Hermed ordregivers svar på de spørgsmål, der er indkommet vedr. udbud på rengøring til borgere i eget hjem - EU-udbud nr. 2014/S

Transkript

1 Hermed ordregivers svar på de spørgsmål, der er indkommet vedr. udbud på rengøring til borgere i eget hjem - EU-udbud nr. 2014/S Spørgsmål er - i anonymiseret form - markeret med sort og svar er markeret med blåt. Svaret følger umiddelbart efter spørgsmålet. 1. Hvad er den nuværende timepris? Fritvalgsprisen 2014 for praktisk hjælp er 374,00 kr. pr. time. 2. Er det planen at den vindende leverandør skal dokumentere i kommunens omsorgssystem? Der skal ikke dokumenteres i Kommunens omsorgssystem. 3. Hvordan ser fordelingen af de private timer ud? Fordelingen af de private leverandørtimer er p. t. følgende pr. uge: Aars 60,75 timer Aalestrup 2,26 timer Farsø 26,04 timer Løgstør 26,77 timer 4. Spørgsmål til afleveringen af tilbuddet: Ønsker kommunen at modtage tilbuddet i en særlig rækkefølge? Hvis der vedlægges en beskrivelse af alle punkter i udbudsbetingelserne skal disse udformes i tilsvarende rækkefølge. 5. Spørgsmål til afleveringen af tilbuddet: Ønsker kommunen kun dokumentation for de i udbudsmaterialet nævnte oplysninger eller også de oplysninger nævnt i Leverandørkravene? Jf. Bilag 2 Kravspecifikation accepterer tilbudsgiver alle krav i denne med mindre der er taget forbehold ved anvendelse af Bilag 4 Forbeholdsliste. Leverandøren skal ikke vedlægge yderligere dokumentation 6. Spørgsmål til afleveringen af tilbuddet: Er det rigtig forstået, at tilbuddet udelukkende gælder rengøring i borgers hjem og at hverken indkøb eller tøjvask er underlagt udbuddet og at disse ydelser så stadig vil være muligt at vælge under frit valg? Det er korrekt at udbuddet kun omfatter rengøring til borgere i eget hjem. Ydelserne indkøb og tøjvask vil således forsat være omfattet af fritvalgsordningen.

2 7. Bliver alle borgere gjort opmærksomme på ændringen i forhold til leverandørudbuddet pr. 1. september eller er det kun dem der på nuværende tidspunkt får hjælp fra de private leverandører? Alle borgere vil få oplysning om, at ydelsen rengøring har været i udbud, og at borgeren fra skal vælge mellem den kommunale leverandør eller den private leverandør der vinder udbuddet. 8. Spørgsmål i forhold til udbudsmaterialet: 2. Visitationen 2. afsnit Der står I forbindelse med visitationen giver visitator borgeren en mundtlig orientering om frit valg mellem den kommunale leverandør og den private leverandør, men i punkt 5. Information til borgerne om valg af leverandør 1. afsnit står der Derudover udleverer visitator informationsmateriale om valgmulighederne Vi vil gerne være sikker på, at forstå dette korrekt. Bliver der ved visitationsbesøg udleveret foldere udarbejdet af leverandøren til den pågældende borger? Hvis den private leverandør der vinder udbuddet udarbejder materiale til udlevering til borgerne vil dette materiale tillige med materiale fra den kommunale leverandør blive udleveret af visitationen. 9. Spørgsmål i forhold til udbudsmaterialet 5. Information til borgerne om valg af leverandør Der står: Leverandøren er ligeledes forpligtet til vederlagsfrit at medtage informationsmateriale fra kommunen ud til borgerne. Tager kommunen i disse tilfælde højde for besøgsintervallerne hos borgerne eller kan leverandøren risikere at skulle aflægge borgere ekstra besøg for egen regning? Leverandøren vil kun være forpligtet til at medtage materiale ved planlagte besøg hos borgeren. 10. Spørgsmål i forhold til udbudsmaterialet: 13. Sikker Der står Kommunen stiller krav om, at leverandøren kan modtage og sende data elektronisk bl.a. på betryggende vis jf. Persondataloven. Vi kunne godt tænke os en uddybelse af, hvordan vi skal kommunikere sikker post med kommunen. Vi har forhørt os til løsningsmuligheder og er blevet oplyst, at dette muligvis kræver en plugin-adgang, da kommunerne kører på et sikkert internt net, som vi naturligvis ikke er koblet på.

