Ansøgning om sponsorat fra Studentersamfundets aktivitetspulje

Transkript

1 Ansøgning om sponsorat fra Studentersamfundets aktivitetspulje 29. april 2014 Studentersamfundet Fibigerstræde 15 Att: Aktivitetspuljen Kære bestyrelse Vi er i IDA Event (Udvalg bestående af frivillige initiativtagere) ved at planlægge Kulturaften 2014 og i den forbindelse søger vi hermed et sponsorat fra studentersamfundets aktivitetspulje. Kulturaften afholdes for sjette år i træk tirsdag den 23. september, og i den forbindelse søger vi kr ,- inkl. Moms som et tilskud til afholdelse af arrangementet. Vi håber, at vi i samarbejde kan levere et show, som til fulde lever op til tidligere års successer, og som vil tjene som del af en fantastisk start for nye studerende på Aalborg Universitet. Det forventede deltagerantal er som de foregående år 1750 personer. Arrangementets deltagere vil primært bestå af de nyligt optagede studerende på Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet på Aalborg Universitet, men ligeledes vil der være mange ældre studerende samt personer fra det lokale erhvervsliv. Formålet med arrangementet er, at give de nye studerende på Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet en stor oplevelse i samvær med deres nye medstuderende, og dermed være med til at knytte stærke sociale bånd både internt og på tværs af studieretninger. Vi er i Ingeniørforeningen af den overbevisning, at det faglige skal være i højsædet igennem et studieforløb, men vi er også bevidste om, at et aktivt studiemiljø kan være en forudsætning for en god studietid, og med dette ene arrangement berører vi utrolig mange medlemmer på én gang. På baggrund af ovenstående mener vi, at Kulturaften overholder formålet for aktivitetspuljen. Årets program er endnu ikke fastsat, hvorfor et program ikke kan fremsendes. Det tilsigtes at sammensætte et show af fire timers varighed, som til fulde lever op til tidligere år. Vi har tidligere engageret Mick Øgendahl (to gange), Anders Matthesen, Thomas Hartmann (to gange), Anders og Peter Lund Madsen, Michael Wulff samt forskellige kulturelle og/eller lokale indslag. Der forventes som minimum ét navn af samme kvalitet. Arrangementets omfang bevirker selvsagt at der skal rejses mange penge, og dermed har vi søgt en række sponsorater fra det lokale erhvervsliv i Aalborg, og hermed også fra Studentersamfundets aktivitetspulje. I sponsoraftalen indgår: 1) Studentersamfundets logo bliver trykt på billet samt på plakater, der reklamerer for arrangementet. 2) At være scenesponsor for én af aftenens indslag. I præsentationen af artisten vil aftenens konferencier gøre publikum opmærksomme på, at Studentersamfundet er sponsor af arrangementet. 3) Studentersamfundets logo bliver vist på storskærm under én af de to pauser. 4) VIP billetter til Studentersamfundets bestyrelse med siddepladser på en af de forreste rækker og tilhørende billetter til øl/vand.

2 Vedlagt er et provisorisk budget som pt. er vores udgangspunkt. Et eventuelt sponsorat ønskes ikke øremærket til én specifik udgift, og sponsoratet søges i øvrigt ikke som en underskudsbevilling, men som et tilskud. Jeg forventer at i vil tage ansøgningen op til overvejelse på næstkommende bestyrelsesmøde, og ser frem til at høre fra jer. I mellemtiden står jeg gerne til rådighed for yderligere spørgsmål på telefon eller på mail. På vegne af IDA Event Thomas Holm IDA Studenterkontakt v. AAU

3 Budget Kulturaften 2014 Indtægter: Udgifter: Tilskud fra IDA Nord kr ,00 Leje af AKKC kr ,00 Billetindtægter kr ,00 Reklamemateriale kr ,00 Studentersamfundet kr ,00 Gratis Is (Promoverings arrangement) kr ,00 Øvirge sponsorer kr ,00 Mad, drikke og diverse kr ,00 Storskærm kr ,00 Kunstnere kr ,00 I alt kr ,00 kr ,00 Sum kr. -

