Job- og personprofil Centerchef. Center for Arealer og Ejendomme

Transkript

1 Job- og personprofil Centerchef Center for Arealer og Ejendomme April 2013 Side 1 af 8

2 1. Om Lyngby-Taarbæk Kommune og den nye administrative hovedstruktur Lyngby-Taarbæk Kommune har ca indbyggere og en skøn beliggenhed tæt på København - med store grønne rekreative områder, flere søer, samt kystlinie ud til Øresund. Lyngby er det handelsmæssige og administrative centrum i kommunen og derudover består kommunen af en række forskellige bysamfund. Pr. 1. september 2012 er den administrative hovedstruktur blevet ændret fra en traditionel forvaltningsstruktur til en centerstruktur med ni centre og to stabe. Den nye struktur skal understøtte koncerntænkning, helhed og sammenhæng i opgaveløsningen for borgerne, kvalitet i kerneydelserne, effektiv administration og større udviklingskraft. Der er etableret en enhedsdirektion, der sammen med centercheferne udgør koncernchefgruppen og til at sikre arbejdet med fælles videndeling på tværs af centre etableres der en række vidensteams i første omgang tre - og en projektorganisation. Der henvises til det politiske godkendte grundlag for den nye organisationsstruktur Visioner og byggestene for en nærmere beskrivelse. Lyngby-Taarbæk Kommune har udarbejdet et fælles ledelsesgrundlag, der præciserer krav og forventninger til ledere i Lyngby-Taarbæk Kommune. Ledelsesgrundlaget kan findes på kommunens hjemmeside. 2. Center for Arealer og Ejendomme Et af de nye centre er Center for Arealer og Ejendomme, hvor ansvaret for alle kommunens arealer og ejendomme er samlet for så vidt angår drift og anlæg samt koordinering af alle opgaver vedrørende drift, vedligehold, renovering og tilsyn af kommunale ejendomme og arealer. Myndighedsområdet med miljø- og planopgaverne er placeret i Center for Miljø og Plan med hvem der er et tæt og godt samarbejde. Centrets opgaver omfatter: Drift og vedligeholdelse af veje, grønne områder og parker Vintertjenesten Ejendomsdrift og service i forhold til alle kommunale bygninger og anlæg (dagtilbud, skoler, plejecentre, idrætsanlæg mv. herunder Space Management og implementering af forretningstrategien for den kommunale areal- og ejendomsportefølje Vedligeholdelses- og anlægsopgaver Projektledelse af anlægsprojekter Kommunale udlejningsejendomme Interne servicefunktioner (kantine, betjentfunktioner, sikrings- og vagtordninger, controllerfunktion i forhold til rengøringskontrakt). Der er som forberedelse til etablering af centret gennemført en ejendomsanalyse, der nærmere har analyseret og beskrevet potentialer og perspektiver ved en samling af areal- og ejendomsopgaverne i ét fælles servicecenter, baseret på professionalisering af opgaverne og på Facility Management principper. Derudover har centret også opgaven som bygherre og ansvaret for bygge- og anlægsstyring. Endelig har centret spidskompetencer på og ansvar for energirådgivning og dermed for energibesparelser i alle kommunale ejendomme på operationelt niveau. Ansvaret for sikring og forsikring af kommunes ejendomme og biler er også placeret i dette center. Centeret trækker på juridisk kompetence i Staben for Politik og Jura til udbud af bygge- og anlægssager og til sikrings- og forsikringsspørgsmål. Opgaverne løses i eget regi eller ved brug af eksterne leverandører. Når opgaverne varetages af en ekstern leverandør, varetager centret bestiller- og controllerfunktionen. Side 2 af 8

