Mariagerfjord Kommune

Transkript

1 Revision af årsregnskabet for 2008 (afsluttende beretning for året 2008)

2 Indholdsfortegnelse 1. Revisionspåtegning 1 2. Samlet konklusion, herunder bemærkninger Aftaler, anbefalinger og særlige forhold til opfølgning Revisionens bemærkninger 3 3. Generelt om formål, udførelse, rapportering mv Formål og ansvar Revisionens udførelse Rapportering Forvaltningsrevision som en integreret løbende proces 6 4. Den løbende revision IT-sikkerhedsrevision Forretningsgange, generelt Status og beholdningseftersyn Lønninger Sociale regnskabsområder med statsrefusion mv Den afsluttende revision Regnskabsaflæggelsen, generelt Ledelsens regnskabserklæring Specialregnskaber Områder med særlige rapporteringskrav Overordnet vurdering af kommunens økonomi Rapportering om udvalgte regnskabsområder Omkostningsregnskab og fysiske aktiver Lønninger Statusafstemninger Anlægsregnskaber Momsopgørelse - kontorelationer (Købsmoms og registreret virksomhed) Kontrolberegninger af fritvalgspriser Status, likviditet, kassebeholdning Områder med løbende forvaltningsrevision Diverse rådgivning, forvaltningsrevision mv Lovpligtige oplysninger Bilag Revisionsberetninger til Byrådet vedrørende Bilag Oversigt over reviderede og påtegnede opgørelser, indberetninger, erklæringer mv. 21 C:\Documents and Settings\henrik.oersted\Desktop\Mariagerfjord\911 S 846 Beretning 5 Årsregnskab 2008.doc\HØ\

3 Til Byrådet i 1. Revisionspåtegning Vi har foretaget afsluttende revision af s regnskab for året 2008 og har den 8. september 2009 afgivet følgende påtegning til det samlede regnskab: Til Byrådet i Påtegning af årsregnskabet Vi har revideret årsregnskabet for for perioden 1. januar 31. december 2008 omfattende de regnskabsopstillinger, oversigter, regnskabsforklaringer og redegørelse for anvendt regnskabspraksis, der kræves i henhold til Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. De af Indenrigs- og Socialministeriet autoriserede regnskabsoversigter udviser et udgiftsbaseret resultat på -32,8 mio. kr. et omkostningsbaseret resultat på -44,4 mio. kr., en balancesum på 1.784,4 mio. kr., samt en egenkapital på 725,6 mio. kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, god offentlig revisionsskik og kommunens revisionsregulativ. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 1

4 Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af s aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2008, samt af resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsperioden 1. januar 31. december 2008 opgjort efter såvel udgiftsbaserede som omkostningsbaserede regnskabsprincipper i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Det er ligeledes vores opfattelse, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Erklæring om udført forvaltningsrevision I forbindelse med den finansielle revision af s årsregnskab for 2008 har vi foretaget en vurdering af, om der i kommunen er udøvet en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning, og at oplysningerne i årsregnskabet om mål og resultater er dokumenterede og dækkende for kommunens virksomhed i Ledelsens ansvar s ledelse har ansvaret for, at der etableres retningslinier og procedurer, der sikrer, at der udøves en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning, og at oplysningerne i årsregnskabet om mål og resultater er dokumenterede og dækkende for kommunens virksomhed i Revisors ansvar og den udførte forvaltningsrevision I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik har vi for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om kommunen har etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning. Vi har endvidere stikprøvevist gennemgået oplysninger i årsregnskabet om opfyldelse af resultatmålene. Vores arbejde er udført med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at forvaltningen på de udvalgte områder er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, og at oplysningerne i årsregnskabet om opfyldelse af resultatmålene er dokumenterede og dækkende for kommunens virksomhed i Konklusion Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i 2008 på de områder, vi har undersøgt, ikke er blevet varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, eller at oplysningerne i årsregnskabet om mål og resultater ikke er dokumenterede og dækkende for s virksomhed i Samlet konklusion, herunder bemærkninger Generelt Konklusioner vedrørende revision udført på sociale områder m.v. med statsrefusion, som er omfattet af særlige rapporteringskrav til ministerier og styrelser, indgår i beretning nr. 4, som er afgivet samtidig med denne beretning. Konklusionerne i nærværende beretning vedrører derfor den overordnede og tværgående regnskabsaflæggelse for de øvrige afdelinger og forvaltningsområder. Vi har forud for revisionen af årsregnskabet udsendt en materialeliste over regnskabsmateriale, dokumentationer og oplysninger i øvrigt, som vi anser nødvendige for udførelsen af revisionen. Dette materiale er fremlagt som forudsat. Personalet har også været behjælpelige med fremskaffelse af supplerende materialer og oplysninger i løbet af besøget. 2

5 2.1 Aftaler, anbefalinger og særlige forhold til opfølgning Den afsluttende revision har givet anledning til drøftelser, anbefalinger og aftaler i forhold til det administrative niveau, hvilket også fremgår af afsnit 6. I forbindelse hermed er også aftalt, at vi bistår yderligere med udformning og implementering af et internt tilsynsog kontrolmiljø. 2.2 Revisionens bemærkninger Revisionen af kommunens regnskab har ikke givet anledning til bemærkninger, som skal besvares overfor tilsynsmyndigheden. 3

