Udkast til Koncept for hjælpemidler i DNU

Transkript

1 Projektafdelingen for Det Nye Universitetshospital Hedeager 3 DK-8200 Århus N Tel projektafd@dnu.rm.dk Udkast til Koncept for hjælpemidler i DNU Der har igennem projekteringen af DNU vist sig et ønske fra brugerne (hjælpemiddelansvarlige, forflytningsressourcepersoner, afdelingssygeplejersker og terapeuter m.fl) om at få bedre styr på organiseringen og håndteringen af hjælpemidler generelt. Forskellige muligheder har været drøftet i Projektafdelingen samt på brugergruppemøder og med personer med arbejdsområde med tilknytning til hjælpemidler. Der er nedsat en interessentgruppe med repræsentanter fra klinikken og fra PA som har drøftet en centraliseret organisering. Gruppens forslag har været fremlagt for Forretningsudvalget i DNU den , hvor man har givet grønt lys til at arbejde videre med en samlet organisering. Dato Katrine von Schimmelmann Tel Katrine.Schimmelmann@dnu.rm.dk Side 1 Nærværende notat har til formål at beskrive et nyt koncept for én administrativ samlet organisering af samtlige hjælpemidler på DNU (internt og eksternt udlån). Definition af hjælpemidler I nærværende notat skal hjælpemidler forstås i bred forstand, men bør i løbet af det videre arbejde defineres mere præcist, så snitflader og afgrænsninger bliver tydelige. I notatet er fokus på arbejdsgangene med hjælpemidlerne, og hvilke fysiske rammer der skal til for at skabe et optimalt flow og en effektiv drift til fordel for patienter og personale. I nærværende notat er der udelukkende behov for at afgrænse definitionen i forhold til den samlede betydning og ikke behov for at kategorisere hjælpemidlerne i mindre dele. Dette behov til komme senere, da det eventuelt kan få betydning for flow af de enkelte hjælpemidler (hjælpemidlets cyklus og vej rundt i systemet). Interessentgruppen som har været med til det indledende arbejde har dog været med til at kategorisere hjælpemidlerne i forhold til hinanden. Denne kategorisering ses nedenunder, men har ikke nogen

2 relevans i forhold til den nuværende beskrivelse. Kategorisering af hjælpemidler: 1. Hjælpemidler til personlig hygiejne 2. Mobilitets hjælpemidler 3. Hjælpemidler til træning 4. Hjælpemidler til forflytning 5. Hjælpemidler til lejring 6. Hjælpemidler i forbindelse med tryksår 7. Senge og madrasser 8. Hjælpemidler til store og tunge patienter Nyt koncept for én administrativ samlet organisering og håndtering af samtlige hjælpemidler i DNU (internt og eksternt) Formålet med at samle håndteringen af hjælpemidler er, at man på DNU har rene og funktionelle hjælpemidler på rette sted til rette tid. Beskrivelse af arbejdsgange ved én samlet organisering af hjælpemidler Når en patient (indlagt eller ambulant) eller personale har behov for et hjælpemiddel er dette enten tilsted i afdelingens eget depot (hvis det er et hjælpemiddel man har behov for akut og meget ofte og det ikke er et hjælpemiddel som kræver særlig instruks) og det bliver dermed hentet direkte derfra. Hvis det er et hjælpemiddel, som man ikke har behov for akut (kan defineres efter specialernes ønsker og forskelligheder), rekvireres dette fra den centrale hjælpemiddelorganisation, som står for at bringe hjælpemidlet frem til patienten/personalet efter just-in-time princippet. Særlig instruks og terapeutisk vurdering rekvireres ligeledes igennem den centrale hjælpemiddelorganisation. For begge scenarier gælder det, at der både kan være tale om et hjælpemiddel som skal bruges kortvarigt på DNU eller et hjælpemiddel som skal udlånes til patienten (til brug i eget hjem). Hjælpemidlet kan afleveres overalt på DNU (ved ambulant tid, under indlæggelse, på Ceres allé) og det er hjælpemiddelorganisationen som står for at bringe hjælpemidlet til vask, service mm. Fordele: Patienten får det rette hjælpemiddel og kan beholde dette til der ikke længere er et behov. Patienten udskrives dermed med de rette og allerede kendte hjælpemidler Patienten får den rette faglige vejledning og får indstillet sit hjælpemiddel korrekt Hjælpemidlet er rent, serviceret og funktionelt Personalet har ét samlet sted hvor hjælpemidler rekvireres Personalet skal ikke forholde sig til vask, vedligehold, indkøb, vurdering og servicering af hjælpemidler Patienter kan aflevere hjælpemidler hvor det er mest hensigtsmæssigt i forhold til behandlingsforløbet Side 2

