Spørgsmål og svar. Udbud af Cochlea implantater med tilbehør 2013/S

Transkript

1 Spørgsmål og svar 2013/S Udbyder har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar 2 Er cover og holder til genopladeligt batteri indeholdt i pkt. 7.2 og 7.4 i Kontraktbilag 1? Ja 3 Må produktpræsentationen være på engelsk? Ja, den må være på engelsk. 4 Hvor mange må der deltage på produktpræsentationen? Der må deltage op til 2 personer pr. tilbudsgiver 5 Hvem er til stede på produktpræsentationen? Brugergruppen og de Indkøbsområdeansvarlige der varetager udbudet. Region Syddanmark 1

2 6 Hvornår får tilbudsgiver at vide hvad der konkret skal præsenteres på produktpræsentationen af hensyn til allokering af ressourcer? Detaljeret plan med indhold- og tidskrav fremsendes hurtigst muligt. 7 Er der restriktioner i henhold til marketing i udbudsprocessen? Nej, det er der som udgangspunkt ikke. 8 Hvilken konsekvens har det hvis man ikke sætter et kryds ved mindstekrav i Kontraktbilag 1? Hvis der ved et mindstekrav ikke er sat et kryds vil Ordregiver foretage teknisk afklaring med den berørte tilbudsgiver, hvor det vil blive klarlagt hvorvidt det er en forseelse eller hvorvidt tilbudsgiver i givet fald ikke kan opfylde mindstekravet. Hvis tilbudsgiver ikke kan opfylde mindstekravet vil tilbudet blive erklæret ukonditionsmæssigt. 9 Er krydset ved mindstekrav tilstrækkelig for opfyldelse af mindstekrav eller ønsker I endvidere en nærmere redegørelse for opfyldelse af mindstekravet? Det er tilstrækkeligt med et kryds. Ordregiver ønsker ikke yderligere redegørelser for opfyldelse af mindstekrav. 10 I pkt i Kontraktbilag 1 efterspørger I en hjemmeside på dansk. Hvorledes forholder vi os hvis vi ikke har en hjemmeside på dansk? I og med det er et konkurrenceparameter, skal I ikke kunne opfylde dette. Det vil derimod blive evalueret positivt såfremt I kan tilbyde en hjemmeside på dansk. 11 I pkt. 7.4 i Kontraktbilag 1 er det et mindstekrav at kabel er indeholdt i startpakke 2. I pkt. 7.5 i Kontraktbilag 1 er ledning oplistet igen. Hvorledes hænger det sammen? Som oftest bestiller vi en ekstra ledning hvorfor det er et konkurrenceparameter i pkt. 7.5 at denne ledning kan leveres vederlagsfrit i forbindelse med bestilling af startpakke 1 og startpakke 2. Region Syddanmark 2

3 12 I pkt i udkast til kontrakt står det angivet, at levering er fundet sted når de bestilte produkter er leveret i ubeskadiget emballage på det af Kunden anviste sted og accepteret af Kunden, på hvilket tidspunkt risikoen for leverancens hændelige undergang overgår til Kunden. Vi mener, at denne passus bør være mere konkret hvilket eksempelvis kunne gøre sig gældende i form af en tilbagemelding fra Kunden om at det leverede stemmer overens med det bestilte inden for en periode på ca. 3 dage fra modtagelse af leverancen. Ordregiver foreslår at det aftales nærmere med Kunden i forbindelse med kontraktstart. 13 Vi fremsender produkter til patienter til deres hjemmeadresser. I forbindelse hermed kan vi komme ud for en situation hvor produktet går tabt i posten. Hvorledes håndteres betaling i forbindelse hermed? Tilbudsgiver håndterer betaling i forbindelse hermed. 14 Der er uoverensstemmelse vedrørende det anførte der vedrører betalingsbetingelserne i udbudsbekendtgørelsen og i udkast til kontrakt, pkt. 8. Det er det anførte i kontraktens pkt. 8 der er gældende. Som konsekvens af ovenstående foretages der rettelse til udbudsbekendtgørelsens III.1.2. Region Syddanmark 3