6 3. Generelt om formål, udførelse, rapportering mv. 3.1 Formål og ansvar Revisionen har til formål at påse at regnskab og årsberetning er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen at regnskab og årsberetning i sin helhed giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning at de af Indenrigs- og Socialministeriet fastsatte regler for regnskabsaflæggelse er efterlevet at der er en tilfredsstillende intern kontrol på væsentlige områder at gældende love og forskrifter samt Byrådets beslutninger bliver overholdt at tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til disposition, hvor det er nødvendigt at Byrådet og tilsynsmyndighedens afgørelser vedrørende eventuelle revisionsbemærkninger for tidligere år er iagttaget, således at disse forhold ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Revisionen skal undersøge, om ledelsen har tilrettelagt interne procedurer og tilsyn, der sikrer, at mulighederne for besvigelser er begrænset, og som vil forebygge eller afdække eventuelle besvigelser. I tilfælde hvor der under revisionen konstateres forhold, som kan vække mistanke om uregelmæssigheder, vil revisionen blive udvidet med henblik på en afklaring af forholdene. Det mest effektive værn mod fejl (bevidste eller ubevidste) er hensigtsmæssige forretningsgange, som sikrer en betryggende intern kontrol. Ansvaret for, at der er etableret de fornødne forretningsgange, påhviler kommunens administrative ledelse, økonomiudvalget og i sidste instans Byrådet. Det er revisionens opgave at henlede Byrådets opmærksomhed på mangler i forretningsgange eller på manglende efterlevelse heraf. 3.2 Revisionens udførelse Vores revision omfatter: finansiel revision, som består i at efterprøve, om regnskabet er rigtigt, det vil sige uden væsentlige fejl og mangler. juridisk- kritisk revision, hvor vi vurderer, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger (bevillingskontrol), love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis økonomisk kritisk revision, hvor formålet er at vurdere, om de enkelte afdelinger, institutioner og medarbejdere anvender de tildelte midler på en økonomisk hensigtsmæssig måde (forvaltningsrevision). Ved den finansielle revision er prioriteringen af opgaverne og revisionsområderne bestemt af vores vurdering af risikoen for at fejl opstår, kombineret med den betydning (væsentlighed) eventuelle fejl vil have. Disse vurderinger foretages dels i forbindelse med planlægningen af revisionsåret og dels som en løbende proces ud fra erfaringer indhentet ved den løbende revision af eksisterende forretningsgange og det interne tilsyns- og kontrolmiljø. I vurderingerne indgår også resultater og erfaringer, som indhentes via kommunens interne tilsyn. Den juridisk-kritiske revision indgår altid som en integreret del af den finansielle revision. Ved den økonomisk kritiske revision vurderer vi på udvalgte områder, om opgaveløsningen sker i overensstemmelse med de opstillede mål, og om der administreres på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Vi anvender i årets løb fortrinsvis systemrevision, som kombineres med substansrevision (analytisk og detailrevision) i større eller mindre omfang. Systemrevisionen har til formål at efterprøve, om de interne kontroller (forretningsgange) er hensigtsmæssigt og 4

7 sikkert tilrettelagt og efterlevet. Revisionen vil i påkommende tilfælde overfor kommunens ledelse gøre opmærksom på mulige mangler i forretningsgange eller i efterlevelsen af disse. Det påhviler kommunens administrative ledelse og i sidste instans Byrådet at sikre, at der til værn mod fejl (bevidste eller ubevidste) er tilvejebragt et godt internt kontrolmiljø. Det er revisionens opgave at henlede ledelsens og det politiske niveaus opmærksomhed på mangler i forretningsgange eller på en manglende efterlevelse heraf. Til den afsluttende revision anvender vi fortrinsvis substansrevision. Revisionen udføres i vid udstrækning ved regnskabsanalytiske undersøgelser, hvor det aflagte regnskab og regnskabsforklaringerne gennemgås og vurderes i forhold til budgetterede og bevilgede beløb og de forudsætninger, som ligger til grund herfor. Herunder foretages stikprøveudtagninger i fornødent omfang. Endvidere indgår afstemninger og efterprøvelse af forvaltningens interne kontrolrutiner i forbindelse med årsafslutningen. Vi har generelt anvendt vores edb-analyseværktøj Kommunal Data Analyse til regnskabsanalytiske undersøgelser, stikprøveudtagninger og efterprøvelse af kontoplanrelationer vedrørende økonomiposteringer. Revisionen gennemføres i øvrigt i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i s revisionsregulativ. Før fastlæggelse af den endelige revisionsstrategi afstemmer vi med kommunens ledelse, hvilke særlige fokusområder der inddrages i revisionen. 3.3 Rapportering Revisionens indhold og resultater rapporteres i forskellig detaljeringsgrad til henholdsvis det administrative og det politiske niveau. Til det administrative niveau rapporteres løbende til de enkelte forvaltninger og institutioner. Det sker såvel mundtligt som skriftligt ved notater til ledelsen. Vi søger desuden, gennem en konstruktiv løbende dialog med kommunens medarbejdere om konkrete og generelle problemstillinger, at medvirke til at forebygge, at der opstår væsentlige fejl. Rapporteringen til Mariagerfjord Byråd sker i form af beretninger. Eventuelle bemærkninger, som Byrådet skal tage stilling til og besvare over for tilsynsmyndigheder, vil fremgå som bemærkninger i afsnittet Samlet konklusion, herunder bemærkninger. 5

