IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET

Transkript

1 DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MØDETIDSPUNKT :30 MØDESTED Mødelokale H7 og H8, Regionsgården, Kongens Vænge 4, Hillerød MEDLEMMER Pia Illum Deltog Torben Dietmar Volkersen Conrad Deltog Özkan Kocak Afbud Karsten Skawbo-Jensen Deltog Lise Müller Deltog Randi Mondorf Deltog Fraværende ved sag 2-3 og 5 Vagn Majland Deltog Erik Lund Deltog Erik Sejersten Afbud Side 1 af 17

2 INDHOLDSLISTE 1. Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen 2. Orienteringssag: Om udbredelse af telemedicinsk hjemmemonitorering til borgere med KOL 3. Beslutningssag: Den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik 4. Orienteringssag: Indikatorer for anvendelse af sundheds-it 5. Beslutningssag: Arbejdsplan for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget i Eventuelt Side 2 af 17

3 1. ORIENTERINGSSAG: STATUS PÅ IMPLEMENTERINGEN AF SUNDHEDSPLATFORMEN BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Udrulningen af Sundhedsplatformen på Region Hovedstadens hospitaler startede den 21. maj 2016, da Herlev og Gentofte Hospital gik live. Dette blev efterfulgt af Rigshospitalet, som gik live den 5. november På mødet den 17. januar 2017 vil IT- og Afbureaukratiseringsudvalget modtage en orientering, som særligt vil fokusere på den første måneds erfaringer efter go-live på Rigshospitalet. INDSTILLING Administrationen indstiller: at den mundtlige orientering om Sundhedsplatformen tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Taget til efterretning. Özkan Kocak (A) og Erik Sejersten (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING På mødet vil Programdirektør på Sundhedsplatformen, Gitte Fangel samt Vicedirektør på Rigshospitalet, Susanne Poulsen holde et oplæg om implementeringen af Sundhedsplatformen. Oplægget vil særligt komme ind på de erfaringer man har gjort sig siden go-live på Rigshospitalet den 5. november 2016, samt hvad der forventes at ske fremadrettet. Der vil på mødet blive lagt op til, at udvalget kan få afklaret eventuelle spørgsmål. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Gitte Fangel JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. ITA status Side 3 af 17

4 2. ORIENTERINGSSAG: OM UDBREDELSE AF TELEMEDICINSK HJEMMEMONITORERING TIL BORGERE MED KOL BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Udvalget for IT- og Afbureaukratisering har ønsket et oplæg om gevinsterne ved telemedicin, samt regionens fremtidige linje vedrørende telemedicin. Telemedicin kan defineres som sundhedsydelser, der udføres ved anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi, således at patienten og den sundhedsprofessionelle der leverer ydelsen gøres uafhængige af et fysisk møde. Regionerne er på tværs af landet ved at udmønte økonomiaftalen for 2016, hvori KL, Danske Regioner og Regeringen blev enige om at udbrede telemedicinsk hjemmemonitorering til borgere med Kronisk Obstruktiv Lungesygdom (KOL) i hele landet senest med udgangen af Aftalen bygger blandt andet på gode erfaringer med tværsektorielt samarbejde omkring borgere i behandling via telemedicin fra storskalaforsøget TeleCare Nord i Nordjylland samt Klinisk Integreret Hjemmemonitorering (KIHprojekt) i Region Hovedstaden og Region Midtjylland. Udvalget forelægges orienteringen som en del af dets politikkontrollerende funktion. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at orienteringen om udbredelse af telemedicinsk hjemmemonitorering til borgere med KOL tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Taget til efterretning. Udvalget efterspurgte dertil afslutningsrapporten for TeleCare Nord projektet, som derfor vil blive sendt ud til udvalget. Özkan Kocak (A), Randi Mondorf (V) og Erik Sejersten (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Det er i økonomiaftalerne for 2016 mellem regioner, kommuner og Regeringen besluttet at udbrede telemedicinsk hjemmemonitorering til borgere med KOL i hele landet inden udgangen af Det er visionen, at borgere med KOL skal inddrages aktivt i eget behandlingsforløb og mestre egen sundhed, så de opnår øget tryghed og fleksibilitet, samtidig med at kvaliteten og sammenhængen i behandlingen forbedres, og indlæggelser og ambulante kontroller reduceres. Implementeringen er forankret i fem landsdelsprogrammer med deltagelse af regioner, kommuner og almen praksis, geografisk afgrænset af hver enkelt region. Erfaringerne fra TeleCare Nord Ønsket om udbredelse af telemedicin til borgere med KOL tager udgangspunkt i erfaringerne fra TeleCare Nord projektet, der blev gennemført i Region Nordjylland i Projektet var et tværsektorielt storskalaprojekt inden for telemedicin målrettet borgere med KOL, og blev gennemført som et tværsektorielt samarbejde mellem de nordjyske kommuner, almen praksis, Aalborg Universitet og Region Nordjylland. De hidtidige erfaringer med telemedicin har mest været baseret på forsknings- og pilotprojekter, og parterne ønskede at vurdere forholdet mellem effekter og omkostninger, når telemedicin blev brugt i fuld skala og i rammerne af den normale drift, frem for på mindre, udvalgte målgrupper og i regi af et midlertidige driftsrammer. Erfaringerne fra Tele Care Nord viser, at en del af borgere med KOL, der deltager i det telemedicinske tilbud, oplever en mere tryg hverdag og højere livskvalitet, men at der samtidig kun for visse borgere opnås en mere effektiv behandling i form af færre og/eller kortere sygehusindlæggelser. Det ser ud til, at det særligt er de borgere, som har flere symptomer, og som er i risiko for indlæggelse eller forværringer, der har gavn af tilbuddet. Det er samtidig her, der for sundhedsvæsenet er økonomiske gevinster at hente Side 4 af 17

