sociale events osv. Medarbejdere, som ikke ødelægger maskiner, modtager ekstra betaling ved året afslutning Efter en god høst kan ledelsen udbetale bonus til medarbejderne Virksomheden sponsorerer lærepladser til de ansattes børn udenfor virksomheden. Virksomheden tilbyder en børnehave på stedet. Hvert år tilbydes de ansatte et tandeftersyn, delvist betalt af virksomheden Ledelsen har anlagt en fodboldbane og arrangerer hvert år en turnering GRASP Implementeringsvejledning 18 / 19

19 Ordbog Term Nære familiemedlemmer Definition Nære familiemedlemmer defineres som de pårørende, der er relateret i direkte linje til producenten (dette gælder ikke for ansatte driftsledere), og bor i samme husstand som producenten. De kan omfatte forældre, ægtefæller, brødre/søstre og børn, men omfatter ikke onkler, kusiner eller andre slægtninge. Medarbejder En medarbejder aflønnes for de landbrugsmæssige produktionsydelser og/eller produktionsrelaterede tjenester (f.eks. personale, der forbereder måltider til ansatte), han/hun yder overfor en producent. Dette omfatter fastansatte, løst ansatte og sæsonarbejdere, samt lærlinge og underleverandører (hyret arbejdskraft), der håndterer produktet. Det kan udelukke de nærmeste familiemedlemmer til producenten. I tilfælde, hvor en producent ikke har nogen ansatte på noget tidspunkt i løbet af året, skal han/hun selv fremlægge en erklæring om dette, og GRASP kan ikke anvendes. I dette tilfælde skal alle kontrolpunkter i tjeklisten være markeret som "ikke relevant", og det faktum, at der ikke er nogen medarbejdere skal nævnes i anmærkningerne. Medarbejdernes repræsentant En medarbejderrepræsentant letter dialogen blandt medarbejderne, men også mellem de ansatte og ledelsen. Problemer på virksomheden kan nemt blive behandlet, diskuteret og løst. Desuden kan medarbejdernes råd eller repræsentant(er) optræde som mægler i tilfælde af konflikter. Aftaler med de ansattes repræsentation vil generelt blive godt modtaget i arbejdsstyrken, når repræsentant(en/erne) for de ansatte har forhandlet vilkårene. Virksomhedsledelse Udtrykket "virksomhedsledelse" anvendes til at definere den person, der er operationelt ansvarlig for produktion og medarbejdere. Producenten kan ansætte en driftsleder, i hvilket tilfælde driftslederen også vil blive behandlet som en almindelig medarbejder. Producent En person (individuel) eller virksomhed (individuel eller producentsammenslutning) registreret som en juridisk enhed, der ejer en produktion, der er relevant for GRASP (certificeret til en GLOBALG.A.P. Standard), og der har det juridiske ansvar for de produkter, der sælges af virksomheden. Et GLOBALG.A.P. nummer (GGN), som angivet i GLOBALG.A.P. IFA generelle regulativer V4.0 Del I Pt. 8.3, identificerer hver producent. En producent kan anmode om GRASP sammen med GLOBALG.A.P. IFA audit, såfremt ansøgningsproceduren udtrykt i GLOBALG.A.P. generelle regulativer V4.0 Part I., er fulgt. Ansættelseskontrakt Såfremt det ikke er defineret af den nationale lovgivning, er minimumsindholdet i en ansættelseskontrakt det fulde navn og nationalitet på den ansatte, en jobbeskrivelse, ansættelsesdato, aflønning og arbejdstider. Ansættelseskontrakten skal være underskrevet af medarbejder og arbejdsgiver. GRASP Implementeringsvejledning 19 / 19