8 Vi har pligt til at anføre forbehold, supplerende oplysning eller afgive revisionsbemærkning, hvis vi vurderer, at regnskabet ikke anses for retvisende regnskabsaflæggelsen ikke opfylder kravene i Indenrigs- og Socialministeriets regelsæt der er disponeret i strid med Byrådet beslutninger og mål der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt, eller vi kan notere væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende ved etablerede forretningsgange, og/eller der mangler forretningsgange på væsentlige områder. Revisionen kan samtidig fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler. 3.4 Forvaltningsrevision som en integreret løbende proces For at skabe det nødvendige revisionsbevis for regnskabets rigtighed finder vi det nødvendigt at foretage og anvende forskellige analyser, nøgletal, udviklingstendenser, sammenligninger samt vurderinger af forretningsgange. Herved udføres automatisk en del løbende forvaltningsrevision som en integreret del af de normale revisionshandlinger. Revisionsresultaterne kan således nyttiggøres i en bredere sammenhæng. Vurdering og efterprøvelse af forretningsgange er efter vores generelle opfattelse, sammen med vurdering af de kontrolmæssige aspekter, udtryk for en løbende vurdering af, om administration og sagsbehandling foregår på en hensigtsmæssig måde. Forslag til ændringer/justeringer af forretningsgange fremsættes og aftales oftest i den løbende dialog med og rapportering til de administrative ledelsesniveauer. Analyser, udvikling af hjælpeværktøjer og rådgivning, herunder tolkning af lovgivning og refusionsregler mv., kan også medføre, at der ændres praksis. Det medfører i nogle tilfælde, at afregninger, tilskud og refusioner kan effektueres i et ændret betalingsflow og -omfang. Endvidere bidrager vores rådgivning til forbedringer og justeringer af praksis og regnskabsvejledninger, f.eks. vedrørende: statusafstemninger bogførings- og legalitetskontrol elektroniske betalinger bilagsbehandling og -kontrol, samt udnyttelse af betalingsfrister indkøbsadfærd moms- og afgiftsmæssige muligheder fritvalgsordningers administration udarbejdelse og opstilling af tilskuds- og specialregnskaber omkostningsbaseret regnskabsaflæggelse af kommuneregnskabet budget- og regnskabsmodeller for opgørelse, regulering, styring og regnskabsføring af resultat vedrørende takstfinansierede institutioner samt kommunale ældreboliger, hvor den løbende drift administreres af en boligorganisation. 4. Den løbende revision 4.1 IT-sikkerhedsrevision En række af kommunens administrative procedurer er baseret på informationsteknologi (it). En væsentlig del af vores revisionshand- 6

9 linger er baseret på interne kontroller i forbindelse med disse forskellige systemer. Derfor foretager vi som et led i revisionen af kommunens regnskab - ikke specielt afgrænset til det enkelte regnskabsår - vurderinger og test af de generelle kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret omkring IT-anvendelsen. Vores revisionsstrategi baseres normalt på, at der er velfungerende kontroller i IT-miljøet. Derfor undersøger og vurderer vi, om de for relevante områder af generelle IT- kontroller er hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Fokus er på vurdering af sikkerheden i de it-systemer, som påvirker regnskabet (der i givet fald kan være fejlbehæftet). repræsenterer en væsentlig værdi (der kan gå tabt). er af væsentlig betydning for opgaveløsningen (idet manglende tilgængelighed kan resultere i, at opgaven ikke kan løses). Vores vurdering af IT-miljøet er primært baseret på interview af relevante nøglepersoner, gennemgang af diverse materiale, test af udvalgte nøglekontroller og inspektion af IT-lokaliteter. Revisionen har omfattet: Ændringshåndtering Logisk adgangskontrol Øvrige generelle it-kontroller Vi har gennemgået Windows-miljøet samt brugeradgange til KMD-systemerne og SAP Opus Løn. Gennemgangen er udført på baggrund af interview samt stikprøvebaseret efterprøvning af de modtagne oplysninger. Konklusion: er som andre kommuner meget afhængige af IT. Det er vores vurdering, at der i kommunen er fokus på IT ledelse, herunder styring af IT risici, og efter test af sikkerhed omkring udvalgte og væsentlige applikationer, netværk mv. kunne det konkluderes, at revisionen som udgangspunkt kan baseres på systemrevision, herunder test af IT-baserede kontroller. Vi har observeret, at flere af de observationer, vi rejste i vor revision primo 2008, nu er afhjulpet. Dog må vi konstatere, at forhold omkring passwordlængde og -kompleksitet stadig er udestående. Vi opfatter disse forhold som væsentlige og anbefaler, at Kommunen overvejer muligheder for at etablere passwordlængde og -kompleksitet i henhold til god it-skik. Vi har også observeret, at Kommunen ikke gennemfører regelmæssig kontrol af, at tildelte rettigheder er aktuelle. En sådan kontrol skal bl.a. sikre, at fratrådte medarbejdere bliver slettet i systemerne, hvilket de ikke er blevet i tilstrækkeligt omfang. Derudover skal en sådan kontrol medvirke til, at rettigheder bliver vedligeholdt, når medarbejdere skifter funktion eller job i Kommunen. Der er udleveret specifikt notat omkring IT-revisionen med forskellige anbefalinger. Vi vil følge op herpå i Forretningsgange, generelt Vi lægger vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen af det enkelte område. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er forudsætningen for en effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området til stede. Ved den løbende revision har vi inden for de enkelte afdelinger, forvaltningsenheder og institutioner undersøgt, om der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt efter- efterprøvet om de fungerer og efterleves som forudsat i 7