5 i form af kortere eller færre indlæggelser og ambulante besøg. National udbredelse af telemedicin til borgere med KOL Udbredelsen af telemedicin til hjemmemonitorering af borgere med KOL styres overordnet gennem en fællesoffentlig porteføljestyregruppe med repræsentanter fra de fem landsdelsprogrammer, KL, Danske Regioner, Sundheds- og Ældreministeriet og Digitaliseringsstyrelsen. Gruppen koordinerer blandt andet en række nationale forudsætningsprojekter vedrørende modning af it-infrastruktur, sundhedsfaglige retningslinjer, service- og logistikfunktioner samt genberegning af national business case, jf. afsnit om forventede gevinster nedenfor. Samtidig overvåger gruppen udviklingen i fremdrift, i både centrale og decentrale aktiviteter. Landsdelsprogrammet i hovedstadsregionen I hovedstadsregionen ledes landsdelsprogrammet af en programstyregruppe med repræsentanter fra Region Hovedstaden, København, Ballerup og Lyngby-Taarbæk Kommuner, Praktiserende Lægers Organisation samt Danmarks Lungeforening, og har delt programledelse mellem Region Hovedstaden og Københavns Kommune. Indenfor rammerne af landsdelsprogrammet skal parterne blive enige om en række delelementer, som er afgørende for udbredelsen. For at understøtte den praktiske implementering er landsdelsprogrammet organiseret i fire projektspor: Sundhedsfagligt indhold: Afklaring af hvilken målgruppe af borgere med KOL, der skal tilbydes telemedicinsk behandling, fastlæggelse af, hvilken sundhedsfaglig ydelse de skal have i den forbindelse, samt beskrive hvem der skal gøre hvad (almen praksis, kommuner, hospitaler) Infrastruktur og teknik: Afklaring af den eller de tekniske løsninger, der skal bruges, samt hvordan disse kan spille sammen med eksisterende systemer i kommuner og region Service, support og logistik: Afklaring af, hvordan den praktiske side i forhold til borgeren skal organiseres, eksempelvis levering og afhentning af udstyr og support til brugerne Implementering: Overordnet koordinering, planlægning og styring af implementeringen af telemedicinsk hjemmemonitorering Mange af disse beslutninger vil kunne være med til at lægge sporene for det fremtidige telemedicinske landskab i Region Hovedstaden, da det må forventes, at eventuelle fremtidige tværsektorielle telemedicinske tiltag vil kunne tænkes ind i den tekniske og organisatoriske løsning, der etableres i forbindelse med dette projekt. Forventede gevinster Der er med udgangspunkt i TeleCare Nord udarbejdet en landsdækkende business case for udbredelsen. Business casen er udarbejdet på foranledning af Digitaliseringsstyrelsen, og viser de økonomiske og kvalitative potentialer for hjemmemonitorering af borgere med KOL på landsplan. Business casen har således været en væsentlig del af baggrunden for beslutningen om udbredelsen på landsplan. Der er i landsdelsprogrammet igangsat et arbejde, der ud fra projektsporene beskrevet ovenfor skal kvalificere den landsdækkende business case, så den tilpasses de lokale forhold og løsningsvalg i landsdelsprogrammet. Denne kvalificering sker dels for at kunne afklare investeringsbehovet og omkostninger til den løbende drift i regionen og kommunerne i landsdelen, og dels for at afklare, om de forventede økonomiske gevinster er fuldt til stede. Den landsdækkende business case er under fortsat revision og derfor endnu ikke offentliggjort. En foreløbig udgave af business casen viser en række kvalitative gevinster for patienterne, samt en positiv økonomisk business case. De væsentligste kvalitative gevinster er: Viden og kompetencer til egenomsorg, eksempelvis viden om, hvornår borgeren selv skal kontakte hospitalet Side 5 af 17

6 Indflydelse på egen tilstand, herunder den selvoplevede mulighed for at navigere i sundhedssystemet Livskvalitet, patienttryghed og -tilfredshed. Målinger i TeleCare Nord viste, at livskvaliteten for borgere med telemedicin faldt mindre, end for borgere uden telemedicin. Samtidig er den selvopfattede helbredstilstand og det følelsesmæssige velbefindende større blandt borgere med telemedicin De økonomiske gevinster findes hovedsageligt inden for: Et fald i omkostninger til hospitalsindlæggelser I mindre grad et fald i omkostninger til praktisk hjælp og pleje i kommunerne Omkostningerne i business casen knytter sig i al væsentlighed til anskaffelse og drift af det telemedicinske udstyr til borgerne, samt tidsforbrug til løbende sundhedsfaglig opfølgning på borgernes måledata. Den nationale business case er dog forbundet med en række usikkerheder, herunder: De nye nationale anbefalinger, for hvilke borgere der bør inkluderes, stemmer ikke fuldt overens med den gruppe af borgere, som business casen er baseret på. Det kan betyde en ændring i antallet af borgere, der inkluderes samt eventuelt en ændring i de ydelser, der skal tilbydes borgerne De enkelte landsdelsprogrammers store frihed til at tilrettelægge udbredelsen betyder, at de reelle modeller endnu ikke er kendte Samtidig giver udgangspunktet i TeleCare Nord projektet nogle usikkerheder i forhold til business casen. En væsentlig del af det observerede potentiale knytter sig til relativt få observationer, hvilket gør opregningen usikker, samtidig med, at der mangler viden om effekten på mellemlang og lang sigt, da TeleCare Nord kun har målt effekterne i et år. Der kan derfor være effekter, der ikke er kendt på nuværende tidspunkt, og som ikke er medtaget i business casen. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Torben Dalgaard JOURNALNUMMER Side 6 af 17

