/Udbudsbetingelser og proces for valg af affaldsmæglere

Transkript

1 /Udbudsbetingelser og proces for valg af affaldsmæglere KARA/NOVEREN I/S

2 Indhold 1. Ordregiver Hvorfor 2 aftaler Udvælgelse Spørgsmål til udbudsmaterialet Besigtigelse Tidsplan Tilbudsafgivning. Fordeling på kontrakt om henholdsvis Fixed price og Open book Tildeling vedrørende Open Book Tildeling vedrørende Fixed price Bilagsoversigt... 8 Udbud april

3 1. Ordregiver KARA/NOVEREN I/S (herefter KN eller ordregiver) er et fælleskommunalt affaldsbehandlingsanlæg, som er ejet af 9 kommuner: Stevns, Køge, Greve, Solrød, Roskilde, Lejre, Holbæk, Kalundborg og Odsherred kommuner. KNs formål er at etablere og drive anlæg til behandling, genanvendelse, forbrænding og deponering af affald og varetage andre opgaver for interessentkommunerne i henhold til KARA/NOVERENs vedtægt. For yderlig information om KN henvises til KNs hjemmeside Indsæt tekst om KN fra andre udbud - + henvise til Ved udbuddet foretager ordregiver en markedsafprøvning for at opnå den bedste aftale på de vilkår, som ordregiver har opstillet for leverandørerne. Ved markedsafprøvning sikrer ordregiver endvidere, at statsstøttereglerne bliver overholdt. 2. Hvorfor 2 aftaler Ordregiver indgår 2 aftaler, kaldet henholdsvis Fixed price og Open book, jf. 2 udkast til aftaler, som er en del af det samlede udbudsmateriale. Herved vurderer KN at opnå den bedste spredning af risiko og derved den bedste stabile og konkurrencedygtige drift af KARA/NOVEREN, således at KNs forpligtelser overfor de 9 ejerkommuner opfyldes bedst muligt. 3. Udvælgelse På baggrund af ansøgninger fra interesserede leverandører udvælger ordregiver 6 virksomheder, som vil blive bedt om at afgive tilbud. For at ordregiver kan udvælge et så bredt og dækkende felt af tilbudsgivere som muligt, skal leverandørerne fremsende følgende informationer via udbud@karanoveren.dk. Ansøgerne skal oplyse: Økonomiske forhold for de sidste 3 år for den ansøgers samlede virksomhed og specifik indenfor området for nærværende udbud. Leverandørerne skal fremhæve de steder i det fremsendte materiale, hvor de særligt mener, at det fremgår at virksomheden er økonomisk sund og veldrevet med fokus på at give kunden (her KN) et godt resultat. Tekniske og kapacitetsmæssige forhold: Leverandørerne skal beskrive, hvad der gør deres virksomhed særligt egnet til at udføre opgaven for KN. Redegørelsen skal være baseret på kontraktforslagene samt nærværende udbudsbetingelser, inklusiv bilag. Erfaringer: Beskrivelser af tilsvarende opgaver indenfor de seneste 3 år. KN forbeholder sig retten til at kontakte leverandørens kunder. Derfor bedes der oplyst en kontaktperson for hver kunde. Arbejdsmiljøforhold: Leverandørerne skal beskrive, hvad der gør deres virksomhed særligt egnet til at udføre opgaven for KN. Redegørelsen skal være baseret på kontraktforslagene samt nærværende udbudsbetingelser. Dokumentation for erhvervs- og produktansvarsforsikring på min 25. mio. pr skade pr. år. Udbud april

4 Ved udvælgelsen på baggrund af ovennævnte materiale lægger ordregiver vægt på at opnå det bedste konkurrencefelt og derved giver ordregiver de mest optimale aftaler i hele kontraktperioden. Der vil også blive lagt vægt på, at feltet er bredt sammensat i forhold til virksomhedens størrelse, erfaring indenfor området, organisatorisk opbygning, omfanget af lande, hvor virksomheden har affaldsproducenter. Hvis ordregiver vurderer, at der er færre end 6 virksomheder, som lever op til KNs udvælgelseskrav, forbeholder KN sig retten til at udvælge færre end 6 firmaer af hensyn til ressourceforbruget. 5. Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål vedrørende udvælgelse skal stilles straks ved offentliggørelsen af udbudsmaterialet. Spørgsmål stillet senere end 6 dage før fristen for aflevering af anmodning om at blive udvalgt til at afgive et tilbud, jf. tidsfrister nedenfor, kan ikke forventes at blive besvaret af KN. KN lægger svar på generelle spørgsmål og evt. rettelser mv. på hjemmesiden samt sender informationen via mail til kendte virksomheder. Bemærk at KN ikke ved, hvem som vil udvise interesse for udbuddet (sende anmodning om udvælgelse). Derfor er det vigtigt, at evt. interesserede giver sig til kende overfor KN via mail: udbud@karanoveren.dk Efter prækvalifikation/udvælgelse: Der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet indtil 10 dage tilbudsfristen udløber. Ordregiver sender anonymiseret spørgsmål og svar til alle leverandørerne. Dette sker senest 6 dage før tilbudsfristen udløber. Med hensyn til frister henvises i øvrigt til punkt om tidsfrister. 6. Besigtigelse Der er mulighed for at besigtige ordregivers anlæg. Der vil blive foretages fælles rundvisning af de udvalgte virksomheder, jf. tidsplanen. 7. Tidsplan Der er følgende tidsplan. Tidspunkterne kan rykke sig, såfremt uventede forhold opstår. I givet fald vil dette blive meddelt til alle for KN kendte virksomheder: Annoncering på ordregivers hjemmeside. Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt. Forbehold for at udbudsmaterialet i begrænset omfang rettes i udbudsprocessen. Evt. mulighed for at stille skriftlige spørgsmål via udbud@karanoveren.dk Fredag den 28. april 2017 Indtil fredag den 5. maj, kl (dansk tid). KN-svar på evt. spørgsmål Mandag den 8. maj, kl Anmodning fra leverandører om at Onsdag den 10. maj, kl de ønsker at blive udvalgt til at (dansk tid). Udbud april

