Møde i Studentersamfundets bestyrelse

Transkript

1 Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 03. august, 2016 klokken 16.30, Barbaren,. Ordinære medlemmer: Marcus Birk, ** Kathrine Hyldig, Næstformand Rasmus Slot, Studenterpolitisk Ordfører (afbud) Rasmus Bjerre, Kasserer Kaya Berntsen, Kommunikationsansvarlig Philip Sørensen, IT ansvarlig Marie Albret, Cafédriftsleder Kristoffer Lindstrøm, Ansvarlig for eksterne samarbejdspartnere Frederik Yde, Studiestartsansvarlig Observatører: Dagsorden:t 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (ODB) [15 min] 3. Nyt... (ODB) [60 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Ansøgning til Sport og Fritid Fonden (ODB) [15 min] 5. Overordnet planlægning og orientering omkring studiestart (ODB) [90 min] 6. Gennemgang af kvartalsregnskab (O) [30 min] Lukket punkt Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig.

2 Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Marcus Referent: Kathrine Godkendelse af dagsorden Dagsordenen er godkendt 2. Igangværende opgaver (ODB) [15 min] Studiestart Webshop Salget af billetter er gået i gang og webshoppen fungerer næsten efter planen. Kommunikation Der er etableret en content plan for PR på Facebook og generel PR. Flyers, klistermærker mm er bestilt. 3. Nyt... (ODB) [60 min] fra en Møde med Restaurations Kompagniet omkring medlemsfordele og rusperioden Møde med kommunen omkring Morgenmad på Gammeltorv. Møde omkring kunst på Møde med Red Bull omkring Studiestartsfest Møde med Agenda Oversat Rushåndbogen Pakket Rushåndbøger fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst Kathrine Møde med Red Bull omkring Studiestartsfest Oversat Rushåndbogen Møde Føtex Diverse til Studiestartsfest Bestilt IPads Rasmus Bjerre Møde med Red Bull omkring Studiestartsfest Oversat Rushåndbogen Møde med Unirun

3 Frederik Møde med Restaurations Kompagniet omkring medlemsfordele og rusperioden Diverse studiestartsaktiviteter Kaya Møde med AAU kommunikation Facebook Planlagt social arrangement for bestyrelsen Marie Arrangeret Stresshåndtering med Bubber (Event) Arrangeret event for medlemmer Udarbejdet cafémappe for basisbaren Planlagt social arrangement for bestyrelsen Kristoffer Diverse ad hoc Philip Webshop Scannere og laptops fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Ansøgning til Sport og Fritid Fonden (ODB) [15 min] Motivation: Marcus Birk Unirun ansøger om tilskud på kr til telte og bannere, som kan bruges til eventen. Bestyrelsen godkender Uniruns ansøgning til Sport og Fritid fonden.

4 5. Overordnet planlægning og orientering omkring studiestart (ODB) [90 min] Motivation: Frederik Yde og Marcus Birk Der følges op på sidste mødes opgaver omkring studiestart. En detaljeret plan for studiestarten er gennemgået og nærmere planlægning vil finde sted i de kommende uger. 6. Gennemgang af halvårsregnskab (O) [30 min] Motivation: Rasmus Bjerre Kontingenter Sælges primært i august og september. Bestyrelsen er opmærksom på forløbet af salg. Medlemsarrangementer Der er ikke foretaget noget i første halvår, men jf. ovenstående er der planlagt arrangementer. PR arrangementer Der er planlagt arrangementer, så det skulle komme til at passe Facebookannoncering Vi bør planlægge hvilke ting der skal boostes på facebook eller hvordan vi ellers kan skabe mere opmærksomhed ved hjælp af denne post. PR Ølbilletter kr. i budgettet og de skal bruges. Det planlægges nærmere efter studiestart til at understøtte aktiviteterne i barerne. Fortæring bestyrelsen Der er brugt cirka 30% samlet set fordelt på 2 konti. Puljer Der er brugt cirka 6%. Der skal igangsættes initiativer for få promoveret disse. Alle bestyrelsesmedlemmer skal bidrage til dette. ESS Der er ingen aktivitet, og det kommer der sandsynligvis heller ikke. Bestyrelsen opfordrer til aktivitet. Cafeerne På nuværende tidspunkt forefindes der ikke en endelig opgørelse Der er stadig tendens til kassedifferencer

5 Lukket punkt Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Referatet er godkendt Bestyrelsen har godkendt: Ansøgning fra Unirun på kr til Sport og Fritid fonden