10 kommunens regulativ for økonomisk styring og forvaltning. Vi vurderer endvidere, om Byrådet og ledelsens beslutninger i øvrigt omsættes på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Vi påser og vurderer herunder bl.a. om bogføringen er tilfredsstillende dokumenteret og sket i henhold til vedtagne retningslinjer om Indenrigs- og Socialministeriets autoriserede konteringsregler følges om der er tilrettelagt gode rutiner for kontrol og afstemning af statuskonti og udgiftsdisponering om der er sikret rutiner for påligning af indtægter, samt om disse i videst mulig omfang kan dokumenteres ved egne kvitteringsog kontrolsystemer eller ved afstemning til eksterne oplysninger om der er tilrettelagt et ledelsestilsyn, hvor udførelsen også understøttes med o beskrivelser af interne opgave- og ansvarsfordelinger/kompetenceplaner o interne kontrolinstrukser og faglige instruktioner på centrale lovområder o it-løsninger, herunder advissystemer til løbende opfangning/afdækning af mulige uhensigtsmæssigheder, svagheder og fejl i administrationen af sager inden for de enkelte lovområder o om ledelsestilsynet fungerer på en betryggende og hensigtsmæssig måde. 4.3 Status og beholdningseftersyn Vi har foretaget beholdningseftersyn vedrørende kommunens likvide aktiver. Det omfatter de centralt placerede midler i pengeinstitutter m.v., samt et udsnit af de midler som er placeret decentralt under andre forvaltningsenheder og institutioner. Revision i forbindelse med sådanne besøg omfatter generelt følgende kontroller, nævnt i punktform: Kontrol og afstemning af tilstedeværelsen af kommunens likvide beholdninger - uanset hvordan disse måtte foreligge. Kontrol af afstemning af fejlkonto og andre udvalgte statuskonti Kontrol af, at bogholderiet udviser balance Kontrol af, at arbejdsrutiner omkring kasse- og bogføringsfunktionerne er tilrettelagt og fungerer betryggende, samt kontrol af et udsnit af de bogførte bilag med henblik på at efterprøve, om bilagene er behandlet i overensstemmelse med reglerne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, og om Indenrigs- og Socialministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. Herom nærmere i et senere afsnit. 4.4 Lønninger Efterprøvelse af forretningsgange ved lønadministrationen udføres primært ved revision af udvalgte personsager over udbetalinger fra lønsystemet med henblik på at efterprøve, om der ved oprettelse af nye sager foreligger fornøden dokumentation i sagsakterne om der indberettes korrekt til lønsystemet og om der udbetales korrekt løn i henhold til overenskomst, aftaler m.v. Der lægges endvidere vægt på, at der er tilrettelagt et internt tilsyn/kontrol, som modvirker, at der sker udbetaling af løn til personer, som ikke længere er ansat i kommunen, samt at der i it-systemet er indlagt relevante spærringer, og at der er indlagt kriterier, som sikrer en automatisk levering af meddelelser, som har betydning for korrekt lønudbetaling. 4.5 Sociale regnskabsområder med statsrefusion mv. 8

11 For de sociale regnskabsområder er der fortaget ordinær og udvidet obligatorisk sagsrevision, som foreskrevet i speciallovgivning. Om revisionen af de sociale områder skal der i henhold til lovgivningen afgives særskilt beretning, jf. henvisningen under bilag 1. Ved regnskabsafslutningen har vi foretaget revision af et antal refusionsopgørelser til statslige myndigheder. Herom er mere specifikt redegjort i fornævnte specialberetninger, hvori det fremgår, at revisionen har medført +/- korrektioner vedrørende flere opgørelser. 9

12 5. Den afsluttende revision 5.1 Regnskabsaflæggelsen, generelt Efterprøvelse af regnskabets indhold (finansiel revision) Vi har påset, om det aflagte regnskab er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen. De talmæssige sammenhænge til regnskabet fra de enkelte transaktioner er kontrolleret ved brug af foreliggende regnskabsmateriale samt ved behandling af økonomidata i vores PCbaserede analyseværktøj - Kommunal Data Analyse. Der er for alle væsentlige forvaltningsområder med udgifter og indtægter foretaget regnskabsanalytisk revision suppleret med afstemninger og andre relevante kontrolarbejder. Mere tværgående er det påset, om der er foretaget afstemning af de oplysninger, som er afgivet til SKAT om løn m.v., ligesom tilbageholdt A-skat, Arbejdsmarkedsbidrag m.v. er påset afstemt og afregnet. Vi har efterprøvet, om opførte aktiver og passiver i balancen er undergivet tilstrækkelig kontrol. For at kontrollere aktivernes tilstedeværelse og tilhørsforhold har vi foretaget revisionsmæssige undersøgelser dels ved løbende revision og dels ved den afsluttende revision. For fysiske aktiver, f.eks. faste ejendomme, maskiner, inventar, driftsmateriel m.v. er det påset, om der er fuldstændighed i registreringerne, herunder at der er dokumentation for værdisætningen. Det er endvidere påset, om garantistillelser, væsentlige leje- og leasingaftaler, eventualrettigheder, feriepenge- og pensions- og andre væsentlige forpligtelser er registreret og dokumenteret Overholdelse af regler (juridisk kritisk revision) Vi har påset, om det aflagte regnskab indeholder de oversigter, bilag og bemærkninger, som er forudsat i Byrådet retningslinjer og Indenrigs- og Socialministeriets bestemmelser. Disse bestemmelser omfatter såvel en udgiftsbaseret som en omkostningsbaseret regnskabsaflæggelse. Vi har overordnet påset, om der er bevillingsmæssig dækning for regnskabets drifts- anlægs-, finansieringsindtægter og -udgifter. Endvidere påses om regnskabets udgifter og indtægter afholdes og modtages i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser, tilladelser mv. For fysiske aktiver, garantistillelser, væsentlige leje- og leasingaftaler, eventualrettigheder, feriepenge-, pensions- og andre væsentlige forpligtelser har vi påset, om Indenrigs- og Socialministeriets regler er efterlevet for de forpligtelser, som skal optages på kommunens samlede statusbalance. Det er også efterprøvet, om Indenrigs- og Socialministeriets regler om kommunernes likviditet/kassekredit, mellemregning med forsyningsvirksomhederne, låneoptagning og meddelelse af garantier m.v. er iagttaget. Endelig har vi påset, om tidligere fremsendte revisionsberetninger er behandlet af Byrådet, og om eventuelle revisionsbemærkninger er iagttaget, herunder om der er foretaget berigtigelser i fornødent omfang. 5.2 Ledelsens regnskabserklæring For at opnå en begrundet overbevisning om årsregnskabets rigtighed må vi støtte os til oplysninger og vurderinger fra kommunes ledelse. Som et almindeligt led i revisionen anmoder vi derfor hvert år om en ledelseserklæring, hvori de afgivne oplysninger bekræf- 10