5 afgive tilbud. Sendes pr. Ordregiver udvælger max 6 Torsdag den 11. maj. virksomheder, som opnår mulighed for at afgive tilbud. 6 virksomheder indbydes til at Senest fredag den 12. maj. afgives et tilbud. Øvrige virksomheder modtager meddelelse om, at de ikke er blevet udvalgt. Besigtigelse fællesdag. Onsdag den 17. maj, kl (dansk tid). Sidste frist for afgivelse af spørgsmål Fredag den 19. maj, kl til KN. (dansk tid). Sidste frist for afgivelse af KN-svar. Tirsdag den 23. maj Afgivelse af tilbud. Tilbud sendes pr. Mandag den 29. maj, kl udbud@karanoveren.dk Forhandling/præsentation af tilbud med alle tilbudsgivere enkeltvis. Alle bliver indkaldt til min. 1 møde. Ordregiver forbeholder sig retten til at indkalde til forhandling/præsentation nr. 2, og forbeholder sig retten til at sortere tilbudsgivere fra efter 1. forhandling. Efter 1. møde vil tilbudsgiver forventeligt blive bedt om at afgive tilbud nr. 2. Ordregiver vælger 2 leverandører ud fra det sidst afgivne tilbud. Ordregiver vælger 2 leverandører. Øvrige tilbudsgivere modtager skriftlig besked om ordregivers beslutning. Planlægning af driften (dansk tid). Uge Uge Kontrakterne træder i kraft 1. januar Sommeren aftales mellem parterne. 8. Tilbudsafgivning. Fordeling på kontrakt om henholdsvis Fixed price og Open book Der kan afgives tilbud på begge typer aftaler (Fixed price/open book). KN vil vælge 2 forskellige leverandører, jf. princippet om spredning af risiko. Ordregiver vælger de 2 leverandører, som har afgivet det bedste tilbud på enten 1) Fixed price, eller 2) Open book, eller hvis tilbud er lige/ens: 3) halvdelen på henholdsvis Open book og Fixed price. Det vil sige, at såfremt de 2 bedste tilbud begge er enten fixed price eller open book vil begge aftaler blive indgået med enten 2 fixed price eller 2 open book. Udbud april

6 Begge leverandører skal hver kunne levere minimum tons. I den endelige kontrakt vil den konkrete mængde fremgå. KNs valg sker efter følgende principper: Open book (O) er bedst Open book (O)og Fixed price (F)er lige Tilbud: Tilbud: F = tons F = tons O = tons O = tons KN vælger: i alt tons fra O KN vælger tons fra både O og F Fixed price (F) er bedst Tilbud: F = tons O = tons KN vælger: i alt tons fra F KN forventer et minimumsbehov på tons, jf. skema ovenfor. Hvis egne mængder falder eller hvis kapaciteten tillader det, vil KN indkøbe yderligere mængder ud over de tons. Tilbudsgiver må i hver tilbudsrunde kun afgive 1 tilbud pr. aftale. Der kan ikke gives alternative tilbud. Såfremt samme leverandør har afgivet de 2 bedste tilbud på begge aftaletyper, kan ordregiver, hvis det vurderes som det bedste af hensyn til risikospredning eller andre begrundede forhold, vælge den leverandør, som er næstbedst. Det står ordregiver frit for at vælge den næstbedste på den aftale (enten fixed price eller open book), som ordregiver vurderer giver den bedste løsning for ordregiver. Tilbuddet kan afgives på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Præsentationer af tilbud kan foregå på samme sprog. 9. Tildeling vedrørende Open Book I forbindelse med tildeling af 2 kontrakter indgår følgende priser fra leverandørens tilbud indsat i pkt. 3 og 5. På samme måde indgår leverandøren kvalitetsbeskrivelser vedrørende selve tilbuddet. KN gør opmærksom på, at KN lægger 2 Euro pr. tons, som er indpakket og/eller med metal wire oveni leverandørens tilbud. Beløbet udgør KNs udgift til at få ballen sprættet op mv. Leverandørens samlede tilbud er en del af kontraktforholdet mellem parterne, jf. bilag (leverandørens samlede tilbud). Art fee Evt. uddybning 1. Minimun gatefee to KN 50 Euro pr. ton 2. Agent fee 5 Euro pr. ton 3. Øvrige omkostninger Tilbudsgiver angiver (lister op) hvilke omkostninger og gerne beløb, som indgår. 4. Overskudsdeling mellem KN 0-4 EURO i overskud: fordeles og leverandør efter fradrag med hver 50 %. punkt 1, 2 og 3 5. Overskudsdeling fra 4 Euro og op: Tilbudsgiver angiver % - fordeling mellem parterne. Leverandør: X % KN: Y % Konkurrenceparameter, som vægtes 90 % i den samlede tildeling. Skala: Udbud april