7 3. BESLUTNINGSSAG: DEN FÆLLESREGIONALE INFORMATIONSSIKKERHEDSPOLITIK BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE I forbindelse med samarbejdet i Regionernes Sundheds-It (RSI) under Danske Regioner er der udarbejdet en fællesregional informationssikkerhedspolitik (Bilag 1), i forlængelse af den politiske linje for informationssikkerhed vedtaget i Danske Regioners bestyrelse. Politikken er godkendt administrativt i RSI-styregruppen og skal herefter forelægges til politisk godkendelse i de enkelte regioner, hvilket for Region Hovedstadens vedkommende sker med nærværende sag. En informationssikkerhedspolitik har til formål at sikre, at der i organisationen etableres, implementeres og vedligeholdes et ledelsessystem for informationssikkerhed, som beskriver ansvarsfordeling samt de overordnede krav og retningslinjer for beskyttelse af regionens og borgernes data, således at dette sker i overensstemmelse med principperne om fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Den fællesregionale politik føjer sig til rækken af skærpede krav til regionernes omgang med borgernes data. Indholdsmæssigt flugter den med de tiltag, administrationen allerede enten har igangsat eller er ved at planlægge. INDSTILLING Administrationen indstiller, at It- og Afbureaukratiseringsudvalget overfor forretningsudvalget og regionsrådet anbefaler: at den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik (Bilag 1) godkendes. POLITISK BEHANDLING Anbefalet. Özkan Kocak (A), Erik Sejersten (V) og Randi Mondorf (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING I Økonomiaftalen (ØA16) mellem Regeringen og Danske Regioner blev det aftalt at øge indsatsen for at styrke datasikkerheden i de offentlige digitale løsninger blandt andet under hensyntagen til, at data om behandlingsindsatsen fortsat kan udveksles og anvendes forsvarligt i den sundhedsfaglige og forskningsmæssige indsats, samt at informationssikkerhedsstandarden ISO27001 skal være obligatorisk for regionerne. Regionrådsmedlemmerne kan, såfremt det ønskes, få adgang til en beskrivelse af ISO27001 standarden via administrationen. Standarden kan dog ikke offentliggøres, da Dansk Standard har copyright på standarden. ISO27001 er en international informationssikkerhedsstandard, der basere sig på ledelsesforankring og en risikobaseret tilgang til sikkerhed. Dette betyder for Region Hovedstaden, at der skal iværksættes et implementeringsarbejde i forhold til ISO27001, hvilket på mange områder betyder, at der skal ske opdateringer og tilpasninger af vejledninger og retningslinjer mm., samt på nogle områder tillige betyder, at der er nye krav, som regionen skal forholde sig til. De statslige myndigheder har arbejdet med implementeringen af ISO27001, siden den i 2012 forelå på dansk. Regionerne og kommunerne har i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for fået til og med 2018 til implementeringen af ISO Arbejdet koordineres tæt med administrationens forberedelser på EU-persondataforordningen, der træder i kraft den 25. maj I forlængelse af ØA16 er der i RSI-pejlemærket for informationssikkerhed blevet udarbejdet en fællesregional informationssikkerhedspolitik. Den fællesregionale informationssikkerhedspolitik er mere overordnet end de ISO27001-krav, der er aftalt i ØA, og med nærværende sag forelægges den fællesregionale politik til politisk godkendelse, som besluttet af Danske Regioners bestyrelse. Den fællesregionale informationssikkerhedspolitik sætter de overordnede rammer for arbejdet med Side 7 af 17

8 informationssikkerhed i regionerne, og sikre dermed en ensartet tilgang til arbejdet. Regionerne kan herunder selv uddybe og præcisere hvordan, hver enkelt region vil udmønte arbejdet. Udmøntningen i regionen af såvel den fællesregionale informationssikkerhedspolitik som ISO standarden vil administrationen uddybe i en handlingsplan for informationssikkerhed, der forelægges for ITA i første halvdel af KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer, at den fællesregionale informationssikkerhedspolitik vil blive den overordnede ramme for arbejdet med informationssikkerhed i Region Hovedstaden. Den flugter med regionens eksisterende linje, men skærper dog kravene, hvilket administrationen vil tage med ind i den videre planlægning og prioritering. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici, end det i sagen henviste, da det ikke overordnet vil ændre ved Region Hovedstadens tilgang til arbejdet med informationssikkerhed. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Sagen forelægges forretningsudvalget den 24. januar 2017 og regionsrådet den 31. januar DIREKTØRPÅTEGNING Hjalte Aaberg / Jens Gordon Clausen JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1 - Fællesregional informationssikkerhedspolitik Side 8 af 17

9 4. ORIENTERINGSSAG: INDIKATORER FOR ANVENDELSE AF SUNDHEDS-IT BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Regionerne har siden 2013 målt på indikatorer for den kliniske IT-arbejdsplads. Målingerne skal give en indikation af anvendelsen af sundheds-it på hospitalerne, og er etableret som følge af den oprindelige kritik fra Sundheds- og Ældreministeriet og Rigsrevisionen af regionernes manglende Elektronisk Patientjournal-konsolidering (EPJ). Der blev derfor udarbejdet et sæt på ni indikatorer for den kliniske IT-arbejdsplads. Det er aftalt mellem Danske Regioner og Sundheds- og Ældreministeriet, at der fortsat skal leveres data på otte af de hidtidige ni eksisterende indikatorer, og at disse skal fremsendes til den nationale bestyrelse for sundheds-it to gange årligt. Indikatoren for elektroniske indkaldelsesbreve udgår, da målopfyldelse er nået. Som en del af udvalgets politikkontrollerende rolle gives der her en orientering om regionernes udarbejdelse af statistik for anvendelse af otte udvalgte sundheds-it-funktionaliteter på landets hospitaler. INDSTILLING Administrationen indstiller: at IT- og Afbureaukratiseringsudvalget tager orienteringen om indikatorer for anvendelse af sundheds-it til efterretning. POLITISK BEHANDLING Taget til efterretning. Fra udvalgets side blev der efterspurgt forklaringen på e-henvisninger og her særligt de interne henvisninger, hvor Region Hovedstaden performer dårligst. Administrationen vender tilbage med en sag om e-henvisninger. Özkan Kocak (A) og Erik Sejersten (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Det blev i ØA16 aftalt, at Danske Regioner sammen med Sundheds- og Ældreministeriet skulle foretage en tilpasning af ovennævnte indikatorsæt. Dette arbejde er ikke endeligt afsluttet, men der igangsættes nu en proces for at skabe en fælles forståelse og dokumentation af, hvad både de eksisterende og kommende indikatorer måler på. De otte indikatorer er følgende: 1. Afsendte e-henvisninger hhv. 1. Mellem afdelinger på et hospital 2. Mellem afdelinger på to hospitaler 3. Fra et hospital uden for regionen 2. Anvendelsen af Fælles Medicinkort (FMK) på hospitalerne 3. Rekvisition/svar i de tre parakliniske undersøgelsessystemer 1. klinisk biokemi 2. billeddiagnostik 3. patologi 4. Notat - andel af patienter der er færdigregistreret i GS!åben ved udskrivelsen Side 9 af 17