13 tes. Formålet hermed er alene at sikre, at ingen oplysninger er udeladt eller utilsigtet tilbageholdt for os. Vi har for 2008 modtaget en sådan bekræftelse fra kommunens øverste administrative ledelse om regnskabets fuldstændighed. 5.3 Specialregnskaber Som led i såvel den løbende som den afsluttende revision af Kommunens regnskaber gennemgår og reviderer vi forretningsgange og afsluttede regnskaber for projekter, herunder projekter med hel eller delvis ekstern finansiering. Det gælder eksempelvis for Puljemidler og tilskud fra EU. Revisionen af disse områder sker i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og de for de enkelte tilskudsområder gældende vejledninger og instrukser. De enkelte regnskaber forsynes med særskilt påtegning i overensstemmelse med tilskudsgivers særlige krav, men er i øvrigt omfattet af den samlede revision for kommunen. Specialregnskaber, opgørelser, erklæringer m.v. er oplistet som bilag til denne beretning. 5.4 Områder med særlige rapporteringskrav På en række områder, som kommunen administrerer, men hvor andre myndigheder er medfinansierende, kræves i henhold til speciallovgivning mv. en særlig rapportering ved regnskabsårets afslutning. For de sociale regnskabsområder og boligstøtteområdet, hvor der modtages refusion fra forskellige ministerier, styrelser m.fl., er rapporteringen indeholdt i beretning nr. 4. For øvrige regnskabsområder er den særskilte rapportering med i denne beretning. 5.5 Overordnet vurdering af kommunens økonomi Som led i den afsluttende revision, indgår normalt en overordnet vurdering af kommunens økonomiske situation. har som flere andre kommuner været udsat for et udgiftspres i 2008, som ikke var forudsat i de oprindeligt vedtagne budgetter. Det har givet sig udslag i driften på især udvalgene Sundhed og Omsorg, Arbejdsmarkedsudvalg og udvalget for Børn og Familie. Indikationerne for denne udvikling viste sig også i 2007 regnskabet. Budgetgrundlaget for 2008 var imidlertid tilvejebragt på et langt tidligere tidspunkt, hvor der i den nye endnu ikke fandtes et helt års erfaringsgrundlag. Dette anses at være hovedårsagen til, at årsbudgettet for 2008 var ansat for lavt på flere områder og en væsentlig årsag til, at det har været nødvendigt at meddele tillægsbevillinger til driften i et relativt stort omfang i I forhold til 2007 regnskabet er de samlede nettodriftsudgifter i 2008 på det skattefinansierede område øget med 88,7 mio. kr., hvilket er ca. 5 %. Ud fra denne synsvinkel vurderes stigningen i det samlede udgiftsniveau ikke at være unormalt. De ændrede vilkår for 2008 har bevirket, at det regnskabsmæssige driftsresultat i forhold til det oprindeligt forventede blev reduceret med ca. 30 mio. kr. til + 35,8 mio. kr. Efter afholdelse af anlægsudgifter og nettoresultatet af jordforsyning fremkommer et skattefinansieret resultat på - 35,7 mio. kr. Selv om der er sket finansiering ved forøgelse af den langfristede gæld, har disse ændrede forudsætninger ikke kunnet undgå at påvirke likviditeten, som er reduceret med 12,5 mio. kr. Oprindeligt var budgetteret med en forøgelse af de likvide aktiver med 15,7 mio. kr. Forskellen er således næsten lig med reduktionen i det skattefinansierede driftsresultat. 11

14 Kommunens finansielle udgangspunkt til 2009 er derfor svækket i forhold til de oprindelige planer. Det positive er, at budgettet for 2009 har kunnet baseres på et bredere erfaringsgrundlag end 2008 budgettet samtidig med, at de økonomiske styringsværktøjer til stadighed er søgt forbedret. De usikkerheder, som er skabt af konjunkturændringerne ved den nuværende finanskrise trækker imidlertid i negativ retning på flere områder, eksempelvis i relation til de sociale udgifter og til mulighederne for at skabe indtægter ved grundsalg. Det er derfor vurderingen, at i en rum tid fremover vil opleve et udgiftspres, som kan påvirke og begrænse mulighederne for ønskede investeringer, og som fortsat kræver stram økonomisk styring. 12