3 Udbuddet omfatter alene rengøring og der stilles udelukkende krav om at kunne sende sikker post elektronisk. Dette burde ikke kræve plugin-adgang. 11. Spørgsmål i forhold til udbudsmaterialet: 13. Sikker Der står Kommunen stiller krav om, at leverandøren kan modtage og sende data elektronisk bl.a. på betryggende vis jf. Persondataloven. Afsnit 3: Leverandører der alene er godkendt til praktisk hjælp er undtaget for kravet om systemanvendelse Hvordan skal den sikre kommunikation mellem leverandøren og kommunen foregå uden Care i forhold til at opfylde dokumentationspligten, notatpligten, oplysnings- og tilbagemeldingspligten samt andre forhold vedrørende borgeren? Der henvises til svar på spørgsmål nr Lovgrundlag i Leverandørkravene, afsnit 3 samt 6. Personalepolitik praktisk hjælp Der står i førstnævnte afsnit, at Udførelsen af opgaven skal ske ud fra princippet om hjælp-til-selvhjælp. I det andet nævnte afsnit står der hvis der alene leveres praktisk hjælp, stilles der ikke uddannelsesmæssige krav til det udførende personale. Vi kunne godt tænke os, at kommunen præciserede deres forventninger i forhold til ufaglært personales kendskab til, hvordan udførelsen af Hjælp-tilselvhjælp skal foregå, idet principperne herfor ikke på nogen måde er specificeret. Vores ønske udspringer af, at Hjælp-til-selvhjælp princippet og hvordan hjælp udføres ift. dette princip er en del af SOSU-hjælper uddannelsen. I forhold til SOSU-hjælper uddannelsen gøres det klart, at for at kunne arbejde under dette princip, fordrer det ligeledes kendskab til, hvordan en borgers egne ressourcer såvel fysiske som psykiske og sociale aflæses og ikke mindste, sættes i spil i samarbejde med den pågældende borger. Vi kunne godt tænke os en uddybelse af, hvordan en ufaglært intuitivt skulle have disse kompetencer. Formuleringen i Leverandørkrav under punkt 1 Lovgrundlag er en beskrivelse af et princip der gælder, i forbindelse med at Kommunen visiterer ydelser til borgerne. Den private leverandør skal i udførelsen af rengøringen alene inddrage borgeren hvis dette fremgår af visiteringen og bestillingen til leverandøren.

4 Arbejdsmiljø og arbejdsbetingede hjælpemidler, afsnit 2 Der står Leverandøren er endvidere forpligtiget til løbende at følge op på APV en og handle derefter. Skal der udføres en APV-undersøgelse i hver enkelt borgers hjem? Ja, når der udføres arbejde i hjemmet skal der også foreligge en APV, hvilket også er tilfældet i dag når den kommunale leverandør og den private leverandør udfører rengøringsarbejde i borgernes eget hjem. Dette følger af Arbejdsmiljølovens 15A. Der kan endvidere henvises til Arbejdstilsynets hjemmeside ATvejledning D.1.1. hvori APV reglerne er beskrevet Arbejdsmiljø og arbejdsbetingede hjælpemidler, afsnit 2 Der står Leverandøren er endvidere forpligtiget til løbende at følge op på APV en og handle derefter. Forventer kommunen at det er en uddannet arbejdsmiljørepræsentant, der skal udføre APV-arbejdet idet en sådan undersøgelses resultater kan fordre efterfølgende handling i henhold til Arbejdsmiljøloven? Det er leverandøren der har ansvaret for at alle arbejdsmiljøregler overholdes. Hvordan loven skal overholdes, fastlægges ikke af Kommunen Arbejdsmiljø og arbejdsbetingede hjælpemidler, afsnit 2 Der står Leverandøren er endvidere forpligtiget til løbende at følge op på APV en og handle derefter. Under afsnit 3 står der følgende Det er således terapeuterne, der har retten til at anvise den korrekte løsning ud fra en vurdering af medarbejdernes og brugernes behov Vil det sige, at i tilfælde hvor medarbejderen og borgeren ikke i fællesskab kan finde en egnet løsning, kan leverandøren benytte sig af terapeuternes ekspertise?

5 Afsnit 3 under pkt side 7 i leverandørkravene relaterer sig til afsnit 2, hvor der omtales arbejdsbetingede hjælpemidler som fx lifte m.v. I forbindelse med en APV i et hjem, hvor der alene skal levers ydelsen rengøring, vil det normalt ikke være relevant at inddrage terapeuter Samarbejde Der står: Leverandøren er forpligtet til at deltage i møder med visitationen og Forvaltningen efter behov. Formålet med møderne er at optimere samarbejdet mellem de involverede parter Har kommunen på nuværende tidspunkt en formodning om hvordan konstellationen og hyppigheden af disse møder vil være? Dette vil være efter behov. Formentlig 1-2 møder pr. år samt evt. ad hoc møder hvis der er særlige problemstillinger Egenkontrol Er der særlige systemkrav til dokumentationen for cpr.nr., navn og adresse, dato for ydelseslevering, ydelse og tid der er leveret, samt oplysninger om ændringer i leveringen herunder aflysninger, flytninger, erstatningshjælp og anvendelse af fleksibel hjemmehjælp mv.? Der er ikke særlige systemkrav til den omtalte dokumentation, men dokumentationen skal til enhver tid kunne fremlægges efter ønske fra kommunen Systemanvendelse, afsnit 2 Der står Leverandøren skal overholde kommunens til enhver tid gældende IT-sikkerhedsregulativer og IT-sikkerhedspolitik Vi har forgæves søgt på jeres hjemmeside efter disse. Hvor kan denne politik og disse regulativer forefindes? Kommunens nuværende Informationssikkerhedspolitik kan findes på En ny politik er under udarbejdelse og forventes politisk godkendt den 24. april 2014.