3 Der er samarbejdsflader i forhold til stort set alle decentrale institutioner og fagcentre, som er kunder i dette center, hvorfor en serviceorienteret og professionel kultur hos centrets ledere og medarbejdere er en forudsætning for realisering af formålet med centret og for en realisering af de beskrevne opgaver og potentialer. Stillingen Kort beskrivelse af centeret Centerchef Center for Arealer og Ejendomme Centerets opgaver er følgende: Alle opgaver omkring drift og vedligehold af kommunens bygninger og arealer (se ovenfor samt i det vedlagte organisationsnotat Visioner og Byggestene og organisationsdiagram for center for Arealer og Ejendomme Facility managementfunktioner: Rengøring, kantinedrift, betjentfunktioner, renovering, drift og vedligehold for alle driftsenheder og bygninger, enten som kommunal leverandør, eller som bestillerfunktion i forhold til eksterne leverandører Sikring af klare rammer for forventningsafstemning, samarbejde og service i forhold til brugerne af de kommunale arealer og bygninger - via udarbejdelse og implementering af serviceaftaler på alle områder Sikring af Spacemanagement tænkning med henblik på effektiv og fleksibel brug af kommunens bygnings- og arealressourcer; så vidt muligt 24/7/365 Energirådgivning og energibesparelser i bygninger Rådgivning og betjening af øvrige centre i forhold til spørgsmål vedrørende arealer, bygninger og nye projekter Projektledelse af anlægs- og byggeopgaver Udbud af anlægsopgaver I visse tilfælde også projektering. Med centret er der sket en organisatorisk samling af medarbejdere fra mange enheder -centralt og decentralt, som varetager opgaver i forhold til ejendoms- og arealdrift. Ledere og medarbejdere som er engagerede og brænder for at arbejde med centrets opgaver og at realisere visionerne for centrets etablering. Centerchefen ansvar og opgaver Centerchefens opgaver er både at lede centret og deltage i ledelsen af koncernen via sit medlemskab af kommunens koncernchefgruppe, der består af Direktionen og de 11 centerchefer. Opgaverne er: Ledelsen af centret indebærer: Fortsat implementering af den nye organisationsstruktur og skabelse af et godt samarbejde mellem de mange ledere og medarbejdere, der nu er samlet fra mange forskellige dele af den gamle organisationsstruktur Du leder, sparrer og støtter ledere og medarbejdere i centret Side 3 af 8

4 Du ansætter og afskediger ledere og medarbejdere Du arbejder for at skabe et godt arbejdsmiljø, sikkerhed, trivsel og udvikling for centerets medarbejdere og ledere, jf. kommunens ledelsesgrundlag og den indgåede MED-aftale. Du er også leder i koncernen LTK, og det betyder at: Du samarbejder og koordinerer med andre centre/stabe, institutioner og samarbejdspartnere Du deltager i den strategiske udvikling af koncernen LTK via koncernchefgruppen og bidrager til at realisere visionerne om en effektiv og innovativ kommune. Økonomiansvar: Du er økonomisk ansvarlig for budgetoverholdelse og styring i centret Du følger op på økonomien, og agerer på ubalancer i dialog med din direktør Du arbejder med udvikling af anlægs- og økonomistyringen i et tæt samarbejde med Center for Økonomi og Personale og den ansvarlige direktør Du deltager aktivt i budgetprocessen. Kernefagligheden: Du er ansvarlig for en professionel og sikker drift på centrets opgaveområder, herunder for indgåelse og overholdelse af tydelige serviceaftaler med brugerne Du er garanten for gennemførelsen af systematiske eftersyn og gennemgange af arealer og ejendomme - og for planlægning og implementering af vedligeholdelse og udviklingsplaner og en prioriteret anvendelse af de afsatte budgetter Du bidrager til en effektiv udnyttelse af kommunens arealer og bygninger og sikrer realiseringen af Space Management tænkning på alle områder Du sikrer tilvejebringelse af relevante data og nøgletal til at sikre overblik, ledelsesinformation og grundlaget for den årlige anlægsprioritering og budgettering, samt styring af centrets ressourcer Du sikrer hensigtsmæssig, effektiv administrativ understøttelse og styring af centrets opgaveportefølje og den politiske betjening Du holder dig fagligt ajour med den nyeste udvikling på centrets område, og du iscenesætter og inspirerer til faglig udvikling og innovation. Opgaver og udfordringer for Politisk betjening Du varetager den politiske betjening på faglige og faktuelle emner herunder i samarbejde med udvalgssekretariatet i Stab for Politik og Jura og den ansvarlige direktør Du deltager i politiske udvalgsmøder på dit område. Centrale udfordringer for centerchefen og centret er: Side 4 af 8