10 5. Epikriser - andel af rettidigt afsendte ved udskrivelse 6. Henvisninger fra praksissektoren - andel modtaget elektronisk 7. Elektroniske genoptræningsplaner - andel afsendt rettidigt senest ved udskrivelsestidspunktet 8. Udskrivningsrapporter - andel afsendt senest ved udskrivelsestidspunktet Der er primo november 2016 udarbejdet statistik for de otte indikatorer. For fire af de otte indikatorers vedkommende ligger Region Hovedstaden lavt i forhold til de nationale mål. Der er sat et nationalt mål for indikatorerne på 95 % anvendelse. Region Hovedstaden ligger for de otte indikatorer på mellem 67,01 og 97,54 %. Dårligst i den interne henvisning af patienter mellem hospitalsafdelinger og bedst i anvendelsen af udskrivningsrapporter fra hospital til kommune. Der er derfor i Region Hovedstaden en fortsat fokus på forbedring af anvendelse af følgende indikatorer: e-henvisning Færdigregistrering ved udskrivelse (Notat) Epikriser Genoptræningsplaner Overgangen til Sundhedsplatformen betyder endvidere, at der fremover skal måles på funktionaliteter heri. Det betyder, efter aftale med Danske regioner, at Region Hovedstaden ikke vil kunne udarbejde statistik på de indikatorer som erstattes af Sundhedsplatformen før ultimo Med indførelse af Sundhedsplatformen vil der fortsat være fokus på anvendelsesgraden af de it-løsninger, som indikatorerne bygger på. Indikatorerne udarbejdes og samles i regi af Regionernes Sundheds-it-organisation (RSI). Region Hovedstaden er repræsenteret i RSI-ledelsen ved koncerndirektør Svend Hartling og IT-direktør Torben Dalgaard. De otte indikatorer har fokus på anvendelsesgraden for de målte it-løsninger. RSI-ledelsen har længe haft et ønske om at måle på effekten af anvendelsen frem for udbredelsen af anvendelse. Det har dog ikke været muligt at udvikle operationelle og realiserbare indikatorer for anvendelseseffekterne på trods af en omfattende indsats. RSI har derfor truffet en principiel beslutning om, at fremtidige indikatorer skal udvikles som led i de konkrete it-projekter, og ikke som et selvstændigt måleregime. Der er igangsat et arbejde med i første omgang at udvikle og afprøve en skabelon for indikatorerne. Denne skabelon skal kvalificere, hvad de eksisterende indikatorer rent faktisk viser, da der har vist sig forskellige måder hvorpå regionerne hidtil har målt indikatorerne. Sundhedsdatastyrelsen finansierer en ekstern konsulent, der skal kvalificerer skabelonen for indikatorer i dialog med regionerne. Endvidere skal der udarbejdes forslag til tilpasning af det eksisterende indikatorsæt. Resultatet forelægges den nationale bestyrelse for sundheds-it primo februar Danske Regioner har i samarbejde med regionerne, i regi af Regionernes Sundheds-It-organisation (RSI), igangsat en præcisering af indikatorerne med henblik på fremvisning af et mere ensartet billede af funktionaliteten for de målte systemløsninger på tværs af de fem regioner. Det foreslås, at der gives en orientering om implementeringen af fremtidige indikatorer til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget i KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. Side 10 af 17

11 TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon / Torben Dalgaard JOURNALNUMMER Side 11 af 17

12 5. BESLUTNINGSSAG: ARBEJDSPLAN FOR IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET I 2017 BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE I forhold til det videre arbejde for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget skal udvalget godkende forslag til arbejdsplan for Det understreges at arbejdsplanen er dynamisk og vil blive tilrettet løbende. IT- og Afbureaukratiseringsudvalget drøftede arbejdsplanen for 2017 ved udvalgets møde den 1. november INDSTILLING Administrationen indstiller: at IT- og Afbureaukratiseringsudvalget godkender udkast til arbejdsplan for POLITISK BEHANDLING Godkendt. Özkan Kocak (A), Randi Mondorf (V) og Erik Sejersten (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Arbejdsplanen for 2017 blev drøftet af IT- og Afbureaukratiseringsudvalget på dets møde den 1. november Ved udvalgets drøftelse blev der rejst et ønske om at behandle en række emner, hvorefter administrationen har tilføjet en række emner til den dynamiske arbejdsplan, som er vedhæftet som bilag 1. De efterspurgte emner var: Afbureaukratiseringsaspekter i udviklingshospital Bornholm Inspiration udefra i forhold til afbureaukratisering, fx hvad gør man i København, Odense og Århus kommune Fremtidsperspektiverne i telemedicin Regionens ambitionerne ift. medicoudstyr på hospitalerne Mulighederne ved intelligente systemer i behandlingen KONSEKVENSER Ved godkendelse vil arbejdsplanen være udgangspunktet for IT- og Afbureaukratiseringsudvalgets sager i RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Der er ikke planlagt en særlig kommunikationsindsats. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Torben Dalgaard JOURNALNUMMER Side 12 af 17

13 BILAGSFORTEGNELSE 1. ITA arbejdsplan 2017 Side 13 af 17

14 6. EVENTUELT EVENTUELT Tomt indhold Side 14 af 17

15 DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - meddelelser MØDETIDSPUNKT :30 MØDESTED Mødelokale H7 og H8, Regionsgården, Kongens Vænge 4, Hillerød MEDLEMMER Pia Illum Deltog Torben Dietmar Volkersen Conrad Deltog Özkan Kocak Afbud Karsten Skawbo-Jensen Deltog Lise Müller Deltog Randi Mondorf Deltog Fraværende ved sag 2-3 og 5 Vagn Majland Deltog Erik Lund Deltog Erik Sejersten Afbud Side 15 af 17