4 15 I kontraktbilag 2 skal der afgives pris ud for de enkelte procentsatser, henholdsvis 60% for øre 1, 25% for øre 1 og 15% for øre 1. Er det tilladt at inddele besvarelserne ved de enkelte konkurrenceparametre, således man inddeler sine besvarelser alt efter om man får tildelt 60%, 25% eller 15%? Ja, det er der intet til hinder for. 16 Vi kan ikke opfylde mindstekravet i kontraktbilag 1 pkt. 7.6 der vedrører at genopladelige batterier som minimum kan holde i 8 timer ved almindelig dagligdagsbrug. Er vi i så fald udelukket fra at afgive tilbud? Ja, dette er korrekt, men spørgsmålet har givet anledning til at ændre mindstekravet, således det genopladelige batteri som minimum skal kunne holde 6 timer ved almindelig dagligdagsbrug. Endvidere ændres konkurrenceparametret i pkt. 7.7, således at det er et ønske at genopladelige batterier kan holde 8, 10, 12 eller 14 timer ved almindelig dagligdagsbrug. Som konsekvens af ovenstående henvises der til det offentliggjorte Rettelsesblad 1, rettelse I pkt. 7.6 i kontraktbilag 1 anvendes terminologien almindelig dagligdagsbrug. Er det at betragte som et gennemsnitligt brug? Ja 18 I kontraktbilag 1 pkt står det angivet at der skal kunne foretages MR scanning højere end 1,5 Tesla. Skal dette kunne opfyldes? Pkt i kontraktbilag 1 er et konkurrenceparameter hvorfor det ikke skal kunne opfyldes. Mindstekravet vedrørende MR scanning fremgår derimod af pkt i kontraktbilag 1, hvor det står angivet at der skal være mulighed for MR scanning med op til 1,5 Tesla. Region Syddanmark 4

5 19 Skal de påkrævede pålidelighedstal være for tidligere solgte produkter eller for kommende nye produkter? Det skal være for tidligere solgte produkter. 20 Får vi en udskrift af powerpointpræsentationen? Den powerpointpræsentation der er gennemgået på informationsmødet offentliggøres på Ordregivers hjemmeside. 21 I udbudsbilag 1 pkt. 1.2 skal vi angive CVR nr. Skal det være et dansk CVR nr.? Der er ikke noget krav om, at det skal være et dansk CVR. nr. Bemærk venligst, at Kunden betaler udelukkende sine fakturaer i DKK. Kunden betaler ikke vekselgebyrer af nogen art i forbindelse med fakturabetalingerne. 22 Er det korrekt at der er et forbrug på 100 stk. pr år? Ja, det er korrekt. 23 I hvilket omfang må vi tilbyde jer nye produkter i kontraktperioden? Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang det ikke strider mod gældende udbudsret, jf. kontraktens pkt I kontraktbilag 1 pkt. 6.6 står der angivet at de tilbudte produkter skal produceres og distribueres/ udføres under anerkendte certificeringsordninger, andre anerkendte godkendelsesordninger herunder miljøgodkendelse eller tilsvarende. Hvad menes der med udføres og tilsvarende Idet mindstekravet i pkt. 6.6 og pkt. 6.4 efter ordregivers opfattelse dækker de samme forhold udgår mindstekravet i pkt Som konsekvens af ovenstående henvises til Rettelsesblad 1, rettelse 2 Region Syddanmark 5

6 25 Spørgsmål til kontraktbilag 1, pkt Kontraktbilag 1, pkt der er et mindstekrav, som lyder således: Det er et mindstekrav, at de tilbudte produkter opfylder gældende standarder såvel nationalt som internationalt. Spørgsmålet har givet anledning til at lade mindstekravet i pkt. 6.3 udgå. Som konsekvens af ovenstående henvises til Rettelsesblad 2, rettelse Spørgsmål: Da det er et mindstekrav bør det præciseres hvilke standarder der skal være opfyldt, så man ikke er i tvivl. Region Syddanmark 6