5 centerchefen for Arealer og ejendomme At sikre at vi når helt i mål med implementering og opbygning af Center for Arealer og Ejendomme - herunder at få den decentrale organisationsstruktur i forhold til brugerne endelig på plads, så synergierne ved en samling af de decentrale funktioner og kompetencer i distrikter og teams realiseres fuldt ud Implementering af hensigtsmæssige styringsværktøjer, bl.a. i forhold til at sikre systematisk bygningsvedligeholdelse og langsigtede planer for anvendelse og udvikling af den kommunale bygningsmasse (Space Management) Udvikling af budgetmodeller og intern økonomifunktion Etablering af controlling- og bestillerfunktion i forhold til eksterne leverandører Kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere til varetagelse af de nye opgaver i centret Sikring af hensigtsmæssige administrative procedurer og understøttelse af centret Udvikling af gode relationer til brugere, bl.a. via udarbejdelse af serviceaftaler Kompetencer og ledelsesstil Du har en ledelsesstil der er i tråd med Lyngby-Taarbæk Kommunes ledelsesgrundlag, hvor helhedstænkning, åbenhed og dialog er i højsædet. Du har gode kompetencer indenfor økonomistyring. Du har politisk tæft og er dedikeret til at yde en god betjening af det politiske niveau, og ved hvornår en sag skifter karakter, fra at være faglig/faktuel til at være strategisk og kræver Direktionens og den ansvarlige direktørs involvering. Gode kommunikative kompetencer og opmærksomhed på, at 75 % af centrets medarbejdere er placeret i den decentrale del af centret, hvilket kræver særlig opmærksomhed på at sikre god og rettidig information, videndeling og dialog mellem det centrale og decentrale niveau Du er analytisk og har et godt overblik over egne områder, samtidigt med at du har energi og lyst til at engagere dig i helheden i Lyngby-Taarbæk Kommune. Du har sans for detaljen uden at tabe overblikket. Referenceforhold Du refererer til direktør Ulla Agerskov. Du er medlem af koncernchefgruppen. Vilkår og lønforhold Ansættelses sker på overenskomstvilkår. Løn aftales med relevant faglig organisation og udgør som udgangspunkt kr. Side 5 af 8

6 7. Ansættelsesudvalget Ansættelsesudvalget består af følgende: Direktør Ulla Agerskov Afdelingschef Jens Larsen, Arealdrift Distriktsleder Claus Bolvig Hansen, Distrikt Nord Arkitekt Jørn Ipsen Anlægsafdelingen Landskabsarkitekt Ida Vestergaard, Vej og park Specialarbejder Jørgen H. Olsen, Arealdrift Teknisk serviceleder Per Lydersen, Ejendomsdrift 8. Tidsplan for ansættelsen Der er fastlagt følgende tidsplan for ansættelsen: Primo uge 22 ansættelsesudvalg mødes vedr. godkendelse af udkast til annonce, job- og personprofil, samt tidsplan for ansættelsesprocessen (Helle Karup indkalder på vegne af Ulla Agerskov, når ledelse og medarbejdere, samt Center MED har udpeget deres repræsentanter til ansættelsesudvalget) 31. maj 2013 annoncen indrykkes i Berlinske Tidende og Ofir 14. juni 2013 kl ansøgningsfrist - ansøgninger læses af ansættelsesudvalget i weekenden 17. juni 2013 ansættelsesudvalget mødes til udvælgelse af ansøgere til samtale 20. juni ansættelsessamtalerunde, hele dagen Primo uge test af de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde 26. juni samtalerunde og beslutning om, hvem der skal tilbydes ansættelse, hele dagen. 27. juni Eventuelt møde i ansættelsesudvalget, såfremt der ikke den 26. juni kan træffes beslutning om valg af den kandidat, der skal tilbydes stillingen 26. juni 28. juni 2013 referencetagning v/ direktøren og lønforhandling 28. juni 2013 Foreløbigt ansættelsesbrev afsendes og ansøger siger sit nuværende job op 1. eller 15. august 2013 Den nye centerchef tiltræder. Efter modtagelsen af ansøgningerne - efter ansøgningsfristens udløb den 14. juni 2013 foretager ansættelsesudvalget som nævnt en udvælgelse af, hvilke ansøgere der ønskes indkaldt til 1. samtalerunde. De pågældende vil få besked herom både pr. telefon og pr. brev umiddelbart herefter. Der kvitteres for modtagelse af alle ansøgninger, men vil ikke herudover tilgå de øvrige ansøgere et svar, før ansættelsesprocessen er gennemført. Der afholdes ansættelsessamtaler ad to omgange. En 1. samtalerunde, hvor samtalen vil tage udgangspunkt i dels en generel interviewguide, dels en generel samtale om ansøger og ansøgning. På baggrund af 1. samtalerunde udvælger ansættelsesudvalget 2 3 ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde, der vil tage udgangspunkt i en udarbejdet opgave. Alle ansøgere kontaktes telefonisk både de der går videre og de der ikke går videre til 2. samtalerunde Side 6 af 8

7 Imellem 1. og 2. samtalerunde gennemføres en test ved et eksternt konsulentfirma. Efter 2. samtalerunde tager direktionen - på baggrund af ansættelsesudvalgets anbefaling - stilling til, hvilken ansøger, der vil få tilbudt stillingen, efter indhentelse af tilfredsstillende referencer og under forudsætning af en ren straffeattest. Ved vurderingen af ansøgerne vil der blive taget udgangspunkt i job- og personprofilen, samtalerne og den gennemførte test. Det er målet, at der kan træffes beslutning om ansættelse inden udgangen af juni 2013 således at den der tilbydes stillingen kan sige op og tiltræde den 1. eller 15. august 2013 eller snarest derefter. Side 7 af 8

8 Side 8 af 8