16 INDHOLDSLISTE 1. Meddelelser - Driftsmålsafrapportering på kongeindikatorer og driftsmål Side 16 af 17

17 1. MEDDELELSER - DRIFTSMÅLSAFRAPPORTERING PÅ KONGEINDIKATORER OG DRIFTSMÅL MEDDELELSER Regionsrådet har besluttet at drøfte status og fremdrift på kongeindikatorer og driftsmålene fire gange om året. Dette er den fjerde rapportering på driftsmålene i 2016 som blev forelagt Forretningsudvalget den 6. december Nedenfor fremgår de kongeindikatorer og driftsmål, som vurderes relevant for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget. Kongeindikatorer Målopfyldelse for kliniske kvalitetsdatabaser Dette er kongeindikatoren for den politiske målsætning "høj faglig kvalitet". Ambitionsniveauet er sat til 80 % målopfyldelse, og den aktuelle opgørelse (september 2016) viser en målopfyldelse på 73 %. Der er tale om en lille stigning fra 72 % ved den seneste forelæggelse. Driftsmål Status og fremdrift for alle driftsmål er opgjort i bilag 3-5. Det bemærkes, at den årlige opdatering af kongeindikatorer, driftsmål og ambitionsniveauer blev igangsat ved seneste kvartårlige afrapportering. De stående udvalg har nu alle afgivet bemærkninger til administrationens forslag, og et samlet forslag forelægges parallelt med denne afrapportering. JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1 2. Bilag 2 3. Bilag 3 Side 17 af 17

18 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -1 af 8 Status fra Sundhedsplatformen For perioden 19. november 5. december 2016

19 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -2 af 8 Indhold 1. Programmets overordnede status Væsentligste udfordringer / issues Håndtering af henvendelser vedr. fejl og anvendelsesudfordringer

20 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -3 af 8 1. Programmets overordnede status Rigshospitalets hypercare blev afsluttet fredag den 2. december 2016 med et tilfredsstillende resultat. Antallet af indrapporterede henvendelser (incidents) i de 4 ugers hypercare var på ca , hvilket var lavere end forventet. 14 dage inde i hypercare afløstes de daglige Top 10 møder imellem programledelsen, it-afdelingernes ledelser og Rigshospitalets ledelse, af ugentlige rapporteringer på 8 fokusområder, hvorunder hovedparten af henvendelserne tilgik. Programmet arbejder efter hypercare videre med 2 ud af 8 fokusområder fra Rigshospitalets hypercare for at få afviklet de identificerede problemer. Sideløbende hermed håndteres henvendelser efter vanlig procedure. Som led i afslutningen af implementeringen på Rigshospitalet etableres der desuden et team bestående af programmedarbejdere og CIMT medarbejdere, som befinder sig på Rigshospitalet hver torsdag i december, for at samle op og sikre løsning af nyopståede problemer. Forberedelserne for bølge 3 og 4 går godt, og parathedsvurderingerne viser både den ønskede fremdrift, og overblik fra både projekterne og hospitalernes side hvilket også viste sig til det første parathedsmøde med bølge 3 hospitalerne. Dog vurderes det fra programmet side, at tidsplanen for bølge 3 og 4 er meget stram, og at dette udgør en risiko, såfremt der skulle opstå udfordringer, der forsinker planen. Den overordnede status er fortsat vurderet til at være Watch (gul), hvilket særligt skyldes tre forhold; behovet for optimering af Sundhedsplatformen på de idriftsatte hospitaler, herunder kodningsproblematikken på især Herlev og Gentofte Hospital (HGH), programmets ressourcesituation er fortsat udfordret på specifikke projekter og i forhold til behovet for anvendelsen af eksterne konsulenter, og endelig er der et stort pres på leverancerne grundet den relativt korte tid fra seneste Go-live på Rigshospitalet til de kommende to implementeringsbølger. Samtidig er der god fremdrift i programmet samlet set. Tabel 1: Beskrivelse af programmets status Sidste periodes status Denne periodes status Beskrivelse Samlet programstatus Den samlede programstatus vurderes til at være i Gul (Watch), da programmet følger den overordnede fremdrift og færdiggørelsesgrad, og har haft en vellykket Go-live på Rigshospitalet. Det er dog oplevelsen at der stadig er behov for øget fokus på ressourcernetilførelsen ved vakante stillinger. Fremdrift Fremdriften på hovedleverancerne følger planen. Arbejdet på bølge 3 og 4 er påbegyndt og følger ligeledes planen på nuværende tidspunkt. Målopfyldelse Systemet leveret til Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet lever op til de aftalte mål. Der er dog fortsat udfordringer omkring kodningen på Herlev og Gentofte Hospital, hvor målet kan blive vanskeligt at nå. På enkelte områder har programmet også været nødsaget til at udskyde leverancer herunder særligt pilotprojekter på nye features. 3

21 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -4 af 8 Ressourcer Der fortsatte pres på ressourcerne i forhold til vakante stillinger i programmet, som gør at behovet for Epic- og eksterne konsulenter stadig er højt. Epics standard metrikker for rapportering Status Key Excellent 5 Satisfactory - 4 Watch 3 Serious 2 Critical 1 Not Applicable N/A Excellent: Alle leverancer er leveret eller foran planen. Satisfactory: Vi når vores deadlines i planerne. Watch: Leverancer kommer for sent, men vi har mitigerende handlinger på plads eller en revurderet plan, der får os tilbage på planen. Serious: Vi er bagud med leverancerne i forhold til plan og har udfordringer med at løse seriøse problemstillinger; vi behøver ekstra ressourcer i form af tid, budget, ressourcer. Critical: Der er en risiko for ikke at nå planlagt Go-live. Status efter hypercare på Rigshospitalet Programmet har siden implementering af Sundhedsplatformen på Rigshospitalet den 5. november og 14 dage frem, på daglig basis, udarbejdet en prioriteret liste af issueområder i samarbejde med RH den såkaldte Top 10- liste, som sikrer enighed om hvilke emner, der har højest prioritet. Samme procedure blev benyttet med succes under hypercare på Herlev og Gentofte Hospital. Efter de første 14 dage viste indrapporteringen af sager et mønster, hvorfor der blev nedsat 8 fokusområder, som svarer til de emner, der er listet i ovenstående issue-oversigt for Rigshospitalet. Målet for fokusområderne var at skabe overblik over årsagerne til problemerne, og at nedbringe antallet af de indrapporterede sager. Løsningerne findes i mange tilfælde ved at anvende Sundhedsplatformen efter hensigten og at kende og forstå de ændrede arbejdsgange; men der er også foretaget justeringer i opsætning og teknik. Hypercare blev afsluttet planmæssigt d. 2. december, og herefter fortsætte fokusområdet på medicin og kodning året ud, mens de øvrige områder er afsluttet. Fejlrettelser og brugerstøtte foretages herefter efter de almindelige foreskrifter under drift. Sammenlignet med situationen på Herlev og Gentofte Hospital, har programmet oplevet en væsentligt roligere Go-live og afvikling af de fire ugers hypercare. Der blev de første uger indberettet cirka lige så mange incidents (brugerhenvendelser), som under Go-live på HGH, hvilket var forventet. Forholder man antallet af henvendelser til antallet af brugere på hospitalerne, har der således været væsentligt færre henvendelser pr. medarbejder på Rigshospitalet, som er betydeligt større end HGH. Yderligere information om antal og håndtering af henvendelser findes i afsnit 3. Med afslutning af hypercare på Rigshospitalet lukkes lukkes den særlige indsats for de 6 ud af 8 fokusområder, nemlig LABKA (samspil ml. blodprøvesystemet og Sundhedsplatformen), MDT (multidisciplinære konferencer), Håndtering af anæstesiydelser, brugerrettigheder, Print af Prøvetagningsblanketter og In Basket. De restende to fokusområder fra hypercare Medicin og Kodning fastholdes til udgangen af året, hvorfor de fortsat fremgår af programmets issue-liste. 4