15 6. Rapportering om udvalgte regnskabsområder I de foregående afsnit har vi mere generelt og summarisk redegjort for revisionen, herunder for den løbende og afsluttende revision. Der er i ledelsesnotater til de enkelte forvaltninger redegjort mere detaljeret for resultaterne af og konklusionerne om den udførte revision. Dette afsnit indeholder beskrivelser vedrørende områder, hvor vi har fundet det hensigtsmæssigt med en supplerende og uddybende rapportering i revisionsberetningen. 6.1 Omkostningsregnskab og fysiske aktiver Indenrigs- og Socialministeriet har angivet visse krav til et omkostningsbaseret regnskab. Der skal aflægges regnskab indeholdende: Anvendt regnskabspraksis Resultatopgørelse Balance for kommunens samlede aktiver og passiver Omregningstabel som forklarer sammenhæng til udgiftsbaserede regnskabsopgørelse. Pengestrømsopgørelse Anlægsoversigt/-note Oversigt med Garantier, eventualrettigheder og -forpligtelser Der skal som minimum være fordelt omkostninger i form af af- og nedskrivninger, forskydninger på feriepenge, leasing- og pensions- samt øvrige forpligtigelser. Kommunens regnskab herfor er en del af den samlede årsberetning. Ved revisionen af årsregnskabet har vi påset og vurderet om den omkostningsbaserede regnskabsaflæggelse opfylder de formalia, som ISM stiller om kommunens regnskabspraksis er fyldestgørende, og om praksis er efterlevet om det er opstillet på grundlag af bogføringen om der er fornøden sammenhæng mellem bogføring og registreringer i anlægskartoteket om statuskonti er afstemte i forhold til anlægskartotek, opgørelser over omsætningsaktiver og opgørelser over de særlige forpligtelser, som skal optages i balancen om der er fornøden sammenhæng mellem anlægsnote, omsætningsaktiver og særlige egenkapitalkonti vedrørende de fysiske aktiver om kommunens forvaltninger i øvrigt har foretaget de nødvendige handlinger for at sikre, at registreringen af fysiske aktiver og aflæggelse af et omkostningsbaseret regnskab er sket på et veldokumenteret grundlag og samtidig i overensstemmelse med det af ISM udmeldte. Konklusion 13

16 Det er vores vurdering, at kommunen generelt har overholdt de formalia og indholdsmæssige krav, som er stillet vedrørende denne form for regnskabsaflæggelse. Vi har dog noteret følgende, i forhold til den omkostningsbaserede regnskabsaflæggelse for Feriepenge: Korrekt værdi optaget ultimo 2008, ingen primoværdi optaget og ingen belastning af forskydning på den omkostningsbaserede resultatopgørelse pga. problemer med datagrundlag fra leverandør. Dette er helt i overensstemmelse med vore anbefalinger og er beskrevet i note på side 20 i kommunens regnskab. Leasing: Korrekt værdi af forpligtelser optaget. Leasingtilgang af mindre aktiver med en væsentlig værdi (6,5 mio. kr.) til et samlet formål og til udvidelse af systemet, burde også være aktiveret. (Zealand-Care) Vi anbefaler, og har aftalt at såvel tilgang til forpligtelser og tilgang til anlæg registreres vi anlægskartoteksprogrammet - via maskin nr Tjenestemandspensioner og andre forpligtelser: Forpligtelserne er i henhold til konteringsreglerne opgjort 7,6 mio. kr. for højt. (Pensionsforsikringspræmier der er konteret på 6.72, er ikke nulstillet ved en art 0 postering til 8.90) Andre forpligtelser er optaget i henhold til opgjort prognose vedr. arbejdsskader. - OK. Vi har, jf. materialelisten, bedt om en afstemning af afholdte anlægsudgifter i forhold til aktiverede anlæg. Denne afstemning skal medvirke til kvalitetssikring af, at der ikke er blevet glemt at aktivere noget, eller rettelse af noget som er aktiveret forkert. Afstemningen er ikke modtaget vedr. 2008, men er ved besøget lavet i samarbejde med forvaltningen. Generelt er det vores indtryk at arbejdet med aktivering m.v. har ligget på rimeligt få personer, hvilket naturligvis er medvirkende til at sikre en ensartethed i registreringerne. Dog anses der også at være den ulempe, at kommunen er rimelig sårbar, såfremt personerne, som arbejder hermed, stopper. Vi anbefaler derfor, at kommunen implementerer en kvalitetshåndbog med beskrivelse af arbejdsgange, som sikrer registreringer i forhold til omkostningsregnskabet sker på korrekt måde. 6.2 Lønninger Lønningernes andel (Art.1.1) af de samlede kommunale udgifter udgør i 2008 ca mio. kr. Det er ubetinget den væsentligste udgiftsart. Derfor finder vi det afgørende, at arbejds- og kontrolrutinerne for sagsbehandlingen er sikre. Vi har foretaget vurderinger, tests og analyser vedrørende: Forretningsgange og instruktioner Personsager Analyse af udvalgte løndele (TF-kode analyse) 14