7 6. Kvalitetsbeskrivelse af de leverede mængder i forhold til det afgivne tilbud: Beskriv og dokumenter for hver af typerne: loose/baled/metal wire/burnebal wire. - leveringssikkerhed, - brændværdier - beskrivelse af affald sammensætning, alder, indsamling leverandøren fremhæver forhold, som har betydning for leverancerne. Supplier beskriver kvalitet af det leverede. Hver 1 % = 1 Der kan også opnås halve point, f.eks.: 50 % til KN = 50 points 40 % til KN = 40 points 35,5 % til KN = 35, 5 points Maximum 100 points Beskrivelsen af kvalitet indgår med 10 % i tildeling. Bedst mulige opfyldelse af kriteriet gives 10 Udover leverandørens beskrivelser indgår følgende i tildelingen: Baled: 0 point (og KN lægger 2 Euro oveni tilbudsprisen pr. tons, jf. nedenfor) Metal wire: 0 point (og KN lægger 2 Euro oveni tilbudsprisen pr. tons, jf. nedenfor) Burnebal wire: 1 point Loose: 1 Fordeling af points: Langt over middel opfyldelse af kriteriet gives 10 Over middel opfyldelse af kriteriet gives 8 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet gives 6 Under middel i opfyldelse af kriteriet gives 4 Utilstrækkelig/dårlig (men konditionsmæssigt tilbud) opfyldelse af kriteriet gives Tildeling vedrørende Fixed price I forbindelse med tildeling indgår følgende priser fra leverandørens tilbud, ligesom leverandørens kvalitetsbeskrivelse af affaldet er indsat, som baggrund for nærværende aftale: Art fee Tilbudsgiver indsætter tekst Evt. uddybning 1. Gate-fee to KN (vægter 90 % i tildeling) Price: XX Euro pr. ton 2. Kvalitetsbeskrivelse af de Beskrivelsen af kvalitet indgår Udbud april

8 leverede mængder i forhold til det afgivne tilbud: Beskriv og dokumenter for hver af typerne: loose/baled/metal wire/burnebal wire. - leveringssikkerhed, - brændværdier - beskrivelse af affald sammensætning, alder, indsamling leverandøren fremhæver forhold, som har betydning for leverancerne. med 10 % i tildeling. Bedst mulige opfyldelse af kriteriet gives 10 Udover leverandørens beskrivelser indgår følgende i tildelingen: Baled: 0 point (og KN lægger 2 Euro oveni tilbudsprisen pr. tons, jf. nedenfor) Metal wire: 0 point (og KN lægger 2 Euro oveni tilbudsprisen pr. tons, jf. nedenfor) Burnebal wire: 1 point Loose: Bilagsoversigt Følgende dokumenter vil indgå som det samlede udbudsgrundlag: 1. Nærværende udbudsbetingelser 2. 2 kontrakter. Henholdsvis Fixed price og Open book 3. Tilbudsgivers materiale til udvælgelse 4. Referat fra præsentationsmøde(r) 5. Spørgsmål/svar under vejs i processen 6. Miljøgodkendelse for KARA/NOVEREN 7. Tilbudsgivers tilbud, som er lagt til grund for tildeling 8. Andet (lister vil fremgå af den endelige kontrakt) Fordeling af points: Langt over middel opfyldelse af kriteriet gives 10 Over middel opfyldelse af kriteriet gives 8 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet gives 6 Under middel i opfyldelse af kriteriet gives 4 Utilstrækkelig/dårlig (men konditionsmæssigt tilbud) opfyldelse af kriteriet gives 2 Under middel i opfyldelse af kriteriet gives 4 Utilstrækkelig/dårlig (men konditionsmæssigt tilbud) opfyldelse af kriteriet gives 2 Udbud april

9 Udbud april