22 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -5 af 8 2. Væsentligste udfordringer / issues På nuværende tidspunkt er programmets 5 største issues: Drift på Herlev og Gentofte Hospital og Rigshospitalet: 1 Kodning, HGH og RH 2 Medicin og medicinering 3 Optimeringsønsker Implementeringsforberedelsen til Bølge 3 og 4: 4 Stram tidsplan med minimal buffer 5 Ressourcesituation i projekterne Afregning og Stork Issues relateret til driften på Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet Ad. 1 Kodning på Herlev og Gentofte Hospital og Rigshospitalet Kodningsprojektet har overtaget de tidligere initiativer på HGH vedrørende kodning, og har været i gang siden uge 43 med tre formål: Løsning af tekniske issues og optimering af workflows Nedbringe fejllister på Herlev og Gentofte Sikre forberedelse af Rigshospitalet Der er blevet gennemført workshops for lægesekretærer på begge hospitaler, og gennemført fokuserede runder på afdelinger med fokus på at støtte lægerne i den nye kodeopgave. Derudover har der været gennemført ekstra uddannelse i korrekt diagnoseregistrering ved modtagelse af henvisning, i ambulatoriet, under indlæggelse og ved operationer. Overordnet set kan det konkluderes, at HGH har gjort en flot indsats for at komme til bunds i den store kø af fejlende eller manglende registreringer og koder. Det forventes på baggrund af data, at HGH vil have nedbragt kø en af fejl inden regnskabsårets afslutning, om end der stadig vil være et forventeligt flow som optimalt skal holdes under kontakter for at sikre daglig vedligeholdelse. På sigt skal den daglige kø til sekretærerne nedbringes i takt med at klinikerne bliver dygtigere til at kode, og at Sundhedsplatformen optimeres på området. For Rigshospitalets vedkommende er billedet forholdsvist positivt. Den kø af fejl, der skal håndteres vedrører hovedsageligt udeståender fra selve konverteringen forud for Go-live. I øjeblikket kan sekretærstaben håndtere den daglige kø af fejl dog med en lille stigning. Det er fortsat afgørende, at have fokus på at forbedre den daglige kodning. Det er ligeledes relevant at påpege at der tegner sig et billede af, at udfordringerne med at sikre tilstrækkelig kodning særligt vedrører fem specialer herunder obstetrikken (både på HGH og RH). Dette giver mulighed for at fokusere indsatsen yderligere samt at agere proaktivt i forhold til kommende implementeringer. Ad. 2 Medicin og medicinering Der er rapporteret flere forskellige udfordringer med håndtering af medicin. Medicinområdet udgjorde størstedelen af henvendelserne under hypercare og tallene viser, at der er brug for at bibeholde indsatsen for at nedbringe 5

23 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -6 af 8 antallet af sager. Det primære mål for gruppens indsats, har i første omgang været håndtering af sager med risiko for patientsikkerheden, samt fremme korrekt anvendelse af FMK og medicineringsarbejdsgangene. Gruppen har gennemført adskillige uddannelses- og on-site supportindsatser samt fokuserede afdelingsbesøg.. Løsningerne på området har, ud over anvendelsessupport, bl.a. også været relateret til rettelser i opsætningen af systemet. Gruppen fortsætter arbejdet i december med særligt fokus på bl.a. etablering af op- og nedtrapning af medicin i ambulant regi, opfølgning på børneområdets behov for særlige ordinationspakker, brug af væskeskemaer mm. Fokusområdet forventes afsluttet i december 2016, hvorved sager relateret til medicin overdrages til drift og håndteres via fastlagte processer for fejlrettelser. Ad. 3 Optimeringsønsker Hospitalerne har et stort behov for optimering af Sundhedsplatformen, og de nuværende forudsætninger om at optimering først igangsættes efter afslutning af programmet primo 2018, er umiddelbart ikke hensigtsmæssig ud fra en betragtning om, at det kan få betydning for brugertilfredsheden og businesscasen. Da programmet imidlertid ikke er normeret til at varetage optimeringsopgaven, er regionerne i gang med at vurdere muligheder for optimering. Programmet forventer at fremlægge et forslag på programstyregruppemødet den 2. feburar Issues relateret til implementeringsforberedelsen af bølge 3 og 4 Klargøring af opsætningen til hospitalerne i bølge 3 og 4 er nu i fuld gang, og der foretages i den forbindelse yderligere konsolidering af alle projektplaner og den samlede masterplan i løbet af december. I forbindelse med forberedelserne er der identificeret to programissues. Ad. 4 Stram tidsplan med minimal buffer Med udgangspunkt i erfaringerne fra de to første implementeringer, arbejder programmet allerede nu med et opmærksomhedspunkt vedrørende den stramme tidsplan, som særligt gør sig gældende i perioden imellem Golive for Bølge 3 og 4. Kerneleverancer forud for hver ny implementering skal leveres uden større forsinkelse for at sikre planmæssige Go-lives. Det gælder opsætning af hospitalsspecifikke elementer (build), test, udvikling af nye integrationer og konvertering af data fra gamle systemer til SP. Til trods for de gode erfaringer vurderes det, at den øgede parallelitet i aktiviteterne i 2017, den øgede kompleksitet i konverteringsopgaverne samt krav til deltagelse i drifts- og optimeringsopgaver, sætter skærpede krav til programmets tidsplan. Ad. 5 Ressourcesituation i projekterne Afregninger og Stork (Fødejournal) Det er fortsat et issue i forhold til bølge 3 og 4, at Afregningsprojektet (Billing) trods rekrutteringsproces fortsat mangler bemanding. Problematikken med de begrænsede ressourcer øges yderligere af, at de samme ressourcer er involverede i både oprydning/optimering på tidligere Go-lives (fx kodning på Herlev og Gentofte Hospital), og go-live krtiske leverancer til kommende bølger. Samme problematik er nu også gældende for projektet Stork (fødejournalen), som håndterer henvendelser fra obstetrikken, som er et af de specialer, som oplever størst udfordringer med Sundhedsplatformen. 3. Håndtering af henvendelser vedr. fejl og anvendelsesudfordringer Der er pr. 6. december 2016 ca åbne henvendelser vedrørende Sundhedsplatformen, som programmet kan håndtere (frasorteret henvendelser omkring ren anvendelse og forbedringsønsker, samt henvendelser til CIMT vedr. sager relateret til SP). Antallet er fortsat højt, men data viser, at antallet af daglige henvendelser nu falder i en grad der muliggør, at der kan afsluttes flere henvendelser, end der rapporteres. Programledelsen forventer derfor at det samlede antal nu begynder at falde. Ud af disse åbne henvendelser er over 95 % 6