3 Side 3

4 Fordele og ulemper ved en samlet organisering og håndtering af hjælpemidler på DNU Ved at samle indkøb, registrering, reparation, udlån (både internt i DNU og eksternt til patientens hjem), rengøring og eftersyn af samtlige hjælpemidler vil man kunne opnå følgende: Fordele Større rabatter ved samlet indkøb Mindre transport, administration og vask af hjælpemidler som bliver udlånt direkte fra hospitalet effektiv brug af det enkelte hjælpemiddel til fordel for patienter og totaløkonomi Ensartet standard i forhold til rengøring og vedligehold Effektivt og ensartet eftersyn og kontrol af tekniske hjælpemidler Effektivt udlån (it understøttet registrering af hjælpemidlerne/tracking) Ét samlet sted hvor personalet skal rekvirere hjælpemidler Samlet faglig viden og kompetence hos de medarbejdere der er beskæftiget med hjælpemidlerne højere kvalitet i indkøb af det rette udstyr og hjælpemidler (Den danske kvalitetsmodel standard 1.5 og 1.7 vedr. Medicinsk udstyr) Optimering af lagerkapacitet og mindre arealbehov Optimering af arealer til vask/reparation af hjælpemidler (evt i tilknytning til sengevask) Bedre udnyttelsesgrad af det enkelte hjælpemiddel Effektivisering af arbejdsgange Kompetenceløft i vurdering og derved optimering af de rette hjælpemidler Mindre svind, da alle hjælpemidler registreres centralt Bedre fysiske arbejdsforhold for de ansatte i forhold til vask, reparation, kontrol/eftersyn og registrering af hjælpemidlerne Mindre sårbarhed blandt personalet i ferie- og sygdomsperioder og et mere dynamisk arbejdsmiljø Patienterne kan tage deres hjælpemidler med hjem direkte fra hospitalet i stedet for at skulle aflevere dem på hospitalet og derefter låne dem i hjælpemiddeldepotet (organiseret udenfor DNU) Patienterne er kendt med og trygge ved de hjælpemidler de bliver udskrevet fra hospitalet med Der frigøres tid på afdelingerne, da personalet fremover udelukkende skal rekvirere hjælpemidlerne ét samlet sted. Herved øges tiden til kerneopgaven/sygeplejeopgaverne. Længere levetid på det enkelte hjælpemiddel pga systematisk og regelmæssig rengøring og vedligehold af hjælpemidlerne Ulemper: Øget transport af hjælpemidler på hospitalet Der vil fortsat være et begrænset behov for akutdepoter på afdelingerne hvorfra eksternt udlån kan foregå. Dette stiller krav til personalet om at kende til udlånsprocedurer (evt kunne man etablere ét samlet akutdepot et sted på DNU, hvor patienter kan hente deres hjælpemidler i forbindelse med udskrivelse) Placering og arealer til hjælpemidler: I forbindelse med at Forsyningsbyen i DNU blev udsat er det en realitet, at de ca 800 m2 som hjælpemiddeldepotet på Ceres Allé råder over ikke bliver flyttet til umiddelbar nærhed til DNU. Side 4