17 Afstemninger af indberetninger til SKAT I forbindelse med den afsluttende revision er det kontrolleret, at borgmester, udvalgte politikere, kommunaldirektør og forvaltningschefer har fået udbetalt korrekt vederlag og løn for 2008, samt at de personer, som har indberetningsadgang til lønsystemet, også er afregnet korrekt. Konklusion Det er vores vurdering, at området som helhed bliver administreret betryggende. Den udførte revision har derfor ikke givet anledning til bemærkninger. Ved den afsluttende revision er konstateret, at der er udbetalt korrekte lønninger til politikere og lønindberettere, samt at der er afregnet korrekt overfor Skat. - Her var en mindre difference på ca. 63 t. kr. 6.3 Statusafstemninger En meget væsentlig forudsætning for korrekt regnskabsaflæggelse er, at samtlige statuskonti er afstemte inden regnskabsåret lukkes. Herved kan det sikres, at årets status, drift, refusion og anlæg mv. bliver retvisende, idet eventuelle fejlregistrerede beløb, manglende refusionsanmeldelser etc. kan nå at blive bogført korrekt inden regnskabsåret afsluttes. Vi lægger derfor megen vægt på at sikre, at der er etableret rutiner for løbende afstemning og opfølgning vedrørende statuskonti, samt at der er etableret et betryggende ledelsestilsyn hermed. Det er normalt også forudsætningen for, at status ultimo kan blive korrekt og afstemmes uden, at der henstår væsentlige åbne poster. Vi har påset, om reglerne efterleves, og har udvalgt et udsnit af de udarbejdede statusafstemninger med henblik på at efterprøve, hvorvidt den underliggende dokumentation er fyldestgørende. Konklusion Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Det er vores opfattelse, at der er gjort en stor indsats ultimo 2008 for at få afstemt samtlige statuskonti. Det udarbejdede bilag 6.7 til Hovedregulativ for økonomisk styring og forvaltning i, som er godkendt i økonomiudvalget, anses at være hensigtsmæssig og med til at sikre, at alle statuskonti fremover afstemmes løbende, samt at der føres et ledelsesmæssigt tilsyn hermed. I forhold til de aflagte afstemninger ultimo 2008 ses dog stadig forhold til opfølgning/forbedring i Vi har udleveret et mere detaljeret notat til iagttagelse. 6.4 Anlægsregnskaber Afsluttede anlægsprojekter som har forbrug på over 2 mio. kr. skal aflægges særskilt jf. Indenrigs- og Socialministeriets regelsæt og kravet om regnskabsbemærkninger hertil gælder også for anlæg. Dette skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Konklusion 15

18 Anlægsregnskaber med bruttoudgift på over 2 mio. kr. er aflagt og behandlet løbende. I 2007 kommenterede vi, at der var mangler i forhold til regnskabskommentarer til afvigelser mellem budget og forbrug på anlæg. Der ses stadig ikke sikret en helhed for regnskabskommenteringen mellem budget og forbrug på anlæg i den samlede regnskabsaflæggelse for Momsopgørelse - kontorelationer (Købsmoms og registreret virksomhed) Der er foretaget revision af Saldoopgørelsen til Indenrigs- og Socialministeriet. Denne er udarbejdet i overensstemmelse med bogholderiets udvisende. Konklusion Vi har påtegnet opgørelsen til ISM uden forbehold. Ved revisionen blev konstateret følgende, som er korrigeret: Tilskud til Nordjyllands Trafikselskab: Heraf kunne hjemtages 10% af momsbeløbet via positivlisten. Dermed var hjemtaget kr. for lidt i refusion. 6.6 Kontrolberegninger af fritvalgspriser Vi har foretaget gennemgang af forvaltningens metode for kontrolberegning af priserne på fritvalgsområdet. Formålet med gennemgangen har været at påse, at såvel den overordnede metode som de enkelte trin i beregningerne er tilstrækkeligt dokumenteret og udført i overensstemmelse med gældende lovgivning og retningslinier. Konklusion På baggrund af resultaterne af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at forvaltningens metode for kontrolberegninger af fritvalgspriser er hensigtsmæssig og betryggende. 6.7 Status, likviditet, kassebeholdning Kassebeholdning og gæld til forsyningsvirksomhederne, jf. ISM s regler Kommunen skal overholde visse formalia og regelsæt om opgørelse af likviditeten. Dels en almindelig kassekreditregel for kommunens samlede likviditet, som skal vise et gennemsnit over årets 365 dage, og dels en særregel vedrørende de brugerfinansierede forsyningsvirksomheder, som kommunen har oparbejdet gæld til. I begge tilfælde må beregningerne ikke udvise negative beløb. Udgangspunkt for disse opgørelser er følgende: o o o Gennemsnitlig likviditet over 365 dage er dokumenteret til 50,3 mio. kr. Faktisk bogført likviditet ultimo: -57,3 mio. kr. Faktisk bogførte gældsposter til forsyningsvirksomhederne ultimo: -9,8 mio. kr. Konklusion Den 1. kassekreditregel er overholdt og dokumenteret med ovennævnte 50,3 mio. kr. 16