4

5 Studentersamfundets strategi Samme retning, fælles mål - Flere indmeldte - S et på SU Hermed fremlægges bestyrelsens udkast til en strategi for det kommende år. Strategiplanen er bestyrelsens arbejdsplan. Den beskriver de mål bestyrelsen har, samt hvordan disse skal opnås. Strategiplanen strækker sig som udgangspunkt over en periode på et år - frem til næste generalforsamling (GF 15). Den skal være med til at skabe en fælles retning for alle dele af Studentersamfundet og er derfor et dynamisk dokument, som løbende kan redigeres og tilpasses Studentersamfundets indsatsområder og forudsætninger. Formål Studentersamfundet er en studenterorganisation for alle studerende ved Aalborg Universitet. Studentersamfundet har til formål at arbejde for at gøre Aalborg Universitet til et stadigt bedre sted at studere. Dette formål forfølges ved aktiviteter internt i Studentersamfundet, politisk arbejde i relation til universitetet samt national og international uddannelsespolitik. Studentersamfundet er uafhængig af partipolitiske og fagpolitiske interesser og udtaler sig

6 udelukkende om emner, der vedrører uddannelsespolitik og de studerendes sociale forhold. Studentersamfundet skal gennem støtte og samarbejde være en paraplyorganisation for alle åbne studenterorganisationer på Aalborg Universitet, såfremt disse ikke er i strid med Studentersamfundets principper for samarbejdspartnere. Vision Studentersamfundet skal være en organisation som hovedparten af de studerende på Aalborg Universitet er medlem af - og som alle har kendskab til. Studentersamfundet skal være repræsenteret i alle styrende organer på Aalborg Universitet, skal tegne de studerendes holdning til studenterpolitiske spørgsmål både i pressen og overfor Universitetet - samt tegne de studerende på Aalborg Universitet i det landspolitiske studentersamarbejde. Derudover skal Studentersamfundet altid være en attraktiv organisation at være frivillig i. For at opfylde denne vision, skal der arbejdes ud fra følgende målsætninger, frem til marts Målsætninger 1) Medlemmer 2) Antal grupper 3) Aktivitets niveau 4) Økonomi til frivillig pleje 5) Frivillig pleje - og kendskab til organisationen 6) Antal opstillede til universitetsvalget til styrende organer 7) Antal valgte til universitetsvalget til styrende organer 8) Landspolitisk Studenterpolitisk arbejde 9) Synlighed i pressen Visionspapir: Strategiske indsatsområder og målsætninger 1. Indmeldelsesprocent 2. Antallet af grupper skal holdes på min. 30, heraf 10 med politisk formål. 3. Sikre at aktivitetsniveauet ikke falder 4. Pleje vores frivillige 5. Skabe større kendskab til Studentersamfundet 6. Opstillede 7. Indvalgte 8. Opretholdelse af vores repræsentanter i DSF 9. Synlighed i pressen

7 1) Indmeldelsesprocent Studentersamfundet har budgetteret med 1800 nye medlemmer i 2014, hvilket svarer til kr. Fordelt på hele Aalborg Universitet er målsætningen dog 2000 nye medlemmer ( kr.) i 2014 samt en indmeldelsesprocent på 40% blandt de nye studerende fra studiestart september Antal nye studerende september 2013: 4928 (40 % = 1971) Antal indmeldte 2013: Budgetteret: kr.(1150 medlemmer) Realiseret: kr. (1271 medlemmer) Antal nye studerende september 2014: Endnu ukendt, dog forventes der en lille stigning af optagede Hvordan når vi målet? Studiestart Det tætte arbejde med tutorer skal man arbejde hen imod at bibeholde. Den absolut korteste vej til de nye studerende er gennem deres tutorer, og dette samarbejde skal der fortsat være fokus på. Studentersamfundet vil igennem tutorseminarer, fordele for tutorer, belønning for antal indmeldte på hvert fakultet og lignende tiltag fordre til at Studentersamfundet skal videreføres til de nye studerende og anbefales som studenterorganisationen på Aalborg Universitet. Indmeldelsen På studiestartsdagen vil der være plantet ipads på henholdsvis Basis, Krog. 3, Fib. 15 og i 2 biler, der kører rundt med ipads til de resterende steder. Dette for at skabe mulighed for samtlige nye studerende på Aalborg Universitet at kunne købe billet til Studiestartsfesten og at melde sig ind i Studentersamfundet. Én af mange fordele er, at det allerede på købstidspunktet af studiestartsfestbilletten vil fremgå, at man får halv pris på billetten. Til indmeldelsen af de nye studerende vil ca. 50 frivillige blive klædt på til at sælge Studentersamfundet. Dette vil blive gjort igennem organiseret gennemgang af de mange fordele, der er ved at være medlem af Studentersamfundet både økonomiske, sociale, politiske osv. Se punktet Fordele. Derudover vil der blive gennemgået salgsteknikker og fokusområder, som er vigtige når man på kort tid skal kunne lave et mersalg. En erfaren salgskonsulent vil blive hørt ad, hvad en session i salg vil koste; dette med samme mål at kunne ruste de frivillige til for alvor at kunne støtte de nye studerende i deres køb. IT-system Til studiestarten 2014 vil it systemet virke således at man hurtigt og nemt kan købe billetter til studiestartsfesten samt melde sig ind i Studentersamfundet. Der er foretaget tiltag, for at sikre et velfungerende it system herunder en mere konkretiseret handlingsplan for udviklingen heraf