6 19. Spørgsmål til Bilag 3 Udkast 10. Forsikring, afsnit 2 Vi er opmærksomme på, at der i udbudsmaterialet kræves en gældende kriminalitetsforsikring. Vi kunne imidlertid godt tænke os, at forespørge om det kunne være tilstrækkeligt at medsende et bindende tilbud på en kriminalitetsforsikring med den nævnte dækning, således at leverandører, der ikke vinder udbuddet, kan frasige sig denne igen ved forsikringsselskabet og dermed ikke behøver at lave en mulig unødvendig investering? Det er tilstrækkeligt at sende et bindende tilbud på en kriminalitetsforsikring, således at alene den leverandør, der vinder udbuddet, har pligt til at tegne forsikringen. 20. Spørgsmål til Bilag 3 Udkast 15. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure, afsnit 2 Der står Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout Vi har de sidste år haft tilfælde at snestorm som har forhindret personbiler i at færdes på gaderne, ligesom der ved flere efterårsstorme frarådes al unødvendig udkørsel fra politiets side. Gælder disse tilfælde ikke herunder? Da der er tale om rengøring som jo ikke er livsnødvendigt at få udført på et bestemt tidspunkt, vil kommunen være indstillet på, at såfremt unødig udkørsel frarådes af politiet, vil leverandøren være berettiget til at flytte en rengøring til en anden dag. 21. Spørgsmål i forhold til kommunens retningslinjer i henhold til Bekendtgørelse nr. 528 af 15.juni 2000, som leverandørerne skal arbejde i overensstemmelse med: 10, stk. 2 og stk. 3 samt 13, stk. 4 og stk. 5 Hvordan forholder kommunen sig til tilintetgørelsen af fortrolige oplysninger/data? Er det fx tilstrækkeligt at makulere disse og derefter afhænde resterne via den almene affaldsordning eller skal der foretages særlige foranstaltninger i forhold til afhentning af makulereringsresterne? Fortroligt materiale skal makuleres og brændes. 22. Spørgsmål i forhold til kommunens retningslinjer i henhold til Bekendtgørelse nr. 528 af 15.juni 2000, som leverandørerne skal arbejde i overensstemmelse med:

7 10, stk. 2 og stk. 3 samt 13, stk. 4 og stk. 5 I forhold til at skulle forhindre at personoplysninger kommer uvedkommende i hænde: Mener kommunen, at det er tilstrækkeligt, at der oprettes aflåste områder, hvor personfølsomme oplysninger forefindes, således at det kun er relevant fagpersonale, der har adgang til disse områder? Ja, det er tilstrækkeligt at personfølsomme oplysninger opbevares i aflåste skabe eller aflåste områder hvortil kun relevant personale har adgang. 23. Spørgsmål i forhold til kommunens retningslinjer i henhold til Bekendtgørelse nr. 528 af 15.juni 2000, som leverandørerne skal arbejde i overensstemmelse med: 10, stk. 2 og stk. 3 samt 13, stk. 4 og stk. 5 Hvad er kommunens formelt fastsatte frist for sletning af personfølsomme data? Personfølsomme data skal slettes 5 år efter sagens afslutning. 24. Spørgsmål til kvalitetsstandarden: Hvem bærer ansvaret for, at borgeren bliver oplyst om de forhold, der er beskrevet i kvalitetsstandarden og som i høj grad indeholder borgerrettede informationer? Det er Kommunens ansvar, at kvalitetsstandarden er tilgængelig på kommunens hjemmeside og at borgerne kan få udleveret en udskrift heraf, hvis dette ønskes. 25. Spørgsmål til kvalitetsstandarden: Hvornår iværksættes og ydes hjælpen, side 13 Der står Iværksættes hurtigst muligt og senest 14 dage efter din henvendelse. Handler den ovennævnte henvendelse om den foretaget til visitationen eller drejer det sig om henvendelsen fra visitation til leverandøren? Rengøring skal iværksættes senest 14 dage efter borgerens henvendelse om behov for hjælp til rengøring, hvis borgeren visiteres til dette. Det fremgår af Kommunens kvalitetsstandard, at senest 5 dage efter borgerens henvendelse vil visitationen træffe aftale om en samtale med borgeren. Umiddelbart efter samtalen med borgeren vil der enten ske bevilling af hjælpen eller gives afslag. Hvis der sker bevilling af hjælp til rengøring vil visitationen

8 umiddelbart efter bevillingen sende ordren til den af borgeren valgte leverandør. Den kommunale/den private leverandør vil således normalt få 5-7 dage til at iværksætte den bestilte ydelse. 26. Er det korrekt forstået, at bilag 4 forbeholdsliste, ikke skal medtages i tilbuddet, hvis tilbudsgiver ikke har nogen forbehold. Ja, det er korrekt forstået.