7 26 Jeg har et spørgsmål til udbuddet vedr hvor der i parentes er anført længde min. 6cm dette kan to af de 4 firmaer ikke levere. Vi har kabellængde ned til 8cm, 2cm er kontakt ender og 6cm er kabellængde i alt 8cm, er dette inden for mindstekravet? Ordregiver har angivet, at længden på kablet skal være min. 6 cm, men har ikke angivet en max længde på kablet, hvorfor en kabellængde på 8 cm opfylder mindstekravet Det er et mindstekrav, at taleprocessoren opfylder følgende: Skal være robust, let at betjene, smudsafvisende samt kunne modstå sved og regn ved almindelig brug. Skal kunne tilsluttes teleslynge og audio og FM-udstyr. Mulighed for valg af flere farver Kablet mellem taleprocessoren og den udvendige eksterne magnetdel skal kunne leveres i forskellige længder (længde min. 6 cm). Der skal være en strømindikator i form af lyd eller lys, der bekræfter taleprocessorens batteristatus Det skal være let at foretage udskiftning af batteri. Region Syddanmark 7

8 27 Vi kan ikke opfylde mindstekravet i pkt. 7.6 i Kontraktbilag 1: Mindstekravet i pkt. 7.6 i Kontraktbilag 1 skal opfyldes for at tilbudet er konditionsmæssigt Det er et mindstekrav, at genopladelige batterier som minimum kan holde i seks timer ved almindelig dagligdagsbrug. Er vi i så fald ukonditionsmæssige? Ordregiver foretager ingen rettelser til nærværende pkt., hvorfor det fortsat er et mindstekrav at genopladelige batterier som minimum kan holde i seks timer ved almindelig dagligdagsbrug. Region Syddanmark 8

9 28 Jeg er meget i tvivl om hvad der menes med punkt 3.4: Hvad menes der med teknisk kapacitet? (staff?, hvilken type assistance/ service?...). Og de forskellige punkter på kontraktbilag 7, hvad menes der her med de tekniske ressourcer? Kunne du mon komme med nogle eksempler på hvorledes dette kunne besvares? I udbudsbilag 2, pkt. 3.4 står følgende angivet: Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges de i øvrigt efterspurgte oplysninger/ dokumentation for teknisk kapacitet for den anden virksomhed. I henhold til udbudsbetingelsernes pkt skal tilbudsgiver gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven: Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden (omsætning), leveringssted og kontaktperson. Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en andens virksomheds tekniske kapacitet, skal ovenstående oplysninger dermed vedlægges for den anden virksomhed og Indeståelseserklæringen i Kontraktbilag 7 vedlægges tilbudet. I kontraktbilag 7 skal det konkret angives hvilke ressourcer der stilles til rådighed Region Syddanmark 9

10 29 Ved indtastning af priser i Kontraktbilag 2 er der kun et felt til indtastning af priser på Implantater, processorer, magneter/headpiece..., dette er uhensigtsmæssigt da vi har implantater med forskellige priser, er der mulighed for at felterne K, L og M kan ændres således at der kan anføres priser i forlængelse af hvert produkt nr. og beskrivelse? Nej, det er ikke muligt Ifølge kontraktbilag 1, pkt. 6.2 og 6.4 er det et mindstekrav at de tilbudte produkter er CE-godkendt. Skal produktet være CE-godkendt inden fristen for aflevering af tilbud til udbuddet eller er det tilstrækkeligt, at produktet efterfølgende bliver CE-godkendt inden udbudskontrakten træder i kraft? Det er tilstrækkeligt, at produkterne er CE-godkendt ved kontraktstart technical specifications requirements for the products. I bedes udfylde kravspecifikationen i excelversionen af Kontraktbilag Vi kan ikke finde ud af hvor dette bilag ligger så vi kan udfylde det. Kan du mon guide os her? Region Syddanmark 10