19 Efter 1, stk. 1 i Bekendtgørelse om kommunernes mellemværender med de kommunale forsyningsvirksomheder er fastsat følgende regel: Kommunens gæld til de kommunale forsyningsvirksomheder i årsregnskabet må ikke overstige kommunens likvide beholdninger tillagt ledigt træk på kommunens kassekredit ved regnskabsårets udgang - 2. kassekreditregel. Afgrænsningen af hvilken gæld der medregnes, og hvilke likvide beholdninger, som indgår i opgørelsen, er defineret i bekendtgørelsens 1 stk Endvidere er henvist til, at ledigt kassekredittræk opgøres efter reglerne i bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Vi har i september 2009 fra Indenrigs- og Socialministeriet modtaget en model for, hvorledes ministeriet opfatter, at det ledige træk på kassekreditten skal opgøres. En beregning efter denne model viser, at kommunen på årets sidste dag teoretisk kan operere med en negativ likviditet på mere end 18 milliarder kroner, før end der kan stilles spørgsmål ved overholdelsen af 2. kassekreditregel. Efter denne beregningsmodel vil reglen om kommunernes mellemværender med de kommunale forsyningsvirksomheder være uden betydning for stort set alle kommuner. 6.8 Områder med løbende forvaltningsrevision Som det fremgår af vores revisionspåtegning, har vi i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik stikprøvevist gennemgået oplysninger i årsregnskabet og for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om kommunen har etableret forretningsgange, der sikrer en hensigtsmæssig økonomisk forvaltning. I lighed med den juridisk kritiske revision udføres den løbende forvaltningsrevision som en integreret del af den finansielle revision på alle områder. Derfor har vi i dette afsnit - som illustration af denne sammenhæng - valgt at henvise til nogle af de forvaltningsrevisionsaktiviteter, som reelt er indeholdt i tidligere afsnit i denne beretning: Afsnit 4.2 Forretningsgange, generelt Opgave- og arbejdsfordeling. Eksempelvis har vi stor fokus på, om snitflader i opgaveløsningen mellem forskellige socialfaglige enheder fungerer hensigtsmæssig. Anvendelse af IT i sagsbehandlingen. Eksempelvis vurderer vi omkring administrationen af sociale udbetalinger og lønninger o o o om der er anvendt relevant uddata fra it-hjælpesystemer, og om der kun udføres de kontroller, som er nødvendige, samt om udførelsen er tilrettelagt på en smidig og arbejdsbesparende måde. Bogføring og betaling af eksterne regninger. Det efterprøves eksempelvis o o om bogføring sker uden unødig forsinkelse. Det har betydning for, at bogholderiet er ajourført (troværdighed i økonomirapporteringen) samt for, at der ved momsbelagte regninger hjemtages momsrefusion, så snart dette er muligt (likviditets- og rentemæssigt aspekt). om betalingsfristerne udnyttes mest muligt (likviditets- og rentemæssigt aspekt). Opkrævning og bogføring af indtægter. Det efterprøves eksempelvis o om opkrævning sker så snart der er mulighed herfor og om betalingsfristerne under hensyntagen til gældende regler er fastsat, så indbetalingerne må forventes at indgå snarest muligt (likviditets- og rentemæssigt aspekt) Beregning og opkrævning af priser på servicepakker o Vi har undersøgt forretningsgangen for kommunens procedurer for beregning af udgifter til servicepakker, som opkræves hos beboere på plejehjem/i plejeboliger. Mellemoffentlige betalinger på Ældre- og Handicapområdet 17

20 o Vi har gennemgået området med henblik på at konstatere, hvorvidt der er etableret hensigtsmæssige forretningsgange for administration af mellemoffentlige betalinger. Afsnit 5.1 Regnskabsaflæggelsen Regnskabsanalytisk revision. I den regnskabsanalytiske revision indgår eksempelvis udviklingstendenser i forhold til tidligere år, sammenligninger og nøgletal, hvor disse anses for tilstrækkeligt valide og en overordnet vurdering af kontinuitet med hensyn til registreringer af indtægter og udgifter. Denne gennemgang giver ofte anledning til at pege på optimeringsmuligheder. Konklusion Sammenfattende har de elementer, som er indgået i den løbende forvaltningsrevision, ikke givet anledning til bemærkninger. jf. vores påtegning til regnskabet. 6.9 Diverse rådgivning, forvaltningsrevision mv. Samarbejdet med kommunens forvaltninger er foregået uformelt, åbent og dialogbaseret. I et sådant miljø sker der løbende udveksling af erfaringer, råd og vejledninger samt levering af bidrag til løsning af såvel eksisterende som mulige problemer, før de opstår. Af eksempler på konkret rådgivning og diverse forvaltningsrevisionsrelaterede opgaver kan nævnes: Regler vedrørende garantier og deponeringer Moms afklaringer, blandt andet på byggemodning Konteringsspørgsmål Projektregnskaber, opstilling, revision, dokumentation, påtegning m.v. Review af Årsberetning inden politisk behandling Dialog og sparring omkring bilag til Principper for økonomistyring Herudover har vi deltaget i møder omkring udskillelse af Vandforsyningen og Spildevand i selskaber. 18

21 7. Lovpligtige oplysninger I henhold til Lov om godkendte Revisorer og Revisionsvirksomheder skal vi oplyse at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbestemmelser, og vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Aalborg, den 8. september 2009 Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab Jens Aaen statsautoriseret revisor Henrik Ørsted revisor 19

22 8. Bilag 1 Afgivne revisionsberetninger vedrørende Revisionsberetninger til Byrådet vedrørende Beretning Nr. Dato Beretning om revision af de sociale områder for året september

23 9. Bilag Oversigt over reviderede og påtegnede opgørelser, indberetninger, erklæringer mv. Saldoopgørelsen momsrefusion 2008 Carl Peter Villumsens uddannelseslegat Enhedstimebetalingssystemet "Driftsudgifter for afholdelse af udgifter til frivillige brandmænd Interaktiv elektronisk formidling et udviklingsprojekt i Rold Skov Natur og Kulturcenter Børneteaterforestillinger Sundhedsstrategi Den selvejende institution Red Barnets Børnehave Stoldal Rold Skov Film Festival Boss INF Digitalisering til frigivelse af ekstra ressourcer Naturvidenskabelige undervisningslokaler Anvendelse af Marte Meo i arbejdet med demens Værdibaseret ledelse Børn og Kommuner i trivsel og trav Pædagogiske arbejde Fjordiget for 2008 Korup Å s Dige for 2008 Visborg Enge Landvindingslaug for 2008 Onsild Enge Digelaug Tilskud til yngre fysisk handicappede Rasmus Pedersens Mindelegat 21

24 Ernst & Young - Vestre Havnepromenade Aalborg - ey.aalborg@dk.ey.com