24 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -7 af 8 kategoriseret som normal eller straksafklaret, hvilket illusterer at en stor del af henvendelserne vedrører mindre justeringsbehov, og ikke store fejl eller mangler. Henvendelserne håndteres hurtigst muligt, og andelen af afsluttede sager ligger fortsat omkring 89 % for alle henvendelser siden første Go-live. Figur 1 nedenfor viser oprettede og lukkede incidents (henvendelser) fra den 4. november til den 6. december 2016 på RH. Tendensen viser at antallet af henvendelser falder (de blå søjler), og at programmets medarbejdere derfor har bedre mulighed for at nå at afslutte en langt større del af henvendelserne (de orange søjler). Figur 1: Indmeldte og lukkede incidents på Rigshospitalet siden Go-live Figur 2 viser hvordan henvendelser indmeldt fra såvel HGH som RH er fordelt på kategorierne kritisk, høj, medium, normal og straksafklaring. Som nævnt ligger 95% af alle henvendelser i kategorien normal eller er håndteret via telefonen (straksafklaring). Der er pr. 6. december 2016 ingen aktive henvendelser med kategorien kritisk. 7

25 Punkt nr. 1 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -8 af 8 Figur 2: Fordeling af henvendelser på sagens kritikalitet Ud over at håndtere konkrete fejlrettelser eller justeringer i systemet, har en omtrent lige så stor opgave under hypercare været, at understøtte brugernes anvendelse af Sundhedsplatformen. Et stort antal henvendelser afsluttes konkret med brugerhjælp frem for tekniske rettelser. Anvendelsesstøtten foretages både telefonisk i helpdesk en, samt ved kontakt til en bruger på baggrund af en skriftlig rapportering. Der har ligeledes blevet produceret en lang række nye specifikke manualer tip sheets på arbejdsgange eller funktioner, som under hypercare har vist sig særligt vanskelige. Derudover har et stort antal programmedarbejdere både undervisere og byggere af systemet ofte forhenværende klinikere været engageret på Rigshospitalet med direkte brugerhjælp. Endelig har programmet som noget nyt introduceret et såkaldt trouble shooter hold, der under hypercare blev sendt ud til nyopståede, kritiske sager for at undersøge sagens omfang omgående for at sikre korrekt kategorisering af sagen samt smidig løsning. 8

26 Punkt nr. 3 - Beslutningssag: Den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik Bilag 1 - Side -1 af 6 Fællesregional Informationssikkerhedspolitik Indhold 1. Formål Organisation Gyldighedsområde Målsætninger Godkendelse Formål Den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik er udarbejdet i et samarbejde mellem Region Hovedstaden, Region Sjælland, Region Syddanmark, Region Midtjylland og Region Nordjylland. Informationssikkerhed handler grundlæggende om beskyttelse af oplysninger, så fortrolighed, integritet og tilgængelighed bevares. Hver eneste dag behandles følsomme personoplysninger og andre fortrolige informationer af medarbejdere i de fem regioner. Det er absolut nødvendigt, at data er korrekte, fuldstændige og tilgængelige, da adgang til relevante og tidstro persondata er en forudsætning for god og sammenhængende behandling af den enkelte borger. Det er en forudsætning for, at regionerne fortsat kan tilbyde et moderne og effektivt sundhedsvæsen. Denne brug af data skal ske på en måde, som sikrer borgernes fortsatte tillid til regionerne. Informationssikkerhed skal af den grund være en integreret del af den ydelse, som regionerne leverer til borgere, patienter, virksomheder, samarbejdsparter m.fl., ligesom det skal være en integreret del af det daglige arbejde for medarbejderne og andre brugere. Regionernes håndtering af informationssikkerhed skal sikre, at patienterne får den bedste behandling samtidig med, at deres oplysninger er i trygge hænder. Følsomme persondata, herunder sundhedsdata, er personlige, og når regionerne behandler dem har de et særligt ansvar for, at sikkerheden er høj. Derfor har Danske Regioner i 2015 lagt en politisk linje for informationssikkerhed, som denne politik skal udmønte. Den politiske linje lægger vægt på at informationssikkerhed bruges som fundament for et stadig bedre sundhedsvæsen regionerne sætter et tilstrækkeligt højt niveau for informationssikkerhed informationssikkerhed og brugervenlighed går hånd i hånd alle medarbejdere forstår, at deres adfærd er fundament for informationssikkerhed regionerne samarbejder og lærer af hinanden regionerne stiller krav til leverandører