8 samt nogle klare retningslinjer til leverandøren. Der vil altså være et it system til studiestarten 2014, der virker. It systemet skal være med til at gøre indmeldelses proceduren overskuelig, nem og hurtig for den nye studerende. Der er i denne omgang skåret helt ind til benet, herved forstås at der ikke bruges ressourcer på andet end need to have funktioner. Hvad der ellers måtte være af ekstrafunktioner, som dog ikke er nødvendige for et funktionsdygtigt system, vil blive nedprioriteret og først færdiggjort når der igen er ressourcer til det. Af elementer til systemet, der bliver færdiggjort frem til studiestarten 2014 er bl.a. følgende: et mere brugervenligt brugerinterface (layout) og kun én side (altså skal man ikke hoppe mellem medlem.studentersamfundet.dk og webshop.studentersamfundet.dk). I tilfælde af, at indmeldelsessystemet ikke fungerer optimalt på studiestartsdagen, skal der sikres et alternativ til online indmeldingen. Derfor skal der være lavet indmeldelsesblanketter og disse skal ligge i klar til at blive taget i brug, såfremt det skulle blive nødvendigt. Medlemsfordele Erfaring viser at det er nemt at sælge Studentersamfundet på de økonomiske fordele. Dette giver folk incitament til at melde sig ind, hvilket er fint, dog er vi også en studenterpolitisk organisation og kan derfor også hjælpe de studerende i studenterpolitiske henseender. Ved synliggørelse af alle Studentersamfundets fordele har vi som organisation mulighed for at ramme en bredere gruppe og dermed få mulighed for at få flere indmeldte. Der skal udarbejdes noget materiale, således at man kan sælge Studentersamfundet på også det politiske. Synliggørelse af vores fordele: Folder med et overblik alle fordele Skal være tilgængelig i hele studiestartsperioden Ligge fremme ved alle indmeldingsposterne Indlæg i Rushåndbog/morgenmadspose Kort, præcist og grønt Af fordele kan bl.a. nævnes: Gratis udlejning af sko ved Seaport 10% rabat i UniFitness 1½ times gratis fadøl på en bar i Gaden, sidste fredag i måneden 40% rabat på svømning og wellness i Gigantium Indflydelse på universitetsledelsen Studentersamfundet er en stemme, der bliver hørt 2) Antallet af grupper skal holdes på min. 30, heraf 10 med politisk formål. Må aldrig være mindre end 30, heraf 10 med politiske formål