5 Trods det tror vi på, at det er muligt at optimere driften og arealbehovet ved at samle alle hjælpemidler i en fælles organisering, hvor man kan vurdere nærhedskrav til DNU (patienten under indlæggelse) og derudfra placere funktionerne (hjælpemidlerne) hensigtsmæssigt. Det vil sige, at udgangspunktet er patienten og nærhedsbehovet i forhold til denne. Der vil derfor være behov for areal: På en-sengsstuen, hvor patienten er indlagt. Hjælpemidler som patienten skal bruge ved de daglige/hyppige funktioner og forflytninger (akut) Lokalt - på sengeafdelingen eller i ambulatoriet til enkelte meget hyppigt brugte hjælpemidler (akut/subakut) Få centrale enheder på DNU for at opnå de ovenstående fordele af den samlede organisering og den samlede fysiske placering (3 centrale hjælpemiddeldepoter på DNU samt hjælpemiddeldepotet på Ceres allé) (subakut/elektivt) Det kunne overvejes hvorvidt der kunne være en effektivisering og optimering af arealer, vask, vedligehold og service af hjælpemidlerne som for nuværende findes i terapinære arealer ved at lægge arealerne til de centrale depoter. Herved opnås stordriftsfordelene og terapeuterne kan rekvirere hjælpemidlerne efter just-in-time princippet og undgå ansvar for vask, vedligehold/service og reparation af hjælpemidlerne. Forudsætninger Ovenstående forslag til samlet organisering af samtlige hjælpemidler forudsætter følgende: At der er ansat/tilknyttet fagligt personale (terapeuter) i den centrale organisation At der er ansat/tilknyttet teknisk personale til vedligehold, reparation og teknisk eftersyn af samtlige hjælpemidler At der er centrale arealer (3) placeret i DNU (evt i eksisterende Skejby samt i det sydlige og det nordlige byggespor) For at optimere brugen af vaskefaciliteter og værkstedsfaciliteter forudsættes det at arealerne til hjælpemidler placeres i tilknytning til de decentrale servicearealer (specielt sengevask) Tagging af samtlige hjælpemidler (alle kategorier 1-8) i forhold til registrering af hvor hjælpemidlet er placeret fysisk (elektronisk database, hvor man vil kunne indarbejde alarmer når hjælpemidlet skal til evt årligt eftersyn/teknisk eftersyn eller ikke har været brugt i en længere periode og dermed kan hentes mm) For yderligere optimering af arealerne forudsættes en udvidet åbningstid i hjælpemiddelorganisationen/depotet, da det vil kunne minimere behovet for lagerplads og optimere brugen af hjælpemidlerne. Afsatte arealer til hjælpemidler i DNU (DFPIV) Hjælpemiddelcentralen (beliggende udenfor DNU) 718 kvm. netto Hjælpemiddeldepoter i de decentrale servicecentre 3* Udstyrsdepoter i de faglige fællesskaber (fys.-ergo.) FF Akut 1* FF Hjerte-lunge-kar 1*16 1* FF Hoved-neuro (fælles med FF Onkologi) 1*18 1* Side 5

6 FF inflammation (fælles med FF abdominal) 2* FF kvinde barn 4* Samlet er der i DFPIV afsat til hjælpemiddelopbevaring kvm. netto Hertil kommer udstyrsdepoter i de enkelte afdelinger: Udstyrsdepoter i FF Akut 334 kvm. - Hoved Neuro Abdominal Onkologi 81 - Inflammation 205 For FF Kvinde-barn og Hjerte-lunge-kar er der ligeledes afsat arealer til udstyrsdepoter, men da programmet ikke er spacificeret på samme måde som i de nybyggede arealer, kan arealet ikke anføres her. På møde den 7. oktober 2011 med Chefsygeplejerske Vibeke Krøll er det aftalt, at det videre arbejde med drift og organisering er forankret hos Grith Asboe, leder af hjælpemiddeldepotet, AUH og det videre arbejde (konneks til drift samt IT-understøttelse mm) er forankret hos Katrine Schimmelmann fra Projektafdelingen, DNU Side 6