27 Punkt nr. 3 - Beslutningssag: Den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik Bilag 1 - Side -2 af 6 Den politiske linje definerer følgende tre overordnede områder. 1. Mennesker, organisation og processer Medarbejdernes adfærd i dagligdagen har stor betydning for informationssikkerheden. Det er centralt, at alle medarbejdere er bevidste om, hvordan deres adfærd påvirker informationssikkerheden. Det handler både om, hvordan medarbejderne håndterer teknik og it-udstyr, og om hvordan de omgås følsomme personoplysninger. Medarbejderne skal derfor have kendskab til lovgivning, regionernes egne politikker, retningslinjer og instrukser - og selvfølgelig også overholde dem. Ledelsens prioritering af området er også vigtig. Derfor bør regionerne sikre en organisation, der prioriterer informationssikkerhed, så medarbejdere og ledelse har gode betingelser for at arbejde med følsomme personoplysninger. 2. It-systemer og fysisk sikkerhed Regionernes brug og håndtering af følsomme og fortrolige oplysninger skal foregå betryggende og med et passende niveau af sikkerhed og privatlivsbeskyttelse. Det kræver blandt andet, at regionerne håndterer oplysningerne fortroligt, bevarer datas integritet og ikke ændrer oplysningerne uden autorisation. Data skal kun være tilgængelige for dem, som må og skal bruge dem og det skal foregå sikkert. Dette stiller tekniske krav i forbindelse med udvikling, implementering og drift af it-løsninger og krav til den fysiske sikring af hardware og lignende. 3. Lovkrav og kontraktkrav Regionerne skal sikre, at relevante lov- og kontraktkrav overholdes i det daglige arbejde. Regionerne må kun behandle borgernes oplysninger i tilfælde, hvor det nødvendige lovgrundlag foreligger. Dette element af informationssikkerhed indebærer også et fokus på, at der indskrives konkrete kontraktkrav til informationssikkerhed i de drifts- og udviklingsaftaler, som regionerne indgår med leverandører. Der er vigtigt, at borgere, patienter, virksomheder, samarbejdsparter og andre interessenter kan have tillid til, at regionerne har etableret nødvendige tiltag til at sikre borgernes oplysninger, og at regionerne forvalter deres følsomme personoplysninger sikkert og forsvarligt. Den politiske linje for informationssikkerhed stiller desuden krav til, at regionerne efterlever ISO standarden som rammeværktøj for arbejdet med informationssikkerhed i regionerne. Den fællesregionale politik skal sammen med den enkelte regions egen informationssikkerhedspolitik understøtte og sikre et ensartet sikkerhedsniveau. Det skal ske ved, at den enkelte region etablerer, implementerer, vedligeholder og løbende forbedrer et ledelsessystem for informationssikkerhed inden for rammerne af informationssikkerhedsstandarden ISO Et ledelsessystem, også kaldet et InformationsSikkerhedsManagementSystem (ISMS), er i denne sammenhæng et udtryk for de politikker, procedurer, processer, organisatoriske beslutningsgange og aktiviteter, som tilsammen udgør regionernes styring af informationssikkerhed. Den enkelte region har fastlagt en struktur samt rammer og arbejdsgange for informationssikkerhedsarbejdet.

28 Punkt nr. 3 - Beslutningssag: Den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik Bilag 1 - Side -3 af 6 2. Organisation For at sikre at behandling og opbevaring af følsomme personoplysninger lever op til lovens krav er det vigtigt at indrette sin organisation på en måde, der gør det naturligt i praksis at efterleve informationssikkerhedsreglerne. Dette arbejde starter med en forankring i topledelsen. Hver region skal have et entydigt og nedskrevet ledelsesansvar for informationssikkerhed, som afspejler en struktureret tilgang til informationssikkerhed i organisationen. Det skal dække hele det organisatoriske niveau. Det er topledelsens ansvar at træffe den endelige beslutning om et sikkerhedsniveau, der er afstemt efter risiko og væsentlighed og offentlighedens interesser. Niveauet skal overholde relevante lov- og kontraktkrav. Topledelsen har ansvar for at understøtte politikker, retningslinjer og instrukser samt allokere nødvendige ressourcer til at gennemføre arbejdet med informationssikkerhed i regionen. Den skal sikre, at regionens medarbejdere har den fornødne viden om informationssikkerhed. Linjeledelsen har med udgangspunkt i topledelsens udstukne politikker, retningslinjer og instrukser ansvar for, at disse efterleves i egen enhed. Ledelsen skal arbejde for en kultur hvor ansvarlighed i forhold til informationsbehandling falder naturligt for alle. Alle medarbejdere har et ansvar for at bidrage til, at regionernes oplysninger ikke kommer i de forkerte hænder. Det er ledelsens ansvar at sikre, at alle medarbejdere har den fornødne viden om informationssikkerhed, og at der i relevant omfang sker en løbende uddannelse i informationssikkerhed. Tilsvarende er medarbejderne forpligtede til at gøre sig bekendt med den information om informationssikkerhed, der stilles til rådighed. 3. Gyldighedsområde Den Fællesregionale Informationssikkerhedspolitik og hver regions egen informationssikkerhedspolitik gælder, hvor regionens oplysninger og særligt regionens følsomme personoplysninger opbevares eller behandles. Det har ingen betydning for gyldighedsområdet, hvor og hvordan de opbevares eller behandles. Behandling af regionens oplysninger må kun finde sted efter aftale med den pågældende region. Informationssikkerhedspolitikken gælder således for: Alle brugere. Ved en bruger forstås fx medarbejdere, forskere, konsulenter, regionsrådsmedlemmer, elever, studerende og andre, der midlertidigt eller for en længere periode har adgang til regionens personoplysninger. Samarbejdspartnere der opbevarer eller har adgang til, anvender eller behandler biomateriale, papirbaserede eller elektroniske følsomme personoplysninger efter aftale med regionen. Det har i denne sammenhæng ingen betydning, om samarbejdspartnerne befinder sig i eller uden for Danmark. Fællesregionale samarbejdspartnere. Hvor flere regioner anvender samme samarbejdspartner eller leverandør til fælles løsninger, skal den fællesregionale informationssikkerhedspolitik anvendes. Den fællesregionale og regionernes egne informationssikkerhedspolitikker gælder derimod ikke borgere, der med sikker identifikation og gennem borgervendte systemadgange har adgang til egne oplysninger.