9 Vi må ikke glemme fokus på interne grupper, fordi de er vigtige i forhold til det samlede Studentersamfundet. Uden grupperne i Studentersamfundet, ville organisationen stå meget svagere, end den gør. Der er i skrivende stund 34 grupper i Studentersamfundet men det er en nødvendighed i forhold til visionspapiret at der oprettes flere studenterpolitiske grupper. Dette kunne eksempelvis gøres ved at oprette flere decentrale fagråd, så man igen får en bredere organisation. Vi skal pleje vores grupper, så de har det godt det skal være en fordel at være en del af Studentersamfundet. Der er mange aspekter, der gør det til en fordel at være en gruppe i Studentersamfundet. Gruppefordele: Sekretariatsunderstøttelse Man har alle hverdage mulighed for at få hjælp fra sekretariatet, der har stor erfaring inden for Studentersamfundet. Må ikke sælge ting, hvis du ikke er en del af en forening/selskab/virksomhed Ifølge dansk lovgivning må man ikke sælge eksempelvis øl hvis man ikke er et momsregistreret selskab. Medlemsantallet Grundet det store medlemsantal i Studentersamfundet har man nemmere mulighed for at nå ud til en større gruppe af mennesker. Man har som udgangspunkt et større kundegrundlag end hvis man skulle starte fra scratch Økonomisk bistand Såfremt der er behov for det, vil Studentersamfundet som organisation have mulighed for at yde økonomisk bistand til grupper. Da Studentersamfundet både har revisorer, kritiske revisorer, sekretærere, kasserer og en bestyrelse, der alle skal varetage økonomien i organisationen, har man et solidt fundament for at føre en forretning. Støtte i forhold til alternativer til at spare penge Eksponering på facebook Studentersamfundets facebook side har rigtig mange likes og man vil derfor kunne nå ud til en større målgruppe end blot ved at reklamere på sin egen facebook-side. Alle grupper i Studentersamfundet har mulighed for at få lavet opslag på siden. Nyhedsmail En gang om måneden udsender Studentersamfudet en nyhedsmail til alle sine medlemmer hvori grupperne har mulighed for at få promoveret deres arrangementer. Sikring af kontinuerlig vidensdeling Studentersamfundet har efter mange års erfaring stor viden inden for hvordan man driver en studenterforening og det er altid muligt at indhente erfaring fra tidligere frivillige, så man på den måde kan sikre viden i de forskellige grupper.

10 Det er vigtigt at man i alle grupper forsøger at have en plan for, at sikre gruppen fremadrettet, således at man ikke ender i en situation, hvor der ingen personer med erfaring er tilgængelige i gruppen. HVORDAN KAN MAN ELLERS SIKRE VIDENSDELING? Infobøger i hver grupper, manualer? 3) Sikre at aktivitetsniveauet ikke falder Aktivitetsniveauet i Studentersamfundet må ikke falde. Det er rigtig vigtigt for den samlede organisation, at der er et højt aktivitetsniveau da det er med til at give medlemmer og frivillige det indtryk, at det er en fordel at være medlem. Når aktivitetsniveauet er højt, så er der også større incitament til at melde sig ind. Én ting er at sikre et stadig højt aktivitetsniveau - men også nye typer af aktiviteter skal arrangeres. Studentersamfundets bestyrelse er i gang med at udarbejde en større undersøgelse, således at man kan få indblik i hvad den almene studerende ønsker af en studenterforening på universitetet. Herunder vil der bl.a. blive spurgt ind til arrangementer, som kunne være givtigt på Aalborg Universitet. Studentersamfundet skal have alternativer til fredagsbarer og fester og dette kunne eksempelvis være ting som følgende: Bogmesse (salg af studiebøger) Foredrag med attraktive personligheder: Chris McDonald osv. Tilbydelse af kurser Word, excel, powerpoint, madlavning, diverse sprog osv. Tegneklub Lektiehjælp Oscar-uddeling: visning af en film, se damernes kjoler etc. Eurovision Song Contest Live koncerter Kunstudstilling Fællestur til marathon Debat aften Study smarter 4) Pleje vores frivillige Til alle arrangementerne er der dog én vigtig ting, som er af meget væsentlig karakter og en nødvendighed for at kunne afholde arrangementer med succes; de frivillige. Frivillighed er rygraden i Studentersamfundet og uden denne, ville det hele falde til jorden i løbet af meget kort tid. Studentersamfundet har brug for de frivillige og det er rigtig vigtigt, at vi fra bestyrelsens side husker at sige tak! Rundt omkring i Studentersamfundet ses en stærk og mangfoldig frivillig front og denne frivillighed skal passes og plejes. Alle grupper skal derfor have budgetteret frivillig-pleje - og der må ikke blive skåret i budgetterne for frivillige-pleje.

11 Desuden skal man have kontinuerligt fokus på at man har lyst til at være frivillig i Studentersamfundet. Dette gøres ved bl.a. at vise stor respekt overfor de frivillige til arrangementerne og i grupperne, så man ikke har en ledelse, der ser ned på de frivillige. Initiativer som Sommerfest og Julefrokost skal fortsætte. HER VIL JEG GERNE HAVE INPUT TIL HVORDAN MAN ELLERS KAN PLEJE DEM! 5) Skabe større kendskab til Studentersamfundet Studentersamfundet er én stor, samlet organisation og derfor bør der også være kendskab til grupperne fra bestyrelsen samt fra grupperne til bestyrelsen. Det er dog ikke realistisk at alle personer i alle grupper kender hele bestyrelsen - og dette er også helt fint. Men det skal være opnåeligt at bestyrelsen i gruppen skal kende kontaktpersonen fra Studentersamfundets bestyrelse. Studentersamfundet har en nyhedsmail, der bliver sendt rundt til alle medlemmer. Men et andet tiltag kunne være at sende et mindre frekvent internt nyhedsmail - eksempelvis en gang i kvartalet. Denne nyhedsmail kunne være med til at skabe større indsigt i hvilke arrangementer der har været afholdt og hvordan det er gået. Nyhedsmailen kunne være mere bagudrettet Hvad med en mindre frekvent intern nyhedsmail en gang i kvartalet eksempelvis. Så får man kendskab til arrangementerne på tværs af organisationen. Kendskab overfor (nye) studerende er en kombination af elementerne beskrevet i punkt 1) indmeldelsesprocent, at der bliver lavet mange aktiviteter og at vi har mange grupper og undergrupper. 6) Opstillede I samarbejde med SD vil der blive udarbejdet en plan, som skal sikre et godt valg. Studentersamfundets bestyrelse skal understøtte SD i deres opgave med at finde opstillede til valget. 7) Indvalgte Se beskrivelsen i punkt 6). 8) Opretholdelse af vores repræsentanter i DSF Studenterpolitisk Direktion vil sørge for at sende nok repræsentanter til DSF møder. Til dette er der ikke en decideret strategisk plan, da det ikke bliver anset som værende et problem. 9) Synlighed i pressen Det er væsentligt at Studentersamfundet er synlige i pressen - da dette er med til at skabe opmærksomhed omkring den vigtigste studenterorganisation på AAU. I dette punkt spiller Studenterpolitisk Direktion en rigtig vigtig rolle, da Studentersamfundet altid bør ytre sig omkring uddannelsespolitiske emner, der vil påvirke de studerende ved Aalborg Universitet. Fra Studentersamfundet er det helst formanden og den uddannelsespolitiske ordfører, der udtaler sig.

12 Synligheden i pressen kan følges på Andre indsatsområder Vidensdeling Som nævnt under punkt 2 er det væsentligt at sikre kontinuerlig vidensdeling i så stor en organisation som Studentersamfundet. Dette også for at sikre at man lærer af tidligere bestyrelsers erfaringer. Revurdering af KPI er Er de eksisterende KPI er de bedste eller skal de revurderes? Intern kommunikation Intern kommunikation er den kommunikation, der foregår inde i en virksomhed eller organisation. Der er det helt sær lige ved intern kommunikation, at den er der, hvad enten man vil det eller ej. Medarbejderne vil altid tale sammen på kryds og tværs, og man kan derfor ikke vælge at lukke ned for den interne kommunikation. Men man kan vælge at bruge den interne kommunikation strategisk. Det gør flere og flere organisationer og virksomheder og de får stor effekt ud af deres anstrengelser. På den ene side er intern kommunikation et værktøj for ledelsen til at informere, styre og holde sammen på organisationen. På den anden side er den interne kommunikation hvis man lægger øret til gulvet en effektiv sladrehank, der kan for tælle, hvordan det står til ude i virksomheden.